Vorteile von digitaler Archivierung

Digitale Archive nehmen sowohl im privaten als auch im geschäftlichen und verwaltungstechnischen Bereich eine zunehmende Rolle ein. Mithilfe des Informationssystems können digitale Ressourcen aufbewahrt werden. Gleichzeitig können diese Ressourcen einer vorbestimmten Gruppe zur Verfügung gestellt werden. Parallel dazu sind die digitalen Archive vor unbefugten Zugriffen geschützt. Im Großen und Ganzen dienen die sie der Aufbewahrungen und Erhaltung von Schriftstücken und anderen Dateien. Digitale Archive wachsen inhaltlich und technisch immer weiter mit digitalen Bibliotheken und digitalen Museen zusammen. In der Fachwelt werden die vielfältigen Möglichkeiten der digitalen Archivierung aber weiterhin skeptisch betrachtet.

Mit digitalen Archiven arbeiten

Digitale Archive können auf individueller Konzeption beruhen. Man unterscheidet sie unter anderem nach ihrem Thema oder nach ihrem Archivinhaber. Neben privaten Archiven gewinnen insbesondere staatliche und unternehmerische Archive weiter an Bedeutung. Die Inhalte der Dokumenten Management Software können ebenfalls sehr unterschiedlich sein. Neben Texten und Bildern lassen sich auch Videos und weitere Daten problemlos virtuell archivieren. Für den Arbeitsprozess an sich bieten die Archive vielfältige Vorteile: von der Ressourcenschonung bis hin zur Zeiteinsparung.

Vorteile digitaler Archive

Als Dokumenten Management Software sind digitale Archive eine optimale Möglichkeit, Arbeitsprozesse zu erleichtern und Ressourcen zu schonen. Insbesondere bei einem besonders großen Dokumentenaufkommen kann sich die Umstellung von analog auf digital rentieren. Zum einen ist eine Kosteneinsparung möglich. Im Vergleich zum klassischen Papierarchiv lässt sich natürlich auch der Platz- und Organisationsbedarf reduzieren. Dieser Vorteil fällt vor allem bei einer längeren Aufbewahrungszeit ins Gewicht. Ferner lohnen sich digitale Archive, da die meisten Dokumente und Dateien ohnehin digital erstellt werden. Mit der Archivierung kann ein Medienbruch vermieden werden. Besonders auffällig sind die komfortable Recherchemöglichkeit sowie die deutlich höhere Zugriffsgeschwindigkeit. Auch Sicherungskopien sind bei Weitem nicht zu unterschätzen. Sollte das Archiv, aus welchen Gründen auch immer, einmal zerstört werden, lassen sich sämtliche Inhalte binnen kürzester Zeit und ohne großen Aufwand wieder herstellen.

Digitale Archivierung für Unternehmen unumgänglich?

Trotz der vielfältigen Vorteile digitaler Archive bleibt das papierlose Büro weiterhin nur ein Traum. Dennoch muss an dieser Stelle erwähnt werden, dass zahlreiche Unternehmen nicht auf die digitale Speicherung der Daten verzichten können. Insbesondere, da viele Dokumente in digitaler Form – beispielsweise als E-Mail – verschickt werden. Laut Gesetzgeber und Vorgaben des Finanzamtes sind Unternehmen dazu verpflichtet, diese Dokumente digital zu archivieren und aufzubewahren (E-Mails werden mit Geschäftsbriefen gleichgestellt und müssen dementsprechend aufbewahrt und behandelt werden). In diesem Zusammenhang gibt es einen weiteren Vorteil, denn im Ernstfall lassen sich verschiedene Geschäftsvorfälle wesentlich leichter und schneller rekonstruieren. Im Fall einer Prüfung, beispielsweise seitens des Finanzamtes, können Unternehmen schneller und effektiver handeln. Ferner kann eine solche Rekonstruierung von Geschäftsvorfällen auch bei Unstimmigkeiten mit einem Geschäftspartner sehr hilfreich sein. Um an dieser Stelle noch einmal auf die mögliche Zeiteinsparung zurückzukommen, hat das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation einmal ausgerechnet, welche Zeit- und Kosteneinsparung mithilfe von digitalen Archiven möglich ist. Demnach benötigt die Ablage von 250 Papierseiten durchschnittlich eine Stunde. In der digitalen Welt wird hierfür gerade einmal eine viertel Stunde benötigt. Die Vorteile der digitalen Archivierung sind somit enorm und bei der Auswahl einer geeigneten Archivierungsform keinesfalls zu vernachlässigen.