Das Programm eignet sich ausgezeichnet für den Verkauf, aber weniger für die Verwaltung von BestandskundInnen. Mit zahlreichen Komfortfunktionen und umfangreichen Auswertungen unterstützt es Sales-Teams dabei, ihre Leistung zu optimieren.
Wie viele moderne CRM-Programme ist Pipedrive eine Web-App, es stehen aber auch Smartphone-Versionen für iOS und Android zur Verfügung. Das Unternehmen Pipedrive wurde von zwei Vertriebsmanagern 2010 in Estland gegründet. 2011 schafften sie es als einziges europäisches Start-up in das Förderprogramm des Startup-Inkubators AngelPad. Inzwischen ist das Unternehmen auf mehr als 850 Mitarbeitende angewachsen und unterhält Niederlassungen in sechs Ländern.
Die Schaltzentrale der Software ist die Sales-Pipeline, in der Deals verschiedene Phasen durchlaufen, bis sie entweder abgeschlossen oder verloren sind. Drag-and-drop ist voll implementiert. Um einen Deal zur nächsten Phase zu bewegen, reicht es aus, ihn anzuklicken und auf die gewünschte Position zu ziehen. AnwenderInnen können entweder die vorgefertigte Pipeline verwenden oder eine eigene mit selbstdefinierten Phasen erzeugen. Auch die Nutzung verschiedener Pipelines nebeneinander ist möglich. Ein Drop-down-Menü ermöglicht es, bequem zwischen ihnen umzuschalten.
Die Zielgruppe von Pipedrive sind VerkäuferInnen, die ihre Abschlüsse ohne viel Verwaltungsaufwand erzielen möchten. Solche potenziellen Abschlüsse werden in der Software als Deals bezeichnet. In der Pipeline wird ein Deal durch eine Tabellenzelle repräsentiert, die den Titel des Deals, die Firma, die Geldsumme und ein kleines Aktions-Icon enthält. Ein Klick auf die Zelle öffnet die Detailansicht. Hier sehen UserInnen eine Timeline mit allen vergangenen und geplanten Aktivitäten.
Für generelle Informationen können AnwenderInnen im Deal-Fenster Notizen anfertigen und sogar Dateien (beispielsweise Angebote oder Geschäftsbriefe) hochladen. Die Notizen und Aktivitäten nehmen den Hauptteil des Browserfensters ein. Links ist eine Sidebar vorhanden, die folgende Elemente enthält:
Aktivitäten lassen sich durch einfaches Anklicken in der Timeline der Deal-Ansicht öffnen. Auch durch einen Klick auf das jeweilige Aktivitäten-Icon in der Pipeline gelangen AnwenderInnen zur Detailansicht. Sie enthält diverse relevante Informationen, allen voran einen Termin. Ein kleines Icon kennzeichnet die Art der Aktivität, beispielsweise einen Telefonanruf oder ein Geschäftsessen.
Schließen Nutzende eine Aktivität ab, fordert Pipedrive sie sofort dazu auf, eine Folgeaktivität zu planen. So stellt das Programm sicher, dass Verkaufende jeden Deal immer weiterbearbeiten, bis sie ihn entweder gewonnen oder verloren haben.
Die Deals werden aber nach Abschluss einer Aktivität nicht automatisch zur nächsten Phase in der Pipeline verschoben, das müssen Nutzende selbst machen. Weil je nach Deal in jeder Phase unterschiedliche Aktivitäten nötig sind, lässt sich die Progression in der Pipeline nicht automatisieren.
Die drei Elemente Pipeline, Deals und Aktivitäten bilden das Grundgerüst des Programms. Darüber hinaus enthält Pipedrive viele weitere Funktionen, die VerkäuferInnen die Arbeit erleichtern.
Sehr nützlich ist die Prognose, die anhand des Deal-Wertes und des geplanten Abschlusstermins die voraussichtlichen Umsätze für ein bestimmtes Intervall (Woche, Monat oder Quartal) berechnet. Das hilft VerkäuferInnen, die bestimmte Umsatzvorgaben erreichen müssen.
Durch die Integration von E-Mails hilft Pipedrive dabei, den Überblick über die Kommunikation mit den Kontakten zu behalten. Das Programm bietet dafür drei unterschiedliche Möglichkeiten an.
Die bequemste Lösung ist, dass AnwenderInnen ihr E-Mail-Konto mit dem CRM-Tool verknüpfen. Dann lesen und schreiben sie E-Mails direkt in Pipedrive.
Wer weiterhin lieber sein oder ihr gewohntes E-Mail-Programm verwenden will, setzt einfach eine von Pipedrive eigens generierte E-Mail-Adresse in das BCC-Feld. So wird die E-Mail in Pipedrive importiert und automatisch dem richtigen Deal zugeordnet.
Für Statistiken ist ein eigener Bereich im Programm eingerichtet. Sie sind ein wichtiges Werkzeug, wenn es darum geht, die Leistung des Sales-Teams im Auge zu behalten und Schwächen im Verkaufsprozess zu finden. Eine Statistik stellt beispielsweise dar, in welcher Phase des Verkaufsprozesses besonders viele Deals verloren gehen. Andere Statistiken erfassen, welche MitarbeiterInnen wie viele Deals gewonnen haben oder wie viele Aktivitäten abgeschlossen wurden. Insgesamt stellt Pipedrive zwölf verschiedene Statistiken zur Verfügung.
Die Pipeline, in der AnwenderInnen Deals einfach per Drag-and-drop verschiebt, wirkt sehr übersichtlich. Ihre Funktionsweise ist intuitiv erfassbar.
Weniger übersichtlich zeigt sich das CRM-Tool, wenn der oder die Anwendende einen Deal öffnet. Relativ viele Informationen werden auf einer einzigen Bildschirmseite präsentiert. Diese visuelle Schwere zieht sich als roter Faden durch das ganze Programm. Auch die Aktivitätsansicht und die Statistiken lassen manchmal ein Gefühl von Überforderung aufkommen. Bis zu einem gewissen Grad ist das mit der Vielzahl von vorhandenen Features erklärbar. Hätten aber die Interface-DesignerInnen die Informationen beziehungsweise Funktionen etwas besser verteilt, würde es NutzerInnen leichter fallen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Pipedrive ist perfekt auf die Arbeit von einzelnen VerkäuferInnen und ganzen Sales-Abteilungen zugeschnitten. Schon die Pipeline macht klar, dass sich in diesem Programm alles darum dreht, Deals zum Abschluss zu bringen. Darum ist es eine gute Software für Unternehmen, bei denen der Verkauf im Mittelpunkt steht. Weniger nützlich ist es aber für Organisationen, die den Verkauf eher als einen von vielen Bestandteilen ihres Marketingkonzepts sehen und beispielsweise auch viel Wert auf Bestandskundenbetreuung legen. Für diese sind breiter angelegte Programme wie Zoho CRM oder SugarCRM besser geeignet.
Durch seinen Funktionsreichtum und seine relative hohe Komplexität ist Pipedrive vor allem für mittlere und große Unternehmen geeignet. Sie haben oft ganz spezielle Anforderungen an ihr Costumer Relationship Management und verfügen auch über die zeitlichen und personellen Ressourcen, um entsprechende Anpassungen vorzunehmen.
Mit industrieüblichen Schutzmaßnahmen sorgt Pipedrive für die Sicherheit der AnwenderInnendaten. Dass die Web-App nur SSL-verschlüsselte HTTPS-Verbindungen verwendet, ist ohnehin klar. Ohne Verschlüsselung kommt mittlerweile kein Anbieter mehr aus, der auch nur ansatzweise sensible Daten verarbeitet. Auch dass die Daten jedes Anwenders beziehungsweise jeder Anwenderin in einer separaten Datenbank gelagert werden, gehört zu den grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen. Eine weitere dieser Selbstverständlichkeiten: Pipedrive-Mitarbeitende haben natürlich keinen Zugriff auf die Datenbanken der KundInnen.
Um vor Datenverlust zu schützen, führt Pipedrive regelmäßig redundante Back-ups aus. Das heißt, das Unternehmen erstellt Back-ups und auch Back-ups der Back-ups. Dazu nutzt es Infrastruktur von Amazon Web Services, die sich für europäische KundInnen in Deutschland befindet. Auch die Arbeitsdaten der KundInnen werden bei Anmeldungen aus Europa in Deutschland gespeichert. Während es durchaus CRM-Software aus Deutschland gibt, die lokale Rechenzentren verwendet, ist es ungewöhnlich und lobenswert, dass sich eine Web-App bei der Datenspeicherung am Standort der NutzerInnen orientiert.
Als Web-App wird Pipedrive im Abonnement angeboten. Das Tarifmodell ist klar und übersichtlich gestaltet. Es sind fünf Tarife mit unterschiedlichem Funktionsumfang verfügbar, die jeweils pro NutzerIn zu bezahlen sind. NutzerInnen, die das Angebot zunächst ausprobieren wollen, haben abgesehen von der 14-tägigen Probephase die Möglichkeit, die flexible einmonatige Laufzeit zu wählen. Wer Pipedrive bereits ausprobiert hat, spart bei der Entscheidung für ein zwölfmonatiges Abo zwischen 19 und 42 Prozent der monatlichen Rate.
Am günstigsten ist der Essential-Tarif mit 24,00 Euro im einmonatigen beziehungsweise 14,00 Euro im Jahresabo (jeweils pro NutzerIn und Monat). Für die übrigen Tarife fallen pro NutzerIn monatlich folgende Kosten an:
Tarif | Monatliche Kosten im Monatsabo | Monatliche Kosten im Jahresabo |
---|---|---|
Advanced | 44,00 Euro | 34,00 Euro |
Professional | 64,00 Euro | 49,00 Euro |
Power | 79,00 Euro | 64,00 Euro |
Enterprise | 129,00 Euro | 99,00 Euro |
Jeder der Tarife enthält auch alle Funktionen des nächstgünstigeren. Einen Mengenrabatt für mehrere Accounts gibt es nicht.
Für viele, vor allem für kleinere Sales-Teams, dürfte der günstige Essentials-Tarif ausreichen. Er umfasst unter anderem Lead-, Deal-, Kontakt-, Kalender- und Pipeline-Management, einen nahtlosen Datenimport sowie mehr als 400 Integrationen.
Wer allerdings die volle E-Mail-Integration benötigt, muss mindestens zur Advanced-Version greifen. Die Umsatzprognose ist erst mit der Professional-Version möglich. Neu im Pipedrive-Portfolio ist das Paket Power, das größeren Teams eine flexible Zusammenarbeit ermöglicht. Zusätzlich zu den Professional-Funktionen bringt es Features zur Projektplanung und -abwicklung sowie eine skalierbare Kontrolle der Accountberechtigungen mit.
Mit der Enterprise-Version profitieren Pipedrive-KundInnen unter anderem von erweiterten Sicherheitseinstellungen und einer unbegrenzten Anzahl BenutzerInnen-definierter Felder, offener Deals sowie Sichtbarkeitsgruppen.
Telefonischer Support ist erst ab dem Power-Tarif inklusive. Der Support-Chat steht hingegen in allen Tarifen zur Verfügung. Er ist ganz einfach über das Fragezeichen-Icon rechts oben in Pipedrive erreichbar. Laut Angaben des Unternehmens antworten die MitarbeiterInnen innerhalb weniger Minuten, was auch im Test der Fall war.
Zwar beantwortet das Support-Team ebenfalls Anfragen per E-Mail, Pipedrive macht jedoch klar, dass der Chat der bevorzugte Kommunikationskanal ist. Neben englischem und portugiesischem Support, der rund um die Uhr verfügbar ist, bietet Pipedrive Unterstützung auf Deutsch, Französisch und Englisch. Deutscher Support steht Montag bis Freitag von 7:00 bis 16:30 Uhr zur Verfügung.
Zum Handbuch gelangen AnwenderInnen, wenn sie ganz unten auf der Pipedrive-Website auf den mit „Knowledge Base“ beschrifteten Link klicken. Hier gibt es auch einen FAQ-Bereich und Videoanleitungen.
Unter „Ressourcen“, ebenfalls etwas versteckt ganz unten auf der Homepage, finden NutzerInnen Materialien aus dem Themenkreis Verkauf und CRM, die thematisch über ein reines Benutzerhandbuch hinausgehen. Dazu gehören etwa Fallbeispiele, Verkaufstipps und sogar Tabellenvorlagen.
Die größte Schwäche von Pipedrive ist zugleich seine größte Stärke. Das Programm ist stark auf die Bedürfnisse von Sales-Abteilungen ausgelegt, daher eignet es sich schlecht für Unternehmen, die auf der Suche nach einem weniger spezifischen CRM-Tools sind. Wenn es aber vor allem darum geht, eine perfekte Software-Umgebung für das Verkaufsteam einzurichten, gibt es kaum etwas Besseres.
Mit der flexiblen Sales-Pipeline bleiben VerkäuferInnen immer fest auf das Ziel, also den Abschluss eines Deals, fokussiert. Umfangreiche Statistik-Funktionen machen es sehr einfach, die Leistung des Teams zu analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Komfortfunktionen wie die Integration von E-Mails sorgen dafür, dass VerkäuferInnen nicht unnötig Zeit für die Suche nach Informationen verschwenden, sondern alle relevanten Daten stets im Blick haben.
Durch ihre vielen Konfigurations- und Einstellungsmöglichkeiten lässt sich die Software an ganz unterschiedliche Anforderungen anpassen. Eine Einschränkung ist jedoch, dass der Sales-Prozess im Mittelpunkt steht. Wer weniger verkaufsgetriebenes Costumer Relationship Management betreibt, findet bei Mitbewerbern Lösungen, die besser geeignet sind.
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