Dokumentenmanagementsysteme

Die besten DMS im Vergleich

Funktionen
Automatische E-Mail-Erfassung
Automatische Anhang-Erfassung
Direktarchivierung aus Office
Import via Scan
OCR-Texterkennung
Automatische Dokumentenklassifikation
Dokumentationserstellung/ Metadaten
Automatische Indizierung
Doublettenabgleich
Automatische Versionierung
Document-Workflow-Management
Automatisierung von Geschäftsprozessen
Projektgruppen anlegen
Digitale Unterschriften
Digitale Stempel
Notiz/ Kommentarfunktion
Kollaborationsfunktionen
Workflow-Manager
Versionsmanagement
Änderungshistorie
Video-Transkodierung/ Media Transformation
Indexrecherche
Volltextrecherche
Hot-Key-Suche aus anderen Programmen
Content-Vorschau nach Metadaten
Export als Mail-Anhang
Export in Office-Programme
Dateien teilen per Weblink
Automatischer Export
Backup-Funktion
Formulargenerator
Mehrere Speicherorte auswählbar
Benutzerfreundlichkeit
Offline-Zugriff/ Desktop-Sync
Analysetool zur Prozessoptimierung
Eigene Indexierungseinstellungen
Unbegrenzte Speicherfähigkeit
Definierbare Suchfilter
Datenraum für Zugriff Externer
Integrierter Chat
Newsfeed/ Aktivitäts-Timeline
Benachrichtigungsfunktion
Freie Klassifizierungsmöglichkeiten
Übersichtlichkeit Benutzeroberfläche
Individualisierungsmöglichkeiten
Drag-and-Drop-Bedienung
Drag-and-Drop-Import
System, Module und Schnittstellen
Offene API
Datenbank-Optionen
Cloud-Anwendung/ SaaS
On-Prem Windows
On-Prem Linux
On-Prem Mac
Android-App
iOS-App
Web-App
Microsoft-Office-Support
Outlook-Support
Google-Docs-Support
SAP-Support
Salesforce-Support
Google-Mail-Support
Synchronisierungsmöglichkeiten
Add-Ons/ Produkterweiterungen
Zielgruppen und Datensicherheit
Privatnutzer
Start-ups
Kleine Unternehmen (< 50 Mitarbeiter)
Mittlere Unternehmen (< 500 Mitarbeiter)
Große Unternehmen
Verwaltungen
Verschlüsselung der Dokumente
Datenverkehr über HTTPS
DSGVO-Zertifizierungen
TÜV-Zertifizierung
Serverseitige Verschlüsselung
Serverstandort in Deutschland
Redundante Datenspeicherung
Sprachversionen
Zugriffsrechtevergabe
Bearbeitungsrechtevergabe
Geprüft rechtssicheres Archivieren
Nutzerspezifische Zugriffskennzeichnung
Nutzerspezifische Sicherheitsstufen
Datei-Links mit Ablaufdatum
Verschlüsselung vertraulicher Daten
Konditionen und Service
Preisstruktur
Ohne Einrichtungsgebühr
Preis-/ Leistungsverhältnis
Transparenz bei Konditionen
Individuell skalierbar
Mindestvertragslaufzeit
Anzahl Leistungspakete/ Module
Abrechnungszeitraum
Testversion
Testdauer
Kostenfreie Version
Webauftritt und Informationsgehalt
24/7-Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
Persönlicher Betreuer buchbar
Live-Chat
Tutorials/ Guide
Dokumentation/ Wiki
Forum/ Blog
Live-Online-Schulung/Webinar
Persönliche Schulung

Einfach und sicher Dokumente verwalten

Das Wichtigste in Kürze
  • Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dient zur Speicherung und Organisation digitaler Dokumente. Es ist eine Schlüssel-Software auf dem Weg zum papierlosen Büro.
  • Ein DMS sorgt dafür, dass jedes Dokument leicht zu finden sowie revisions- und rechtssicher gespeichert ist. Es kann im privaten und unternehmerischen Kontext eingesetzt werden.
  • Nicht nur für Unternehmen jeder Größenordnung gibt es ein passendes DMS, sondern auch für Privatnutzer, die damit ihre persönlichen Unterlagen digitalisieren und archivieren können.
  • Ein DMS und ermöglicht die gleichzeitige Bearbeitung einer Datei durch mehre Benutzer und dokumentiert alle Änderungen.
  • In der sind DMS im Regel SaaS-Modell verfügbar. Sie sind rechtskonform im Sinne der GoBD, nur berechtigte Personen erhalten Zugriff.

Unsere Testsieger

Im Vergleich der beliebtesten Dokumentenmanagementsysteme setzt sich die ECM-Plattform enaio® durch. Sie überzeugt unter anderem mit ihrem Funktionsumfang, einer übersichtlichen und individualisierbaren Benutzeroberfläche sowie hohen Sicherheitsstandards. Zudem bietet der Hersteller passgenaue Lösungen für spezifische Branchen und Anforderungen an.

Auf dem zweiten Platz landet das im Funktionsumfang nahezu komplette System Amagno. Die Entwickler bezeichnen ihre Software als Realisierung des „Digital Workplace“, was sich im hohen Grad an Automatisierung und Flexibilität in der Anpassung auf individuelle Gegebenheiten eines Unternehmens spiegelt. Hohe Sicherheitsstandards und ein flexibles Preismodell runden den durchweg positiven Eindruck des deutschen Anbieters ab.

Unser drittplatziertes Dokumentenmanagementsystem ist yuuvis® RAD, ein hochprofessionelles DMS für den Einsatz in Großunternehmen, die eine individuelle Lösung benötigen und gleichzeitig agil bleiben wollen. Auch für mittelständische und kleinere Unternehmen gibt es passende yuuvis®-Varianten.

Wer ein Produkt für die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten für die eigene Steuererklärung im Privatgebrauch oder für ein kleines Unternehmen sucht, sollte in jedem Fall einen Blick auf Fileee werfen. Die App bringt alles mit, was zum Archivieren und Verwalten von Dokumenten im kleineren Rahmen notwendig ist und verfügt sogar über Tools zum Teilen und kollaborativen Arbeiten an einem Dokument.

Was ist ein DMS?

Ein DMS ist eine Software, die zur Verwaltung digitaler Dokumente dient. Die Abkürzung steht für „Dokumentenmanagementsystem“. Alternativ ist auch das Wort „Dokumentenmanagementsoftware“ gebräuchlich. Daneben finden sich die leicht redundanten Bezeichnungen DMS-System oder DMS-Software.

Dokumentenmanagement

Beim Dokumentenmanagement geht es um die Verwaltung digitaler und digitalisierter Schriftstücke, ihre Verschlagwortung und Katalogisierung. Ziel des Dokumentenmanagements ist es, große Mengen an Schriftstücken systematisch abzulegen, zu verwahren und bei Bedarf leicht wiederzufinden.

Zu unterscheiden ist DMS von DAM (Digital Asset Management). Bei beiden Konzepten geht es zwar um das Verwalten digitaler Dokumente, aber es stehen unterschiedliche Arten von Dokumenten im Fokus. Während DMS die Digitalisierung typischer Büroabläufe zum Ziel hat, geht es beim Digital Asset Management um die Verwaltung von digitalen Gütern, die einen Wert an sich haben, also im Großen und Ganzen um Content. Rechnungen, Bilanzen und der Schriftverkehr mit Kunden sind typische Fälle für ein DMS. Produktbilder, Werbevideos und Texte für die Website werden hingegen in einem DAM-System abgelegt.

Programme für DMS und DAM müssen ganz unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Eine DAM-Software sollte zum Beispiel die Möglichkeit zum Management von Nutzungsrechten bieten und über Schnittstellen zur einfachen Veröffentlichung in einem CMS (Content Management System) verfügen. Funktionen wie die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten, Versionskontrolle und digitale Signaturen sind dagegen eher im DMS-Bereich beheimatet.

Aller Anfang ist schwer

Die erste Software für das Dokumentenmanagement war ab Mitte der 1990er erhältlich. Allerdings war die Schulung des Personals und die Verschlagwortung der Dokumente so aufwendig, dass sie sich noch nicht rentierte. Das herkömmliche Speichern von Dokumenten in einer Ordnerstruktur auf einer Festplatte war einfacher und ökonomischer. Moderne DMS-Softwares sind allerdings deutlich benutzerfreundlicher.

Das Konzept eines modernen DMS geht weit über die Definition des Dokumentenmanagements hinaus. Funktionsausweitung und Automatisierung sämtlicher Prozesse reichen so weit, dass Softwarehersteller wie Amagno ihr Produkt sogar als Rundumlösung für einen „digital Workplace“ bewerben. Wir machen diese Entwicklung an drei wesentlichen Phänomenen fest:

  • Es sind nicht mehr nur Schriftstücke digital zu verwalten, sondern vielmehr verschiedenste Dateitypen (Text, Tabellen, Grafiken, Bilder, Scans, E-Mails, Faxe, Datenbanken, Listen, Konstruktionszeichnungen und Pläne, Audio, Video)
  • Der Aufwand zur Eingabe, Verwaltung und Suche von Dokumenten ist dank einer umgreifenden Automatisierung in allen Prozessen deutlich reduziert.
  • Nicht nur ganze Dokumente sind auffindbar, sondern es kann auch der Inhalt von Dokumenten durchsucht werden.

Wozu ein DMS?

Texdateien, Tabellen, Bilder, E-Mails, Videos, Tondokumente und vieles mehr – angesichts der immer weiter anschwellenden Flut elektronischer Dokumente fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Werden die Dateien nicht umgehend sinnvoll sortiert, ist es schwierig, zweitaufwändig und manchmal sogar ganz unmöglich, sie später zu finden. Es braucht also ein System, mit dem alle Zugriffsberechtigen leicht zurechtkommen und das logisch nachvollziehbar ist. DMS-Programme ermöglichen es, eine für alle Benutzer verbindliche Ordnungsstruktur umzusetzen.

Doch da beginnen bereits erste Probleme: Nach welchen Kriterien soll strukturiert werden? Nach Dateinamen, Dateityp, Ersteller, Zuordnung zu einem Vorgang, Datum, aktuellem Bearbeiter, Projekt? Wie erhalten verschiedene Mitarbeiter nur auf die Dokumente Zugriff, die sie auch zur Verrichtung einer Aufgabe benötigen? Und wie können mehrere Mitarbeiter eines Projekts gleichzeitig Zugriff auf relevante Informationen in der stets aktuellen Version erhalten? Wie stelle ich sicher, dass Dokumente rechtssicher und revisionssicher archiviert sind und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden? Eine Unmenge organisatorischer Fragestellungen und Aufgaben taucht auf.

Die Antwort auf all die formulierten Fragen ist einfach: Ein Dokumentenmanagementsystem regelt das! Jeder berechtigte Mitarbeiter hat Zugriff auf die aktuelle Version eines Dokuments, jederzeit, von jedem beliebigen Ort. Zu einem Vorgang notwendige Dokumente stellt das DMS auf automatisch zu einer Dokumentation zusammen, ohne dass eine manuelle Suche notwendig ist.

Ein Dokument macht noch keine Dokumentation

Der Begriff Dokumentation ist von jenem des Dokuments abzugrenzen. Sämtliche Dokumente, ganz gleich welchen Dateityps, die zu einem bestimmten Vorgang oder Sachverhalt gehören und zu einem fest definierten Zeitpunkt zusammengefasst werden, sind eine Dokumentation. Fragt der Nutzer im DMS zu einem bestimmten Datum sämtliche Informationen zu einer Kundennummer ab, erstellt das DMS eine umfassende Dokumentation von allen Beziehungen und Kontaktaufnahmen mit diesem Kunden von Anfrage, Angeboten und Rechnungen bis hin zum E-Mail-Verkehr.

Abgelaufene Dokumente löscht das System automatisch. Sämtliche Vorgänge sind dokumentiert und transparent nachvollziehbar, verloren geglaubte Dateien wiederherstellbar. Dank benutzerdefinierter Workflows passt sich ein gutes DMS den individuellen Prozessen und Gegebenheiten Ihres Unternehmens optimal an.

Stehen Sie überhaupt erst vor der Mammutaufgabe, alte analoge Aktenbestände in die digitale Form überführen zu müssen? Auch dies ist mit einem DMS weitaus weniger aufwendig. Nach definierten Vorgaben verschlagwortet das System eingescannte Dateien selbstständig und legt sie direkt ab, ohne dass es weiterer Umbenennung, Umwandlung, Ordnerzuweisung oder Strukturierung bedarf. Bereits in digitaler Form vorliegende Dateien schieben Sie kurzerhand per Drag-and-Drop in die Software, die den Rest vollautomatisch erledigt.

Wer profitiert von einem DMS?

Die größte Zielgruppe, für die die Nutzung eines DMS infrage kommt, sind Unternehmen. Die Größe des Unternehmens spielt dabei keine Rolle: Ob Selbstständiger, KMU oder Großkonzern – ein passendes DMS gibt es für jeden Bedarf. Die Ebenen, auf denen ein Unternehmen von der Anwendung eines DMS profitiert, sind dabei vielfältig:

  • Optimierung interner Workflows
  • Ökonomische Bewältigung großer Datenmengen
  • Rechtliche Anforderungen erfüllen (Aufbewahrungsfristen, Datenschutz, Sicherheit)
  • Zukunftsfähigkeit sicherstellen durch Vorantreiben der Digitalisierung

Auch Kanzleien, Banken, Praxen, Verlage, Versicherungen, Redaktionen, Verbände und Vereine, die im Tagesgeschäft in der Regel einen regen Akten- und Dokumentenverkehr zu bewältigen haben, profitieren enorm von den Möglichkeiten, die eine solche Software bietet. Selbst für Bibliotheken und Archive gewinnt die Thematik der Verfügbarmachung von Inhalten in digitaler Form immer größere Bedeutung. Hierbei kann ein DMS eine Schlüsselrolle einnehmen, da es eine schnelle Verarbeitung, die Dokumentation von Bearbeitungsvorgängen und die Verschlagwortung von Inhalten ermöglicht.

Doch damit nicht genug: Es gibt DMS die sich auch für Privatanwender empfehlen. Wichtige Dokumente, Urkunden, Zeugnisse, Rechnungen, Schriftverkehr mit Behörden, Finanzinstituten und Versicherungen, Vertragsdokumente oder Belege für die Steuererklärung sammelt jeder von uns. In einem Dokumentenmanagementsystem sind sie nicht nur vor Verlust geschützt, sondern sinnvoll archiviert und jederzeit schnell wieder auffindbar.

Vorteile eines DMS

Ein DMS ist nicht einfach das digitale Abbild eines Aktenschrankes. Die Vorteile einer solchen Software sind zahlreich und gehen weit über das bloße Abspeichern und Verwahren größerer Dokumentenbestände hinaus.

Archivieren und finden

Jedes Dokument, das Sie in das DMS einspeisen, wird nach entsprechenden Vorgaben automatisch indexiert, verschlagwortet sowie rechts- und revisionssicher archiviert. Verfügt die Software über eine Texterkennung (OCR), liest sie sogar den Inhalt gescannter Dokumente aus und indexiert ihn. Bei Eingabe eines Suchbegriffes erscheinen dann binnen Sekundenbruchteilen sämtliche Dateien, die den gesuchten Text enthalten.

Was ist ORC?

Die Abkürzung OCR steht für den englischen Begriff Optical Character Recognition. Das ist ein Fachbegriff aus der Informationstechnologie und bezeichnet allgemein Verfahren zur Texterkennung in Bilddateien. In Bildern – und dazu zählen vor allem auch eingescannte Dokumente – liegt Text zunächst als nicht codierte Information (NCI). OCR-Texterkennung ist in der Lage, diese NCI in codierte Information (CI) umzuwandeln, das heißt, sie in ein Textdokument zu überführen.

Weitere Filterfunktionen ermöglichen die gezielte Zusammenstellung umfangreicher Dokumentationen aus mehreren Dateien zu einem gewünschten Vorgang, Thema oder Zeitraum. Der Zeitaufwand zur Suche eines Dokuments wird auf wenige Sekunden reduziert.

Versionieren und rekonstruieren

Bearbeitet eine Person ein Dokument in einem DMS, wird nicht die alte Version überschrieben, sondern dank automatischer Versionierung eine neue Datei erzeugt. Alte Versionen und das Original der Datei bleiben damit unberührt und sind jederzeit wiederauffindbar. Gleichzeitig verhindert das DMS, dass unbeabsichtigt Duplikate entstehen.

Die Software dokumentiert jeden Zugriff, jede Bearbeitung und jeden Bearbeiter, sodass die gesamte Dokumentenhistorie transparent rekonstruiert werden kann. Die neueste Version eines Dokuments ist immer die aktuelle, ganz gleich wie viele Bearbeiter es nutzten. Kunden, Geschäftspartner oder Kollegen erhalten so niemals veraltete Dateiversionen von Ihnen.

Prozesse automatisieren

Ein DMS automatisiert den „Lebenszyklus“ eines Dokuments fast vollständig. Eingehende E-Mails und Anhänge wie Rechnungen erfasst, speichert, verschlagwortet, kategorisiert, indexiert, katalogisiert und archiviert ein DMS selbstständig. Eine automatische Texterkennung liest sogar den Inhalt von Dokumenten aus, verschlagwortet ihn und versieht die Datei mit den betreffenden Metadaten. Suchen Sie im Nachhinein beispielsweise nach einer spezifischen Rechnungsnummer, gibt das DMS eine vollständige Dokumentation aller Schriftstücke und E-Mails aus, in denen diese Rechnungsnummer auftaucht. Scannen Sie eine Papierrechnung prüft ein gutes DMS die Daten, gleicht die Stammdaten mit denen des Lieferanten im ERP-System ab und löst die Zahlung aus.

All diese Automatisierungsfunktionen sind natürlich wahlweise auch deaktivierbar und an die Arbeitsprozesse und Workflows im Unternehmen optimal anpassbar. Günstigere DMS, die sich wie fileee vorrangig an Privatanwender und kleine Unternehmen richten, bieten meist über einen geringeren Automatisierungsgrad als umfassende Business-Programme wie Amagno, DocuWare, Alfresco oder EcoDMS.

Grenzenlos Kooperieren

Da ein DMS meist im SaaS-Modell (Software-as-a-Service) als Cloud-basierter Softwaredienst angeboten wird, haben Mitarbeiter und berechtigte Personen überall von jedem beliebigen Endgerät Zugriff auf alle Dokumente im Datenarchiv. Mitarbeiter verschiedener Abteilungen oder weltweit verstreuter Niederlassungen können zeitgleich und in Echtzeit an Projekten und sogar simultan an einem einzigen Dokument arbeiten. Lästiges und zeitaufwendiges hin- und herschicken verschiedener Dateiversionen entfällt so. Jeder Bearbeiter hat stets die aktuelle Form einer Datei vorliegen und sieht in einem Newsfeed, wer gerade an welchem Dokument arbeitet. Ein solcher zentraler Newsfeed fasst auch übersichtlich alle für einen Mitarbeiter relevanten Dateiänderungen in einer übersichtlichen Darstellung zusammen, sobald er das DMS öffnet.

Gesetze und Richtlinien befolgen

Das Einhalten von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen erfordert von Nutzern eines DMS keine umständlichen Terminierungen und keine Programmierung von Erinnerungsfunktionen mehr. Für bestimmte, vorab genau festgelegte Dokumenttypen definieren Sie im DMS kurzerhand Regeln für fristen, die das DMS dann vollautomatisch übernimmt und befolgt. Ohne weiteres Zutun löscht das DMS Dokumente termingetreu und informiert den Mitarbeiter auf Wunsch über den Newsfeed.

Sind im DMS dank flexibler Einstellungsoptionen die unternehmensinternen Workflows einmal optimal abgebildet, strukturiert das DMS den gesamten Dokumentenprozess selbsttätig und sorgt für eine rechts- und revisionssichere Archivierung und Verfahrensdokumentation. Eine zusätzliche Archivierung von Dokumenten in Papierform ist somit nicht mehr notwendig. Achten Sie daher bei der Auswahl eines DMS unbedingt darauf, dass die Software die Anforderungen der revisionssicheren Archivierung erfüllt.

Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Dieses behördensprachliche Begriffsungetüm, abgekürzt GoBD, beschreibt und reguliert die Anforderungen der Finanzverwaltung an die IT-gestützte Buchführung. Ein DMS muss diese Anforderungen unbedingt erfüllen können. Andererseits ist es inzwischen kaum möglich, die komplexen Vorgaben umzusetzen, ohne ein DMS zu verwenden.

Ein DMS für die umfassende Verwaltung des gesamten Dokumentenbestands eines großen Unternehmens sollte die verwaltungstechnisch relevante Unterscheidung von Dokumenten nach ihrem Nutzungs- und Rechtscharakter abbilden:

  • Dynamische Dokumente: Veränderbare, für die Bearbeitung freigegebene Dokumente.
  • Unveränderbare Dokumente: Für langfristige Archivierung vorgesehen und für jegliche nachträgliche Änderung gesperrt.

An Ressourcen sparen

Dokumentenmanagementsysteme sind im Servicemodell (SaaS, Software-as-a-Service) gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr zu mieten. Die Option zum Kauf einer Software als On-Prem-Lizenz und die Installation des Programms auf dem firmeneigenen Server ist kaum noch eine Option. Am bedeutendsten wiegt gerade im Zusammenhang mit einem Dokumentenmanagementsystem wohl der Vorteil der SaaS-Variante, dass Sie die enormen Datenmengen, die sämtliche Dokumente verursachen, nicht mehr auf Servern des Unternehmens lagern und dort selbstständig vor Verlust schützen müssen, sondern der Softwareprovider dies als Dienstleister übernimmt. Sie sparen also erheblich an IT-Infrastruktur ein.

Doch damit nicht genug. Die Vorteile des SaaS-Modells sind so vielfältig wie überzeugend:

Vorteile
  • Daten weltweit über jedes Endgerät zugänglich
  • Keine Anforderungen an die interne IT-Infrastruktur
  • Keine laufenden Kosten für Serverwartung und Strom
  • Anbieter kümmert sich um Datensicherheit und Backups
  • An kein Betriebssystem gebunden
  • Softwareversion immer aktuell
Nachteile
  • Abhängigkeit vom Datenhosting des Anbieters oder von Drittunternehmen
  • Vertragsbindung
  • Regelmäßige Abonnementkosten
  • Erfordert permanente Internetverbindung

Worauf bei der Auswahl achten?

Das Angebot an verschiedenen Dokumentenmanagementsystemen auf dem deutschen Markt inzwischen beträchtlich. Über 60 verschiedene Hersteller konkurrieren um die Gunst der hiesigen Kunden. Neben umfassenden Systemen, die zu Teilen Funktionen eines ECM, CRM oder einer Projektmanagement-Software einschließen, gibt es auch Nischen- und Branchenlösungen sowie Systeme, die nur Teilaspekte abdecken. Fluix beispielsweise legt als Enterprise-File-Sync-&-Share-Tool weniger Fokus auf die Archivierung, sondern vorrangig auf die Möglichkeiten zum Zusammenarbeiten in Projektgruppen. Die Auswahl eines geeigneten DMS ist also nicht leicht.

Welche Aspekte sind zu berücksichtigen?

Gehen Sie bei der Auswahl eines DMS nicht vom Angebot, sondern von Ihrem konkreten Bedarf aus. In größeren Unternehmen empfiehlt sich eine Bedarfsanalyse im Rahmen eines Audits bevor Sie sich überhaupt eingehender mit dem DMS-Angebot befassen. In die Entscheidung sollten Sie letztendlich sowohl die IT-Abteilung als auch all jene Abteilungen einbeziehen, die später mit dem DMS arbeiten sollen.

Aspekte, die Sie dabei berücksichtigen müssen, sind folgende:

  • Organisation: Welche dokumentenbasierten Prozesse und Workflows soll die Software abbilden? Welchen Zyklus durchlaufen verschiedene Dokumente in Ihrem Unternehmen?
  • Technik: Ist die Software kompatibel mit der unternehmensinternen IT-Infrastruktur und bietet sie Schnittstellen zu anderen Programmen, die Sie intern verwenden?
  • Funktionen: Welche Funktionen muss die Software erfüllen, um sämtliche aktuellen Prozesse in den betreffenden Abteilungen abbilden zu können?
  • Gesetzeskonformität: Welchen Anforderungen an Datenschutz, Geheimhaltung und Aufbewahrungsfristen unterliegen die Dokumente? Welchen rechtlichen Vorgaben muss Ihre Archivierung genügen?

Nachdem Sie diese Fragen für Ihren Bedarf beantwortet haben, informieren Sie sich, welche Systeme auf dem Markt diesen Anforderungen gerecht werden. Formulieren Sie vorab konkrete Fragen, die sie an die Herstellerfirmen richten. Sich allein über die Websites der Anbieter zu informieren, genügt in der Regel nicht, denn geht es nach den Herstellern, kann natürlich jedes DMS alles und eignet sich für alle Anwendungsbereiche gleichermaßen. Ein gutes DMS ist flexibel und lässt sich an Ihre Prozesse und Workflows anpassen.

Manchmal muss man fragen …

„Eignet sich Ihre Software, um unsere Kundendaten zu verwalten?“ ist keine gute Frage, um festzustellen, ob sich ein DMS eignet oder nicht, denn jeder Anbieter wird sie mit „Ja“ beantworten. Auf die Frage „Bietet die Software eine Schnittstelle zum CRM-System Pipedrive, sodass der Dokumentenverkehr, den wir in Pipedrive mit unseren Kunden pflegen direkt im DMS erfasst und anderen Abteilungen verfügbar gemacht wird?“ hingegen sollten Sie differenzierte Aussagen erhalten, die dazu führen, dass sich der Kreis an passenden Produkten enger eingrenzt.

Bestehen Sie zudem darauf, nicht nur eine Demo des Programms zu erhalten, in denen Ihnen ein Sales-Mitarbeiter des Softwareanbieters die Vorteile des DMS gekonnt präsentiert, sondern bestehen Sie auf eine längere kostenfreie Testphase vorab, sodass alle Mitarbeiter, die mit dem Programm später arbeiten sollen, die Möglichkeit haben, dieses selbst zu testen. Nur auf diese Weise stellen Sie fest, ob sich Funktionsumfang und Usability einer Software wirklich mit Ihren Anforderungen decken. Es ist ratsam, mehrere DMS zu testen und zu vergleichen.

Welche Funktionen sollte ein DMS mitbringen?

Achten Sie beim Test eines DMS nicht nur darauf, ob Kernfunktionen und Einstellungsmöglichkeiten zur individuellen Anpassung vorhanden sind, sondern auch wie einfach sie im Programm zu erreichen und zu bedienen sind. Wir zeigen einige Beispiele anhand wichtiger Kernfunktionen:

DATENIMPORT
Datenimport

Die Erfassung (Capture) von digitalen Dateien jedweder Art sollte einfach mittels Drag-and-Drop erfolgen. Andere Wege des Imports sind nicht mehr zeitgemäß und kosten im Alltag zu viel Zeit. Doch Vorsicht: Nicht jedes DMS akzeptiert bislang jeden Dateityp! Duplikate sollte die Software erkennen und selbstständig zusammenführen. Achten Sie auf möglichst detaillierte Einstellungsmöglichkeiten für eine automatische Indexierung und eine Texterkennung, die Bilddateien (Scans) zuverlässig ausliest und indexiert. Die fortlaufende Speicherung von Office-Dateien wie Word, Excel, oder PowerPoint läuft über die meisten DMS dank einer Schnittstelle ohnehin selbsttätig.

ARCHIVIERUNG
ARCHIVIERUNG

Die Funktionalität eines DMS steht und fällt mit seiner Suchfunktion. Sie muss in der Lage sein, auf Eingabe eines Suchbegriffes mittels Volltexterkennung alle relevanten Dokumente vollständig binnen kürzester Zeit aufzufinden und übersichtlich anzuzeigen. Die Auffindbarkeit wiederum ist abhängig von einer sinnvollen Verschlagwortung nach benutzerdefinierbarem Schema, einer Indexierung anhand von Metadaten wie beispielsweise Dateigröße oder Erstellungszeitraum und einer einmaligen Archivierung einer Datei an einem fest definierten, eindeutig zugewiesenen Ort.

NACHVOLLZIEHBARE VERSIONIERUNG
NACHVOLLZIEHBARE VERSIONIERUNG

Eine Versionierung garantiert, dass stets nur die aktuelle Version eines Dokuments vorliegt. Alte Bearbeitungsstände müssen dabei jedoch jederzeit rekonstruierbar sein. Daher ist es wichtig, dass ein DMS eine nachvollziehbare und leicht verständliche Versionshistorie und ein Bearbeitungsprotokoll zu jedem einzelnen Dokument erstellt. Dieses Protokoll sollte auf einen Blick die Frage „wer hat wann was gemacht?“ beantworten. Eine detaillierte und differenzierte Zugriffs- und Bearbeitungsrechtevergabe sorgt dafür, dass nicht jeder Bearbeiter gleichzeitig auch alte Bearbeitungsstände aufrufen kann.

KOOPERATIONSPROJEKTE
KOOPERATIONSPROJEKTE

Ein Freigabe- und Rechtevergabesystem muss ausreichend Flexibilität und Einstellungsmöglichkeiten bieten, damit jeder Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente erhält, die er zur Ausführung seiner Arbeit benötigt. Andere Dokumente sind hingegen wirkungsvoll gegen unberechtigten Zugriff zu schützen. Rollen, benutzerspezifische Rechte oder Projekträume im Programm erlauben eine differenzierte Zuweisung von Zugriffs- Bearbeitungs- und Downloadrechten für Bestimmte Programmbereiche, Dateitypen oder ausgewählte Dokumente. Über einen Projektzugang oder die Möglichkeit zum Versand eines Einladungslinks können auch Kunden, Lieferanten oder andere externe Personen zur Einsicht oder Bearbeitung eines Dokuments in die Software eingeladen werden. Links mit Ablaufdatum ermöglichen eine zeitliche Befristung des Zugriffsrechts.

SONDERFUNKTIONEN
SONDERFUNKTIONEN

Je nach Umfang und funktionaler Ausrichtung eines DMS enthält es mitunter Sonderfunktionen, mit denen die Mehrzahl anderer DMS nicht aufwarten kann. Höchst sinnvoll ist beispielsweise ein Formulargenerator als integriertes Feature, wie ihn beispielsweise das DMS DocuWare beinhaltet. Er generiert neue Formulare und Schriftstücke auf Basis vorliegender Informationen aus gespeicherten Dokumenten. Die Software Alfresco hingegen wartet mit einem umfassenden Analysetool auf, das das Nutzerverhalten der Benutzer auswertet und in Statistiken übersetzt, die wiederum dabei helfen, Arbeitsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten.

So testen wir

Um einem Unternehmen bei der Auswahl eines auf seine individuellen Bedürfnisse zugeschnittenen Dokumentenmanagementsystems zu unterstützen, haben wir fünf Vergleichskategorien definiert, die jeder Interessent vor der Entscheidung für einen Softwareanbieter und dem Vertragsabschluss individuell nach eigener Schwerpunktsetzung gewichten kann.

Die Produktauswahl der beliebtesten DMS-Produkte umfasst sowohl umfassende Lösungen für kleine Unternehmen bis hin zur Konzerngröße, wie DocuWare, ecoDMS, Alfresco, Amagno oder Office Manager, aber auch Nischenlösungen wie Fluix und ein Programm für Privatanwender und kleine Unternehmen, Fileee.

Bei den fünf Bewertungskategorien handelt es sich um „Funktionen“, „Benutzerfreundlichkeit“, „System, Module und Schnittstellen“, „Zielgruppen und Datensicherheit“ sowie „Konditionen und Service“. In jeder Kategorie haben wir für jedes der sieben Softwareprodukte zwischen 0.00 und 5.00 Punkten vergeben. Da die „Funktionen“ für die Mehrzahl der Interessenten die wichtigsten Kriterien darstellen dürften, floss die erreichte Punktzahl mit unterschiedlicher Gewichtung in die Gesamtbewertung ein. Das Bewertungsschema und die Errechnung der Gesamtnote unterliegt folgender Gewichtung:

  • Funktionen: 30 Prozent
  • Benutzerfreundlichkeit: 20 Prozent
  • System, Module und Schnittstellen: 10 Prozent
  • Zielgruppen und Datensicherheit: 20 Prozent
  • Konditionen und Service: 20 Prozent

Je nach unternehmensspezifischer Präferenz einzelner Aspekte wie Funktionsumfang, Flexibilität in der Modulzusammensetzung, Nutzeranzahl, Datensicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Vertragskonditionen, können verschiedene Softwareprodukte besser oder weniger gut geeignet sein. Unser Vergleich bietet eine umfassende Kaufberatung.

Funktionen

Das Kriterium des Funktionsumfanges ist wohl für die Mehrzahl an Unternehmen der entscheidende Faktor, der bei der Auswahl eines DMS eine Rolle spielt. Grob zu unterscheiden sind hierbei Kernfunktionen, wie die entsprechenden Funktionen zur Eingabe und Archivierung verschiedener Dokumenttypen, die automatische OCR-Texterkennung, Verschlagwortung und Indexierung des Inhaltes, oder die Anlage von Hintergrundinformationen, den sogenannten Metadaten, die später eine gezielte Volltextsuche nach spezifischen Inhalten im gesamten Dokumentenbestand und die Ausgabe von thematischen Dokumentationen erlauben. Ein Doublettencheck hilft dabei, eventuelle Duplikate bereits bei Einpflegung in das System zu erkennen und doppelten Datenbestand zu vermeiden. Eine automatische Versionierung, idealerweise in Verbindung mit einem Versions-Manager und einer einsehbaren Änderungshistorie lässt nachvollziehen, wer wann Bearbeitungen am Dokument vorgenommen hat und ermöglicht gegebenenfalls die Wiederherstellung eines älteren Bearbeitungsstandes. Gute Dokumentenmanagementsysteme nehmen die Versionierung, Verschlagwortung, Indizierung vollautomatisch vor und sind dabei lernfähig.

Wer suchet, der findet. Eine Volltextsuche erlaubt, den gewünschten Inhalt in wenigen Sekunden aus Millionen Inhalten und verschiedenen Dateien ausfindig zu machen. Eine Content-Vorschau ermöglicht es, schnell durch Dateien zu blättern, ohne jede Einzeldatei öffnen zu müssen. Mittels Hot-Key-Suche ist die Suche im DMS aus jeder anderen Anwendung heraus ohne Plug-in allein durch Markierung des gewünschten Suchbegriffs möglich.

Wer mit anderen zusammenarbeiten möchte, profitiert von den Möglichkeiten, Inhalte per Weblink freizugeben und zu teilen sowie digitale Notizen, Kommentare und Stempel in den Dateien zu hinterlassen. Ein Workflow-Management-Tool hilft dabei, die Bearbeitungsprozesse im gesamten Unternehmen zielgerichtet zu steuern und Dokumente zielgerichtet und umgehend den jeweiligen Personen zuzuleiten sowie Schritte wie Zahlungsanweisungen automatisiert zu erledigen.

Benutzerfreundlichkeit

Benutzerfreundlichkeit ist ein entscheidender Punkt, den Interessenten vor dem Kauf einer DMS-Software nicht vernachlässigen sollten. Denn es geht um weit mehr als die bloße Optik von Benutzeroberfläche, Schaltflächen und Grafiken. In diesem Kriterium sind auch Funktionen relevant, welche die Benutzerfreundlichkeit und Nutzererfahrung positiv beeinflussen. Dies umfasst zum einen die Möglichkeit, Dateien offline auf dem Desktop zu bearbeiten und später online mit dem DMS zu synchronisieren, zum anderen diverse freie Einstellungs- und Anpassungsmöglichkeiten, wie frei definierbare Suchfilter, Indexierungsregeln, Klassifizierungsregeln und andere Individualisierungsmöglichkeiten.

Als ausgesprochen nützlich erweist sich zudem eine Benachrichtigungs- oder Erinnerungsfunktion, die Nutzer alarmiert, sobald eine neue Aufgabe ansteht. Nicht nur für verbesserte Kommunikation und beschleunigte Workflows, sondern auch für eine positive Userexperience und Motivation der Mitarbeiter sorgen Newsfeeds oder Aktivitäts-Timelines, die bisweilen den Charakter von Social-Media-Timelines annehmen, und interne Chatfunktionen.

Besonders benutzerfreundlich ist es, wenn der Anwender E-Mails oder Dateien via Drag-and-Drop ins DMS überführen kann. Ebenfalls ist es sinnvoll, wenn auch Mitarbeiter oder externe Personen ohne eigentliche Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigung, beispielsweise Lieferanten, in einem Datenraum auf ausgewählte und für die beiderseitige Kommunikation relevante Inhalte zugreifen können.

System, Module und Schnittstellen

Dieses Bewertungskriterium befasst sich mit technischen Aspekten, sprich, inwieweit sich das DMS in die bisherige Arbeitsumgebung und das bisherige System einbinden lässt. Hierfür ist zum einen relevant, auf welchen Wegen Nutzer das DMS nutzen können: Gibt es die Software im Cloud-Modell oder auch als On-Premise-Variante? Wer unterwegs mit dem DMS arbeiten möchte, sollte darauf Wert legen, dass es entsprechende Apps für Android und iOS gibt, die mit der Desktop-Version direkt synchronisiert sind. Jedes DMS sollte mit den gängigen Office- und E-Mail-Programmen kompatibel sein, um Inhalte aus diesen direkt importieren und Inhalte in diese exportieren zu können, ohne den Umweg einer Zwischenspeicherung in Kauf nehmen zu müssen. Add-ons, Plug-ins und sonstige Produkterweiterungen helfen, das Programm individuell um gewünschte Funktionen zu erweitern. Eine offene API ermöglicht als moderne Schnittstelle Programmierern, beliebige Drittsysteme an das DMS anzubinden.

Zielgruppen und Datensicherheit

In dieser Bewertungskategorie werfen wir zunächst einen Blick auf die beabsichtigte Zielgruppe des jeweiligen Softwareentwicklers. Denn welche Software sich für ein Unternehmen eignet, hängt zu einem großen Teil auch von dessen Geschäftsmodell und Mitarbeiteranzahl ab. Umfangreiche DMS, wie Amagno oder Alfresco, die eher für Großunternehmen entworfen wurden, verfügen beispielsweise über zahlreiche Zusatzfeatures und abteilungsübergreifende Funktionen, die für ein Start-up oder Kleinunternehmen nicht notwendig wären und die Bedienung für den beabsichtigten Zweck unnötig umständlich gestaltet.

Standard ist bei allen Anbietern, die auf Cloud-Basis operieren und bei denen die Daten nicht auf lokalen Kundenrechnern hinterlegt werden, eine SSL-verschlüsselte Verbindung zum Server, um der Datensicherheit Rechnung zu tragen. In der Regel fertigen die Anbieter auch mehrfache Backups auf verschiedenen Servern an, um Datenverlust vorzubeugen. Damit nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen Zugriff auf jedes Dokument erhält und Elemente modifizieren oder löschen kann, ist es sinnvoll, wenn ein Administrator entsprechende Zugriffsrechte und Bearbeitungsrechte für einzelne Programmbereiche und einzelne Dokumente vergeben kann. Besonders positiv ist zu bewerten, wenn jeder Berechtige neben voreingestellten Nutzerrollen auch eigene Nutzerrollen und Sicherheitsstufen definieren kann. Links, die anderen Zugriff auf Dokumente erlauben, sollte der Absender mit einem Ablaufdatum versehen können, um den Zugriff für Dritte nach einer selbst definierten Zeitspanne wieder zu blockieren. Der Anbieter sollte revisions- und rechtssicheres Archivieren der Dokumente sicherstellen können.

Konditionen & Service

Die Nutzung eines DMS ist in aller Regel mit Kosten verbunden. Alfresco, Amagno und Fileee bieten zwar auch kostenfreie Programmversionen, jedoch sind diese an beschränkten Funktionsumfang, Speicherplatz oder Importkapazität gebunden. Die Berechnungsgrundlage und Preisstruktur variiert dabei je nach Anbieter. Alle Anbieter sehen zumindest eine unverbindliche, kostenfreie Testphase von 14 bis 30 Tagen vor. Diese sollten Interessenten unbedingt vor der Entscheidung für eine Software in Anspruch nehmen, um sich mit allen Funktionen vertraut zu machen und beurteilen zu können, ob die jeweilige Software sich optimal an die eigenen Anforderungen anpassen lässt.

Positiv bewerten wir in diesem Kriterium Anbieter, die eine übersichtliche Preisstruktur in verschiedenen Leistungspaketen zur Auswahl bereitstellen, die sich möglichst flexibel auf die Bedürfnisse und Gegebenheiten jedes Kundenunternehmens anpassen lässt, ohne eine lange Mindestvertragslaufzeit einzufordern. Sehr positiv sticht an dieser Stelle Fluix hervor, das mit drei einfach strukturierten und klar definierten Leistungspaketen zu günstigen Konditionen bei geringer Mindestvertragslaufzeit aufwartet.

Um den Nutzern einen möglichst einfachen Einstieg in die Nutzung der Software zu ermöglichen, stellen die Anbieter verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Dies umfasst neben Webinaren, Tutorials und ausführlichen Guides, die sich meist auf der Webpräsenz des jeweiligen Anbieters finden, auch Live-Schulungen online bis hin zu persönlichen Schulungen vor Ort. Zu vielen Produkten gibt es Nutzer-Communities, in denen sich Anwender über die Programme und ihre Erfahrungen mit den Tools austauschen.

Sollten Anwender über diese Kanäle nicht die gewünschten Antworten finden oder Probleme mit der Software auftreten, sollte der Anbieter einen qualifizierten Kundensupport über E-Mail, Live-Chat und Hotline bieten.