Dokumentenmanagementsysteme

Die besten DMS im Vergleich

Kai Sulkowski
Platz Produkt Bewertung
1 Amagno 4,26
2 DocuWare 4,05
3 Fluix 3,87
4 Alfresco Content Services 3,67
5 ecoDMS 3,51
6 Office Manager 3,13
7 Fileee 3,09

Funktionen

Benutzerfreundlichkeit

System, Module und Schnittstellen

Zielgruppen und Datensicherheit

Konditionen und Service

Einfach und sicher Dokumente verwalten

    Das Wichtigste in Kürze
  • Dokumentenmanagementsysteme unterstützen den Wandel zum papierlosen Büro, indem sie Dokumente so speichern und organisieren, dass sie umgehend wiedergefunden werden, und lohnen sich ökonomisch in mehrfacher Hinsicht für Unternehmen jeder Größe.
  • Mit einem Dokumentenmanagementsystem sind sämtliche Dokumente Speicherkapazität sparend archiviert, in Sekundenschnelle auffindbar und zu umfassenden Dokumentationen thematisch zusammenstellbar.
  • Bearbeitungsprozesse und Workflows im gesamten Unternehmen werden abteilungs- und standortübergreifend optimiert, transparent nachverfolgbar und rekonstruierbar.
  • Moderne Dokumentenmanagementsysteme befolgen automatisch die gesetzlichen Richtlinien und Bestimmungen nach den GoBD.

Unsere Testsieger

Im Vergleich der beliebtesten Dokumentenmanagementsysteme setzt sich das im Funktionsumfang nahezu komplette System Amagno durch. Die Entwickler bezeichnen ihre Software als Realisierung des „Digital Workplace“, was sich im hohen Grad an Automatisierung und Flexibilität in der Anpassung auf individuelle Gegebenheiten eines Unternehmens spiegelt. Hohe Sicherheitsstandards und ein flexibles Preismodell runden den durchweg positiven Eindruck des deutschen Anbieters ab.

Unser zweitplatziertes DMS ist DocuWare. Trotz kleinerer Schwächen in den Bereichen Transparenz und Service präsentiert sich die Software als leistungsstarke und vielfältige Lösung für kleine und mittlere Unternehmen. Der Funktionsumfang ist nämlich beachtlich und erlaubt die Automatisierung sämtlicher Erfassungs- und Archivierungsprozesse sowie kollaboratives Arbeiten im Team oder standortübergreifend. Besonders überzeugend gelungen ist der integrierte Formulargenerator.

Eine klare Empfehlung ergeht für alle, die im Außendienst tätig sind und täglich im Kontakt mit Kunden und Lieferanten stehen: Unser Drittplatzierter Fluix bildet den gesamten Prozess der Vertragserstellung, -unterzeichnung, -gegenzeichnung und -archivierung vollständig papierlos digital und datensicher über ein iPad ab. Darüber hinaus erlaubt Fluix die Optimierung von Workflows und Beschleunigung von Bearbeitungsprozessen in global operierenden Unternehmen.

Wer ein Produkt für die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten für die eigene Steuererklärung im Privatgebrauch oder für ein kleines Unternehmen sucht, sollte in jedem Fall einen Blick auf Fileee werfen. Die App bringt alles mit, was zum Archivieren und Verwalten von Dokumenten im kleineren Rahmen notwendig ist und verfügt sogar über Tools zum Teilen und kollaborativen Arbeiten an einem Dokument.

1. Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem, oft auch Dokumentenmanagementsoftware, DMS-Software oder DMS-System genannt und von uns im Folgenden verkürzend als DMS bezeichnet, dient, wie der Name nahelegt, der Verwaltung von digitalen Dokumenten.

Entwicklung von DMS-Software

Der Begriff des Dokumentenmanagements selbst bezeichnete ursprünglich im engeren Sinne die Verwaltung digitaler Schriftsachen inklusive deren Verschlagwortung und Katalogisierung, um sie systematisch wieder auffinden zu können.

Der Aufwand für die Verschlagwortung und Schulung des Personals im Umgang mit der ersten Software in diesem Bereich, welche Mitte der 1990er Jahre auf den Markt kam, überstieg indes den Nutzen des gesamten Unterfangens im Vergleich zur gewöhnlichen Ablage von Dokumenten auf einem Netzlaufwerk mit entsprechender Ordnerstruktur. Lediglich wenn es darum ging, vor langer Zeit abgelegte Dokumente schnell und zielgerichtet aufzufinden, gelang es den ersten Versionen von DMS-Software, ihre spezifischen Vorteile voll zur Geltung kommen zu lassen. Aber als wirtschaftlich galt die Nutzung eines DMS lange Zeit für die meisten Anwender nicht.

Seither erfuhr das Konzept der DMS eine beachtliche Entwicklung. Diese wird in drei Dimensionen deutlich ersichtlich:

  • Funktionsausweitung: Nicht mehr sind es nur digitale Schriftstücke, sondern jede Art elektronischer Dokumente, die die Software verwaltet und katalogisiert.
  • Vereinfachung: Zahlreiche Importmöglichkeiten erleichtern den Aufwand, Dokumente ins DMS aufzunehmen und zu katalogisieren, erheblich.
  • Automatisierung: OCR-Texterkennung übernimmt die Verschlagwortung vollautomatisch und der Inhalt der Dokumente selbst lässt sich in Sekunden auf ein Schlagwort oder eine Textstelle hin durchsuchen.

Der Automatisierungsgrad, der im Rahmen der täglichen Büroarbeit mit einer modernen DMS erreicht wird, reicht gar so weit, dass die Softwareprodukte, wie beispielsweise Amagno, bisweilen unter dem Begriff „Digital Workplace“-Lösungen auf dem Markt erscheinen.

OCR

OCR, das Akronym für die englischen Worte Optical Character Recognition, ist ein Begriff aus der IT und bezeichnet generell die automatisierte Texterkennung innerhalb von Bilddateien. Mittels OCR kann Text als nicht codierte Information (NCI) in Scans und Bildern erkannt und in ein Textdokument, also in codierte Information (CI) überführt werden.

Wofür wird ein DMS genutzt?

Um die stetig wachsende Flut an elektronischen Dokumenten, Unterlagen et cetera zu bewältigen, wird ein System zur Verwaltung und Archivierung benötigt.

Denn wie eine schöne Analogie besagt: „Was haben Ostereier und Dokumente gemeinsam? – Nach beiden sucht man lange und ausgiebig. Worin liegt ein großer Unterschied zwischen beiden? – Nur nach einem von beiden sucht man gerne.“

Hier setzt das DMS an.

DMS Software - Aktenberge
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Der Weg zum papierlosen Büro ist meist von Aktenbergen verstellt.

Das Dokumentenmanagementsystem hilft bei allen Schritten von der Digitalisierung von Papierdokumenten bis zur revisionssicheren und den rechtlichen Anforderungen entsprechenden Archivierung. Doch ein Dokumentenmanagementsystem ist längst mehr als ein praktischer Helfer, der sämtliche Dateien und Dokumente einer Büroorganisation archiviert, katalogisiert und ordnet. Ein DMS dient darüber hinaus dazu

  • Backups des Dokumenten- und Dateibestandes anzulegen,
  • Dokumente und Akten vor Verlust oder Zerstörung zu schützen,
  • Dokumente nur berechtigten Personen einsehbar zu machen und zur Bearbeitung freizugeben und
  • benutzerdefinierte Workflowprozesse zu schaffen, um Dokumente standortübergreifend bestimmten Personen zuzuleiten.

Für wen lohnt sich die Anschaffung eines DMS?

Die Anschaffung eines DMS ist eine lohnende Investition für Unternehmen jedweder Größenordnung, vom Selbstständigen über kleine und mittlere Unternehmen bis hin zum Großkonzern. Vor allem in Branchen mit regem Dokumenten- und Aktenverkehr lohnt sich ein DMS, beispielsweise in Kanzleien, Redaktionen, Banken, Arztpraxen, Versicherungen oder Verlagen.

In modernen Unternehmen steigen die Anforderungen in verschiedensten Bereichen des Dokumentenmanagements stetig:

  • Erfüllung rechtlicher Anforderungen (Sicherheit, Datenschutz, Aufbewahrungsfristen)
  • Bewältigung großer Datenmengen
  • Sicherstellung der infrastrukturellen Zukunftsfähigkeit
  • Optimierung der Workflows: Auffindbarkeit und Zugriff

Als permanente Daueraufgabe steht parallel dazu der allmähliche Umstieg vom Papierarchiv zum digitalen Archiv an. Das vielbeschworene „papierlose Büro“ ist längst keine Utopie mehr, denn der Wandel in diese Richtung vollzieht sich längst in steigendem Tempo. Die zunehmende Abkehr von Dokumenten in Papierform hin zu elektronischen Dokumenten wurde vor allem durch die technologischen Neuerungen und das gesteigerte Informationsaufkommen verursacht. Dadurch bietet das Dokumentenmanagement Einspar- und Optimierungspotenziale, die Unternehmer mittlerweile automatisiert mithilfe von DMS ausschöpfen.

DMS Software - Digitalisierung der Akten
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„Papierloses Büro“ bedeutet auch, alte Aktenbestände zu digitalisieren. Mit einem DMS ist dies deutlich leichter und schneller zu realisieren.

Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems für ein Unternehmen lohnt sich also ökonomisch in mehrfacher Hinsicht, nicht nur aufgrund der Zeitersparnis für die Verwaltung, Archivierung und Workflow-Koordination, sondern auch wegen der Übernahme von Datensicherungsaspekten und Zugriffsrechtevergaben.

2. Welche Vorteile bietet ein DMS?

Ein DMS ist viel mehr als die digitale Nachbildung des analogen Aktenschrankes. Aus der Anwendung einer modernen DMS-Software erwächst dem Kunden eine Vielzahl an Vorteilen.

Archivierung

ARCHIVIERUNG MIT OPTIMALER AUFFINDBARKEIT

Das Auffinden eines spezifischen Dokumentes oder das Zusammenstellen einer Dokumentation geschieht dank ausgeklügelter Indexierungssysteme und automatischer Verschlagwortung der Dateien in Sekunden. Sämtliche Informationen befinden sich zentral an einem Ort, sämtliche Dokumente, E-Mails oder Präsentationen befinden sich im digitalen Aktenschrank. Die Zeit, die jeder Mitarbeiter pro Tag benötigt, um nach Dateien zu suchen, reduziert sich erheblich, da zahlreiche Filter- und Suchmöglichkeiten und ausgeklügelte Ablagesysteme mit Metadaten Hand in Hand gehen.
Transparenz

TRANSPARENZ, SICHERHEIT UND REKONSTRUIERBARKEIT

Jede Bearbeitung am Dokument kann nachvollzogen werden. Dies schafft Transparenz und eine lückenlose Rekonstruierbarkeit von Vorgängen. Dank der Versionierung wird bei der Bearbeitung automatisch eine neue Dokumentversion angelegt und sicher gespeichert. Das beugt dem Datenverlust vor und es entsteht kein doppelter Datenbestand. Der Wegfall von Duplikaten bewahrt gleichzeitig vor folgenschweren Fehlern; Kunden oder Geschäftspartnern werden so beispielsweise keine überholten Dateiversionen zugesandt.
Automatisierung

AUTOMATISIERUNG VON GESCHÄFTSPROZESSEN

Zahlreiche Prozesse im Unternehmen sind mit DMS vollständig oder zumindest teilweise automatisierbar. Die Archivierung eingehender Rechnungen erfolgt beispielsweise vollautomatisch nach einem voreinstellbaren Indexierungssystem. Die automatische Texterkennung erlaubt die Volltextsuche in allen Dokumenten, ohne diese öffnen zu müssen. Sind alle Dokumente mit Metadaten versehen, sind im Handumdrehen alle relevanten Informationen zu einer Rechnungsnummer oder einer Kundennummer identifiziert. Papierrechnungen muss ein Mitarbeiter nur noch scannen, den Rest der Arbeit übernimmt das DMS: es erfasst und überprüft die Daten rechnerisch, gleicht die Stammdaten des Lieferanten im ERP-System ab, legt die Rechnung revisionssicher ab und löst eine Zahlung zur Begleichung der Rechnung aus.
Kolloboration

STANDORTÜBERGREIFEND KOLLABORIEREN

Das Weiterleiten und Kommentieren von zu bearbeitenden Dokumenten beschleunigt Arbeitsprozesse erheblich. Über Webinterface- und Cloud-Lösungen ist der Zugriff für berechtigte Personen weltweit möglich, womit eine flüssige Kollaboration standortübergreifend funktioniert. Relevante Dokumente lassen sich für individuell definierbare Personenkreise freigeben, was die Projektarbeit erheblich vereinfacht, da alle Beteiligten unmittelbar Zugriff auf alle Informationen erhalten. Die meisten DMS verfügen über einen zentralen Newsfeed, der Mitarbeiter über alle für sie relevanten Änderungen informiert, sowie über eine Notiz- oder Kommentarfunktion.
Gesetze

BEFOLGUNG VON GESETZEN UND RICHTLINIEN

Durch automatisierte Regeln für Lösch- und Aufbewahrungsfristen lassen sich gesetzliche Fristen ohne weiteres Zutun einhalten. Automatisierte Workflows strukturieren und automatisieren tägliche Routineaufgaben revisionssicher. Mithilfe der Verfahrensdokumentation archivieren DMS gesetzeskonform, ohne dass das Unternehmen die Papierversionen aller Dokumente zusätzlich archivieren müsste. Gute DMS-Anbieter lassen daher unabhängig prüfen, dass ihr Programm in der Lage ist, die Richtlinien zur Archivierung einzuhalten.

3. Welche Dokumente managt ein DMS?

DMS-Systeme verwalten selbstverständlich elektronische Dokumente. Doch was umfasst dieser Begriff konkret?

Dokumente und Dokumentationen

Im Grunde bezeichnet der Begriff „elektronisches Dokument“ alle Informationen, die als geschlossene Einheit in Form einer Datei vorliegen, beispielsweise:

  • Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen und Tabellenkalkulationen
  • Grafiken und Bilddateien
  • Ein gescanntes Faksimile eines analogen Dokuments
  • Ein Fax oder eine E-Mail
  • Ein Datenbankauszug
  • Eine Liste
  • Konstruktionszeichnungen und Pläne
  • Audio- oder Videodateien

Vom Begriff des „Dokumentes“ abzugrenzen ist jener der „Dokumentation“. Führen DMS verschiedene Dokumente zu einem bestimmten Sachverhalt zu einem fest definierten Zeitpunkt zusammen, handelt es sich um eine Dokumentation.

Verwaltungstechnisch von Bedeutung ist zudem die Unterscheidung von Dokumenten nach ihrem Nutzungs- und Rechtscharakter:

  • Dynamische Dokumente sind in Bearbeitung befindliche und daher veränderbare Textdateien.
  • Unveränderbare Dokumente sind für die langfristige Aufbewahrung vorgesehen.
DMS Software - Zusammenführung von Dokumenten
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Die strukturierte Zusammenführung verschiedener Dokumente zu einem Sachverhalt zu einem bestimmten Zeitpunkt ist eine Dokumentation. Mit dem DMS ist sie in Sekunden erstellt.

Merkmale eines Dokuments

Ein Dokument verfügt über eine Reihe spezifischer Merkmale, welche es charakterisieren. Dieser Merkmale bedienen sich DMS, um die Dokumente einordnen, verwalten, klassifizieren und ihre Zugriffs- und Bereitstellungsrechte regulieren zu können.

  • Physische Eigenschaften (analog, elektronisch)
  • Formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung)
  • Ordnung (Zugehörigkeit, Version, Einordnung in einen Plan)
  • Inhalt (inhaltliche Zugehörigkeit/Bezug)
  • Charakter (archivierungswürdig/-pflichtig, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten)
  • Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzter Aufruf/Benutzung)
  • Urheber (Absender, Ersteller, Autor)
  • Nutzer (Leser, Bearbeiter, Empfänger)

4. Worauf ist bei der Auswahl eines DMS zu achten?

Allein auf dem deutschsprachigen Markt konkurrieren inzwischen umfassende DMS-Softwareprodukte von über sechzig verschiedenen Herstellern um die Gunst der Unternehmenskunden, exklusive derjenigen Produkte, die speziell für Nischen oder Branchen entworfen wurden. Hier den Überblick zu behalten und darüber hinaus zu entscheiden, welches Produkt für das eigene Unternehmen am besten geeignet ist, ist kein einfaches Unterfangen. Welche zentralen Funktionen wirklich jedes DMS bieten sollte und bei welchen Faktoren Unternehmen keinesfalls Abstriche hinnehmen sollten, da sie zum Mindeststandard eines guten und zeitgemäßen Dokumentenmanagementsystems zählen, stellen wir hier vor.

DMS Funktionen
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Funktionen und Bestandteile eines DMS sind vielfältig. Doch was ist Standard, was ist Sonderfunktion und was ist vor allem für ein Unternehmen individuell wichtig?

Welche Funktionen sollte ein DMS mitbringen?

Zur Erfüllung der Kernfunktionen eines DMS, sollte dieses über diverse Tools in den verschiedenen Funktionsbereichen des Dokumentenmanagements verfügen. Die wichtigsten Werkzeuge sollen hier zur Sprache kommen.

Dateneingabe und -erfassung (Capture)

Der Sinn eines DMS ist es natürlich zuvorderst, den vorhandenen und täglich eingehenden elektronischen Dokumentenbestand weitestmöglich vollautomatisch zu erfassen und zu archivieren. Benutzerdefinierbare Regeln erlauben dem Nutzer festzulegen, welche E-Mails und welche Anhänge das DMS automatisch übernehmen und indizieren soll. Da allerdings fast jeder Mitarbeiter im Unternehmen mit dem DMS arbeiten und zurechtkommen muss, sollten die Eingabemöglichkeiten möglichst einfach zu bedienen und intuitiv anwendbar sein. Einfache Optionen zum Dokumentenupload, beispielsweise via Drag-and-Drop, oder die Fähigkeit zur direkten Synchronisation mit lokalen Ordnern auf einem PC sollten mittlerweile zum Standard der Softwares gehören.

Upload
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Dateien im DMS zu erfassen ist der erste Schritt zum „papierlosen Büro“.

Zur schnellen und problemlosen Digitalisierung von analogen Papierdokumenten sollte eine Scanner-Anbindung existieren, die die gescannten Dokumente direkt und vollautomatisch der Volltexterkennung und Verschlagwortung zuführt.

Speicherung und Archivierung

Elektronische Dokumente jeglicher Natur speichert und archiviert das DMS. Papiergebundene Dokumente, wie beispielsweise Rechnungen oder Abrechnungsbelege scannen Unternehmen in aller Regel ein, um eine digitale Archivierung zu ermöglichen. Im DMS ist jedes dieser Dokumente einmalig und an einer fest definierbaren Stelle abgelegt. Eine Volltexterkennung erlaubt die Indexierung nicht nur nach Dateinamen und Änderungsdatum sowie die Benennung und Verschlagwortung der Datei nach einem benutzerdefinierbaren Schema, sondern indiziert die Dokumente zudem auch nach ihrem konkreten Inhalt, den sogenannten Metadaten.

Speichern
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Ein DMS speichert und archiviert die Dateien einmalig und systematisch.

Suchfunktionen mit entsprechenden Filtermöglichkeiten erlauben danach die Volltextsuche von Dokumenten nach jedwedem Aspekt. Das eliminiert das Problem falsch abgelegter und nicht mehr auffindbarer Dokumente.

Versionierung

In aller Regel versionieren DMS alle eingepflegten Dokumente, sodass diese immer in ihrer aktuellen Fassung mit dem derzeitigen Bearbeitungsstand vorliegen. Ältere Versionen überschreibt oder löscht das DMS dabei allerdings nicht, sondern stellt sie in der Versionshistorie zur Wiederherstellung oder Rekonstruktion von Vorgängen zur Verfügung. Im Zuge der Versionierung und Erstellung der Versionshistorie legen DMS vollautomatisch ein entsprechendes Bearbeitungsprotokoll an, das jeden Zugriff und jede Änderung mit zugehörigem Datum und Bearbeiter nachvollziehbar macht.

Versionierung
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Automatische Versionierung erlaubt transparente Kollaboration.

Dies macht die Duplizierung von Dokumenten zur unabhängigen Bearbeitung von mehreren Bearbeitern und das nachträgliche aufwändige Zusammenführen der bearbeiteten Dateien obsolet.

Dokumente verfügbar machen und in Prozesse einbinden

Mehrere Personen können ein Dokument zeitgleich sehen und bearbeiten. Über ein Cloud-gestütztes DMS kann jede berechtigte Person von jedem beliebigen Ort darauf zugreifen. Das Versenden von E-Mails mit großen Anhängen entfällt, da der Empfänger über einen Link auf die Datei zugreifen kann. Dies spart Kapazitäten an Leistung und Speicherbedarf, da Dokumente nicht mehr dupliziert vorliegen. Flexible benutzerdefinierbare Freigabe-Einstellungen erlauben Einzelpersonen oder Gruppen den Zugriff, den Download oder die Bearbeitung eines Dokumentes. Entsprechende Schnittstellen sorgen dafür, dass Rechnungen, Kontoauszüge oder Gutschriften aus dem DMS direkt in die Buchhaltungssoftware zur weiteren Bearbeitung eingehen, Angebote und Aufträge hingegen in das firmeneigene CRM-System.

Dokumente teilen
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Das DMS macht Dateien in wenigen Sekunden den Personen und Programmen zugänglich, die sie benötigen.

Es handelt sich also um eine standort-, abteilungs- und programmübergreifende Verfahrensdokumentation, die Workflows erheblich beschleunigt, Transparenz fördert und Fehlerquellen eliminiert.

Sonderfunktionen

Je nach Ausrichtung des DMS und je nachdem wie viele Aspekte eines ECM die jeweilige Lösung integriert, enthalten DMS regelhaft auch einige Sonderfunktionen, die für einige Kunden jedoch nicht nur ein nettes Extra, sondern essenziell zur Vereinfachung ihrer Arbeitsprozesse dienlich sein können. Hierzu zählen etwa Funktionsbereiche wie ein Formulargenerator in DocuWare, mit dem sich im Programm mit wenigen Klicks direkt neue Formulare und Vordrucke auf Basis archivierter Formulare zusammenstellen lassen, oder aber Analysetools, die, wie in Alfresco, das Nutzerverhalten auswerten und dem Unternehmen konkrete Daten als Grundlage zur Optimierung interner Workflows und Arbeitsprozesse liefern.

Besonderheiten
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Nahezu jeder Anbieter von DMS bietet eine oder mehrere Sonderfunktionen.

Welche Fragen sind bei der Auswahl eines DMS relevant?

Sowohl die IT-Abteilung als auch diejenigen Abteilungen, die später mit dem DMS arbeiten, sollten in die Entscheidung einbezogen werden, welches DMS für die Bedürfnisse und Belage des Unternehmens am besten geeignet ist. Die Einführung einer neuen DMS-Software stellt vielerlei Anforderungen an ein Unternehmen:

  • Technische Aspekte: Ist die Software kompatibel mit der vorhandenen IT-Infrastruktur auf Seiten der Clients und des Servers?
  • Fachliche Aspekte: Welche Funktionen sollte das DMS mitbringen, um jeder Abteilung optimale Unterstützung zu bieten?
  • Organisatorische Aspekte: Welche Geschäftsprozesse wird das DMS vereinfachen, welche Prozesse müssen nach seiner Einführung eventuell auch angepasst werden? Verschieben sich sogar Zuständigkeiten? Wie verändert sich die Arbeitsweise durch das System?
  • Regulatorische und rechtliche Aspekte: Welche rechtlichen Vorgaben nach deutschem oder internationalem Recht muss das DMS beherrschen, insbesondere bezüglich Aufbewahrungsfristen, ersetzendem Scannen oder der aufzubewahrenden Dokumententypen?

Hinzu kommen viele allgemeine Fragen, die sich jedes Unternehmen bezüglich seines Dokumentenmanagements branchenabhängig und individuell stellen muss:

  • Welche Dokument-Typen fallen in welchem Umfang an?
  • Wer bearbeitet diese Dokumente in welchen Abteilungen und mit welchen Programmen?
  • Welchen Anforderungen an Datenschutz, Geheimhaltung und Aufbewahrungsfristen unterliegen die Dokumente?

Nach dieser Analyse sollte das Unternehmen basierend auf seinen Ergebnissen konkrete Fragen formulieren, welche es an die Herstellerfirmen von prinzipiell in Frage kommender DMS-Software richtet. Die Frage „Beschleunigt ihr Produkt unseren Workflow?“ wird jeder Softwareanbieter pauschal mit „ja“ beantworten. Die Frage „Ist eine Schnittstelle zum CRM-System Pipedrive implementierbar, mittels der Angebote an potenzielle Kunden direkt mit den im DMS hinterlegten Kundendatenbanken synchronisiert werden?“ hingegen ist deutlich spezifischer und wird zu ehrlichen und für den Interessenten aussagekräftigen Antworten des Anbieters führen.

On-Premise-Lizenzkauf vs. Cloud-basierte Lösungen

Wer sich ein DMS anschaffen möchte, steht grundsätzlich vor der Entscheidung, in welcher Form er das Programm erwerben möchte. Zur Nutzung von Programmen in traditioneller Form ist im On-Premise-Lizenzkauf-Modell der Erwerb von Lizenzen nötig und der Anwender ist für die Aufrechterhaltung der Aktualität des Programmes durch regelmäßig zu installierende Updates verantwortlich. Cloud-basierte SaaS-Systeme (Software-as-a Service-Systeme) erfreuen sich indes immer größer werdender Beliebtheit. Beide Lösungen, SaaS-Modell und On-Premise-Lizenzkauf-Variante, warten natürlich mit einigen Vorteilen auf, sind andererseits jedoch auch mit Nachteilen verbunden.

Frau mit Tablet
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SaaS-basierte Softwaremodelle ermöglichen allen Mitarbeitern die flexible Softwarenutzung auf verschiedenen Endgeräten ohne jegliche Ortsbindung.

Welche Variante für das eigene Unternehmen die bessere Lösung darstellt, muss jeder Interessent individuell abwägen und entscheiden. Der Trend geht deutlich hin zu Cloud- und SaaS-basierten Anwendungen, da die Globalisierung von Arbeitsprozessen nie dagewesene Datenhaltungs- und Arbeitsmechanismen erfordert. Gerade kleinere Unternehmen sind vermutlich nicht in der Lage, ein technisch anspruchsvolles und komplex aufgebautes DMS technisch zu betreuen. In diesem Fall sind selbstverständlich Cloud-Lösungen zu bevorzugen. Große Unternehmen mit einer breit gefächerten Nutzerschaft aus verschiedenen Geschäftsbereichen und hohen individuellen Ansprüchen an die Administrationswerkzeuge und die Anpassbarkeit der Detailfunktionen auf verschiedene Abteilungen sind unter Umständen mit On-Prem-Lösungen besser beraten.

SaaS-/Cloud-Lösungen

Die Lösung, die Nutzungsrechte für die Software gemäß dem SaaS-Modell für einen vertraglich vereinbarten Zeitraum zu mieten, bietet dem Kunden jeweils einige Vor- und Nachteile:

  • Überall flexibel auf jedem Endgerät nutzbar
  • Keine Anforderungen an die interne IT-Infrastruktur
  • An kein Betriebssystem gebunden
  • Stets aktuelle Version verfügbar
  • Daten lagern auf sicheren Servern in Rechenzentren des Anbieters
  • Abhängigkeit vom Datenhosting des Anbieters oder von Drittunternehmen
  • Vertragsbindung
  • Regelmäßige Kosten
  • Erfordert konstante Internetverbindung
Vor- und Nachteile des Softwareerwerbs durch On-Premise-Lizenzkauf

Ebenso wie SaaS-Lösungen bringt auch die Variante des On-Premise-Software-Erwerbs einige Vor- und Nachteile mit sich:

  • Keine Vertragsbindung
  • Keine Folgekosten
  • Unabhängigkeit vom Anbieterunternehmen
  • Ohne Internetverbindung nutzbar
  • Für Updates selbst verantwortlich
  • Mitunter Einrichtungsgebühren fällig
  • Belastet die interne IT- und Serverstruktur
  • Zeitaufwändige Einrichtung für jeden Arbeitsplatz notwendig
  • Arbeitsplatzbindung

Inwiefern unterscheidet sich ein DMS von einem ECM?

Ein DMS ist abzugrenzen von den verwandten ECM-Systemen. ECM steht als Akronym für „Enterprise Content Management“. Oft werden selbst in der Fachliteratur beide Bezeichnungen synonym oder annähernd synonym verwendet. Auch der Begriff „Informationsmanagement“ taucht im Zusammenhang mit beiden Softwaregruppen häufig auf.

Enterprise Content Management (ECM)

Beim Enterprise Content Management handelt es sich um eine Technik des Informationsmanagements. ECM-Software dient der Verwaltung sämtlicher Unternehmensinhalte. Ziel des ECM ist es, alle organisatorischen Prozesse innerhalb eines Unternehmens durch das Erfassen, Sammeln und Bereitstellen des Contents und sämtlicher Informationen inklusive der Dokumente zu unterstützen.

Dokumentenmanagement (DMS)

Per Definition umfasst das Dokumentenmanagement die folgenden Bereiche:

  • Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten
  • Workflow dank intelligenter Verteilung von Dokumenten
  • Eingabe und Ausgabe sowie sinnvolle Kategorisierung von Dokumenten
  • Archivierung von Dokumenten
  • Möglichkeit zur gezielten Suche von Dokumenten und deren Inhalten

Das Ziel des Dokumentenmanagements ist es, die Produktivität durch die Verkürzung von Durchlaufzeiten von Dokumenten und die zügige Bereitstellung benötigter Informationen zu steigern. In diesem Sinne handelt es sich um eine verwaltungspraktische Aufgabe, die letztendlich nur ein Teil des ECM ist, nämlich derjenige Teil, der sich rein auf Dokumente und nicht auf anderweitig gearteten Content bezieht.

Softwarelösungen im Bereich DMS und ECM

Da der Begriff ECM im deutschsprachigen Raum weitestgehend unbekannt ist, wird er oft schlichtweg mit „Dokumentenmanagement“ übersetzt. Hinzu kommt, dass sich klassische Softwarelösungen im Bereich DMS konstant weiterentwickelten und inzwischen zahlreiche Funktionen bieten, die eigentlich über den Bereich des reinen Dokumentenmanagements hinausgehen, sodass sie Aufgaben des ECM abdecken. Insofern verwenden gerade Anbieter umfangreicher DMS-Produkte beide Begriffe ab und an synonym.

Eine DMS-Software muss also nicht zwingend weniger umfangreiche Leistungen bieten als eine ECM-Software. Viele DMS-Softwares erfassen und archivieren beispielsweise inzwischen nicht nur Dokumente und E-Mails, sondern ermöglichen die Einrichtung benutzerdefinierbarer Workflows, die Dokumente entsprechenden Bereichen und Personen zuleiten. Interessenten sollten daher sowohl DMS- als auch ECM-Softwarelösungen gleichermaßen in Betracht ziehen.

5. DMS im Einsatz im Unternehmen

Die optimale Lösung ist ein umfassendes DMS, welches in sämtlichen betrieblichen Prozesse integriert ist. Ein solches DMS, das Funktionen eines ECM einschließt, verbindet auch nahezu alle Abteilungen und Bereiche eines Unternehmens.

Akquise

AKQUISE UND VERTRIEB

Im alltäglichen Vertriebsprozess gilt es eine ganze Reihe anfallender Dokumente zu handhaben: E-Mail-Korrespondenz mit Interessenten und Kunden, Angebote, Präsentationen, Gesprächsprotokolle, Prospekte. Der Vertrieb hinterlegt viele dieser Dokumente optimalerweise in einem CRM-System, sodass zumindest die Vertriebsmitarbeiter über den aktuellen Status informiert sind. Verwendet das Unternehmen jedoch ein DMS, stehen diese Dokumente brandaktuell und vollständig allen Unternehmensbereichen zur Verfügung und sind sicher im System hinterlegt. So sehen jederzeit auch Vorgesetzte, Buchhaltung und Marketing-Abteilung die Dokumentation eines Kundenkontaktes und haben Zugriff auf für sie wichtige Informationen.
Costumer-Care

CUSTOMER-CARE UND KUNDENPROJEKTE

Aus der Kundengewinnung und dem Verkauf ergeben sich Aufgaben für die Kundenbetreuung: Aufträge, Auftragsbestätigungen, Absprachen via E-Mail, Lasten- und Pflichtenhefte, Vertragsentwürfe und -versionen, Gesprächsprotokolle, Projektentwürfe und -pläne, Zeiterfassung, Leistungsnachweise und -dokumentationen, Spezifikationen und Nachträge. Ein DMS dokumentiert und archiviert all diese im Prozess entstehenden Dokumente in Echtzeit und stellt sie auf Abfrage in zielführenden Dokumentationen zusammen. An der Schnittstelle zur Buchhaltung werden relevante Dokumente direkt zur Weiterbearbeitung und Rechnungsstellung vorgelegt.
Rechnungswesen

RECHNUNGSWESEN UND REPORTING

Das Rechnungswesen basiert nahezu ausschließlich auf der Arbeit mit Dokumenten. Mitarbeiter scannen eingehende Rechnungen, mittels OCR speichert und archiviert das DMS diese und stellt sie zur Weiterbearbeitung bereit. Belege, Prüfvermerke, Bearbeitungsprotokolle und Kommentare hinterlegt das DMS ebenfalls und ordnet sie den entsprechenden Vorgängen zu, sodass eine lückenlose Dokumentation gewährleistet ist. Direkt aus dem DMS gehen die Rechnungen in die Buchhaltungssoftware über. Ursprung und Hintergrund jeder Rechnung sind bei Bedarf dank der Verknüpfung mit dem Vertrieb und der Kundenbetreuung jederzeit einsehbar. Die rechtskonforme Erfassung, Sicherung, Verarbeitung und Archivierung von Belegen der Buchhaltung gemäß der GoBD machen den Einsatz eines DMS in diesem Unternehmensbereich ohnehin nahezu obligatorisch.

Integration des DMS in Office-Programme

Die Mehrzahl der DMS erlaubt eine Anbindung an die Programme von Microsoft Office. So nutzen alle Mitarbeiter das DMS direkt über ihre gewöhnlichen Office-Programme, ohne erst eine Anwendung verlassen und sich in eine andere einloggen zu müssen. Die Speicherung von Word-, Excel oder PowerPoint-Dokumenten ist damit direkt im DMS möglich, ohne den Umweg einer Zwischenspeicherung auf der lokalen Festplatte gehen zu müssen. Ebenso sind Dokumente direkt über das Office-Programm abrufbar. Dank individueller Einstellungsmöglichkeiten überführt das DMS E-Mails und angehängte Dokumente automatisch in seine Datenbank. Alle Nachrichten, die der Nachverfolgung von Geschäftsvorfällen dienen, müssen per Gesetz sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Mit der Speicherung der Mail im DMS ist den gesetzlichen Anforderungen Genüge getan.

GoBD

Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, von 2014 regelt die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung. Diese Anforderungen müssen DMS erfüllen. Zudem ist es kaum möglich, die Bestimmungen ohne Verwendung eines DMS einzuhalten.

So testen wir

Um einem Unternehmen bei der Auswahl eines auf seine individuellen Bedürfnisse zugeschnittenen Dokumentenmanagementsystems zu unterstützen, haben wir fünf Vergleichskategorien definiert, die jeder Interessent vor der Entscheidung für einen Softwareanbieter und dem Vertragsabschluss individuell nach eigener Schwerpunktsetzung gewichten kann.

Die Produktauswahl der beliebtesten DMS-Produkte umfasst sowohl umfassende Lösungen für kleine Unternehmen bis hin zur Konzerngröße, wie DocuWare, ecoDMS, Alfresco, Amagno oder Office Manager, aber auch Nischenlösungen wie Fluix und ein Programm für Privatanwender und kleine Unternehmen, Fileee.

Bei den fünf Bewertungskategorien handelt es sich um „Funktionen“, „Benutzerfreundlichkeit“, „System, Module und Schnittstellen“, „Zielgruppen und Datensicherheit“ sowie „Konditionen und Service“. In jeder Kategorie haben wir für jedes der sieben Softwareprodukte zwischen 0.00 und 5.00 Punkten vergeben. Da die „Funktionen“ für die Mehrzahl der Interessenten die wichtigsten Kriterien darstellen dürften, floss die erreichte Punktzahl mit unterschiedlicher Gewichtung in die Gesamtbewertung ein. Das Bewertungsschema und die Errechnung der Gesamtnote unterliegt folgender Gewichtung:

  • Funktionen: 30 Prozent
  • Benutzerfreundlichkeit: 20 Prozent
  • System, Module und Schnittstellen: 10 Prozent
  • Zielgruppen und Datensicherheit: 20 Prozent
  • Konditionen und Service: 20 Prozent

Je nach unternehmensspezifischer Präferenz einzelner Aspekte wie Funktionsumfang, Flexibilität in der Modulzusammensetzung, Nutzeranzahl, Datensicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Vertragskonditionen, können verschiedene Softwareprodukte besser oder weniger gut geeignet sein. Unser Vergleich bietet eine umfassende Kaufberatung.

Funktionen

Das Kriterium des Funktionsumfanges ist wohl für die Mehrzahl an Unternehmen der entscheidende Faktor, der bei der Auswahl eines DMS eine Rolle spielt. Grob zu unterscheiden sind hierbei Kernfunktionen, wie die entsprechenden Funktionen zur Eingabe und Archivierung verschiedener Dokumenttypen, die automatische OCR-Texterkennung, Verschlagwortung und Indexierung des Inhaltes, oder die Anlage von Hintergrundinformationen, den sogenannten Metadaten, die später eine gezielte Volltextsuche nach spezifischen Inhalten im gesamten Dokumentenbestand und die Ausgabe von thematischen Dokumentationen erlauben. Ein Doublettencheck hilft dabei, eventuelle Duplikate bereits bei Einpflegung in das System zu erkennen und doppelten Datenbestand zu vermeiden. Eine automatische Versionierung, idealerweise in Verbindung mit einem Versions-Manager und einer einsehbaren Änderungshistorie lässt nachvollziehen, wer wann Bearbeitungen am Dokument vorgenommen hat und ermöglicht gegebenenfalls die Wiederherstellung eines älteren Bearbeitungsstandes. Gute Dokumentenmanagementsysteme nehmen die Versionierung, Verschlagwortung, Indizierung vollautomatisch vor und sind dabei lernfähig.

Wer suchet, der findet. Eine Volltextsuche erlaubt, den gewünschten Inhalt in wenigen Sekunden aus Millionen Inhalten und verschiedenen Dateien ausfindig zu machen. Eine Content-Vorschau ermöglicht es, schnell durch Dateien zu blättern, ohne jede Einzeldatei öffnen zu müssen. Mittels Hot-Key-Suche ist die Suche im DMS aus jeder anderen Anwendung heraus ohne Plug-in allein durch Markierung des gewünschten Suchbegriffs möglich.

Wer mit anderen zusammenarbeiten möchte, profitiert von den Möglichkeiten, Inhalte per Weblink freizugeben und zu teilen sowie digitale Notizen, Kommentare und Stempel in den Dateien zu hinterlassen. Ein Workflow-Management-Tool hilft dabei, die Bearbeitungsprozesse im gesamten Unternehmen zielgerichtet zu steuern und Dokumente zielgerichtet und umgehend den jeweiligen Personen zuzuleiten sowie Schritte wie Zahlungsanweisungen automatisiert zu erledigen.

Benutzerfreundlichkeit

Benutzerfreundlichkeit ist ein entscheidender Punkt, den Interessenten vor dem Kauf einer DMS-Software nicht vernachlässigen sollten. Denn es geht um weit mehr als die bloße Optik von Benutzeroberfläche, Schaltflächen und Grafiken. In diesem Kriterium sind auch Funktionen relevant, welche die Benutzerfreundlichkeit und Nutzererfahrung positiv beeinflussen. Dies umfasst zum einen die Möglichkeit, Dateien offline auf dem Desktop zu bearbeiten und später online mit dem DMS zu synchronisieren, zum anderen diverse freie Einstellungs- und Anpassungsmöglichkeiten, wie frei definierbare Suchfilter, Indexierungsregeln, Klassifizierungsregeln und andere Individualisierungsmöglichkeiten.

Als ausgesprochen nützlich erweist sich zudem eine Benachrichtigungs- oder Erinnerungsfunktion, die Nutzer alarmiert, sobald eine neue Aufgabe ansteht. Nicht nur für verbesserte Kommunikation und beschleunigte Workflows, sondern auch für eine positive Userexperience und Motivation der Mitarbeiter sorgen Newsfeeds oder Aktivitäts-Timelines, die bisweilen den Charakter von Social-Media-Timelines annehmen, und interne Chatfunktionen.

Besonders benutzerfreundlich ist es, wenn der Anwender E-Mails oder Dateien via Drag-and-Drop ins DMS überführen kann. Ebenfalls ist es sinnvoll, wenn auch Mitarbeiter oder externe Personen ohne eigentliche Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigung, beispielsweise Lieferanten, in einem Datenraum auf ausgewählte und für die beiderseitige Kommunikation relevante Inhalte zugreifen können.

System, Module und Schnittstellen

Dieses Bewertungskriterium befasst sich mit technischen Aspekten, sprich, inwieweit sich das DMS in die bisherige Arbeitsumgebung und das bisherige System einbinden lässt. Hierfür ist zum einen relevant, auf welchen Wegen Nutzer das DMS nutzen können: Gibt es die Software im Cloud-Modell oder auch als On-Premise-Variante? Wer unterwegs mit dem DMS arbeiten möchte, sollte darauf Wert legen, dass es entsprechende Apps für Android und iOS gibt, die mit der Desktop-Version direkt synchronisiert sind. Jedes DMS sollte mit den gängigen Office- und E-Mail-Programmen kompatibel sein, um Inhalte aus diesen direkt importieren und Inhalte in diese exportieren zu können, ohne den Umweg einer Zwischenspeicherung in Kauf nehmen zu müssen. Add-ons, Plug-ins und sonstige Produkterweiterungen helfen, das Programm individuell um gewünschte Funktionen zu erweitern. Eine offene API ermöglicht als moderne Schnittstelle Programmierern, beliebige Drittsysteme an das DMS anzubinden.

Zielgruppen und Datensicherheit

In dieser Bewertungskategorie werfen wir zunächst einen Blick auf die beabsichtigte Zielgruppe des jeweiligen Softwareentwicklers. Denn welche Software sich für ein Unternehmen eignet, hängt zu einem großen Teil auch von dessen Geschäftsmodell und Mitarbeiteranzahl ab. Umfangreiche DMS, wie Amagno oder Alfresco, die eher für Großunternehmen entworfen wurden, verfügen beispielsweise über zahlreiche Zusatzfeatures und abteilungsübergreifende Funktionen, die für ein Start-up oder Kleinunternehmen nicht notwendig wären und die Bedienung für den beabsichtigten Zweck unnötig umständlich gestaltet.

Standard ist bei allen Anbietern, die auf Cloud-Basis operieren und bei denen die Daten nicht auf lokalen Kundenrechnern hinterlegt werden, eine SSL-verschlüsselte Verbindung zum Server, um der Datensicherheit Rechnung zu tragen. In der Regel fertigen die Anbieter auch mehrfache Backups auf verschiedenen Servern an, um Datenverlust vorzubeugen. Damit nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen Zugriff auf jedes Dokument erhält und Elemente modifizieren oder löschen kann, ist es sinnvoll, wenn ein Administrator entsprechende Zugriffsrechte und Bearbeitungsrechte für einzelne Programmbereiche und einzelne Dokumente vergeben kann. Besonders positiv ist zu bewerten, wenn jeder Berechtige neben voreingestellten Nutzerrollen auch eigene Nutzerrollen und Sicherheitsstufen definieren kann. Links, die anderen Zugriff auf Dokumente erlauben, sollte der Absender mit einem Ablaufdatum versehen können, um den Zugriff für Dritte nach einer selbst definierten Zeitspanne wieder zu blockieren. Der Anbieter sollte revisions- und rechtssicheres Archivieren der Dokumente sicherstellen können.

Konditionen & Service

Die Nutzung eines DMS ist in aller Regel mit Kosten verbunden. Alfresco, Amagno und Fileee bieten zwar auch kostenfreie Programmversionen, jedoch sind diese an beschränkten Funktionsumfang, Speicherplatz oder Importkapazität gebunden. Die Berechnungsgrundlage und Preisstruktur variiert dabei je nach Anbieter. Alle Anbieter sehen zumindest eine unverbindliche, kostenfreie Testphase von 14 bis 30 Tagen vor. Diese sollten Interessenten unbedingt vor der Entscheidung für eine Software in Anspruch nehmen, um sich mit allen Funktionen vertraut zu machen und beurteilen zu können, ob die jeweilige Software sich optimal an die eigenen Anforderungen anpassen lässt.

Positiv bewerten wir in diesem Kriterium Anbieter, die eine übersichtliche Preisstruktur in verschiedenen Leistungspaketen zur Auswahl bereitstellen, die sich möglichst flexibel auf die Bedürfnisse und Gegebenheiten jedes Kundenunternehmens anpassen lässt, ohne eine lange Mindestvertragslaufzeit einzufordern. Sehr positiv sticht an dieser Stelle Fluix hervor, das mit drei einfach strukturierten und klar definierten Leistungspaketen zu günstigen Konditionen bei geringer Mindestvertragslaufzeit aufwartet.

Um den Nutzern einen möglichst einfachen Einstieg in die Nutzung der Software zu ermöglichen, stellen die Anbieter verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Dies umfasst neben Webinaren, Tutorials und ausführlichen Guides, die sich meist auf der Webpräsenz des jeweiligen Anbieters finden, auch Live-Schulungen online bis hin zu persönlichen Schulungen vor Ort. Zu vielen Produkten gibt es Nutzer-Communities, in denen sich Anwender über die Programme und ihre Erfahrungen mit den Tools austauschen.

Sollten Anwender über diese Kanäle nicht die gewünschten Antworten finden oder Probleme mit der Software auftreten, sollte der Anbieter einen qualifizierten Kundensupport über E-Mail, Live-Chat und Hotline bieten.