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DMS-Software

Die besten Dokumentenmanagementsysteme im Vergleich

Timm Hendrich
Platz Produkt Bewertung
1 PaperPort 4,72
2 Paperless 4,71
3 M-Files 4,70
4 DocuWare 3,95
5 Keytech 3,80
6 Datev DMS

Den Überblick über Dokumente behalten

    Das Wichtigste in Kürze
  • Eine Dokumentenmanagementsystem-Software dient der übersichtlichen Unterlagenverwaltung.
  • Das Dokumentenmanagementsystem hilft bei der Ordnung und Verknüpfung verschiedenster Dokumententypen.

Um wichtige Dokumente verwalten und übersichtlich aufbewahren zu können, setzen nicht nur große Unternehmen, sondern auch Privatpersonen auf ein so genanntes Dokumentenmanagement-System (DMS). Dadurch werden Dokumente nicht nur in Papierform, sondern auch in digitaler Form abgelegt und erfüllen gleichzeitig die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Dokumente.

1. Was leistet DMS-Software ?

Bei Dokumentenmangement-Software handelt es sich um ein digitales Hilfsmittel, das in jedem privaten oder gewerblichen Büro zum Einsatz kommen kann. Programme dieser Art werden unter anderem von M-Files DMSPaperPort und Paperless angeboten. Besonders beliebt sind Dokumentenmanagement-Systeme in Bibliotheken sowie bei Behörden, die auf die Archivierung vieler Unterlagen angewiesen sind. Neben der Organisation und Koordination dient eine derartige Software auch der Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten. Im Zuge der Digitalisierung, in der die meisten Daten bereits in elektronischer Form vorliegen, vereinfacht ein Dokumentenmanagementsystem auf diese Weise den Informationsfluss, wodurch wiederum Zeit gespart wird.

Dokumentenmanagement richtig einsetzen

Vor allem in Behörden und Ämtern sammeln sich viele wichtige Dokumente an, welche die Ordner und Ablagen nach und nach füllen. Hier bietet es sich an, das Dokumentenmanagement von Computern übernehmen zu lassen und in eine sogenannte Dokumentenmanagement-Software zu investieren. Diese hilft bei der Beseitigung und Verwaltung der Papierberge, bringt Ordnung in die Unterlagen und Dokumente und schafft eine platzsparende Ablagemöglichkeit. Zudem ist ein Dokumentenmanagement-System sehr übersichtlich und kann überall mithingenommen werden. DMS-Software vereint Funktionen wie das Scannen, die Archivierung und Organisation von Dokumenten und sorgt für eine deutliche Reduzierung von Papier.

Digitale Dokumentverwaltung war noch nie so einfach.

Diese Funktionen brauchen DMS-Programme

Die Anzahl an Dokumentenmanagement-Systemen ist recht groß. Aus diesem Grund sollten Interessierte vor der Kaufentscheidung verschiedene Angebote miteinander vergleichen.

Diese Aspekte beziehen sich sowohl auf die Handhabung der DMS-Software als auch auf die Funktionalität des Programms.

Zudem ist die Serviceleistungen des Herstellers bei der Wahl nicht zu verachten, denn ein guter Support ist ebenfalls ausschlaggebend für empfehlenswerte Dokumentenmanagement-Systeme.

Ordnerreihe im Büro
DMS-Software macht unübersichtlichen Papierkram obsolet. Dokumentverwaltung par excellence.

Mithilfe spezifischer Informationen wie dem Erstellungsdatum oder diversen Schalgwörtern finden Nutzer schnell und zuverlässig genau die Unterlagen, nach denen sie suchen. Darüber hinaus sorgt die Software, wie es der Name bereits verrät, für das Management der Dokumente. Dazu zählen unter anderem die automatische beziehungsweise manuelle Verteilung der Unterlagen, die Überwachung – etwa vor unerlaubten Zugriffen – unter Einsatz einer Rechteverwaltung sowie die Verarbeitung und Verknüpfung.

2. So vergleichen wir

Die Netzsieger-Redaktion hat aus der Vielzahl von Angeboten die zehn besten herausgesucht und diese anhand vier verschiedener Kriterien miteinander verglichen. Die dabei entstandene Rangliste und das Gesamtergebnis werden hier repräsentiert. Die einzelnen Testberichte zu jedem Produkt dienen Nutzern, denen eher bestimmte Punkte wichtiger sind als das Gesamtpaket.

Funktion

Basics wie das Scannen von Dokumenten beziehungsweise die Anbindung an einen lokalen Scanner sollte jede DMS-Software mitbringen. Auch der Import von Dokumenten per Drag-and-Drop direkt in das Programm ist eine gewünschte Funktion. Von großem Nutzen für die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten ist die Verschlagwortung von gespeicherten Dateien. Kleine und mittelgroße Unternehmen, die eine DMS-Software suchen, sollten auf jeden Fall darauf achten, dass das Dokumentenmanagement-System reibungslos mit der vorhandenen CMS-Software (Content-Management-System) zusammenarbeitet. Weiterhin sollte die DMS-Software nicht nur einfache Textdokumente, sondern auch E-Mails, Zeichnungen, kaufmännische sowie wichtige amtliche Dokumente aufbewahren können.

Bedienung

Die Benutzeroberfläche des Dokumentenmanagement-Systems sollte so gestaltet sein, dass selbst Anfänger schnell mit der Software zurechtkommen. Alle Vorgänge und Arbeitsschritte, die damit durchgeführt werden, sollten verständlich und möglichst in deutscher Sprache beschrieben werden, um das Dokumentenmanagement nicht unnötig zu erschweren. Außerdem sind zusätzliche Hinweise und ein Hilfe-Programm von Vorteil. Auch die Größe der Software ist ein wichtiges Auswahlkriterium, da diese bei kompletter Leistung des Computers nur wenig Speicherplatz in Anspruch nehmen darf. So verlangsamen besonders große Dokumentenmanagement-Systeme unnötig den Rechner, weil sie sich auf dem gesamten Computer ausbreiten.

Anschaffungskosten

Eine gute Dokumentenmanagement-Software sollte niemals nur wegen des Preises gewählt werden. Eine sichere, vollständige und rechtskonforme Archivierung aller Unterlagen und Dokumente ist viel wichtiger. Dafür stehen die verschiedensten Software-Lösungen zu den unterschiedlichsten Preisen bereit. Die kostenlosen Software-Lösungen sind besonders für private Nutzer interessant. Unternehmen hingegen sollten jedoch schon Aufgrund der Wichtigkeit einer sauberen und korrekten Ablage auf die gebührenpflichtigen Dokumentenmanagement-Softwares setzen, die im Schnitt zwischen 50 Euro und 1.000 Euro kosten können.

Hilfe

In der Regel bieten die Hersteller solcher Software-Lösungen einen guten Support an, denn sie sind auf zufriedene Kunden angewiesen. Verschiedene Kontaktmöglichkeiten sowie ein Nutzerforum oder FAQ-Listen werden von vielen Software-Anbietern zur Verfügung gestellt. Außerdem gibt es bei den gebührenpflichtigen Management-Programmen in vielen Fällen die Möglichkeit, das Dokumentenmanagement-System erst einmal als kostenlose Testversion zu prüfen. Auch dies gehört zu einem nützlichen Kundenservice dazu und führt zu einer guten Kundenbindung.

Fazit der Redaktion

Wie der Vergleich zeigt, weisen die einzelnen DMS-Programme unterschiedliche Funktionen und Leistungen bezüglich der Dokumentverwaltung auf. Jeder Nutzer hat seine eigenen Vorstellungen davon, was die Dokumentenmanagement-Software leisten soll. Daher ist es schwer von der besten Anwendung schlechthin zu sprechen. Unser Vergleich soll vielmehr eine Übersicht über die besten DMS-Programme auf dem Markt geben und Käufern so eine Orientierungshilfe bei der Kaufentscheidung bieten.