Buchhaltungssoftware

Die beste Buchhaltungssoftware im Vergleich

Konzept und Bedienung
Getestetes Paket
Anfängerfreundlich
Bedienbarkeit
Suchfunktion
Buchführungsassistent
Buchungsvorlagen
Anzahl der Buchungen
Korrektur/Umbuchungen
OCR (Texterkennung)
Automatische Kontozuordnung
Grafische Auswertungen
Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
Funktionen Buchhaltung
Einfache Buchführung (EÜR)
Doppelte Buchführung (GuV)
Jahresabschluss (Bilanz)
E-Bilanz
Abweichendes Wirtschaftsjahr
Stapel- und Dialogbuchungen
Belegerfassung
Kassenbuch
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Anlagenverwaltung/Abschreibungen
Online-Banking-Integration
Umsatzsteuervoranmeldung
Standardkontenrahmen
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Funktionen Rechnung
Angebote erstellen
Wiederkehrende Rechnungen (Monatsreminder)
Rechnungen per E-Mail versenden
Rechnungen per Post versenden
Rechnungen ohne Logos der Software
Eigenes Rechnungs-Layout
Internationale Abrechnungen (Fremdsprachenassistent)
Performance
Anzahl Logins/Profile/Benutzer
DATEV-Schnittstelle
ELSTER-Schnittstelle
Steuerberater-Zugang
Datenimport CSV
Datenexport CSV
Datenexport PDF
Belegerfassung per E-Mail
Android-App
iOS-App
API
Dokumentation und Support
Handbuch
Videos
FAQ-Bereich
Telefon-Support
E-Mail-Support
Web-Formular
Forum, Soziale Medien, etc.

Buchführung und Abrechnung vereinfachen

Das Wichtigste in Kürze
  • Buchhaltung und Belegarchivierung müssen den strengen Regeln des Steuerrechts folgen. Buchhaltungssoftwares müssen immer den neusten Regeln entsprechen.
  • Eine Buchhaltungssoftware hilft, Ein- und Ausgangsrechnungen zu bündeln und deren Summen und Saldi stets aktuell zu halten.
  • Zusätzlich lassen sich mit einer Buchhaltungssoftware Tankbelege, Bahn- und Flugtickets sowie Bewirtungsbelege digitalisieren und gehen nicht verloren.
  • Cloud-Buchhaltungssoftwares haben viele Vorteile: keine Installation notwendig, geringer Ressourcenverbrauch und eine stets aktuelle Software-Version.
  • Zudem können Nutzer die Daten im Buchhaltungsprogramm weltweit und geräteunabhängig aufrufen und editieren.

Unsere Testsieger

Sieger nach Punkten ist die die sevDesk Buchhaltung. Das Programm lässt im Bereich Rechnung nichts vermissen und verfügt über alle Buchhaltungsfunktionen, die für Kleinunternehmer und Selbstständige wichtig sind. Zudem ist es einfach zu bedienen. 

Knapp dahinter landet der BuchhaltungsButler. Das auf die Hauptzielgruppe kleine GmbHs ausgerichtete Online-Tool überzeugt durch seine große Funktionspalette, die Nutzern bereits in der kleinsten Tarifstufe vollumfänglich zur Verfügung steht. Besonders praktisch ist die Texterkennung (OCR), die Belege automatisiert auswertet und anschließend vorkontiert verbucht.

debitoor sicherte sich den dritten Platz. Das benutzerfreundliche Tool aus Dänemark erleichtert Kleinunternehmern sowie Gründern die Buchhaltung und ist dank Erweiterungen sehr vielseitig. Auf einen Telefon-Support müssen Anwender jedoch verzichten.

Buchhaltung ist ein unliebsames Thema

Egal, ob Selbstständige, Freiberufler, Gründer oder kleine und mittlere Unternehmen: Buchhaltung muss sein. Spätestens wenn das Finanzamt beispielweise zur fälligen Steuerklärung gewisse Daten abfragt, sollten die Dokumente vollständig sein. Das bringt rechtliche Sicherheit und hilft, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Die Hürde, anzufangen, liegt sehr hoch, da das Thema Buchhaltung für Einsteiger schwer zu fassen ist. Deshalb werden verschiedenste Belege oft in Keksdosen oder Schuhkartons zusammen aufbewahrt. Versuchen Steuerpflichtige nun, die Quittungen zu sortieren, bricht oft Chaos aus. Die Nachweise müssen einem bestimmten Kauf oder einer Dienstleistung zugeordnet werden. Viele Transaktionen liegen lange zurück, und ohne konkreten Hinweis kann man sich oft nicht mehr an sie erinnern. Zudem besteht bei einer Loseblattsammlung der Nachteil, dass sämtliche Papierbelege erst einmal in die richtige Reihenfolge gebracht werden müssen. Bei einer großen Sammlung kann es ein sehr zeitraubendes Unterfangen sein.

Was genau ist Buchhaltung?

Die Buchhaltung ist der Bereich bzw. der Verantwortliche in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen, der für die Buchführung zuständig ist. Selbstständige, die sich keinen Buchhalter oder Steuerberater leisten können oder wollen, müssen diese Aufgabe wohl oder übel selbst übernehmen. Die Aufgabe der Buchhaltung besteht darin, alle Geschäftsvorfälle beziehungsweise Wertveränderungen innerhalb eines Abrechnungszeitraumes zu erfassen. Dazu gehören Lohnzahlungen, Verbindlichkeiten und das Vermögen eines jeden Unternehmens. Am Ende des Geschäftsjahres wird aus den Daten der Buchhaltung der Jahresabschluss erstellt. Dieser ist Grundlage für die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) des Unternehmens. Diese Dokumente sind Voraussetzung für die korrekte Ermittlung von Gewerbe-, Körperschafts- und Einkommensteuer. Während des laufenden Geschäftsjahres muss die Buchhaltung dem Finanzamt die Umsatzsteuer-Voranmeldung zukommen lassen sowie alle fortlaufenden Geschäftsvorfälle verbuchen.

Fehler in der Buchführung können zur Strafverfolgung des Unternehmers führen. Im schlimmsten Fall droht ein Entzug der Gewerbeberechtigung.

Aufgepasst!

Hat ein Unternehmen eine korrekte Buchführung vorzuweisen, können Schwachstellen im Unternehmen aufgedeckt und Daten über die Liquidität ausgelesen werden. Jedes Unternehmen ist laut Gesetz zur Buchführung verpflichtet, sofern es den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) unterliegt. Die Regeln können sich allerdings je nach Geschäftsform unterscheiden. So gelten etwa für Kleinunternehmer, dessen Umsatz im vorangegangenen Geschäftsjahr 17.500 Euro nicht überschritten hat und 50.000 Euro im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich nicht überschreiten wird, weniger strenge Regeln.

Was ist der Unterschied zwischen Buchführung und Buchhaltung?

Die Begriffe Buchführung und Buchhaltung werden im alltäglichen Sprachgebrauch wie Synonyme verwendet. Das ist aber strenggenommen nicht korrekt, denn die Buchführung bezeichnet das chronologische, lückenlose Aufzeichnen aller Geschäftsvorfälle innerhalb eines Unternehmens. Diese Aufzeichnungs-Arbeit wird in Unternehmen oftmals von einer eigenen Abteilung erledigt: der sogenannten Buchhaltung.

Vorteile einer Buchhaltungssoftware

Eine Buchhaltungssoftware vereinfacht und automatisiert eine ganze Reihe von Arbeitsschritten und Prozessen und spart so wertvolle Zeit.

  • Buchhaltungssoftware löst die händische Buchhaltung ab.
  • Buchhaltungssoftware automatisiert viele mathematische Prozesse.
  • Buchhaltungssoftware vereinfacht die Aufbewahrung von Belegen, indem das Programm sie digital abspeichert.
  • Buchhaltungssoftware erübrigt die Suche nach Buchungsnachweisen, da Nutzer nach Datum und Stichwörtern filtern können.

Viele Buchhaltungsprogramme erstellen automatisch betriebswirtschaftliche Zusammenfassungen, wie Jahresabschluss, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder Bilanzen. Voraussetzung dafür ist, dass sie lückenlos mit den erforderlichen Informationen, wie Rechnungen und Belegen, gefüttert werden. Eine Buchhaltungssoftware eignet sich daher für alle, die unkompliziert und schnell Belege wie Rechnungen, Angebote und Lieferscheine verwalten möchten: Selbstständige, Freiberufler, Kleinunternehmer, Gründer, Start-ups sowie kleine und mittlere Unternehmen (KMU).

Der Einsatz einer Buchhaltungssoftware hilft, Fehler zu vermeiden, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren und jederzeit einen aktuellen Überblick über die Kennzahlen (KPIs) zu haben. Zudem bleiben Sie mit modernen Buchhaltungssoftware-Lösungen denkbar flexibel: Die meisten Software-Lösungen werden nicht mehr auf dem PC installiert, sondern als Software-as-a-Service-Modell (SaaS) über den Browser aus der Cloud abgerufen. Dadurch besteht die Möglichkeit, den Umfang der Buchhaltungssoftware gut an den eigenen Bedürfnissen anzupassen – der Nutzer kann etwa verschiedene Module hinzu buchen.

Durch die Cloud-Anbindung sind die Daten weltweit und geräteübergreifend abruf- und editierbar: egal ob vom Laptop während der Geschäftsreise oder bei der Bahnfahrt vom Smartphone aus. Das schnelle Erledigen des unbeliebten Papierkrams in Phasen, in denen dafür Zeit übrig ist, ermöglicht mehr Raum für alles andere – vor allem für das wichtige Kerngeschäft des Unternehmens.

Welche Aufgaben kann die Buchhaltungssoftware übernehmen?
  • Vereinfachung der ordnungsgemäßen Buchung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben
  • Unterstützung bei der korrekten Erstellung von Angeboten und Rechnungen
  • Erstellen von Abschlussberichten und Bilanzen aus den zugeführten Daten
  • Hilfe bei der Belegverwaltung

Unternehmer mit geringen Kenntnissen im kaufmännischen Bereich geben ihre Unterlagen oftmals an einen Steuerberater ab. Allerdings fallen dafür Kosten an, die Sie durch die Verwendung einer professionellen Buchhaltungssoftware minimieren können. Vor allem für Selbstständige, sehr junge Unternehmen oder solche mit einer kleinen Mitarbeiterzahl ist es besonders schwierig, einen Mitarbeiter in ihren Reihen zu wissen, der über das notwendige kaufmännische Wissen verfügt, um die Buchhaltung sowohl zeit- und kosteneffizient als auch gesetzeskonform abarbeiten zu können. Ordentlich aufbereitete Buchhaltungsdaten erfreuen den Steuerberater und Ihr Portemonnaie, da dieser nicht erst Ordnung in die Belege bringen und für seine Dienste weniger Stunden berechnen muss.

Eine Buchungssoftware hilft bei der ordnungsgemäßen Dokumentation von Geschäftsvorfällen, der Pflege von Kunden- und Lieferantendaten, bei der Angebots- und Auftragserstellung, der Rechnungsprüfung und dem Verfassen von Geschäftsberichten. Viele Buchhaltungsprogramme verfügen über die Möglichkeit, Belege, die vom Nutzer mit dem Smartphone fotografiert wurden, per Texterkennung (OCR) auszuwerten. Auf diese Weise wird etwa ein Tankbeleg nicht nur digital aufbewahrt und kann dadurch nicht verlorengehen – vielmehr wird der Betrag von der Buchhaltungssoftware erkannt und als Ausgabe verbucht. So ist der Saldo stets auf dem aktuellen Stand. Viele Buchhaltungsprogramme leisten sogar noch mehr: Sie können mit dem Online-Banking verknüpft werden. Auf diese Weise werden Geldeingänge beispielsweise als bezahlte Rechnung erkannt und in der Buchhaltungssoftware entsprechend markiert. DATEV- und ELSTER-Schnittstelle ermöglichen eine unkomplizierte Weitergabe der Daten an einen Buchhalter, Steuerberater oder das Finanzamt.

Alternative: Buchhaltung selbst erledigen mit Word und Excel?

Viele Unternehmensverantwortliche entschließen sich dafür, auf teure Steuerberater zu verzichten und die anfallenden Buchführungs-Aufgaben selbst zu erledigen. Word und Excel für die Buchführung zu verwenden, ist gemeinhin keine gute Idee, da Anwender nie sicher sein können, ob sie alle Daten korrekt eingegeben haben. Auch wenn sie Makros nutzen, werden sie mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht über so viele Sicherheitsmechanismen verfügen wie eine kontinuierlich weiterentwickelte und durch Kundenprobleme und -hinweise verbesserte Buchhaltungssoftware. Auch der Grundsatz der Unveränderbarkeit ist bei einer Office-Datei durch den Anwender nicht belegbar.

Funktionen einer Buchhaltungssoftware

Damit eine Buchungssoftware bei der Erledigung des Papierkrams unterstützen, Prozesse automatisieren und pünktlich vor Fristen verschiedenste betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellen kann, sind eine Reihe von Funktionen nötig. Andere Features erleichtern die Arbeit, sind aber nicht essenziell für die korrekte Buchführung. Wir stellen eine Auswahl praktischer Funktionen im Folgenden vor, die in gängigen Buchhaltungssoftwares enthalten sind.

Erstellung von Angeboten und Rechnungen

Erstellung von Angeboten und Rechnungen

Die Erstellung von Angeboten sollte zum „Brot-und-Butter-Geschäft“ einer guten Buchhaltungssoftware gehören. Ist das Angebot übersichtlich, sind also alle Posten wie Material und Arbeitsstunden korrekt aufgeführt, macht das Angebot einen professionellen Eindruck vom Layout, inklusive Logo, und stimmt der Preis im Vergleich zur Konkurrenz, werden potenzielle Kunden geneigt sein, das Angebot einzugehen. Anschließend folgt dann – nach Abschluss der Arbeiten – die eigentliche Rechnungsstellung. Praktisch: Viele Buchhaltungsprogramme ermöglichen es ein Angebot mit einem Klick in eine Rechnung umzuwandeln. Schließlich sind die Posten und der Gesamtpreis bereits aufgeführt. Kleine Änderungen durch zusätzlichen Arbeits- oder Materialaufwand sind schnell eingefügt.

Was eine korrekte Buchung enthalten muss:

● Betrag
● Buchungsbeschreibung
● Buchungsdatum
● Belegnummer
● Umsatzsteuernummer, sofern sie ausgewiesen werden muss
● Soll- und Habenkonten beziehungsweise Position in der Einkommen-Überschuss-Rechnung

Offene Posten, Mahn- und Inkassowesen

Offene Posten, Mahn- und Inkassowesen

Viele Buchungssoftwares erfordern, dass die Nutzer bezahlte Rechnungen als solche kennzeichnen, sobald das Geld auf dem Konto eingegangen ist oder der Kunde die Fälligkeiten bar beglichen hat. Die Buchhaltungssoftware weist Unternehmer darauf hin, wenn Rechnungen fällig werden oder wenn sie bereits überfällig sind. Um einen Kunden nicht zu verschrecken, ist es angebracht, ihm zunächst eine oder zwei freundliche Zahlungserinnerungen zukommen zu lassen. Dies kann per E-Mail oder postalisch geschehen. Dank der Erinnerung der Buchhaltungssoftware können unbezahlte Rechnungen schnell in derartige Schreiben gewandelt werden. Auch ein persönlicher Anruf ist denkbar. Erst bei Nichtbeachtung sollte eine Mahnung folgen. Bleiben auch diese unbeantwortet, kann man über eine Inkasso-Forderung nachdenken.

Führen eines Kassenbuchs

Führen eines Kassenbuchs

Ein Kassenbuch erfasst alle Bareinnahmen und -ausgaben. Diese Zusatzfunktion ist vor allem für Selbstständige interessant. Als Beispiel kann ein Handwerker herangezogen werden, der Reparaturarbeiten durchführt und Beträge im niedrigen dreistelligen Bereich bar von den Kunden kassiert. Einkäufe, die der Handwerker beispielsweise im Baumarkt bar bezahlt, können ebenfalls in das Kassenbuch des Buchhatungsprogramms eingetragen werden. Am Abrechnungstag muss sich der Barbetrag in der Firmenkasse dann exakt mit dem im Kassenbuch decken.

Online-Banking-Integration

Online-Banking-Integration

Einige Buchhaltungssoftwares ermöglichen es, über eine Schnittstelle das Girokonto vieler Bankinstitute zu integrieren. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass die Software Ein- und Ausgaben sowie die jeweiligen Überweisungstexte erfassen kann. Daraus errechnet sie einen Finanzstatus und kann verbuchen, ob, und wenn ja, wann Rechnungen beglichen wurden. Auf diese Weise kann auch das Erinnerungs- oder Mahnwesen automatisch angestoßen werden, ohne dass der Nutzer einzelne Rechnungen als bezahlt markieren müsste. Dies ist dann nur noch bei solchen Rechnungen notwendig, die bar beglichen oder bei denen ein Zahlungsaufschub beziehungsweise eine Begleichung der Schuld in Raten gewährt wurde. Zudem können Anwender Eingangsrechnungen direkt aus der Software heraus bezahlen.

Auswertungen und Berichte erstellen

Auswertungen und Berichte erstellen

Da den Buchhaltungsprogrammen Einnahmen und Ausgaben in digitaler Form vorliegen, können sie eine Reihe von Abrechnungsformaten erstellen. Dazu können zählen: die Eröffnungs- sowie die Abschlussbilanz, die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR), die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) sowie die Bilanz beziehungsweise E-Bilanz. Dabei sollten Interessenten beachten, dass nicht jeder Unternehmer all diese Abrechnungsarten für seine Buchhaltung benötigt. Bei der Entscheidung für eine Software sollten Sie darauf achten, dass das Programm die Abschlussarten beherrscht, die für das Unternehmen nötig sind. Teilweise enthalten kleinere Tarifstufen weniger Auswertungen. Größere Unternehmen können jederzeit Tarife abwählen beziehungsweise Pakete hinzubuchen.

Kleinunternehmer sind von einigen Berichtspflichten ausgenommen

Kleinunternehmer, deren Gewinn und Umsatz bestimmte Grenzwerte unterschreitet, profitieren von bürokratischen Entlastungen. Einzelunternehmer, Freiberufler, Teams in der Rechtsform einer GbR, einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder einer anderen Rechtsform, die im Jahr der Gründung voraussichtlich einen Gesamtumsatz von 17.500 nicht überschreiten und im Folgejahr die Umsatzmarke von 50.000 Euro nicht überschreiten werden, können die Anwendung der Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt beantragen. Sie müssen dann weder Umsatzsteuer an das Finanzsamt abführen noch eine monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben.

Aber auch bei der Art der Gewinnermittlung gibt es Unterschiede. Selbstständigen, kleinen Gewerbetreibenden und landwirtschaftlichen Betrieben wird bis zu einer bestimmten Gewinn- und Umsatzgrenze eine simplere und weniger aufwendige Art gewährt.

Was ist der Unterschied zwischen der EÜR und der GuV?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist eine Gewinnermittlungsmethode der einfachen Buchführung und damit deutlich simpler zu erstellen als eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die zur doppelten Buchführung gezählt wird. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden lediglich Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt. Heraus kommt der Gewinn, den es zu besteuern gilt. Sie ist kleinen Gewerbebetrieben, Freiberuflern und landwirtschaftlichen Betrieben vorbehalten, die gesetzlich definierte Umsatz- und Gewinnobergrenzen nicht überschreiten.

Alle anderen Unternehmer sind zur Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtet. Sie ist Teil der Bilanz und Hauptbestandteil eines Jahresabschlusses. Bei dieser Gewinnermittlungsmethode werden sämtliche Aufwendungen und Erträge eines zuvor festgesetzten Zeitraumes – meist des abgelaufenen Geschäftsjahren – gegenübergestellt. Im Vergleich zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung fließen mehr erfolgsrelevante Daten mit in die Rechnung ein, was eine klarere Aussage über den tatsächlichen Firmenerfolg ermöglicht. Diese Form der Gewinnermittlung erfordert im Vergleich mehr Vorkenntnisse und ist kosten- und zeitintensiver. Deshalb sind die kleinen Unternehmen von ihr befreit.

OCR-Texterkennung

OCR-Texterkennung

Eine der praktischsten Funktionen, über die eine Buchhaltungssoftware verfügen kann, ist die automatische Texterkennung. Diese kann Buchungstexte, Geschäftskontakte und Beträge beispielsweise aus einer Online-Rechnung im PDF-Format automatisch erkennen und in das Buchungssystem einfügen. Noch praktischer ist die Option, Papierdokumente wie Tankrechnungen, Bewirtungsbelege oder Supermarktbons mit dem Smartphone fotografieren und auf diese Weise in die Buchhaltungssoftware einzubinden. Software, die diese Funktion unterstützt, erkennt Summen, Buchungstexte, also den Verwendungszweck, ordnet den Beleg, sofern verfügbar, einem Label oder einer Kostenstelle zu und sichert die Daten auf diese Weise vor Verlust. Nutzer müssen die Belege nicht mehr manuell im System erfassen, und auch das Sortieren und die Gefahr des Verlustes oder Vergessens eines Nachweises entfallen.

DATEV- und ELSTER-Schnittstelle

DATEV- und ELSTER-Schnittstelle

Viele Unternehmer geben ihre digital gesammelten Daten an einen Steuerberater, der dann die Abschlüsse anfertigt. Der Großteil der Steuerberater nutzt ein Programm des Softwareherstellers DATEV. Damit beim Import und der Weiterverarbeitung der Daten keine Probleme auftreten, sollte die Buchhaltungssoftware über diese populäre Schnittstelle verfügen. Da der Unternehmer die Daten zuvor selbst eingepflegt hat, ist die Erstellung der Abschlüsse deutlich günstiger. Die ELSTER-Schnittstelle ermöglicht die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt über das Internet. Das spart die Zeit für den Briefversand sowie Kosten für Druck, Briefumschlag und Porto. Die erforderlichen Angaben werden von der Software automatisch aus den erfassten Daten erstellt.

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Ein optionales Feature einer Buchhaltungssoftware ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Mit ihm können sich Unternehmer Zeit und Arbeit sparen, zur Einsparung von Kosten führt. In diesem Bereich der Software können Arbeits-, Krankheits- und Urlaubszeiten sowie Überstunden, und Nacht- und Wochenendzuschläge gesammelt und die fälligen Arbeitgeberanteile – wie etwa Krankenversicherungsbeiträge – direkt errechnet werden. Einige Softwares erlauben die Zahlung der Mitarbeitergehälter durch einen direkten Export der Daten in das Online-Banking der Nutzer. So können auch Kontoverbindungen hinterlegt werden, und die Auszahlungen sind mit einigen wenigen Klicks erledigt.

Weitere Features durch offene API

offene API

Verfügt die Buchungssoftware über eine offene API-Schnittstelle, können Anwender weitere Add-ons, teilweise von Drittanbietern, hinzufügen. Auf diese Weise ist ein programmübergreifender Datenaustausch möglich, selbst wenn die einzelnen Softwares mit verschiedenen Dateitypen arbeiten. So können einzelne Buchhaltungssoftwares um Funktionen ergänzt werden, die sie von Haus aus nicht unterstützen, etwa den Import eines Datensatzes aus einer CRM-Software, das Anlegen regelmäßig wiederkehrender Rechnungen, den Import von Daten aus Fremdprogrammen oder das Hinzufügen einer bargeldlosen Bezahlungsmöglichkeit durch Mobile-Payment-Anbieter wie iZettle. Eine API ermöglicht dem Anwender die Nutzung von unzähligen Funktionen, die das Buchhaltungsprogramm selbst nicht bereitstellt.

Anlagebuchhaltung und Abschreibungen

Anlagebuchhaltung und Abschreibungen

Alle Unternehmen, die über ein größeres Anlagevermögen verfügen, werden dieses in Form einer Anlagebuchhaltung verwalten wollen. Mit diesem Zusatzfeature können Sie Zu- und Abgänge des Anlagevermögens verzeichnen und Abschreibungen nach einer festen Laufzeit oder zu einem Fixdatum buchen.

Material- und Warenwirtschaftssystem

Material- und Warenwirtschaftssystem

Die Material- und Warenwirtschaft ist ein Tool, das in einem Unternehmen mit Verkauf, beispielsweise einem E-Commerce-Unternehmen mit Onlineshop, die Inventur erübrigt. Anwender wissen zu jeder Zeit, welche Produkte in welchen Stückzahlen noch vorhanden sind. Daraus ergibt sich ein Warenwert, der im besten Fall bei einem Verkauf vollständig erlöst werden kann. Auch der Bestand von Produkten mit begrenzter Haltbarkeit, beispielsweise im Lebensmittelbereich, lässt sich mit einem solchen Produktbaustein besser kalkulieren. So können Kaufleute einem zu hohen Lagerbestand entgegenwirken, der zu Verlusten durch abgelaufene Ware führen könnte. Zudem vermeiden sie einen Ausverkauf beliebter Waren und verhindern so lästige Wartezeiten für Geschäftspartner und Endkunden.

ERP-Systeme für Großkunden

ERP-Systeme für Großkunden

Firmen, die eine gewisse Größe erreicht haben, kommen mit einer Material- und Warenwirtschaft irgendwann nicht mehr aus. Sie setzen dann stattdessen auf ein sogenanntes Enterprise-Resource-Planning (ERP). Es handelt sich dabei um einen ganzheitlichen Ansatz, bei dem man Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material und Informations- und Kommunikationsmittel im Sinne des Unternehmens rechtzeitig und bedarfsgerecht plant. Die Materialbedarfsplanung stellt den zentralen Fokus eines solchen Systems dar: Alle zur Herstellung benötigten Materialien sollen zu jeder Zeit an der richtigen Stelle in der richtigen Stückzahl verfügbar sein. Beispiele für eine solche Software sind SAP und Microsofts Dynamics NAV.

Finden Sie die passende Buchhaltungssoftware

Neben der Vielfalt an Funktionen, die Nutzer für die Erledigung ihrer Buchführung benötigen, gibt es eine Reihe weiterer Faktoren, die Einfluss auf der Kaufentscheidung haben können. Wir stellen mögliche Kriterien vor.

On-Premises-Software vs. Cloud-Lösung

Hinsichtlich der Software-Lizenz gibt es für Anwender zwei verschiedene Möglichkeiten: Entweder sie erwerben die Buchhaltungssoftware, installieren diese auf eigenen Mitarbeitercomputern, eigenen Servern oder Mietservern (On-Premises, auch: On-Prem) oder sie entscheiden sich für das Komplettpaket und erwerben ein Abo und nutzen das Buchhaltungsprogramm über das Internet, ohne die Software auf einem Gerät installieren zu müssen (Cloud-Lösung; auch Software-as-a-Service (SaaS) genannt).

On-Premises-Variante: Eigenbetrieb

Die Nutzung von On-Prem-Software war früher Standard, da hohe Kosten für Internetverbindungen bei einer gleichzeitig langsamen Verbindungsgeschwindigkeit den Betrieb einer Software aus der Cloud unattraktiv machte. Die lokale Installation der Software oder die Installation in einem angemieteten Rechenzentrum gibt Anwendern die Möglichkeit, das Buchhaltungsprogramm speziell auf die unternehmenseigenen Anforderungen anzupassen und dabei deutlich zu erweitern. Üblicherweise werden vom Lizenznehmer Dritte einbezogen, die die Software anpassen und den Betrieb sicherstellen sollen. Dieser Aufwand kann sich in hohen Kosten für die Anpassung niederschlagen, die die Kosten für den Kauf der Lizenz um ein Vielfaches übersteigen können. Dazu kommt das Risiko für den Unternehmer, die Anpassungen unter einer neuen Software-Version des Herstellers nicht mehr oder nur unter Aufbringung enormer Kosten für neuerliche Anpassungen nutzen zu können.

Cloud-Variante: Alles aus einer Hand

Der Gegenentwurf ist die Nutzung einer Software-as-a-Service-Variante. Es handelt sich hierbei um eine Dienstleistung, bei der die komplette Betriebs- und Wartungsverantwortung beim Anbieter bleibt. Dabei schließt der Unternehmer in der Regel einen Zeitnutzungsvertrag, also ein Abo, mit dem Anbieter ab. Er muss keine Software installieren, sondern nutzt in der Regel einen Browser, um die Daten über die Cloud abzurufen. Das hat gleich mehrere Vorteile:

Vorteile eines Buchhaltungsprogramms als Cloud-Variante:
  • Nutzer können direkt losarbeiten.
  • Der Abruf über das Internet macht den User unabhängig vom Standort. Das Buchhaltungsprogramm kann überall dort verwendet werden, wo eine stabile Internetverbindung besteht.
  • Da die Software nicht installiert, sondern über einen Browser abgerufen wird, sind die meisten Buchhaltungssoftwares aus der Cloud betriebssystem- und geräteübergreifend nutzbar. Egal, ob Windows-Computer, Apple-Tablet, Linux-Laptop, Android- oder iOS-Smartphone: Nutzer können Daten aufrufen und editieren.
  • Viele Software-Lösungen arbeiten responsiv, das heißt, sie passen die Darstellung der Bildschirmgröße des aufrufenden Gerätes an. Das verhindert kleine, unleserliche Anzeigen auf Mobilgeräten, die sich negativ auf die Bedienerfreundlichkeit auswirken würden. Alternativ haben einige Anbieter speziell angepasste Apps für verschiedene Geräte im Angebot.
  • Sowohl die Software selbst als auch die eingegebenen Nutzerdaten befinden sich auf den Servern des gewählten Anbieters. Dieser kümmert sich in der Regel sowohl um Datensicherungen als auch um einen angemessenen Virenschutz, sodass Nutzer sich voll auf ihre Kernaufgabe konzentrieren können: das Arbeiten mit der Software.
  • Nie wieder nervige Updates installieren: Die Updates werden anbieterseitig eingepflegt. Loggt sich ein User in die Weboberfläche ein, arbeitet er immer automatisch mit der aktuellen Version der Software. Auch das spart dem Nutzer wertvolle Zeit. Zudem sind Probleme bei der Installation so gut wie ausgeschlossen: Anwender sehen nur das laufende System im Frontend.
  • Die Cloud-Lösungen lassen sich flexibel je nach aktuellen Bedürfnissen skalieren. Benötigen Nutzer etwa zusätzliche Funktionen, können sie ein Paket, das die gewünschten Aufgaben erfüllt, für einen beliebigen Zeitraum dazu buchen. Benötigen sie es nicht mehr, ist es nach Ablauf einer Mindestlaufzeit wieder abwählbar.
  • Auch Nutzerlizenzen können flexibel skaliert werden. Einige Buchhaltungssoftwares haben keine Begrenzung der Nutzerzahl. Andere Programme erfordern eine Lizenz pro Mitarbeiter. So können einzelne Mitarbeiterlizenzen in der Regel hinzu gebucht und oder gekündigt werden.
  • Die Cloud-Version ermöglicht es, auf einfache Weise mit dem Steuerberater zusammenzuarbeiten; Entweder bietet ihm das Buchhaltungsprogramm einen speziellen Zugang oder aber die Daten können über die DATEV-Schnittstelle exportiert und dem Fachmann zur Verfügung gestellt werden.
  • Viele der Cloud-Lösungen verfügen über APIs, die dafür genutzt werden können, Software von Drittanbietern in die Buchhaltungs-Lösungen einzufügen. Das können beispielsweise Tools zur Übermittlung von Kartenzahlungen wie iZettle sein. Im Vergleich zur Weiterentwicklung einer On-Prem-Software ist dieses Verfahren ungleich einfacher und

Einige Unternehmen, wie beispielsweise Lexware, bieten weiterhin für ihre Buchhaltungsprogramme beide Lizenzierungsformen an. Vor allem Wettbewerber, die neu am dem Markt sind, etwa debitoor, setzen hingegen ausschließlich auf die Cloud-Variante.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Vor der Entscheidung für ein konkretes Software-Produkt steht die Frage nach dem finanziellen Rahmen. Interessenten müssen sich überlegen, wie groß ihr Budget ist und welchen Preis sie für ein Produkt mit all den Features, die sie benötigen, bereit sind, auszugeben, und wie es um das Preis-Leistungs-Verhältnis steht. Zudem stellt sich die Frage, wie viele Mitarbeiter das Buchhaltungsprogramm mit entsprechenden Lizenzen nutzen können. Der Pro-Kopf-Preis reduziert sich in vielen Fällen mit steigender Zahl der Nutzer.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) gehören teils amtliche, teils ungeschriebene Regeln der Buchführung und Bilanzierung. Eine Buchführung muss derartig gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb einer bestimmten Zeit Einblick in die Geschäftsvorfälle und damit in die Lage des Unternehmens erhält. Jeder Kaufmann muss über seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Unternehmens Buch führen.

Die Buchführung muss eindeutig und übersichtlich sein. Dazu gehören

  • eine sachgerechte Organisation,
  • die übersichtliche Aufschlüsselung des Jahresabschlusses,
  • das Verbot, Vermögenswerte und Schulden sowie Aufwendungen und Erträge miteinander zu verrechnen (Bruttoprinzip und Saldierungsverbot),
  • das Verbot, Buchungen unleserlich zu machen, also durchzustreichen, und
  • das Verbot, Notizen und Eintragungen mit Bleistift vorzunehmen.

Sämtliche Geschäftsvorfälle sind zudem kontinuierlich, vollständig, korrekt, zeitnah und sachlich geordnet zu buchen. Jede einzelne Buchung bedarf dabei eines Beleges. Die Buchführungsunterlagen sind ordnungsgemäß aufzubewahren.

Doch auch die seit 2017 gültigen, sogenannten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) können Ihnen schnell einen Strich durch die Rechnung machen. Diese Leitlinien erfordern, dass die Daten

  • elektronisch erfassbar sind,
  • maschinell auswertbar sind,
  • unveränderbar sind und
  • nachvollziehbar und nachprüfbar sind.

So testen wir

Für unseren Test der besten Buchhaltungsprogramme haben wir die Programme ausgewählt, die zu den beliebtesten Anwendungen für Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmen gehören. Wir haben uns jeweils mit einem Test-Account registriert und die Programme auf ihren Funktionsumfang und die Benutzerfreundlichkeit geprüft; so wie auch ein Verbraucher mit Kaufinteresse die Programme testet. In den Berichten stellen wir die einzelnen Buchhaltungsprogramme mit ihren Vor- und Nachteilen ausführlich vor.

Wir haben uns für den Vergleich immer für das Paket entschieden, das mindestens die Funktionen Rechnungserstellung und Belegerfassung zufriedenstellend abdeckt. Welches Paket dies im Einzelfall ist, wird sowohl im Datenblatt als auch in den einzelnen Testberichten deutlich.

Die Grundlage für unsere Berichte bilden fünf Prüfkategorien. Jedes Programm erhält in jeder dieser Kategorien 0.00 bis 5.00 Punkte. Alle Kategorien fließen zu gleichen Teilen in die Gesamtnote mit ein. Allerdings hat jeder Nutzer etwas andere Anforderungen an Buchhaltungssoftware. Unser Testsieger ist also nicht zwangsläufig das beste Buchhaltungsprogramm für jeden Einsatzzweck. Je nachdem, welche Anforderungen der Anwender hat, kann durchaus eine andere Software besser geeignet sein. Unsere Tests bieten eine umfassende Kaufberatung.

Konzept und Bedienung

In diesem Bereich geht es um die Frage: Was ist das für ein Buchhaltungsprogramm und wie fühlt es sich an, damit zu arbeiten? Die meisten der Programme in unserem Test sind für eine Zielgruppe von Selbständigen und Kleinunternehmern konzipiert. Diese Zielgruppe will vor allem ihre Buchhaltung möglichst einfach erledigen. Doppelte Buchführung wird hier meistens nicht benötigt, eine Einkommens-Überschuss-Rechnung (EÜR) genügt.

Eine Ausnahme, mit der zusätzlich auch Bilanzen erstellbar sind, bildet Debitoor. Auch easybill fällt aus dem Rahmen. Der Funktionsumfang dieser Web-App ist auf die Bedürfnisse von Online-Händlern abgestimmt, für selbständige Dienstleister ist sie nicht ideal. Besonders einfach zu bedienen sind sevDesk und Papierkram.

Alle Buchhaltungs-Tools können in unterschiedlichen Tarifen gebucht werden. Zum Konzept der Software gehören auch die Produktpaletten der Anbieter. Die Diversifikationsstrategien beschreiben wir in den Testberichten, sie haben jedoch keinen direkten Einfluss auf die Bewertung.

Bei der Diversifikation der Produktpalletten greifen die Hersteller zu ganz unterschiedlichen Strategien. Häufig fehlen in günstigeren Tarifen bestimmte Funktionen. Manche Hersteller stellen den Kunden jedoch in allen Tarifen das gesamte Funktionsspektrum zur Verfügung, greifen jedoch zu mengenmäßigen Beschränkungen.

Funktionen Rechnung

Die Rechnungserstellung ist das Herz der meistens Buchhaltungstools. Viele davon sind ursprünglich aus reiner Rechnungssoftware entstanden, die um Auswertungen und die Erfassung von Belegen beziehungsweise Eingangsrechnungen ergänzt wurde. Oft gibt es auch eine günstige Basis-Version, die als reine Rechnungssoftware vermarktet wird. Rechnungen zu erstellen funktioniert mit allen Programmen in unserem Test gut und einfach.

Mit der Rechnungserstellung sind normalerweise verwandte Funktionen verknüpft. So gut wie alle Programme erstellen auch Angebote und generieren im Falle eines erfolgreichen Angebots aus diesem automatisch eine Rechnung. Die Programme helfen, die Zahlungsfristen im Auge zu behalten und nötigenfalls die Rechnung in eine Mahnung zu verwandeln. Auch Lieferscheine gehören zur Standardausstattung von Buchhaltungsprogrammen.

Große Unterschiede gibt es jedoch bei den Gestaltungsmöglichkeiten für die Layouts. Normalerweise legen Anwender das Aussehen der Dokumente über zwei unterschiedliche Dateien fest. Ein Briefpapier ist für den Seitenhintergrund verantwortlich. Es handelt sich um ein PDF-Dokument, das mit jedem PDF-fähigen Programm gestaltet werden kann.

Für Dinge wie Abstände, Schriften und den genauen Inhalt des Dokuments sind Layout-Dateien zuständig. Zusätzlich zu den mitgelieferten Standard-Layouts können Anwender selbst Layouts erstellen. Das handhaben die Buchhaltungsprogramme ganz unterschiedlich. Im einfachsten Fall gibt es ein Interface im Programm, über das der Anwender Details des Layouts festlegt. Manchmal ist aber auch die Beherrschung von HTML und CSS nötig, um Layouts zu gestalten. Das führt zwar zu mehr Gestaltungsfreiheit, der Anwender benötigt aber entsprechende Kenntnisse – oder muss jemanden für die Gestaltung seiner Geschäftskorrespondenz engagieren.

Funktionen Buchhaltung

Egal, ob der digitale Buchführungsassistent für einen Selbstständigen oder für ein kleines Unternehmen gedacht ist, er muss die Grundlagen der Buchhaltung souverän beherrschen. Dazu zählen die Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben ebenso wie die Belegerfassung und -verwaltung und der Jahresabschluss. Die Abschlussarten sind besonders wichtig, denn an ihnen zeigt sich, ob die Buchhaltungssoftware nur die einfache Buchführung mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung unterstützt oder auch eine doppelte Buchführung mit Gewinn-und-Verlust-Rechnung und Bilanz.

Eine Funktion wie die Umsatzsteuervoranmeldung darf der Verbraucher ebenfalls von einer modernen Buchhaltungssoftware erwarten. Auch die Kontenrahmen, die in der Accounting-Software zur Auswahl stehen, werden in diesem Abschnitt berücksichtigt.

Ergänzend dazu sind für größere Unternehmen weitere Zusatzfunktionen hilfreich, etwa die Gehalts- und Lohnabrechnungen sowie die Anlagenbuchhaltung. Wenn das Programm Funktionen erfüllen soll, die über die Buchhaltung hinausgehen, ist es ein Vorteil, wenn es modular aufgebaut ist, so dass der Nutzer sich den Funktionsumfang maßgeschneidert zusammenstellen kann.

Performance und Schnittstellen

In diesem Abschnitt geht es um die technischen Anforderungen, die für eine reibungslose Nutzung der Buchhaltungssoftware erforderlich sind. Dazu zählen die Kompatibilität mit Betriebssystemen, der nötige Festplattenspeicher sowie der erforderliche Arbeitsspeicher. Cloudbasierte Buchhaltungsprogramme sind in dieser Hinsicht komfortabler als Desktop-Versionen. Aus guten Gründen dominieren sie mittlerweile den Markt – alle Programme in unserem Test fallen unter diese Kategorie. Da der Zugang über Apps oder über den Browser erfolgt, benötigen diese Anwendungen keinen Festplattenspeicher und sind unabhängig vom Betriebssystem. Die Cloud erleichtert außerdem den gemeinsamen Zugriff auf eine Datei und die Zusammenarbeit von mehreren Nutzern.

Leistungsbedenken sind hier unnötig: Alle Web-Apps im Test lassen sich, eine ausreichend schnelle Internetverbindung vorausgesetzt, so zügig bedienen wie Desktop-Software. Die Ladezeiten für einzelne Seiten lagen im Normalfall zwischen ein und zwei Sekunden. 

Des Weiteren benoten wir, ob die Buchführungssoftware Features wie eine DATEV- und ELSTER-Schnittstelle, Belegerkennung, Datenimport und -export sowie übersichtliche, grafische Auswertungen der vorhandenen Zahlenwerte enthält.

Vor allem die DATEV-Schnittstelle und die Möglichkeit, eine Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER abzugeben, sind uns wichtig. Eine DATEV-Schnittstelle beziehungsweise Exportmöglichkeit ist fast immer vorhanden, nur in manchen Basis-Versionen, die wirklich nur der Rechnungserstellung dienen, fehlt sie. Ein Beispiel für ein solches reines Rechnungs-Tools ist die Grundversion von lexoffice

Dokumentation und Support

Nicht nur bei der Einrichtung einer Small-Business-Buchhaltungssoftware benötigen manche Anwender Hilfestellungen. Im Laufe der Arbeit mit den einzelnen Modulen tauchen bei manchem User in der Regel Fragen und Probleme auf. Damit die betrieblichen Prozesse weiterhin einwandfrei verlaufen können und die Buchhaltung immer auf dem aktuellen Stand bleibt, ist der Unternehmer auf eine zügige Reaktion vom Service-Team des Softwareherstellers angewiesen.

Nutzer einer Buchhaltungssoftware sollten daher auf einen zuverlässigen und gut aufgestellten Support Wert legen.

Auch die selten vorhandene Möglichkeit zur Problemlösung per Live-Chat honorieren wir. Selbstverständlich sehen wir uns auch die verfügbare Dokumentation an. Dazu gehören ein gut ausgebauter FAQ-Bereich, ein Online-Handbuch, Webseminare oder Tutorials. Ein Forum erfüllt sowohl die Aufgabe einer Dokumentation-Ressource, die Anwender selbständig durchsuchen, als auch die eines Supports, da Mitarbeiter und andere Forennutzer auf Fragen eingehen und bei Problemen helfen.