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Buchhaltungssoftware

Die beste Buchhaltungssoftware im Vergleich

Andreas Kiener
Platz Produkt Bewertung Preis
1 1&1 Buchhaltung 4,52 19,99 €
2 sevDesk 4,32 15,90 €
3 lexoffice 4,00 14,90 €
4 debitoor 3,97 15,00 €
5 Fastbill 3,38 9,00 €
6 Billomat 3,23 8,00 €
7 Papierkram 3,10 10,00 €
8 easybill 2,38 19,00 €

Konzept und Bedienung

Funktionen Buchhaltung

Funktionen Rechnung

Performance und Schnittstellen

Dokumentation und Support

Buchführung und Abrechnung vereinfachen

    Das Wichtigste in Kürze
  • Eine Buchhaltungssoftware vereinfacht die Buchführung, stellt Abrechnungen und Steuerunterlagen zusammen und archiviert digitalisierte Belege.
  • Buchhaltung und Belegarchivierung müssen nach formalen Regeln und geltenden Steuerrechten erfolgen. Aktualität ist daher gerade für Buchhaltungssoftware ein wichtiges Kriterium.
  • Software für Kleinunternehmen bietet neben den Buchungsassistenten auch Zusatzfunktionen für Rechnungswesen, Angebotserstellung und Online-Banking.
  • Desktop-Software und cloudbasierte Buchhaltungssoftware unterscheiden sich in ihren Preismodellen.

Unsere Testsieger

Sieger nach Punkten ist die 1&1 Online-Buchhaltung. Das Tool ist eine Version der sevDesk Buchhaltung, die von dem Online-Dienstleister 1&1 vertrieben wird, und bietet dieselben Funktionen. Ein riesiger Vorzug von 1&1 ist der rund um die Uhr erreichbaren Telefon-Support — damit kann kein anderer Anbieter punkten. Da sich die Programme sonst gleichen, hat 1&1 damit einen Vorsprung gegenüber dem Zweitplatzierten und führt das Testfeld an.

Auf Platz zwei kommt sevDesk Buchhaltung. Das Programm lässt bei den Funktionen im Bereich Rechnung nichts vermissen und verfügt über alle Buchhaltungsfunktionen, die für Kleinunternehmer und Selbständige wichtig sind. Zudem ist es einfach zu bedienen.

Knapp auf dem dritten Platz landet lexoffice Buchhaltung und Berichte. Das Programm schafft es, hohe Benutzerfreundlichkeit mit einem großen Funktionsumfang zu verbinden. Während die meisten anderen Programme im Test hauptsächlich auf Selbständige ohne Mitarbeiter ausgelegt sind, beherrscht lexoffice auch Gehaltsabrechnungen.

Auch debitoor konnte uns überzeugen. Das benutzerfreundliche Tool aus Dänemark erleichtert Kleinunternehmern und Gründern die Buchhaltung und ist dank Erweiterungen sehr vielseitig. Auf einen Telefonsupport müssen Anwender jedoch verzichten.

1. Jedes Unternehmen braucht Buchhaltung

Die Buchführung mit einer Bilanzierung ist Pflichtprogramm für jedes umsatzstarke Unternehmen. Auch Selbstständige und Freiberufler müssen ihre Einnahmen und Ausgaben genau dokumentieren. Doch die Buchhaltung und das Rechnungswesen erscheinen für Laien aufgrund ihrer strengen formalen Regeln oft lästig, zeitaufwändig und wie eine Wissenschaft für sich. Hier ist ein erfahrener Buchhalter gefragt. Dieser muss bei seiner Arbeit die verschiedensten gesetzlichen Anforderungen beachten.

Dazu gehören neben der korrekten Dokumentation der Vermögensänderungen des Unternehmens und der Abrechnung auch die ordnungsgemäße Archivierung der Belege und Unterlagen sowie die fristgerechte Einreichung der vollständigen Steuererklärung.

Ordner Einnahmen Ausgaben
Die einfache Buchführung besteht aus der Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben.

In kleinen Firmen reicht die Kapazität jedoch oft nicht für eine Buchhalterstelle aus. Eine Buchhaltungssoftware oder ein Online-Buchhaltungsprogramm sind dann eine nützliche Investition und eine große Hilfe bei den erforderlichen Verwaltungsaufgaben.

Achtung!

Wer die Buchführung falsch und fehlerhaft durchführt, kann sich strafbar machen. Dies kann sogar zum Entzug der Gewerbeberechtigung führen.

Der PC als Assistent bei der Buchhaltung

Die Software kann den Verwaltungsaufwand erheblich vereinfachen und bietet gerade für Nicht-Buchhalter vielfältige Hilfestellungen. Eine Plausibilitätsprüfung meldet Fehler und weist auf unvollständige oder widersprüchliche Angaben hin. Auch Versäumnisse beim Einreichen der Unterlagen beim Finanzamt lassen sich mit einer computergestützten Buchhaltung vermeiden.

Cloudbasierte Buchhaltungssoftware bringt folgenden Vorteil: Dank der stetigen Updates arbeitet der User immer mit einem aktuellen Programm, das auch im Hinblick auf Neuregelungen oder geänderte Steuergesetze auf dem aktuellen Stand ist.

Was leistet eine Software bei der Buchhaltung?

  • Sie vereinfacht die korrekte Buchung von Einnahmen und Ausgaben.
  • Sie unterstützt die ordnungsgemäße Rechnungsstellung.
  • Sie erstellt automatisch Abschlussberichte und Bilanzen aus den eingegebenen Daten.
  • Sie hilft bei der Verwaltung der Belege.

Die Buchführung - Pflichtprogramm für Handelsgesellschaften

Jeder Unternehmer, egal ob Freiberufler oder Gewerbetreibender, muss seine Einnahmen und Ausgaben genau dokumentieren und alle dazugehörigen Belege archivieren, sobald er die Tätigkeit beim Finanzamt gemeldet hat. Allein diese Erfassung der Einkünfte sollte man jedoch nicht mit einer Buchführungspflicht verwechseln.

Zur Buchführung gehören eine Bilanzierung sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Doch nicht jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet, seine Finanzveränderungen in dieser Form aufzustellen. Das Handelsgesetz (HGB) und das Steuergesetz (StG) regeln, wer der Buchführungspflicht unterliegt und wer nicht.

Ein Handelsunternehmen, welches im Jahr mehr als 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn verzeichnet, ist zur Buchführung verpflichtet. Auch Handelsgesellschaften wie GmbH, UG oder AG müssen ihre Vermögensveränderungen in Bilanzen und GuV darstellen.

Kleinere Gewerbebetriebe, die bei Umsatz und Gewinn unter diesen jährlichen Beträgen liegen, dürfen auf die doppelte Buchführung mit regelmäßigen Bilanzierungen und Gewinn- und Verlustrechnungen verzichten. Auch Freiberufler sind nicht buchführungspflichtig. Sie müssen lediglich eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) beim Finanzamt einreichen.

Was ist eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)?

Bei dieser einfachen Abschlussrechnung stellt der Unternehmer seine Einnahmen eines Jahres jeweils den Ausgaben gegenüber. In den Steuerunterlagen ist dafür die Anlage EÜR vorgesehen.

2. Die Must-haves einer Buchhaltungssoftware

Gute Buchhaltungssoftware muss mehr können, als nur ein paar Zahlen zusammenzurechnen. Sie soll den Nutzer bei verschiedenen Abrechnungs- und Dokumentationsprozessen unterstützen, die Steuererklärung vorbereiten und alle wichtigen Kennzahlen übersichtlich präsentieren. Damit wird das Accounting-Programm auch ein hilfreiches Controlling-Instrument für das Unternehmen.

Folgende Leistungen können Bestandteil einer Buchhaltungssoftware sein:

  • Buchführung
  • Rechnungs- und Mahnwesen
  • Angebotserstellung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Kassenbuch
  • Anlagenverwaltung

Was die meisten Programme im Test mitbringen, sind Funktionen im Bereich des Rechnungs- und Mahnwesens. Auch die Belege für eigene Eingangsrechnungen erfassen sie. Bei den Berichten und Auswertungen gibt es deutliche Unterschiede. Die meisten können eine EÜR erstellen, UStvA und GuV ist allerdings nur mit einem Teil der Programme möglich.

Die Programme haben vor allem Selbständige und kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern als Zielgruppe, die oft keine doppelte Buchführung benötigen. Folgerichtig fehlt diese Funktion somit in den meisten Programmen. Auch bei den Zusatzfunktionen gibt es oft deutliche Unterschiede.

Im Folgenden stellen wir die Basis-Funktionen genauer vor.

Buchführung und Buchung von Rechnungen und Belegen

Zu den absoluten Standard-Funktionen, die der Nutzer von einem modernen Buchhaltungsprogramm erwarten kann, zählt die Buchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Da die Buchhaltung bei einem Freiberufler anders aussehen muss als bei einer Kapitalgesellschaft, sollte die Software diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden und mehrere Eingabeverfahren bieten: von der einfachen Buchung von Einnahmen und Ausgaben bis hin zu Stapel- und Dialogbuchungen, die ein erfahrener Buchhalter vornimmt.

Programmassistenten unterstützen die Verwaltungsprozesse, indem sie aus den eingescannten Belegen alle relevanten Angaben ablesen und die entsprechende Buchung automatisch in das richtige Konto eintragen. Falls bestimmte Geschäftsvorfälle regelmäßig wiederkehren, kann der Nutzer dafür eine Regel aufstellen, so dass die Software diese Buchungen ebenfalls automatisch vornimmt.

Digitale Verwaltung von Belegen

Eine klassische Buchhalter-Regel lautet: Ohne Beleg keine Buchung. Buchhaltungsprogramme bieten daher in der Regel die Option, Belege einzuscannen, zu verarbeiten und zu verwalten. Mit einigen Anwendungen kann der Nutzer die Belege mit einem Eingangsstempel oder anderen Verwaltungsmarken versehen. Um die Anforderungen an die digitale Archivierung von steuerrelevanten Belegen zu erfüllen, sollte das Programm die Belegdateien mit der gesamten Versionshistorie abspeichern. Das zusätzliche Abheften der Belege in Papierform wird damit überflüssig.

Erstellung von Berichten, Abschlüssen & Bilanzierungen

Die gängigsten Abrechnungsformate sollte jedes Buchhaltungsprogramm beherrschen. Dazu zählen:

  • die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
  • die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)
  • die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
  • die Eröffnungs- sowie die Abschlussbilanz

Nicht jeder Unternehmer benötigt alle diese Abrechnungen für seine Buchhaltung. Verbraucher sollten bei der Entscheidung für eine Buchhaltungssoftware darauf achten, dass das Programm die Abschlussarten erstellen kann, die für das Unternehmen gesetzlich bindend sind.

Buchhaltungssoftware Taschenrechner
Die Bilanz zeigt die Vermögensverteilung eines Unternehmens.

Einige Programme können zusätzlich auch Liquiditätsrechnungen und Finanzreports erstellen. Diese Unterlagen und Zahlen spielen bei Unternehmensentscheidungen und Planungen eine entscheidende Rolle. Accounting-Programme, die in der Lage sind, derartige Reports zu erstellen, bilden für das Controlling eine wertvolle Datenquelle.

Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen vierteljährlich oder monatlich eine elektronische Voranmeldung beim Finanzamt abgeben. Daher sind zwei Dinge obligatorisch für eine gute Buchhaltungssoftware: Eine Schnittstelle für die elektronische Steuererklärung ELSTER sowie ein Tool, welches diesen Verwaltungsprozess erleichtert. Die erforderlichen Beträge zieht die Software selbstständig aus den vorhandenen Buchungen.

Ein gutes Buchführungsprogramm kann noch mehr: Vor dem Datenversand prüft das Programm die Angaben auf Richtigkeit. Bei Bedarf kann der Nutzer über die Software eine Dauerfristverlängerung für die Abgabe beantragen. Die entsprechenden Sondervorauszahlungen rechnet der elektronische Buchhaltungshelfer ebenfalls aus. Einige Programme erstellen zudem eine zusammenfassende Meldung der Umsätze im EU-Ausland.

DATEV-Schnittstelle zum Steuerberater

Viele Unternehmer geben ihre Buchführung und die Belege an einen Steuerberater, der dann die Abschlüsse erstellt. Die meisten Steuerberater nutzen die Software von DATEV. Deshalb ist in Buchhaltungsprogrammen üblicherweise eine DATEV-Schnittstelle integriert, so dass die Übergabe der Daten und die Weiterverarbeitung in der Steuersoftware reibungslos erfolgen können.

Generell ist der Im- und Export von Daten eine hilfreiche Funktion, die in der Regel ein fester Bestandteil von Verwaltungsprogrammen ist.

3. Zusatzfunktionen und Extras

Zu diesen Grundfunktionen gesellen sich in den Softwarepaketen der unterschiedlichen Hersteller noch weitere Leistungsmerkmale.

Da es bei der Buchführung um eingehende und ausgehende Rechnungen geht, gehören oft Funktionen zur Erstellung von Rechnungen und Mahnungen zu einer Buchhaltungssoftware dazu. Dies hilft dem Unternehmer, seine offenen Forderungen im Blick zu behalten. Umgekehrt funktioniert das Feature zur Verwaltung von offenen Posten. Es zeigt dem Nutzer alle Fälligkeiten und Mahnstufen. Ein gutes Buchhaltungsprogramm gleicht diese Beträge automatisch mit den entsprechenden Buchungen ab.

Ein Kassenbuch erfasst alle in bar erfolgten Ausgaben und Einnahmen. Besonders für Selbstständige ist diese Zusatzfunktion interessant.

Ein Modul zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ist nützlich, wenn die Mitarbeiterzahl im Unternehmen ansteigt und die Abrechnung der Löhne und Gehälter "inhouse" erfolgen soll.

Unternehmen, die über ein umfangreiches Anlagevermögen verfügen, werden auf eine Anlagenbuchhaltung nicht verzichten wollen. Dieses Tool verzeichnet Zu- und Abgänge vom Anlagevermögen und ermöglicht die Buchung von Abschreibungen. Idealerweise ist eine Buchhaltungssoftware mit diesem Leistungspunkt auch in der Lage, ein Inventar und Auswertungen zu erstellen.

Umfassende Softwarelösungen in Großunternehmen

Konzerne und große Firmen setzen dagegen auf ERP-Systeme (Enterprise-Resource-Planning), die mehrere Abläufe innerhalb des Unternehmens vereinheitlichen. Als Anbieter ist hier auf jeden Fall SAP zu nennen. Aber auch Microsoft spricht mit seiner Software Dynamics NAV diese Klientel an.

4. Desktop-Programm oder Web-App?

Schnelle Internetverbindungen und Flatrates haben die Formate von PC-Programmen stark beeinflusst. So geht der Trend immer stärker weg von den Vollversionen in einer Box hin zu Software-as-a-Service (SaaS)-Angeboten. Bei dem letzteren Modell stellt der Softwarehersteller sein Buchhaltungsprogramm über das Internet zur Verfügung. Der Kunde zahlt für die Nutzung einen monatlichen oder jährlichen Betrag. Damit abonniert er diesen Software-Service. Gerade Buchhaltungssoftware wird häufig als Online-Service vertrieben. Doch welche Vor- und Nachteile haben die beiden Software-Formate?

Buchhaltungssoftware als Desktop-Version

Hierbei handelt es sich um den traditionellen Vertriebsweg: Der Kunde zahlt einmalig den Verkaufspreis und erhält das Buchhaltungsprogramm als Download oder auf einem Datenträger zur nahezu uneingeschränkten Nutzung. Er muss das Buchhaltungsprogramm lokal auf seiner Festplatte installieren. Danach hat er vollen Zugriff auf alle Funktionen.

Updates liefert der Hersteller bei neuen Programmversionen meist als Service dazu. Wenn eine verbesserte Version auf den Markt kommt, wird dieser Support jedoch in den meisten Fällen eingestellt.

  • Keine Folgekosten
  • Nutzung zeitlich unbegrenzt
  • Zugriff auch ohne Internetverbindung
  • Software-Version wird veralten
  • Einstellung des Supports
  • Gegebenenfalls hohe Anschaffungskosten
  • Eingeschränkte Kompatibilität mit Betriebssystemen

Software mit Jahreslizenz

Hersteller wie Buhl bieten ihre Buchhaltungsprogramme sowohl als Download als auch auf einem Datenträger an. Verbraucher sollten hierbei jedoch beachten, dass die Nutzungslizenz für das Programm jeweils 365 Tage gültig ist. Wer die Anwendung danach weiter nutzen möchte, muss eine neue Lizenz erwerben. Diese Preisgestaltung entspricht also der Bepreisung von Web-Apps, allerdings bietet die Software dennoch nicht die Flexibilität von Web-Apps, die geräteunabhängig genutzt werden können.

Der Online-Buchhaltungsassistent

Bei einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware bezahlt der User nicht für die Software, sondern für die Nutzung eines Service. Der Anbieter stellt die Software über das Internet zur Verfügung.

Dies hat mehrere Vorteile. So arbeitet der User immer mit der aktuellen Programmversion. Die Cloud vereinfacht außerdem die Zusammenarbeit von Teams oder Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen. Darüber hinaus kann ein Unternehmen die Kosten für die Software optimal kalkulieren und an die Nutzeranzahl anpassen, da die meisten Hersteller bei ihren Tarifen flexibel auf den Bedarf der Kunden reagieren.

  • Niedrige Anschaffungskosten
  • Flexible Anpassung des Funktionsumfangs und der Nutzerlizenzen
  • Automatische Programmupdates
  • Mit allen Betriebssystemen kompatibel
  • Unterstützt Kollaboration
  • Hersteller übernimmt Hardware-Wartung
  • Bei Kündigung des Abos kein Zugriff auf Funktionen
  • Laufende Kosten
  • Nur mit Internetverbindung nutzbar
  • Externer Server zur Datenspeicherung

Sicherheitsrisiko Cloud

So praktisch und komfortabel die Cloud für die Arbeit auch ist, birgt sie doch auch Risiken. Gerade für Unternehmen, die mit vertraulichen Daten und Kennzahlen arbeiten, muss die Datensicherheit von Web-Lösungen zuverlässig sein.

Tipp:

Mehr Informationen zu Kriterien rund um Cloud-Computing finden Sie in unserem Vergleich der besten Cloud-Speicher.

Wer sich eine Online-Buchhaltungssoftware aussucht, sollte darauf achten, dass der Anbieter folgende Kriterien erfüllt:

  • Server in sicheren und zertifizierten Rechenzentren
  • Serverstandort in Deutschland
  • Verschlüsselte Datenübertragung

Zu den bekanntesten cloudbasierten Buchhaltungsprogrammen zählen lexoffice und sevDesk. Diese renommierten Anbieter arbeiten mit ISO-zertifizierten Rechenzentren zusammen, die alle gültigen DIN-Normen zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit erfüllen.

5. Welches Programm ist für wen geeignet?

Die verschiedenen Buchhaltungsprogramme in unserem Test verfügen über ganz unterschiedliche Leistungsprofile. Wir haben zwar eine Gesamtwertung erstellt, aber selbstverständlich haben verschiedene Unternehmen ganz unterschiedliche Anforderungen an ihre Buchhaltungssoftware. Kein Programm kann alles gleich gut, aber auch nicht jeder Anwender benötigt alle Funktionen.

Die Anforderungen an das ideale Buchhaltungsprogramm für den individuellen Einsatzbereich lässt sich mit einem einfachen Merksatz beschreiben: So kompliziert wie nötig, so einfach wie möglich. Es soll alle nötigen Funktionen beinhalten, aber den Anwender nicht mit Komplexität verwirren, die er gar nicht benötigt. Denn: Alle Unternehmen benötigen Buchhaltung, aber gerade bei kleinen Einzelunternehmen ist oft nur grundlegendes Buchhaltungs-Know-How vorhanden.

Freiberufler und kleine Einzelunternehmen

Die Anforderungen an die Buchhaltung sind bei Freiberuflern und kleinen Einzelunternehmern ohne Mitarbeiter relativ niedrig. Sie sind meistens nicht buchführungspflichtig, in vielen Fällen entfällt auch die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Die Aufgaben an ein Buchhaltungsprogramm beschränken sich in der Regel auf die Rechnungserstellung, die Buchführung über Einnahmen und Ausgaben, die Archivierung von Belegen sowie die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Datenübermittlung an den Steuerberater. Diese Aufgaben kann im Prinzip jedes Programm in unserem Test erfüllen. Die betreffende Zielgruppe tut somit gut daran, bei der Auswahl eines Buchhaltungsprogramms auf preisliche Aspekte und auf Benutzerfreundlichkeit zu achten.

Buchhaltungssoftware Steuerberater
Buchhaltungssoftware für Freiberufler soll vor allem die Erfassung von Belegen möglichst einfach machen. Für komplexe Buchhaltungsfragen ist der Steuerberater zuständig.

Einen guten Kompromiss aus Preis und Funktionsumfang bietet Papierkram, das zudem sehr nutzerfreundlich ist. Die 1&1 Online-Buchhaltung ist etwas teurer, inkludiert dafür aber Smartphone-Apps und einen eigenen Steuerberater-Zugang. Zudem profitieren Kunden vom rund um die Uhr verfügbaren Telefonsupport.

Anforderungen an Buchhaltungs-Software für Freiberufler und kleine Einzelunternehmer umfassen die folgenden Aspekte:

  • Rechnungserstellung
  • Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben
  • Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • Datenübertragung an Steuerberater
  • Einfache Benutzbarkeit
  • Geringer Kostenfaktor

Online-Händler

Selbst kleine Online-Händler schreiben im Normalfall deutlich mehr Rechnungen als selbständige Dienstleister. Das kann einen beträchtlichen Arbeitsaufwand bedeuten. Wichtig bei Buchhaltungssoftware ist daher die Anbindung an Handelsplattformen wie eBay und Amazon beziehungsweise an Webshop-Software. So können viele Daten automatisch übernommen werden, was die Arbeit deutlich vereinfacht.

Als einzige Software in unserem Test ist easybill speziell für diese Benutzergruppe ausgelegt. Der Wermutstropfen ist allerdings, dass es sich bei easybill nicht um ein vollständiges Buchhaltungsprogramm handelt. Rechnungen kann es sehr gut, aber Funktionen zur Belegerfassung fehlen.

Anforderungen an Buchhaltungssoftware für Online-Händler umfassen die folgenden Aspekte:

  • Rechnungserstellung
  • Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben
  • Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • Datenübertragung an Steuerberater
  • Einfache Benutzbarkeit
  • Geringer Kostenfaktor
  • Anbindung an Handelsplattformen
  • Einfache Erstellung einer großen Menge von Rechnungen

Kleinunternehmen

Kleine, inhabergeführte Unternehmen, die auch Mitarbeiter beschäftigen, haben andere Anforderungen an die Buchhaltung als Freiberufler. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist ein Thema, auch Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte möglich sein, und die Software muss Abschreibungen richtig verbuchen. Gleichzeitig ist übermäßige Komplexität fehl am Platz, denn die Buchhaltung wird im Normalfall vom Inhaber selbst erledigt, der nur nicht unbedingt eine entsprechende Ausbildung hat.

Für diese Unternehmen ist leoxoffice das Programm der Wahl. Es erfüllt alle oben genannten Anforderungen, ist sehr benutzerfreundlich gestaltet und zudem sehr erschwinglich.

Anforderungen an Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen umfassen die folgenden Aspekte:

  • Rechnungserstellung
  • Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben
  • Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • Datenübertragung an Steuerberater
  • Einfache Benutzbarkeit
  • Umsatzsteuervoranmeldung
  • Abschreibung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung

Mittlere und große Unternehmen

Diese Unternehmen stellen eine ganze Reihe von Mitarbeitern ein, mindestens einen davon auch speziell für die Buchführung. Die Buchhaltungssoftware sollte also für doppelte Buchführung ausgelegt sein, Lohn- und Gehaltsabrechnung beherrschen und auch sonst keine Lücken bei der Funktionalität aufweisen. Dafür darf sie ruhig etwas komplizierter sein – schließlich wird sie hauptsächlich von Buchhaltungs-Profis bedient. Auch die Kosten spielen keine so große Rolle: wenn die Arbeitseinsparungen groß genug sind, ist auch ein etwas höherer Preis akzeptabel. Software für diese Zielgruppe ist nicht Teil unseres Tests.

6. So testen wir

Für unseren Test der besten Buchhaltungsprogramme haben wir die Programme ausgewählt, die zu den beliebtesten Anwendungen für Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmen gehören. Wir haben uns jeweils mit einem Test-Account registriert und die Programme auf ihren Funktionsumfang und die Benutzerfreundlichkeit geprüft; so wie auch ein Verbraucher mit Kaufinteresse die Programme testet. In den Berichten stellen wir die einzelnen Buchhaltungsprogramme mit ihren Vor- und Nachteilen ausführlich vor.

Wir haben uns für den Vergleich immer für das Paket entschieden, das mindestens die Funktionen Rechnungserstellung und Belegerfassung zufriedenstellend abdeckt. Welches Paket dies im Einzelfall ist, wird sowohl im Datenblatt als auch in den einzelnen Testberichten deutlich.

Die Grundlage für unsere Berichte bilden fünf Prüfkategorien. Jedes Programm erhält in jeder dieser Kategorie 0.00 bis 5.00 Punkte. Alle Kategorien fließen zu gleichen Teilen in die Gesamtnote mit ein. Allerdings hat jeder Nutzer etwas andere Anforderungen an Buchhaltungssoftware. Unser Testsieger ist also nicht zwangsläufig das beste Buchhaltungsprogramm für jeden Einsatzzweck. Je nachdem, welche Anforderungen der Anwender hat, kann durchaus eine andere Software besser geeignet sein. Unsere Tests bieten eine umfassende Kaufberatung.

Konzept und Bedienung

In diesem Bereich geht es um die Frage: Was ist das für ein Buchhaltungsprogramm und wie fühlt es sich an, damit zu arbeiten? Die meisten der Programme in unserem Test sind für eine Zielgruppe von Selbständigen und Kleinunternehmern konzipiert. Diese Zielgruppe will vor allem ihre Buchhaltung möglichst einfach erledigen. Doppelte Buchführung wird hier meistens nicht benötigt, eine Einkommens-Überschuss-Rechnung (EÜR) genügt.

Eine Ausnahme, mit der zusätzlich auch Bilanzen erstellbar sind, bildet Debitoor. Auch easybill fällt aus dem Rahmen. Der Funktionsumfang dieser Web-App ist auf die Bedürfnisse von Online-Händlern abgestimmt, für selbständige Dienstleister ist sie nicht ideal. Besonders einfach zu bedienen sind sevDesk und die von 1&1 als 1&1 Buchhaltung vermarktete Version davon sowie Papierkram.

Alle Buchhaltungs-Tools können in unterschiedlichen Tarifen gebucht werden. Zum Konzept der Software gehören auch die Produktpaletten der Anbieter. Die Diversifikationsstrategien beschreiben wir in den Testberichten, sie haben jedoch keinen direkten Einfluss auf die Bewertung.

Bei der Diversifikation der Produktpalletten greifen die Hersteller zu ganz unterschiedlichen Strategien. Häufig fehlen in günstigeren Tarifen bestimmte Funktionen. Manche Hersteller stellen den Kunden jedoch in allen Tarifen das gesamte Funktionsspektrum zur Verfügung, greifen jedoch zu mengenmäßigen Beschränkungen. Ein Beispiel dafür ist Billomat: im günstigsten Tarif kann der Kunde damit nur 25 Dokumente pro Monat erstellen.

Funktionen Rechnung

Die Rechnungserstellung ist das Herz der meistens Buchhaltungstools. Viele davon sind ursprünglich aus reiner Rechnungssoftware entstanden, die um Auswertungen und die Erfassung von Belegen beziehungsweise Eingangsrechnungen ergänzt wurde. Oft gibt es auch eine günstige Basis-Version, die als reine Rechnungssoftware vermarktet wird. Rechnungen zu erstellen funktioniert mit allen Programmen in unserem Test gut und einfach.

Mit der Rechnungserstellung sind normalerweise verwandte Funktionen verknüpft. So gut wie alle Programme erstellen auch Angebote und generieren im Falle eines erfolgreichen Angebots aus diesem automatisch eine Rechnung. Die Programme helfen, die Zahlungsfristen im Auge zu behalten und nötigenfalls die Rechnung in eine Mahnung zu verwandeln. Auch Lieferscheine gehören zur Standardausstattung von Buchhaltungsprogrammen.

Große Unterschiede gibt es jedoch bei den Gestaltungsmöglichkeiten für die Layouts. Normalerweise legen Anwender das Aussehen der Dokumente über zwei unterschiedliche Dateien fest. Ein Briefpapier ist für den Seitenhintergrund verantwortlich. Es handelt sich um ein PDF-Dokument, das mit jedem PDF-fähigen Programm gestaltet werden kann.

Für Dinge wie Abstände, Schriften und den genauen Inhalt des Dokuments sind Layout-Dateien zuständig. Zusätzlich zu den mitgelieferten Standard-Layouts können Anwender selbst Layouts erstellen. Das handhaben die Buchhaltungsprogramme ganz unterschiedlich. Im einfachsten Fall gibt es ein Interface im Programm, über das der Anwender Details des Layouts festlegt. Manchmal ist aber auch die Beherrschung von HTML und CSS nötig, um Layouts zu gestalten. Das führt zwar zu mehr Gestaltungsfreiheit, der Anwender benötigt aber entsprechende Kenntnisse – oder muss jemanden für die Gestaltung seiner Geschäftskorrespondenz engagieren.

Billomat sticht bei den Layouts aus der Masse hervor. Dieser Anbieter setzt bei den Layout-Vorlagen auf Word-Dateien und schafft so einen interessanten Mittelweg. Zudem passen sich die Layouts automatisch an gängige Fremdsprachen wie Spanisch und Englisch an.

Funktionen Buchhaltung

Egal, ob der digitale Buchführungsassistent für einen Selbstständigen oder für ein kleines Unternehmen gedacht ist, er muss die Grundlagen der Buchhaltung souverän beherrschen. Dazu zählen die Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben ebenso wie die Belegerfassung und -verwaltung und der Jahresabschluss. Die Abschlussarten sind besonders wichtig, denn an ihnen zeigt sich, ob die Buchhaltungssoftware nur die einfache Buchführung mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung unterstützt oder auch eine doppelte Buchführung mit Gewinn-und-Verlust-Rechnung und Bilanz.

Eine Funktion wie die Umsatzsteuervoranmeldung darf der Verbraucher ebenfalls von einer modernen Buchhaltungssoftware erwarten. Auch die Kontenrahmen, die in der Accounting-Software zur Auswahl stehen, werden in diesem Abschnitt berücksichtigt.

Ergänzend dazu sind für größere Unternehmen weitere Zusatzfunktionen hilfreich, etwa die Gehalts- und Lohnabrechnungen sowie die Anlagenbuchhaltung. Wenn das Programm Funktionen erfüllen soll, die über die Buchhaltung hinausgehen, ist es ein Vorteil, wenn es modular aufgebaut ist, so dass der Nutzer sich den Funktionsumfang maßgeschneidert zusammenstellen kann.

Performance und Schnittstellen

In diesem Abschnitt geht es um die technischen Anforderungen, die für eine reibungslose Nutzung der Buchhaltungssoftware erforderlich sind. Dazu zählen die Kompatibilität mit Betriebssystemen, der nötige Festplattenspeicher sowie der erforderliche Arbeitsspeicher. Cloudbasierte Buchhaltungsprogramme sind in dieser Hinsicht komfortabler als Desktop-Versionen. Aus guten Gründen dominieren sie mittlerweile den Markt — alle Programme in unserem Test fallen unter diese Kategorie. Da der Zugang über Apps oder über den Browser erfolgt, benötigen diese Anwendungen keinen Festplattenspeicher und sind unabhängig vom Betriebssystem. Die Cloud erleichtert außerdem den gemeinsamen Zugriff auf eine Datei und die Zusammenarbeit von mehreren Nutzern.

Leistungsbedenken sind hier unnötig: Alle Web-Apps im Test lassen sich, eine ausreichend schnelle Internetverbindung vorausgesetzt, so zügig bedienen wie Desktop-Software. Die Ladezeiten für einzelne Seiten lagen im Normalfall zwischen ein und zwei Sekunden. Auch hier kann sich Billomat positiv von den Mitbewerbern abheben, die Ladezeiten liegen bei diesem Programm oft bei weniger als einer Sekunde – da aber auch die anderen Buchhaltungsprogramme sehr schnell sind, macht das im Alltagseinsatz kaum einen Unterschied.

Des Weiteren benoten wir, ob die Buchführungssoftware Features wie eine DATEV- und ELSTER-Schnittstelle, Belegerkennung, Datenimport und -export sowie übersichtliche, grafische Auswertungen der vorhandenen Zahlenwerte enthält.

Vor allem die DATEV-Schnittstelle und die Möglichkeit, eine Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER abzugeben, sind uns wichtig. Eine DATEV-Schnittstelle beziehungsweise Exportmöglichkeit ist fast immer vorhanden, nur in manchen Basis-Versionen, die wirklich nur der Rechnungserstellung dienen, fehlt sie. Beispiele für solche reinen Rechnungs-Tools wären 1&1 Angebote und Rechnungen oder die Grundversion von lexoffice. Bei beiden Tools ist die DATEV-Schnittstelle im jeweils nächstgrößeren Tarif inkludiert.

Dokumentation und Support

Nicht nur bei der Einrichtung einer Small-Business-Buchhaltungssoftware benötigen manche Anwender Hilfestellungen. Im Laufe der Arbeit mit den einzelnen Modulen tauchen bei manchem User in der Regel Fragen und Probleme auf. Damit die betrieblichen Prozesse weiterhin einwandfrei verlaufen können und die Buchhaltung immer auf dem aktuellen Stand bleibt, ist der Unternehmer auf eine zügige Reaktion vom Service-Team des Softwareherstellers angewiesen.

Nutzer einer Buchhaltungssoftware sollten daher auf einen zuverlässigen und gut aufgestellten Support Wert legen. Besonders kundenfreundlich sind die Buchhaltungslösungen von 1&1 – Anwender können nämlich den Telefonsupport rund um die Uhr erreichen. Das ist ein Vorteil im Vergleich zu sevDesk, das zwar exakt dieselben Programmfunktionen bietet, aber nicht in das gut ausgebaute Support-Netzwerk des großen Online-Dienstleisters eingebunden ist.

Auch die selten vorhandene Möglichkeit zur Problemlösung per Live-Chat honorieren wir. Selbstverständlich sehen wir uns auch die verfügbare Dokumentation an. Dazu gehören ein gut ausgebauter FAQ-Bereich, ein Online-Handbuch, Webseminare oder Tutorials. Ein Forum erfüllt sowohl die Aufgabe einer Dokumentation-Ressource, die Anwender selbständig durchsuchen, als auch die eines Supports, da Mitarbeiter und andere Forennutzer auf Fragen eingehen und bei Problemen helfen.