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Buchhaltungssoftware

Die beste Buchhaltungssoftware im Vergleich

Bettina Kempf

Buchführung und Abrechnung vereinfachen

ordner finazen
Weniger Papier - Mehr Organisation.

Eine Buchhaltungssoftware sollte in jedem kleinen, mittleren und natürlich auch großen Unternehmen vorhanden sein. Auch für Freiberufler und Selbstständige ist ein solches Tool empfehlenswert, um sämtliche Abrechnungen zu kontrollieren. Sobald eine Selbstständigkeit beginnt, kommen auf den Unternehmer Verpflichtungen zu. Es handelt sich dabei um die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung, das Erstellen der monatlichen Buchführung, die Abgabe des Jahresabschlusses oder der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Es sind die Erklärungen dazu zu erstellen und vieles mehr. Da ist die Buchhaltungssoftware die perfekte Hilfe, die eine Sammlung und Verwaltung aller zugehörigen Informationen ermöglicht.

1. Anwender der Buchhaltungssoftware

Sobald ein Unternehmen beim zuständigen Gewerbeamt und der Finanzbehörde angemeldet wird, besteht Buchführungspflicht.

Das bedeutet, dass zumindest die Einnahmen und Ausgaben dokumentiert werden müssen. Das betrifft umsatzsteuerpflichtige Unternehmen, aber auch Freiberufler. Viele Unternehmensgründer besuchen vor ihrer Selbstständigkeit deshalb einen Lehrgang für die Buchführung. Doch Ärzte sowie manch andere Freiberufler haben in der Regel nicht die nötige Zeit für derlei Weiterbildung.

Das ist ein wichtiges Argument, sich die passende Buchhaltungssoftware zuzulegen. Eine derartige Software ist in der Regel in der Lage, neben der laufenden Buchführung eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder eine Bilanz zu erstellen. Meist ist ein Programm für die Lohnabrechnung integriert. Das Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung gehört in jede Buchhaltungssoftware. Der Anwender kann entsprechend der Art und Größe des Unternehmens wählen, welchen Kontenrahmen er nutzen möchte.

Egal, ob es sich um einen Selbstständigen mit einem kleinen Geschäft, ein mittelständisches Unternehmen, einen Großbetrieb oder Freiberufler handelt - es ist wichtig, dass auf die Belange eines jeden Rücksicht genommen wird. Das setzt eine einfache Bedienung, inbegriffene Fachinformationen und pfiffige Anwenderunterstützung voraus. Günstig wirken sich Automatikfunktionen für jeden Nutzer aus.

2. Produktmerkmale

Mit einer Buchhaltungssoftware wird das Ziel verfolgt, Zeit und auch Geld zu sparen. Deshalb sollte sie den folgenden Anforderungen gerecht werden:

  • einfache Bedienung
  • benutzergerecht sein
  • Technik auf dem neuesten Stand
  • integrierte aktuelle Gesetzeslage

Unabhängig davon, ob es sich um eine kostenlose Software oder ein Produkt, welches käuflich erworben werden muss, handelt, sind dies die Mindestanforderungen, die der Kunde an die Buchhaltungssoftware stellen sollte.
Wertvolle Arbeitszeit sollte nicht damit verschwendet werden, um sich unnötig lange in ein Softwareprogramm einzuarbeiten. 

Taschenrechner
Mit einer Buchhaltungssoftware entgeht Nutzern keine Kostenstelle mehr.

Beim Thema finanzielle Einsparungen ist es eine Grundvoraussetzung, dass sich der Anwender darauf verlassen kann, dass die Software auf dem aktuellsten Stand der gesetzlichen Bestimmungen ist. Gerade im Bereich der Buchhaltung und Steuern ergeben sich ständig Neuerungen, die unbedingt zu beachten sind, da es sonst zu Strafen oder Zeitverzögerungen kommen kann.

Die Software sollte sowohl auf älteren Betriebssystemen als auch auf neueren problemlos funktionieren. Am Besten wäre es natürlich, wenn die Buchhaltungssoftware auf den Nutzer zugeschnitten ist. Kleine Unternehmen benötigen nicht so viele Funktionen wie größere Betriebe.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Zu empfehlen ist natürlich, eine Buchhaltungssoftware auszuwählen, die möglichst optimal den eigenen Bedürfnissen entspricht. So benötigt ein Selbstständiger ohne Mitarbeiter natürlich keine Software mit Lohnabrechnung, Offene-Posten-Rechnungen, Bilanzerstellung und dergleichen. Allerdings sind diese Funktionen bei vielen gängigen Buchhaltungssoftwares automatisch dabei.

Ein Blick auf die Testergebnisse zeigt, dass sie Schere der Preisspanne relativ weit auseinandergeht. Es werden bereits Programme angeboten, welche unter 30,00 Euro erhältlich sind. Aber auch Preise von über 1.000 Euro kann man dabei entdecken. Deshalb ist genau zu prüfen, welche Funktionen notwendig sind und wie es mit der bedienerfreundlich und der Aktualisierung aussieht.

Meist sind die preisgünstigeren Angebote etwas umständlich in der Handhabung. Der Anwender benötigt relativ viel Zeit, um mit der Buchhaltungssoftware richtig umgehen zu können.
Im Internet werden viele Programme in diesem Bereich gratis angeboten. Für einen Kleinstunternehmer ist dies eine Alternative.

Er kann sich zunächst mit der Buchhaltungssoftware vertraut machen. Oftmals sind es auch Versionen, die einen bestimmten Zeitraum gratis getestet werden können. Bei diesen sind alle Funktionen zwar vollumfänglich nutzbar, aber bei der Verlängerung der Lizenz nach Ablauf der Testzeit entstehen Kosten.

Besonders gute Ergebnisse lieferten im Netzsieger-Vergleichstest die Programme Lexware Buchhalter vom gleichnamigen Hersteller Lexware (1.Platz), MonKey Office von MonKey (2.Platz) und Buchhalter Plus ebenfalls von Lexware auf Platz 3.

3. Kauftipp

Buchhalter mit Geld
Wohl dem, der den Überblick über seine Finanzen behält.

Bei der Anschaffung der Buchhaltungssoftware ist zunächst festzustellen, welche Bereiche sie abdecken muss. Welche Einschränkungen sind bei der Nutzung einer kostenlosen Version zu erwarten? Ist die Buchhaltungssoftware kompatibel mit dem Computer? Handelt es sich um eine Testversion, ist zu beachten, wie lange diese gratis genutzt werden kann. Genau zu prüfen sind die Folgekosten, wenn man die entsprechende Buchhaltungssoftware weiter verwenden möchte.

Entscheidet man sich für eine kostenpflichtige Software, ist das Preis-Leistungs-Niveau zu prüfen. Das geht am besten, wenn man sich die Testergebnisse im Internet anschaut. Es ist zu prüfen, ob ein Lizenzschlüssel ausreicht, oder ob mehrere Personen das Produkt nutzen sollen. Beim Erwerb mehrerer Lizenzen sind häufig andere Konditionen möglich, sodass sich dann auch etwas teurere Produkt rentieren können.

​Die Verfügbarkeit, die Lieferzeiten, die Lieferbedingung und eventuelle Lieferkosten sind meist neben den Produkten aufgeführt. In den meisten Fällen werden aber keine physischen Kopien mehr gebraucht, sondern die Software wird als Download zur Verfügung gestellt und kann mit Lizenzschlüsseln freigeschaltet werden. Auf keinen Fall sollte darauf verzichtet werden, den Anbieter des Produkts genau in Augenschein zu nehmen. Es gibt oft mehrere Onlineshops, die dieselbe Software anbieten, wobei die Preise sich unterscheiden können.

Resümee

Um sich die Kosten für ein Steuerbüro zu sparen, können die laufende Buchführung und die Lohnabrechnung mit einer Buchhaltungssoftware im eigenen Betrieb erledigt werden. Kleinere Unternehmen sind mit ihren Funktionen sogar in der Lage, die Steuererklärungen und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung selbst zu erstellen.

Benötigt man hierfür einmal jährlich doch einen Steuerberater, ist es zweckmäßig, vor dem Erwerb der Buchhaltungssoftware mit ihm abzusprechen, welche sich als günstig erweist, um wenig Zeitaufwand für die Erstellung der Bilanz, der nötigen Anlagen und Erklärungen, zu haben.

4. Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen

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Buchhaltung: eine oft ungeliebte aber dennoch wichtige Tätigkeit.

Keinem Unternehmen bleibt es erspart, seine Finanzen und Kalkulationen im genau zu dokumentieren. Aufgrund der komplexen Anforderungen an eine betriebliche Buchführung ist eine Buchhaltungssoftware heutzutage fast unerlässlich für jedes Unternehmen und erleichtert insbesondere Kleinunternehmern die Buchführung erheblich. So erspart der Einsatz einer Software gegenüber einer manuell erstellen Buchführung dem Nutzer viel Aufwand und Zeit. Fehlerquellen und Versäumnisse werden von vornherein ausgeräumt, was vor allem Nutzern, die sich bei der Buchführung schwertun, zugutekommt. Schließlich verursacht eine fehlerhafte oder unvollständige Buchführung schnell Probleme, die sogar drastische Strafen – bis hin zum Entzug des Gewerbes – nach sich ziehen können. Ein Vorteil der Buchhaltungssoftware ist außerdem, dass alle Programme den aktuellen finanzrechtlichen Vorgaben entsprechen müssen.

5. So vergleichen wir

Als wichtiges Qualitätskriterium einer Buchhaltungssoftware gilt das Preis-Leistungs-Verhältnis. Häufig kann der Anwender durch Sonderangebote und Gutscheine eine preisreduzierte Software erstehen. Bei der Auswahl sollte der Anwender allerdings nicht nur auf den Preis schauen, sondern auch folgende Kriterien berücksichtigen.

Qualität und Leistungsumfang

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Eine gute Software bietet viele nützliche Zusatzfunktionen.

Ganz gleich in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist, die Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen sollte die notwendigsten Funktionen umfassen. Schließlich muss jeder Unternehmer Rechnungen schreiben, Geldeingänge verbuchen und Ausgaben absetzen. Auch wenn der Nutzer keine Buchhaltung benötigt, sollte die Buchhaltungssoftware auf eine solche ausgerichtet sein. Ideal ist ein Programm, welches modular aufgebaut ist und der Nutzer beliebig erweitern kann. In der Regel umfasst die Mindestausstattung zunächst ein Modul für die Fakturierung, mit dem Rechnungen, Angebote und Offerten erarbeitet werden. Ein zusätzliches Modul für Lohnabrechnungen, mit dem der Unternehmer Stundenzettel abrechnet und die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellt, ist sehr nützlich. Natürlich gehört auch ein Modul für die Erfassung von Belegen in der Finanzbuchhaltung zwingend dazu. In der heutigen Zeit spielt zudem auch Online-Banking eine wichtige Rolle. Daher ist ein entsprechendes Modul in der Buchhaltungssoftware empfehlenswert. Alle Bausteine sollten sich schließlich zu einem funktionierenden Ganzen zusammenfügen. Beispielsweise das Programm Lexware Buchhalter 2015 bietet einen großen Umfang an Funktionen, beispielsweise die Möglichkeit, Split-Buchungen durchzuführen.

Einführung und Schulung

Die beste Buchhaltungssoftware verfehlt ihren Nutzen, wenn der Anwender nicht damit umgehen kann. Deshalb bieten einige Hersteller Online-Einführungskurse und Tutorials an, die den Einstieg in die Materie erleichtern. Idealerweise verfügt die Software über ein umfassendes Handbuch, sodass der Unternehmer die Grundlagen nachlesen kann. Künftige Nutzer sollten auch die Augen offenhalten, ob es in ihrer Nähe sogar Einführungskurse in bestimmte Buchhaltungssoftware gibt. Bei der Benutzerfreundlichkeit sticht StarFinanz StarMoney Business 6.0 besonders hervor: sowohl die praktische Benutzeroberfläche als auch der Eingabeassistent erleichtern Anfängern die Arbeit enorm.

Hilfe & Support

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Bei Problemen mit der Buchhaltungssoftware sollten Nutzer auf einen schnellen Support zugreifen können.

Nicht nur bei der Einrichtung der Small-Business-Buchhaltungssoftware benötigen manche Anwender Hilfestellungen. Im Laufe der Arbeit mit den einzelnen Modulen tauchen in der Regel Fragen und Probleme auf. Damit die betrieblichen Abläufe ungehemmt weiterlaufen und die Buchhaltung immer auf dem aktuellen Stand bleibt, ist der Unternehmer auf eine umgehende Antwort angewiesen. Beim Kauf einer Buchhaltungssoftware sollte der Nutzer daher auf einen schnellen und gut aufgestellten Support Wert legen –  idealerweise über eine Telefon-Hotline, die 24 Stunden lang besetzt ist. Häufig stellen die Hersteller einer guten Small-Business-Buchhaltungssoftware für registrierte Kunden auch einen Live-Chat bereit. Hier müssen sich Interessenten im Voraus genau über den Leistungsumfang informieren, denn manche Anbieter von Buchhaltungssoftware stellen nur einen FAQ-Bereich und ein Online-Handbuch für zur Verfügung.

badgeFazit der Redaktion

Um dem Verbraucher eine Orientierungshilfe bei der individuellen Kaufentscheidung zu geben, hat die Netzsieger-Redaktion verschiedene Buchhaltungssoftwares für Kleinunternehmen einem ausführlichen Test unterzogen. Die Testberichte erläutern die spezifischen Vor- und Nachteile der verschiedenen Programme.