Projektmanagement-Software

Die besten Projektmanagement-Tools im Vergleich

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Kleine und große Projekte bequem managen

Das Wichtigste in Kürze
  • Für Unternehmen mit komplexen Projekten und großen Teams führt kein Weg an einer professionellen Projektmanagement-Software (PMS) vorbei.
  • Projektmanagement-Tools helfen dabei, Abläufe zu planen, Kosten zu kalkulieren, miteinander zu kommunizieren und Deadlines einzuhalten.
  • Je nach Unternehmensgröße eignet sich Single-, Multi- oder Enterprise-Project-Management besser.
  • Bei der Entscheidung für die richtige Software kommt es insbesondere auf die Bedienbarkeit, die Performance, die Datensicherheit und die Kosten an.
  • Zu den Grundfunktionen gehören neben dem Ressourcenmanagement auch Planungs-Tools, Kommunikations- und Interaktionstools, Auswertungs- und Reporting-Features sowie Charts.
  • Für eine unkomplizierte, mobile Dokumentenverwaltung ist nicht nur eine cloudbasierte Anwendung, sondern auch die Bereitstellung von Smartphone-Apps von Vorteil.

Unsere Testsieger

Beim Test ist uns aufgefallen, dass alle der Programme im Vergleichsfeld erstaunlich hohes Niveau aufweisen. Allerdings haben sie unterschiedliche Schwerpunkte, sodass es vor allem die Frage der eigenen Anforderungen darüber entscheidet, welche Projektmanagement-Software die beste ist.

Der Gesamtsieger unseres Tests ist Wrike. Trotz ihres großen Funktionsumfangs ist die Software klar strukturiert und übersichtlich. Insgesamt wirkt Wrike von allen getesteten Programmen am professionellsten und ausgereiftesten.

InLoox aus München auf dem zweiten Platz hat allen anderen Programmen eines voraus: die nahtlose Outlook-Integration. Das Programm erweitert die Benutzeroberfläche des E-Mail-Clients um Projektmanagement-Fähigkeiten, die den höchsten Ansprüchen gerecht werden. Alternativ kann es natürlich auch über den Browser oder per Web-App bedient werden. Die Zielgruppe sind vor allem größere Unternehmen, die Projekte sehr detailliert durchplanen.

Beim Drittplatzierten factro handelt es sich um einen Newcomer aus Deutschland. Die Software baut auf ein stabiles Wissensfundament, denn der Hersteller, die Managementberatung Schuchert, kann jahrzehntelange Erfahrung im Projektmanagement vorweisen. Das Programm wird sehr aktiv weiterentwickelt, sodass es in diesem Vergleich mittlerweile schon um mehrere Plätze vorrücken konnte.

Projektmanagement-Software: Projekte planen, durchführen und abschließen

Der Erfolg eines Projekts ist von drei zusammenhängenden Variablen abhängig: Qualität, Zeit und Kosten. Sobald sich ein Parameter verändert, werden die anderen beiden ebenfalls beeinflusst. Möchte ein Unternehmen beispielsweise das Qualitätsniveau anheben, so ist damit unausweichlich ein höherer Zeit- oder Kostenaufwand verbunden. Um stets den Überblick über dieses Dreigespann des Projektmanagements zu behalten, greifen viele Unternehmen auf Projektmanagementsoftware zurück.

Inzwischen sind zahlreiche Anbieter auf dem Markt vertreten, die Lösungen für die Projekt- und Auftragsverwaltung anbieten. Für die Ressourcenplanung, Leistungsabrechnung und Projektverwaltung verwenden die meisten heutigen Unternehmen keine Einzellösungen wie Excel-Tabellen und Stundenzettel. Stattdessen kommt eine Projektmanagement-Software zum Einsatz. Diese vereint die verschiedenen Insellösungen an einem Ort und spart Nutzern dadurch Zeit und Aufwand.

Projektleiter sind für gewöhnlich parallel mit unterschiedlichen Aufgaben beschäftigt. Sie müssen ihr Team entsprechend koordinieren und die Zusammenarbeit beziehungsweise die Kommunikation so einfach wie möglich gestalten. Darüber hinaus obliegt es ihnen, die Geschäftsleitung über die Fortschritte zu informieren und das Budget im Blick zu haben. Projektmanagement ist also ein komplexes Themengebiet. Eine PMS unterstützt Projektmanager und Teamleiter dabei, einen Überblick über die Ressourcen, die Deadlines sowie die Aufgabenverteilung zu bewahren und Reports beziehungsweise Fortschrittsanalysen zu erstellen. Manche Programme ermöglichen es sogar, in einem Chat miteinander zu kommunizieren, Dateien auszutauschen oder Dokumente gemeinsam zu bearbeiten. Dafür sollten die Teammitglieder von überall einen Zugriff auf den Informations- und Daten-Pool haben – sei es beim Kunden, auf der Geschäftsreise oder im Home-Office. Der Erfolg eines Projekts ist immer auch von einem effizienten Informations- und Datenaustausch abhängig.

Projektmanagement-Software hilft Selbstständigen und Unternehmen jeder Größe, Projekte schneller abzuschließen, wodurch sie Arbeitszeit und Kosten einsparen. Vor allem in der IT-Branche oder auch in Forschungs- und Entwicklungsabteilungen bestimmt Projektmanagement heutzutage den Alltag vieler Unternehmen. Grundsätzlich gilt: Je mehr Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt sind, desto wichtiger ist das Projektmanagement. Nicht jede PMS eignet sich in gleichem Maße für alle Aufgaben, aber für jedes Team beziehungsweise jede Art von Projekt gibt es eine passende Lösung auf dem Markt.

Was ist Projektmanagement-Software? Definition und Klassifizierung

Bevor wir auf die verschiedenen Arten von PMS zu sprechen kommen, beschäftigen wir uns mit einer grundlegenden Frage: Was genau ist eigentlich Projektmanagement-Software?

Definition und Begriffsabgrenzung

Das Projektmanagement umfasst die Initiierung eines Projekts, die Planung und Steuerung der einzelnen Phasen, die Verwendung bestimmter Methoden und die Abrechnung beziehungsweise den Abschluss. Nicht selten fallen wiederkehrende Aufgaben und standardisierte Prozesse an. Es ist die Aufgabe von Projektmanagern, die vorhandenen Ressourcen effizient zu steuern, Ziele richtig zu kommunizieren und diese im Budgetrahmen termingerecht zu erreichen. Sie werden also mit allen Faktoren konfrontiert, die das Projekt betreffen – seien es

  • die Dauer und die Kosten,
  • die Anzahl, Qualifikation und Erfahrung der Mitarbeiter,
  • die inhaltlichen, methodischen und qualitativen Aspekte der Projektumsetzung,
  • die internen und externen Kommunikationsstrategien oder gar
  • die Einbeziehung externer Fachkräfte.

Vor der Entscheidung für eine neue Projektmanagementsoftware steht viel Recherche, sodass die Suche nach dem richtigen Programm oft selbst zum kleinen Projekt wird. Das liegt zum Teil auch an der ungenauen Abgrenzung der Begrifflichkeiten. Während manch einer bereits von Projektmanagement-Software spricht, wenn er seine Daten in einer Excel-Tabelle erfasst, sind es bei anderen hochspezifische Software-Lösungen. Bei einer Projektmanagement-Software handelt es sich grundsätzlich um ein Programm, das Unternehmen bei der Durchführung von Aufgaben im Bereich des Projektmanagements unterstützt. Der Begriff fasst somit alle Tools zusammen, die Projekt- und Teamleiter bei der Planung, Durchführung und Abrechnung von Projekten anwenden.

Mit der Software werden alle Projektphasen für Manager und Teammitglieder zentral an einem Ort abgebildet, um ebendiese Prozesse erfolgreich umzusetzen. Da alle Dokumente innerhalb des Tools abgespeichert werden, haben alle Verantwortlichen jederzeit einen Zugriff darauf. Die Tools nehmen zwar keine inhaltlichen Aufgaben ab, helfen jedoch bei der Aufgabenkoordination, der Zeit- und Kostenprognostizierung sowie der Strukturierung im Falle von Änderungen. Außerdem geben sie Projektleitern Hilfestellungen in Form von Kollaborationsmodulen, Suchmasken und Best-Practice-Datenbanken. In den Bereich der Ressourcenplanung fällt beispielsweise die Verteilung von Arbeitsstunden auf diverse Abschnitte und Projekte. Ein automatisches Frühwarnsystem hilft dabei, das Budget und Fristen von Projekten einzuhalten. Zu den wichtigsten Features eines solchen Programms gehören weiterhin umfassende Controlling-Optionen wie die Zeiterfassung. Da sich die Personenstunden für jeden einzelnen Mitarbeiter mit individuellen Stundensätzen belegen lassen, hat das Management stets einen Überblick über die Kosten und kann bei Bedarf detaillierte Auswertungen zum Team abrufen.

Wer sich für eine solche Software entscheidet, darf jedoch nicht davon ausgehen, dass er damit automatisch Projektmanagement einführt. Die Software ist nichts weiter als ein Werkzeug, das in den bereits bestehenden Arbeitsablauf integriert wird. Damit das funktioniert, müssen Teamleiter die Methoden und Prozesse bereits im Vorfeld in ihrem Unternehmen etabliert haben. Erst wenn sich die Projektmanagement-Leitvorstellung verfestigt hat, wirkt die Software. Andernfalls könnte das Vorhaben scheitern, da es gegebenenfalls zu einer ablehnenden Haltung der Mitarbeiter gegenüber der Software kommt. PMS kann zwar die spezifischen Planungs- und Steuerungsmethoden unterstützen, doch auch die funktionsreichsten Tools ersetzen nicht die Kompetenz eines Projektmanagers.

Was ist eigentlich ein Projekt?

Bei einem Projekt handelt es sich um eine komplexe, befristete Unternehmung mit dem Ziel, eine Innovation oder etwas Neuartiges – ob Produkt, Service oder Methode – zu entwickeln. Komplex sind die Unternehmungen in dem Sinne, dass viele Komponenten technischer, inhaltlicher oder organisatorischer Art sowie ein gesondertes Management erforderlich sind.

Die verschiedenen Arten von Projektmanagement-Software

Da es sich bei Projektmanagement-Software nicht um eine klar definierte Produktkategorie handelt, kann der Begriff im Grunde sowohl für einen einfachen E-Mail-Client als auch ein datenbankgestütztes Multiprojekt-Tool stehen. Dedizierte Projektmanagementprogramme lassen sich in Einzelprojektmanagement-, Multiprojektmanagement- und Enterprise-Projektmanagement-Tools aufgliedern. Welche PMS am besten für das eigene Unternehmen geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, etwa der Branche, der Art der Projekte sowie der Mitarbeiterzahl.

Klassisch vs. Agil – eine Grundsatzentscheidung

Grundsätzlich unterscheidet man zwei verschiedene Typen: das traditionelle, also klassische, und das agile Projektmanagement. Diese beiden Herangehensweisen nutzen unterschiedliche Methoden und eignen sich für unterschiedliche Arten von Projekten.

Klassisches Projektmanagement

Das klassische Projektmanagement ist auch als statistisches Projektmanagement bekannt, da Anwender die einzelnen Phasen nacheinander in der geplanten Reihenfolge abarbeiten. Die Methode folgt eher dem traditionellen Weg: von der Zielsetzung und Planung über die Bearbeitung bis hin zum Ergebnis. Damit eignet sie sich besonders gut, wenn gleich zu Beginn ein konkretes Ziel feststeht. Termintreue und Kostenwahrheit stehen hier im Vordergrund. Im Sinne der sogenannten „Netzplantechnik“ werden Zeitrahmen, Ressourceneinsatz, Kosten und Ziele bereits im Vorfeld festgelegt, um Stakeholder vor Überraschungen zu bewahren.

Diese Art des Projektmanagements nutzt eine Zeitachse, welche die einzelnen Projektschritte durch Balken grafisch darstellt. Auf der linken Spalte definieren Nutzer die einzelnen Aufgaben und visualisieren diese anschließend innerhalb der Zeitachse. Das heißt: Je länger die Dauer der Aufgabe, desto länger der Balken. Sollten die Aufgaben überlappen oder voneinander abhängig sein, lässt sich dies mit Pfeilen darstellen. Für eine übersichtlichere Darstellung fassen Nutzer einzelne Aktivitäten in Projektphasen zusammen.

Einer der größten Vorteile dieses Projektmanagementstil liegt darin, dass die Projekte zum vorgesehenen Zeitpunkt abgeschlossen werden. Es gibt also einen genauen Zeitplan und klare Strukturen. Nachteilig ist jedoch die fehlende Flexibilität, falls sich äußere Umstände oder inhaltliche Vorgaben im Laufe des Projekts ändern. Dementsprechend aufwendig sind Planungskorrekturen. Darüber hinaus ist stets eine genaue Dokumentation erforderlich.

Agiles Projektmanagement

Das agile Projektmanagement ist insbesondere im IT-Bereich beziehungsweise in der Software-Entwicklung verbreitet, wo eine hohe Innovationsgeschwindigkeit und kreative Prozesse die Norm sind. Nutzer dieses Ansatzes entwickeln ein Produkt Schritt für Schritt in mehreren Phasen. Das heißt, sie unterteilen die Aufgaben in verschiede, vorzugsweise kleine Pakete, um jeweils funktionsfähige Zwischenprodukte zu erhalten. Bevor sie zur nächsten Etappe voranschreiten, holen sie sich für jedes dieser Zwischenprodukte zunächst ein Feedback vom Auftraggeber. Auf diese Weise kann das Team neue Kundenwünsche schnell umsetzen beziehungsweise flexibel auf Veränderungen reagieren. Im Gegensatz zum klassischen Vorgehensmodell ist hier nämlich kein endgültiges Ziel definiert.

Anders als beim traditionellen Projektmanagement liegt die Verantwortung nicht beim Teamleiter, sondern eher beim Projektteam, welches sich selbst organisieren muss. Flexibilität ist ein grundlegendes Prinzip von PMS – nur so sind Anpassungen jederzeit möglich. Nutzer müssen nämlich im Auge behalten, dass ein konkretes Ziel erst im Laufe der Projektumsetzung Gestalt annimmt. Dadurch integrieren Nutzer ihr User-Feedback direkt in der Umsetzungsphase in das Endprodukt. Während die allgemeine Planung beziehungsweise die Führung also in den Hintergrund rücken, wird die Eigenverantwortlichkeit aller Beteiligten in den Vordergrund gestellt.

Vorteilhaft ist der agile Ansatz vor allem bei lösungsorientierten Projekten, bei denen die Faktoren Umfang, Zeit und Kosten weniger relevant sind. Trotz der anfänglichen Strukturlosigkeit funktioniert dieser Ansatz, da das Team in kurzen Abständen immer wieder über den Umsetzungsprozess reflektiert. Eine gute, schnelle Kommunikation ist hierfür Voraussetzung.

Hybride Modelle

Hybride Management-Methoden, die Elemente aus beiden Ansätzen kombinieren, nutzen beispielsweise in der Analysephase die Planungsmethoden des traditionellen Projektmanagements und in der Designphase die agilen Methoden. Dadurch vereinen sie die Vorteile beider Vorgehensweisen.

Abgestimmt auf den Bedarf: Single, Multi oder Enterprise?

Projektmanagement-Software lässt sich in verschiedene Kategorien differenzieren, die sich insbesondere im Hinblick auf ihre Funktionalität unterscheiden. Das liegt unter anderem daran, dass sie verschiedene Zielgruppen bedienen und dementsprechend andere funktionale wie auch prozessuale Schwerpunkte setzen – was sich wiederum in ihrer Konfigurierbarkeit und Architektur widerspiegelt.

Single Project Management System (SPMS)

Einzel-Projektmanagement-Systeme werden nur für ein einziges Projekt eingesetzt. Sie eignen sich zur Planung und Steuerung von Einzelprojekten oder mehreren unabhängigen Projekten. Dieser Typ richtet sich vor allem an Projektmanager und -controller, die sich in der Planungs- oder auch bereits in der Ausführungsphase befinden. Für gewöhnlich handelt es sich hierbei um Desktop-Applikationen mit Rich-Client-Oberflächen.

Multi Project Management System (MPMS)

Ressourcenorientierte MPMS dienen der Planung und Verwaltung der Ressourcen, das heißt, sie unterstützen die Zuordnung der Ressourcen zu Projekten, die Erfassung des tatsächlichen Aufwands sowie die Steuerung der Kapazitätsauslastung. Zu den Zielgruppen gehören vor allem Projektbüros und Ressourcenmanager. Diese planen anhand der Dimensionen „Ressource“, „Projekt“ und „Zeit“ dynamisch. Während eine Dimension fixiert wird, können die anderen beiden variieren. Aufgrund ihres hohen Spezialisierungsgrades ziehen Nutzer für die Feinplanung nicht selten SPMS hinzu.

Die meisten Multi-Projektmanagement-Systeme gehören dem prozessorientierten Ansatz an. Er eignet sich vor allem für die Verwaltung von Projektportfolios, in denen mehrere abhängige Projekte gleichzeitig geplant, gesteuert und kontrolliert werden müssen. Für den Einsatz müssen Planung und Durchführung klar definiert sein. Somit richten sie sich insbesondere an Projektmanager und Projektcontroller, aber auch an das Project-Office und Projektgremien. Da Multi-Projekte um knappe Ressourcen konkurrieren, müssen sie aufeinander abgestimmt beziehungsweise priorisiert werden. Durch die Vielzahl von Projekten mit unterschiedlichen Strukturplänen bildet sich ein hohes Datenvolumen heraus, auf das eine große Anzahl von Beteiligten zugreifen muss. Deshalb verwenden MPMS häufig zwei- oder dreischichtige Client-Server-Architekturen, deren Datenhaltung in Datenbanken erfolgt. Diese Rich-Client-Systeme werden an jedem Arbeitsplatz installiert.

Enterprise Project Management System (EPMS)

Unter EPMS versteht man Projektmanagement-Tools, die im gesamten Unternehmen genutzt werden. Diese Systeme unterstützen alle Projektmanagement-Beteiligten auf Führungsebenen, darunter auch die Geschäftsführung. Ihre Funktionen dienen der Portfolioplanung und decken alle Lebenszyklen eines Projekts ab. Somit unterstützt das Funktionalitätsspektrum nicht nur operative Prozesse, wie die Ressourcenplanung, sondern auch strategische Prozesse, etwa das Performance-Measurement. Neben ihrem großen Funktionsumfang zeichnet sie ihre hohe Skalierbarkeit und die Möglichkeit einer flexiblen Systemkonfiguration aus, was allerdings auch den Aufwand erhöht.

Die Möglichkeit, viele Projekte zu verwalten, und die Eignung für verschiedene Nutzergruppen liegt ein hohes Potential für eine horizontale Koordination zugrunde. Zwar gehen mit einer solchen Lösung deutlich höhere Kosten einher, dafür besteht aber die Möglichkeit, Schnittstellen optimal an die unternehmensspezifischen Bedürfnisse, die Begrifflichkeiten und die technischen Umgebungen anzupassen. Genau wie bei MPMS dominieren auch hier Client-Server-Architekturen; der Zugriff erfolgt jedoch über webbasierte Benutzeroberflächen. Damit ist keine lokale Installation erforderlich.

Effizienter, gebündelter, transparenter: Vorteile und Nutzen von PMS

Projektmanagement-Tools finden in diversen Branchen und Unternehmensformen Einsatz: von der Softwareentwicklung über das Baugewerbe bis hin zum Eventmanagement. Projekte spielen also in weiten Teilen des Wirtschaftslebens eine wichtige Rolle. Sie lassen sich auch ohne PMS bewältigen, aber die Software reduziert den Organisationsaufwand erheblich. Das ist vor allem bei großen und komplexen Projekten ein entscheidender Vorteil.

Die Vorteile

Viele Interessierte fragen sich nun, welchen Nutzen die Programme für ihr Unternehmen haben. Deshalb klären wir im Anschluss die zahlreichen Vorteile einer PMS.

Optimierung des Zeit- und Kostenmanagements

Der wohl wichtigste Nutzen eines Projektmanagement-Tools ist die Einsparung von Kosten und Zeit, die aus der Optimierung der Projektarbeit beziehungsweise der Automatisierung bisher manuell ausgeführter Arbeiten resultieren. Projektmanagement-Software unterstützt Unternehmen nicht nur bei der Projektplanung, sondern auch bei der Durchführung und Kontrolle der Projekte. Projektmanagement-Software macht es einfacher, Zeit und Kosten zu planen, weil sie beides sowohl übersichtlich als auch detailliert darstellt. So ermöglicht sie es Projektmanagern, Einsparungspotentiale zu erkennen und zu realisieren. Eine direkte Zeitersparnis ergibt sich aus dem reduzierten Verwaltungsaufwand. In ihrer Funktion als Frühwarnsystem schlägt die Software zudem Alarm, sobald kritische Werte im Hinblick auf die Zeit- oder Budgetplanung überschritten werden.

Zentralisierung der Ressourcen, Aufgaben und Kommunikation

Die zentrale Organisation aller Informationen und Dokumente für das Projekt verschafft sowohl den Projektleitern als auch den Teammitgliedern einen Überblick über den Projektstatus, Rechnungen und die Arbeitslast der Mitarbeiter. Da die Verantwortlichen auf einem Blick sehen, welche Aufgaben bereits erledigt sind und wo es möglicherweise zu Verzögerungen kommt, können sie entsprechend reagieren. Weiterhin bietet die Software Projektmanagern eine bessere Übersicht über anstehende Aufgaben, Termine und Kosten. Dank dieser Zentralität wird alles, was mit dem Projekt zu tun hat, innerhalb der PMS verwaltet und gesteuert. Dadurch können alle Beteiligten effizienter miteinander arbeiten. Für ein höheres Qualitätsniveau ist ein detaillierter Überblick unerlässlich. In der Software werden stets aktuelle Kennzahlen erfasst, beispielsweise die Anzahl der Arbeitsstunden, das aktuell verbrauchte Budget und die freien Ressourcen. Diese regelmäßige Bestandsaufnahme macht Projekte besser visualisierbar, wodurch sie besser plan- und durchführbar werden. Dank der Bündelung der Aufgaben verbessert sich die Effizienz von Projektarbeit grundlegend. Außerdem ist es unwahrscheinlicher, Informationen zu verlieren.

Mehr Transparenz

Die Struktur von Projektmanagement-Softwares macht es erforderlich, Verantwortliche zu benennen. Erledigtes wird für alle nachvollziehbar dokumentiert. Jeder Beteiligte hat sowohl Einsicht als auch Zugriff auf die freigegebenen Projekte und Teilschritte. Während reine Zeiterfassungssysteme vor allem der Leistungsüberprüfung dienen, hat Projektmanagement-Software das Ziel, Projekte erfolgreich sowie möglichst qualitativ wertvoll und gleichzeitig schnell abzuschließen. Die Vorteile eines PMS äußern sich nicht nur direkt, etwa in Form von Kosteneinsparungen und eingehaltenen Deadlines. Sein Einsatz kann zum Beispiel auch die Kundenzufriedenheit erhöhen und damit langfristig zu einem besseren Image des Unternehmens beitragen – ein wichtiger Wettbewerbsvorteil.

Verbesserung der internen Kommunikation

Für die Projektbeteiligten ist es ein großer Vorteil, schnell, unkompliziert und ortsunabhängig miteinander kommunizieren und gemeinsam an Dokumenten arbeiten zu können. Team-Chats fördern nicht nur die Zusammenarbeit, sondern sorgen auch für eine lockere Atmosphäre. Die direkten Kommunikationswege, die übersichtliche Terminplanung und der zeitgleiche Zugriff auf projektrelevante Daten beziehungsweise Dokumente erleichtern die Zusammenarbeit im Team und helfen, Redundanzen zu vermeiden. Da jeder dank der gestärkten Teamkommunikation immer auf dem neusten Stand ist und alle Veränderungen zurückverfolgen kann, vermeiden Nutzer unnötige Mehrarbeit. Die Software reduziert den Kommunikationsaufwand, da mit ihr Informationen nicht mehr manuell verteilt werden müssen. So können sich die Mitarbeiter ganz auf ihre jeweilige Aufgabe konzentrieren, wodurch sie produktiver arbeiten.

Die Nachteile

Neben den zahlreichen Vorteilen geht auch der ein oder andere Nachteil mit einer Projektmanagement-Software einher. So erfordert ein neues Programm natürlich immer eine gewisse Einarbeitungszeit. Darüber hinaus können zusätzliche Ausgaben durch Lizenz- oder Abonnementgebühren hinzukommen. Damit erfordert die Software sowohl eine zeitliche als auch eine monetäre Investition. Im schlimmsten Fall stößt die Implementierung strikter Richtlinien im Projektmanagement auf Ablehnung bei den Mitarbeitern.

Vorteile
  • Einsparung von Arbeitszeit
  • Produktivitätssteigerung
  • Bessere Übersicht
  • Mehr Transparenz
  • Erleichterung der Teamkommunikation
Nachteile
  • Kosten
  • Einarbeitungszeit nötig

Die Anforderungen: Das zeichnet eine gute PMS aus

Genauso individuell wie die Herangehensweisen eines jeden Projektteams sind auch die Software-Lösungen der verschiedenen Anbieter. Die Entscheidung für das passende Programm ist unter anderem abhängig von der Teamgröße, den Sicherheits- und Komplexitätsansprüchen. Unternehmen sollten sich also für eine Software entscheiden, die zur Firma beziehungsweise zum Team passt. Vorab ermitteln sie den Ist-Zustand sowie ihre Anforderungen an eine Software-Lösung. Das ausgewählte Programm sollte keine oder möglichst wenige überflüssige Features enthalten, sodass es nicht unnötig teuer und komplex ist. Während für Einsteiger etwa auch schon die kostenlosen Programme ausreichen, empfiehlt sich für ein komplexeres Projektmanagement der Einsatz einer umfangreicheren Software. Welche Kriterien sind also ausschlaggebend für die Wahl des richtigen Programms?

Benutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit
Benutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit

Eine userfreundliche Software erfordert keine Spezialkenntnisse und lässt sich bereits nach einer kurzen Einarbeitungszeit von den meisten Nutzern problemlos ohne Spezialkenntnisse bedienen. Sie sollte übersichtlich gestaltet sein, sodass alle wichtigen Funktionen auf den ersten Blick erkennbar sind. Bei Fragen oder Problemen ist zudem ein Support mit kompetenten Ansprechpartnern hilfreich.

Stabilität und Performance
Stabilität und Performance

Es ist empfehlenswert, in der Testphase zu prüfen, ob sich die Projektarbeit mit den Funktionen tatsächlich verbessert und die Interaktionen mit internen Tools funktioniert. Das Programm sollte reibungslos laufen und allen Erwartungen an die technische Umsetzung entsprechen. Ein Programm, das ständig abstürzt oder Fehler meldet, ist nämlich keine Hilfe, sondern frustriert die Projektbeteiligten lediglich.

Datensicherheit und Datenschutz
Datensicherheit und Datenschutz

Da die Nutzung cloudbasierter Anwendungen immer ein gewisses Risiko birgt, sollten Käufer darauf achten, dass die Software mit der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) und dem BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) konform ist. Darüber hinaus ist es ratsam, dass der Serverstandort in Deutschland liegt. Werden die Daten in der EU gespeichert, gelten wesentlich striktere Datenschutzbestimmungen als etwa nach US-Recht. Deutsche Betriebe sind zudem an das Bundesdatenschutzgesetz gebunden. Gleichwohl sind auch Betriebe, die ihre Daten außerhalb des firmeneigenen Servers speichern, für eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung verantwortlich.

Open-Source und SaaS
Open-Source und SaaS

Viele Hersteller bieten ihre Programme als Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) an. Bei diesem Konzept greifen Nutzer über das Internet auf webbasierte Software zu. Eine Installation ist nicht nötig; die Daten werden auf der Remote-Hardware des Herstellers gespeichert. Dadurch haben alle Beteiligten Zugriff auf die Daten. Installierte PMS hingegen befinden sich lokal auf dem Firmen-Computer. Nicht selten bieten Hersteller beide Varianten an. Eine Open-Source-Software steht jedem kostenlos zur Verfügung. Der Urheberrechtsinhaber erlaubt den Nutzern, den Quellcode zu ändern. Diese Lösungen empfehlen sich vor allem für IT-affine Unternehmen.

Die Kosten
Kosten

Im Falle eines knappen Budgets erscheint eine kostenlose Version praktisch. Diese reicht in der Regel nur für ein kleines Team aus, das gelegentlich Projekte durchführt. Langfristig lohnt sich für die meisten Unternehmen die Investition in ein kostenpflichtiges Programm mit weniger Einschränkungen. Bei Cloud-Lösungen gibt es keine Hardware, Installations- und Lizenzkosten, bei On-Premise-Lösungen keine monatlichen Gebühren für die Nutzung des Tools und den Firmen-Account beziehungsweise die Lizenzen. Je nach Projektentwicklung können sie zusätzliche Lizenzen dazukaufen oder die Anzahl reduzieren. Bei der Schätzung der Gesamtkosten sollten auch die laufenden Kosten, etwa die Betriebskosten für Wartung und Support, sowie die versteckten Kosten für die Systemintegration, die Einladung der Kunden zur Nutzung des Systems und die Schulungszeit nicht vergessen werden.

Multifunktional wie ein Schweizer Messer: Die wichtigsten Features im Überblick

Der Umfang der Software ist immer mit Blick auf die Komplexität des Projekts zu wählen. Während manche Programme dazu dienen, die Kommunikation im Team zu stärken, lassen sich mit anderen Tools Projekte vom Angang bis zum Ende komplett koordinieren und analysieren. Die Programme sind eine Art Toolbox, die verschiedene Funktionen für unterschiedliche Vorhaben enthält.

Nicht selten werden die Anwendungen nur für bestimmte Teildisziplinen eingesetzt. Je nach Paket decken die Programme entsprechend viele Aspekte des Projektmanagements ab. IT-Teams entscheiden sich häufig für PM-Tools, die auf agilen Methoden basieren. Marketing-Teams sollten dagegen eher auf Funktionen im Bereich Budget-Management oder eine Dateifreigabe-Funktion achten. Alle Funktionen haben gemeinsam, dass sie die Zusammenarbeit der Teams über alle Projektphasen hinweg fördern. Was sollte eine Projektmanagement-Software also können? Und welche Funktionen sind lediglich ein praktischer Zusatz? Eine eindeutige Definition, welche Funktionen PMS umfassen muss, existiert nicht. Im Anschluss liefern wir einen Überblick über die Kernfunktionen und Leistungsmerkmale von PM-Tools.

Verwaltung und Organisation von Aufgaben

Mit verschiedenen Planungs- und Organisationstools lassen sich unter anderem

  • Netz-, Balken- und Projektstrukturpläne,
  • automatisch synchronisierte Kalender,
  • Workload-Manager,
  • individuelle Dashboards für Aufgabenlisten, Termine und Nachrichten sowie
  • die Zeiterfassung

erstellen und pflegen. Jeder Beteiligte weiß stets, wer wann wofür zuständig ist. Auf diese Weise haben Projektmanager alle Aufgaben, Termine, Mitarbeiter und Benachrichtigungen im Blick. Dank dieser gebündelten Übersichtlichkeit sparen die Teammitglieder sich die vielen Klicks durch verschiedene Anwendungen.

Eine gängige Form der Planerstellung sind To-Do-Listen. In diesen Listen werden alle anstehenden Aufgaben übersichtlich festgehalten und bei Erfüllung abgehakt. Wird darin eine Aufgabe samt Termin eingetragen, ist diese Frist ebenfalls im Kalender vorzufinden. Außerdem erhält der zuständige Mitarbeiter eine automatische Benachrichtigung über die Tätigkeit. Dementsprechend müssen Projektmanager nicht mehr diverse Tools updaten beziehungsweise selbst E-Mails schreiben und versenden. Darüber hinaus ist es möglich, die verschiedenen Aufgaben mit Zusatzinformationen, etwa einer Deadline oder dem verantwortlichen Mitarbeiter sowie Dateianhängen oder Checklisten zu ergänzen.

monday arbeitet zur Organisation etwa mit sogenannten „Pulses“, bei denen es sich um Tabellenzeilen handelt, die in „Columns“, also Spalten, darstellbar sind und sich in „Groups“, also Gruppen, zusammenfassen lassen. Mehrere Gruppen bilden schließlich ein Board, sprich eine Tafel. Dank der flexiblen Columns können die Boards je nach Konfiguration für unterschiedliche Zwecke genutzt werden. Auch bei Smartsheet sind Tabellen die grundlegenden Elemente. Während die ersten vier Spalten jeweils für bestimmte Inhalte (Anhänge, Kommentare, Termine, Name der Aufgabe) reserviert sind, können Nutzer den Rest frei festlegen und jeweils mit dem Mauszeiger verschieben.

Häufig können Nutzer auch zwischen mehreren Darstellungen, beispielsweise zwischen einer Liste und einem Kalender, wählen. Bei Asana sorgen beispielsweise die Listen dafür, dass große Informationsmengen übersichtlich strukturiert sind. Ziele und Milestones können Nutzer hier als Checklisten festgelegen und nach Datum sortieren. In diesen Listen lassen sich Abhängigkeiten definieren, die verhindern, dass ein übergeordneter Milestone abgehakt wird, bevor die untergeordneten Aufgaben erledigt sind. Auch bei Wrike können Nutzer einen Kalender erstellen und darin Projekte verfolgen, was die Anwendung multiprojektfähig macht.

Ressourcenmanagement und Controlling

Die wohl größte Herausforderung eines Projekts ist das Ressourcenmanagement. Sobald mehrere Personen an einem Projekt beteiligt sind, benötigen Teamleiter bestimmte Werkzeuge, um die Arbeit in ihrem Team effektiv zu koordinieren. Zusammen mit dem Controlling und der Projektplanung, die im nächsten Kapitel behandelt wird, entspricht das Ressourcenmanagement der Vorstellung von Projektmanagement-Software im eigentlichen Sinn. Das Controlling beschäftigt sich mit der Verwaltung der Ressourcen, sprich der Projektbeteiligten, der Materialien und der Finanzen. Somit gehört es zu den Hauptaufgaben der Projektleitung. Sie ist dafür verantwortlich, das Projekt zu überwachen beziehungsweise so zu steuern, dass das Team alle Termine und Kosten in Übereinstimmung mit dem Projektplan einhält.

Die Controlling-Tools dienen der Aufwandserfassung, der buchhalterischen Kontrolle des Budgets, der Überwachung des inhaltlichen Fortschritts, der Termintreue und der Prognose von Schlüsselkennzahlen. Mithilfe ihrer Hilfe sorgt der Teamleiter dafür, dass stets genügend Mitarbeiter für die anstehenden Aufgaben zur Verfügung stehen. Mit der Option „Arbeitsauslastung“ sehen Projektleiter beim Online-Tool Wrike beispielsweise, welche Mitarbeiter noch über Kapazitäten verfügen.

Weiterhin lassen sich mit PMS Projekte budgetieren. Eine Übersicht über das Personal, den Zeitaufwand und andere Ressourcen wie Maschinen oder Räume hilft bei der Budgetplanung und -verwaltung sowie dem Ressourcen- und Kostenmanagement für anstehende Projekte. Mit diesen Tools können die Zuständigen einen detaillierten Kostenplan erstellen.

Kommunikations- und Interaktionstools

Nicht selten sitzen die Projektteams nicht nur in verschiedenen Räumen, sondern befinden sich sogar in unterschiedlichen Ländern und Zeitzonen. Eine reibungslose Kommunikation beziehungsweise Interaktion gelingt bei umfangreichen Projekten und großen Teams also nur mithilfe diverser Features. Dazu gehören unter anderem Team-Chats, E-Mails, Foren, Aktivitäten-Streams und -Feeds, eine Notizen-Option oder auch Videokonferenz-Features und Screenshare-Funktionen. Dank dieser Features können sich Teammitglieder schnell untereinander austauschen und wissen stets, welche Tätigkeiten Priorität haben.

Doch die Kollaborationswerkzeuge bieten nicht nur Kommunikationsfunktionen, sondern auch Möglichkeiten zum Austausch und zur gemeinsamen Bearbeitung von Dateien. Dank Online-Projektplanung und File-Sharing wird jedes Dokument direkt an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Eine Kommentarfunktion ist hier ebenfalls sinnvoll, damit sich die Mitarbeiter gegenseitig ein Feedback hinterlassen können.

Auswertung, Reportings und Charts

Reporting-Funktionen geben Auskunft über den Projektstand und liefern Diagramme zur Veranschaulichung. Mit ihrer Hilfe verschaffen sich Projektmanager also einen Überblick über den Fortschritt ihrer Arbeit sowie ihre Ausgaben und Budgetbestände beziehungsweise den Zeitaufwand. Das Dashboard, das bereits im Planungsprozess wichtig war, lässt sich so einrichten, dass jeder Projektmitarbeiter einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen und den aktuellen Status erhält. Praktisch ist es auch, wenn Nutzer mit der Software grafische Auswertungen per Klick erstellen und versenden können.

Zu den gängigsten Chart-Tools gehören Gantt-Diagramme. Bei sogenannten Gantt-Charts, einer der Standard-Funktionen von PMS, handelt es sich um Balkendiagramme, die aufzeigen, wie viel Arbeit jeweils in einem bestimmten Zeitrahmen zu erledigen ist. Dieses Instrument wird genutzt, um aufeinanderfolgende, zeitlich geplante Projektphasen zu veranschaulichen. Somit zeigt die Zeitleiste auch an, an welchen Stellen es im Projektplan im Falle von Verzögerungen kritisch werden könnte, sodass Projektmanager rechtzeitig umplanen können, um ihre Deadlines doch noch einzuhalten. Bei Asana können Nutzer in der Zeitleisten-Ansicht beispielsweise einen Projektplan erstellen sowie Aufgaben und Fristen miteinander verknüpfen. Auch Proggios Stärke ist die mehrzeilige Timeline, die Nutzern hilft, Aufgaben für alle Teams übersichtlich zu organisieren. Die Zeilen entsprechen sogenannten „Workstreams“, also den Kernbereichen des Projekts, sei es ein Team, eine Location oder ein Aufgabenbereich.

Dokumentenverwaltung

Um die Zusammenarbeit zu vereinfachen, gibt es häufig zusätzlich zu den Kommunikations-Tools Schnittstellen zu externen Diensten wie etwa einem Cloud-Speicher. Auch der Datenaustausch mit Standard-Bürosoftware wie Microsoft Word oder Excel ist möglich. Da auch die Projektmanagement-Tools in der Regel komplett in der Cloud gehostet werden, ist es egal, ob sich das Team ein Büro teilt oder ob es auf der ganzen Welt verstreut ist. Dank des Dokumentationsmanagements werden alle Projektunterlagen im virtuellen Raum verwaltet. So müssen sich Mitarbeiter nicht mühsam verschiedene Dateiversionen per E-Mail zuschicken.

App für mobile Endgeräte

Projektmanagement-Software sollte auch über mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets zugänglich sein. Bei webbasierten Programmen können Nutzer zwar einfach den Internet-Browser ihres Smartphones nutzen, um auf die Daten beziehungsweise Tools zuzugreifen, besser sind jedoch in der Regel Apps, die Hersteller speziell für iOS und Android bereitstellen. Die Software von Basecamp ist beispielsweise dank spezieller Apps für den PC, Mac, iOS und Android sowie einer Browser-Version auf allen Plattformen vertreten.

So testen wir

Projektmanagement-Software testen wir hauptsächlich anhand einer Liste wünschenswerter Funktionen. Bei jedem einzelnen Programm prüfen wir sorgfältig, ob es diese Funktionen enthält. Das Resultat halten wir in einem Bewertungsbogen fest und errechnen daraus mittels eines festgelegten Schlüssels die erreichte Punkteanzahl.

Wir testen die Software in sieben verschiedenen Teilbereichen. In jedem einzelnen dieser Bereiche kann ein Programm zwischen 0.00 (erfüllt keine der Anforderungen) und 5.00 Punkten (erfüllt alle Anforderungen perfekt) erhalten. Die Gesamtwertung ergibt sich aus dem Durchschnittwert der sieben Einzelwertungen, jeder Teilbereich wird also gleich stark gewichtet.

Software & Konditionen

Was für eine Art von Software ist es, woher kommt sie, wer stellt sie her und unter welchen Rahmenbedingungen kommt sie idealerweise zum Einsatz? Mit solchen Fragen beschäftigen wir uns im Abschnitt „Software & Konditionen“.

Viele Aspekte daraus haben rein informativen Charakter, fließen aber nicht in die Wertung ein, da sie schwer qualifizierbar sind. Beispielsweise lassen sich die Preise der unterschiedlichen Anbieter nur schlecht miteinander vergleichen, da ihnen ganz unterschiedliche Tarifmodelle zugrunde liegen. Das Land, aus dem eine Software kommt, ist zwar eine interessante Zusatzinformation, hat aber keinen direkten Einfluss auf die Qualität des Produkts. Ob eine kostenlose Basisversion verfügbar ist, ob und wie lange ein Produkt vor dem Kauf getestet werden kann und ob es eine Mindestnutzerzahl gibt, fließt hingegen in die Punktewertung ein.

Bei der Mehrheit der getesteten Apps handelt es sich im Grunde um Programme für das Aufgabenmanagement, also um mit nützlichen Funktionen angereicherte To-do-Listen. Nur zwei der Testkandidaten unterscheiden sich grundlegend. Smartsheet verfolgt ein ganz eigenes Konzept, es handelt sich um eine Art Multiuser-Tabellenkalkulationsprogramm, das für Organisationsfunktionen optimiert wurde. Und Teamleader ist eine Komplettlösung für (kleine) Unternehmen, die auch CRM-, Rechnungs- und Support-Funktionen enthält.

Aufgabenmanagement

In diesem Teilbereich dreht sich alles darum, wie gut sich ein Programm zum Planen der anstehenden Aufgaben in einem Projekt eignet. Die Grundfunktionen beherrschen fast alle Programme. Mit ihnen kann der Anwender Aufgaben delegieren, sortieren und filtern. Viele PM-Softwares eignen sich auch dazu, Vorgänger- und Nachfolgeraufgaben zu erstellen und die einzelnen Aufgaben somit zu Abläufen zu verknüpfen. Auch Meilensteine und Unteraufgaben sind nützlich, um Projekte zu strukturieren.

Ein großer Vorteil von Software zur Projektplanung im Vergleich zu Papier besteht darin, dass der Nutzer nicht an eine bestimmte Darstellung gebunden ist. So beherrschen die meisten Programme mindestens zwei Darstellungsformen für Aufgabenlisten: Eine traditionelle Listenansicht und eine Tafelansicht, die dem agilen Projektmanagement entgegenkommt. Besonders positiv tut sich monday.com hervor: Mit dieser Software wechselt der Anwender zwischen ganzen sieben unterschiedlichen Darstellungsformen, die er jeweils noch weiter konfigurieren kann. Sogar die Darstellung der Aufgaben auf einer Landkarte ist möglich, falls ein Nutzer ihnen Koordinaten zugewiesen hat.

Zeitmanagement

Hier geht es um die Frage, wie gut sich ein Programm zum Planen von zeitlichen Abläufen eignet. Grundsätzlich haben alle Programme einen Kalender, auch ein Gantt-Diagramm (Zeitleiste) fehlt selten. Sowohl Kalender als auch Zeitleiste sind meistens relativ benutzerfreundlich gestaltet. Im Normalfall lassen sich Deadlines, Termine und Laufzeiten durch Verschieben mit dem Mauszeiger ändern. In diesem Aspekt unterscheiden sich die einzelnen Programme nicht groß.

Deutliche Unterschiede gibt es allerdings im Detail der Umsetzung. Während manche Programme nur einen Kalender für jedes Projekt oder überhaupt nur einen programmweiten Kalender anzeigen, lassen andere deutlich mehr manuelle Konfiguration der Kalenderansichten zu. Die Bandbreite reicht von gesonderten Kalendern für jeden einzelnen Mitarbeiter bis hin zur Möglichkeit, beliebig viele Kalender anzulegen.

In allen Programmen ist es möglich, die Kalender mit externer Kalender-Software wie Google Calender oder Apple Kalender (früher: iCal) zu synchronisieren. Diese Synchronisation funktioniert üblicherweise allerdings nur in eine Richtung: Der externe Kalender erhält die Einträge des Kalenders der PMS, umgekehrt erscheinen in der PMS jedoch nur Kalendereinträge, die mit dieser selbst erstellt wurden.

Kommunikation & Zusammenarbeit

In diesem Teilbereich interessiert uns, welche Möglichkeiten zur Kommunikation und Zusammenarbeit eine PMS dem Projektteam zur Verfügung stellt. Die Basis hierfür bildet eine Kommentarfunktion für Aufgaben und manchmal auch Projekte oder andere Elemente. So eine Funktion ist in allen getesteten Programmen vorhanden, weitere programminterne Kommunikationsmöglichkeiten fehlen hingegen oft. Eine löbliche Ausnahme ist Zoho Projects, das nicht nur den direkten Chat zwischen Mitarbeitern ermöglicht, sondern mit dem sich sogar Foren für die interne Kommunikation und Wissensdatenbanken anlegen lassen.

Wichtig für die Zusammenarbeit ist auch, dass die Projektmitarbeiter relevante Dateien hochladen und miteinander teilen können. Das ist bei so gut wie allen getesteten Programmen möglich. Einzig Teamleader fällt aus dem Rahmen und bietet seinen Nutzern keinerlei Upload-Möglichkeit an.

Nicht für die Kommunikation im Team, sondern für die Zusammenarbeit mit Außenstehenden, beispielsweise einem Auftraggeber oder Freelancern, sind Gast-Accounts wichtig. Diese Accounts haben nur einen eingeschränkten Zugriff auf das System und wirken sich normalerweise nicht auf das gebuchte Nutzerlimit aus.

Bedienkomfort

Schlechter Bedienkomfort ist für Unternehmenssoftware fatal. Eine umständliche Bedienung kostet wertvolle Arbeitszeit. Außerdem ist es für die Mitarbeiter ausgesprochen lästig, wenn das Werkzeug, dass ihre Arbeit eigentlich erleichtern sollte, unnötig kompliziert ist. Dann erledigen sie ihre Arbeit langsamer und oft auch schlechter. Das ist offenbar auch den Entwicklern von Projektmanagement-Software klar, denn keines der getesteten Programme erwies sich als besonders umständlich oder kompliziert.

Einige Programme sind aber noch eine Spur angenehmer zu bedienen als andere. Sie überzeugen mit guten Suchfunktionen, klugen Anpassungsmöglichkeiten und einer Benutzeroberfläche, die sich sowohl mit der Maus als auch per Tastatur bedienen lässt.

Abgesehen von messbaren Fakten spielt auch die subjektiv empfundene Benutzerfreundlichkeit eine Rolle. Wir haben sie daher gesondert mit null bis fünf Punkten bewerten. Besonders gut gefallen hat uns Asana, dessen Benutzeroberfläche sich konsequent auf das Wichtigste konzentriert.

System & Integration

Bei Projektmanagement-Software spricht einiges dafür, nicht lokal installierte Software zu verwenden, sondern eine Cloud-App. Eine Installation nur auf dem Rechner des Anwenders wäre nicht sinnvoll, da solche Software in der Regel nicht von Einzelpersonen genutzt wird, sondern der Koordinierung ganzer Projektteams dient. Also käme eine On-Premise-Installation in Frage, bei der die PMS auf einem Server des Unternehmens läuft, das die Software nutzt. Das hätte allerdings eine umständliche Installation und Wartung zur Verfügung.

Bei einem Cloud-Abonnement hingegen verbleibt die Software auf dem Server des Anbieters. Dieser kümmert sich um Wartung, Sicherheit und Systemaktualisierung. Wenn das Unternehmen des Kunden wächst, bucht er einfach mehr Abonnements, statt seine IT-Infrastruktur umständlich anzupassen, wie das bei einer On-Premise-Installation der Fall wäre. Aufgrund dieser auf der Hand liegenden Vorteile haben wir uns dafür entschieden, ausschließlich Cloud-Apps in den Vergleich aufzunehmen. Ein weiterer Grund für diese Entscheidung ist, dass es auf dem Gebiet der Projektmanagement-Software kaum mehr andere Programme gibt. Neuentwicklungen laufen üblicherweise als Web-Apps in der Cloud und auch langjährige Anbieter haben in den vergangenen Jahren meistens auf das SaaS-Modell (Software as a Service) umgestellt.

Zusätzlich zur Web-Oberfläche sind die meisten Systeme auch mit Smartphone-Apps für Android-Handys und iPhones nutzbar. Zwei Anbieter, Wrike und monday.com, stellen auch Desktop-Apps für Windows und macOS zur Verfügung. Eine Besonderheit bietet InLoox: Das System wird vorwiegend über eine Outlook-Erweiterung bedient. Eine Web-Oberfläche und eine App sind allerdings auch verfügbar.

In diesen Bereich prüfen wir auch, wie gut sich eine PMS mit anderer Software verbinden lässt. Für den Datenaustausch stellen alle Anbieter eine Programmierschnittstelle (API, Application Programming Interfache) zur Verfügung. Die einzige Ausnahme ist factro. Bei dem jungen Programm wird hinter den Kulissen aber an diesem Produktmerkmal gearbeitet und es sollte in Kürze (Ende 2018) veröffentlicht werden. Alle Anbieter bis auf factro ermöglichen auch eine Integration von Zapier, das wiederum die Integration einer Reihe anderer Web-Apps ermöglicht.

Zusätzlich zum direkten Datenaustausch mit anderen Programmen bieten Projektmanagement-Softwares auch den Import und Export von Datensätzen an, üblicherweise als Tabellen im CSV- oder Excel-Format. Zwei Programme sind aber Einbahnstraßen: Teamleader und factro haben keine Importmöglichkeit.

Hilfe & Support

Informations- und Schulungsangebote schreiben die Hersteller von Projektmanagement-Software groß. Von Onscreen-Tipps, die bei der Benutzung des Programms eingeblendet werden, über Video-Tutorials bis hin zur kostenlosen Teilnahme an live abgehaltenen Webinaren: Anwender können üblicherweise darauf bauen, dass der Anbieter ihnen den Einstieg in die Nutzung seines Programms so einfach wie möglich macht.

Anders sieht es mit dem für Anbieter üblicherweise kostenintensiven Support aus. Es gibt zwar immer eine Möglichkeit, einen Support-Mitarbeiter zu erreichen, aber meistens nicht per Telefon und selten auf Deutsch. Es wirkt fast so, als ob die meistens internationalen Anbieter (die überwiegende Mehrheit hat einen Firmensitz in den USA) vermeiden wollen, mit allzu vielen Kundenanfragen belästigt zu werden. Angenehm anders ist das bei factro. Der Hersteller, die Bochumer Managementberatung Schuchert, setzt ganz auf Kommunikation mit dem Kunden und spielt damit eine seiner Stärken als Beratungsunternehmen voll aus.