Projektmanagement-Software

Die besten Projektmanagement-Tools im Vergleich

Andreas Kiener
Platz Produkt Bewertung
1 Wrike 4,97
2 Zoho Projects 4,57
3 Asana 4,52
4 Monday 4,45
5 factro 4,44
6 Smartsheet 4,23
7 Teamleader 3,31

Software & Konditionen

Aufgabenmanagement

Zeitmanagement

Kommunikation & Zusammenarbeit

Bedienkomfort

Apps & Integration

Hilfe & Support

Kleine und große Projekte bequem managen

    Das Wichtigste in Kürze
  • Die passende Projektmanagement-Software hilft, Projekte zu strukturieren.
  • Die Software wird nicht nur vom Projektleiter genutzt, sondern vom gesamten Team.
  • Gute Programme unterstützen sowohl traditionelles als auch agiles Projektmanagement.
  • Cloudbasierte Lösungen ermöglichen es Teammitgliedern, gleichzeitig und ortsunabhängig am selben Projekt zu arbeiten.
  • Charts und Auswertungen liefern wichtige Daten für die betriebswirtschaftliche Analyse von Projekten.

Unsere Testsieger

Beim Test ist uns aufgefallen, dass alle der Programme im Vergleichsfeld erstaunlich hohes Niveau aufweisen. Allerdings haben sie unterschiedliche Schwerpunkte, sodass es vor allem die Frage der eigenen Anforderungen darüber entscheidet, welche Projektmanagement-Software die beste ist.

Der Gesamtsieger unseres Tests ist Wrike. Trotz seines großen Funktionsumfangs ist die Software klar strukturiert und übersichtlich. Insgesamt wirkt Wrike von allen getesteten Programmen am professionellsten und ausgereiftesten.

Auf dem zweiten Platz landet Zoho Projects. Die Software überzeugt mit einem großen Funktionsumfang und einer übersichtlichen Benutzeroberfläche. Manche Details wirken aber wenige sorgfältig gemacht wie bei Wrike. Das wichtigste Argument für Zoho Projects ist sein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, an das keines der anderen Programme auch nur annähernd herankommt.

Asana kommt auf den dritten Platz. Dieses Programm ist vor allem eines: Ausgesprochen benutzerfreundlich. Wenn Projektmanagement auch Spaß machen soll, ist Asana die beste Wahl. Manchen Anwendern dürfte die Software jedoch zu wenig Komplexität bieten.

Auch monday, das den vierten Platz erringen konnte, verdient ehrenhalber eine Erwähnung. Diese Projektmanagement-Software ist ähnlich benutzerfreundlich wie Asana, jedoch deutlich komplexer und flexibler. Leider aber ist monday auch eine der teureren Lösungen.

1. Software, die bei Projekten hilft

Die Bedeutung von Projekten hat in den vergangenen Jahren stetig zugenommen. Ein Grund dafür ist die immer dynamischer und komplexer werdende Arbeitswelt. Wenn ein Unternehmen ein Projekt ins Leben ruft, will es eine Veränderung des Status quo erreichen. Häufig ist eine besonders ambitionierte Vision oder die Bewältigung einer akuten Krise der Anlass dafür. Denn per Definition geht es bei einem Projekt nicht um das Erledigen wiederkehrender Alltagsaufgaben, sondern um die einmalige Erreichung eines bestimmten Ziels.

Eigenschaften von Projekten
  1. Abgeschlossenheit: Anfang und Ende sind definiert.
  2. Zielausrichtung: Am Ende des Projekts steht ein bestimmtes Ergebnis.
  3. Komplexität: Das Projekt benötigt so viele Ressourcen, dass eine Planung nötig ist.
  4. Steuerung: Wer einfach ohne Plan drauflosarbeitet, hat noch kein Projekt.
  5. Besonderheit: Ein Projekt findet zusätzlich zu den wiederkehrenden Aufgaben und außerhalb der üblichen Strukturen einer Organisation statt.

Theoretisch könnte ein Projektmanager für seine Arbeit auch Papier und Bleistift verwenden. Das wäre allerdings sehr mühsam. Die IT hat für diesen Einsatzzweck viel brauchbarere Werkzeuge hervorgebracht. Projektmanagement-Software (PMS) hilft nicht nur den Leitern von Projekten, den Überblick zu bewahren, sondern ermöglicht es ganzen Projektteams, effizient zusammenzuarbeiten.

Eine klare, allgemeingültige Definition davon, was Projektmanagement-Software können soll, gibt es allerdings nicht. Im weitesten Sinne wird jede zur Planung und Steuerung von Projekten genutzte Software als Projektmanagement-Software bezeichnet. Darunter fallen auch E-Mail-Programme, digitale Kalender sowie Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme. Solche allgemeinen Programme werden häufig als Lösungen für Teilbereiche des Projektmanagements eingesetzt.

Je größer und komplexer ein Projekt aber ist, desto eher lohnt sich die Anschaffung eines Programms, das speziell für das Projektmanagement geschaffen wurde. Solche Programme verbinden oft viele Einzelfunktionen, die Projektmanager benötigen, und ermöglichen so ein deutlich effizienteres Arbeiten.

Voraussetzung für den Einsatz ist allerdings, dass der Anwender mit der jeweiligen Software vertraut ist und weiß, wie er sie richtig bedient. Unter den Herstellern von Projektmanagement-Software gibt es nämlich ein regelrechtes Funktionswettrüsten, das viele dieser Programme zu hochkomplexen Werkzeugen gemacht hat. Oft bieten sie sehr viel mehr, als für kleine und mittlere Projekte (also alles jenseits von Großprojekten wie der Entwicklung eines Linienflugzeugs oder dem Bau eines Stadiums) benötigt wird.

Asana Benutzerfreundlichkeit
Vergrößern
Asana ist ein schönes Beispiel dafür, dass gute PMS auch benutzerfreundlich sein können.

Wer sich für PM-Software interessiert, sollte sich genau überlegen, welche Anforderungen er an sie hat, und nach einem Programm suchen, das diese erfüllt, aber nicht übererfüllt, um nicht am Ende bei einem unnötig komplizierten und teuren Produkt zu landen.

Cloud-Apps für flexibles Arbeiten im Team

Da es bei Projekten immer um die Zusammenarbeit von Teams geht, bietet es sich an, keine lokal installierte Software für das Projektmanagement zu verwenden, sondern Web-Anwendungen. Diese machen es möglich, dass automatisch alle Teammitglieder Zugriff auf relevante Daten haben. Umständliches Verschicken von Dateien per E-Mail kann somit entfallen.

In den vergangenen Jahren sind viele Projektmanagement-Lösungen auf den Markt gekommen, die als Cloud-App genutzt werden. Eine Installation beim Kunden ist nicht nötig, die Software läuft auf dem Server des Anbieters, und die Nutzer greifen mittels Webbrowser darauf zu. Cloud-Apps für das Projektmanagement orientieren sich oft an agilen Projektmanagement-Methoden wie Scrum und Kanban.

Programme dieser neuen Generation legen einen deutlich stärkeren Fokus auf eine einfache Benutzbarkeit als klassische Lösungen wie etwa Microsoft Project, sind aber dennoch sehr leistungsfähig. Daher sind sie ideal für viele kleine und mittelgroße Projekte. Aufgrund ihrer Nützlichkeit für eine breite Palette unterschiedlicher Einsatzzwecke, und um die Vergleichbarkeit zu bewahren, beschränken wir uns in unserem Test auf diese Klasse von Projektmanagement-Software.

Im Kern handelt es sich dabei zumeist um Kollaborations- und Aufgabenmanagement-Programme, die mit weiteren Funktionen angereichert sind. Alle beinhalten Funktionen für das Zeit- und Dokumentenmanagement, viele eignen sich auch für die Kommunikation der Teammitglieder, für die Projektplanung, für die Ressourcenverwaltung und für das Controlling.

2. Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software

Die Entscheidung für eine neue Projektmanagement-Software fällt nicht über Nacht. Meistens geraten die Suche nach dem richtigen Programm und dessen anschließende Einführung selbst zu einem kleinen Projekt. Schließlich sind die Auswahl groß und die Produkte der einzelnen Anbieter nur schwer miteinander vergleichbar. Welche Lösung die beste ist, hängt sehr von den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab.

Selbst die beste Projektmanagement-Software nimmt es dem Anwender jedoch nicht ab, selbst Strukturen einzuführen und Ordnungsprinzipien umzusetzen. Sie ist nur ein Werkzeug, und wie auch beispielsweise bei einem Schreiner gilt: Ein Meister braucht gutes Werkzeug, aber selbst das beste Werkzeug macht aus einem Unfähigen keinen Meister. Und was zeichnet im Fall der PMS das gute Werkzeug aus? Einige Qualitäten sollte jede Projektmanagement-Software vorweisen:

Funktionalität

Bringt die Software alle benötigten Funktionen mit? Ist sie im Arbeitsalltag nützlich?

Übersichtlichkeit

Hilft das Programm dabei, den Überblick zu behalten, oder verwirrt es durch irrelevante Informationen?

Einsteigerfreundlichkeit

Das Ideal wären Projektmanagement-Tools, die Nutzer völlig intuitiv verstehen. In der Praxis reicht es meistens, wenn Anwender nach einer kurzen Schulung gut mit dem neuen System gut zurechtkommen.

Stabilität und Performance

Nichts ist ärgerlicher als eine Software, die ständig abstürzt, Bugs aufweist und nicht flüssig läuft. Nutzer dürfen erwarten, dass diese in der Regel nicht ganz günstige Software reibungslos funktioniert.

Support

Da trotz aller Umsicht Probleme nie ganz ausgeschlossen werden können, ist ein kompetenter, gut erreichbarer Support wichtig. Im Idealfall gibt es beim Hersteller sogar einen Ansprechpartner, der den Kunden bei der Einführung der Software in seiner Firma unterstützt.

Sechs konkrete Schritte für die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software

Wer sich im Web nach Projektmanagement-Software umsieht, dürfte schnell überfordert sein. Das Angebot ist nahezu unüberschaubar groß. Doch mit einem planvollen Vorgehen gelingt es, die richtige Lösung zu finden. Das Sichten des Angebots ist dabei jedoch nicht der erste Schritt.

Analyse des Ist-Zustands

Schritt 1: Analyse des Ist-Zustands

Vor der Beschäftigung mit verfügbaren Lösungen steht die Bestandsaufnahme. Es gilt, ein Anforderungsprofil zu erstellen. Wie werden Projekte aktuell gemanagt? Was funktioniert dabei gut und soll bleiben? Was funktioniert weniger gut und muss sich verbessern? Wichtig ist dabei, dass der Zuständige sich Input von Anwendern holt. Auch die Klärung der technischen Voraussetzungen darf nicht vernachlässigt werden, Rücksprache mit der IT-Abteilung zu halten, ist sinnvoll. Eine der grundlegendsten technischen Fragen ist, ob die Software auf der eigenen Hardware oder in der Cloud installiert werden soll.
Longlist erstellen

Schritt 2: Longlist erstellen

Wenn der Verantwortliche die Anforderungen ermittelt hat und somit klar ist, wonach das Unternehmen sucht, kann er mit der Produktrecherche beginnen. Im ersten Schritt erstellt er dabei eine Liste mit fünf bis acht Produkten, die er genauer unter die Lupe nehmen will. Das ist die Longlist, die er in einem späteren Schritt noch weiter kürzt.
Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit testen

Schritt 3: Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit testen

Die Produkte auf der Longlist werden nun genaueren Tests unterzogen. In diesem Schritt kann auch eine Produktpräsentation durch den Hersteller erfolgen. Alle Funktionen aus dem Anforderungskatalog werden geprüft. Auch eine Einschätzung der Nutzerfreundlichkeit ist in dieser Phase wichtig. Sie kann mit Hilfe kleiner Testprojekte erfolgen, die Mitarbeiter aus dem Kreis der späteren Anwender anlegen.
Aufwand für die Implementierung definieren

Schritt 4: Aufwand für die Implementierung definieren

Wie viel Zeit und welche Ressourcen sind nötig, um die Software so zu implementieren, dass das gesamte Team damit arbeiten kann? Diese Frage muss für jedes der Programme beantwortet werden.
Shortlist erstellen und Entscheidung treffen

Schritt 5: Shortlist erstellen und Entscheidung treffen

Dank der so gewonnenen Erkenntnisse ist es möglich, die Longlist zu einer Shortlist von zwei bis vier Produkten einzudampfen, die in die nähere Auswahl kommen. Für sie holen Interessenten konkrete Angebote des Herstellers als Basis für die spätere Entscheidung ein.
Akzeptanz durch Anwender

Schritt 6: Für Akzeptanz durch die Anwender sorgen

Mangelnde Akzeptanz durch die Anwender erschwert viele Software-Einführungen in Unternehmen. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass das neue Projektmanagement-Tool sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt, und dafür zu sorgen, dass von Anfang an positive Nutzungserlebnisse entstehen. Das erreichen die Zuständigen am besten dadurch, dass sie für User in Schlüsselrollen eine besonders intensive Einschulung planen. Das bei der Schulung erworbene Wissen tragen sie ins Team weiter.

3. Was soll Projektmanagement-Software können?

Projektmanagemt-Software ist üblicherweise eine Sammlung von Werkzeugen, die bei der Planung und Durchführung von Projekten helfen. Die Tools sind zu einer integrierten Suite verknüpft und greifen teilweise auf dieselben Daten zu, was ihre Nützlichkeit im Vergleich zu Einzellösungen deutlich erhöht. Wenn in eine To-do-Liste beispielsweise eine Aufgabe eingetragen wird, erscheint sie gleichzeitig im Kalender und in der Auslastungsübersicht des zuständigen Mitarbeiters.

Organisation und Aufgaben-Management

Die Kernfunktion von PMS ist meistens ein Werkzeug zur Verwaltung der anstehenden Aufgaben. Es kann unterschiedlich komplex ausfallen. Meistens ist es möglich, die Aufgaben innerhalb eines Projekts zu Gruppen oder Aufgabenpaketen zusammenzufassen. Das ist beispielsweise bei factro der Fall. Diese Software erlaubt sogar die Erstellung von komplexen, fein verästelten Projektstrukturplänen. Bei vielen Programmen kann der Anwender darüber hinaus relativ frei definieren, welche Eigenschaften eine Aufgabe haben soll, und selbst Eingabefelder hinzufügen.

Viele moderne Projektmanagement-Programme erlauben es, in der Aufgabenliste zwischen verschiedenen Darstellungen zu wählen. Üblich ist es, mindestens zwischen einer klassischen Tabellen- beziehungsweise Listenansicht und einer Tafel- beziehungsweise Kanban-Ansicht umschalten zu können. Somit bedienen sie sowohl Anwender, die auf traditionelles Projektmanagement setzen, als auch solche, die agile Methoden bevorzugen.

Zeit-Management

Tools für das Zeit-Management sind fast genauso wesentlich wie die Aufgabenverwaltung. Ein Kalender fehlt bei keinem der getesteten Programme. Auch eine Zeitleiste (Gantt-Diagramm), die im Prinzip nichts anderes ist als eine alternative Methode, einen Kalender darzustellen, ist so gut wie Standard bei zeitgemäßen Projektmanagement-Programmen.

Sehr sinnvoll ist darüber hinaus eine Zeiterfassung. Sie hilft, sowohl bei der internen Erfassung des tatsächlichen Arbeitsaufwands für Projekte als auch bei der Abrechnung mit dem Kunden. Über diese Funktion verfügt leider nur ein Teil der Programme im Test. Bei den meisten, bei denen sie fehlt, kann sie allerdings über die Integration externer Web-Apps nachgerüstet werden. Das verursacht jedoch in der Regel zusätzliche Kosten.

Interne und externe Kommunikation

Hat ein Projektmanagement-Tool genügend Funktionen für die interne und externe Kommunikation an Bord, macht sie die Verwendung zusätzlicher Kommunikations-Software überflüssig. Diesen Anspruch erfüllt allerdings so gut wie keines der getesteten Programme.

Als absolutes Minimum sollte eine Projektmanagement-Software eine Kommentarfunktion beinhalten, mit der Aufgaben und eventuell auch Projekte oder Meilensteine mit Informationen ergänzt werden können. Sehr sinnvoll, aber selten, sind darüber hinaus Chats und Foren.

Dokumenten-Management

Dokumente per E-Mail hin und her zu schicken ist auf Dauer umständlich. Besser ist es, sie online und direkt beim passenden Projekt abzulegen. Das gewährleistet, dass Anwender immer Zugriff auf die aktuelle Version eines Dokuments haben. Eine Projektmanagement-Software sollte also entweder selbst den Upload von Dokumenten ermöglichen oder eine Verknüpfung mit einem Cloud-Speicher wie Google Drive oder Dropbox bereitstellen.

Berichte und Diagramme

Für die Analyse von Projekten sollte die PM-Software Auswertungen und Diagramme unterstützen. Häufig steht dem Anwender ein Dashboard zur Verfügung, das er mit Auswertungsmodulen bestücken kann. monday hat eine andere Lösung gefunden. Bei diesem Tool sind Diagramme eine von vielen möglichen Projektansichten, zwischen denen der Anwender einfach wechseln kann.

Mobile Apps, Integrationen und Schnittstellen

Im Test beschränken wir uns auf Projektmanagement-Software, die als Web-App verfügbar ist. Diese Web-Apps können auch per Smartphone-Browser genutzt werden. Benutzerfreundlicher ist es allerdings, wenn eigene Smarthone-Apps zur Verfügung stehen. Erfreulicherweise existieren für fast alle Programme im Test Versionen sowohl für iOS als auch für Android. Nur bei factro ist das noch nicht der Fall. Dort wird hinter den Kulissen jedoch bereits an den Apps gearbeitet.

Durch die Integration von anderen Web-Apps fügt sich ein Projektmanagement-Software in das Software-Umfeld eines Unternehmens ein. Die meisten Programme im Test können mit mehr oder weniger vielen anderen Programmen verbunden werden. So gibt es beispielweise Schnittstellen zu Zeiterfassungslösungen, Messaging-Diensten oder Cloud-Speichern.

Eine besondere Bedeutung kommt dabei Zapier zu. Dieser Webdienst ist nämlich so etwas wie ein Multiadapter für das Web. Er ermöglicht den Datenaustausch zwischen einer großen Menge unterschiedlicher Web-Apps. Das heißt: Wenn ein Tool eine Schnittstelle zu Zapier hat, kann es sich mit einer ganzen Reihe weiterer Apps verbinden, die ebenfalls über eine Zapier-Schnittstelle verfügen.

Zapier Integration
Vergrößern
Zapier verbindet Zoho Projects mit hunderten von anderen Web-Apps.

Um mit eigenen Programmen auf eine Projektmanagement-Sofware zugreifen zu können, benötigt es eine Programmierschnittstelle, eine sogenannte API (Application Programming Interface). Diese ist üblicherweise als REST-API (die Abkürzung steht für Representional State Transfer) ausgeführt, was bedeutet, dass sie dem definierten REST-Programmierparadigma für Web-Apps folgt. Da REST sehr verbreitet ist, fällt es erfahrenen Web-Programmierern leicht, Anwendungen dafür zu erstellen.

4. Alternativen zu vollwertiger Projektmanagement-Software

Neben Standard-Office-Programmen, die sich für das Projektmanagement einsetzen lassen, und spezieller Projektmanagement-Software mit dem Schwerpunkt auf Aufgabenverwaltung gibt es eine Reihe von Programmen, die für bestimmte PM-Teilbereiche geeignet sind. Ein Überblick über Software, die im Projektmanagement eingesetzt wird:

Standard-Bürosoftware

Eine Textverarbeitung, ein Tabellenkalkulationsprogramm und ein E-Mail-Client sind auf so gut wie jedem Büroarbeitsplatz installiert. Diese Standardsoftware eignet sich auch für das Projektmanagement. Für kleine Projekte wird sie gerne genutzt. Besonders Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel erweisen sich als vielfältig einsetzbare Werkzeuge für das Projektmanagement. Sie eignen sich beispielsweise für Aufgabenlisten, zur Zeiterfassung und für Auswertungen.

Da mittlerweile auch sehr leistungsfähige Cloud-Lösungen wie die G-Suite von Google oder Microsoft Office 365 zur Verfügung stehen, ist es auch mit diesen Programmen möglich, dass immer alle Mitglieder des Projektteams auf die aktuelle Version der Dokumente zugreifen. Ein großer Vorteil von Standard-Bürosoftware ist, dass die meisten Anwender bereits mit den Programmen vertraut sind. Das Management komplexerer Projekte allein mit derlei Programmen gestaltet sich allerdings umständlich.

Excel Online
Vergrößern
Für das Management einfacher Projekte reicht auch ein Tabellenkalkulationsprogramm aus.

Dokumentmanagement-Systeme

Diese Art von Programmen wird für das Wissensmanagement verwendet, das je nach Art des Projekts einen mehr oder weniger wichtigen Teilbereich des Projektmanagements bildet. Spezialisierte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) dienen der Archivierung und Verschlagwortung, sie ermöglichen das Abspeichern verschiedener Versionen eines Schriftstücks und machen dank OCR (Optical Character Recognition, Texterkennung) eingescannte Schriftstücke durchsuchbar. Für das Dokumentenmanagement ist nicht immer eine spezielle Software nötig. Auch die meisten allgemeinen Projektmanagement-Programme haben einfache DMS-Funktionen.

Aufgabenmanagement- und Kollaborations-Software

Wenn von Projektmanagement-Software die Rede ist, denken die meisten an diese Art von Programmen. Im Kern handelt es sich dabei um digitale To-do-Listen, die je nach Software unterschiedlich komplex ausfallen. Immer ist es möglich, Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern zuzuweisen oder sie als erledigt zu markieren. Damit ermöglichen sie einen schnellen Überblick über den Projektfortschritt und Zuständigkeiten. Üblicherweise sind auch Planungs-Tools in Kollaborations-Software integriert.

Planungs-Software

Für die Planung werden im traditionellen Projektmanagement oft Gantt-Diagramme verwendet, die einzelne Aufgaben als horizontale Balken in einer Zeitleiste darstellen. Auch Kalender und andere Formen der Zeitplanung sind wichtige Instrumente der Projektplanung. Dazu kommen spezielle Werkzeuge des Projektmanagements wie etwa Projektstrukturpläne, Netzpläne oder Anforderungslisten.

Ressourcenverwaltungs-Software

Mit Ressourcenverwaltungs-Software sorgen Projektmanager für einen effizienten Einsatz von Ressourcen. Das können alle knappen Güter sein, die für die Umsetzung eines Projekts benötigt werden, beispielsweise die Arbeitszeit der Mitarbeiter, große Maschinen oder Räume.

Controlling-Software

Selbstverständlich ist es bei Projekten wichtig, die wirtschaftlichen Kennzahlen zu erfassen, einen Budgetrahmen festzulegen und die Projekte korrekt abzurechnen. Dafür wird Controlling-Software eingesetzt.

Kommunikations-Software

Für jedes Projektteam ist Kommunikation von zentraler Bedeutung. Besonders wichtig ist Kommunikationssoftware, wenn die einzelnen Projektmitarbeiter räumlich getrennt arbeiten. Zunehmend ersetzen Unternehmen die traditionelle E-Mail-Kommunikation durch zeitgemäße Mittel. Beliebt sind Office-Messenger wie Slack, Skype for Business oder Microsoft Teams. Auch dezidierte Projektmanagement-Software hat häufig eingebaute Kommunikationsfunktionen wie Chats, Kommentare oder sogar Diskussionsforen.

Slack Messanger
Vergrößern
Office-Messenger wie Slack eignen sich besonders für die Kommunikation in Projektteams.

Projektportfolio-Management

Große Unternehmen oder sogar einzelne Abteilungen sind oft in mehrere Projekte gleichzeitig involviert. Für das Top-Management ist es dann wichtig, sich aus der Vogelperspektive einen Überblick über all diese Projekte zu verschaffen. Mit spezieller Software für das Projektportfolio-Management analysieren Führungskräfte die unterschiedlichen Projekte anhand ihrer Schlüsseleigenschaften.

Was spricht für und was gegen Projektmanagement-Software?

Ganz ohne den Einsatz von Software kommt heute kein Projektmanager mehr aus. Dann müsste er seine Arbeit ja machen, ohne nur eine einzige E-Mail zu schreiben oder eine einzige Excel-Tabelle zu erstellen. Aber reicht Standard-Bürosoftware oder muss es spezielle Projektmanagement-Software sein?

Spezialisierte Programme vereinfachen zwar viele Abläufe im Projektmanagement, bringen aber auch gewisse Herausforderungen mit sich. Es gibt sowohl Gründe, die gegen ihren Einsatz sprechen, als auch Gründe dafür. Ob ihre Nutzung sinnvoll ist, müssen die Verantwortlichen für jedes Projekt einzeln ermitteln. Generell lässt sich allerdings sagen: Wenn ein bestimmtes Projektmanagement-Tool schon im Unternehmen vorhanden ist und die Mitarbeiter mit seiner Nutzung vertraut sind, ist es sinnvoll, dieses für so gut wie alle Projekte zu verwenden.

  • Übersichtliche und transparente Projektplanung
  • Bessere Kontrolle der Kosten
  • Einfache Zusammenarbeit im Projektteam
  • Schnellere Ergebnisse durch effizienteres Arbeiten
  • Optimierung des Ressourcen- und Personaleinsatzes
  • Zusätzlicher finanzieller Aufwand durch Lizenzgebühren oder Abonnementskosten
  • Komplizierter Auswahlprozess aufgrund von schwer vergleichbaren Produkten
  • Aufwand für Schulungen und Einarbeitung
  • Für kleine Projekte eventuell zu komplex
  • Anpassung mitunter teuer und zeitaufwändig

5. Traditionelles oder agiles Projektmanagement?

Üblicherweise sieht Projektmanagement eine genaue Planung vor. Der Projektmanager legt die einzelnen Schritte des Projekts sowie das Projektziel am Anfang fest. Erfolg oder Misserfolg des Projekts hängen zu einem Gutteil davon ab, ob die Vorgaben eingehalten werden.

Diesem traditionellen Ansatz macht seit einiger Zeit das aus der Softwareentwicklung kommende, agile Projektmanagement Konkurrenz. Agile Methoden legen deutlich mehr Wert auf die Eigenverantwortung der einzelnen Teammitglieder. Im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement werden nicht alle Anforderungen an das Projektziel vorab definiert, sondern zu einem großen Teil im Laufe des Projekts in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber entwickelt.

Für die Auswahl von Projektmagement-Software spielt es nur eine geringe Rolle, welchem dieser beiden Paradigmen ein Unternehmen den Vorzug gibt. Prinzipiell setzt weder agiles Projektmanagement noch traditionelles eine bestimmte Software voraus. Allerdings ist es sinnvoll, wenn die Software Projektmanagement-Methoden und Werkzeuge unterstützt, die für den bevorzugten Ansatz wichtig sind. Für agiles Projektmanagement wären das vor allem Kanban-Boards und Burn-Down-Charts, im traditionellen Projektmanagement sind Gantt-Diagramme beliebt.

Kanban Board
Vergrößern
Die meisten der Projektmanagement-Programme im Test unterstützen Kanban-Boards.

Keiner der beiden Ansätze ist grundsätzlich besser als der andere. Ob traditionelles oder agiles Projektmanagement geeigneter ist, hängt vom jeweiligen Projekt ab. Der Vorteil der traditionellen Vorgangsweise ist die gute Planbarkeit. Vorausgesetzt, der Projektmanager macht seine Aufgabe ordentlich, erreicht das Projektteam sein vorab definiertes Ziel ohne große Abweichungen durch Befolgung des Ablaufplans innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens. Fehler und Probleme werden allerdings oft in einer späten Projektphase evident. Ihre Behebung ist dann im Normalfall deutlich aufwändiger als zu einem früheren Zeitpunkt.

Traditionelles Projektmanagement

  • Ablauf steht von Anfang an fest
  • Verbindliche Vereinbarung eines Endtermins
  • Vertragliche Fixierung der Kosten vor Projektbeginn möglich
  • Optimale Ressourcenausnutzung durch Planung
  • Direkte Anwendbarkeit traditioneller Controlling-Methoden
  • Vereinfachtes Nachforderungsmanagement durch Berufung auf die Projektpläne
  • Änderungen des laufenden Projekts sehr aufwändig
  • Ungeeignet bei unklaren Anforderungen
  • In einem risikoreichen, dynamischen Umfeld schwer anwendbar
  • Vorzeitiger Abbruch bedeutet üblicherweise vollständiges Scheitern
  • Verzögerungen schwer kompensierbar, Beschleunigungspotential schlecht zu erkennen

Der große Vorteil von agilem Projektmanagement ist hingegen, dass agile Projektteams deutlich besser und schneller auf Unvorhergesehenes reagieren können. Durch die enge Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass dieser am Ende mit dem erreichten Ergebnis nicht zufrieden ist.

Agiles Projektmanagement

  • Hohe Flexibilität dank adaptiver Planung
  • Gut verständlich und schnell einführbar
  • Hohe Transparenz, auch dem Auftraggeber gegenüber
  • Schnelle Problemerkennung
  • Administration und Dokumentation unaufwändig
  • Hoher Kommunikationsaufwand
  • Kein Gesamtüberblick über das komplette Projekt
  • Koordination bei Großprojekten mit mehreren Teams schwierig
  • Flache Hierarchien können zu Verunsicherung führen
  • Eventuell nicht vereinbar mit Unternehmensstruktur

Die Entscheidung zwischen agilem und traditionellem Projektmanagement ist also ein wenig wie die Entscheidung zwischen einem Segelboot und einem Kreuzfahrschiff. Das eine ist klein und wendig, das andere robust und bleibt auf Kurs. Der Eisberg allerdings, dem das kleine Boot mühelos ausweichen kann, bringt das schwere Schiff unter Umständen zum Kentern.

So testen wir

Projektmanagement-Software testen wir hauptsächlich anhand einer Liste wünschenswerter Funktionen. Bei jedem einzelnen Programm prüfen wir sorgfältig, ob es diese Funktionen enthält. Das Resultat halten wir in einem Bewertungsbogen fest und errechnen daraus mittels eines festgelegten Schlüssels die erreichte Punkteanzahl.

Wir testen die Software in sieben verschiedenen Teilbereichen. In jedem einzelnen dieser Bereiche kann ein Programm zwischen 0.00 (erfüllt keine der Anforderungen) und 5.00 Punkten (erfüllt alle Anforderungen perfekt) erhalten. Die Gesamtwertung ergibt sich aus dem Durchschnittwert der sieben Einzelwertungen, jeder Teilbereich wird also gleich stark gewichtet.

Software & Konditionen

Was für eine Art von Software ist es, woher kommt sie, wer stellt sie her und unter welchen Rahmenbedingungen kommt sie idealerweise zum Einsatz? Mit solchen Fragen beschäftigen wir uns im Abschnitt „Software & Konditionen“.

Viele Aspekte daraus haben rein informativen Charakter, fließen aber nicht in die Wertung ein, da sie schwer qualifizierbar sind. Beispielsweise lassen sich die Preise der unterschiedlichen Anbieter nur schlecht miteinander vergleichen, da ihnen ganz unterschiedliche Tarifmodelle zugrunde liegen. Das Land, aus dem eine Software kommt, ist zwar eine interessante Zusatzinformation, hat aber keinen direkten Einfluss auf die Qualität des Produkts. Ob eine kostenlose Basisversion verfügbar ist, ob und wie lange ein Produkt vor dem Kauf getestet werden kann und ob es eine Mindestnutzerzahl gibt, fließt hingegen in die Punktewertung ein.

Bei der Mehrheit der getesteten Apps handelt es sich im Grunde um Programme für das Aufgabenmanagement, also um mit nützlichen Funktionen angereicherte To-do-Listen. Nur zwei der Testkandidaten unterscheiden sich grundlegend. Smartsheet verfolgt ein ganz eigenes Konzept, es handelt sich um eine Art Multiuser-Tabellenkalkulationsprogramm, das für Organisationsfunktionen optimiert wurde. Und Teamleader ist eine Komplettlösung für (kleine) Unternehmen, die auch CRM-, Rechnungs- und Support-Funktionen enthält.

Aufgabenmanagement

In diesem Teilbereich dreht sich alles darum, wie gut sich ein Programm zum Planen der anstehenden Aufgaben in einem Projekt eignet. Die Grundfunktionen beherrschen fast alle Programme. Mit ihnen kann der Anwender Aufgaben delegieren, sortieren und filtern. Viele PM-Softwares eignen sich auch dazu, Vorgänger- und Nachfolgeraufgaben zu erstellen und die einzelnen Aufgaben somit zu Abläufen zu verknüpfen. Auch Meilensteine und Unteraufgaben sind nützlich, um Projekte zu strukturieren.

Ein großer Vorteil von Software zur Projektplanung im Vergleich zu Papier besteht darin, dass der Nutzer nicht an eine bestimmte Darstellung gebunden ist. So beherrschen die meisten Programme mindestens zwei Darstellungsformen für Aufgabenlisten: Eine traditionelle Listenansicht und eine Tafelansicht, die dem agilen Projektmanagement entgegenkommt. Besonders positiv tut sich monday hervor: Mit dieser Software wechselt der Anwender zwischen ganzen sieben unterschiedlichen Darstellungsformen, die er jeweils noch weiter konfigurieren kann. Sogar die Darstellung der Aufgaben auf einer Landkarte ist möglich, falls ein Nutzer ihnen Koordinaten zugewiesen hat.

Zeitmanagement

Hier geht es um die Frage, wie gut sich ein Programm zum Planen von zeitlichen Abläufen eignet. Grundsätzlich haben alle Programme einen Kalender, auch ein Gantt-Diagramm (Zeitleiste) fehlt selten. Sowohl Kalender als auch Zeitleiste sind meistens relativ benutzerfreundlich gestaltet. Im Normalfall lassen sich Deadlines, Termine und Laufzeiten durch Verschieben mit dem Mauszeiger ändern. In diesem Aspekt unterscheiden sich die einzelnen Programme nicht groß.

Deutliche Unterschiede gibt es allerdings im Detail der Umsetzung. Während manche Programme nur einen Kalender für jedes Projekt oder überhaupt nur einen programmweiten Kalender anzeigen, lassen andere deutlich mehr manuelle Konfiguration der Kalenderansichten zu. Die Bandbreite reicht von gesonderten Kalendern für jeden einzelnen Mitarbeiter bis hin zur Möglichkeit, beliebig viele Kalender anzulegen.

In allen Programmen ist es möglich, die Kalender mit externer Kalender-Software wie Google Calender oder Apple Kalender (früher: iCal) zu synchronisieren. Diese Synchronisation funktioniert üblicherweise allerdings nur in eine Richtung: Der externe Kalender erhält die Einträge des Kalenders der PMS, umgekehrt erscheinen in der PMS jedoch nur Kalendereinträge, die mit dieser selbst erstellt wurden.

Kommunikation & Zusammenarbeit

In diesem Teilbereich interessiert uns, welche Möglichkeiten zur Kommunikation und Zusammenarbeit eine PMS dem Projektteam zur Verfügung stellt. Die Basis hierfür bildet eine Kommentarfunktion für Aufgaben und manchmal auch Projekte oder andere Elemente. So eine Funktion ist in allen getesteten Programmen vorhanden, weitere programminterne Kommunikationsmöglichkeiten fehlen hingegen oft. Eine löbliche Ausnahme ist Zoho Projects, das nicht nur den direkten Chat zwischen Mitarbeitern ermöglicht, sondern mit dem sich sogar Foren für die interne Kommunikation und Wissensdatenbanken anlegen lassen.

Wichtig für die Zusammenarbeit ist auch, dass die Projektmitarbeiter relevante Dateien hochladen und miteinander teilen können. Das ist bei so gut wie allen getesteten Programmen möglich. Einzig Teamleader fällt aus dem Rahmen und bietet seinen Nutzern keinerlei Upload-Möglichkeit an.

Nicht für die Kommunikation im Team, sondern für die Zusammenarbeit mit Außenstehenden, beispielsweise einem Auftraggeber oder Freelancern, sind Gast-Accounts wichtig. Diese Accounts haben nur einen eingeschränkten Zugriff auf das System und wirken sich normalerweise nicht auf das gebuchte Nutzerlimit aus.

Bedienkomfort

Schlechter Bedienkomfort ist für Unternehmenssoftware fatal. Eine umständliche Bedienung kostet wertvolle Arbeitszeit. Außerdem ist es für die Mitarbeiter ausgesprochen lästig, wenn das Werkzeug, dass ihre Arbeit eigentlich erleichtern sollte, unnötig kompliziert ist. Dann erledigen sie ihre Arbeit langsamer und oft auch schlechter. Das ist offenbar auch den Entwicklern von Projektmanagement-Software klar, denn keines der getesteten Programme erwies sich als besonders umständlich oder kompliziert.

Einige Programme sind aber noch eine Spur angenehmer zu bedienen als andere. Sie überzeugen mit guten Suchfunktionen, klugen Anpassungsmöglichkeiten und einer Benutzeroberfläche, die sich sowohl mit der Maus als auch per Tastatur bedienen lässt.

Abgesehen von messbaren Fakten spielt auch die subjektiv empfundene Benutzerfreundlichkeit eine Rolle. Wir haben sie daher gesondert mit null bis fünf Punkten bewerten. Besonders gut gefallen hat uns Asana, dessen Benutzeroberfläche sich konsequent auf das Wichtigste konzentriert.

System & Integration

Bei Projektmanagement-Software spricht einiges dafür, nicht lokal installierte Software zu verwenden, sondern eine Cloud-App. Eine Installation nur auf dem Rechner des Anwenders wäre nicht sinnvoll, da solche Software in der Regel nicht von Einzelpersonen genutzt wird, sondern der Koordinierung ganzer Projektteams dient. Also käme eine On-Premise-Installation in Frage, bei der die PMS auf einem Server des Unternehmens läuft, das die Software nutzt. Das hätte allerdings eine umständliche Installation und Wartung zur Verfügung.

Bei einem Cloud-Abonnement hingegen verbleibt die Software auf dem Server des Anbieters. Dieser kümmert sich um Wartung, Sicherheit und Systemaktualisierung. Wenn das Unternehmen des Kunden wächst, bucht er einfach mehr Abonnements, statt seine IT-Infrastruktur umständlich anzupassen, wie das bei einer On-Premise-Installation der Fall wäre. Aufgrund dieser auf der Hand liegenden Vorteile haben wir uns dafür entschieden, ausschließlich Cloud-Apps in den Vergleich aufzunehmen. Ein weiterer Grund für diese Entscheidung ist, dass es auf dem Gebiet der Projektmanagement-Software kaum mehr andere Programme gibt. Neuentwicklungen laufen üblicherweise als Web-Apps in der Cloud und auch langjährige Anbieter haben in den vergangenen Jahren meistens auf das SaaS-Modell (Software as a Service) umgestellt.

Zusätzlich zur Web-Oberfläche sind die meisten Systeme auch mit Smartphone-Apps für Android-Handys und iPhones nutzbar. Zwei Anbieter, Wrike und monday, stellen auch Desktop-Apps für Windows und macOS zur Verfügung.

In diesen Bereich prüfen wir auch, wie gut sich eine PMS mit anderer Software verbinden lässt. Für den Datenaustausch stellen alle Anbieter eine Programmierschnittstelle (API, Application Programming Interfache) zur Verfügung. Die einzige Ausnahme ist factro. Bei dem jungen Programm wird hinter den Kulissen aber an diesem Produktmerkmal gearbeitet und es sollte in Kürze (Ende 2018) veröffentlicht werden. Alle Anbieter bis auf factro ermöglichen auch eine Integration von Zapier, das wiederum die Integration einer Reihe anderer Web-Apps ermöglicht.

Zusätzlich zum direkten Datenaustausch mit anderen Programmen bieten Projektmanagement-Softwares auch den Import und Export von Datensätzen an, üblicherweise als Tabellen im CSV- oder Excel-Format. Zwei Programme sind aber Einbahnstraßen: Teamleader und factro haben keine Importmöglichkeit.

Hilfe & Support

Informations- und Schulungsangebote schreiben die Hersteller von Projektmanagement-Software groß. Von Onscreen-Tipps, die bei der Benutzung des Programms eingeblendet werden, über Video-Tutorials bis hin zur kostenlosen Teilnahme an live abgehaltenen Webinaren: Anwender können üblicherweise darauf bauen, dass der Anbieter ihnen den Einstieg in die Nutzung seines Programms so einfach wie möglich macht.

Anders sieht es mit dem für Anbieter üblicherweise kostenintensiven Support aus. Es gibt zwar immer eine Möglichkeit, einen Support-Mitarbeiter zu erreichen, aber meistens nicht per Telefon und selten auf Deutsch. Es wirkt fast so, als ob die meistens internationalen Anbieter (die überwiegende Mehrheit hat einen Firmensitz in den USA) vermeiden wollen, mit allzu vielen Kundenanfragen belästigt zu werden. Angenehm anders ist das bei factro. Der Hersteller, die Bochumer Managementberatung Schuchert, setzt ganz auf Kommunikation mit dem Kunden und spielt damit eine seiner Stärken als Beratungsunternehmen voll aus.