Unsere Redakteure bewerten die Produkte unabhängig, Netzsieger verdient aber gegebenenfalls Geld, wenn Sie unsere Links anklicken. Erfahren Sie mehr.

Rechnungssoftware

Die beste Rechnungssoftware im Vergleich

Niklas Gollan
Platz Produkt Bewertung Preis
1 1&1 Buchhaltung 4,52 19,99 €
2 sevDesk 4,32 15,90 €
3 lexoffice 4,00 14,90 €
4 debitoor 3,97 15,00 €
5 Fastbill 3,38 9,00 €
6 Billomat 3,23 8,00 €
7 Papierkram 3,10 10,00 €
8 easybill 2,38 19,00 €

Konzept und Bedienung

Funktionen Buchhaltung

Funktionen Rechnung

Performance

Dokumentation und Support

Bequem und rechtssicher Rechnungen schreiben

    Das Wichtigste in Kürze
  • Eine Rechnungssoftware erleichtert Selbstständigen die Büroarbeit erheblich.
  • Wenn der Nutzer Belege durch eine Rechnungssoftware verwaltet, arbeitet auch der Steuerberater schneller und damit kostengünstiger.
  • Einige Programme verfügen über eine DATEV-Schnittstelle, über die der Anwender seine Daten dem Steuerberater online zur Verfügung stellen kann.
  • Das Vorhandensein einer ELSTER-Schnittstelle, mithilfe derer der Nutzer Daten online an das Finanzamt übermitteln kann, erweist sich als äußerst praktisch.
  • Einige Programme verbuchen dank Online-Banking-Anbindung bezahlte Rechnungen automatisch.

Unsere Testsieger

Sieger nach Punkten ist die Software sevDesk Rechnung. Das Rechnungsprogramm lässt im Bereich Fakturierung nichts vermissen, Kleinunternehmer und Selbständige werden alle Funktionen finden, die sie benötigen. Zudem ist das Rechnungsprogramm einfach zu bedienen.
Die Software 1&1 Angebote und Rechnungen, die vom Online-Dienstleister 1&1 vertrieben wird, ist eine Zwillingsversion des Rechnungsprogramms von sevDesk Rechnung. Sie bietet haargenau dieselben Funktionen. Dass sie schlechter abschneidet, liegt nur am Punkteverlust im Bereich Dokumentation und Support. 1&1 verlinkt nämlich nicht auf die Original-Dokumentation von sevDesk und stellt selbst nur spärliche Infos zur Verfügung. Dafür bietet 1&1 einen rund um die Uhr erreichbaren Telefon-Support – damit kann kein anderer Anbieter punkten.
Beide Anbieter ermöglichen einen automatischen postalischen Versand der Rechnungen gegen Aufpreis. Ein Service, den die anderen Anbieter auf dem Siegertreppchen nicht anbieten.
Möchte der Nutzer in der Mindestlaufzeit von 12 Monaten Geld sparen, kann er sich daher risikofrei für die 1&1-Version entscheiden.

Auf dem zweiten Platz, knapp hinter dem Sieger, landet die Rechnungssoftware von lexoffice. Das Rechnungsprogramm schafft es, hohe Benutzerfreundlichkeit mit einem großen Funktionsumfang zu verbinden. Es steht sowohl eine iOS- als auch eine Android-App zur Verfügung und es gibt eine automatische Texterkennung (OCR).

Die Bronzemedaille geht an die Entwickler von debitoor. Das Rechnungsprogramm bringt alle nötigen Tools mit und ist sehr benutzerfreundlich aufgebaut. Der Benutzer wird nicht durch unzählige Panels überfordert, das Interface des Rechnungsprogramms ist minimalistisch gehalten. Benötigt er zusätzliche Funktionen, beispielsweise eine API-Schnittstelle, mithilfe derer diverse Shops eingebunden werden können, so kann er diese problemlos dazuschalten. Nennenswert ist auch die bargeldlose Bezahlmöglichkeit via iZettle, mit der Ladenbesitzer ihren Kunden eine komfortable Transaktionsvariante anbieten können.

1. Welche Vorzüge hat eine Rechnungssoftware?

Eine Rechnungssoftware erleichtert viele Arbeiten des Rechnungswesens wesentlich. Hierzu gehört das Schreiben von Angeboten und Rechnungen sowie – je nach Rechnungsprogramm – das Erstellen eines Kundenstamms und eine automatische Auswertung in Form von Statistiken. Der Nutzer behält zu jeder Zeit die Übersicht und kann stets auf Vorlagen zurückgreifen. Auf diese Weise mindert er den Verwaltungsaufwand erheblich. Darüber hinaus warnen die meisten Rechnungsprogramme, falls die Unterlagen noch nicht vollständig und somit nicht rechtskräftig sind.

Online Rechnungssoftware Funktionsweise
Der Nutzer hat von überall mit jedem Gerät Zugriff auf die Daten, die im Rechenzentrum redundant gespeichert werden.

Da es sich bei den ausgewählten Rechnungsprogrammen um Online-Softwares handelt, gibt es keinerlei Probleme mit der Kompatibilität. Die Anwender können die Rechnungsprogramme im Test sowohl auf dem PC als auch auf dem Smartphone beziehungsweise Tablet nutzen – lediglich ein Internetanschluss ist erforderlich. Betriebssystem und Browser spielen ebenfalls keine Rolle.

Alle Vorzüge einer Online-Rechnungssoftware auf einen Blick
  • professionelle, individuell anpassbare Vorlagen, zumeist mit Rechtssicherheit
  • plattform- und ortsunabhängiges Arbeiten
  • seine Daten kann der Anwender dem Steuerberater gegebenenfalls online zur Verfügung stellen
  • Kosten- und Zeitersparnis, da viele Arbeitsschritte entfallen
  • Schutz vor Datenverlust

2. Die verschiedenen Funktionen einer Rechnungssoftware

Eine Rechnungssoftware sollte alle Funktionen enthalten, die ein Unternehmen benötigt, um Arbeitsabläufe einfacher und schneller zu gestalten. Von essentieller Wichtigkeit ist es, genau zu prüfen, ob alle notwendigen Funktionen in dem gewünschten Tarif des Rechnungsprogramms vorhanden sind. Ein weiteres gewichtiges Kriterium ist die Handhabung der Software. Die Bedienoberfläche sollte sowohl für Anfänger als auch für Profis verständlich sein, um flüssige Arbeitsabläufe zu garantieren. Entscheidend für die Wahl der richtigen Rechnungssoftware sind der Umfang, die Funktionalität und die Bedienung.

Rechnungs-Funktion

Die meisten Tarife unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Funktionalität in drei Stufen.

Wie der Name schon verrät: Der Hauptzweck einer Rechnungssoftware ist, Rechnungen zu erstellen. Dies funktioniert mit allen Rechnungsprogrammen in unserem Test gut und einfach.

Mit der Rechnungserstellung sind normalerweise verwandte Funktionen verknüpft. Mit beinahe allen Rechnungsprogrammen im Test verfügt der Nutzer auch über die Möglichkeit, Angebote zu erstellen, und im Falle eines erfolgreichen Verkaufs eine Rechnung automatisch anzufertigen. Die Softwares helfen, Zahlungsfristen im Auge zu behalten und – wenn nötig – eine Zahlungserinnerung oder auch eine Mahnung zu erstellen.

Online-Banking

Eine moderne Rechnungssoftware enthält auch eine Online-Banking-Funktion. Mit ihr lassen sich SEPA-Dateien einfach erstellen und ohne weitere Software an die zuständige Bank übermitteln. Neben Online-Banking sollte das Rechnungsprogramm auch E-Billing (elektronische Rechnungen) unterstützen. Einige Rechnungssoftwares implementieren darüber hinaus das Online-Banking der Hausbank. So werden Zahlungen automatisch verbucht, sobald sie eingehen.

Rechnungsversand

Rechnungen und Angebote kann der User ganz einfach online versenden. Viele Anbieter ermöglichen darüber hinaus einen postalischen Versand gegen Gebühr. Hierbei übernehmen sie neben dem Druck der Angebote beziehungsweise Rechnungen auch das Verpacken, die Frankierung und den Versand. Dies funktioniert sehr bequem und stellt zudem eine schnelle Zustellungsart dar.

Cloud-Anbindung

Alle getesteten Rechnungsprogramme verfügen über eine Cloud-Funktion. Sie funktionieren nach dem sogenannten Software-as-a-Service-Prinzip. Die Software und die Rechenleistung werden per Internet vom Server des Anbieters abgerufen. Der Nutzer muss sich keine Sorgen um seine Daten machen, diese befinden sich in der Cloud. Sie sind über jedes beliebige Endgerät mit Internetanschluss zugänglich. Der Anwender muss darüber hinaus keine Updates kaufen und installieren, der Anbieter hält die auf seinen eigenen Servern befindliche Software stets aktuell. Der Anwender arbeitet also immer mit der neuesten Version.

Da sämtliche Daten an einem Ort vorhanden sind, kann der User eine Steuererklärung erstellen, ohne die entsprechenden Belege zusammensuchen zu müssen. In den meisten Fällen runden die Anbieter diesen Dienst mit der Möglichkeit ab, dem Steuerberater die Daten online zugänglich zu machen. Auch dies spart gegebenenfalls Arbeitsschritte. Ein Vergleich bezüglich Datensicherheit und Datenschutz ist empfehlenswert.

Benötigt der Nutzer weitere Funktionen, beispielsweise aus dem Bereich der Buchführung und Finanzbuchhaltung, kann er meist ein größeres Funktionspaket buchen.

Rechnungssoftware Datenexport
Viele Programme ermöglichen den einfachen Datenaustausch mit dem Steuerberater

3. Welches Programm ist für wen geeignet?

Nicht nur Unternehmen nutzen Rechnungssoftwares, auch Privatpersonen setzen sie in zunehmendem Maße ein. Mit einem solchen Rechnungsprogramm hat der Anwender alle nötigen Informationen für eine selbstständige Erstellung einer Steuererklärung an einem Ort. Das lästige Zusammensuchen von losen Quittungen und Belegen entfällt. Wer einen Steuerberater engagiert hat, stellt diesem die Daten über eine Schnittstelle, idealerweise im DATEV-Format, notfalls aber auch als CSV-Datei, zur Verfügung. Das beschleunigt den Bearbeitungsprozess, und dementsprechend fallen die Kosten geringer aus. Gegebenenfalls besteht gar die Option, dem Steuerberater einen direkten Online-Zugang zu den Daten zur Verfügung zu stellen.

Testzeitraum

Die verschiedenen Tarifmodelle der Rechnungsprogramme bieten einen unterschiedlich großen Funktionsumfang, daher sollte ein Interessent vor dem Erwerb genau prüfen, welche Features er benötigt. Er sollte die Software – wenn angeboten – innerhalb eines Probezeitraums testen. Anschließend kann sich der Anwender für einen Tarif entscheiden. Dabei sollte er darauf achten, dass alle notwendigen Arbeitsbereiche des Rechnungswesens vollständig abgedeckt sind.

4. Kostenpflichtige vs. kostenlose Software

Das einzige Rechnungsprogramm im Test, das auf seiner niedrigsten Tarifstufe komplett kostenlos zur Verfügung steht, ist Papierkram in seiner free-Version. Dieses Paket enthält viele der wichtigen Funktionen. Konkret sind das:

  • Online-Buchhaltung
  • Erstellen von Angeboten und Rechnungen
  • Erfassen von Ausgaben
  • Belegmanagement
  • Stammdatenerfassung
  • Erfassen von Rechnungsposten
  • Zeiterfassung

Dabei besteht ein Speicherplatzlimit von 100 Megabyte, und Support erhält der Nutzer nur in den ersten 60 Tagen. Dieser Umfang dürfte für Einstiger, die hauptsächlich Rechnungen auf simple Art und Weise am PC erstellen möchten, ausreichen. Viele buchhalterische Funktionen, wie das Online-Banking oder die Einnahmen-Überschuss- sowie Gewinn-und-Verlust-Rechnung, erfordern die Buchung eines größeren Tarifpaketes.

Für sehr kleine Unternehmen oder für den privaten Gebrauch, beispielsweise als Haushaltsbuch, wird diese Software in der Gratis-Variante ausreichen. Für den professionellen Bereich ist ihre Kostenlos-Version allerdings wenig geeignet, da bei ihr ein Branding auf der Rechnung auftaucht. Für einen Unternehmer kommt daher nur eine der Bezahlvarianten in Frage.

5. So testen wir

Im Rahmen unseres Tests haben wir Probeabos der jeweiligen Rechnungssoftwares abgeschlossen. Wir haben uns für den Vergleich immer für das Paket entschieden, das mindestens die Funktionen Rechnungserstellung und Belegerfassung zufriedenstellend abdeckt. Welches Paket dies im Einzelfall ist, wird sowohl im Datenblatt als auch in den einzelnen Testberichten deutlich.

Mit dem Vergleich der Rechnungsprogramme möchten wir unentschlossenen Nutzern die Kaufentscheidung erleichtern. In die Wertung flossen vier Prüfkriterien ein: Funktionsumfang der Software im Bereich Rechnung, die Performance, die Bedienbarkeit und der Bereich Dokumentation und Support.

In jeder Testkategorie erzielen die ausgewählten Produkte zwischen 0.00 und 5.00 Punkte. Aus dem Durchschnitt der einzelnen Bewertungen ergibt sich schließlich eine Gesamtpunktzahl. Wir gewichten alle vier Kategorien gleich. Dabei ist zu beachten, dass unser Testsieger nicht zwingend für jeden Anwender das optimale Rechnungsprogramm darstellt. Unser Test dient vielmehr als Orientierungshilfe bei der Wahl. Welche Software den persönlichen Bedürfnissen am besten gerecht wird, muss jeder Leser letztendlich für sich selbst entscheiden.

Punkte haben wir je nach Vorhandensein und Umsetzung der folgenden Funktionen vergeben:

Ausstattung

Hier prüfen wir beispielsweise, ob neben der normalen Rechnungserstellung auch die Möglichkeit besteht, wiederkehrende Rechnungen mit entsprechenden Vorlagen zu erstellen. Wir nehmen zudem die Versandoptionen unter die Lupe. Ist die Rechnung druckbar, kann sie direkt aus der Software als PDF-Datei per E-Mail versandt werden oder ist sogar ein automatischer Postversand inklusive Druck und Frankierung möglich? Sind die Dokumente erstellbar, ohne dass ein Branding des Anbieters verbleibt? Letzteres ist leider in der kostenlosen Version von Papierkram nicht der Fall. Zusätzliche Punkte gibt es für verschiedene Rechnungslayouts und einen Fremdsprachenassistenten für internationale Rechnungen.

Benötigt der User zusätzliche Funktionen, beispielsweise aus dem Bereich Buchhaltung, muss er gegebenenfalls den Tarif wechseln. Zu den klassischen Buchhaltungs-Tools zählen unter anderem die Einkommenüberschussrechnung (EÜR; einfache Buchführung) und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV; doppelte Buchführung).

In einigen Modellen ist das Online-Banking des Geldinstitutes des Unternehmens mitintegriert. In diesen Fällen erkennt die Software eingehende Zahlungen automatisch und ordnet ihnen die entsprechenden Rechnungen zu. Darüber hinaus können die Nutzer Überweisungen direkt über die Rechnungssoftware tätigen.

Ein weiteres wichtiges Kriterium im Test ist das Vorhandensein einer ELSTER-Schnittstelle, mit der der Anwender eine Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt senden kann.

Performance und Schnittstellen

In dieser Bewertungskategorie ermitteln wir zunächst einmal die Anzahl der Benutzer, die auf die jeweilige Rechnungssoftware zugreifen können. Natürlich gilt: Je mehr, desto besser. Die Schnittstellen, mit denen der User Daten aus anderen Programmen importiert oder in andere exportiert, machen einen sehr gewichtigen Teil der Wertung aus. Sie ermöglichen es, die eigenen Daten einem Steuerberater und dem Finanzamt zugänglich zu machen. Wir prüfen auch, ob es eine offene API-Schnittstelle gibt, um Funktionen externer Anbieter implementieren zu können (wie beispielsweise die Einbindung von iZettle zur Kartenzahlung bei der Software debitoor) und um Rohdaten mit anderen Anwendungen weiterverarbeiten zu können.

Sicherheit

Viele Nutzer sind um die Sicherheit ihrer Daten besorgt, wenn sie diese in einer Cloud ablegen. Die Befürchtung, dass die extern gespeicherten Informationen weniger geschützt sind, ist allerdings in den meisten Fällen unbegründet. Seriöse Clouddienste bieten sicheren Schutz, bei ihnen besteht kein Grund zur Sorge. Zudem gilt es zu bedenken, dass die eigene (Firmen-)Festplatte keinesfalls einen virtuellen Tresor darstellt, der einbruchsicher ist: Durch Viren und Trojaner verschaffen sich Cyberkriminelle jedes Jahr Zugang zu tausenden deutschen Privat- und Büro-PCs. Außerdem können Daten, die nur auf der Festplatte gespeichert sind, durch einen Systemabsturz verlorengehen. Die extern abgelegten Informationen sind sicherer als diejenigen auf dem eigenen Computer, solange der User auf Folgendes achtet:

  • Die Server des Anbieters befinden sich im Idealfall in Deutschland oder in einem anderen „sicheren“ Staat (zum Beispiel in Norwegen, Belgien, der Niederlande etc.)
  • Der Dienstleister bietet eine sichere Verschlüsselung
  • Sicheres Passwort wählen
  • Nach jeder Sitzung ausloggen, vor allem bei mobilen Geräten
  • Passwort nicht im Browser abspeichern
  • Betriebssystem auf dem neuesten Stand halten

Bei den Rechnungssoftwares kümmert sich ausschließlich der Anbieter um die Programmupdates und Datensicherung.

Bedienung

Die Benutzeroberfläche einer Rechnungssoftware sollte so aufgebaut sein, dass sie nicht nur für Profis, sondern auch für Anfänger leicht verständlich ist. Dies erspart eine stundenlange Einarbeitung. Ein Video-Tutorial oder eine schriftliche Anleitung, die die einzelnen Arbeitsschritte und Funktionen erklären, sollten in jedem Fall vorhanden sein. Punkte gibt es auch für Assistenten, die Arbeitsschritte im Rechnungsprogramm erläutern.

Die Anzahl der verfügbaren Rechnungs-Tools hängt meist von dem gebuchten Tarif des Rechnungsprogramms ab. Selbstverständlich gilt dabei: Je teurer, desto mehr Funktionen. Manche Hersteller stellen dem Kunden jedoch in allen Tarifen das gesamte Funktionsspektrum zur Verfügung und koppeln die Preisstufen an quantitative Nutzungsbeschränkungen. Ein Beispiel dafür ist Billomat: Im günstigsten Tarif des Rechnungsprogramms kann der Kunde nur 25 Dokumente pro Monat erstellen.

Rechnungssoftware einfache Bedienung
Rechnungen sollten schnell und einfach erstellt werden können.
Typische Funktionen aus dem Bereich Buchhaltung, die normalerweise nicht in den Tool-Paketen enthalten sind:
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen
  • Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) erstellen
  • Bilanz erstellen
  • E-Bilanz erstellen
  • abweichendes Wirtschaftsjahr möglich
  • Belegverwaltung
  • Angebotserstellung
  • Kassenbuch
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Anlagenverwaltung / Abschreibungen
  • Online-Banking-Integrierung
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung (via ELSTER) an das Finanzamt
  • Standard-Kontenrahmen

Wenn das Programm neben den Rechnungsfunktionen noch einzelne Extras aus dem Bereich der Buchhaltung mitbringt, vergeben wir Zusatzpunkte.

Die größten Tarifpakete der Rechnungsprogramme inkludieren in den meisten Fällen eine Warenwirtschaftsfunktion und eigenen sich vor allem für Unternehmen und Selbstständige, die eine automatische Verwaltung ihres Lagerbestandes wünschen.

Dokumentation und Support

Bei Fragen und Problemen wendet sich der Kunde an den Hilfe-und-Support-Service des Anbieters. Grundsätzlich sollte ein Support-Dienst immer in der Lage sein, dem Kunden kompetent und zielführend zu helfen. Für Softwares im Bereich Finanzen gilt dies jedoch in besonderem Maße. Für ein Unternehmen ist es nämlich außerordentlich wichtig, dass der Support bei Problemen zügig hilft, damit keine nennenswerten Ausfälle entstehen.

Neben einem Telefongespräch und einer Hilfestellung per E-Mail bieten viele Hersteller einer Rechnungssoftware nun auch einen Live-Chat an. Dieser ist in der Regel dauerhaft verfügbar. Ein Forum oder eine Webseite mit Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ) ist ebenfalls wünschenswert. In einem Kundenforum findet der User nicht nur wichtige Lösungsmöglichkeiten bei Problemen, er kann sich auch mit anderen Anwendern austauschen und dabei wertvolle Tipps oder Anleitungen erhalten. Auch eine Online-Datenbank mit Suchfunktion ermöglicht schnelle Selbsthilfe, vor allem dann, wenn das entsprechende Problem bereits bei anderen Nutzern aufgetreten sind.

Rechnungssoftware Telefonsupport
Der Telefonsupport stellt für viele Benutzer einen essentiellen Service bei Problemen dar.

Punkte gibt es hier also sowohl für eine ausführliche und übersichtliche Support-Rubrik auf der Webseite des Anbieters (Forum, FAQs) als auch für eine gute Erreichbarkeit über die gebotenen Kontaktkanäle (Telefon-Support, E-Mail-Anfragemöglichkeit und Live-Chat). Mit einer 24-Stunden-Telefonhotline hat sich 1&1 von der Konkurrenz in diesem Bereich klar abgesetzt.