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HR-Software

Die besten HR-Programme im Vergleich

Funktionen
Basis Personalverwaltung
Basis Bewerbermanagement
Personalverwaltung zubuchbar
Bewerbemanagement zubuchbar
Leistungspakete
Fehlzeiten-Planung
Gehälter und Lohnbuchhaltung
Digitale Personalakte
Mitarbeiterbewertung
Personalentwicklung
Analysetools Controlling
Assessment-Modul
Mitarbeiterzugang
Mitarbeiter Self-Service
Definieren eigener KPI
Stellenanzeigen-Editor
Multiposting-Tool
Anzahl Multiposting-Kanäle
Multiposting rabattiert
Karriereseite erstellen
Erfolgsanalyse Ausschreibung
Digitale Bewerberakte
Bewerberevaluation
Bewerberranking
Bewerbungsgesprächsterminierer
Erinnerungsfunktion
Vorlageschreiben
Video-/Telefoninterview
CV-Parsing
Active-Sourcing
Bewerberzugang
One-Klick-Bewerbung
Benutzerfreundlichkeit
Intuitive Benutzeroberfläche
Menüführung und Navigation
Automatisierung von Prozessen
Kollaboratives Arbeiten
Designoptionen
Dashboard individualisierbar
Dashboard mit Kurzübersicht
Suchfunktion
Verfügbare Sprachen
Sicherheit und Aktualität
Servicemodell
On-Prem verfügbar
Deutscher Serverstandort
ISO/IEC-zertifiziert
Selektive Zugriffsrechte
Dedizierte Bearbeitungsrechte
Weiterentwicklung
Preismodell und Service
Mindestvertragslaufzeit
Zahlungsturnus
Einrichtung kostenfrei
Großkunden individuell betreut
Preismodell nach Nutzeranzahl
Preismodell nach Mitarbeiteranzahl
Funktionale Test-Version
Hotline
E-Mail-Support
Guided Tour/Webinar
Tutorials
FAQ

Lösungen für alle Aspekte der HR-Arbeit

Das Wichtigste in Kürze
  • Eine HR-Software automatisiert die Arbeitsprozesse einer HR-Abteilung, vernetzt Unternehmensbereiche und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit.
  • HR-Software setzt sich als Insel- oder Modulsystem aus Bewerber-, Personal- und Bildungsmanagementfunktionen zusammen.
  • HR-Software reduziert im Recruiting die Costs-per-hire und Time-to-hire.
  • In der Personalverwaltung automatisiert HR-Software administrative und wiederkehrende Prozesse.
  • Die Auswahl geeigneter HR-Software sollte bedacht nach einem umfassenden Audit zur Bedarfsermittlung und nach einem eigenen Test erfolgen.

Was bezeichnet HR?

HR steht abkürzend für Human Resources und meint das Personalwesen, die Personalwirtschaft oder das Personalmanagement im betriebswirtschaftlichen Kontext. Aufgabe des Personalwesens ist es, sich mit dem Produktionsfaktor Arbeit und der Ressource Personal auseinanderzusetzen.

Dabei steht im Vordergrund, Personal zum Arbeitsantritt bereitzustellen und es zielorientiert und in ökonomisch sinnvoller Weise einzusetzen. In Unternehmen ist für das Personalmanagement meist eine eigene Abteilung zuständig, die Personal- oder HR-Abteilung. Ihr Aufgabenfeld umfasst:

  • Personalbeschaffung: Sämtliche Prozesse des Recruiting von Stellenausschreibung über Bewerberverwaltung und -auswahl bis Vorstellungsgespräch und Vertragsunterzeichnung
  • Personaleinsatz: Onboarding neuer Mitarbeiter, Einsatzplanung, Aufgabenzuweisung, Gewährleistung adäquater Arbeitsbedingungen
  • Personalentlohnung: Gehaltsfindung, -festsetzung und -abrechnung, Lohnsteueranmeldung
  • Personalbetreuung: Verwaltung und Koordinierung von wechselseitigen Ansprüchen von Arbeitnehmer und Arbeitgeber, Arbeitsschutz, Kommunikation mit den Mitarbeitern, Informationsverwaltung
  • Personalentwicklung: Talent-Management, Organisieren, Planen und Durchführen von Fortbildungen, Schulungen, Weiterbildungen und Umschulungen
  • Personalfreistellung: Offboarding, Versetzung, Kündigung, Verfassen von Arbeitszeugnissen

Zahlreiche Faktoren erschweren es HR-Mitarbeitern zusehends, geeignetes Personal zur Besetzung von vakanten Stellen zu finden. Dies sind:

  • In bestimmten Branchen und Regionen fehlen Fachkräfte.
  • Die voranschreitende Digitalisierung verlangt nach Spezialisten.
  • Die entstehende Arbeitswelt 4.0 schafft völlig neue, komplexere Stellen- und Anforderungsprofile.

Erfolgreiches Recruiting junger Talente und das langfristige Binden fähiger Mitarbeiter sind somit zunehmend ausschlaggebende Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens. Die Thematik betrifft nicht nur kleine und mittlere Unternehmen, die sogenannten KMUs, sondern auch zunehmend Branchenriesen und Großunternehmen.

Wer seine Vakanzen heutzutage noch adäquat besetzen möchte, muss sich ins Zeug legen: Bereits bei jungen Talenten sollte das Unternehmen einen Ruf als exzellenter Arbeitsgebers genießen. Bewerber benötigen zudem als Anreiz entsprechend attraktive Angebote, nicht nur in Form guter Entlohnung und ausgewogener Work-Life-Balance, sondern auch im Sinne von Weiterbildungsmöglichkeiten, wohlorganisiertem Arbeitsalltag und weiteren Benefits.

So sind die Gewinnung und die Verwaltung von Personal komplexe Aufgaben, die nicht nur immer zeit-, sondern auch immer kostenintensiver ausfallen. Eine durchschnittlich gut aufgestellte Personalabteilung ist kaum noch in der Lage, sämtliche relevanten Prozesse parallel gleichermaßen effizient und effektiv zu betreuen. An dieser Stelle ist der Einsatz neuer intelligenter Strategien und neuer technischer Software sinnvoll.

Wie eine HR-Software das Personalwesen unterstützt

Jedes Unternehmen, gleich welcher Größenordnung und Branche, verfolgt das Ziel, möglichst geeignete Fachkräfte für die Besetzung seiner Stellen zu gewinnen und bereits ausgebildete Fach- und Führungskräfte langfristig zu binden. Immer mehr Unternehmen können diese Herausforderung nicht mehr selbst bewältigen. Davon zeugt die wachsende Anzahl an Personalvermittlungs-, Personalberatungs- und Headhunter-Agenturen.

Die Ursachen hierfür sind vielfältig. In vielen Branchen fehlen aufgrund der geringen Zahl von Absolventen Fachkräfte. Stellenprofile werden immer komplexer, was die Suche nach passenden Kandidaten zusätzlich erschwert. Die täglich anfallenden administrativen, repetitiven und wiederkehrenden Aufgaben der Personalverwaltung sind enorm zeitintensiv. Für die fordernden Aufgaben des Recruiting, also der Identifizierung und Anwerbung geeigneter Mitarbeiter, bleibt infolgedessen kaum genug Zeit. Die Suche nach geeignetem Personal findet längst vornehmlich digital, über Stellenportale und zunehmend auch über soziale Medien, statt. Stellenausschreibungen müssen daher vier zentrale Anforderungen erfüllen:

  • Sie müssen im Sinne der Corporate Identity und des Employer-Branding designt sein.
  • Sie müssen präzise formuliert und doch kreativ verfasst sein.
  • Sie müssen auf geeigneten Kanälen publiziert werden.
  • Sie müssen rechtlichen Vorgaben entsprechend formuliert sein.

Aufwendige Auswahlprozesse und Eignungsprüfungen erfordern Zeit, Anstrengung und hohen finanziellen Einsatz – umso mehr, wenn sich die falschen, also für die ausgeschriebene Vakanz ungeeignete Kandidaten bewerben.

Warum sich eine HR-Software auch für kleine Unternehmen lohnt

Kommen Firmen mit mehr als 500 Angestellten schon seit längerem kaum mehr um die Nutzung einer HR-Software herum, wird das Thema einer softwaregestützten Automatisierung verschiedener Aspekte des Personalmanagements und des Recruitings auch für kleinere Unternehmen zunehmend relevant. Umfassende ERP-Lösungen, beispielsweise von Oracle, IBM oder SAP, beinhalten ebenfalls HR-spezifische Anwendungen. Die Anschaffung und aufwendige Implementierung eines solch umfassenden und kostenintensiven Systems ist allerdings gerade für KMUs in den wenigsten Fällen rentabel.

ERP-Systeme

Enterprise-Resource-Planning-Systeme sind komplexe und umfassende Softwaresysteme, die die Ressourcenplanung des gesamten Unternehmens und somit sämtliche Geschäftsprozesse abbilden. Dies umfasst beispielsweise die Bereiche Materialwirtschaft, Produktion, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Verkauf und Marketing, ebenso aber auch die Themen Recruiting und Verwaltung.

Gerade in diesen Fällen lohnt jedoch die Anschaffung einer spezialisierten HR-Software, bisweilen auch als Human-Resource-Management-System (HRMS), Human-Capital-Management-System (HCM oder HCMS) oder als Human-Resources-Information-System (HRIS) bezeichnet. Die synonymen deutschen Begriffe „Personalinformationssystem“ (PIS) oder „computergestütztes Personalinformationssystem“ (CPIS) treten zunehmend in den Hintergrund.

Zeitintensive Routineaufgaben wie die Lohnabrechnung und Urlaubsplanung sind mit einer Software weitestgehend automatisiert abzuwickeln, was HR-Mitarbeiter entlastet, ihre Produktivität steigert und ihnen Raum für wertschöpfende Aktivitäten gibt:

  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und Verbesserung der Mitarbeiterbindung
  • Gewährleistung der Effizienz des Recruitings
  • Employer-Branding-Maßnahmen (Aufbau eines Images als attraktiver Arbeitgeber)

Das österreichische Fachmagazin „Personalmanager“ befragte für seinen „HR Software Report 2017“ 150 Personaler aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. 84 Prozent der HR-Mitarbeiter gaben dabei an, in ihrem Unternehmen eine HR-Software einzusetzen, 77 Prozent schätzten die Unterstützung seitens der Software gar als entscheidend für eine erfolgreiche Personalarbeit ein. Der Verzicht auf eine softwaregestützte Personalanwerbung und -verwaltung wird dazu führen, dass vor allem KMUs die steigenden Anforderungen im HR-Bereich nicht mehr aus eigener Kraft bewältigen können. Externe Dienstleister zur Personalsuche zu engagieren, ist in jedem Fall teurer als die Investition in eine gute HR-Lösung.

Welche Aufgabenfelder deckt eine HR-Software ab?

Im Grunde ist eine passende und umfassende HR-Softwarelösung in der Lage, alle im Personalwesen anfallenden Aufgaben zu unterstützen und weitgehend zu automatisieren. Das verschlankt die Standardprozesse und reduziert den administrativen Aufwand für die Mitarbeiter. Grob zu untergliedern sind bezüglich einer HR-Software die Hauptbereiche Bewerbermanagement und Recruiting sowie Verwaltung und Entwicklung des Personals. Welche genauen Funktionen und Tools die Anbieter von HR-Softwares abdecken, erfahren Sie in unserer Vergleichstabelle.

Der Begriff HR-Software umfasst allerdings eine Vielzahl verschiedener Nischen- und Kombinationslösungen für unterschiedliche Aufgabenbereiche einer HR-Abteilung. Zu unterscheiden sind dabei:

  • Recruiting-Software, auch Bewerbermanagement-Software, Talent-Relationship-Management-Software (TRM) oder Applicant-Tracking-System (ATS) genannt
  • Personalverwaltungs-Software, auch Personalmanagement-Software genannt
  • Workforce-Management-Software, auch Software zur Personaleinsatzplanung und Personalorganisation genannt
  • Personalcontrolling-Software
  • Lohnbuchhaltungs-Software, auch als Payroll-Software bezeichnet
  • Talent-Management-Software, alternativ als Personalentwicklungs-Software oder Bildungsmanagement-Software bezeichnet

Selbstverständlich gibt es neben Insellösungen für eine Komponente und Kombilösungen mehrerer Komponenten auch umfassende HR-Software-Suites, die als Komplettlösungen sämtliche Funktionen integrieren. Meist designen die Entwickler von HR-Software ihre Programme als modulare Modelle, die Unternehmen erlauben, sich flexibel die benötigten Funktionsbereiche zusammenzustellen.

Zentrale Vorteile einer HR-Software
  • Automatisierung administrativer Prozesse der Personalverwaltung
  • Zentrale Steuerung des Talentmanagements, des Recruitings und der Personalentwicklung
  • Automatisierung und Optimierung der Effizienz des E-Recruiting
  • Optimierung unternehmensinterner und -externer Kommunikationsprozesse
  • Transparente Einbindung und Einbeziehung von allen Mitarbeitern

7 empfehlenswerte HR-Softwareprodukte

Prescreen ist ein Beispiel für eine Insellösung im Bereich Bewerbermanagement. Es handelt sich um eine reine E-Recruiting- und Bewerbermanagement-Plattform, die keine Funktionen im Bereich Personalmanagement bietet. Als spezialisiertes Recruiting-Tool kann sich der Funktionsumfang in diesem Segment allerdings durchaus sehen lassen.

Ähnlich verhält es sich mit Recruitee, das sich als Software zur Gewinnung neuer Talente versteht. Die Features umfassen einen Baukasten für Karriereseiten, Stellenausschreibungs-Tools, eine One-Click-Bewerbungsoption und die Möglichkeit zum Videointerview.

Persis ist eine modulare HR-Lösung, die auf einem Basismodul für die Personalverwaltung beruht. Im Modulsystem kann sich jedes Kundenunternehmen jedoch die entsprechenden Komponenten fürs Bewerbermanagement, die Personalentwicklung, die Weiterbildung und einen Ausbildungsmanager hinzubuchen. Die digitale Personalakte ist bei Persis jedoch nicht im Personalmanager inbegriffen, sondern als einzelnes weiteres Modul ausgegliedert.

Ebenfalls mit einem modularen Modell, doch deutlich übersichtlicher strukturiert, tritt rexx-Systems auf. „Bewerbermanagement“, „Talent-Management“ und „Digitale Personalakte“ heißen die drei verfügbaren Module, die alle nötigen Funktionen einer HR-Komplettlösung abdecken.

Umantis Talent Management Software“, nennt Haufe seine HR-Software. Der Name trügt. Es handelt sich nämlich nicht lediglich um eine klassische Talentmanagement- oder Personalentwicklungs-Software. Vielmehr umfassen die Module nebst Personalentwicklung, Lernmanagement, Zielvereinbarung, Vergütung und Nachfolgeplanung auch Bewerbermanagement samt E-Recruiting. Das Personal-Management deckt der Anbieter mit einer separaten Software ab, die er „HR Software“ nennt.

Personio preist sein Produkt als HR-Betriebssystem an. Die Software begreift sich als All-in-one-Lösung für Personalverwaltung und Recruiting. So einfach die Struktur, so umfangreich die gebotenen Funktionen. Sie umfassen Arbeitszeiterfassung (Zeitwirtschaft), Lohnbuchhaltung und Feedback-Tools.

Vier Module in flexibler Zusammensetzung stellt der Schweizer Anbieter jacando bereit, um alle Funktionsbereiche einer umfassenden HR-Lösung abzubilden. Diese Module sind jacando Match für das Bewerbermanagement samt Talent-Pool, jacando Admin für das Personalmanagement, jacando Talent für Zielvereinbarungen, Mitarbeiterfeedback und Weiterbildungsmanagement und jacando Time als Zeiterfassungs- und Personaleinsatzplanungstool.

Funktionen einer HR-Software

Jeder Teilbereich einer HR-Software sollte über wichtige Kernfunktionen verfügen, die die typischen Aufgaben einer HR-Abteilung automatisieren oder zumindest erheblich vereinfachen und beschleunigen Einen Überblick, welche Funktionen für Recruiting, Personalverwaltung und -entwicklung eine gut ausgestattete HR-Software mitbringen sollte, geben wir im Folgenden.

Funktionen für das Recruiting

Die Recruiting-Komponente einer HR-Software oder eine Recruiting-Software als Insellösung sollte eine Fülle von Funktionen bieten, die den gesamten Prozess der Personalsuche von der Bedarfsermittlung bis zum Onboarding des neuen Mitarbeiters optimal unterstützen. Oberste Maxime ist es, die Kennzahlen Time-to-hire (Zeit bis zur Anstellung eines neuen Mitarbeiters) und Cost-per-hire (Kostenaufwand zur Rekrutierung eines neuen Mitarbeiters) so weit wie möglich zu reduzieren. Natürlich enthält nicht jede Software all die hier genannten Tools. Wer auf eine Funktion Wert legt, sollte vorab prüfen, ob eine HR-Software sie auch enthält.

Stellenausschreibung
Stellenausschreibung

Ein Stellenausschreibungs-Editor sollte die Anfertigung einer Stellenanzeige dank entsprechender Templates stark vereinfachen. Das Corporate Design als Vorlage sowie Textbausteine für Adressierung, Unternehmensvorstellung und den „Das-bieten-wir“-Teil ergänzen einige Programme sogar fast vollständig automatisch anhand des bisherigen Tätigkeitsprofils des zuständigen Mitarbeiters. Manuell muss nur noch wenig angepasst und hinzugefügt werden.

Veröffentlichung
Veröffentlichung

Für die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen sehen HR-Softwares in aller Regel sogenannte Multiposting-Tools vor. Hier wählen HR-Mitarbeiter aus einer Liste die Online-Portale und Plattformen aus, auf denen sie die Stellenausschreibung publizieren wollen. Die Preise sind im Vergleich zu Einzelveröffentlichungen und Buchungen bei den jeweiligen Portalen deutlich günstiger und der Verwaltungsaufwand durch die zentralisierte Buchung deutlich reduziert.

Bewerberauswahl
Bewerberauswahl

Die HR-Software bewahrt davor, alle Bewerbungen detailliert selbst studieren zu müssen. CV-Parsing-Tools lesen Informationen in Anschreiben und Lebensläufen mit automatischer Texterkennung aus und befüllen mit diesen Informationen die digitale Bewerberakte. Die Software gleicht das Anforderungsprofil selbstständig mit den Daten in Lebenslauf und Anschreiben ab und gibt infolgedessen eine Bewerberevaluation aus. Die wiederum gibt den Grad der Übereinstimmung zwischen Keywords in der Bewerbung und im Anforderungsprofil wieder. So erstellt die Software ein Ranking, wodurch HR-Mitarbeiter die Sichtung bei den aussichtsreichsten Kandidaten beginnen können.

Karriere-Seite
Karriereseite

Softwares beinhalten oft neben einem Stellenausschreibungs-Editor einen Karriereseiten-Editor. Mit ihm entwerfen HR-Mitarbeiter leicht eine informative Karriereseite im Corporate-Design. Auf ihr beschreiben sie Unternehmen, Karrierewege und Bewerbungsprozesse für Interessenten und potenzielle Bewerber und binden ein Bewerberportal ein. Über eine entsprechende Schnittstelle ist die Karriere-Seite wiederum in die Website des Unternehmens einbindbar. Eine solche Informationsseite wirkt professionell und transparent, gewährt Bewerbern einen ersten Einblick, sorgt für eine positive Candidate-Experience und ist somit eine wirkungsvolle Employer-Branding-Maßnahme.

Bewerberportal
Bewerberprotal

Im Bewerberportal erstellen Bewerber einen eigenen Account und durchlaufen einen standardisierbaren Bewerbungsprozess. Auch Einstellungstests oder Fragen zur Vorauswahl können HR-Mitarbeiter hier einbinden. Sämtliche Informationen und hochgeladene Dateien wie Anschreiben und CV gehen direkt in eine digitale Bewerberakte ein. Zusagen, Absagen oder Einladungen zu Gesprächsterminen erhalten Bewerber in ihrem Bewerberzugang, ebenso können sie sich Dateien zur Vorbereitung eines Vorstellungsgesprächs aus ihrem Zugang downloaden. Profilinfos aus sozialen Medien lassen sich direkt übertragen, sodass sich Interessenten beispielsweise über Xing oder LinkedIn unkompliziert mit One-Click-Bewerbung auf eine Stellenausschreibung bewerben können.

Talent-Relationship-Management
Talent-Relationship-Management

Für eine Stelle nicht geeignete Bewerber gehen nicht für immer verloren. Auf Zustimmung der Bewerber im Bewerberportal hinterlegt die Software deren Daten im Talent-Pool. Sollte in Zukunft eine Stellenausschreibung erfolgen, für deren Anforderungsprofil ein geeigneter Kandidat bereits im Talent-Pool vorhanden ist, erhalten entweder die HR-Mitarbeiter oder der Kandidat selbst eine Benachrichtigung. So halten Newsletter den Kontakt zu ehemaligen und für die Zukunft aussichtsreichen Kandidaten aufrecht.

Active Sourcing
Active Sourcing

Dieser Begriff taucht öfters auf, doch verbergen sich nicht immer die gleichen Funktionen dahinter. Er bezeichnet zum einen die selbstständige Identifizierung von potenziell auf eine Stelle passenden Kandidaten in sozialen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn durch das Programm. In anderen Fällen bezeichnet er die Suche nach auf eine Stellenausschreibung passenden Kandidaten innerhalb des programminternen Talent-Pools.

Bewerbungsgespräch
Bewerbungsgespräch

Neben bloßen Tools zum automatisierten Versand von Terminvereinbarungen zum Vorstellungsgespräch mit entsprechenden Vorlagen bieten HR-Softwares weit mehr. Vereinbarte Gesprächstermine sind an einen Kalender mit Erinnerungsfunktion gekoppelt. Über entsprechende Schnittstellen lassen sich Video- und Telefondienste einbinden, sodass Bewerbungsgespräche direkt über die Software geführt werden können. Auch ist es möglich, Auswahltests über den Bewerberzugang vorzunehmen oder Interviewfragen vorab aufzunehmen und sie den Bewerber ebenfalls über Video beantworten zu lassen. Die Verantwortlichen sehen die Antworten des Bewerbers dann zu einem beliebigen Zeitpunkt ein.

Erfolgsanalyse Ausschreibung
Erfolgsanalyse

Über KPIs wie Views, Verweildauer, Bewerbungsrate, Bewerberqualität und Einstellungsrate im Verhältnis zu aufgewandten Kosten lässt sich die Effizienz jedes einzelnen Publikationskanals getrennt nach Anforderungsprofil-Typen auswerten und evaluieren. Für zukünftige Stellenausschreibungen schlägt die Software dann selbstständig die besten Publikationskanäle vor. Mit größer werdender Datenbasis werden die Prognosen zunehmend präziser und können dem Unternehmen so erhebliche Ausgaben für Personalwerbung einsparen.

Funktionen für die Personalverwaltung

Tools für die Personalverwaltung sollten den Hauptbestandteil eines umfassenden HR-Software-Systems darstellen. Hier gibt es ebenfalls eine Fülle an Möglichkeiten, die natürlich nicht alle in jeder Software gleichermaßen stark ausgeprägt vertreten sind.

Einstellung und Onboarding
Einstellung

Die HR-Software unterstützt bei Einstellung und Onboarding und reduziert den administrativen Aufwand. Vertragsunterlagen und Einarbeitungsunterlagen erhält der neue Mitarbeiter vorab über seinen Bewerberzugang. Dieser ist leicht in einen Mitarbeiterzugang überführbar. Seine Vertragsdaten kann er dort einsehen und seine aus der Bewerbung übernommenen Stammdaten verwalten und ergänzen. Nicht nur erste Informationen und Einarbeitungsaufgaben erhält der neue Mitarbeiter hier, er kann sich zudem gleich über sein neues Team informieren und seine Kollegen über das System kennenlernen.

Digitale Personalakte
Digitale Personalakte

Sie ist die zentrale Datensammelstelle für alle Informationen über den Mitarbeiter. Auch der Schriftverkehr jedes Mitarbeiters mit Vorgesetzten und Protokolle von Mitarbeitergesprächen sind hier gespeichert. Auswertbare Kennzahlen erlauben das Erkennen des Weiterbildungs- und Entwicklungspotenzials jedes Mitarbeiters, um auch interne Stellenbesetzungen zu erleichtern und langfristig planen zu können. Mitarbeiter lassen sich so gezielt fördern und damit binden.

Lohn- und Gehaltsabrechnung
Lohnabrechnung

Das Tool zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ist mit der digitalen Personalakte verknüpft und über eine Schnittstelle mit Abrechnungssoftwares wie DATEV verknüpft. So ist die gesamte Historie an Lohn- und Bonuszahlungen nachvollziehbar und eine detaillierte Budgetkontrolle möglich. So sind die Personalkosten stets transparent. Die Software überträgt relevante Daten selbsttätig in die Lohnabrechnung und erstellt Monatsabschlüsse weitgehend automatisch.

Personaleinsatzplanung
Personaleinsatzplanung

Über die Software ist nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter in welchem Team gerade mit welchen Aufgaben betraut ist. Teamleiter können diese Daten problemlos in die Software einpflegen und die Leistung ihrer Mitarbeiter jeweils evaluieren. Die so entstehende Auslastungs- und Leistungsübersicht erlaubt es, eine gezielte Personalplanung vorzunehmen. Über die Synchronisation mit dem Arbeitszeitmanagement lassen sich einfach bedarfsgerechte Dienst- und Schichtpläne erstellen. Eine detaillierte Personalkostenplanung gelingt damit ebenfalls komfortabel.

Personalbedarfsplanung
Personalbedarfsplanung

Dank der zentralisierten Erfassung aller Mitarbeiterdaten, die sich flexibel nach Standorten, Abteilungen und Teams sowie weiteren Parametern filtern lassen, sind langfristige Maßnahmen zur Personalplanung leichter zu bewerkstelligen. Bedarf für Umstrukturierungen, Neueinrichtungen, Vergrößerungen und Verkleinerungen von Abteilungen erkennen Verantwortliche schnell.

Employee-Self-Service (ESS)
ESS

Über einen Mitarbeiterzugang erhält jeder Mitarbeiter Zugriff auf Teilbereiche seiner Personalakte. Kleinere Verwaltungsaufgaben wie die Änderung seiner Anschriften, Bankverbindungen oder Kontaktdaten nimmt er so eigenständig, im Self-Service, vor, ohne die HR-Abteilung kontaktieren zu müssen. Krankmeldungen, Urlaubsgesuche oder Wünsche für Fortbildungen trägt er dort eigenständig ein. Bewilligungsbescheide (etwa für Urlaubsanträge) erhält er ebenfalls über die Self-Service-Funktion. Zudem sind Spesen- und Reisekostenabrechnungen schnell durch das direkte Einfügen der Nachweise in das System bewältigt. Die HR-Abteilung wird so erheblich von alltäglichen Verwaltungsaufgaben entlastet.

Zeiterfassung
Zeiterfassung

Eine Zeiterfassung ist über eine HR-Software schnell eingerichtet. Müssen sich Mitarbeiter über ihren Employee-Self-Service-Account zu Schichtbeginn anmelden und zu Schichtende abmelden, erfasst die Software die Arbeitszeit vollautomatisch und übernimmt so die Funktion einer Anwesenheitskontrolle. Tätigkeiten im Außendienst oder projektbezogene Arbeitsleistungen sind so detailliert und mühelos auch über mobile Endgeräte dokumentierbar. Schichtpläne erstellt die Software nahezu eigenständig auf Basis aller erfassten Urlaubszeiten, Krankenstände und sonstigen Fehlzeiten.

Dokumentenverwaltung
Dokumentenverwaltung

Eine HR-Software kann Funktionen eines klassischen Dokumentenmanagementsystems übernehmen. So pflegen Mitarbeiter ihre Dokumente in digitaler Form in das HR-System ein, ordnen es Workflows, Personalakten und Projekten zu und speichern es dauerhaft. Eine saubere Verschlagwortung macht die Dokumente auch wiederauffindbar. Elektronische Dokumente lassen sich so leicht gleichzeitig verschiedenen, entsprechend berechtigten Bearbeitern zugänglich machen und in aktuellen Versionen speichern.

Offboarding
Offboarding

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist eine strukturierte und planvolle Abwicklung des Prozesses nötig. Die HR-Software erleichtert nicht nur administrative Prozesse wie die Ausstellung von Referenzen und Arbeitszeugnissen anhand von Vorlagen, die durch individuelle Informationen aus der digitalen Personalakte ergänzt werden, sondern hilft auch dabei, die Aufgaben auf andere Mitarbeiter zu übertragen sowie auf das Aufgabenprofil angepassten Ersatz anzuwerben. Das Tätigkeitsprofil des ausscheidenden Mitarbeiters ist dank der HR-Software schnell zu einer neuen Stellenausschreibung umgestaltet.

Tools für die Personalentwicklung

Viele Unternehmen in Deutschland klagen über den Fachkräftemangel in vielen Branchen und immer mehr Unternehmen bekommen dessen Auswirkungen selbst zu spüren. Ein systematisches Talent-Management ist ein Schlüssel, um Vakanzen erfolgreich und nachhaltig besetzen zu können.

Schlummerndes Kapital wecken – Mitarbeiterförderung

Viele Maßnahmen im Talentmanagement betreffen die Personalentwicklung. Mitarbeiter erhalten Schulungen, durchlaufen Weiterbildungsmaßnahmen oder nehmen E-Learning-Angebote wahr. Durch diese Maßnahmen qualifizieren sich Mitarbeiter für die nächste Stufe auf der Karriereleiter. Diese höhere Stufe ist meist direkt an eine höhere Entlohnung gekoppelt, was zu einer größeren Mitarbeiterzufriedenheit und somit auch zu einer Bindung dieser Mitarbeiter führt. Ziel ist es zudem, gerade qualifizierte Stellen intern besetzen und Nachfolgeregelungen bereits frühzeitig und geplant einleiten zu können.

Eine HR-Software mit Personalentwicklungs-Komponente unterstützt diese Prozesse bestmöglich. Sie erlaubt es, für Unternehmen und Mitarbeiter transparente, auf dem bisherigen Leistungsniveau aufbauende Zielvereinbarungen zu definieren und in Kombination mit einem Kompetenz- oder Skillmanagement die Fähigkeiten der Mitarbeiter gezielt zu fördern. Vorgesetzte und Kollegen sind in der Lage, Kollegen ein Feedback zu erteilen und ihre Performance kritisch zu beurteilen. Auf diese Weise sind detaillierte Fähigkeitsprofile jedes Mitarbeiters zu gewinnen, die die Software nach verschiedenen Parametern errechnen und grafisch darstellen kann. Das sorgt dafür, dass der Mitarbeiter seine Stärken besser erkennt und Wege aufgezeigt bekommt, an welchen Schwächen er arbeiten muss, um seine Chancen auf eine Beförderung zu erhöhen. Das wiederum erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch die -motivation. Für beide Seiten eine Win-Win-Situation.

Direkt über die Software ist es möglich, jedem Mitarbeiter seinem individuellen Förderbedarf angepasste Fortbildungsangebote und -möglichkeiten aufzuzeigen und bereitzustellen. Das können E-Learning-Angebote wie Webinare sein oder auch Seminarangebote, die der Mitarbeiter über seinen Employee-Self-Service-Zugang bei der HR-Abteilung beantragt und bucht.

Internes Know-how für alle zugänglich machen – Wissensmanagement

Abteilungen, Teams und einzelne Mitarbeiter erwerben im Laufe der Zeit jeweils spezifisches Fachwissen und ein reichhaltiges Know-how. Wie sehr Mitarbeiter auch anderer Abteilungen von diesem Wissen profitieren können, ist nicht zu unterschätzen. Statt jeden Mitarbeiter einzeln extern zu schulen, lohnt es sich also durchaus, bereits vorhandenes Know-how zu sammeln, aufzubereiten und betriebsintern an andere und neue Mitarbeiter weiterzugeben.

Eine HR-Software bietet beste Voraussetzungen, um einen solchen Wissenspool aufzubauen und alle Mitarbeiter davon profitieren zu lassen. Best Practices, Datenbanken, Präsentationen und Dokumentationen sind leicht in ein HR-System einzupflegen und für jeden Mitarbeiter abrufbar. Das Know-how einzelner Mitarbeiter wird so zum Common Knowledge des gesamten Unternehmens, das nicht mehr von den Spezialkenntnissen einzelner Mitarbeiter abhängig ist.

Bei Talenten aus dem Vollen schöpfen

Eine zweite Komponente setzt bereits beim E-Recruiting an. Für eine konkrete Vakanz nicht berücksichtigte, doch prinzipiell interessante Kandidatenprofile gehen in einen Talent-Pool ein. Dieser wird weiter befüllt mit Absolventen, Praktikanten, Profilen ehemaliger Mitarbeiter und interessanten Kandidaten, die für andere Unternehmen tätig sind. Ist ein aussichtsreicher Kandidat bereits im Talent-Pool vorhanden, muss die HR-Abteilung eine Stellenausschreibung bestenfalls gar nicht erst publizieren, sondern kann direkt eine geeignete Person kontaktieren und somit Vakanzen kurzfristig besetzen.

On-Premises vs. Cloud

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Anschaffung einer HR-Software, steht es nicht nur vor der Frage, welche Software die bestmögliche für den eigenen Bedarf ist, sondern auch, welches Bereitstellungsmodell das passende ist. Im Wesentlichen gibt es hierbei zwei Optionen:

  • On-Prem-Lizenzkauf mit Installation der Software auf einem eigenen Server
  • On-Demand-Anmietung der Nutzungsrechte für eine Software, die der Provider über die Cloud bereitstellt

Viele Anbieter von HR-Software setzen inzwischen auf webbasierte Anwendungen – Software-as-a-Service (Saas). In diesem Modell erwirbt das Kundenunternehmen keine Softwarelizenz und richtet das Programm auch nicht auf dem unternehmenseigenen Server ein. Vielmehr handelt es sich hier um ein nicht lokal installiertes System. Die Software ist über einen Webbrowser in der Cloud zugänglich. Das Kundenunternehmen mietet sozusagen lediglich die Nutzungsrechte für die Software über einen gewissen Zeitraum. Die SaaS-Variante bietet gegenüber der „altmodischen“ On-Premises-Lizenzkauf-Variante einige Vor-, aber auch Nachteile.

Vorteile
  • Unternehmensinterne IT-Infrastruktur wird nicht belastet
  • Keine Bindung an bestimmtes Betriebssystem
  • Updates und Aktualisierungen nimmt Provider vor
  • Mit jedem beliebigen internetfähigen Endgerät nutzbar
  • Ohne aufwendige Einrichtung sofort nutzbar
  • Keine hohen Anschaffungs- und Installationskosten
Nachteile
  • Vertragsbindung mit regelmäßiger Zahlungsverpflichtung
  • Konstante Internetanbindung nötig
  • Datensicherheit und Serververfügbarkeit liegen nicht allein in Händen des Unternehmens

Trotz der zahlreichen Vorteile von SaaS-basierten Softwareprodukten haben vor allem deutsche Unternehmen noch immer einige Vorbehalte gegenüber der Cloud. Diese beziehen sich meist auf Unsicherheiten im Datenschutz und in der Datensicherheit. Hier verspricht die On-Premises-Variante augenscheinlich ein Plus an Sicherheit, da die Daten auf dem eigenen Server verbleiben und ausschließlich Mitarbeitern zugänglich sind.

Auf der Gegenseite bedeutet das aber auch, dass in Eigenregie der Server gewartet, Updates installiert und Datensicherheitsvorkehrungen getroffen werden müssen. Entsprechende Expertise ist in diesem Fall also eine Grundvoraussetzung. Seriöse Provider von SaaS-Lösungen betreiben in aller Regel Server in hochmodernen, professionellen und sicheren Rechenzentren.

An diesen Sicherheitsstandard reichen unternehmenseigene Server nur unter großem Aufwand heran.

Die On-Premises-Variante erfordert meist hohe Anschaffungs- und Einrichtungsgebühren, verlangt allerdings keine regelmäßigen Zahlungen, wie es bei der flexibel mietbaren On-Demand-Variante der Fall ist. Allerdings gilt es bei der On-Premises-Variante zusätzlich die laufenden Kosten für Instandhaltung, Wartung, Updates sowie gegebenenfalls Arbeitsstunden für IT-kundiges Personal einzubeziehen.

Welche Variante zu bevorzugen ist, muss jedes Unternehmen also individuell für sich entscheiden. Der Trend geht allerdings seit einigen Jahren deutlich hin zu SaaS-basierten Softwarelösungen, gerade da die Software so flexibel von mobilen Endgeräten oder auch im Home-Office wie auch im Außendienst zugänglich ist.

Welche HR-Software ist die richtige?

Die Fülle an verschiedenen HR-Softwarelösungen auf dem Markt lässt so manchen Interessenten umso verwunderter und ratloser zurück, je tiefer er in die Materie eintaucht und sich mit den Vorzügen verschiedener Softwares auseinandersetzt. In der Selbstdarstellung der Anbieter kann ihr jeweiliges Produkt selbstverständlich alles und stellt für jeden Anwender die Ideallösung dar. Worauf ist bei der Auswahl einer geeigneten HR-Software also wirklich zu achten und welche Aspekte sollten bei der Implementierung einer Software bedacht werden? Unser Test kann Ihnen beim Finden dieser Antworten helfen.

Worauf ist bei der Auswahl einer HR-Software zu achten?

Die Auswahl einer geeigneten HR-Software hat nachhaltige Auswirkungen auf einen zentralen Bereich und damit für das gesamte Unternehmen. Daher ist eine Entscheidung keinesfalls kurzfristig aus dem Bauch heraus zu treffen; vielmehr gilt es, wichtige Faktoren vorab zu identifizieren, abzuwägen und individuelle Schwerpunktsetzungen und Anforderungen mit Features und Möglichkeiten der Softwareprodukte zu vergleichen.

Produkt- und Preisvergleich unter erschwerten Bedingungen

Ein Blick auf die Produktpräsentationen auf den Websites der HR-Software-Anbieter hilft bei der Entscheidung meist kaum weiter. Kaum ein Provider gibt transparent einen umfassenden Einblick in den vollen Funktionsumfang oder erlaubt unkompliziert eine Test-Phase, um sich aus erster Hand einen Eindruck von der Benutzerfreundlichkeit und der Bedienbarkeit des Programmes zu verschaffen. Selbst die genauen Konditionen kommunizieren bei weitem nicht alle Anbieter offen. Viele bestehen darauf, ein individuell auf die jeweiligen Kundenbedürfnisse zugeschnittenes Angebot zu erstellen, um so an die Kontaktdaten von Entscheidungsträgern zu gelangen.

Steht eine Test-Phase zur Verfügung oder besteht die Möglichkeit, eine Live-Demo zur Präsentation der Software zu vereinbaren, ist ebenfalls Vorsicht geboten: Nach Angabe der Firmen- und Kontaktdaten werden Sie sehr wahrscheinlich mit Anrufen und E-Mails der Sales-Teams verschiedener Provider bombardiert, deren Ziel es ist, Sie zu einem schnellen Vertragsabschluss zu überreden.

Ein weiterer Faktor, der einem objektiven Produktvergleich im Wege steht, ist die uneinheitliche Terminologie verschiedener Softwareanbieter für gleiche Funktion. „Active Sourcing“ beispielsweise kann bedeuten, dass die Software in der Lage ist, aussichtsreiche Kandidaten für eine Vakanz in sozialen Karrierenetzwerken zu identifizieren und vorzuschlagen. Andere Anbieter meinen damit, dass die Software im Falle einer neuen Stellenvakanz lediglich die im programminternen Talent-Pool gespeicherten alten Bewerberprofile auf Übereinstimmungen durchforstet.

Das Pferd von vorn aufzäumen: Was benötigt wird

Von einer Recherche ins Blaue hinein und der Anforderung von Informationsmaterial verschiedener Anbieter raten wir ab. Sinnvoller ist es vielmehr, von der aktuellen Bedarfslage des eigenen Unternehmens auszugehen und im Rahmen eines umfassenden Audits zu ermitteln, welche Prozesse zentrale Herausforderungen darstellen, welche Vorgänge zu zeit- und zu kostenintensiv ausfallen, wo Kommunikation und Workflows in Stocken geraten und welche wiederkehrenden Prozesse automatisierungsbedürftig sind. Nehmen Sie sich Zeit für die Dokumentation sämtlicher aktueller Prozesse und analysieren Sie, wie diese Prozesse idealerweise ablaufen sollten.

Zentrale Fragen können dabei sein:

  • Lässt sich jeder einzelne Arbeitsschritt durch Automatisierung abkürzen oder gänzlich aufheben?
  • Sind durch die Automatisierung eines Prozesses Kosten zu senken?
  • Welche Prozesse soll die HR-Software begleiten und abbilden? Wie sollten diese Prozesse optimalerweise ablaufen?
  • Welche Entwicklungen, die die Software in Zukunft zu bewältigen haben wird, zeichnen sich bereits ab?
  • Genügt eine Insellösung für einen Teilbereich im HR-Tätigkeitsfeld (beispielsweise eine E-Recruiting-Software) oder soll die Software mehrere Aufgabenbereiche abdecken?
  • Wie lange möchte das Unternehmen sich an einen Provider binden und wie viel ist es bereit zu investieren?
  • Soll die HR-Lösung in ein bestehendes Softwareumfeld integriert werden und zu welchen anderen Softwareprodukten soll die HR-Lösung kompatibel sein?
  • Kommt als Bereitstellungsmodell SaaS in Frage oder ausschließlich On-Premises?
  • Muss die Software mobilfähig sein, sodass sie auch über eine App von mobilen Endgeräten aus nutzbar ist?
  • Welche Analyse- und Reportingfunktionen sind essenziell und welche wünschenswert?

Hierbei sind unbedingt die Fachabteilungen mit ins Boot zu holen, da sie die Prozesse als direkt Beteiligte am besten beurteilen können. Die Kenntnis der HR-Kernprozesse des eigenen Unternehmens ist eine absolute Grundvoraussetzung. Die Auswahl einer geeigneten HR-Software ist also Aufgabe von zumindest HR-Abteilung, IT-Abteilung, Datenschutzbeauftragtem und Management gleichermaßen.

Wichtige Sicherheitsaspekte bei Auswahl einer HR-Software

Bevor die Entscheidung für eine HR-Software fällt, sollten alle Beteiligten unbedingt ein Augenmerk auf den Datenschutz der in Frage kommenden Provider legen. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

Rechenzentrum
DSGVO

Das Rechenzentrum bei Providern von SaaS-Softwarelösungen sollte in Deutschland oder wenigstens in Europa stehen. Nur dann unterliegen die eingepflegten Firmen-, Mitarbeiter- und Bewerberdaten europäischen Datenschutzrichtlinien, die unter anderem besagen, dass personenbezogene Daten nur nach ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person verarbeitet werden dürfen.

SSL-Verschlüsselung
SSL-Verschlüsselung

Die Datenübertragung bei SaaS-Softwarelösungen sollte stets per SSL-verschlüsselter Verbindung geschehen. Dabei ist gesondert darauf zu achten, dass es sich um ein aktuelles SSL-Zertifikat handelt. Das Zertifikat sorgt für eine sichere Verschlüsselung der Datenübertragung zwischen Website und Websitebesucher. Auch Mitarbeiter, die mit der Software arbeiten, sind Websitebesucher, da sie die Software über ihren Account im Webbrowser nutzen.

Offizielle Zertifikate
TÜV Zertifkat

Offizielle Zertifikate, beispielsweise vom TÜV, bescheinigen Softwareanbietern die Einhaltung moderner Datenschutzrichtlinien. Bei Anbietern, die nicht über entsprechende Zertifizierungen verfügen, ist dementsprechend Vorsicht geboten! Sind Zertifikate vorhanden, ist dennoch stets zu prüfen, wann diese ausgestellt wurden und ob es sich um Zertifikate vertrauenswürdiger Organisationen und Institutionen handelt.

Zugriffsrechtevergabe
Zugriffsrechtevergabe

Die Software selbst sollte eine detaillierte Zugriffsrechteverwaltung beinhalten. Über eine Ansicht- und Bearbeitungsrechtevergabe kann ein Administrator festlegen, welcher Mitarbeiter welche Daten einsehen und welcher Mitarbeiter welche Daten bearbeiten darf. Je detaillierter diese Rechtevergabe möglich ist, desto manipulationssicherer und damit besser für das Unternehmen. Zugriffsprotokolle sollten nachvollziehen lassen, welcher Mitarbeiter wann auf ein Dokument zugegriffen hat.

Gibt ein Provider zu seinen Rechenzentren und der angewandten Zugriffsrechtevergabe nicht transparent und bereitwillig Informationen preis, ist dies bereits ein Alarmsignal. Eine persönliche Nachfrage beim Softwareanbieter sollte hier in jedem Fall Klarheit schaffen.

Worauf ist bei der Implementierung einer HR-Software zu achten?

Haben Sie die passende Software identifiziert oder gleich mehrere Produkte ausgemacht, die Ihren Anforderungen genügen? Hervorragend, aber: Keinesfalls sollten Sie nun gleich zuschlagen und das vermeintlich günstigste Angebot annehmen. Die Implementierung einer Software ist ebenfalls Teamwork und sollte in Zusammenarbeit aller Beteiligten erfolgen.

Am Test der HR-Software führt kein Weg vorbei

Geben Sie sich nicht mit einer Live-Demo oder einem Webinar zufrieden. Die Softwareanbieter präsentieren im Rahmen solcher Veranstaltungen zu weiten Teilen lediglich ihre innovativsten oder besonders benutzerfreundlich gestalteten Funktionen und Programmbereiche. Für Ihr Unternehmen wichtige Funktionen werden hier nicht im Detail vorgestellt.

Eine Testphase vor Vertragsabschluss in Anspruch zu nehmen, ist also unerlässlich. Im Rahmen des Tests sollten HR-Mitarbeiter nicht nur auf das Vorhandensein von Funktionen, sondern vor allem auch auf die Bedienbarkeit achten. Ist die Menüführung ungeschickt gestaltet oder ist eine lange Einarbeitungsphase nötig, werden der Arbeitsalltag und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ein mühsames Unterfangen. Verstärktes Augenmerk verdienen auch die Reporting- und Analysefunktionen. Sie sind bei vielen HR-Softwares noch ausbaufähig und decken nicht den Bedarf jedes Unternehmens optimal ab.

Ihre Rechte bei Problemen mit der Software

Große Worte und Werbeversprechen sind wenig wert. Daher ist es von essenzieller Wichtigkeit, ein Service-Level-Agreement (SLA) mit dem Software-Provider einzugehen, in dem Serviceumfang, -zeiten und Supportleistungen detailliert geregelt sind. Auch die Serververfügbarkeit ist ein entscheidendes Kriterium, wenn die Software im SaaS-Bereitstellungsmodell gebucht wird.

Jeder Serverausfall hat zur Folge, dass die Mitarbeiter nicht auf die Software zugreifen können. Eine im SLA zugesicherte und zunächst hoch erscheinende Serververfügbarkeit von 99,00 Prozent beispielsweise kann bedeuten, dass die Software für

  • bis zu sieben Stunden und 18 Minuten pro Monat im Jahresdurchschnitt oder
  • maximal 87 Stunden und 36 Minuten pro Jahr insgesamt

nicht erreichbar sein dürfte, ohne dass das Kundenunternehmen rechtliche Ausgleichsansprüche gegenüber dem Provider geltend machen könnte. In dieser Zeitspanne wären Ihre Mitarbeiter handlungsunfähig. Im schlimmsten Fall ließen sich so für mehrere Tage keine Personaleinsatzplanungen erstellen, keine Krankmeldungen und Urlaubsanträge bearbeiten und die besten Bewerber hätten längst Vorstellungsgespräche bei der Konkurrenz durchgeführt.

Auf ein für Ihr Unternehmen möglichst vorteilhaftes SLA zu pochen, lohnt sich also allemal. Kommt der Service-Provider den im SLA angegebenen Verpflichtungen nicht nach, können Sie Ersatz- und Kompensationsansprüche geltend machen, deren Umfang ebenfalls im SLA vorab vereinbart werden sollte.

Am Ball bleiben!

Mit der Entscheidung für eine HR-Software und deren erfolgreicher Einrichtung ist die Messe noch nicht gelesen. Sowohl Funktionsumfang und Möglichkeiten der Software als auch die unternehmensinternen Prozesse und Anforderungen verändern sich stetig. Daher gilt es, stets im Auge zu behalten, ob Sie die Möglichkeiten Ihrer HR-Software wirklich voll ausschöpfen und ob die Software andererseits noch in der Lage ist, Ihre Prozesse optimal abzubilden. Sollte es von einer Seite nicht mehr passen, lohnt es sich, in regelmäßigen Abständen den Markt neu zu sondieren.

Um einen Anbieterwechsel möglichst unkompliziert vollziehen zu können, ist es ratsam, bereits vor der Entscheidung für einen HR-Softwareanbieter auf eine möglichst flexible und kurze Vertragsbindung zu achten.

Vorgehensweise zur Auswahl der passenden Software

• Nehmen Sie sich Zeit!

• Stellen Sie im Rahmen eines Audits im Teamwork eine umfassende Dokumentation mit allen benötigten Funktionen und Schnittstellen zu anderen Anwendungen in möglichst detaillierter und exakter Form zusammen.

• Erst im zweiten Schritt erfolgt ein Vergleich dieser Liste mit den Möglichkeiten und Featurelisten von HR-Softwares.

• Kontaktieren Sie nach Ihrem Abgleich die potenziell geeigneten Anbieter und klären Sie mit ihnen die Fragen, die für Sie besonders wichtig sind.

• Lassen Sie sich passgenaue Angebote von allen in Frage kommenden Anbietern für Ihre gewünschten Spezifikationen erstellen.

• Achten Sie dabei auf Laufzeiten und Abrechnungsintervalle. Unseriöse Anbieter sind meist an verschachtelten Angebotsstrukturen mit verschiedenen Laufzeiten für verschiedene Komponenten zu erkennen.

• Die Softwareprodukte, die dann noch „im Rennen“ sind, sollte die HR-Abteilung selbst im Rahmen einer kostenfreien Testphase auf Herz und Nieren vergleichen.

• Beharren Sie auf ein wasserdichtes, umfassendes und für Sie vorteilhaftes SLA.

• Gehen Sie niemals Kompromisse ein. Eine gute HR-Software und ein guter Provider passen sich den Gegebenheiten Ihres Unternehmens an, nicht umgekehrt!

So vergleichen wir

Um Unternehmen bei der Auswahl einer auf seine Bedürfnisse zugeschnittenen HR-Software zu unterstützen, haben wir vier Vergleichskategorien definiert, die jeder Interessent vor der Entscheidung für einen Softwareanbieter und dem Vertragsabschluss individuell nach eigener Schwerpunktsetzung gewichten kann.

Wichtig: Hierbei handelt es sich um einen Vergleich. In dieser Kategorie war es uns aus Gründen der Verfüg- und Machbarkeit nicht möglich, vollumfänglich selbst zu testen, weshalb wir unsere Bewertung sowie das Ranking auf der Grundlage einer Analyse online recherchierter Informationen, Experteneinschätzungen, Berichten von Testinstitutionen, Online-Reviews und Kundenerfahrungen erstellten.

Bei den Kategorien handelt es sich um „Funktionen“, „Benutzerfreundlichkeit“, „Sicherheit und Aktualität“ und „Preismodell und Service“. In jeder Kategorie haben wir für jedes der 15 Softwareprodukte zwischen 0.00 und 5.00 Punkten vergeben. Da die „Funktionen“ und „Benutzerfreundlichkeit“ für die Mehrzahl der Interessenten die wichtigsten Kriterien darstellen dürften, floss die erreichte Punktzahl mit unterschiedlicher Gewichtung in die Gesamtbewertung ein:

  • Funktionen: 40 Prozent
  • Benutzerfreundlichkeit: 30 Prozent
  • Sicherheit und Aktualität: 15 Prozent
  • Preismodell und Service: 15 Prozent

Innerhalb jeder Kategorie fließen die einzelnen Bewertungskriterien jeweils mit gleicher Gewichtung zur Errechnung der Kategoriepunktzahl ein. Ist ein Feature vorhanden, erzielt die jeweilige Software für dieses Bewertungskriterium 5.00 Punkte, ist es nicht vorhanden 0.00 Punkte, ist es kostenpflichtig zubuchbar 2.50 Punkte. Zahlenwerte und unsere Einschätzung bezüglich einzelner Bewertungskriterien der Benutzerfreundlichkeit übersetzten wir ebenfalls in eine Punkteskala von 0.00 bis 5.00 Punkten.

Je nach unternehmensspezifischer Präferenz einzelner Aspekte wie Funktionsumfang, Flexibilität in der Modulzusammensetzung, Nutzeranzahl, Datensicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Vertragskonditionen, können verschiedene Softwareprodukte besser oder weniger gut geeignet sein. Unser Vergleich bietet eine umfassende Kaufberatung. In den einzelnen Beschreibungen zu jedem Produkt stellen wir die einzelnen HR-Softwareprodukte mit ihren Vor- und Nachteilen ausführlich vor.

Funktionen

Unter diesem Bewertungskriterium betrachten wir den gebotenen Funktionsumfang einer HR-Software unter Berücksichtigung der angebotenen Module oder Programmbereiche. Eine Software, die wie eRecruiter oder Prescreen beispielsweise allein auf Bewerbermanagement- und E-Recruiting ausgelegt ist, erhält keine Negativwertung wegen der Absenz von Personalentwicklungsfunktionen. In diesem Fall beurteilen wir lediglich, inwieweit die Recruiting- und Bewerbermanagement-Funktionen im Vergleich zu entsprechenden Modulen oder Leistungspaketen anderer Softwareanbieter mithalten können. Daher bieten wir vorab die Information, welche Funktionsbereiche zum Basisumfang der Software zählen, ob andere Bereiche jeweils zubuchbar sind und auf wie viele Module oder Leistungspakete sich der insgesamt gebotene Funktionsumfang aufgliedert.

Insgesamt beurteilen wir dabei alle gängigen und inzwischen von mehreren Anbietern gebotenen Funktionen. Hierzu zählen im Bereich Recruiting und Bewerbermanagement unter anderem der Stellenausschreibungs-Editor, der Karrierepage-Editor, Multiposting-Optionen, Active-Sourcing, One-Click-Bewerbungsmöglichkeit über Social-Media-Netzwerke, Ausschreibungsevaluierung, Bewerberverwaltung, -beurteilung und -ranking.

Hinsichtlich der Personalverwaltung und -entwicklung sollten Funktionen wie eine zentralisierte Gehalts- und Lohnabrechung und Fehlzeiten-Planungstools ebenso vorhanden sein wie Möglichkeiten, die Mitarbeiter zu bewerten und evaluieren. Erhalten Mitarbeiter einen eigenen Zugang, peüfen wir, in welchem Umfang sie Employee-Self-Service-Funktionen in Anspruch nehmen können.

Daneben treten hier einige Funktionen, die der Automatisierung administrativer Prozesse oder der unternehmensinternen wie -externen Kommunikation zuträglich sind. Hierzu zählen personalisierbare Vorlageschreiben, ein CV-Parsing-Tool oder Erinnerungsfunktionen. Pluspunkte gibt es, sollte das Führen von Videointerviews direkt aus der Software heraus möglich sein.

Benutzerfreundlichkeit

Benutzerfreundlichkeit ist ein entscheidender Punkt, den Interessenten vor dem Kauf einer HR-Software nicht vernachlässigen sollten. Denn es geht um weit mehr als die bloße Optik von Benutzeroberfläche, Schaltflächen und Grafiken. Vielmehr lassen Design, Menüführung, Modernität und benutzerfreundliche Navigation erkennen, ob sich der Anbieter auf der Höhe der Zeit bewegt, mit den Herausforderungen im HR-Bereich vertraut ist, zukunftsorientiert denkt und innovative Ideen in seiner Software umsetzt. Eine unkomplizierte Konfiguration, die sich schnell und flexibel auf die Bedürfnisse des Kundenunternehmens einstellen lässt, zeugt davon, dass der Entwickler bestrebt ist, zukünftigen Entwicklungen und Anforderungen ebenso flexibel und innovativ zu begegnen.

Hinzu tritt ein ausgesprochen praktischer Aspekt: Je einfacher und intuitiver eine Software zu bedienen ist, desto weniger Zeitaufwand wird für Schulungen der Mitarbeiter für den Umgang mit der Software anfallen. In größeren Unternehmen kann dies eine immense Kostenersparnis bedeuten.

Genau unter diesem Gesichtspunkt größtmöglicher Kostenersparnis ist es entscheidend, bis zu welchem Grad sich mit der Software verschiedene administrative und repetitive Aspekte des HR-Aufgabenfeldes automatisieren lassen und zu welchem Grad und in welchen Bereichen die Software die Zusammenarbeit verschiedener Mitarbeiter und Abteilungen im Unternehmen ermöglicht oder sogar forciert.

Positiv in unsere Bewertung fließt natürlich ein, wenn eine breite Auswahl an Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung verschiedenster Elemente wie Stellenausschreibungen, Karrierepage, Benutzeroberfläche der Programmbereiche, Vorlageschreiben, Bewerberzugang oder Online-Bewerbungsformularen gegeben ist. Der Übersichtlichkeit und benutzerfreundlichen Navigation innerhalb einer Software ist es zuträglich, wenn der Anwender alle Funktionsbereiche zentral von einer Übersichtsseite oder einem Dashboard aus ansteuern kann. Besonders positiv ist es natürlich zu bewerten, wenn dieses Dashboard darüber hinaus mit individuell zusammenstellbaren Kurzübersichtselementen der verschiedenen Programmbereiche wie Task-Liste, Bewerbungseingangsliste, Bewerbungsstatistiken oder Terminkalender bestückbar ist.

Sollten eine oder mehrere Apps zur Nutzung existieren, beurteilen wir diese im Einzelnen selbstverständlich ebenso hinsichtlich Design und Benutzerfreundlichkeit. Sollte keine App geboten sein, so sollte sich doch zumindest die Software mobile-optimiert im responsiven Design präsentieren.

Das gesamte Programm mit allen Teilbereichen umfassende Suchfunktionen und bereichsinterne Filtermöglichkeiten sind ein wahrer Segen, um gezielt bestimmte Informationen oder Datengruppen aus der Masse der Mitarbeiter- und Bewerberdaten auffinden zu können. Gerade zur schnellen Ausgabe von Berichten und Analysen zu bestimmten Aspekten oder Fragestellungen ist es unerlässlich, zügig und unkompliziert auf gewünschte Inhalte dateiübergreifend Zugriff zu erlangen.

Gerade für größere, international aufgestellte Unternehmen ist es von enormer Wichtigkeit, ob die Software auch in der entsprechenden Landessprache zur Verfügung steht. Ist dies der Fall, ist ein kollaboratives Arbeiten mit der Software in verschiedenen Niederlassungen ohne Abstimmungsprobleme oder Verständnisschwierigkeiten gewährleistet. Zahlreiche Anbieter argumentieren, dass prinzipiell jedes Sprachpack nachträglich installiert werden könne, nur kommt es hierbei zum Ersten mitunter zu Bedeutungsverschiebungen in Übersetzungen, zum Zweiten zu erhöhter Wartezeit bei der Einrichtung des Programmes und zum Dritten zu gesteigerten Kosten, denn die Bereitstellung nicht standardisiert angebotener Sprachvarianten lassen sich die Anbieter meist einiges kosten.

Sicherheit und Aktualität

In dieser Bewertungskategorie werfen wir einen eingehenden Blick auf die Aspekte des Datenschutzes und der Sicherheit. Grade hinsichtlich personenbezogener Daten, wie es Bewerbungen und Personalakten sind, ist der deutsche Datenschutz äußerst streng. Es liegt also am Kundenunternehmen, vorab sicherzustellen, dass die Software der Wahl über die entsprechende Technologie verfügt, dem Datenschutz genügende Sicherheit zu gewährleisten. Unverständlicherweise geizen zahlreiche HR-Software-Anbieter gerade mit transparenten Angaben in diesem Bereich.

Achten sollte der Interessent auf die Einhaltung der Norm ISO/IEC 27001:2013, der international führenden Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme, sowie eine TÜV-Zertifizierung für datenschutzkonforme Cloud-Lösungen. Auch namenhafte Software-Anbieter können bisweilen nicht unter diesen Aspekten glänzen. Die Datenbank sollte zum Schutz vor äußeren Angriffen über eine entsprechende Verschlüsselung verfügen.

Bei einer Entscheidung zur Miete einer Software im Rahmen eines SaaS-Modells ist es wichtig, darauf zu achten, dass sich der Server, auf dem die Daten gehostet werden, an einem Standort innerhalb Deutschlands befindet. Zwar hosten die meisten Anbieter die Kundendaten auf eigenen Servern, doch sind dies bei weitem nicht alle. Es finden sich auch durchaus in Deutschland ansässige Anbieter, die die Kundendaten jedoch von einem Drittanbieter außerhalb Deutschlands hosten lassen. Datensicherheit nach deutschem Standard ist aber nur gewährleistet, wenn sich der Server auch tatsächlich in Deutschland befindet.

Äußerst wichtig für die Anwendung der Software im Unternehmen ist die Frage, wie viele Mitarbeiter in welchem Grad an Differenzierbarkeit Zugriffsrechte auf Daten erhalten können. Je genauer sich dezidierte Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für verschiedene Mitarbeiter vergeben lassen, desto eher ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter nur diejenigen Daten einsehen und bearbeiten kann, zu deren Einsicht und Modifizierung er auch berechtigt ist. Einige Softwares operieren hier mit der Vergabe von vordefinierten Rollen, besser ist jedoch die völlig flexible Definierbarkeit dezidierter Rechte für jeden Mitarbeiter individuell. Diese sollte zudem möglichst unkompliziert realisierbar sein.

Die Häufigkeit von Updates und Aktualisierungen ist für On-Premise-Kunden ebenso interessant wie für Mieter der Software in Form eines Cloud-Service. Ein Vorteil der SaaS-Variante ist natürlich, dass der Kunde immer sofort und unmittelbar von der neuesten Version einer Software profitiert, ohne sich selbst um Installationen und Wartung kümmern zu müssen. Solche Kunden profitieren demnach von sehr regelmäßigen bis stetigen Updates, da eventuelle Bugs, Datenlecks oder sonstige Probleme so direkt nach Meldung behoben werden können. Für On-Premise-Kunden hingegen sind zu häufige Updates ein Ärgernis, bedeutet es doch jedes Mal einen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand, bis jedes Endgerät mit der neuesten Version bestückt ist. In diesem Fall ist es wichtig, vorab nachzufragen, in welchem Turnus neue Versionen für On-Premise-Kunden erscheinen und ob diese tatsächlich in allen Fällen installiert werden müssen.

Preismodell und Service

Es ist tatsächlich augenfällig, dass einige Anbieter sehr transparent und nachvollziehbar öffentlich auf ihrer Webpräsenz ihre Konditionen und das Preis-Leistungs-Modell vorstellen, andere sich hingegen vollständig bedeckt halten und lediglich auf die Möglichkeit einer Anfrage verweisen. Dies beruht auf völlig unterschiedlichen Geschäftsmodellen und letztlich auch verschiedenen Zielgruppen, die die Anbieter mit ihrem Produkt erreichen möchten.

Bietet der Anbieter keinerlei Informationen zu Produktaufbau, Lizenzstruktur und Kosten, besteht für einen Interessenten lediglich die Möglichkeit, Angaben zu Firmengröße, konkretem Bedarf und Kontaktdaten zu hinterlassen. Ein Angebot erhält er in der Folge individuell auf seine Gegebenheiten angepasst in Abstimmung mit einem Vertriebsmitarbeiter des Softwareanbieters. Dies mag zwar die Intention absoluter Kundenorientierung und völliger Anpassbarkeit des Produktes auf die Bedürfnisse des Kundenunternehmens suggerieren, doch zeugt es schlichtweg von Intransparenz und verlangt dem Interessenten einen erheblichen Vertrauensvorschuss ab. Denn dieser muss zunächst seine Kontaktdaten preisgeben und sich hernach eingehend persönlich mit dem Verkaufsberater auseinandersetzen, obwohl er eigentlich vorab nur die wichtigsten Eckdaten in Erfahrung bringen wollte. Erhält er dann letztendlich ein individuelles Angebot, ist es ihm unmöglich, dieses in Relation zu anderen Lösungen des Anbieters zu setzen, und er wird sich im Falle einer Ablehnung mehr oder weniger gegenüber dem Kundenberater rechtfertigen müssen. Meist richten sich Softwareprodukte mit solch intransparenten Konditionen an größere mittelständische Unternehmen bis hin zur Konzerngröße, bei denen ohnehin eine enge persönliche Betreuung durch einen Kundenberater und umfassende Lösungen für viele Mitarbeiter gefragt sind.

Weitaus transparenter erscheint uns hingegen, wenn der Anbieter vollumfänglich Angaben zu Vertragskonditionen, Zahlungsweisen und -turnussen sowie sämtlichen Extrakosten angibt. Dem Interessenten bleibt hier die freie Entscheidung, ob er den Kontakt zum Anbieter suchen möchte oder er zunächst die Kosten mit jenen anderer Anbieter abgleichen möchte, bevor er einen Anbieter gezielt kontaktiert. Derartige Angebote richten sich meist an Startups bis große mittelständische Unternehmen, wobei ab einer gewissen Mitarbeiterzahl meist eine individuelle Kundenberatung und -betreuung nahegelegt wird.

Eine möglichst kurze Vertragslaufzeit mit kurzen Kündigungsfristen ist selbstverständlich wünschenswert und positiv zu bewerten. Eine kostenfreie Ersteinrichtung erbringt ebenfalls Pluspunkte. Die Preismodelle der verschiedenen Softwarefirmen staffeln sich entweder nach Funktionsumfang – mehr Funktionen führen zu einem höheren Preis –, nach Anzahl der Nutzerzugänge – je mehr Nutzer, desto teurer –, nach Anzahl aller Mitarbeiter des Unternehmens – je größer das Unternehmen, desto teurer die Software –, nach Kombinationen aus diesen drei Elementen oder aber rein nach der Anzahl der gebuchten Module, von denen jedes mit einem Festpreis versehen ist. Je transparenter sich dieses Modell bei einem Anbieter gestaltet und je besser kalkulierbar sich der letztendlich zu zahlende Betrag präsentiert, desto besser fällt unsere Bewertung unter diesem Aspekt aus.

Einige Anbieter stellen Interessenten eine kostenfreie Test-Version der Software für eine bestimmte Dauer gegen Angabe von Firmen- und Kontaktdaten zur Verfügung. Dies bewerten wir grundsätzlich positiv. Abstriche gibt es jedoch dann, wenn die Test-Version nur in Verbindung mit der Teilnahme an einem Webinar, nach einem persönlichen Beratungsgespräch, nur in stark eingeschränktem Funktionsumfang oder nur vollständig unfunktional zur Einsicht dargeboten wird. Einem unvoreingenommenen und objektiven Vergleich verschiedener Anbieter werden dadurch unnötig Steine in den Weg gelegt.

Guter Service ist beim Erwerb eines Programmes, das den Ablauf zentraler Prozesse im Unternehmen steuert, ein absolutes Muss. Im Ernstfall ist ein vielfältiges, kompetentes Supportangebot mit guter Erreichbarkeit und möglichst kurzer Reaktionszeit unersetzlich. Sollten unerwartet Probleme mit der Software oder Funktionsausfälle auftreten, bedeutet jede Minute unnötiger Wartezeit kostenintensive Handlungsunfähigkeit und eventuell sogar den Verlust des idealen Bewerbers. Eine oder mehrere Hotlines zu verschiedenen Anliegen, Online-Anfrageformulare zu verschiedenen Themen und ein E-Mail-Support sollten den Mindeststandard darstellen. Positiv bewerten wir zudem die Möglichkeit zum Live-Chat, unverbindliche Tutorials, Blogs oder FAQ-Bereiche zur Bedienung des Programmes selbst oder allgemeinen HR-relevanten Themenbereichen und Neuentwicklungen. Positiv fließt zudem ein, wenn der Hersteller Tutorials zur Verfügung stellt sowie kostenfreie Guided Tours oder Webinare, in denen Interessenten aus erster Hand die Funktionsweise der Software via Shared Sceen nahegebracht bekommen und sie direkt Fragen an den Verkaufsberater stellen können, anbietet.

Unser Tipp: Jeder Interessent tut gut daran, den Service vor Vertragsabschluss eingehend auf den Prüfstand zu stellen, denn bemüht man den Service im Ernstfall zum ersten Mal, ist es oft zu spät. In einer Umfrage des HR-Service-Report 2014 gaben 43 Prozent der Unternehmen an, bereits Probleme mit ihrer HR-Software aufgrund schlechter Serviceleistungen gehabt zu haben.