HR-Software

Die besten HR-Programme im Vergleich

Kai Sulkowski
Platz Produkt Bewertung
1 umantis 4,40
2 jacando 4,32
3 HR4YOU 4,27
4 Prescreen 4,25
5 easySoft 4,22
6 Persis 4,17
7 SAP SuccessFactors 4,14
8 Personio 4,09
9 BITE 4,00
10 eRecruiter 3,99
11 softgarden 3,96
12 HCM4all 3,62
13 HeavenHR 3,45
14 HRlab 3,31
15 Data Dialog 2,77

Funktionen

Benutzerfreundlichkeit

Sicherheit und Aktualität

Preismodell und Service

Lösungen für alle Aspekte der HR-Arbeit

    Das Wichtigste in Kürze
  • Eine HR-Software entlastet nicht nur die Personalabteilung, sie vernetzt vielmehr alle Unternehmensbereiche und fördert die interne Kommunikation.
  • Verschiedene Paketangebote und flexibel kombinierbare Modullösungen ermöglichen Unternehmen jeder Größe, ein auf ihren Bedarf angepasstes Softwareprodukt zu finden.
  • Eine HR-Software optimiert sämtliche Personalverwaltungs- und Recruitingprozesse und reduziert sowohl Time-to-Hire als auch Cost-per-Hire erheblich.
  • Bevor ein Unternehmen beginnt, sich eingehender bei Anbietern zu informieren, lohnt eine detaillierte, individuelle Bedarfsanalyse.

Unsere Vergleichssieger

HR-Software-Produkte sind für die überwiegende Anzahl an Firmen inzwischen unverzichtbare Helfer in jedem erdenklichen Aspekt, der mit dem Humankapital, der wichtigsten Ressource jedes Unternehmens, in Berührung steht. Wir haben 15 HR-Software-Lösungen von unterschiedlichen Anbietern aus dem deutschsprachigen Raum anhand der vier Vergleichskriterien „Funktionen“, „Benutzerfreundlichkeit“, „Sicherheit und Aktualität“ sowie „Preismodell und Service“ einer eingehenden Betrachtung unterzogen.

Den insgesamt überzeugendsten und in allen Bewertungskategorien konstantesten Eindruck hinterließ im Vergleich die HR-Software-Lösung umantis des Anbieters Haufe-Lexware. Der Funktionsumfang der sechs verfügbaren Module überzeugt auf ganzer Linie. Lediglich ein Active-Sourcing-Tool wurde bislang nicht implementiert. Besonders punkten kann umantis mit seinem stringent durchdachten Bewerbermanagement-Modul, das sowohl Online-Bewerbungen, als auch die Kontaktaufnahme mit passenden Kandidaten in Rekordzeit ermöglicht. Umfassende Analysetools erlauben eine Erfolgsanalyse verschiedener Ausschreibungskanäle. Die Möglichkeiten zum kollaborativen Arbeiten sind ebenso weit ausgebaut wie der Automatisierungsgrad administrativer Prozesse.

Auf dem zweiten Rang findet sich die HR-Software-Lösung des Schweizer Anbieters jacando ein. Der Funktionsumfang aller vier verfügbaren Einzelmodule und die Benutzerfreundlichkeit wissen zu überzeugen. Besonders punkten kann jacando jedoch mit der innovativen Matchmaking-Technologie. Die Möglichkeiten zum kollaborativen Arbeiten sind ebenso weit ausgebaut wie der Automatisierungsgrad administrativer Prozesse. Die transparente und einfache Kostenstruktur überzeugt auf den ersten Blick.

Den dritten Rang erreicht die flexibel auf verschiedene Zielgruppen in der Personalbranche anpassbare HR-Software HR4YOU. Die Software besticht durch Übersichtlichkeit, in nahezu jeder Hinsicht individuell anpassbarem Design und einem hohen Grad an Automatisierung. Hervorragend präsentiert sich auch der Funktionsumfang, der auch Komfort-Features, wie etwa das Active-Sourcing-Tool, umfasst. Erfreulich offen kommuniziert der Anbieter die vorhandenen Sicherheitsstandards, die keine Wünsche offenlassen. Anders verhält sich dies leider in Bezug auf das Preismodell. Auch hinsichtlich des Serviceangebotes könnte HR4YOU noch etwas nachbessern.

1. Was ist HR-Software und wozu wird sie benötigt?

HR ist die Abkürzung für Human Resources. Der Mitarbeiter als Ressource ist das wichtigste Kapital für ein Unternehmen. Natürlich gibt es auch für diesen Bereich passende Softwarelösungen, die inzwischen in Unternehmen jeder Größenordnung zur Anwendung kommen. Doch was ist eine HR-Software und für wen lohnt sich die Anschaffung?

HR-Software und ihre Anwendungsbereiche in Unternehmen

Die Einsatzmöglichkeiten einer HR-Software erstrecken sich über das gesamte Aufgabenspektrum der Personalabteilung beziehungsweise des HR-Segments und in Teilfunktionen sogar darüber hinaus:

  • Personalabrechnung (Payroll)
  • Personalmanagement
  • Personalmarketing
  • Bewerbermanagement
  • Recruiting
  • Multiposting
  • Personalcontrolling
  • Personalentwicklung
  • Weiterbildungsmanagement
  • E-Learning
  • personalbezogene Verwaltungsaufgaben

Nach Umfragewerten des österreichischen Magazins „Personalmanager“ im Rahmen seines HR-Software-Report 2017 nutzen 84 Prozent der Personaler im deutschsprachigen Raum bereits eine HR-Software. 94 Prozent der Nutzer beurteilen sie als wichtig bis sehr wichtig. Die Unternehmen nutzen HR-Software-Lösungen für unterschiedliche Aspekte zu folgenden Anteilen:

Anteil der NutzerFunktionsbereich
84 %Lohn- und Gehaltsabrechnung
79 %Arbeitszeitmanagement
59 %Bewerbermanagement
48 %Recruiting
41 %Employee-Self-Service
39 %Abwesenheitsmanagement
38 %Reisekostenabrechnung
35 %Personalcontrolling
35 %Personalverwaltung
35 %Digitale Personalakte
34 %Personalentwicklung und Weiterbildung
Die Tabelle gibt Aufschluss, zu welchen Anteilen Nutzer von HR-Software diese für verschiedene Anwendungsbereiche einsetzen.

Zahlreiche Arbeitsprozesse im Bereich der Human Resources beschränken sich schon lange nicht mehr allein auf die HR- oder Personalabteilung. Verschiedene andere Abteilungen, Führungskräfte und sogar die Unternehmensführung sind in zentrale HR-Prozesse eingebunden. Talent-Management und Employer-Branding werden in Zeiten grassierenden Fachkräftemangels zunehmend bedeutender. Dies sind jedoch Aufgabengebiete, die sowohl des Einsatzes einer Personalabteilung als auch der Kooperation mit anderen Unternehmensbereichen bedürfen. Bereits die reine Anwerbung von Personal für eine Abteilung erfordert den Einbezug des jeweiligen Abteilungs- oder Teamleiters zur Beurteilung und Vorauswahl der Bewerber.

Eine moderne HR-Software erleichtert die Synchronisierung von wichtigen Arbeitsprozessen und bietet allen Verantwortlichen einen Zugang für die entsprechenden relevanten Anwendungsbereiche.

HR-Software - Darstellung der Funktionsweise
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Eine HR-Software strukturiert, verwaltet und vernetzt den bestehenden Mitarbeiterstamm und bindet Bewerber schnell in die bestehenden Strukturen ein.

Somit entlastet eine HR-Software nicht nur die Personalabteilung bei der Bewältigung administrativer Prozesse, sondern eröffnet anderen Unternehmensbereichen die Möglichkeit auf zeitsparende Weise, aktiv an für das Unternehmen essenziell wichtigen Entscheidungsprozessen teilzuhaben und mitzuwirken. Führungskräfte erhalten beispielsweise Einsicht in Mitarbeiterdaten und können Talente identifizieren und unterstützen.

Wer benötigt eine HR-Software?

Die Relevanz des Einsatzes einer HR-Software wächst nicht zuletzt wegen des gesteigerten Bedürfnisses vieler Unternehmen, gut ausgebildete Fach- und Führungskräfte gewinnen zu wollen.

Der Verzicht auf eine HR-Software führt sehr wahrscheinlich dazu, dass zahlreiche Unternehmen innerhalb weniger Jahre die Aufgaben der Personalarbeit nicht mehr eigenständig bewältigen können. Die steigende Zahl an Personalvermittlungs- und Personalberatungsunternehmen sowie Headhuntern zeugt von genau dieser Entwicklung.

Eine stetig wachsende Zahl von HR-Abteilungen in Unternehmen ist nicht mehr in der Lage, die vielfältigen administrativen und repetitiven, zeitintensiven Aufgaben der Personalverwaltung neben den stetig wachsenden Anforderungen des Personalmarketings umfassend betreuen zu können. Der Schwerpunkt liegt dabei inzwischen deutlich im Bereich des E-Recruiting, also in der Anwerbung von Personal mit digitalen Mitteln. Diese Suche verlangt den Personalern immer mehr Anstrengungen in Form kreativerer Stellenausschreibungen, kostenintensiver Multipostings der Stellenausschreibungen über verschiedenste Kanäle, eventuell auch Direktansprache von Kandidaten über Social-Media-Kanäle und damit auch mehr Zeitaufwand zur Identifizierung und Anwerbung passender Kandidaten ab.

HR Software Betriebsstrukturprinzip
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All-in-One-HR-Softwarelösungen sind wahre Allroundtalente, doch steht im Fokus stets der Mitarbeiter.
Eine HR-Software kann
  • administrative Personalverwaltungsaufgaben weitestgehend automatisieren,
  • die Kontrolle über das Talentmanagement, die Personalentwicklung und die Personalanwerbung wieder in die Hände des eigenen Unternehmens legen,
  • interne wie externe Kommunikationsprozesse optimieren,
  • die Motivation der Mitarbeiter durch Transparenz und gezielte Förderung entschieden steigern
  • E-Recruiting weitestgehend automatisieren
  • Auch kleineren und mittelständischen Unternehmen helfen, ressourcenschonend qualifiziertes Personal zu gewinnen.

2. Funktionsumfang einer HR-Software

Eine vollumfängliche HR-Software beinhaltet eine unglaubliche Fülle an Funktionen, die sogar weit über den Aufgabenbereich einer HR-Abteilung hinausgehen und sich nicht auf die reinen Funktionen einer E-Recruiting-Software beschränken.

Obwohl unterschiedliche Entwickler von Human-Ressource-Software ihre Produkte jeweils individuell in verschiedene Funktionsbereiche oder Module gliedern, lassen sich dennoch zwei Hauptfunktionsbereiche unterscheiden. Zum einen ist dies das Anwerben von neuen Mitarbeitern, also das Segment Recruiting, E-Recruiting und Bewerbermanagement, zum anderen die Verwaltung und die Entwicklung des bereits im Unternehmen tätigen Mitarbeiterstammes, also das Segment Personalmanagement, Personalverwaltung und Personalentwicklung. Das auf dem Markt verfügbare Angebot an HR-Software verschiedener Anbieter lässt sich folgendermaßen gliedern:

  • Komplettlösungen, die alle Teilbereiche umfassen
  • Insellösungen, die sich ausschließlich auf den Bereich E-Recruiting, die Personalverwaltung oder auf einen Teilbereich der beiden konzentrieren
  • Mehrere spezialisierte Module, die flexibel miteinander kombinierbar sind

Seit geraumer Zeit geht die Tendenz von Insellösungen hin zur Integration zahlreicher Funktionen in eine übergreifende Anwendung. Der heutige Anspruch an eine HR-Software ist daher, dass sie den gesamten Prozess rund um den Mitarbeiter unterstützen sollte. Im Folgenden gehen wir auf die wichtigsten Funktionen ein, die eine HR-Software bieten kann.

Bewerbermanagement? – Softwaresache!

Eine Bewerbermanagement-Software, auch Recruiting-Software oder E-Recruiting-Software genannt, umfasst eine Fülle an Einzelfunktionen, die den gesamten Aufgabenbereich von der Erstellung und Publikation einer Stellenausschreibung über die Verwaltung und Bewertung der eingehenden Bewerbung bis zur Vertragsunterzeichnung und dem Onboarding abdecken.

In der Regel beinhaltet eine E-Recruiting-Software auch die Funktionsbereiche eines Applicant-Tracking-Systems (ATS) und eines Talent-Relationship-Management-Tools (TRM).

  • Applicant-Tracking-System (ATS): Das ATS übernimmt die elektronische Verarbeitung von Recruiting-Aufgaben. Dies bedeutet, dass es eingegangene Bewerbungsunterlagen automatisch nach zuvor definierten Kriterien wie Fähigkeiten, Berufserfahrung, Qualifikation oder bestimmten Keywords abgleicht und vorsortiert.
  • Talent-Relationship-Management (TRM): Dieses Tool erleichtert die Unterhaltung persönlicher Beziehungen zu talentierten Kandidaten und deren Pflege in einem Talent-Pool. In diesen nimmt es Kandidaten auf, die für eine ausgeschriebene Vakanz nicht berücksichtigt werden konnten, jedoch Potential für eventuell zukünftig auszuschreibende Vakanzen erkennen lassen.
HR Software Recruiting Eigenschaften
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Eine Bewerbermanagement-Software kann über eine breite Palette an Funktionen verfügen. Oft teilen sich die Funktionen auch auf mehrere Module auf.

Grob lässt sich der gesamte Recruiting-Prozess in drei Phasen unterteilen: Die Akquise geeigneter Kandidaten für eine Stellenvakanz, die Verwaltung und Evaluierung der Kandidaten sowie die Bewerberkommunikation und schließlich die Einstellung und das Onboarding.

Phase Ia: Stellenausschreibungen designen und veröffentlichen

Ein Stellenausschreibungs-Editor ermöglicht die Erstellung und das Designen von Stellenausschreibungen im Sinne der Corporate Identity eines Unternehmens. In der Regel stehen hierzu entsprechende Textvorlagen, Templates und Designschemata bereit, sodass der Anwender lediglich das Unternehmenslogo, Bildmaterial und Textbausteine einpflegen muss.

Für die Publikation der Stellenausschreibungen eröffnet die Mehrzahl der Programme die Möglichkeit, zusätzlich mittels eines Karriereseiten-Editors eine unternehmenseigene Karriere-Website im Corporate Design ohne jegliche Programmierkenntnisse zu erstellen und diese nicht nur mit Stellenausschreibungen, sondern auch mit flexibel definierbaren Online-Bewerbungsformularen zu bestücken. Einige Anbieter ermöglichen hier auch die Einbindung von Assessment-Modulen. Bewerber wiederum können auf der Online-Karriereseite einen Account anlegen, den Fortschritt des Bewerbungsprozesses verfolgen oder einen Job-Newsletter abonnieren. Ziel ist es, die Transparenz des Unternehmens zu erhöhen und so für eine gute Candidate-Experience zu sorgen, welche letztendlich einen bedeutenden Faktor für das Employer-Branding eines Unternehmens darstellt. Ist eine Schnittstelle zu kununu vorhanden, erscheint das Bewerberfeedback öffentlich auf dem Arbeitgeber-Bewertungsportal. Authentischer und kostengünstiger ist Personalmarketing nicht durchführbar.

Die Mehrzahl der HR-Software-Produkte enthält direkt im Zusammenhang mit der E-Recruiting-Funktion die Möglichkeit, entworfene Stellenausschreibungen direkt aus dem Programm heraus auf verschiedenen Stellenportalen, in Printmedien und in sozialen Karrierenetzwerken wie Xing und LinkedIn zu günstigeren Konditionen via Multiposting zu publizieren. Die Softwarehersteller kooperieren hierzu mit verschiedenen Stellenportalen oder Multiposting-Agenturen, die entsprechende Paketangebote für eine zielgruppenorientierte Streuung einer Stellenausschreibung bieten. Die Schaltung von Stellenanzeigen via Multiposting erreicht eine erhöhte Reichweite. Der Funktionsbereich des Multipostings in einer HR-Software ähnelt einem gewöhnlichen Online-Shop, aus dem der Personalverantwortliche die präferierten Publikationskanäle für seine Stellenausschreibung auswählt und bucht.

Direkt verbunden mit den externen Publikations-Tools ist bisweilen ein Analyseinstrument, mit dem der Personalverantwortliche den Erfolg einer Stellenausschreibung auf den gewählten Kanälen detailliert evaluieren kann. Dies betrifft Kriterien wie Aufrufzahlen, Verweildauer, Verhältnis von Aufrufen zu Bewerbungen und Übereinstimmung der Kandidaten mit den Anforderungen und trägt langfristig dazu bei, die Effizienz des Personalmarketings zu steigern.

Phase Ib: Bewerbungen generieren und erfassen

Gehen Bewerbungen nicht über die Karriereseite, sondern via E-Mail ein, erleichtert ein CV-Parsing-Tool dem Personaler die Arbeit. Dieses analysiert Lebenslauf und Anschreiben, extrahiert gezielt relevante Daten und wandelt diese in strukturierte Informationen um. Diese Technologie macht gleichzeitig das Ausfüllen von Eingabemasken für den Interessenten überflüssig. Fertige Bild- und PDF-Dokumente liest und analysiert die Software automatisch aus.

Stetig wachsender Beliebtheit erfreut sich die Möglichkeit der One-Click-Bewerbung. Hierbei ist es dem Bewerber möglich, seine Profildaten und Qualifikationsangaben direkt von seinem Profil auf sozialen Karrierenetzwerken vollautomatisch zur Befüllung des Online-Bewerbungsformulars auf der Karriereseite des Unternehmens zu übertragen. Zahlreiche Entwickler von HR-Programmen haben diesen Trend längst erkannt und sehen entsprechende Schnittstellen im Programm vor, die diesen zeitsparenden Datenimport ermöglichen.

CV-Parsing

Der Begriff setzt sich zusammen aus „CV“ für „Curriculum Vitae“ und „parsing“, das die automatische Analyse eines Dokuments bezeichnet. Mittels dieser Technologie erkennt und übernimmt die Software Daten wie Name, Geschlecht, Anrede, Geburtsdatum, Foto, Abschlüsse, Karrierepositionen, Arbeitgeber und Fachkenntnisse aus Lebensläufen und Social-Media-Profilen.

Einige Softwares enthalten bereits ein Tool, mit dem das Active-Sourcing im Sinne eines proaktiven Social-Media-Recruitings möglich ist. Hierbei gleicht die Software nicht nur Bewerberdaten mit einem Anforderungsprofil ab, sondern scannt alle auf Xing oder LinkedIn registrierten Personenprofile. Der Softwarenutzer erhält somit vollautomatisch Kandidatenvorschläge von Personen mit stellenrelevanten Lebensläufen und entsprechender Berufserfahrung. Diesem steht es dann frei, die entsprechenden Personen anzuschreiben und für das eigene Unternehmen anzuwerben.

internes Netzwerk verbildlicht
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Mit Active-Sourcing auf sozialen Karrierenetzwerken findet die Software passende Kandidaten für Stellenvakanzen.

Vor allem für Personalvermittlungen und Headhunter ist dies ein unschätzbarer Mehrwert. Anderen Unternehmen erspart dieses Tool wiederum, überhaupt erst die Dienste eines externen Personaldienstleisters in Anspruch nehmen zu müssen.

Doch Vorsicht! So mancher Anbieter wirbt mit einer Active-Sourcing-Funktion, meint damit jedoch nur den automatischen Abgleich des Stellenprofils mit zuvor für andere Vakanzen abgelehnten Bewerbern, also den Kandidaten im Talent-Pool.

Rechtliche Aspekte beim Social-Media-Recruiting

Das Recruiting über Social-Media-Kanäle findet in einer Art rechtlichen Grauzone statt, deren Rahmenbedingungen noch nicht vollumfänglich geklärt sind. Generell gilt zwar, dass bei Daten aus sozialen Netzwerken das schutzwürdige Interesse des Bewerbers überwiegt, doch darf dann eine Datenerhebung vorgenommen werden, wenn die Eignung eines Bewerbers für eine Stellenvakanz offensichtlich ist. Bei Facebook ist dies in der Regel nicht zu erkennen, Xing und LinkedIn hingegen dienen der Darstellung der beruflichen Qualifikation. Der Einsatz der Software zur Ermittlung geeigneter Kandidaten beim Active-Sourcing ist auf Karrierenetzwerken somit zulässig.

Einem Unternehmen steht es frei, sich im Laufe der Zeit selbst einen Talent-Pool in der Software aufzubauen. Für eine Stelle nicht berücksichtigte, doch eventuell für andere, zukünftige Vakanzen interessante Anwärter speichert der Personaler auf Wunsch und mit Zustimmung der Kandidaten im Talent-Pool. Einige Softwares durchkämmen automatisch bei jeder neuen Stellenausschreibung den Talent-Pool mittels Matching-Technologie, andere speichern lediglich die Bewerberunterlagen für einen späteren Abgleich durch den HR-Mitarbeiter. Auch bereits im Unternehmen tätige oder gar ehemalige Mitarbeiter sind in solch einem Talent-Pool zu führen. Fähige Kandidaten für unternehmensinterne Stellenbesetzungen identifizieren Vorgesetzte auf diese Weise leicht und fördern sie gegebenenfalls frühzeitig.

Phase IIa: Verwaltung und Evaluierung von Bewerbungen

Die Evaluierung von Aspiraten beginnt in vielfacher Weise bereits im Zuge des Recruiting-Prozesses. Matching-Technologie und gezieltes Active-Sourcing übernehmen eine qualifikationsbasierte Vorauswahl, wenn nicht gar eine vollautomatische Auswahl des Top-Kandidaten. Darüber hinaus bieten einige Programme die Möglichkeit, dem Online-Bewerbungsformular für bestimmte Positionen ein Assessment-Modul hinzuzufügen. In der Regel bedienen sich die Softwareanbieter dabei einer über eine entsprechende Schnittstelle integrierten Software eines Drittanbieters, die in verschiedenem Maß individualisierbare Arbeitssimulationen, Übungen, Leistungs- oder Persönlichkeitstests bereitstellt.

Alle Bewerberdaten speichert die Software in der Regel vollautomatisch nach einem einheitlichen Schema in Form einer digitalen Akte zentral an einem Ort ab. Zugang zur Akte erhalten im Unternehmen gewöhnlicherweise all jene Personen, die in den Bewerbungsprozess und die Beurteilung des Bewerbers involviert sind. Fachbereichsleiter, Teamleiter, Vorgesetzte und HR-Mitarbeiter erhalten über dezidierte Zugriffs- und Bearbeitungsrechte die Möglichkeit, Bewerberdaten einzusehen, einschätzend zu beurteilen, Bewertungen vorzunehmen und den anderen Bearbeitern entsprechende Kommentare zu hinterlassen. Die Bewertung erfolgt meist für relevante Qualifikationen in Form eines einfachen Ampelschemas oder mittels Prozentvergabe.

Die Software unterstützt zumeist die Evaluierung durch statistische Abgleiche des Matching-Faktors mit dem Anforderungsprofil der Vakanz. Einige HR-Programme erledigen diesen Prozess sogar vollautomatisch, indem sie unpassende Bewerbungen aussortieren und die übrigen nach Übereinstimmungsgrad listen. Die relevanten Faktoren muss der Nutzer natürlich vorab manuell festlegen. Meist lässt sich das Ranking hinsichtlich bestimmter Qualifikationen filtern oder gewichten, sodass der Entscheidungsträger verschiedene Aspekte gezielt unter die Lupe nehmen kann.

Hände halten Puzzleteile
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So manche HR-Software ermittelt vollautomatisch, welcher Kandidat am besten zur Stelle passt.

Die digitale Akte enthält alle relevanten Daten des Bewerbers, Angaben zu beruflicher Qualifikation und Erfahrung. Das Schema, in dem die Software Daten erhebt und speichert, ist in vielen Programmen flexibel definierbar.

Alle über das Online-Bewerbungsformular, CV-Parsing, via One-Click-Bewerbung oder manuell eingepflegten Daten sind im Nachhinein gezielt abzufragen oder zu filtern. In der Regel legen Nutzer die Originaldokumente als PDF- oder Word-Dokumente an dieser Stelle ablegen. Das Programm speichert in der Akte meist auch eine vollständige Kommunikationshistorie jedes Mitarbeiters des Unternehmens mit dem jeweiligen Bewerber, festgesetzte oder noch zu vereinbarende Termine und den Status des Bewerbungs- und Entscheidungsprozesses. Wird ein Bewerber eingestellt, ist die Bewerberakte in der Regel einfach in eine Personalakte umwandelbar.

Phase IIb: Bewerberkommunikation

Terminierungs- und Erinnerungsfunktionen erleichtern die Koordinierung und Planung von Bewerberkommunikation und Bewerbungsgesprächsterminen. Absprachen und Terminierungen speichert die Software zentral und kommuniziert sie an alle Beteiligten gleichermaßen und gleichzeitig. Registrierte Bewerbungseingänge und gegebenenfalls aufgetretene Probleme bei der automatischen Erfassung von Bewerberdaten meldet die Software in der Regel in einem internen Benachrichtigungsmodul oder direkt in der Task-Übersicht auf der Startseite.

Die gesamte Bewerberkommunikation erfolgt direkt aus dem Programm heraus. In der Regel sind Absagen, Zusagen, Einladungen und weitere selbst definierbare Vorlageschreiben terminier- und als Serienmail versendbar, um für kurze Antwortzeiten und eine Rationalisierung der Kommunikationsprozesse zu sorgen. So erhält ein Bewerber beispielsweise direkt nach Absenden der Bewerbung eine personalisierte Rückantwort als Eingangsbestätigung.

Immer weiterer Verbreitung erfreut sich die Möglichkeit, Video- oder Telefoninterviews zeitlich flexibel über die Software durchzuführen. Über eine entsprechende Schnittstelle können auf dieser Weise Videotelefonie-Dienste mit der Software verknüpft werden. Der Personaler nimmt Interviewfragen auf und hinterlegt sie in der Software. Der Bewerber erhält über seinen Account flexibel Zugriff auf die Fragen und stellt seinerseits seine Antworten ebenfalls in Form von Videoaufnahmen zur Verfügung. Alle Verantwortlichen im Unternehmen können sich hernach zu einem jeweils passenden Zeitpunkt ein Bild vom Bewerber machen.

Einstellung und Onboarding

Ist die Entscheidung für einen Kandidaten gefallen, unterstützt das Programm weiterhin tatkräftig durch die Reduzierung des administrativen Aufwands. Alle nicht berücksichtigten Bewerber erhalten per Serienmail personalisierte Absageschreiben, werden aber nach definierbaren Kriterien in den Talent-Pool zum Abgleich mit späteren Stellenprofilen aufgenommen.

Die Vertragsunterlagen für den zukünftigen Mitarbeiter erstellt eine gute Software nahezu vollautomatisch anhand entsprechender Templates und der Daten in der Bewerberakte. Die Bewerberakte ist mit einem Klick in eine digitale Personalakte umgewandelt, der neue Mitarbeiter erhält einen Mitarbeiterzugang für die Software. Über den Mitarbeiterzugang sind ab Vertragsunterzeichnung die wichtigen Schritte fürs Onboarding des neuen Mitarbeiters einzuleiten.

Frau unterzeichnet Arbeitsvertrag
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Die Unterzeichnung des Arbeitsvertrages sollte zwar eine persönliche Angelegenheit von Angesicht zu Angesicht bleiben, doch sogar die Vertragserstellung übernimmt die HR-Software.

Noch vor Arbeitsbeginn können Personaler, Vorgesetzte, Teamleiter und Kollegen mit dem neuen Mitarbeiter über die Software kommunizieren, ihm Informations- und Schulungsmaterial zur Verfügung stellen, einführende Aufgaben oder Tests zuspielen oder Zielvorgaben für die ersten Monate übermitteln. Auch die Vorstellung und das erste Socializing mit den neuen Kollegen erfolgen möglicherweise im Chat.

Vernetzt und transparent: Personalmanagement

Der Bereich des Personalmanagements umfasst alle Prozesse rund um die wichtigste Ressource und das wertvollste Kapital eines jeden Unternehmens: den Mitarbeiter. Daher werden die Funktionen des Personalmanagements und der Personalentwicklung des Öfteren auch unter dem Begriff HCM-Software (Human-Capital-Management) zusammengefasst. Dieser Bereich umschreibt nicht nur die Rationalisierung und Ökonomisierung bloßer administrativer Aufgaben wie die Registrierung von Urlaubsgesuchen oder Krankmeldungen und die Lohnbuchhaltung, sondern darüber hinaus die gezielte Weiterentwicklung von Mitarbeitern, die Organisation, den Aufbau und die Pflege zukunftsorientierter unternehmensinterner Strukturen und die Organisation sowie beständige Optimierung von Workflows.

HR-Software Personalmanagement
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Eine Bewerbermanagement-Software kann über eine breite Palette an Funktionen verfügen. Oft teilen sich die Funktionen auch auf mehrere Module auf.
Digitale Personalakte

Regelhaft in die Personalmanagement-Sparte einer HR-Software integriert ist die Möglichkeit, digitale Personalakten zu führen.

Diese Funktion bietet unter anderem zahlreiche Optionen hinsichtlich des Erkennens von Mitarbeiterpotenzial und der Bearbeitung von Mitarbeiteranträgen.

Die digitale Personalakte erlaubt das AufbewahrenVerwalten und Auswerten wichtiger Dokumente wie Arbeitsvertrag, Bewerbungsschreiben, Zeugnisse, Lebenslauf, steuerrechtliche Unterlagen, Sozialversicherungsausweis, Weiterbildungsnachweise, Gehaltsbescheinigungen, Beurteilungen oder Abmahnungen. Auch der Schriftverkehr von Vorgesetzten mit einem Mitarbeiter oder Protokolle von Mitarbeitergesprächen sind hier hinterlegt. Damit erhalten der Personalverantwortliche und auch der Vorgesetzte einen umfassenden Überblick über alle notwendigen Fakten zur Mitarbeiterqualifikation und -entwicklung, was wiederum eine Grundlage zur Initiierung gezielter Weiterbildungsmaßnahmen darstellt.

Viele Produkte ermöglichen die gezielte Bewertung und Einschätzung von einzelnen Fähigkeiten eines Mitarbeiters durch Teamleiter oder Kollegen des gleichen Teams, um in transparenter Weise Förderungspotenzial und Karrieremöglichkeiten für jeden Mitarbeiter des Unternehmens individuell aufzuzeigen. Gleichermaßen enthält die Personalakte alle Informationen, die der Vorgesetzte zum Führen von strukturierten und produktiven Mitarbeiter-Feedback-Gesprächen benötigt. Individuelle Zielvorgaben und deren jeweiliger Erfüllungsgrad können minutiös dokumentiert und verfolgt werden, um jederzeit den Fortschritt und die Einhaltung von Vorgaben im Blick behalten und gegebenenfalls rechtzeitig korrigierende Maßnahmen gegen Rückstände und Fehlentwicklungen ergreifen zu können.

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Oft mit der Personalakte verknüpft, bisweilen allerdings auch als separates Modul vorhanden, ist ein Tool zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dieses ist meist über eine Schnittstelle mit Abrechnungsprogrammen wie DATEV verbunden und ermöglicht eine klare Übersicht über Lohn- und Bonusauszahlungen sowie eine vollumfängliche Budgetkontrolle über sämtliche Abteilungen und Mitarbeiter hinweg. Die Software unterstützt den Zuständigen in der Regel bei der Ermittlung einer leistungsgerechten Vergütung jedes Mitarbeiters, indem sie eine einfache Kalibrierung von Lohn und Gehalt und eine effiziente Gestaltung von Lohn- und Bonusrunden ermöglicht.

Grafiken und Diagramme auf Laptop
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Die Funktion zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das meistgenutzte Feature von HR-Softwares.

Stimmen muss darüber hinaus nicht nur die Höhe der Auszahlung, sondern auch die Einhaltung steuerrechtlicher, sozialversicherungs- und datenschutzrechtlicher Vorgaben. Ist eine automatische Rückrechnungsfunktion enthalten, nimmt die Software im Handumdrehen Änderungen an Mitarbeiterstammdaten vor, die frühere Abrechnungsperioden betreffen und rechnet vorherige Perioden erneut ab.

Somit ist stete Transparenz bei den Personalkosten gewährleistet. Relevante Daten überträgt die HR-Software automatisch in die Lohnabrechnung. Somit erstellt sie Monatsabschlüsse zu weiten Teilen automatisiert.

Personalentwicklung

Einem nachhaltigen Talent-, Skill- oder Kompetenzmanagement kommt in Zeiten eines Mangels an hochqualifizierten Kräften zunehmende Bedeutung in mittleren und großen Unternehmen zu. Dieser Teilbereich der Personalplanung bedarf strategischer Planung und Umsetzung. Nötig für ein professionelles Talentmanagement sind eine fundierte Personaldiagnostik, das Bewerbermanagement, die umfassende Personalplanung sowie das Personalcontrolling. Ziel ist es nicht nur, interessante Bewerber aufzuspüren, zur Bewerbung zu motivieren und diese langfristig an das Unternehmen zu binden, sondern auch, die Stärken und Schwächen von bereits im Unternehmen tätigen Mitarbeitern zu erkennen und diese entsprechend zu fördern.

Bewerberwahlprinzip
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Die HR-Software ermittelt den geeignetsten Mitarbeiter für anstehende Nachbesetzungen.

Dank dieser grundlegenden Strukturierung von Kompetenzbedarf und -angebot ist die Nachbesetzung interner Schlüsselpositionen im Sinne des Predictive-Human-Capital-Managements langfristig strategisch planbar: Einer Position entsprechend vorveranlagte Mitarbeiter fördert das Unternehmen zur Ausfüllung des Stellenprofils mit gezielten Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen. Es gilt, vorhandene Talente zu erkennen und gezielt hinsichtlich bestimmter Zielkompetenzen zu schulen, statt High-Professionals kostenintensiv von außen anzuwerben. Zusätzlich stehen in diesem Zusammenhang meist verschiedenste Analyseinstrumente zur Verfügung, um den Erfolg von Lern- und Weiterbildungsmaßnahmen nachvollziehen und evaluieren zu können. Die Mitarbeiterzufriedenheit soll durch individuelle Förderung steigen und eine langfristige Bindung qualifizierter Mitarbeiter an das Unternehmen nach sich ziehen.

Personalplanung

Der Begriff Personaleinsatzplanung beschreibt die Delegierung von geeigneten Mitarbeitern zu bestimmten Zeiten an die richtigen Arbeitsplätze oder Aufgaben. Hierzu gleicht die Software die individuellen Kompetenzen eines Mitarbeiters mit dem Tätigkeitsprofil einer Position ab und veranlasst dementsprechend den Arbeitseinsatz. Ohne die Verwendung einer Software erscheint dies angesichts zahlreicher Variablen, die dabei Berücksichtigung finden müssen, wie etwa flexibler Arbeitszeiten und variierender Auftragslage, kaum mehr zu bewerkstelligen. Das Repertoire einer Software erlaubt dabei die genaue Planung des Arbeitsanfalls und die Synchronisation mit verfügbaren Arbeitszeiten der Angestellten. Dabei sind stundenbezogene Dienst- und Schichtpläne problemlos erstellbar. Fehlzeiten aufgrund von Urlaub, Krankheit oder sonstigen Absenzgründen erfasst die Software ebenfalls zentral und bezieht diese bei der Erstellung von Plänen mit ein.

Die in HR-Software inkludierten Tools zur Personalplanung beschränken sich jedoch nicht allein auf den Einsatz von Angestellten, sondern erstrecken sich auch auf langfristige Personalbedarfsplanung angesichts von Prozessen wie Umstrukturierungen, Neueinrichtungen oder Vergrößerungen von Abteilungen, Beförderungen und Verschiebungen von Zuständigkeitsbereichen. Personalbedarf lässt sich frühzeitig erkennen und externe wie interne Recruiting-Maßnahmen rechtzeitig in strategisch sinnvoller Weise durchführen.

Employee-Self-Service-Funktionen

Die meisten HR-Softwares sehen vor, dass jeder Mitarbeiter des Unternehmens einen mit entsprechenden Zugriffsrechten ausgestatteten Mitarbeiterzugang erhält, über den er auf bestimmte Bereiche seiner Personalakte zugreift. Dort nimmt er Änderungen in den Stammdaten, der Anschrift, der Bankverbindung und der Kontaktdaten eigenständig vor, stellt Urlaubsanträge oder lädt Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen hoch.

Einige Softwares bieten darüber hinaus erweiterte Funktionen wie etwa die Möglichkeit, gezieltes Feedback von Vorgesetzten oder Teammitgliedern einzufordern, Weiterbildungsmaßnahmen zu beantragen, Schulungen zu buchen, Kursmaterialien in der Software zum E-Learning abzurufen oder intern Ansprüche für eine höhere Position anzumelden.

Dies sorgt für einen hohen Grad an Transparenz und kann Mitarbeiter durch die direkte Kommunikation klarer Zielvorgaben und qualifikationsgerechter Karrierewege motivieren. Die gesamte unternehmensinterne Kommunikation von Mitarbeitern und Vorgesetzten oder Mitarbeitern untereinander – auch verschiedener Niederlassungen oder verschiedener Standorte – ist über die Software zentralisierbar.

HR-Software Online Feedback
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Hat ein Mitarbeiter die Möglichkeit, gezielt Feedback von Vorgesetzten und Kollegen einzufordern, steigert dies die Motivation zur selbstständigen Optimierung der Performance.
Analyse- und Berichtsfunktionen

Mit einer modernen HR-Software sind zu nahezu allen im Programm hinterlegten Daten detaillierte Berichte und Diagramme erstellbar. In den meisten Fällen geschieht dies direkt aus dem jeweiligen Funktionsbereich heraus, selten ist ein separates Analyse- und Berichtszentrum in der Software eingerichtet. Anwender und entsprechend berechtigte Mitarbeiter des Unternehmens verfolgen auf diese Weise die Entwicklung kritischer und selbst definierbarer KPIs über beliebig definierbare Zeiträume.

Firmenanalyse auf Tablet
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Eine gute HR-Software kann nahezu jeden datenbasierten Aspekt analysieren und in grafischer Form darstellen.

Grafiken und Statistiken für jede erdenkliche Fragestellung exportieren Anwender regelhaft in verschiedenen Dateiformaten, sodass sie zur Erstellung von Präsentationen und Weiterverwendung in anderen Programmen bereitstehen.

Auch das Einrichten automatischer Erinnerungsmeldungen und die Erstellung von Listen zu neuen Mitarbeitern, Probezeiten, Vertragslaufzeiten oder anstehenden Geburtstagen sind direkt ohne weiteren Aufwand zu realisieren. Auswertungen und Kennzahlen sind die Grundlage jeglicher Form von Personalbedarfs- und Personaleinsatzplanungen. Mit einer Software erhält der Anwender einen fundierten Überblick darüber, wie beispielsweise saison- oder auftragsbedingt weiteres Personal anzuwerben ist.

Im Sinne einer mittel- und langfristigen Planung sind Auswertungen historischer Daten und die Erstellung von Zukunftsprognosen unerlässlich, um Verbesserungspotenziale zu ermitteln, Maßnahmen zur Optimierung einzuleiten und schließlich den Erfolg des gesamten Unternehmens zu steigern.

3. Vorteile einer HR-Software

Eine HR-Software trägt in sämtlichen Aspekten ihres Funktionsumfangs dazu bei, alle internen Prozesse zu systematisieren und zu automatisieren. Dies spart zum einen natürlich Zeit und Kosten, erhöht zum anderen simultan die Effektivität und Effizienz und sie fördert darüber hinaus durch die Einbindung verschiedenster Verantwortlicher und Abteilungen die unternehmensinterne Vernetzung sowie Teilhabe an Entscheidungsprozessen.

Am Beispiel des Recruitings wird dies besonders deutlich, wie im Folgenden anhand dreier zentraler Aspekte erläutert werden soll.

Spart Zeit – und Zeit ist Geld!

Ein entscheidender Vorteil, der sich einem Unternehmen bietet, welches eine gute HR-Software verwendet, ist eine enorme Zeitersparnis, konkret eine Ersparnis bei der Time-to-Hire. Zeitersparnis bedeutet im betriebswirtschaftlichen Verständnis natürlich auch gleichzeitig immer eine Kostenersparnis, denn in der Tat bestimmt diese Zeitspanne den wichtigsten finanziellen Faktor bei der Personalbeschaffung. Gehen zu wenige Bewerbungen ein oder benötigt deren Bearbeitung zu lang, akkumulieren sich Personalkosten.

Time-to-Hire

Als Time-to-Hire (Zeit für die Einstellung) bezeichnet der Personaler die Zeitspanne zwischen Stellenausschreibung und letztendlicher Einstellung eines Kandidaten.

Finden eingegangene Bewerbungen nicht schnell genug eine Antwort seitens des Unternehmens, entscheiden sich die Kandidaten für eine andere Option, wodurch dem Unternehmen mitunter wertvolle Mitarbeiter entgehen.

Die HR-Software verkürzt diese Zeitspanne zum einen beträchtlich, da sie die Bearbeitung der Bewerbungen beschleunigt und die Kommunikation mit den Bewerbern zentralisiert und automatisiert ermöglicht, zum anderen reduziert sie die Kosten, die für die Arbeitszeit des Personalsachbearbeiters anfallen würden. Gleichzeitig führt ein gutes Management immer auch zu einer Verbesserung des Images eines Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber: Kommuniziert das Unternehmen zuverlässig und zügig mit den Bewerbern und hält den Dialog vom Bewerbungseingang bis zur Entscheidungsfindung aufrecht, wirkt sich dies positiv auf die Attraktivität in der Außenwahrnehmung aus.

Das Designen und Erstellen von kreativen Stellenanzeigen im Corporate Design ist mit Hilfe einer HR-Software kein Problem, wodurch Kosten durch eine externe Werbe- oder Mediaagentur komplett entfallen.

Eine weitere signifikante Ersparnis ist in puncto Cost-per-Hire zu verzeichnen. Da sich diese Personalkostenkalkulation durch die Summe interner und externer Personalbeschaffungskosten dividiert durch die Anzahl freier Stellen in einer festgelegten Zeitspanne berechnet, führt auch hier der Einsatz einer HR-Software direkt zu erheblichen Einsparungen. So senkt diese beispielsweise die Inserierungskosten für Stellenausschreibungen mit der Multiposting-Funktion. Mit erfolgreichen Recruiting-Strategien durch Stellenausschreibung sinken auch die Ausgaben für externe Personaldienstleister.

Cost-per-Hire

Der Begriff beschreibt eine der wichtigsten Kennzahlen im Bereich der Personalbeschaffung. Als Cost-per-Hire bezeichnet der Personaler das Verhältnis der Einstellungskosten zu den zu besetzenden Stellen.

Erhöhen der Effizienz und Effektivität

Als Effizienz im Recruiting gilt das Verhältnis von eingehenden Bewerbungen zu daraus tatsächlich entstehenden Festanstellungen. Dieses Verhältnis beschreibt der aus dem Online-Marketing entlehnte Begriff der Conversion-Rate. Mittels einer HR-Software bestimmt das Unternehmen, wie effizient verschiedene Recruiting-Kanäle operieren und wie viele Anstellungen aus wie vielen Bewerbungen über einen Kanal resultieren. Zudem gibt die Conversion-Rate Aufschluss darüber, wie hoch die Reichweite einer Stellenausschreibung sein muss, um eine bestimmte Anzahl an Bewerbungseingängen zu verzeichnen. Demnach hilft die Software entscheidend dabei, die effizientesten Recruiting-Kanäle für ein Unternehmen zu bestimmen und so das Kosten-Ertrag-Verhältnis beständig und nachhaltig zu optimieren.

Hier ein Beispiel für eine Stellenanzeige, die zeitgleich in zwei verschiedenen Stellenportalen, Jobbörse A und Jobbörse B, geschaltet wurde.

KriteriumJobbörse AJobbörse B
Kosten pro Ausschreibung und Laufzeit999 Euro / 30 Tage1120 Euro / 60 Tage
Reichweite (Anzahl der Views)230440
Durchschnittliche Verweildauer der Besucher52 Sekunden41 Sekunden
Durchschnittliche Verweildauer der Besucher1323
Anzahl in Frage kommender Bewerber57

Die Tabelle zeigt ein Beispiel wichtiger Evaluierungsdaten für zwei für die gleiche Vakanz herangezogene Stellenbörsen. Die HR-Software sammelt diese Daten nicht nur, sondern wertet nach verschiedensten Gesichtspunkten aus, welcher Ausschreibungskanal für welche Art von Ausschreibung der geeignetste ist. Wer kann anhand dieser Daten eine Aussage treffen, ob Kanal A oder Kanal B der effizientere war? Eine HR-Software mit Evaluierungsfunktion kann es!

Steuern von Aktualität und Verfügbarkeit

HR-Software ermöglicht über die integrierten Multiposting-Tools die Veröffentlichung und Verwaltung von Stellenausschreibungen auf mehreren Online-Jobbörsen und sozialen Medien gleichzeitig. In digitaler Form sind Stellenannoncen mobil jederzeit jedem zugänglich und können von überall aufgerufen werden. Im Vergleich zu Printmedien erlaubt dies die Erschließung von Bewerbermärkten nicht nur überregional, sondern bundes- und sogar weltweit. Stellenanzeigen auf Online-Jobbörsen, in sozialen Medien und auf der Unternehmenshomepage sind im Gegensatz zu Print-Anzeigen in Zeitungen und Fachzeitschriften länger sichtbar und mittels einer HR-Software zudem je nach Bedarf einfach und schnell aktualisier- und anpassbar. Eingehende Bewerbungen registrieren in den Entscheidungsprozess eingebundene Personen sofort.

Nach den Konjunkturdaten des Wirtschaftsinstituts Wolfgang Witte für das erste Halbjahr 2017 entwickelt sich der HR-Softwaremarkt seit 2015 mit zweistelligen jährlichen Wachstumsraten und damit etwa doppelt so stark wie die Softwarebranche insgesamt. Der HR-Software-Markt ist ausgesprochen dynamisch und zeigt einige interessante Trends und aktuelle Entwicklungen.

Themen im Fokus

Personalverantwortliche vermuten, dass im Zuge der Digitalisierung und vor dem Hintergrund der hohen Nachfrage nach hochqualifizierten Fach- und Führungskräften die Personalthemen Arbeitgeberattraktivität, kontinuierliches Lernen und Qualifizierung sowie Optimierung von Recruiting-Prozessen noch mehr Bedeutung erhalten. Somit sehen sie eine HR-Software vor allem als Instrument zur Selbstoptimierung von Prozessen.

Nach Meinung von Experten der International School of Management (ISM) geht diese Entwicklung jedoch noch viel weiter. Ihrer Meinung nach liegen im Gebiet der digitalen Unternehmenstransformation zukünftige Schwerpunkte in den Bereichen Change-Management inklusive interner Kommunikation und Agenda-Setting, wozu auch die Begleitung des Kulturwandels und die Einführung von Kollaborationsplattformen zur virtuellen Führung zählen. Damit kommt einer HR-Software weit mehr Verantwortung zu, als bloße HR-interne Prozesse zu optimieren, sondern sie birgt das Potenzial, an der strategischen Entwicklung des gesamten Unternehmens mitzuwirken.

Der Markt der HR-Software wird sich den zukünftigen Entwicklungen anpassen. Personaler glauben, dass vor allem soziale Medien die größte Auswirkung auf ihre alltäglichen Arbeitsprozesse haben werden. Die Experten der ISM gehen zudem davon aus, dass Predictive People Analytics, also die digitale Auswertung und Analyse von Personaldaten, eine entscheidende Auswirkung auf die HR-Arbeit haben werden.

On-Premise-Lizenzkauf gegen Cloud- und SaaS-basierte Lösungen

Immer weitere Verbreitung finden Systeme, die nicht lokal installiert sind, sondern über eine Cloud betrieben werden. Viele herkömmliche Programme unterstützen nicht jedes Betriebssystem und sind nicht mit Linux, Windows oder Mac kompatibel. Zur Nutzung traditioneller Programme ist der Erwerb von Lizenzen für die Freischaltung bestimmter Funktionen nötig und der Anwender ist für die Aufrechterhaltung der Aktualität des Programmes durch regelmäßig zu installierende Updates verantwortlich.

SaaS-Syteme (Software-as-a Service-Systeme) sind der am stärksten wachsende Markt innerhalb der HR-Software-Lösungen. Sie sind von der ganzen Welt aus erreichbar und bieten den entscheidenden Vorteil, dass sie nur dann Kosten verursachen, wenn sie auch genutzt werden.

SaaS mit Frau
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SaaS-basierte Softwaremodelle ermöglichen allen Mitarbeitern die flexible Softwarenutzung auf verschiedenen Endgeräten.

Damit entfallen dauerhafte Investitionen in proprietäre Systeme. Dennoch beeinflusste das SaaS-Modell nach den HR-Konjunkturdaten des Wirtschaftsinstituts Wolfgang Witte den Lizenzverkauf nicht negativ – er legte im ersten Halbjahr 2017 sogar stark zu. Beide Lösungen, SaaS-Modell und On-Premise-Lizenzkauf-Variante, warten natürlich mit einigen Vorteilen auf, sind andererseits jedoch auch mit Nachteilen verbunden.

Vorteile und Nachteile von SaaS-/Cloud-Lösungen

Hier finden Interessenten kurz gegenübergestellt die wichtigsten Vor- und Nachteile von SaaS- oder cloudbasierten Softwarelösungen:

  • Flexibel
  • Keine Anforderungen an die unternehmensinterne IT-Infrastruktur
  • Keine Bindung an ein Betriebssystem
  • Immer auf dem neuesten Stand
  • Abhängigkeit vom Datenhosting des Anbieters oder von Drittunternehmen
  • Vertragsbindung
  • Regelmäßige Kosten
  • Erfordert konstante Internetverbindung
Vorteile und Nachteile des Softwareerwerbs durch On-Premise-Lizenzkauf

Ebenso wie SaaS- oder Cloud-Lösungen bringt natürlich auch die Variante des Softwareerwerbs durch den herkömmlichen On-Premise-Lizenzkauf einige Vor- und Nachteile mit sich:

  • Keine Vertragsbindung
  • Keine Folgekosten
  • Unabhängigkeit vom Anbieterunternehmen
  • Regelmäßige Updates selbst durchzuführen
  • Hohe Einrichtungskosten
  • Hohe Anforderungen an die unternehmensinterne IT- und Serverstruktur

Welche Variante für das eigene Unternehmen die bessere Lösung darstellt, muss jeder Interessent individuell abwägen und entscheiden. Obwohl beide Varianten hinsichtlich der Verkaufszahlen zulegen, geht der Trend deutlich hin zu Cloud- und SaaS-basierten Anwendungen, da die Globalisierung von Arbeitsprozessen nie dagewesene Datenhaltungs- und Arbeitsmechanismen erfordert.

HR goes mobile

Es ist ein klarer Trend feststellbar, dass sich zunehmend HR-relevante Aspekte in den mobilen Bereich verlagern. Das mobile Recruiting hat sich mit der One-Click-Bewerbung aus den sozialen Karrierenetzwerken über das Smartphone bereits im Funktionsumfang der HR-Softwares etabliert, zahlreiche Softwares wurden inzwischen durch Apps für Mitarbeiter und Bewerber ergänzt, die Software präsentiert sich mobile-optimiert im responsiven Design.

Doch der Trend wird damit nicht enden. HR-Software wird Unternehmen zunehmend dabei unterstützen müssen, Entwicklungen hin zu mobilen Anwendungen in den Bereichen Personalmarketing, Employer-Branding, Social-Media-Recruiting und Arbeitsalltag zu meistern.

Bewerberauswahl per Smartphone
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Die Zukunft des Recruitings und damit auch der HR-Software ist mobil.

5. Die Auswahl der richtigen HR-Software

Die Auswahl der richtigen HR-Software für ein Unternehmen ist nicht kurzfristig aus dem Bauch heraus zu tätigen, sondern will wohlüberlegt und bedacht sein. Hierbei stellen sich zahlreiche Fallstricke, die es zunächst zu überwinden gilt. Doch bereits in Deutschland gibt es inzwischen über 150 verschiedene Anbieter von HR-Programmen, die sich mehr oder weniger stark hinsichtlich ihres Funktionsumfanges und Aufbaus unterscheiden.

Komplizierte Marktlage

Interessenten merken schnell: Allein anhand der Angaben auf den Websites der verschiedenen Anbieter ist es kaum möglich, eine fundierte Auswahl zu treffen. Dies liegt zum einen daran, dass die meisten Anbieter ebenso wenig eine transparente Übersicht über den gesamten Funktionsumfang und die Kostenstruktur wie einen leicht zugänglichen Test-Zugang zur Verfügung stellen. Wer ein Produkt unverbindlich testen möchte, erhält dazu zwar bei zahlreichen Anbietern gegen Angabe der Kontaktdaten die Möglichkeit, doch erschweren hernach permanente Kontaktaufnahmeversuche seitens der Vertriebsmitarbeiter des Anbieterunternehmens eine objektive Auswahl. Ein weiteres Hindernis stellt die uneinheitliche Terminologie für bestimmte Features und Funktionen dar. Ein und dieselbe Funktion kann von unterschiedlichen Anbietern völlig verschieden bezeichnet werden. An dieser Stelle sei exemplarisch auf die Anwendung des Begriffes „Active-Sourcing“ verwiesen, welcher sich in den meisten Fällen auf die automatische Identifizierung geeigneter Kandidaten auf Karrierenetzwerken bezieht, manchmal aber auch nur die Auswahl geeigneter Kandidaten aus dem unternehmensinternen Talent-Pool impliziert.

Es gibt keine alleinige Ideallösung, die für jedes Unternehmen und jeden Bedarf optimal geeignet und uneingeschränkt zu empfehlen ist. Je nach Gegebenheiten des Kundenunternehmens, dessen Organisation seiner internen Prozesse und dem gewünschten Einsatzgebiet für die Softwarelösung gilt es, das individuell passende Produkt zu finden. Eine Firma, die nur wenige Angestellte beschäftigt, benötigt selbstverständlich ein anderes Programm als ein Unternehmen mit mehreren tausend Personalfällen, die möglicherweise noch unterschiedlichen Filialen und Tarifen zugeordnet sind. Wer mit der Anschaffung einer HR-Software liebäugelt, um Arbeitszeit und Kosten zu sparen, wird angesichts der schier undurchdringbaren Fülle teilweise intransparenter Angebote auf einem höchst dynamischen Markt schnell an seine Grenzen stoßen.

Bedarfsanalyse vorab

Worüber sich Unternehmen jedoch bereits vor einer tiefergehenden Recherche und vor einer langen, mitunter kostenintensiven Vertragsbindung an einen Anbieter im Klaren werden sollten, sind folgende Fragestellungen:

  • Welche Arbeitsschritte sind durch Automatisierung abzukürzen und damit hinsichtlich ihrer Kosten zu reduzieren?
  • Welche Prozesse soll das HR-System abbilden?
  • Welche Abteilungen und wie viele Mitarbeiter sollen die Software nutzen?
  • Eignen sich spezialisierte Insellösungen oder eine umfangreiche HR-Software?
  • Über welchen Zeitraum ist eine vertragliche Bindung zu welchen Kosten vertretbar?
  • Kommt eher ein Abonnement-Modell mit Miete der Software im SaaS-Modell über Cloud-Services oder eher ein Lizenzkauf On-Premise in Frage?
  • Inwieweit muss der Anbieter bei der Implementierung der Software Individualisierungswünsche umsetzen und wie lange darf dies maximal dauern?
  • Mit welchen anderen, schon in Anwendung befindlichen Softwares soll die HR-Software kompatibel sein?

Wurden bereits einer oder mehrere Anbieter ins Auge gefasst, lohnt es sich, folgende Fragen zu stellen:

  • Ist es ein Anbieter mit deutschem Serverstandort und deutschem Datenschutzstandard?
  • Folgt der Anbieter modernen Entwicklungen wie Mobile-Apps, One-Click-Bewerbungen für das Social-Media-Recruiting und bietet er Schnittstellen zu anderen Programmen?
  • Steht ein kompetenter Support mit guter Erreichbarkeit und kurzen Reaktionszeiten bereit?
  • Wie transparent präsentiert der Anbieter Funktionsumfang, Sicherheitsstandards und Konditionen?

So vergleichen wir

Um Unternehmen bei der Auswahl einer auf seine Bedürfnisse zugeschnittenen HR-Software zu unterstützen, haben wir vier Vergleichskategorien definiert, die jeder Interessent vor der Entscheidung für einen Softwareanbieter und dem Vertragsabschluss individuell nach eigener Schwerpunktsetzung gewichten kann.

Wichtig: Hierbei handelt es sich um einen Vergleich. In dieser Kategorie war es uns aus Gründen der Verfüg- und Machbarkeit nicht möglich, vollumfänglich selbst zu testen, weshalb wir unsere Bewertung sowie das Ranking auf der Grundlage einer Analyse online recherchierter Informationen, Experteneinschätzungen, Berichten von Testinstitutionen, Online-Reviews und Kundenerfahrungen erstellten.

Bei den Kategorien handelt es sich um „Funktionen“, „Benutzerfreundlichkeit“, „Sicherheit und Aktualität“ und „Preismodell und Service“. In jeder Kategorie haben wir für jedes der 15 Softwareprodukte zwischen 0.00 und 5.00 Punkten vergeben. Da die „Funktionen“ und „Benutzerfreundlichkeit“ für die Mehrzahl der Interessenten die wichtigsten Kriterien darstellen dürften, floss die erreichte Punktzahl mit unterschiedlicher Gewichtung in die Gesamtbewertung ein:

  • Funktionen: 40 Prozent
  • Benutzerfreundlichkeit: 30 Prozent
  • Sicherheit und Aktualität: 15 Prozent
  • Preismodell und Service: 15 Prozent

Innerhalb jeder Kategorie fließen die einzelnen Bewertungskriterien jeweils mit gleicher Gewichtung zur Errechnung der Kategoriepunktzahl ein. Ist ein Feature vorhanden, erzielt die jeweilige Software für dieses Bewertungskriterium 5.00 Punkte, ist es nicht vorhanden 0.00 Punkte, ist es kostenpflichtig zubuchbar 2.50 Punkte. Zahlenwerte und unsere Einschätzung bezüglich einzelner Bewertungskriterien der Benutzerfreundlichkeit übersetzten wir ebenfalls in eine Punkteskala von 0.00 bis 5.00 Punkten.

Je nach unternehmensspezifischer Präferenz einzelner Aspekte wie Funktionsumfang, Flexibilität in der Modulzusammensetzung, Nutzeranzahl, Datensicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Vertragskonditionen, können verschiedene Softwareprodukte besser oder weniger gut geeignet sein. Unser Vergleich bietet eine umfassende Kaufberatung. In den einzelnen Beschreibungen zu jedem Produkt stellen wir die einzelnen HR-Softwareprodukte mit ihren Vor- und Nachteilen ausführlich vor.

Funktionen

Unter diesem Bewertungskriterium betrachten wir den gebotenen Funktionsumfang einer HR-Software unter Berücksichtigung der angebotenen Module oder Programmbereiche. Eine Software, die wie eRecruiter oder Prescreen beispielsweise allein auf Bewerbermanagement- und E-Recruiting ausgelegt ist, erhält keine Negativwertung wegen der Absenz von Personalentwicklungsfunktionen. In diesem Fall beurteilen wir lediglich, inwieweit die Recruiting- und Bewerbermanagement-Funktionen im Vergleich zu entsprechenden Modulen oder Leistungspaketen anderer Softwareanbieter mithalten können. Daher bieten wir vorab die Information, welche Funktionsbereiche zum Basisumfang der Software zählen, ob andere Bereiche jeweils zubuchbar sind und auf wie viele Module oder Leistungspakete sich der insgesamt gebotene Funktionsumfang aufgliedert.

Insgesamt beurteilen wir dabei alle gängigen und inzwischen von mehreren Anbietern gebotenen Funktionen. Hierzu zählen im Bereich Recruiting und Bewerbermanagement unter anderem der Stellenausschreibungs-Editor, der Karrierepage-Editor, Multiposting-Optionen, Active-Sourcing, One-Click-Bewerbungsmöglichkeit über Social-Media-Netzwerke, Ausschreibungsevaluierung, Bewerberverwaltung, -beurteilung und -ranking.

Hinsichtlich der Personalverwaltung und -entwicklung sollten Funktionen wie eine zentralisierte Gehalts- und Lohnabrechung und Fehlzeiten-Planungstools ebenso vorhanden sein wie Möglichkeiten, die Mitarbeiter zu bewerten und evaluieren. Erhalten Mitarbeiter einen eigenen Zugang, peüfen wir, in welchem Umfang sie Employee-Self-Service-Funktionen in Anspruch nehmen können.

Daneben treten hier einige Funktionen, die der Automatisierung administrativer Prozesse oder der unternehmensinternen wie -externen Kommunikation zuträglich sind. Hierzu zählen personalisierbare Vorlageschreiben, ein CV-Parsing-Tool oder Erinnerungsfunktionen. Pluspunkte gibt es, sollte das Führen von Videointerviews direkt aus der Software heraus möglich sein.

Benutzerfreundlichkeit

Benutzerfreundlichkeit ist ein entscheidender Punkt, den Interessenten vor dem Kauf einer HR-Software nicht vernachlässigen sollten. Denn es geht um weit mehr als die bloße Optik von Benutzeroberfläche, Schaltflächen und Grafiken. Vielmehr lassen Design, Menüführung, Modernität und benutzerfreundliche Navigation erkennen, ob sich der Anbieter auf der Höhe der Zeit bewegt, mit den Herausforderungen im HR-Bereich vertraut ist, zukunftsorientiert denkt und innovative Ideen in seiner Software umsetzt. Eine unkomplizierte Konfiguration, die sich schnell und flexibel auf die Bedürfnisse des Kundenunternehmens einstellen lässt, zeugt davon, dass der Entwickler bestrebt ist, zukünftigen Entwicklungen und Anforderungen ebenso flexibel und innovativ zu begegnen.

Hinzu tritt ein ausgesprochen praktischer Aspekt: Je einfacher und intuitiver eine Software zu bedienen ist, desto weniger Zeitaufwand wird für Schulungen der Mitarbeiter für den Umgang mit der Software anfallen. In größeren Unternehmen kann dies eine immense Kostenersparnis bedeuten.

Genau unter diesem Gesichtspunkt größtmöglicher Kostenersparnis ist es entscheidend, bis zu welchem Grad sich mit der Software verschiedene administrative und repetitive Aspekte des HR-Aufgabenfeldes automatisieren lassen und zu welchem Grad und in welchen Bereichen die Software die Zusammenarbeit verschiedener Mitarbeiter und Abteilungen im Unternehmen ermöglicht oder sogar forciert.

Positiv in unsere Bewertung fließt natürlich ein, wenn eine breite Auswahl an Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung verschiedenster Elemente wie Stellenausschreibungen, Karrierepage, Benutzeroberfläche der Programmbereiche, Vorlageschreiben, Bewerberzugang oder Online-Bewerbungsformularen gegeben ist. Der Übersichtlichkeit und benutzerfreundlichen Navigation innerhalb einer Software ist es zuträglich, wenn der Anwender alle Funktionsbereiche zentral von einer Übersichtsseite oder einem Dashboard aus ansteuern kann. Besonders positiv ist es natürlich zu bewerten, wenn dieses Dashboard darüber hinaus mit individuell zusammenstellbaren Kurzübersichtselementen der verschiedenen Programmbereiche wie Task-Liste, Bewerbungseingangsliste, Bewerbungsstatistiken oder Terminkalender bestückbar ist.

Sollten eine oder mehrere Apps zur Nutzung existieren, beurteilen wir diese im Einzelnen selbstverständlich ebenso hinsichtlich Design und Benutzerfreundlichkeit. Sollte keine App geboten sein, so sollte sich doch zumindest die Software mobile-optimiert im responsiven Design präsentieren.

Das gesamte Programm mit allen Teilbereichen umfassende Suchfunktionen und bereichsinterne Filtermöglichkeiten sind ein wahrer Segen, um gezielt bestimmte Informationen oder Datengruppen aus der Masse der Mitarbeiter- und Bewerberdaten auffinden zu können. Gerade zur schnellen Ausgabe von Berichten und Analysen zu bestimmten Aspekten oder Fragestellungen ist es unerlässlich, zügig und unkompliziert auf gewünschte Inhalte dateiübergreifend Zugriff zu erlangen.

Gerade für größere, international aufgestellte Unternehmen ist es von enormer Wichtigkeit, ob die Software auch in der entsprechenden Landessprache zur Verfügung steht. Ist dies der Fall, ist ein kollaboratives Arbeiten mit der Software in verschiedenen Niederlassungen ohne Abstimmungsprobleme oder Verständnisschwierigkeiten gewährleistet. Zahlreiche Anbieter argumentieren, dass prinzipiell jedes Sprachpack nachträglich installiert werden könne, nur kommt es hierbei zum Ersten mitunter zu Bedeutungsverschiebungen in Übersetzungen, zum Zweiten zu erhöhter Wartezeit bei der Einrichtung des Programmes und zum Dritten zu gesteigerten Kosten, denn die Bereitstellung nicht standardisiert angebotener Sprachvarianten lassen sich die Anbieter meist einiges kosten.

Sicherheit und Aktualität

In dieser Bewertungskategorie werfen wir einen eingehenden Blick auf die Aspekte des Datenschutzes und der Sicherheit. Grade hinsichtlich personenbezogener Daten, wie es Bewerbungen und Personalakten sind, ist der deutsche Datenschutz äußerst streng. Es liegt also am Kundenunternehmen, vorab sicherzustellen, dass die Software der Wahl über die entsprechende Technologie verfügt, dem Datenschutz genügende Sicherheit zu gewährleisten. Unverständlicherweise geizen zahlreiche HR-Software-Anbieter gerade mit transparenten Angaben in diesem Bereich.

Achten sollte der Interessent auf die Einhaltung der Norm ISO/IEC 27001:2013, der international führenden Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme, sowie eine TÜV-Zertifizierung für datenschutzkonforme Cloud-Lösungen. Auch namenhafte Software-Anbieter können bisweilen nicht unter diesen Aspekten glänzen. Die Datenbank sollte zum Schutz vor äußeren Angriffen über eine entsprechende Verschlüsselung verfügen.

Bei einer Entscheidung zur Miete einer Software im Rahmen eines SaaS-Modells ist es wichtig, darauf zu achten, dass sich der Server, auf dem die Daten gehostet werden, an einem Standort innerhalb Deutschlands befindet. Zwar hosten die meisten Anbieter die Kundendaten auf eigenen Servern, doch sind dies bei weitem nicht alle. Es finden sich auch durchaus in Deutschland ansässige Anbieter, die die Kundendaten jedoch von einem Drittanbieter außerhalb Deutschlands hosten lassen. Datensicherheit nach deutschem Standard ist aber nur gewährleistet, wenn sich der Server auch tatsächlich in Deutschland befindet.

Äußerst wichtig für die Anwendung der Software im Unternehmen ist die Frage, wie viele Mitarbeiter in welchem Grad an Differenzierbarkeit Zugriffsrechte auf Daten erhalten können. Je genauer sich dezidierte Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für verschiedene Mitarbeiter vergeben lassen, desto eher ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter nur diejenigen Daten einsehen und bearbeiten kann, zu deren Einsicht und Modifizierung er auch berechtigt ist. Einige Softwares operieren hier mit der Vergabe von vordefinierten Rollen, besser ist jedoch die völlig flexible Definierbarkeit dezidierter Rechte für jeden Mitarbeiter individuell. Diese sollte zudem möglichst unkompliziert realisierbar sein.

Die Häufigkeit von Updates und Aktualisierungen ist für On-Premise-Kunden ebenso interessant wie für Mieter der Software in Form eines Cloud-Service. Ein Vorteil der SaaS-Variante ist natürlich, dass der Kunde immer sofort und unmittelbar von der neuesten Version einer Software profitiert, ohne sich selbst um Installationen und Wartung kümmern zu müssen. Solche Kunden profitieren demnach von sehr regelmäßigen bis stetigen Updates, da eventuelle Bugs, Datenlecks oder sonstige Probleme so direkt nach Meldung behoben werden können. Für On-Premise-Kunden hingegen sind zu häufige Updates ein Ärgernis, bedeutet es doch jedes Mal einen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand, bis jedes Endgerät mit der neuesten Version bestückt ist. In diesem Fall ist es wichtig, vorab nachzufragen, in welchem Turnus neue Versionen für On-Premise-Kunden erscheinen und ob diese tatsächlich in allen Fällen installiert werden müssen.

Preismodell und Service

Es ist tatsächlich augenfällig, dass einige Anbieter sehr transparent und nachvollziehbar öffentlich auf ihrer Webpräsenz ihre Konditionen und das Preis-Leistungs-Modell vorstellen, andere sich hingegen vollständig bedeckt halten und lediglich auf die Möglichkeit einer Anfrage verweisen. Dies beruht auf völlig unterschiedlichen Geschäftsmodellen und letztlich auch verschiedenen Zielgruppen, die die Anbieter mit ihrem Produkt erreichen möchten.

Bietet der Anbieter keinerlei Informationen zu Produktaufbau, Lizenzstruktur und Kosten, besteht für einen Interessenten lediglich die Möglichkeit, Angaben zu Firmengröße, konkretem Bedarf und Kontaktdaten zu hinterlassen. Ein Angebot erhält er in der Folge individuell auf seine Gegebenheiten angepasst in Abstimmung mit einem Vertriebsmitarbeiter des Softwareanbieters. Dies mag zwar die Intention absoluter Kundenorientierung und völliger Anpassbarkeit des Produktes auf die Bedürfnisse des Kundenunternehmens suggerieren, doch zeugt es schlichtweg von Intransparenz und verlangt dem Interessenten einen erheblichen Vertrauensvorschuss ab. Denn dieser muss zunächst seine Kontaktdaten preisgeben und sich hernach eingehend persönlich mit dem Verkaufsberater auseinandersetzen, obwohl er eigentlich vorab nur die wichtigsten Eckdaten in Erfahrung bringen wollte. Erhält er dann letztendlich ein individuelles Angebot, ist es ihm unmöglich, dieses in Relation zu anderen Lösungen des Anbieters zu setzen, und er wird sich im Falle einer Ablehnung mehr oder weniger gegenüber dem Kundenberater rechtfertigen müssen. Meist richten sich Softwareprodukte mit solch intransparenten Konditionen an größere mittelständische Unternehmen bis hin zur Konzerngröße, bei denen ohnehin eine enge persönliche Betreuung durch einen Kundenberater und umfassende Lösungen für viele Mitarbeiter gefragt sind.

Weitaus transparenter erscheint uns hingegen, wenn der Anbieter vollumfänglich Angaben zu Vertragskonditionen, Zahlungsweisen und -turnussen sowie sämtlichen Extrakosten angibt. Dem Interessenten bleibt hier die freie Entscheidung, ob er den Kontakt zum Anbieter suchen möchte oder er zunächst die Kosten mit jenen anderer Anbieter abgleichen möchte, bevor er einen Anbieter gezielt kontaktiert. Derartige Angebote richten sich meist an Startups bis große mittelständische Unternehmen, wobei ab einer gewissen Mitarbeiterzahl meist eine individuelle Kundenberatung und -betreuung nahegelegt wird.

Eine möglichst kurze Vertragslaufzeit mit kurzen Kündigungsfristen ist selbstverständlich wünschenswert und positiv zu bewerten. Eine kostenfreie Ersteinrichtung erbringt ebenfalls Pluspunkte. Die Preismodelle der verschiedenen Softwarefirmen staffeln sich entweder nach Funktionsumfang – mehr Funktionen führen zu einem höheren Preis –, nach Anzahl der Nutzerzugänge – je mehr Nutzer, desto teurer –, nach Anzahl aller Mitarbeiter des Unternehmens – je größer das Unternehmen, desto teurer die Software –, nach Kombinationen aus diesen drei Elementen oder aber rein nach der Anzahl der gebuchten Module, von denen jedes mit einem Festpreis versehen ist. Je transparenter sich dieses Modell bei einem Anbieter gestaltet und je besser kalkulierbar sich der letztendlich zu zahlende Betrag präsentiert, desto besser fällt unsere Bewertung unter diesem Aspekt aus.

Einige Anbieter stellen Interessenten eine kostenfreie Test-Version der Software für eine bestimmte Dauer gegen Angabe von Firmen- und Kontaktdaten zur Verfügung. Dies bewerten wir grundsätzlich positiv. Abstriche gibt es jedoch dann, wenn die Test-Version nur in Verbindung mit der Teilnahme an einem Webinar, nach einem persönlichen Beratungsgespräch, nur in stark eingeschränktem Funktionsumfang oder nur vollständig unfunktional zur Einsicht dargeboten wird. Einem unvoreingenommenen und objektiven Vergleich verschiedener Anbieter werden dadurch unnötig Steine in den Weg gelegt.

Guter Service ist beim Erwerb eines Programmes, das den Ablauf zentraler Prozesse im Unternehmen steuert, ein absolutes Muss. Im Ernstfall ist ein vielfältiges, kompetentes Supportangebot mit guter Erreichbarkeit und möglichst kurzer Reaktionszeit unersetzlich. Sollten unerwartet Probleme mit der Software oder Funktionsausfälle auftreten, bedeutet jede Minute unnötiger Wartezeit kostenintensive Handlungsunfähigkeit und eventuell sogar den Verlust des idealen Bewerbers. Eine oder mehrere Hotlines zu verschiedenen Anliegen, Online-Anfrageformulare zu verschiedenen Themen und ein E-Mail-Support sollten den Mindeststandard darstellen. Positiv bewerten wir zudem die Möglichkeit zum Live-Chat, unverbindliche Tutorials, Blogs oder FAQ-Bereiche zur Bedienung des Programmes selbst oder allgemeinen HR-relevanten Themenbereichen und Neuentwicklungen. Positiv fließt zudem ein, wenn der Hersteller Tutorials zur Verfügung stellt sowie kostenfreie Guided Tours oder Webinare, in denen Interessenten aus erster Hand die Funktionsweise der Software via Shared Sceen nahegebracht bekommen und sie direkt Fragen an den Verkaufsberater stellen können, anbietet.

Unser Tipp: Jeder Interessent tut gut daran, den Service vor Vertragsabschluss eingehend auf den Prüfstand zu stellen, denn bemüht man den Service im Ernstfall zum ersten Mal, ist es oft zu spät. In einer Umfrage des HR-Service-Report 2014 gaben 43 Prozent der Unternehmen an, bereits Probleme mit ihrer HR-Software aufgrund schlechter Serviceleistungen gehabt zu haben.