Zenkit

Jenny Gebel
Bereich:
Pro
  • Auswahl zwischen Liste, Kanban, Tabelle, Kalender und Mindmap
  • Filterfunktionen
  • Benutzerdefinierte Felder
  • Datenimport von Trello und Wunderlist
  • Teil des Zapier-Netzwerkes
Kontra
  • Nur auf Englisch
  • Keine wiederkehrenden Termine im Kalendermodus
  • Noch keine E-Mail-to-Collection-Funktion
Fazit Zenkit ist eine Projektmanagement-Plattform, welche die Zusammenarbeit von kleinen und großen Teams unterstützt. Sie überzeugt durch Flexibilität und Übersichtlichkeit. Vor allem der einfache Wechsel zwischen Liste, Kanban und Tabelle ist bei den Usern beliebt. Durch Datenimport erleichtert die Software den Umzug von ähnlichen Programmen.
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Zenkit Test

Funktionen

4,75 Pkt

Zenkit ist ein Tool, das Projektteams dabei unterstützen möchte, effizient zusammenzuarbeiten und Ziele zu erreichen. Das Angebot an Tools zur Strukturierung von Projekten und zur Steuerung der Teamarbeit ist immens.

Die Konkurrenz auf diesem Gebiet ist groß. Es drängt sich also die Frage auf: Wodurch hebt sich das deutsche Aufgabenplanungstool von namhaften Mitbewerbern wie Trello oder Asana ab?

Was kann Zenkit?

Das Organisieren von „items“ (Englisch für „Dinge“ oder „Artikel“) ist die Grundfunktion von Zenkit. Diese „items“ können alles Mögliche sein: Ideen, Aufgaben, Projekte und vieles mehr. Der User stellt sie in einer „collection“ (Sammlung) zusammen.

Zur visuellen Organisation dieser „Dinge“ stehen dem User verschiedene Ansichten oder Layouts zur Auswahl:

  • Liste
  • Kanban
  • Tabelle
  • Kalender
  • Mindmap

Für jede neue Sammlung sucht sich der User die Anordnung aus, die am besten zu den entsprechenden Daten passt. Ein Wechsel der Ansicht während der Nutzung ist ohne Probleme und – noch wichtiger - ohne Datenverlust möglich.

Zenkit Ansichtsmodi
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Zenkit organisiert Daten in verschiedenen Ansichten: von Kanban bis Mindmap.

Damit zeigt sich Zenkit flexibler als zum Beispiel der Konkurrent Trello, der standardmäßig nur mit dem Kanban-System arbeitet und Varianten, wie zum Beispiel die Kalenderansicht, nur als Bonus-Feature anbietet. Das beliebte Kanban-System ist jedoch auch bei Zenkit der Standard, wenn der User eine neue Sammlung anlegt und Daten importiert.

Was ist Kanban?

Kanban (japanisch für „Karte“ oder „Tafel“) ist eine Methode zur Produktionsprozesssteuerung, die auf Karten basiert. Seinen Ursprung hat das System in der japanischen Autoindustrie. In digitaler Form ist das System heute bei Software-Entwicklern und Projektteams sehr beliebt. Der User erstellt mit ihm Karten, auf die er verschiedene Informationen schreibt. Diese Karten können für Aufgaben, Ideen, Termine oder andere Dinge stehen. Auf einem Brett (Board) arrangiert der Nutzer sie nach Bedarf, zum Beispiel nach den Kategorien „To Do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“.

Mit der Tabellenansicht unterscheidet sich Zenkit von vielen anderen Anbietern. Hier gibt es einige clevere Funktionen. So lassen sich beispielsweise die Einträge bequem sortieren, etwa nach Alphabet, nach Label oder der Größe nach. Der User kann Summen ausrechnen lassen oder mit eigenen Formeln arbeiten.

Alle Infos, die ich in der Karte brauche

Eine weitere Besonderheit von Zenkit ist die Erstellung von benutzerdefinierten Feldern. In jeder Karte sind standardmäßig Angaben wie „Status“, „Fälligkeitstermin“, „Zugewiesene Mitarbeiter“ und „Beschreibung“ vorhanden. Bei Bedarf kann der User weitere Felder anlegen. Dabei hat er die Wahl aus einer Reihe von Feldtypen, unter anderem

  • „Text“
  • „Zahl“
  • „Link“
  • „Datum“
  • „Checkbox“
  • „Label“
  • „Formel“
  • oder „Verweis“ auf andere Zenkit-Sammlungen.
Zenkit - Eigene Felder erstellen
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Durch benutzerdefinierte Felder richtet sich der User die Datensammlung ein, die er benötigt.

Mit diesem Feature sticht Zenkit ebenfalls aus der Masse an Aufgaben-Planungstools heraus.

Integrationen & Verbindungen

Ob ein Aufgabenplanungstool ideal für die Teamarbeit ist, hängt auch davon ab, welche zusätzlichen Dienste der User integrieren kann. Hier besteht folgende Auswahl:

  • Datensammlung: Google Sheets, Evernote
  • Datenorganisation: Google Drive, Dropbox, Box
  • Kommunikation: GMail, Hipchat, Slack
  • Planung: Google Calendar, Trello, Asana
  • Marketing: SharpSpring

Ergänzend dazu ist das Programm ein Teil des Zapier-Netzwerkes. Dadurch kann der User auf weitere Anwendungen zugreifen und diese mit dem Aufgabenplanungstool verbinden.

Geplante Funktionen

Laut Angaben des Herstellers wird es in Kürze möglich sein, Gantt zu integrieren. Dies würde die Position von Zenkit als Projektmanagement-Tool verstärken. Es wäre wünschenswert, wenn der User dann auch Meilensteine definieren könnte. Eine E-Mail-to-Collection-Funktion soll ebenfalls dazukommen.

Usability

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Eine Registrierung ist selbstverständlich Voraussetzung für die Nutzung von Zenkit. Anmelden können sich Nutzer per E-Mail, über Facebook und Google Plus und sogar mit einem Trello-Account. Es besteht die Möglichkeit, Trello-Projekte gleich zu Zenkit umzuziehen. Das macht einen Umstieg sehr leicht.

Leicht ist auch die Löschung eines Accounts. Im Benutzerprofil lässt sich das Konto mit einem Klick und der Passworteingabe deaktivieren.

Die Benutzeroberfläche: Übersichtlich und clean

Die Startseite zeigt dem Neuling eine Beispiel-Collection und ein Einführungsvideo, das in 12 Minuten die wichtigsten Funktionen von Zenkit vorstellt – leider nur auf Englisch.

Die Benutzeroberfläche wirkt übersichtlich, modern und aufgeräumt. Zur Individualisierung gibt es eine Auswahl an Desktop-Hintergründen.

Die Menüs und Befehle verstecken sich hinter kleinen Icons und zeigen sich erst nach einem Mausklick. Links oben befinden sich das Navigationsmenü, der Button zur Homepage und die Suchleiste. In der rechten Ecke sind alle userbezogenen Features platziert, wie das Benutzerprofil, die Benachrichtigungen und das Aktivitäten-Protokoll.

Zenkit - Startseite
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Die Menüs sind hinter kleinen Icons in den Ecken versteckt. So bleibt das Dashboard übersichtlich.

Suchen & Filtern von Einträgen

Wenn man Zenkit eine Weile nutzt und mehrere Collections verwaltet, ist die globale Suchfunktion sehr hilfreich. Mit ihr durchsucht der Nutzer alle Sammlungen und gegebenenfalls auch archivierte Einträge nach dem jeweiligen Suchbegriff. Innerhalb einer Collection kann der User mit Filtern arbeiten, um relevante Daten und Einträge übersichtlich aufzurufen.

Zenkit erlaubt es, benutzerdefinierte Filter einzurichten. So kann der Anwender zum Beispiel alle Karten herausfiltern, die der Mitarbeiterin Jenny zugeordnet sind und das Statuslabel „In Arbeit“ tragen. Für eine spätere Wiederholung dieser Sortierung speichert der Anwender die Filterdaten ab.

Dank cleverer Filter findet der User auch in umfangreichen Collections schnell die gewünschten Infos.

Wofür kann ich Zenkit nutzen?

Damit neue User einen Eindruck von den Nutzungsmöglichkeiten des Aufgabenplanungstools erhalten, stellen die meisten Anbieter verschiedene Vorlagen zusammen. Zenkit offeriert insgesamt 20 Templates, unter anderem zu Themen wie Projektmanagement, CRM und Dokumentenmanagement. Die Muster zeigen, dass der User für ein Thema mit mehreren Sammlungen arbeiten kann, um so beispielsweise Projektfortschritt, Fristen und Kontaktdaten im Überblick zu behalten.

Zenkit - Templates
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Verschiedene Vorlagen zeigen die flexiblen Anwendungsmöglichkeiten von Zenkit.

Besonderheiten bei der Bedienung

Beim Kalendermodus fiel uns im Test auf, dass der User über das Datumsfeld die Uhrzeit oder die Dauer eines Events festlegen kann. Auch eine Erinnerung lässt sich aktivieren. Dadurch wird aus einem einfachen Item ein Termin. Leider lässt sich in den Settings keine Wiederholungsfrequenz (wöchentlich, jeden ersten Donnerstag im Monat oder Ähnliches) anlegen.

Wenn der User die Angaben in einem Datenfeld verändern möchte, kann er auf die Option „Bulk action“ (Massenaktion) zurückgreifen, so dass die Änderung in der gesamten Collection wirksam wird. Bei Labels funktioniert das Feature leider nicht komplett. Und auch die Anpassung des Fälligkeitsdatums lässt sich nicht einfach über diese automatische Funktion verändern. Ein bisschen Kreativität ist also gefordert, um mit den Bausteinen, die Zenkit liefert, das passende Management-Tool zu erstellen.

Zenkit - Bulk Actions
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Mit wenigen Klicks ändert der User die Feldeigenschaften für alle Items einer Sammlung.

Performance

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Zenkit ist als SaaS erhältlich. Der Zugang erfolgt also über das Internet. Eine Installation ist nicht erforderlich. Damit spielt das Betriebssystem des Rechners keine Rolle.

Für die Offline-Nutzung stehen Apps für Windows, macOS, Android, iOS und Linux bereit.

Preise und Leistungspakete

Das Projektmanagement-Tool möchte mit seiner Dienstleistung sowohl private Nutzer als auch gewerbliche User (Selbstständige und Freiberufler) beziehungsweise Unternehmen ansprechen. Dazu hat der Anbieter mehrere Leistungspakete mit unterschiedlichen Konditionen geschnürt.

LeistungspaketPersonalPlusBusiness
ZielgruppePrivatnutzerKleine TeamsKleine Unternehmen
Monatliche Kosten (pro User)Kostenfrei$ 9 (etwa 7,50 €)$ 29 (etwa 24 €)
Anzeahl der Items5.00050.0001.000.000
Speicherplatz3 GB6 GB200 GB
Anzahl der UserBis zu 5 UserBis zu 20 UserUnbegrenzt
Anzahl der TeamsBis zu 5 TeamsBis zu 20 Teams Unbegrenzt
Stand: April 2018

Für sehr große Unternehmen hat Zenkit außerdem ein Enterprise-Paket im Angebot, das von den Konditionen her optimal auf die Infrastruktur und den Bedarf der jeweiligen Firma angepasst wird.

Mit knapp 9 Dollar pro Monat für den Business-Tarif liegt Zenkit preislich in dem Rahmen, der branchenüblich ist. Genau wie die Mitbewerber Trello und Asana berechnet das Softwareunternehmen aus Karlsruhe den Tarif pro User.

Hilfe & Support

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Ein 12-minütiges Einführungsvideo gehört zu den „Begrüßungsgeschenken“, die Zenkit dem neuen User bereitstellt. Weitere Hilfen befinden sich im Benutzerbereich. Dazu zählen Videotutorials, eine umfangreiche Wissensdatenbank mit Suchfunktion, die App-Integrationen und ein Support-Chat. Falls kein Mitarbeiter online erreichbar ist, dann werden die Nachrichten als E-Mail gesendet. Die Wissensdatenbank enthält Begriffserklärungen sowie bebilderte Anleitungen für alle Funktionen und Einstelloptionen.

Ein kleines Manko: Alle Hilfen sind nur auf Englisch verfügbar. Dies passt allerdings zum Programm, das ebenfalls nur in einer englischen Sprachversion erhältlich ist.

Zenkit - Knowledge Base
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Die Wissensdatenbank bietet ausführliche Infos zu Funktionen und Nutzungsmöglichkeiten.

Eine Hotline ist nicht vorhanden. Allerdings reicht der Support über Video, Anleitungen und Chat/E-Mail auch aus. Business-Kunden erhalten einen Premium-Support und einen persönlichen Ansprechpartner.

Zusammenfassung

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Mit Zenkit hat das Karlsruher Unternehmen Axonic Informationssysteme eine Alternative zu Trello entwickelt. Das Projektmanagement-Tool hebt sich mit seiner flexiblen Gestaltung sowie durch verschiedene Ansichtsmodi und benutzerdefinierte Filteroptionen von der Konkurrenz ab. Die Anzahl an integrierbaren Diensten wie Google Drive oder Dropbox hält sich in Grenzen. Durch die Anbindung an das Zapier-Netzwerk lässt sich Zenkit mit weiteren Tools kombinieren, die eine Team-Zusammenarbeit unterstützen.

Die Grundfunktionen erschließen sich auch dem Einsteiger recht schnell. Wer direkt von Trello zu Zenkit wechselt, was durch die Login-Funktion und den Datenimport sehr einfach ist, sollte ohnehin kaum Schwierigkeiten haben, sich in das Programm hineinzufinden. Wenn es darum geht, mit Formeln in der Tabelle zu arbeiten, Formulare zu erstellen oder einzelne Items zu anderen in Bezug zu setzen, ist ein Blick in die verschiedenen Anleitungen und Tutorials hilfreich.

Ein paar kleine Usability-Mängel offenbart der Kalendermodus, wenn es um die Einrichtung von wiederkehrenden Terminen geht. Außerdem sollte der Benutzer keine Angst vor der englischen Sprache haben. Auf Deutsch ist Zenkit nämlich im Moment noch nicht verfügbar. Dies soll sich voraussichtlich im Juni 2018 ändern. Dann ist, laut Angaben des Anbieters, ein Release von mehreren Sprachversionen geplant. Auch die Kalender „Recurring Tasks“ für den Kalender möchte Zenkit noch in diesem Jahr ergänzen.

Mit diesen Ergänzungen ist die Projektmanagement-Software Zenkit ein empfehlenswertes Tool für die Aufgabenplanung und die Teamzusammenarbeit.