OmniFocus

Timm Hendrich
Pro Ausgereifte Funktionen, viele Sortierungs- und Filtermöglichkeiten.
Kontra Hoher Preis, Bedienung nicht immer effizient.
Fazit OmniFocus bietet eine klassische, benutzerfreundliche Aufgabenorganisation mit vielen praktischen Funktionen, die einige Verbesserungen zur Vorgängerversion aufweist.
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OmniFocus Details

Zusammenfassung

4,00 Pkt

OmniFocus ist ein Selbstmanagement-Programm des Entwicklers Omni Group. Die Oberfläche von OmniFocus ist universell für iOS konzipiert. OmniFocus unterstützt seine Nutzer auf effiziente Weise bei der Aufgabenverwaltung.

Welcher Methodik bedient dich OmniFocus?

Die Projektmanagment-Software bietet flexible Darstellungen, spontane Eingabe von Aufgaben und Standorterkennung von fast jedem Ort aus. Alle Dinge des täglichen Lebens lassen sich hiermit organisieren. Die Nachverfolgung ist nach Orten, Projekten oder Datum möglich. Alles Wichtige ist stets griffbereit, sei es eine Agenda, umzusetzende Aufgaben oder Einkaufslisten. Das der Software zu Grunde liegende Arbeitsprinzip beruht auf dem Schema GTD (Getting Things Done).

Getting Things Done (GTD)

Hierbei handelt es sich um eine Methode für das Selbstmanagement, die vom US-amerikanischen Autor David Allen entwickelt wurde. Sie soll ihren Anwendern ein effizientes Arbeiten frei von Belastung ermöglichen. Der gesamte Alltag eines Menschen soll dabei mittels Aufgabenlisten kontextbezogen erfasst werden. Alle Aufgaben werden dabei in einem einzigen Verwaltungssystem notiert und die Konzentration jeweils auf die Erledigung einer dieser Aufgaben gelenkt.

Nach dieser Methode strebt die Software an, ihrem Nutzer in einem linearen Schema die Bewältigung einer Aufgabe nach der nächsten zu ermöglichen. Der typische Arbeitsablauf mit OmniFocus gestaltet sich nach folgendem Schema:

  • Erstellung eines Projektes
  • Hinzufügen von einzelnen Aktionen, Aufgaben oder Tasks
  • Erstellung von Kontexten
  • Zuweisung von Kontexten
  • Überprüfung des Aktionsstatus
  • Filtern nach Perspektiven
  • Prüfung des Projektes
  • Synchronisierung der Daten mit iCalendar

Natürlich ist mit OmniFocus auch das Arbeiten ohne GTD möglich und es sind stattdessen andere methodische Ansätze damit umsetzbar. Insgesamt existieren drei verschiedene Möglichkeiten zur Strukturierung von Arbeitsabläufen:

  • Listen für Einzelaufgaben, zu denen weitere wie in ein Sammelbecken hinzugefügt werden können
  • Parallel ablaufende Projekte betreuen
  • Sequenziell ablaufende Projekte betreuen

Der Funktionsumfang

Die Daten stehen im Mittelpunkt, damit Ideen zügig und natürlich in die App hinein- und wieder herauskommen. Ihre Leistungsstärke reicht aus, um sie als eigenständige Anwendung zu nutzen. Sie ist über iCloud mit allen iOS-Geräten eines Anwenders kostenlos synchronisierbar. Das System wird sogar im inaktiven Modus synchronisiert. So stehen die Daten jederzeit zur Verfügung, wenn sie gebraucht werden. Aufgaben können in beliebig vielen Projekt-, Ordner, Aktions- und Gruppenebenen organisiert werden, um ständig einen guten Überblick zu gewährleisten. Auch die Zuweisung von Kontexten, die auf Personen, Arbeitsvermögen und Orten basieren, ist mit OmniFocus möglich.

Die Freigabeerweiterung ermöglicht die Erfassung von Inhalten anderer Apps über entsprechende Tasteneingabe. Erinnerungen können ebenfalls über eine neue Funktion erfasst werden. Darüber hinaus bietet für die Erfassung von Aktionen über E-Mail oder Siri die Anwendung Mail Drop. Fällige Objekte werden durch die 'Heute-Erweiterung' über die Mitteilungszentrale angezeigt. Auch das Hinzufügen von Audio- und Fotoanhängen ist mit OmniFocus möglich. Auf der Seitenleiste und auf der Startseite wird eine Vorschau der Aufgaben und Ereignisse der nächsten Tage angezeigt. Der Nutzer hat die Möglichkeit, die fälligen Objekte mit dem iOS-Kalender abzugleichen.

Der Nutzer kann mit OmniFocus bequem Aufgaben und Tasks mit der Funktion „Zurückstellungsdatum“ auf ein bestimmtes Startdatum zurückstellen. Auch das Fälligkeitsdatum ist flexibel einstellbar und an den aktuellen Bearbeitungsstand anderer Projekte anpassbar. Jede Aufgabe und jedes Projekt erscheint zum gewünschten Zeitpunkt automatisch und unauffällig in der Aufgabenliste, ohne dass ständige Erinnerungen oder Warnhinweise über das beginnende Projekt den Arbeitsfluss stören würden. Dies kommt vor allem auch der automatischen Organisation zugute, durch die das Programm leise und unaufdringlich operiert, ohne den Nutzer in Stress oder Termindruck zu versetzen.

Filterfunktionen ermöglichen das Einblenden gezielt nur zu einem bestimmten Tag fälliger oder zurückgestellter Aufgaben und Projekte. Die Filter sind beispielsweise nach Kontext oder nach Projekten einsetzbar.

Hinsichtlich der Möglichkeit, Prioritätsstufen vergeben zu können, zeigt sich OmniFocus puristisch: Ein Projekt ist entweder als normal oder als wichtig einstufbar, allerdings lassen sich über die Funktion „Kontext“ benutzerdefinierte Prioritätsstufen hinzufügen.

Eine Funktion für das Review und Preview von Aufgaben enthält die Software ebenfalls. Diese Vorschau oder Rückschau auf anstehende und bereits erledigte Aufgaben definiert der Nutzer nach frei definierbaren Zeitabständen oder anhand vorgegebener Periodisierungsmöglichkeiten.

Nutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit

Die Benutzeroberfläche macht einen modernen, hellen und angenehmen Eindruck. Zwar wirkt die Oberfläche einerseits gut strukturiert und aufgeräumt, allerdings sorgt die schiere Fülle von Funktionen und Funktionsbereichen vor allem bei erstmaligen Nutzern schnell für Verwirrung, sodass einige Zeit zur Einarbeitung in die Bedienung und Nutzung des Programmes eingeplant werden muss. Die Ordner- und Projektstruktur ist allerdings völlig flexibel und frei konfigurierbar, was der Individualisierbarkeit der Oberfläche ausgesprochen zuträglich ist.

Fazit der Redaktion

Für professionelle Anwender hält OmniFocus einen umfassenden Funktionsumfang bereit, der sowohl für die Aufgabenverwaltung als auch für das Projektmanagement kaum Wünsche offen lässt. Schwächen zeigt die Software jedoch, wenn es um die Arbeit im Team geht. Hinsichtlich der Bedienbarkeit wäre eine etwas einfachere und intuitivere Handhabung wünschenswert, denn ohne eine zeitaufwändige Einarbeitung in die Bedienung und in den Funktionsumfang ist die App nicht vollumfänglich ohne Weiteres nutzbar. Positiv entgegenhalten muss man dem hingegen, dass die Benutzeroberfläche in höchstem Maße individualisierbar und auf die Bedürfnisse des jeweiligen Nutzers anpassbar ist.

OmniFocus bietet seinen Nutzern Aufgabenmanagement für iOS auf höchstem Niveau. Allerdings hat dies auch seinen Preis.