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jacando bietet mit zwei ihrer vier Produktwelten, jacando HR und jacando Time, fünf Softwaremodule, die zusammen den kompletten Bedarf jeder HR-Abteilung abdecken.
Der Schweizer Cloud-Software-Anbieter Jacando AG bietet HR-Softwarelösungen für alle Sparten. Diese sind:
Die Programme sind für sich selbst vollständig funktional und somit als Insellösungen einzeln buchbar. Andererseits sind sie auch als modulare Bestandteile zu verstehen, die sich flexibel zu einer umfassenden HR-Software-Lösung zusammenstellen lassen.
Die besten HR-Programme im Vergleich
Der Hersteller bezeichnet sein Produkt jacando Match als „intelligenten Matchmaking-Service“. Im Wesentlichen handelt es sich um eine E-Recruiting-Software mit großem Funktionsumfang:
Diese Funktion umfasst die Verwaltung eingehender Bewerbungen, die Bewertung der Bewerber für eine Position von verschiedenen Verantwortlichen in einem kollaborativen Prozess, die Versendung von Einladungen zum Vorstellungsgespräch direkt aus dem Programm mittels entsprechender Vorlagen, die Zustellung von (Sammel-)Absagen sowie die Weiterleitung von Lebensläufen und digitalen Bewerberakten an Vorgesetzte.
In eine einfache Maske lassen sich Layout, Design und Text der Stellenausschreibung eingeben. Die Software zaubert daraus selbstständig ein ansprechendes Stelleninserat im Sinne der Corporate Identity des Unternehmens. Das Erstellen von ansprechenden Stellenausschreibungen ist somit auch Mitarbeitern ohne entsprechende Vorkenntnisse möglich.
Direkt aus jacando heraus wird die Stellenausschreibung auf über 300 Stellenportalen in 130 verschiedenen Ländern zu rabattierten Konditionen publiziert. Zusätzlich sind Schnittstellen eingerichtet, über die weitere Multiposting-Kanäle unbegrenzt anbindbar sind.
Eingegangene Bewerbungen werden automatisch gemäß frei definierbaren Anforderungen analysiert und nach Ampelsystem bewertet. Die Software empfiehlt dem Personaler auf diese Weise gezielt die geeignetsten Kandidaten für das jeweilige Anforderungsprofil.
Die Funktion ermöglicht den Lebenslaufdatenimport aus Xing oder LinkedIn mit einem Klick oder alternativ ein einfaches Hochladen von Dateien, die das Programm danach automatisch ausliest und in ein Online-Formular überträgt. Dies erspart dem Bewerber Zeit beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars und liefert dem Personaler standardisiert strukturierte Informationen.
Flexibel kann ein individuell gestaltbarer Persönlichkeitstest in den Online-Bewerbungsprozess eingebunden werden, um Soft-Skills zu prüfen. Bewerber durchlaufen das Assessment über ihren Bewerberzugang und der Personaler kann die Antworten der Kandidaten direkt einsehen.
Für eine Position nicht berücksichtigte Bewerber speichert das Programm auf deren Wunsch im Talent-Pool. Neue Stellenprofile gleicht das Tool mit den Qualifikationsprofilen der Kandidaten im Talent-Pool abg, sodass eine Ausschreibung im Idealfall gar nicht erst erfolgen muss.
Der Nutzer entwirft mithilfe zahlreicher Gestaltungstools seine eigene Karriereseite im Sinne der Corporate Identity und integriert diese mittels iFrame oder Link in die Unternehmenswebsite. Formulare und Bewerbungsschritte definiert der Anwender flexibel selbst.
Bei Eingang neuer Bewerbungen oder internen Feedbacks erhalten all jene Mitarbeiter des Unternehmens eine Benachrichtigung, die in das jeweilige Stellenbesetzungsverfahren eingebunden wurden. Auf diese Weise unterstützt die Software eine möglichst zeitnahe Bearbeitung der Bewerbungen.
Mit einem Mausklick fügen Nutzer Entscheidungsbefugte und Mitspracheberechtigte zum Entscheidungsprozess hinzu. Sie erhalten Benachrichtigungen, sobald eine Bewerbung in diesem Stellenbesetzungsverfahren eingeht oder ein anderer Bearbeiter eine Bewertung oder einen Kommentar zum Bewerber verfasst hat, und nehmen dann ihrerseits eine Evaluierung des Bewerbers vor.
Die integrierten Reportingfunktionen liefern zahlreiche valide Informationen wie die Besucher- oder Bewerberanzahl auf eine Stellenausschreibung und analysieren tiefergehend das Bewerberverhalten. Langfristig lässt sich die Recruiting-Strategie mit dieser Vorgehensweise optimieren, da der Personaler erkennt, welcher Veröffentlichungskanal sich für bestimmte Stellenprofile am meisten rentiert und die höchste Conversion-Rate liefert.
Die Software jacando Admin stellt eine Lösung zur internen Personalverwaltung dar. Die Funktionen sind umfassend:
Es gibt die Unternehmensstruktur in allen Hierarchieebenen wieder – abteilungs- und standortübergreifend. Rekrutierte Bewerber sind mit einem Klick eingegliedert. Das Organigramm ist mit der Personalakte des Mitarbeiters verknüpft. Mittels Drag-and-drop ändert der Personaler die Hierarchieebene eines Mitarbeiters im Nu.
Alle relevanten Informationen der Mitarbeiter, die Stammdaten, stellt eine übersichtliche Ansicht dar. Dort erhält der Personaler direkten Zugriff auf Kontaktdaten, Arbeitsverträge, Werdegang, Gehaltsdaten und viele weitere Informationen zu jedem Mitarbeiter. Für zusätzliche Übersicht sorgt die Option, Personalakten unterschiedlich zu gestalten.
Krankheits- und Urlaubszeiten sowie Geschäftsreisen erfasst jacando zentral. Im Mitarbeiterzugang trägt jeder Mitarbeiter gewünschte Urlaubszeiten ein, welche die Personalabteilung dann als Antrag bearbeitet. Personaleinsatzplanung ist so zentral in einem Kalender möglich.
Die Kommunikation unter Mitarbeitern ist in der Software vollumfänglich möglich. Nachrichten und Dokumentanhänge versenden Nutzer zeitgleich an mehrere Kollegen aus der Mitarbeiterübersicht. Somit vernetzt die Software alle Mitarbeiter eines Unternehmens – auch standortübergreifend – durch eine datensichere, interne Chatfunktion.
Die Software verfügt über einen Vertragsgenerator, mit dem Nutzer Arbeitsverträge nahezu vollautomatisiert erstellen, in die Personalakte überführen und als PDF-Datei ausgeben. Entsprechende Templates mit Vorlagen sind im Programm in breiter Varietät vorhanden und können mit einem Minimum an Überarbeitungsaufwand angepasst werden.
Bei jeder Änderung eines Personalstatus erteilt das System eine Benachrichtigung. Hat ein Mitarbeiter eine Weiterbildungsmaßnahme absolviert oder wird er befördert, scheidet jemand aus dem Unternehmen aus oder tritt ein neuer Mitarbeiter ein, dann benachrichtigt die Software automatisch die zur Einsicht berechtigten Nutzer.
Die Reporting-Funktionen sind unabhängig vom erworbenen Produkt für alle vier jacando-Module übergreifend verfügbar. Nahezu jede beliebige Kennzahl oder Mitarbeiterinformation wertet die Suite mit den Reporting-Tools statistisch aus und stellt sie tabellarisch beziehungsweise grafisch dar.
Gehen Mitarbeiter auf Dienstreise, verwalten sie die Kosten direkt über jacando Admin, wobei sie auch Belege einscannen und sie über das Tool dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorlegen. Dies spart erheblich an Zeit und Verwaltungsaufwand.
jacando Admin begleitet neue Mitarbeiter des Unternehmens bei ihrer Eingliederung ins Unternehmen. Im Tool sind für jeden Mitarbeiter Einarbeitungsziele und wichtige Dokumente individuell hinterlegbar. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, stellt jacando sicher, dass keine wichtigen Schritte des Ausgliederungsprozesses vergessen werden.
jacando Talent ist eine Software zum Talent-Management, also zur Personalentwicklung. Dementsprechend gestaltet sich der verfügbare Funktionsumfang:
Vollständig individuell anpassbare Fragebögen ermöglichen die Erhebung strukturierten Mitarbeiter-Feedbacks auf persönlicher oder Unternehmensebene. Die Meinung der Mitarbeiter fließt so in die Entscheidungsprozesse ein. Fragebögen dienen auch als Grundlage für Personalgespräche.
Das gesammelte Feedback von Mitarbeitern hilft, Stärken und Schwächen der internen Organisation aufzudecken. Mitarbeiter hingegen erhalten Rückmeldung, welche Entwicklungsmöglichkeiten für ihre Fähigkeiten und Kompetenzen bestehen.
Ziele auf persönlicher Ebene bis hin zu Unternehmenszielen hält jacando Talent fest. Die Personalakte hinterlegt die Resultate eines persönlichen Austausches zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem. Dabei wird jeder Zeitabschnitt dokumentiert, sodass die Akte auch periodische Entwicklungen verzeichnet.
Hier bucht der Personaler Schulungen für die Mitarbeiter und informiert sich über geeignete, dem aktuellen Bedarf entsprechende Weiterbildungen. Zentral über eine Plattform identifiziert der Nutzer Weiterbildungsbedarf in einem bestimmten Aspekt, informiert sich über geeignete Schulungsangebote, lädt die betreffenden Mitarbeiter zur Teilnahme ein und bucht die Seminarplätze.
Das Talentprofil ist die digitale Form der Mitarbeiterakte, die alle wichtigen Informationen zu jedem Mitarbeiter enthält. Hier laufen alle Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen und Mitarbeiterfeedbacks zusammen und stehen zur Auswertung bereit. Individuelle Fortbildungslücken sind sofort erkenn- und somit behebbar. Erreicht ein Mitarbeiter einen vorab definierten Meilenstein in seiner Entwicklung, bildet jacando Talent dies mit unterschiedlichen Performance-Management-Modellen ab.
Die Feedback-Funktion ermöglicht es den Personalverantwortlichen und Vorgesetzten, Meinungen der Mitarbeiter einzuholen und so die Stärken und Schwächen der Organisation zu erkennen. Im Gegenzug erhalten Mitarbeiter individuelles und gezieltes Feedback, in welche Richtung sie sich gemäß ihrer Fähigkeiten und Kompetenzen im Unternehmen entwickeln können.
Das Tool erlaubt eine umfassende und individuelle Analyse der Kompetenzen eines jeden Mitarbeiters. Hierfür entwirft das Tool entsprechende Fragebögen, die den Mitarbeitern direkt über das System zugespielt und zur Ausfüllung vorgelegt werden.
Der Talent-Pool ist ein virtuelles Datensammlungsbecken, in dem sich alle Informationen zu aktuellen Mitarbeitern des Unternehmens befinden. Intern freie Stellenprofile gleicht jacando automatisch mit den Daten eines jeden Mitarbeiters ab und empfiehlt so gegebenenfalls gezielt infrage kommende Kandidaten für interne Stellenbesetzungen.
jacando Time ist ein Tool zur internen Zeit- und Leistungserfassung. Für jeden Mitarbeiter legt der Verantwortliche das individuell zu leistende Arbeitspensum fest, die er hernach über das Tool zur Zeiterfassung rückverfolgen kann. Der Mitarbeiter gibt Pausen, Sitzungen und den Abschluss von Arbeitsschritten mit einem Klick ein. Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit, ihre Arbeitsstunden zu überprüfen und dem Vorgesetzen zur Genehmigung vorzulegen. Für projektbezogene Arbeit lassen sich mehrere Mitarbeiter einem Projekt zuordnen und ihrer Arbeitszeit am Projekt planen und nachverfolgen.
Die Kombination und das Zusammenspiel der verschiedenen Module funktionieren harmonisch und wirken wie aus einem Guss, wozu auch das einheitliche Design einen großen Teil beiträgt. Die verschiedenen Zugänge für die Nutzergruppen „HR-Mitarbeiter“, „sonstige Mitarbeiter“ und „Bewerber“ greifen sinnvoll und fließend ineinander, was der unternehmensinternen Kommunikation und Kollaboration zwischen Fachbereichen und Vorgesetzten ausgesprochen zuträglich ist. Der gesamte Workflow wird zentral gesteuert, die HR-Arbeit für alle Unternehmensbereiche und Bewerber transparenter und die Effizienz durch Rationalisierung und Zentralisierung aller Prozesse gesteigert.
Das Zusammenspiel verschiedener Funktionsbereiche hilft, jede Herausforderung im Unternehmensalltag zu meistern. So greifen Unternehmensorganigramm, Matchmaking-Tool, digitale Personalakte und Bewertungsfunktion ineinander, wenn es um die Identifikation geeigneter interner Kandidaten für die Nachfolgeplanung geht. Mit dem Talentforderungsmanagement visieren Personaler leicht und vorausschauend zusätzlich notwendige Weiterbildungsmaßnahmen an. Systematisierung unternehmensinterner Prozesse ist also ein zentrales Argument für die Anwendung der jacando-Softwareprodukte.
Für eine gute Candidate-Experience sorgen ein Bewerberportal im Corporate Design, einfache Bewerbungsuploads inklusive der Möglichkeit zur One-Click-Bewerbung, Statusanzeigen des Bewerbungsprozess-Fortschritts und eine zügige Kommunikation mittels entsprechender Vorlagen.
Da die Nutzeranzahl unbegrenzt ist, erhält jeder Mitarbeiter problemlos einen eigenen Zugang, über den er die Employee-Self-Service-Funktionen nutzen kann. Die integrierte Suchfunktion erlaubt den schnellen und einfachen Zugang zu Personalakten. Alle Personal- und Bewerberinformationen lassen sich nach Kompetenzen, Namen, Position, Anstellungsverhältnis oder ähnlichen Kriterien filtern.
Die Startseite der Benutzeroberfläche ist individualisierbar. Insgesamt besticht jacando durch eine übersichtliche, aufgeräumte Benutzeroberfläche in allen Programmbereichen und eine selbsterklärende und intuitive Bedienbarkeit. Leichte Navigation, übersichtliche Menüführung, farbige Elemente und Fotodarstellungen der Mitarbeiter und Bewerber auch in der Übersicht machen die tägliche Arbeit mit dem Programm zum Vergnügen.
jacando offenbart einen enorm hohen Grad der Automatisierung durch das Matchmaking-Tool, flexibel anpassbare Mailvorlagen und Sammelschreiben, Employee-Self-Service-Funktionen, zentralisierte Kommunikation mit Serienmails oder den Vertragsgenerator. Eine große Flexibilität zeigt die Software hinsichtlich der Definition von Matching-Kriterien und KPIs sowie der individuellen Ausgestaltungsmöglichkeit des Bewerbungsformulars und der Bewerbungsschritte.
Die Software ist in den elf Sprachen - unter anderem Deutsch, Englisch, Spanisch, Italienisch, Französisch, Schwedisch und Ungarisch - verfügbar. Sie eignet sich also auch für den Einsatz in international aufgestellten Unternehmen.
Relevante Informationen hinsichtlich des Datenschutzes und der IT-Sicherheit liefert die jacando AG auf der Homepage. Die Jacando AG speichert alle Kundendaten auf Servern der Europäischen Union beziehungsweise der Schweiz. Server sind mittlerweile auch in Deutschland, nämlich in Frankfurt verfügbar. Für Schweizer Kunden gibt es die SwissCloud mit Serverstandort in Zürich. Alle Server sind zertifiziert nach der Norm ISO/IEC 27001 und garantieren damit die gängigen Standards bezüglich Qualität und Sicherheit. jacando ist DSGVO-konform.
Regelmäßige Updates für die cloudbasierte Software sind im Mietpreis inbegriffen. Nutzer profitieren unmittelbar von den automatisch installierten Updates. Ohne Zutun stehen alle Erweiterungen und neue Funktionen zur Verfügung.
Zugriffs- und Bearbeitungsrechte sind flexibel zuteilbar. Mitarbeiter erhalten einen eigenen Zugang zur Bedienung der Employee-Self-Service-Funktionen und Bearbeitung der eigenen Stammdaten. Auch die programminterne Suche ist mit flexiblen Lese- und Schreibrechten versehen.
Die vier Softwarelösungen sind jeweils einzeln oder in flexibler Kombination miteinander buchbar. Die Preise für die Bewerbermanagement- und Recruiting-Software jacando Match staffeln sich allein nach Anzahl der ausschreibbaren Vakanzen. Die Größe des Unternehmens und die Mitarbeiterzahl spielen ebenso wenig eine Rolle wie die Anzahl an Nutzerzugängen, und auch der Funktionsumfang bleibt in jeder Preisstufe komplett:
| Anzahl der Vakanzen | jacando Match (Euro pro Monat) |
|---|---|
| 10 | 150,00 |
| 25 | 350,00 |
| 50 | 600,00 |
| 100 | 1.050,00 |
| 250 | 2.250,00 |
| > 250 | Auf Anfrage |
Die monatlich anfallenden Mietpreise für Produkte jacando Admin, jacando Talent und jacando Time richten sich dagegen allein nach der Mitarbeiteranzahl des Unternehmens. Es gibt also keine verschiedenen Paketgrößen unterschiedlichen Funktions- oder Serviceumfangs:
| Mitarbeiterzahl | jacando Admin (Euro pro Monat) | jacando Talent (Euro pro Monat) |
|---|---|---|
| < 25 | 70,00 | 70,00 |
| 25–50 | 135,00 | 135,00 |
| 50–75 | 200,00 | 200,00 |
| 75–100 | 250,00 | 250,00 |
| 100–150 | 360,00 | 360,00 |
| 150–200 | 480,00 | 480,00 |
| 200–250 | 750,00 | 750,00 |
| 250–300 | 675,00 | 675,00 |
| 300–400 | 900,00 | 900,00 |
| 400–500 | 1.100,00 | 1.100,00 |
| 500–600 | 1.300,00 | 1.300,00 |
| 600–700 | 1.500,00 | 1.500,00 |
| 700–800 | 1.700,00 | 1.700,00 |
| 800–900 | 1.900,00 | 1.900,00 |
| 900–1.000 | 2.100,00 | 2.100,00 |
| 1.000–1.250 | 2.500,00 | 2.500,00 |
| 1.250–1.500 | 3.000,00 | 3.000,00 |
| 1.500–1.750 | 3.500,00 | 3.500,00 |
| 1.750–2.000 | 4.000,00 | 4.000,00 |
| 2.000–2.250 | 4.500,00 | 4.500,00 |
| 2.250–2.500 | 5.000,00 | 5.000,00 |
| >2.500 | auf Anfrage | auf Anfrage |
Bei der Buchung von zwei Produkten gewährt der Anbieter einen Rabatt von zehn Prozent auf den addierten Gesamtpreis, bei der Buchung von drei oder vier Produkten 20 Prozent. Die Lösung der vier individuell in der Größenordnung variabel kombinierbaren Module finden wir ebenso simpel wie genial und kundenorientiert. Auf diese Weise können auch größere Unternehmen bedarfsabhängig ein kleineres Stellenausschreibungskontingent oder kleinere Unternehmen bei absehbar großem Personalbedarf ein entsprechend umfangreicheres Stellenausschreibungskontingent in jacando Match buchen. Auf der Homepage befindet sich ein einfach zu bedienender Preisrechner, mit dem sich der Monats- und Jahresmietpreis direkt ermitteln lässt.
Üblicher sind die Jahresmiete und -zahlung, da die Mindestvertragslaufzeit ohnehin zwölf Monate beträgt. Wird der Vertrag nicht bis spätestens zwei Monate vor Ablauf der Laufzeit gekündigt, verlängert er sich stillschweigend um weitere zwölf Monate. Bei der Ersteinrichtung fällt allerdings einmalig eine Gebühr an.
Ein Rechenbeispiel: Ein Unternehmen mit 75 Mitarbeitern möchte alle vier Softwareprodukte anmieten und kann absehen, dass es im folgenden Kalenderjahr stark wachsen und somit 40 bis 50 Stellenausschreibungen auf den Weg bringen möchte. Dies sind vermutlich mehr als 10 gleichzeitig zu betreuende Bewerbungsverfahren pro Monat. Damit ergibt sich folgender Gesamtpreis:
Alle Kunden profitieren vom so genannten „A+ Support“. Dieser beinhaltet die Möglichkeit, Fragen oder Probleme per Chat, E-Mail oder Service-Hotline an den Kundenservice zu richten.
Gut gefällt uns der auf der Website des Herstellers implementierte Blog, in dem Neuerungen bezüglich des Unternehmens, der Software oder der gesamten Recruiting- und HR-Branche in Form von kurzen Artikeln mit Besuchern geteilt werden.
Interessenten steht die Möglichkeit offen, nach Angabe der Firmendaten und einer E-Mail-Adresse je eine vollumfänglich funktionsfähige, kostenlose Testversion der vier Produkte für die Dauer von 14 Tagen freischalten zu lassen. Des Weiteren steht es Interessenten offen, eine Live-Demo zu einem Wunschtermin anzufragen, welche die Funktionen der Produkte ausführlich vorstellt.
Die Website des Anbieters ist umfassend und präsentiert den Funktionsumfang aller Produkte in ansprechender Weise anhand kurzer Erklärungen und Screenshots. Bei Fragen steht ein Live Chat zur Verfügung. Ein Helpdesk bietet Tutorials und Anleitungen zur Anwendung der jacando -Tools.
Hinsichtlich des Funktionsumfanges gibt es im Grunde kaum ein Element, welches dem Komplettpaket mit allen vier Einzelmodulen abginge. Die Kombination aus E-Recruiting und Bewerbermanagement mit jacando Match, Personalverwaltung mit jacando Admin, Personalentwicklung mit jacando Talent und Zeit- und Leistungserfassung mit jacando Time bietet alles, um jeglichen Anforderungen der HR-Arbeit im Unternehmensalltag gerecht zu werden.
Nur Telefoninterviews oder Conference-Calls mit Bewerbern sind (noch) nicht vorgesehen. Bewerbungen können über das Online-Formular, über Social-Media-Profile über die Anbindung an Xing oder LinkedIn über E-Mail oder externe Partner sowie Jobportale erfolgen. Active-Sourcing ist nur innerhalb des eigenen Bewerberpools vorgesehen. Das systematische Scannen von Kandidatenprofilen in sozialen Karrierenetzwerken und deren automatische Integration in den eigenen Talent-Pool ist nicht möglich.
Innovatives Matchmaking erlaubt jedoch den systematischen und automatisierten Abgleich von Anforderungen neuer Vakanzen mit den Profilen im Talent-Pool und natürlich mit den bereits im Unternehmen tätigen Mitarbeitern. Interne Stellenbesetzungen und Weiterbildungen sind so planbar und ersparen mitunter kostenintensive Ausschreibungen.
