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Fax Software

Die besten Fax-Programme im Vergleich

Faxe von überall senden und verwalten

FaxgerätVorbei sind nun offenbar die Zeiten, in denen riesige Faxgeräte viel Platz in Anspruch nahmen, der viel besser mit schmutzigem Geschirr genutzt werden kann. Obwohl das Internet viele Funktionen übernimmt, hat sich nämlich auch in Sachen „Faxen" eine ganze Menge getan – zum Vorteil anspruchsvoller Nutzer.

Sicherlich könnte man der Sinnhaftigkeit des Faxens entgegensetzen, dass doch der E-Mail-Verkehr längst Einzug erhalten hat und im Big Business sowie auch auf privater Ebene unverzichtbar geworden ist. In der Konsequenz scheint also das Faxen überflüssig geworden zu sein, da es in der Schnelligkeit, den Kosten und Bedienerfreundlichkeit von E-Mails geschlagen wird. Jedoch nur auf den ersten Blick, denn die Realität sieht auch heute noch, im modernen Internetzeitalter, etwas anders aus. Denn wenn es um bestimmte Informationen, Dokumente oder Unterlagen geht, zum Beispiel mit Blick auf rechtliche Angelegenheiten, dann ist die Beweiskraft unterschriebener Fax-Dokumente nach wie vor höher als es bei E-Mails der Fall ist. Altmodisch oder antik ist das „gute, alte" Fax folglich nach wie vor nicht. Da Unternehmen weiterhin auf die bewährte Technik setzen, verwundert es nicht, dass sich moderne Fax-Software-Lösungen einer wachsenden Beliebtheit erfreuen. 

Zuverlässigkeit und Sicherheit werden großgeschrieben

Die meisten Fax-Software-Lösungen lassen sich sehr leicht installieren und sind somit innerhalb kurzer Zeit für das Versenden und Empfangen von Faxen gewappnet. Grundsätzlich profitiert der Anwender bei der Nutzung von Fax Software davon, dass die Bedienbarkeit ungemein einfach ist und somit ein Maximum an Zuverlässigkeit gegeben wird, was die Übertragungsqualität anbetrifft. Ganz gleich, ob im kleinen Home-Office oder in größeren Unternehmen: Eine Steuerung der Fax Software ist denkbar einfach, und kann sowohl durch die jeweiligen IT-Abteilungen, als auch durch den Endnutzer durchgeführt werden. Natürlich sind - und auch das zeichnet moderne Fax Software aus - keinerlei Faxverluste zu verzeichnen und eine optimale Nachvollziehbarkeit ist stets gewährleistet. Nach Bedarf können eingegangene oder gesendete Faxe einfach nachverfolgt oder auch wiederhergestellt werden.

Vergleicht man einmal die Handhabung klassischer Faxgeräte mit dem Leistungsportfolio moderner Fax Softwares, so fällt in erster Linie die erheblich einfachere Bedienbarkeit auf. Manuelle Vorgänge entfallen gänzlich, sodass der Anwender mit jedem Faxempfang oder -versand Zeit sparen kann. Dass überdies - je nach Software-Anbieter - eine einfache Integration mit lokalen Anwendungen gewährleistet ist, wie zum Beispiel mit SAP, Exchange etc., versteht sich von selbst. Die digitale Lösung am Computer bietet alle Vorteile des klassischen analogen Faxgeräts, nämlich Rechtssicherheit und Nachweisbarkeit.

Bürotisch mit TasseBeachtenswertes beim Kauf von Fax Software

Im Rahmen der Entscheidungsfindung für eine passende Fax-Softwarelösung ist es wichtig, einige grundlegende Aspekte zu berücksichtigen. Nicht jedes Produkt ist für jeden PC gleichermaßen geeignet. Deshalb ist zunächst darauf zu achten, inwiefern eine Kompatibilität mit den jeweils zur Verfügung stehenden Anwendungen gewährleistet ist. Darüber hinaus ist unbedingt auch ein Blick auf die Funktionalität bzw. die Features zu werfen. Werden neben Faxversand und -empfang weitere Features gewünscht, wie zum Beispiel das Importieren von Dokumenten aus Word oder Excel mit Blick auf einen schnelleren und effizienteren Faxversand, dann muss man mitunter tiefer in die Tasche greifen. Jedoch hängt dies stets auch vom jeweiligen Anbieter der Software-Lösungen ab. Bei einer Vielzahl bekannter Fax-Software-Produkte ist es außerdem möglich, importierte Dokumente - gleich, welcher Art - innerhalb des jeweils geöffneten Programms einzuscannen, woraus sich eine zusätzliche Zeitersparnis ergibt.

Die Angebotsvielfalt mit Blick auf Fax-Software-Produkte ist mittlerweile auch angesichts der steigenden Nachfrage überaus groß. Entsprechend stark variieren jedoch auch die Anschaffungskosten. Während es zum Beispiel von Anbieter A sogar Gratis-Software-Angebote gibt, hält Unternehmen B Fax Software ab etwa 50 oder gar 150 Euro bereit. Ein Vergleich der Produkte lohnt sich in jedem Fall, wenngleich es andererseits nicht wirklich sinnvoll ist, am falschen Ende zu sparen und im Zuge dessen auf relevante Funktionen zu verzichten. Wenn es um das zuverlässige Versenden und Empfangen rechtssicherer Dokumente geht, sollte möglichst nichts dem Zufall überlassen sein. 

Technische Raffinessen, wie beispielsweise das Kreieren eigener Deckblätter ist mittlerweile bei immer mehr Fax Software-Programmen einfach zu bewerkstelligen. Mit nur wenigen Handgriffen sind diese erstellt. Des Weiteren besteht bei den meisten Produkten die Option, eingehende Faxe direkt an eine zuvor beliebig wählbare Email-Adresse zu transferieren. Auf diese Weise können die empfangenen Dokumente nach Belieben am Bildschirm aufgerufen und eingesehen werden. Oft lassen sich auf diese Weise zusätzlich Papier- und Tonerkosten sparen

Faxgerät​Relevante Kriterien zur Fax Software

Nicht jede Fax-Software-Lösung ist für jedes Betriebssystem gleichermaßen geeignet. Entsprechend wichtig ist es daher, vor dem Kauf zu prüfen, inwiefern das Programm mit den vorhandenen Gegebenheiten kompatibel ist. Wissenswert ist darüber hinaus, dass viele Produkte dieser Kategorie ausschließlich in englischer und nicht in deutscher Sprache zu haben sind. International agierende Unternehmen können bei ihren Angestellten die erforderlichen Sprachkenntnisse voraussetzen, in vielen Fällen stellt eine nicht verfügbare deutsche Sprachausgabe aber eine unnötige Schwierigkeit dar. Auch kann es - je nach Produkt - vorkommen, dass die Bedienbarkeit bzw. die Handhabung der Software an der einen oder anderen Stelle zu wünschen übrig lässt. Nicht zuletzt stellt sich immer wieder heraus, dass Gratis-Lösungen zwar auf den ersten Blick eine Menge zu bieten haben, geht es jedoch letztlich darum, alle wesentlichen Funktionen zu nutzen, so ist es erforderlich, teure Zusatzfeatures zur Software zu kaufen. Aber nicht nur das: Ebenfalls zu berücksichtigen ist, dass auch die Menüführung bzw. die Übersichtlichkeit der Software Probleme bereitet. Wichtige Funktionen findet man daher unter Umständen erst nach längerem Suchen, was mit einem nicht unerheblichen Zeitaufwand einhergehen kann.

Idealerweise ist sich der interessierte Verbraucher im Vorfeld der Entscheidungsfindung darüber im Klaren, welche Anforderungen an die neue Fax Software gestellt werden bzw. welche Features im Unternehmen unbedingt erforderlich sind. Anhand dieser Kriterien kann sodann die passende Software ausgewählt werden.