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Die softgarden Recruiting & Bewerbermanagement Solution ist eine funktionsreiche, spezialisierte Softwarelösung für die Bereiche Mitarbeiterakquise und Steuerung des Bewerbungsprozesses. softgarden glänzt unter anderem mit seinem Ansatz des Fokus auf eine gute Candidate Experience, eine moderne Social-Media-Anbindung, Apps für Recruiter sowie seinen umfangreichen Kollaborationsmöglichkeiten.
Die Berliner softgarden e-recruiting GmbH hat mit ihrer softgarden Recruiting & Bewerbermanagement Solution ein Tool auf den Markt gebracht, das den Bewerbungsprozess stark vereinfachen und beschleunigen soll. Es handelt sich dabei um eine reine E-Recruiting- und Bewerberverwaltungssoftware, die den Bewerbungsprozess aus dem Blickwinkel des Kandidaten aufrollen und für ein möglichst positives Bewerbererlebnis sorgen möchte.
Die besten HR-Programme im Vergleich
Die im Basisumfang gebotenen Funktionen der softgarden Recruiting & Bewerbermanagement Solution können sich durchaus sehen lassen:
Mit softgarden können autorisierte Mitarbeiter für eine Vakanz eingegangene Bewerbungen gemeinsam sichten, Bewerber für jede Ausschreibung mit der Interview-Scorecard bewerten und einen geeigneten Termin für das Bewerbungsgespräch vereinbaren. Dem Nutzer stehen AGG-konforme Einladungs- und Absage-Vorlagen zur Verfügung. Der gesamte Bewerbungsprozess wird für alle Beteiligten nachvollziehbar dokumentiert. Eine Erinnerungsfunktion hilft, vereinbarte Fristen und Termine einzuhalten. Nicht berücksichtigte Kandidaten speichert die Software (mit Einverständnis des Bewerbers) im Talent-Pool.
Über die Recruiting-App ist es Mitarbeitern möglich, unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet auf die Software zuzugreifen und eingehende Bewerbungen sofort einzusehen beziehungsweise zu bearbeiten. Mit den integrierten Möglichkeiten zum kollaborativen Arbeiten werden interne, bewerberbezogene Abstimmungsprozesse, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, vereinfacht und beschleunigt. Über den jeweiligen Bewerber befindet der Nutzer mit einem „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“.
Ein digitaler Besprechungsraum bietet die Möglichkeit, unabhängig vom Aufenthaltsort Bewerbungsgespräche flexibel zu planen und durchzuführen. Ohne weitere Zusatzkosten können Bewerbungsgespräche mit bis zu sechs Teilnehmern organisiert werden. Kandidaten können dabei sogar von mobilen Endgeräten an den Videokonferenzen teilnehmen.
Mit dem integrierten Editor kann jeder Personaler auch ohne Vorkenntnisse im Handumdrehen eigene Stellenausschreibungen sowie eine Karriereseite im Corporate Design erstellen. Sowohl Karriereseite als auch Stellenausschreibungen sind mobiloptimiert. Die Stellenausschreibungen sind mit einem Online-Bewerbungsformular ausstattbar. Sogar in OpenStreetMap erscheinen die Stellenangebote, die auf der Karriereseite veröffentlicht werden.
softgarden-Nutzer ermöglichen es Bewerbern, Lebenslaufdaten mit einem Klick aus Xing oder LinkedIn zur Verfügung zu stellen. Ob Bewerbungen in dieser Form möglich sein sollen, entscheidet das Unternehmen individuell für jede Stellenausschreibung. Lebenslaufdaten liest die Software mit einem CV-Parser selbstständig aus verschiedensten Dateiformaten aus und importiert sie in eine definierbare, einheitliche und damit vergleichbare Form.
Direkt aus der Software heraus ist es dem Nutzer möglich, seine Stellenausschreibung auf über 300 bekannten Jobbörsen zu gesonderten Konditionen zu schalten, darunter StepStone, Monster oder meinestadt.de (inkludiert sind auch sechs kostenfreie Anzeigenportale, Hochschulwebseiten, Social-Media-Plattformen und Google-Ads-Kampagnen, nicht aber die Agentur für Arbeit). Dabei profitiert der Kunde von den Rabattkonditionen, die softgarden mit den Stellenportalbetreibern vereinbart hat, und spart bis zu 40 Prozent bei einer Anzeigenschaltung. Wer unschlüssig ist, welche Stellenportale sich für eine bestimmte Vakanz am besten eignen, konsultiert die softgarden-Mediaberater. Die Software unterbreitet bereits branchenspezifische Vorschläge.
Die Stellenanzeigen sind mit diesem Tool auf ihren Erfolg hin überprüfbar. Der Personaler kann die Performance jeder einzelnen Stellenausschreibung auf den verschiedenen Veröffentlichungskanälen verfolgen. Langfristig kann er so die Recruiting-Strategie optimieren. Die Grundlage dafür bieten standardisierte Berichte wie Time-to-Hire, Cost-per-Hire und das Tracking von Bewerbungseingängen nach Kanal oder nach Absagegrund. Auch das Anlegen von Reports nach eigenen Kriterien ist möglich. Eine ansprechende Darstellung der Reports anhand anschaulicher Grafiken ist indes noch nicht möglich.
Dank der Mandantenfähigkeit ist es Recruitern von großen Unternehmen möglich, zentralisiert Stellenausschreibungsprozesse für mehrere Unternehmensstandorte oder für Tochterunternehmen zu steuern. Selbst komplexe Unternehmensstrukturen lassen sich so optimal und individuell in der Software abbilden. Bewerbungen, die sich eventuell für eine andere Stellenausschreibung besser eignen sind mit wenigen Klicks den entsprechenden Prozessen und Bearbeitern zugeordnet.
Einige nützliche Funktionen sind nicht im Basispaket enthalten und müssen gegebenenfalls zugebucht werden. Es besteht die Möglichkeit, sie einzeln oder im Paket zu bestellen. Es handelt sich dabei um folgende Extra-Funktionen, die für eine Erhöhung der Effizienz beim Stellenbesetzungsverfahren und für ein Plus an qualifizierten Bewerbern sorgen sollen:
Mit dem Empfehlungsmanager werden Mitarbeiter zu Markenbotschaftern und Multiplikatoren für Stellenausschreibungen. Individuelle Prämien animieren Mitarbeiter, aktive Stellenausschreibungen über ihre privaten Social-Media-Kanäle mit ihren Freunden und Bekannten durch einen Klick über Facebook, Xing, WhatsApp, Twitter, Telegram, LinkedIn, via E-Mail oder als Link zu teilen.
Arbeitgeberbewertungen fördern das Vertrauen in Unternehmen und steigern ihre Attraktivität. Ist dieses Modul aktiviert, werden Mitarbeiter und Bewerber aktiv dazu aufgefordert, Fragen zum Arbeits- beziehungsweise Bewerbungserlebnis zu beantworten. Das Unternehmen lässt sich seinen Bewertungsschnitt auf der Karriereseite und auf Arbeitgeberbewertungsplattformen wie kununu anzeigen. Da fast die Hälfte aller Bewerber diese Plattformen nutzen, ist die Lösung optimal fürs Employer-Branding.
Die Easy Mobile App richtet sich an Unternehmen mit hohem Kunden- und Besucherverkehr. Um an qualifizierte Bewerber zu gelangen können sie Stellen über Plakate und Aushänge vor Ort ausschreiben. Interessenten können einen QR-Code auf dem Plakat scannen und werden über die App in ein vereinfachtes Bewerbungsverfahren geleitet, das sie kurzerhand über ihr mobiles Endgerät absolvieren können. So gewinnen Unternehmen leichter Mitarbeiter unter den Kandidaten, die sie schon als Kunden zu überzeugen wussten.
Über das Softgarden Talent Network greifen Recruiter nicht nur auf ihren eigenen Talent-Pool von Bewerbern zu, sondern betreiben Active Sourcing bei Kandidaten aller softgarden-Kundenunternehmen, sofern diese einer Veröffentlichung ihres Profils im Talent Network zugestimmt haben. Über 1.000 Kandidaten kommen pro Woche. Lehnt ein Unternehmen einen Kandidaten ab, kann dieser sich über das Talent Network bei anderen Unternehmen bewerben oder sich von dessen Recruitern finden und mit einem Klick kontaktieren lassen. Volltextsuche und einheitliche Datenaufbereitung machen die Suche für beide Seiten leicht.
softgarden verzichtet bewusst auf ein automatisches Bewerber-Matching-Tool. Den Entwicklern ist bewusst, dass kein CV-Parsing-Tool so gut funktioniert, dass es auch ausgefallen designte Lebensläufe fehlerfrei auslesen kann. Ein auf Grundlage automatisch ausgelesener Daten erstelltes Ranking und Matching könnte dementsprechend zu automatisierten Absagen an eigentlich passende Bewerber führen.
Dies gilt es zu vermeiden, um frustrierten Bewerbern und damit einhergehend einem negativen Image des Unternehmens vorzubeugen. Somit obliegt es der alleinigen Verantwortung der Personalverantwortlichen, sich mit jeder Bewerbung eingehend auseinanderzusetzen und ein Ranking und Matching auf Grundlage eigener Beurteilung zu erstellen. Über das interne Bewertungssystem geben alle am Entscheidungsprozess beteiligten Personen über ein einfaches Abstimmungssystem oder eine Kommentarfunktion ihre Einschätzung zum Bewerber ab. Im Team-Chat sprechen sich alle beteiligten Entscheider darüber ab, wie sie den Bewerber einschätzen und ob sie ihn zu einem Vorstellungsgespräch einladen sollten.
Das Credo lautet: Weniger Automatisierung für ein Plus an bewusster Eigenverantwortung im Sinne der Bewerberzufriedenheit. Im Ergebnis profitieren hiervon nicht nur die Bewerber, sondern auch das Unternehmen, da es bessere Chancen hat, den bestmöglichen Bewerber für die Stelle zu finden.
softgarden glänzt durch hervorragende Usability. Im Test erschlossen sich uns sämtliche wichtigen Funktionsbereiche und elementaren Anwendungen in Sekundenschnelle. Dazu trägt vor allem eine klare und verständlich strukturierte Menüführung bei, die sich sogar auf den Bereich der Einstellungen erstreckt.
Die Benutzeroberfläche ist sehr übersichtlich und schlicht gehalten. Die großen Schaltflächen sind selbsterklärend, die Navigation ist intuitiv. Gleiches gilt auch für die mobile App, deren einfache Bedienung in mancherlei Hinsicht an Social-Media-Plattformen wie Xing oder Facebook erinnert.
Die Gestaltungstools für die Erstellung von Stellenausschreibungen und dem Bewerberportal erfordern nur wenig Einarbeitungszeit. Logo und Header-Bild sind über die entsprechenden Schaltflächen schnell hochgeladen, Textfelder und Farben sind frei kombinierbar. Leider ist die Vorlagenstruktur aus Header-Bild, Jobtitel auf farbigem Grund und Textfeld darunter nicht veränderbar.
Mit softgarden haben beliebig viele Mitarbeiter Zugang zum Auswertungsprozess. Alle Beteiligten können den Bewerber anhand eines Sternesystems bewerten und kommentieren. Über eine integrierte Chatfunktion ist der direkte Austausch mit den Kollegen möglich. Die App für mobile Geräte bietet zudem die Möglichkeit, den Workflow auch dann aufrechtzuerhalten, wenn ein Beteiligter außer Haus ist.
Das Programm erlaubt es dem Unternehmen, den Recruiting-Prozess individuell zu gestalten. Die Schritte des Bewerbungsprozesses sind frei definier- und benennbar. So hat das Unternehmen die Möglichkeit, Bewerbern eine einfache Bewerbungsübermittlung ohne Login zu ermöglichen, sie einen Account einrichten zu lassen oder auch für jede Stellenausschreibung spezifische Assessment-Fragen zu hinterlegen.
softgarden beschleunigt beziehungsweise automatisiert wichtige Prozesse. Das CV-Parsing, die One-Click-Bewerbung durch die Integration von Xing und LinkedIn und der automatisierte datenbasierte Kandidatenabgleich erleichtern die Arbeit der Personaler sehr. Auch das rabattierte Multiposting direkt aus dem Programm, die unternehmensinternen Kooperations- und Abstimmungsmöglichkeiten über die Software und die zentralisierte, durch Vorlagen vereinfachte Kommunikation mit den Bewerbern gehören zu den Vorteilen.
Die Software ist in sehr vielen Sprachen erhältlich. Die Standardsprachen sind Deutsch, Englisch, Französisch und Niederländisch. Zubuchen kann der Kunde Schwedisch, Spanisch, Portugiesisch, Italienisch und Chinesisch. Auch andere Sprachen richtet der Anbieter auf Wunsch ein, was jedoch mit einem Aufpreis verbunden ist. Somit eignet sich softgarden sehr gut für Unternehmen, die Standorte im In- und Ausland haben.
Das Dashboard ist derzeit noch nicht individualisierbar. Die dargestellten Elemente sind statisch. Der Nutzer findet hier drei wichtige Kennzahlen und die noch zu bearbeitenden Bewerbungen. Grafisch dargestellte Statistiken, die jeder Benutzer selbst nach für ihn wichtigen KPIs erstellen und ausgeben lassen kann, würden dem übersichtlichen Dashboard sicherlich einen persönlicheren und moderneren Touch verleihen. Eine Drag-&-Drop-Bedienung ist ebenfalls nicht möglich, sämtliche wichtige Funktionen lassen sich nur über Drop-Down-Auswahlmenüs bedienen.
Das Hosting der Daten obliegt der softgarden e-recruiting GmbH. Diese stellt leistungsstarke Hardware inklusive Server zur Verfügung. Da es sich um eine SaaS-Lösung handelt, haben Kunden die Garantie, stets die aktuellste Version der Software zu nutzen. Eine On-Premise-Variante steht nicht zur Verfügung.
Softgarden lässt die Daten der Kunden auf Rechenzentren der Plusserver GmbH in Köln und Düsseldorf hosten. Die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards und der Richtlinie ISO 27001 zertifiziert unter anderem der TÜV. Der Datenverkehr ist durch eine SSL-Verschlüsselung gesichert. Die Nutzung des Programms ist auch über Smartphones und Tablets möglich. Hierfür gibt es eine entsprechende App. Diese ist mit einer Fingerabdrucksicherung vor dem Zugriff Fremder geschützt.
Grundsätzlich bietet softgarden alles, was es zur Umsetzung der Bestimmungen der DSGVO bezüglich des Umgangs mit personenbezogenen Daten in Unternehmen braucht. Die DSGVO-Konformität wurde softgarden durch die procado Consulting, IT- & Medienservice GmbH bescheinigt. Eine ausführliche Datenschutzerklärung auf der Website des Anbieters gibt Auskunft über Daten- und IT-Sicherheitsstandards.
Zugriffs- und Bearbeitungsrechte sind in softgarden detailliert und einfach definierbar. Die Software bedient sich dabei eines Rollensystems, wobei die Rechte für jede Rolle frei modifizierbar sind. Definition und Vergabe der Rechte sind durch einen dazu berechtigten Administrator sehr einfach in den Einstellungen vorzunehmen. Dabei kann er eine beliebige Anzahl verschiedener Rollen mit individuell definierten Rechten erstellen. Eine Begrenzung an Nutzerzugängen gibt es in keinem Programmpaket.
Die softgarden-Tarife richten sich ausschließlich nach der Anzahl der gleichzeitig ausschreibbaren Stellenangebote. Support erhalten alle Kunden. Der Live-Chat und die Hotline sind montags bis freitags zwischen 9:00 und 18:00 Uhr geschaltet.
| Kriterium | S | M | L | XL | Enterprise |
|---|---|---|---|---|---|
| Jobs gleichzeitig | 5 | 10 | 15 | 30 | Über 30 |
| Nutzeranzahl | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Mitarbeiteranzahl des Unternehmens | Bis 300 | Bis 300 | Bis 300 | Bis 300 | Über 300 |
| Preis pro Monat | 145 Euro | 249 Euro | 295 Euro | 495 Euro | Auf Anfrage |
Die Preise für die zubuchbaren Funktionen sind nicht angegeben. Hierfür berechnet der Anbieter die jeweilige Monatspauschale individuell.
Zwar wird nur der Monatspreis angegeben, doch erfolgt die Zahlung des Abopreises regulär im Jahresturnus. Die reguläre Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate, gegen einen Aufpreis können jedoch auch monatlich kündbare Abonnements vereinbart werden. Die Vertragslaufzeit verlängert sich stillschweigend um ein weiteres Jahr, sollte der Nutzer nicht spätestens drei Monate vor Vertragsende kündigen. Im Falle einer Monatsbuchung muss die Kündigung bis spätestens 14 Tage vor Ende der Vertragslaufzeit erfolgen.
Interessenten haben die Möglichkeit, die Software 14 Tage kostenlos und unverbindlich zu testen sowie einen Termin für ein Gratis-Kurz-Webinar zu vereinbaren. Erste Fragen klären ein übersichtlicher und gut strukturierter FAQ-Bereich sowie Tutorial-Videos. Diese sind auch im Programm selbst überall verlinkt, sodass Anfängern der Start zusätzlich erleichtert wird. Auch Verlinkungen zu den Kontaktdaten des Supports via Telefon, Live-Chat oder E-Mail finden sich in der Anwendung selbst. Die Verfügbarkeit des Telefon-Supports beschränkt sich allerdings auf Werktage, zwischen 9 und 18 Uhr.
softgarden führt Studien zum Thema Recruiting, Candidate-Experience und Employer-Branding durch, die Interessenten auf der Homepage des Anbieters nach Registrierung als eBooks einsehen und downloaden können. Darüber hinaus bietet ein Blog interessante Artikel rund um die Themen Recruiting, Bewerbungen, Bewerbungsgespräche, Kandidatenakquise, HR-Software-Neuerungen und Job-Trends. Diesen Content-Bereich rundet die Kategorie „Glossar“ ab, in dem zahlreiche Fachtermini aus der HR-Welt erklärt werden.
Einzigartig ist der für Kunden inkludierte Mediaberatungs-Service von softgarden. Auf Wunsch erhalten Kunden einen persönlichen Ansprechpartner, der sie bezüglich folgender Themen berät:
softgarden Recruiting & Bewerbermanagement Solution ist eine cloudbasierte Insellösung für die Bereiche E-Recruiting und Bewerbermanagement. Der umfassende Funktionsumfang schließt auch Komfort-Features wie das CV-Parsing, das Multiposting zu Rabattkonditionen direkt aus dem Programm sowie den Datenabgleich mit Kandidaten im Talent-Pool mit ein. Mit der Zubuchung des softgarden Network ist auch Active Sourcing möglich. Personalverwaltung und Personalentwicklung deckt softgarden nicht ab.
Ein automatisches Matching ist nicht inkludiert, da der Fokus auf einem kollaborativen Entscheidungsprozess beruht und die Beurteilung eines Bewerbers nicht einem Algorithmus überlassen werden soll. Wünschenswert wären allerdings individualisierbare Dashboards und eine ansprechendere Darstellung von Reports und Analysen.
Die Handhabung ist ausgesprochen einfach und intuitiv, weshalb sich das Programm auch für Einsteiger eignet. Dank Mandantenfähigkeit ist die Software auch für große Unternehmen mit Tochterunternehmen oder zentralisiertem Recruiting für mehrere Filialen zu empfehlen. Das Erstellen von Stellenausschreibungen und einer eigenen Karriereseite im Corporate Design geht leicht von der Hand, der Anbieter unterstützt bei Bedarf individuell mit Rat und Tat.
Das Vertrags- und Konditionsmodell ist einfach, übersichtlich und fair. Negativ anzumerken ist jedoch, dass die Preise der zubuchbaren Features nicht angegeben sind. In Sachen Service ist softgarden jedoch sehr gut aufgestellt: Das Support-Angebot ist groß und steht jedem Kunden – unabhängig vom gewählten Tarif – vollumfänglich zur Verfügung.
