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Personalakquise, -strategie, -analyse, -entwicklung und -planung sind in die SaaS-basierte SAP SuccessFactorss HCM Suite integriert. Der Funktionsumfang jedes einzelnen der zahlreichen Module setzt Standards gegenüber den Konkurrenzprodukten. Eine Kosten- und Lizenzstruktur wird allerdings bewusst nicht publik gemacht. Interessenten müssen sich an einen Vertriebsmitarbeiter wenden, der die Lösung an das Kundenunternehmen anpasst.
Die cloudbasierte Human-Capital-Management-Lösung SAP SuccessFactors HCM Suite des 2001 gegründeten amerikanischen Anbieters SAP SuccessFactors umfasst sämtliche HR-Aufgabenbereiche von Recruiting, Bewerberverwaltung und Onboarding über Lern-, Leistungs- und Talentmanagement sowie Nachfolgeplanung bis hin zu Tools für die geschäftliche und soziale Kollaboration sowie den Employee-Self-Service. Zielgruppe sind dabei Unternehmen jeder Größenordnung. Die Hauptniederlassung des Unternehmens in Deutschland befindet sich in München. Gemeinhin gilt SAP SuccessFactors als führender Anbieter von HR-Software-Lösungen.
Die besten HR-Programme im Vergleich
Die SAP SuccessFactors HCM Suite setzt sich aus verschiedenen Modulen zusammen, die auch einzeln buchbar und frei miteinander kombinierbar sind. Diese Module sind unter anderem:
Diese beiden Module decken alle Aspekte ab, die mit der Akquise, der Evaluierung, Verwaltung und Einstellung von neuen Mitarbeitern in Zusammenhang stehen. Der Funktionsumfang ist immens:
Mit dem Stellenausschreibungs-Editor entwirft der Personaler Stellenausschreibungen im Corporate Design und veröffentlicht diese auf der ebenfalls selbst gestaltbaren Karriereseite. Karriereseite und Stellenausschreibungen sind im Responsive Design mobiloptimiert, sodass Kandidaten auch via Smartphone und Tablet Online-Bewerbungen versenden. Die Stellenausschreibungen werden direkt aus dem Programm heraus via Smart-Job-Distribution weltweit auf den jeweils zur Stellenausschreibung passenden Kanälen ausgeschrieben. Hierfür stehen über 4.000 Kanäle zur Verfügung.
Alle verwendeten Ausschreibungskanäle evaluieren Personaler aufgrund der eigehenden Bewerbungen. So kommen die Analysetools zum Einsatz, um die Recruiting-Strategie langfristig zu verbessern, indem vorrangig jene Kanäle zur Schaltung neuer Stellenausschreibungen genutzt werden, die sich entsprechend dem jeweiligen Anforderungsprofil am besten eignen und in der Vergangenheit für ähnliche Stellenprofile den größten Erfolg erzielt haben.
Bewerber fordern über den Bewerberzugang Newsletter und einen Job-Agent an, um über Neuigkeiten des Unternehmens und Stellenvakanzen auf dem Laufenden zu bleiben. Der Bewerbungsprozess ist vom Unternehmen frei definierbar und Eingabemasken wie Bewerbungsschritte frei benennbar. Auf Wunsch baut das Unternehmen ein Feedback-Modul in den Bewerbungsprozess ein, um von Kandidaten eine Beurteilung der Bewerbererfahrung zu erhalten. Fällt dieses gut aus, kann das Unternehmen die Bewertung auf Bewertungsplattformen wie kununu zur Schau stellen, um das Image als attraktiver Arbeitgeber zu pflegen. Auch die Implementierung eines Assessment-Moduls ist möglich. Über den Bewerberzugang wählen Kandidaten sogar präferierte Zeiten für ein Bewerbungsgespräch aus einer vom Betreuer der Ausschreibung angebotenen Terminpalette auswählen.
Am Entscheidungsprozess beteiligte und berechtigte Personen bewerten im Programm Bewerber für jede einzelne Stellenvakanz. Das Programm erstellt ein Ranking der Bewerber auf dieser Grundlage. Die einzelnen Bewerbungsschritte sind für jede Vakanz individuell festlegbar.
Aus dem Personalverwaltungs-Tool und durch Meldungen einzelner Fachbereiche gehen Informationen über in Bälde vakant werdende Stellen, anstehende Nachfolgeregelungen und neu geschaffene Vakanzen ein, sodass entsprechende Recruiting-Maßnahmen zeitnah geplant und eingeleitet werden können – bevor Engpässe entstehen.
Für ein Verfahren nicht berücksichtigte Bewerber hinterlegt der Personaler auf Wunsch im Talent-Pool. Neue Vakanzen gleicht das Programm automatisch mit den Profilen im Talent-Pool ab und schlägt geeignete Kandidaten vor. Im Idealfall wird so eine Stelle besetzt, ohne die Stellenausschreibung überhaupt erst publizieren zu müssen.
Anhand dieses Tools ermittelt der Nutzer mittels frei definierbarer KPIs über lange Zeiträume die Qualifikationen, Fähigkeiten und Performance jedes einzelnen Mitarbeiters. Hierzu bewerten die direkten Vorgesetzten ihre Unterstellten mit einem simplen Ampelsystem. So lässt sich leicht erkennen, wer sich im Sinne der internen Stellenbesetzung am besten zur Bekleidung einer Schlüssel- oder Führungsposition eignet.
Die Kommunikation mit Bewerbern verläuft über elektronische Angebote und E-Signaturen des SAP Signature Management von DocuSign. Somit ist die gesamte Kommunikation mit dem Bewerber in die Cloud verlegt und für alle Beteiligte stets transparent, in welchem Schritt des Bewerbungsprozesses sich das Unternehmen gerade befindet. Zudem erfolgt die Kommunikation zentralisiert, sie wird gleichzeitig dokumentiert und in der digitalen Personalakte gespeichert.
Personalverantwortliche und neue Mitarbeiter werden beim Onboarding Schritt für Schritt angeleitet und begleitet. Noch vor Arbeitsbeginn kommunizieren neue Mitarbeiter über den Mitarbeiterzugang mit den richtigen Ansprechpartnern und erhalten arbeitsrelevante Informationen. Erste Arbeitsziele für 30, 60 und 90 Tage erhält der neue Mitarbeiter mit entsprechenden Erläuterungen über die Software.
Diese beiden Module bilden die Kernfunktionen der zentralen Prozesse des Personalwesens und der Lohn- und Gehaltsabrechnung ab.
Die Funktionen umfassen weit mehr als das Führen einer digitalen Personalakte. Derartige Basisfunktionen sind in SAP ohnehin vollumfänglich integriert. Über 2.000 verschiedene analytische Auswertungen lassen sich mittels der reinen Mitarbeiterdaten, Gehaltsinformationen und Evaluierungsdaten flexibel anhand definierbarer KPIs und Entwicklungsdaten erstellen. Ziel ist es, darüber hinaus durch Mitarbeiterdaten und -evaluierungen zur Entwicklung von Personalstrategien beizutragen, Vielfalt und Inklusion voranzutreiben und die Auswirkungen von Initiativen und Maßnahmen zu bewerten. Aufgrund von umfassenden, integrierten und durchsuchbaren Mitarbeiter- und Organisationsdaten sowie Tools für eine flexible Organisation bauen Unternehmen langfristig erfolgsorientierte Strukturen auf.
Zu SAP SuccessFactors Employee Central zählt auch das Zeit- und Anwesenheitsmanagement. Über die Employee-Self-Service-Funktion reichen Beschäftigte Urlaubsanträge und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen direkt an die Personalabteilung zur Bearbeitung ein. Die Abwesenheitsinformationen und erfassten Arbeitszeiten laufen in einem zentralen Auswertungszentrum in Echtzeit zusammen, was detaillierte Analysen und Statistiken für Unternehmen, Niederlassungen, Abteilungen oder Arbeitsgruppen für flexible Zeiträume ermöglicht.
SAP SuccessFactors Employee Central Payroll ist Bestandteil eines übergeordneten Payroll-Control-Centers und ermöglicht die Personalabrechnung mit drei Klicks. Die automatische Rückrechnungsfunktion nimmt im Handumdrehen Änderungen an Mitarbeiterstammdaten vor, die frühere Abrechnungsperioden betreffen, und rechnet vorherige Perioden erneut ab. Somit ist stete Transparenz bei den Personalkosten gewährleistet.
Diese Module dienen der Entwicklung eines Schulungsangebots, das auf jeden Mitarbeiter individuell zugeschnitten und jederzeit über die Software abrufbar ist. Damit dienen sie einer kontinuierlichen, gezielten Weiterbildung und der aktiven Personalentwicklung. Dies ermöglicht es Unternehmen, die Entwicklung zukünftiger Führungskräfte aktiv zu fördern und frühzeitig eine strategische Nachfolgeplanung in die Wege zu leiten. Mitarbeiter, die sich gefördert fühlen, bleiben dem Unternehmen länger treu und fühlen sich wertgeschätzt und motiviert.
Mit SAP SuccessFactors Performance & Goals ist es möglich, den Mitarbeitern individuelle Ziele zu setzen, die sich systematisch an den Geschäftszielen orientieren. Das Erreichen übergeordneter Ziele wird so sinnvoll strukturiert auf die Mitarbeiter heruntergebrochen, die jeweils am meisten zu einem Teilaspekt beitragen. Hinzu kommen Unterstützung durch kontinuierliches Coaching und Feedback bei der Verfolgung dieser Ziele.
SAP SuccessFactors Compensation hat das Ziel, die Produktivität der Mitarbeiter mittels Vergütungsplanung und -management angemessen wertzuschätzen und so strategisch zu steigern. Mittel hierfür sind Bonus- und Anerkennungsprogramme oder die Umsetzung einer leistungsorientierten Vergütung.
Mit diesen Modulen lässt der Anwender Personaldaten und -analysen unmittelbar in die Geschäftsentscheidungen einfließen. Aus der Software gewinnt er datenbasierte Erkenntnisse über sämtliche Personalprozesse, die eine strategische und operative Personalplanung ermöglichen.
Mit SAP SuccessFactors Workforce Planning erkennt und behebt der Anwender Personalunterdeckungen sofort. Hierzu wertet er Einstellungs-, Fluktuations- und Kündigungstrends aus. Sogar die finanziellen Auswirkungen verschiedener Personalplanungsszenarien simuliert die Software.
SAP SuccessFactors Workforce Planning analysiert passgenau die Auswirkung von Einstellung und Weggang von Mitarbeitern, die Diversität der Belegschaft und die Leistung der Mitarbeiter anhand einer umfassenden Bibliothek mit HR-Kennzahlen. Die Ergebnisse der Analysen stellt das Programm bei Bedarf visuell und interaktiv dar, überdies bindet es sie in HR-Dashboards und Berichte ein.
SAP SuccessFactors HCM Suite überzeugt mit einer übersichtlichen, nüchternen und aufgeräumt wirkenden Benutzeroberfläche. Es ist selbstverständlich, dass bei einer derartigen Fülle an gebotenen Funktionen nicht jede sofort von der Übersichtsseite aus direkt anzuwählen ist. Die einzelnen Funktionsbereiche sind jedoch bequem via Dropdown-Menü auswählbar und jeweils mit einer eigenen, knappen Navigationsleiste ausgestattet. Diese ist übersichtlich und verständlich gehalten. Die Navigationsleiste hat in jedem Programmbereich ihren festen Platz und erlaubt die zielgerichtete und schnelle Navigation zwischen den verschiedenen Programmbereichen mit nur einem Klick.
Grafische Darstellungen und Diagramme wirken modern und durchaus seriös, obgleich sie sehr farbenfroh gestaltet sind. Organigramme und Mitarbeiteransichten sind übersichtlich designt und immer mit einem Profilfoto versehen.
Durch die unbegrenzte Anzahl an Mitarbeiterzugängen zentralisiert und erleichtert SAP SucessFactors HCM Suite die Mitarbeiterkommunikation und das kollaborative Arbeiten von Entscheidungsbefugten in Personalverwaltungs- und Bewerbungsprozessen nicht nur erheblich, sondern trägt darüber hinaus dazu bei, dass unternehmensinterne Strukturen optimiert und Personalentwicklungsprozesse forciert werden.
Mit SAP SuccessFactors Mobile ist eine mobile Anwendung gegeben, die den Mitarbeitern einen Zugang zu allen Personalprozessen auch außerhalb des Unternehmens ermöglicht. Alle Funktionen der Browservariante lassen sich in der App abbilden und steuern.
Die programminterne Suchfunktion erlaubt das gezielte Auffinden einzelner Mitarbeiterdaten oder Datenkategorien. Gerade Berichte und Analysen sind auf diese Weise schon nach Eingabe nur eines Suchbegriffes bequem erstellt.
Die Software verhilft Unternehmen in erheblichem Maße zu einer Automatisierung administrativer Prozesse. Beim intelligenten Abgleich der Kandidaten mit dem Anforderungsprofil der Stellenausschreibung, dem Onboarding, der Vertragserstellung, der unternehmensinternen sowie externen Kommunikation, der Zeiterfassung, der Lohnbuchhaltung, der Erstellung von Lohnabrechnungen und allem voran beim umfangreichen Employee-Self-Service laufen zuvor zeitaufwändige Prozesse weitgehend selbstständig ab.
Ein hoher Grad an Individualisierbarkeit äußert sich unter anderem in der Darstellbarkeit der gesamten Benutzeroberfläche in der jeweiligen Corporate Identity, der freien Definition von Schritten im Bewerbungsprozess, der freien Gestaltbarkeit von Karriereseite und Stellenausschreibungen, einer Fülle an anpassbaren Brief- und Vertragsvorlagen und in der Möglichkeit, die gesamten Unternehmensrichtlinien in die Funktionsweise des Employee-Self-Service zu integrieren, um dessen Funktionen voll auf die spezifischen Anforderungen und Abläufe des jeweiligen Unternehmens abzustimmen.
Die Software steht in insgesamt 46 Sprachen zur Verfügung und unterstützt zudem die Lohnabrechnung in 41 Ländern inklusive der Steuervorschriften. Daher ist SAP die Lösung für viele international aufgestellte Unternehmen und Global Player.
Mit Angaben zu IT- und Datensicherheit glänzt der Anbieter nicht gerade auf seiner Webpräsenz. Relativ verloren finden sich am unteren Seitenende Angaben zu den Datenschutzrichtlinien.
Bei der SAP SuccessFactors HCM Suite handelt es sich um eine SaaS-basierte Softwarelösung. Der Hersteller garantiert Kunden, stets die aktuelle Version der Software zu nutzen und unmittelbar von Neuerungen und Verbesserungen zu profitieren. Die Weiterentwicklung der Software erfolgt ständig.
SuccessFactors erfüllt die Rahmenrichtlinien „United States („US”) - European Union („EU”) Framework“ und „US-Swiss Safe Harbor Framework“ und hat die Einhaltung der US-Safe-Harbor-Bestimmungen hinsichtlich Benachrichtigungen, Auswahlmöglichkeiten, Weiterleitung, Sicherheit, Datenintegrität, Zugriff und Durchsetzung zertifiziert. Dies bedeutet, dass der Anbieter die Kundendaten ordnungsgemäß behandelt und schützt. Wo sich der Serverstandort befindet, gibt der Anbieter leider nicht an. Der Nutzer willigt mit der Datenschutzerklärung aber ein, dass die Daten ins Ausland außerhalb der EU übertragen werden.
Zugriffs- und Bearbeitungsrechte definiert der Administrator in äußerst flexibler Weise für jeden Mitarbeiter individuell. Diese Rechtevergabe kann sich auf Daten einzelner Mitarbeiter, einer Abteilung, eines Standorts oder eines Geschäftsbereichs erstrecken. Damit ist sichergestellt, dass nur entsprechend befugte Mitarbeiter Zugriff auf sensible Inhalte erhalten.
Informationen zu Preisen, Vertragskonditionen und Lizenzen sind nirgends einsehbar und offenbar nicht standardisiert. Der Live Chat empfiehlt, dass der Interessent den Kontakt zu einem Vertriebsmitarbeiter aufnehmen sollte, der eine individuell auf die Bedürfnisse des Kundenunternehmens zugeschnittene Lösung anbietet. Das mag zwar flexibel sein, zeugt jedoch nicht gerade von Transparenz, da völlig unklar ist, welche Faktoren einer Preisbildung letztendlich zugrunde liegen. Ein Vertrauensvorschuss von Kundenseite ist also notwendige Voraussetzung.
Interessenten erreichen eine kostenfreie Service-Hotline, profitieren vom Live Chat oder der Kontaktaufnahme über den Nachrichtendienst Twitter. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, via E-Mail Anfragen zu stellen oder nach Angabe der Kontakt- und Firmendaten umfassendes Informationsmaterial herunterzuladen. Eine Testversion oder einen FAQ-Bereich gibt es hingegen nicht. Die Website gibt grob umrissene Informationen zu den einzelnen Funktionsmodulen des Programmes, unterlegt mit kurzen Vorstellungsvideos. Diese sind leider nur in englischer Sprache verfügbar.
Kunden steht der Premium-Support zur Verfügung. Dieser enthält Zugang zur Community, in der HR- und HCM-Profis gegenseitigen Austausch pflegen und Erfahrungen teilen. Der Zugang zu einem Support-Portal ermöglicht jede erdenkliche Art an Kontaktaufnahme zum Unternehmen sowie die Einsicht von Artikeln und Tutorial-Videos. Der Support umfasst dazu fortwährende Schulungen und Trainings, Webinare sowie die Teilnahme an Seminaren. Gegen einen Aufpreis erhält der Kunde zusätzlich den Platinum-Support, der ihm neben den genannten Supportoptionen noch zusätzlich einen persönlichen Ansprechpartner zur Seite stellt.
Den gesamten Funktionsumfang der SAP SuccessFactors HCM Suite vorzustellen, ist schlichtweg nicht möglich. Dies zeigt sich bereits in dem Fakt, dass dies selbst der Hersteller auf seiner Webpräsenz nicht überzeugend schafft. Klar ist jedoch schnell, dass es faktisch keine Fragestellung im Aufgabenbereich HR gibt, die SAP nicht über jede Erwartung erfüllen könnte. Der modulare Aufbau mit Recruiting, Onboarding, Personalverwaltung, Personalentwicklung, Lohnbuchhaltung und Personalplanung erlaubt es jedem Unternehmen, für den individuellen Bedarf die entsprechenden Module zu einer bedarfsgerechten Softwarelösung zu kombinieren. Die Bedienbarkeit ist für eine Software dieses Funktionsumfanges überraschend intuitiv gewährleistet. Auch das Design und die Gestaltungsmöglichkeiten überzeugen auf ganzer Linie.
Interessenten ist es jedoch nicht ohne weiteres möglich, selbst ein Paket zusammenzustellen und dieses zu buchen. Sogar die unabhängige und eigenständige Information über Preise und Konditionen erlaubt der Anbieter nicht. Hierfür ist zwingend die Kontaktaufnahme mit einem Vertriebsmitarbeiter notwendig. Dies erscheint uns leider ebenso wenig transparent wie der Geiz mit Angaben zur Daten- und IT-Sicherheit. Die Website ist hinsichtlich des Informationsangebots in allen Bereichen ausbaufähig. Viele Teilbereiche und eingebundene Videos stehen nur in englischer Sprache zur Verfügung.
Für große, international aufgestellte Unternehmen mit mehreren Standorten und vielen Mitarbeitern ist diese Software eine fantastische Allroundlösung. Für kleinere bis mittlere mittelständische Unternehmen bieten sich jedoch durchaus einfacher strukturierte, weniger umfangreiche Lösungen.
