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Beim BITE Bewerbermanager handelt es sich um eine reine Bewerbermanagement-Lösung, die optional um den Personalmanager erweiterbar ist. Sie ist als SaaS-Lösung erhältlich, On-Prem nur für Großkunden. Die Software überzeugt mit großem Funktionsumfang und übersichtlicher Gestaltung. Gerade für mittelständische Unternehmen ist sie sehr empfehlenswert.
Die Business IT Engineers, kurz BITE GmbH, bietet mit ihrer Software Web-Applikationen für Bewerber- und Personalmanagement. Die Software wird in Deutschland entwickelt. Der Bewerbermanager ist als Einzelprodukt oder im Paket kombiniert mit dem Personalmanager erhältlich. Ziel des Herstellers ist es, den administrativen Aufwand bei Recruiting- und Personalverwaltungsprozessen zu reduzieren und das Bewerbermanagement effektiver, effizienter und zielführend zu gestalten.
Innerhalb dieses Spektrums bieten die BITE-HR-Softwarelösungen einen beträchtlichen Funktionsumfang. Zielgruppe sind dabei Unternehmen aller Branchen verschiedenster Größe vom Mittelstand bis zum Großkonzern und auch der öffentliche Dienst.
Die besten HR-Programme im Vergleich
Der Bewerbermanager bietet eine komplette Unterstützung rund um den Bewerbungsprozess:
Der integrierte Stellenausschreibungs-Editor ist sehr einfach und intuitiv bedienbar. Er ermöglicht es auch grafisch wenig bewanderten Mitarbeitern, Stellenausschreibungen und Bewerbungsformulare ansprechend zu designen. Stellenausschreibungen kann der Nutzer zentral verwalten und direkt über die Multiposting-Funktion auf Stellenportalen seiner Wahl, Social-Media-Plattformen und der unternehmenseigenen Karriere-Seite veröffentlichen.
Der Multiposting-Bereich bietet eine Fülle von insgesamt über 1.000 großen, kleinen, regionalen, überregionalen, allgemeinen, spezialisierten, kostenfreien und kostenpflichtigen Stellenportalen zur Auswahl. Die kostenpflichtigen Portale sind aus der Software heraus zum rabattierten Preis nutzbar. Der Bewerbermanager erlaubt es nachzuvollziehen, welcher Bewerber über welche Plattform auf die Stellenausschreibung aufmerksam geworden ist. Stellenausschreibungen für die Publikation in Printmedien kann der Nutzer mit QR-Code ausgeben, sodass auch diese Ausschreibungen mit in die Analyse einfließen. Somit lassen sich geeignete Ausschreibungskanäle leicht identifizieren und das Recruiting optimieren.
Die Bewerbungsformulare sind übersichtlich gestaltet und haben eine Chat-Funktion implementiert, über die Interessenten in direkten Kontakt mit den Personalverantwortlichen treten können.
Integriert ist ein einwandfrei funktionierendes CV-Parsing-Tool, das Textdateien, PDF-Files und Bilddateien analysiert und in strukturierte Funktionen umwandelt. Somit erstellt das Programm eigenständig digitale Bewerberakten, in denen alle Bewerber-Informationen hinterlegt sind. Jeder Bewerber ist über den Bewerbermanager kontaktierbar. Auch Serienbriefe und -E-Mails an alle Bewerber können versandt werden. Eine Terminverwaltungsfunktion erleichtert die Festlegung und Abstimmung von Bewerbungsgesprächen. Für ein Verfahren nicht berücksichtigte Kandidaten kann der Personalverantwortliche in einen Talent-Pool für zukünftige Vakanzen verschieben.
Über die flexiblen Zugriffsrechte können Personalverantwortliche, Vorgesetzte, Unternehmensführung sowie weitere Mitarbeiter in den Auswahlprozess eingebunden werden. Hierfür erlaubt der Bewerbermanager die Vergabe von dedizierten Lese- und Schreibrechten.
Jeder autorisierte Nutzer kann die Qualität der Bewerber nach individuell festlegbaren Kriterien beurteilen, wodurch ein belastbares Bewerber-Ranking entsteht.
Der Personalmanager ist optional zum Bewerbermanager zubuchbar und modular aufgebaut. Die Module umfassen:
Im Basis-Modul „Personalverwaltung“ archiviert und verwaltet der Personalmanager sämtliche Daten zu den Beschäftigten eines Unternehmens in Form digitaler Personalakten. Bereit stehen zahlreiche Dokumentvorlagen, sodass auch Serienbriefe an alle oder bestimmte Mitarbeiter schnell und effizient versandt werden können.
Das Modul „Personalverwaltung“ lässt sich bei Bedarf um die Module „Fehlzeiten-/Urlaubsverwaltung“, „Qualifikations-, Unterweisungs- Zertifikats- oder Schulungsmanagement“ sowie „Ereignisse/Kennzahlen“ erweitern.
Mit der „Fehlzeiten- und Urlaubsverwaltung“ kann der Verantwortliche leicht Abwesenheitszeiten abteilungsintern und -übergreifend abstimmen, wodurch Personalengpässe im Vorfeld vermieden werden. Der Personalmanager offenbart, wann durch welchen Mitarbeiter eine Fehlzeit welcher Dauer entsteht, welche Urlaubsanträge bearbeitet, genehmigt, abgelehnt oder storniert wurden. All diese Informationen sind problemlos grafisch oder als Dienstplan darstell- und ausgebbar.
Das Modul „Personal entwickeln“ erleichtert dem Nutzer die Planung, Dokumentation und Bewertung von Bildungsmaßnahmen für die Mitarbeiter. Hierfür erfasst und visualisiert die Software Schulungen, Unterweisungen, Zertifikate und Bescheinigungen, aber auch die aktuellen Fähigkeiten der Mitarbeiter. Jede Qualifikation kann mit einem spezifischen Bewertungskatalog bedacht werden, was dem Personalverantwortlichen und der Unternehmensleitung ein Bildungscontrolling ermöglicht. Fortschritt und Entwicklung jedes einzelnen Mitarbeiters kann der Personalmanager in einer Bewertungshistorie darstellen.
Mittels der Analysetools erfährt das Personalcontrolling weitere Optimierungen. So lassen sich mitarbeiterbezogene Kennzahlen auswerten und numerisch-tabellarisch oder grafisch darstellen. Detailanalysen sind auch für unterschiedliche Unternehmensstandorte, Abteilungen, Zeiträume oder Kostenstellen realisierbar.
Der Hersteller rühmt sich mit einer flexiblen und benutzerfreundlichen Anwendung. Die Startseiten des Bewerbermanagers sowie des Personalmanagers sind in der Tat äußerst übersichtlich gestaltet und ermöglichen selbsterklärend mit nur einem Klick den Zugang zu allen relevanten Funktionsbereichen, wie etwa den Bewerberinformationen. Das Dashboard bietet auf einen Blick aktuell eingehende Bewerbungen, erhaltene E-Mails, die Bewerberanzahl je ausgeschriebener Position, den Status von Bewerberakten sowie Bewerberbeurteilungen. Aufgaben, Fälligkeitsdaten und Fortschritt einzelner Prozesse sind sofort ersichtlich. Die gesamte Benutzeroberfläche wirkt wohlsortiert und ist individuell mittels Drag-and-Drop mit Elementen bestückbar und anpassbar. Eine integrierte Suchfunktion erleichtert das Auffinden von im Programm hinterlegten Datensätzen.
Mittels des CV-Parsings wird der Lebenslauf des Bewerbers aus allen gängigen Dateiformaten extrahiert. Auf Grundlage der Informationen erstellt der Bewerbermanager automatisch eine digitale Bewerberakte, bereitet die Daten auf und pflegt sie in eine Zeitleiste ein. Mit einem Klick lässt sich eine Bewerberakte nach Einstellung eines Kandidaten zur Personalakte transformieren.
Für Bewerber bietet die Software die Möglichkeit einer One-Click-Bewerbung, welche den Import relevanter Daten aus Xing- oder LinkedIn-Profilen ermöglicht.
Das kollaborative Arbeiten über drei verschiedene Zugänge für Bewerber, Recruiter und Vorgesetzte ist sehr intuitiv und übersichtlich möglich. Die Zugriffsmöglichkeiten sind ebenso wie Lese- und Schreibrechte flexibel definierbar. Negativ stößt auf, dass die Möglichkeiten zum kollaborativen Arbeiten trotz dieser sehr sinnvollen Anlagen faktisch relativ beschränkt sind. Möglich sind zwar das Hinterlassen von Kommentaren und Bewerten von Kandidaten, jedoch ist keine Chatfunktion implementiert.
Die BITE-HR-Softwareprodukte unterstützen 32 verschiedene Sprachen, wodurch sie sich auch zur Nutzung in international aufgestellten Unternehmen empfehlen.
Die BITE-Bewerbermanagement- und Personalmanagement-Applikationen sind nach ISO/IEC 27001:2013, der international führenden Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme, zertifiziert und erfüllen somit die höchsten Sicherheitsstandards.
Im Gegensatz zu Cloud-Lösungen bietet die Variante der Softwarenutzung im Rahmen eines „Software-as-a-Service“-Dienstes den Kunden die Sicherheit, dass die Daten in Deutschland auf den Servern der BITE GmbH verbleiben und nicht in die Hände von Dritten gelangen. Backups der Server sind verschlüsselt und auf zwei Bundesländer verteilt.
Dedizierte Zugriffsrechte erlauben die flexible Festlegung, wer Einsicht in Mitarbeiter- und Bewerberdaten und wer das Recht zur Datenbearbeitung erhält. Somit erhalten nur berechtigte Mitarbeiter Zugang zu den hochsensiblen Personaldaten erhalten.
Die BITE GmbH ist bemüht, die Software stetig den sich verändernden Anforderungen im jeweiligen Anwendungsbereich der Personalwerbung und -verwaltung anzupassen. Daher entwickelt der Hersteller die Software stetig weiter, wovon der Kunde, da es sich um eine SaaS-Lösung handelt, unmittelbar profitiert, ohne dass es regelmäßiger Updates bedürfte.
Die BITE GmbH bietet ihre Softaware für Großkunden als On-Premise-, für kleine und mittlere Unternehmen als SaaS-Lösung. In beiden Fällen erhebt der Anbieter einmalige Einrichtungskosten. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt leider 24 Monate. Erst nach deren Ablauf ist eine Kündigung möglich. Andernfalls verlängert sich die Vertragslaufzeit stillschweigend um 12 Monate. Das Posten von Stellenausschreibungen auf kostenpflichtigen Portalen ermöglicht der BITE Bewerbermanager rabattiert.
Die BITE GmbH unterscheidet in ihrem Paket- und Preismodell nicht hinsichtlich der Menge ausschreibbarer Jobs, sondern allein anhand der Anzahl der Nutzerzugänge und der Unternehmensgröße (Anzahl der Mitarbeiter). Verfügbar sind die fest vordefinierten Pakete „Small“, „Medium“ und „Large“ sowie die individuell zusammenstellbare „Enterprise“-Option für größere Unternehmen. Für letztere ist ebenso wenig ein Preis veranschlagt wie für die Kombination aus Bewerbermanager und Personalmanager.
| Kriterium | Small | Medium | Large | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Anzahl User | 3 | 5 | 10 | Unbegrenzt |
| Anzahl Mitarbeiter | 100 | 250 | 500 | Unbegrenzt |
| Vorgesetztenzugänge | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Anzahl Jobs | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Anzahl Bewerbugnen | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Speicherplatz | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Preis pro Monat | 99 Euro | 199 Euro | 399 Euro | Auf Anfrage |
Kunden erhalten die Möglichkeit, Schulungen der BITE GmbH vor Ort oder online in Anspruch zu nehmen. Sollten sich hinsichtlich der Nutzung der Software Fragen ergeben, besteht von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 16:00 Uhr die Möglichkeit, den Anbieter über eine Service-Hotline zum Festnetztarif zu kontaktieren. Daneben steht eine Service-E-Mail-Adresse für Kunden bereit. Auf der Homepage der BITE GmbH wird Interessenten ein kostenfreier Testzugang in Form einer Browser-App angeboten. Diese ist mit Demodaten bestückt, die sich nicht individuell ergänzen lassen. Zudem handelt es sich um eine inzwischen überholte Version der Software.
Die BITE GmbH bietet mit dem Bewerbermanager und dem Personalmanager umfassende Tools, die durch einfache und intuitive Bedienbarkeit und höchste Sicherheitsstandards zu überzeugen wissen. Mittlere und große Unternehmen finden hier eine hervorragende SaaS-basierte Lösung, um in den Bereichen Recruiting und Personalverwaltung Prozesse und Strukturen individuell anpassbar zu rationalisieren, zu automatisieren und unternehmensintern zu vernetzen. Die Kooperationstools könnten jedoch etwas umfassender ausfallen. Wünschenswert wären zudem eine voll funktionsfähige Testversion sowie weniger stark bindende Nutzungsbedingungen.
