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HRlab bietet eine Insellösung vorrangig für die Personalverwaltung. Recruiting-Funktionen schließt die Software bislang nicht ein, nur ein Stellenausschreibungs-Editor ist inkludiert. Die Funktionspalette beschränkt sich auf das Führen digitaler Personalakten. Alle Daten sind zudem in Diagrammen und Grafiken darstellbar. Mitarbeiter erhalten einen eigenen Zugang mit einer praktischen Employee-Self-Service-Funktion.
HRlab von der Berliner tridion digital solutions GmbH ist eine cloudbasierte Softwarelösung, die nach Angaben des Entwicklers alle Daten und Aufgaben des Personalwesens abbildet und verwaltet. Erklärtes Ziel der intelligenten Human-Capital-Management-Plattform ist es, sämtliche Prozesse weitmöglichst zu automatisieren.
Die besten HR-Programme im Vergleich
Die Software ist in den drei Paketen „Startup“, „Classic“ und „HRlab+“ aufsteigenden Funktionsumfangs erhältlich:
| Funktion | Startup | Classic | HRlab+ |
|---|---|---|---|
| Startup-Funktionen | ✔ | ✔ | ✔ |
| Dashboard | ✔ | ✔ | ✔ |
| Mitarbeitermanagement | ✔ | ✔ | ✔ |
| Mitarbeiterzusatzleistungen | ✔ | ✔ | ✔ |
| Mitarbeiterhistorie | ✔ | ✔ | ✔ |
| Ausstattungsmanagement | ✔ | ✔ | ✔ |
| On- und Offboarding | ✔ | ✔ | ✔ |
| Abwesenheitsmanagement | ✔ | ✔ | ✔ |
| Dokumentenmanagement | ✔ | ✔ | ✔ |
| Kalendersynchronisation | ✔ | ✔ | ✔ |
| Taskmanagement | ✔ | ✔ | ✔ |
| Chat und News | ✔ | ✔ | ✔ |
| Berichtswesen Basic | ✔ | ✔ | ✔ |
| Recruitment | ✔ | ✔ | ✔ |
| Automatische Benachrichtigungen | ✔ | ✔ | ✔ |
| Flexible Zugriffskontrolle | ✔ | ✔ | ✔ |
| Zeiterfassung | ✖ | ✔ | ✔ |
| Dienstplanintegration | ✖ | ✔ | ✔ |
| Qualifikationsmanagement | ✖ | ✔ | ✔ |
| Berichtswesen Premium | ✖ | ✔ | ✔ |
| Datenspeicher Upgrade | ✖ | ✔ | ✔ |
| API-Integrationen | ✖ | ✔ | ✔ |
| Premium Support | ✖ | ✔ | ✔ |
| Gehaltsabrechnungsfunktionen | ✖ | ✖ | ✔ |
Die Menüauswahl von HRlab bietet Zugang zu folgenden Funktionsbereichen:
Hier sind alle Mitarbeiter des Unternehmens gelistet, filterbar nach Abteilung und Geschäftsstelle. Ein Klick auf den Mitarbeiternamen öffnet die digitale Personalakte, die Stamm-, Kontakt-, Vertrags- und Gehaltsdaten sowie Qualifikationen beinhaltet.
Eine Liste zu erledigender Genehmigungsanfragen, die an die Personalabteilung gestellt wurden, sind hier in den Kategorien „Urlaubsanträge“, „Geschäftsreisen“, „Krankheitsausfälle“ und „Boardings“ gelistet.
In diesem Bereich findet sich eine Listenansicht aller offenen, genehmigten und abgelehnten Urlaubsanträge sowie grafisch dargestellte Statistiken zu Urlaubstagen pro Monat, gesamten Urlaubstagen im Jahr und durchschnittlich genehmigten Urlaubstagen pro Monat.
Ähnlich wie im Bereich „Urlaub“ verfügt dieser Bereich über eine Liste mit Krankheitsausfällen samt Dauer und Einreichungsstatus der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sowie entsprechenden grafisch dargestellten Statistiken. Die Funktionsbereiche Urlaub und Krankheit sind mit einer Kalenderfunktion gekoppelt, sodass eine Kontrolle der Resturlaubsansprüche und ein Ressourcenmanagement ebenso möglich sind wie die statistische Auswertung von Resturlaubsansprüchen für den einzelnen Mitarbeiter. Über den Mitarbeiterzugang beantragen Mitarbeiter selbstständig Urlaubszeiten und laden Krankenscheine bequem via Smartphone hoch.
Ganz im Look der Bereiche „Urlaub“ und „Krankheit“ zeigt dieser Bereich eine Liste sowie Statistiken von vergangenen und anstehenden Geschäftsreisen samt Reisegrund, -ziel und -dauer.
Hier ist jeder Teilbereich der digitalen Personalakte noch einmal separat aufrufbar, dies betrifft Sprachkenntnisse, Bildungsabschlüsse, Zertifikate und Berufserfahrung der Mitarbeiter. Die Daten können hier ergänzt und bearbeitet werden. Nimmt ein Mitarbeiter an einem Seminar teil, kann dies hier eingetragen werden, sodass seine Absenz entsprechend in der Zeiterfassung erscheint.
Unter diesem Punkt werden für jeden Mitarbeiter einzeln die Arbeitsstunden pro Monat, der Monatsdurchschnitt und der Jahresdurchschnitt ermittelt. Flexibel lassen sich bestimmte Perioden selbst definieren und hinzufügen. Dies eignet sich beispielsweise für projektbezogene Arbeit, in der eine bestimmte Stundenanzahl in einem festgelegten Zeitraum zu leisten ist.
In diesem Ordner werden alle eingereichten und hochgeladenen Dokumente wie Krankheits- oder Bildungsnachweise zentral verwaltet.
Alle in den Programmbereichen vermerkten Daten sind in einem Kalender übersichtlich darstellbar. Dies sind: Urlaubszeiten, Krankheitsausfälle, Geschäftsreisen, Geburtstage, Arbeitsbeginn neuer Mitarbeiter, Vertragsenden, Feiertage, Abonnementerinnerungen. Auf Basis der Daten ist auch eine Agenda erstellbar, ähnlich einem Stundenplan. Der Kalender ist an Outlook und Gmail angebunden und zeigt auf diese Weise alle anstehenden Aufgaben, Fristen und Termine. Die Erinnerungsfunktion zeigt rechtzeitig anstehende Aufgaben, Meetings oder Bewerbungsgespräche an.
Der Programmbereich „Tasks“ Listet alle von der Personalabteilung noch zu bearbeitenden Prozesse übersichtlich auf.
Hier können Meldungen und Einladungen, die alle oder bestimmte Mitarbeiter betreffen, für alle offensichtlich kommuniziert und geteilt werden. Nützlich ist dies beispielsweise für Einladungen zu Firmenevents oder Mahnungen, die Teeküche sauber zu halten.
In diesem Programmbereich ist eine Vielzahl von Auswertungen erstellbar. Diese umfassen teilweise die Statistiken, die auch in den einzelnen Programmbereichen einsehbar sind, aber auch weitere, wie beispielsweise die Gesundheitsquote oder eine Personalkostenauswertung.
Dieser Bereich enthält einen Stellenausschreibungs-Editor zum Entwerfen von Stellenausschreibungen im Corporate Design mit Header und Text nach vorgefertigten Templates. Die Stellenausschreibungen sind dann exportierbar, nicht jedoch aus dem Programm heraus publizierbar. Über eine Schnittstelle integrieren Anwender eigene Vertragspartner, an die die Stellenausschreibung direkt aus dem Programm versandt werden kann. Eine Multiposting-Funktion aus dem Programm heraus existiert nicht.
Die exklusiv im „HRlab+“-Paket enthaltene Payroll-Funktion umfasst die vollständige Abrechnung aller Lohn- und Gehaltsdaten und ist mit einer Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung ausgestattet. Alle Zahlungsläufe sind vollständig automatisierbar. Endabrechnungen sind für frei definierbare Abrechnungsgruppen und Lohnarten durchführbar. Auch Zusatzleistungen wie Boni, Benefits und die betriebliche Altersvorsorge sind hier berücksichtigt. Aktuelle und historische Auswertungen stehen sowohl in der Arbeitgebervariante als auch in der Variante für die Mitarbeiter zum Download bereit.
Das individuell mittels Drag-and-Drop mit Kurzübersichtselementen aus dem Programmbereich bestückbare Dashboard ist ein echter Hingucker. Übersichtlich werden Listen, KPIs, Kalender, aktuelle Tasks, Mitarbeiterstruktur, Mitarbeiterstatistik und Kennzahlen grafisch in farbigen Diagrammen aufbereitet und in Form von Widgets dargestellt. Der Look ist modern und äußerst ansprechend. Es gibt praktisch keine Statistik, die HRlab nicht auf Basis der in Personal- oder Bewerberakten hinterlegten Daten ermitteln und darstellen könnte. Die Übersichtselemente dienen gleichzeitig als Navigationselemente zum jeweiligen Programmbereich. Auch die Navigationsleiste ist schön ausgearbeitet: Jeder Programmbereich ist verständlich benannt und mit einem grafischen Icon versehen. Ein kleines Manko ist hierbei, dass die Funktionen in zu viele Teilbereiche aufgesplittet sind und damit die Navigationsspalte so lang ausfällt, dass zum Erreichen der unten gelisteten Programmbereiche Scrollen vonnöten ist.
Praktisch ist, dass Tasks, welche ihrer Bearbeitung harren, in allen Übersichtslisten orange hinterlegt werden, während sich auf dem aktuellen Stand befindliche Listenelemente grün markiert sind. Jeder Programmbereich veranschaulicht die entsprechenden Daten nochmals in Form von Diagrammen, die variabel nach bestimmten Informationen und Zeiträumen filterbar sind.
Der Stellenausschreibungs-Editor ist sehr einfach und intuitiv zu bedienen. In wenigen Klicks sind Header-Bild und Text in eine oder zwei Spalten eingefügt. Die Möglichkeiten zur Illustration und zur Individualisierbarkeit des Layouts erweisen sich hierbei leider als relativ beschränkt. Das Template im Editor ist bislang nur in englischer Sprache erhältlich.
Individualisierbar sind nur wenige Elemente. Die Programmbereiche und Schemata gibt der Hersteller fest vor. Es gibt jedoch zumeist viele voreingestellte Auswahl- und Darstellungsmöglichkeiten.
Automatisierbar sind mit der Software all jene alltäglichen Verwaltungsaufgaben, die in einer HR-Abteilung zur Mitarbeiterverwaltung anfallen. Neben Krankmeldungen, Urlaubsanträgen und der Terminverwaltung ist hier vor allem die Payroll-Funktion zu nennen, die die Automatisierung der Zahlungsläufe ermöglicht.
Da sich die größeren Pakete der Software nicht auf eine Mitarbeiteranzahl beschränken, ist sie für die Nutzung in Unternehmen jeglicher Größenordnung und Branche gleichermaßen skalierbar. Schnittstellen zu anderen HR-Insellösungen sind integriert, was eine Kompatibilität mit bereits verwendeten Softwareprodukten garantiert.
Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Zugang für seine Personalakte, sodass er persönliche Daten eigenständig verwaltet. Dies reduziert den administrativen Aufwand für die Personalabteilung beispielsweise bei Änderungen von Adressen oder Bankdaten. Über den Mitarbeiterzugang kann jeder Teilnehmer weitere Employee-Self-Service-Funktionen nutzen, wie beispielsweise das Einreichen von Urlaubsanträgen oder den Abruf von Statistiken.
Neben den Filterfunktionen enthalten einige Programmbereiche auch eine bereichsspezifische Suchfunktion, welche das gezielte Auffinden bestimmter Informationen erleichtert.
Momentan ist die Software lediglich in den Sprachen Deutsch und Englisch erhältlich.
HRlab ist eine mobile-optimierte, cloudbasierte Softwarelösung. Dies ermöglicht den Zugriff auf die Software von jedem Endgerät aus, unabhängig vom Betriebssystem. Mieter des Softwaredienstes profitieren sofort und unmittelbar von Neuerungen und Aktualisierungen der Software, die der Entwickler in regelmäßigen Abständen vornimmt.
Die Kundendaten hostet ein nicht näher benannter Drittanbieter in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Eine aufwendige Verschlüsselung garantiert die tridion digital solutions GmbH ebenso wie regelmäßige Überprüfungen der Einhaltung der aktuellen Datenschutzbestimmungen durch unparteiische Dritte.
Der Personalleiter vergibt flexibel individuelle Zugriffsrechte. Jeder Mitarbeiterzugang lässt sich hinsichtlich der Zugriffs- und Bearbeitungsrechte in der Systemrollenberechtigung definieren. Individuell kann die Personalabteilung hier Passwörter für jeden Mitarbeiter festlegen, sodass nur berechtigte Mitarbeiter Einsicht in sensible, persönliche Daten erhalten. Die Rollendefinition gliedert sich hierarchisch:
Die Preise von HRlab berechnen sich pro Nutzer pro Monat. Dies ist zwar flexibel, da der Vertrag monatlich kündbar ist, doch kommen für größere Unternehmen auch schnell höhere Kosten zusammen. Entscheidet sich der Nutzer für die Zahlung einmal pro Jahr, sinkt der Preis pro Nutzer pro Monat, doch beträgt die Mindestvertragslaufzeit ein Jahr und verlängert sich stillschweigend um jeweils weitere zwölf Monate, sofern sie nicht bis spätestens einen Monat vor Ablauf gekündigt wird.
Unglaublich, aber wahr: Das kleinste Paket für Unternehmen bis zu 20 Mitarbeitern, „Startup“, ist völlig kostenlos erhältlich. Allerdings verfügt es nur über einen eingeschränkten Funktionsumfang. Die beiden größeren Pakete „Classic“ und „HRlab+“ richten sich hingegen nicht an Unternehmen bestimmter Größenordnungen. Auch hinsichtlich der Nutzeranzahl oder der Anzahl ausschreibbarer Stellen sind die Kapazitäten beider Pakete nicht begrenzt. Unterschiede bestehen lediglich hinsichtlich des Funktionsumfanges, der bei „HRlab+“ größer ist.
| Kriterium | Startup | Classic | HRlab+ |
|---|---|---|---|
| Mitarbeiterzahl | Bis zu 20 | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Preis pro Nutzer pro Monat bei Jahresvertrag | 0,00 Euro | 7,25 Euro | 11,25 Euro |
| Preis pro Nutzer pro Monat bei Monatsvertrag | 0,00 Euro | 8,00 Euro | 12,00 Euro |
Die Möglichkeit, die Lohnabrechnung automatisiert und integriert direkt über HRlab zu bedienen und zu steuern, ist für einen Aufpreis von vier Euro pro Monat pro Mitarbeiter optional in Form des Pakets „HRlab+“ zubuchbar. Dieses Feature ersetzt die Notwendigkeit separater Lohnabrechnungssysteme oder eines externen Steuerbüros.
Die Website des Unternehmens bietet in übersichtlicher und anschaulicher Weise Informationen zum Funktionsumfang der Software sowie zur Preisstaffelung. Dies zeugt von hoher Transparenz. Allerdings gibt es an der Webpräsenz auch einiges zu bemängeln: Ein Imagevideo in englischer Sprache soll den Nutzen die Vorteile der Software anschaulich präsentieren, doch wirkt die Ausführung leider etwas plump und die Funktionen sowie ihr konkreter Nutzen finden keine Erwähnung. Schulungen oder Webinare bietet der Hersteller nicht an, da die Software nach eigenen Angaben selbsterklärend, benutzerfreundlich, intuitiv und einfach bedienbar sei. Kunden erhalten allerdings nach Angabe ihrer Kontakt- und Firmendaten Zugriff auf ein Tutorial, das die die Mehrzahl der Funktionen erläutert.
Nach Angabe von Firmenname und Kontaktdaten steht es Interessenten frei, eine 14-tägige Testphase in Anspruch zu nehmen. Die Testversion ist mit Demodaten nutzbar, jedoch bietet sie nicht den vollständigen Funktionsumfang der Vollversion.
Erst in der Software erhält der Anwender Zugriff auf den Support in Form einer E-Mail-Adresse und einer Chat-Anfrage. Auf unsere Anfrage an die auf der Website angegebene E-Mail-Adresse erhielten wir keine Antwort. Eine Hotline ist gar nicht erst angegeben.
Wirklich zu überzeugen weiß HRlab in keinem unserer Bewertungskriterien. Allein ein tolles Design und eine gute Bedienbarkeit können leider nicht für gewichtigere Mängel entschädigen: Der Funktionsumfang umfasst nicht einmal eine Mitarbeiterbewertung, geschweige denn Tools zur geplanten Personalentwicklung. Somit handelt es sich bei HRlab ausschließlich um ein Tool für die Personalverwaltung, zur Zentralisierung, Vereinfachung und Automatisierung administrativer Prozesse. Positiv hervorzuheben sind jedoch die Employee-Self-Service-Funktion und die Lohnabrechnungsfunktion, die bei HRlab so umfassend und gleichzeitig angenehm nutzbar ausfällt wie bei keiner anderen Software im Vergleich. Angesichts des Funktionsrepertoires, des fragwürdigen Support-Konzepts und der geringen Flexibilität gegenüber Konkurrenzprodukten besteht bei HRlab jedoch insgesamt deutlicher Nachholbedarf.
