Zum Anbieter
HRlab ist in der Lage, den Arbeitsalltag in einer HR-Abteilung von mittelständischen Unternehmen mit 20 bis 2.000 Mitarbeitenden zu vereinfachen. Durch die Digitalisierung von Personalakten, Anträgen und Nachweisen baut die Software aktiv die Flut von Papierdokumenten ab und beschleunigt viele Prozesse. Durch den Self-Employee-Service nehmen Mitarbeitende viele Eingaben selbst vor, die zuvor von der Personalabteilung abgewickelt oder sogar abgetippt werden mussten. Auch im Bereich BewerberInnenmanagement sorgt HRlab für bessere Übersicht und größere Effizienz.
HRlab ist ein 2016 in Berlin gegründetes Unternehmen, das mit der Mission, die Personalverwaltung zu digitalisieren, angetreten ist. Ziele sind laut Anbieter Flexibilität statt einer Standardlösung sowie eine jederzeit transparente Kommunikation anstelle von falschen Versprechungen. Alles soll möglichst unkompliziert erstellt und übersichtlich in der Software dargestellt werden.
Es handelt sich um eine cloudbasierte Softwarelösung. Das Software-as-a-Service-Konzept ermöglicht es, HRlab überall dort zu nutzen, wo es eine stabile Internetverbindung gibt. NutzerInnen können also Desktop-Computer, Laptops, Tablets oder Smartphones unabhängig vom Aufenthaltsort verwenden, um auf die HR-Software zuzugreifen. Der Log-in per Browser ist betriebssystemunabhängig möglich. Die HRlab-App gibt es für Android- und iOS-Geräte.
Die besten HR-Programme im Vergleich
In der Software lassen sich sämtliche in der HR anfallenden Aufgaben einfach digitalisieren, im Dashboard in eine Übersicht bringen und umfassend grafisch aufbereiten. Welche Funktionen in den verschiedenen Tarifen enthalten sind, listen wir im Abschnitt Preismodell und Service genauer auf. Folgende Menübereiche sind anwählbar:
Hier vervollständigen MitarbeiterInnen ihre Daten hinsichtlich Adresse, Bankverbindung und steuerlich relevanter Themen.
Im Dashboard werden sämtliche HR-Belange wie Urlaub, Krankheit, offene Tasks, Reiseanträge, Geburtstage und Jubiläen grafisch aufgearbeitet. Die einzelnen Elemente lassen sich dabei per Drag-and-drop-Funktion beliebig in ihrer Reihenfolge ändern. Die Möglichkeit, einzelne Elemente auszublenden, besteht allerdings nicht.
Hier sind alle MitarbeiterInnen des Unternehmens gelistet, filterbar nach Abteilung und Geschäftsstelle. Ein Klick auf den Mitarbeiternamen öffnet die digitale Personalakte, die Stamm-, Kontakt-, Vertrags- und Gehaltsdaten sowie Qualifikationen beinhaltet. Nur die Geschäftsführung hat Zugriff auf den gesamten MitarbeiterInnenstamm.
Im Bereich Abwesenheiten & Auslagen finden sich Daten zu Urlaub und Zeitausgleich, Krankheit, Homeoffice- und Weiterbildungs- und Geschäftsreiseanträgen sowie die Möglichkeit, Reisekosten und weitere Auslagen zwecks einer Erstattung unkompliziert einzutragen.
Wenig überraschend lassen sich hier die Arbeitszeiten eintragen. Dabei werden sowohl stationäre Terminals im Büro als auch Eintragungen per App unterstützt, etwa bei der Arbeit im Homeoffice oder während dienstlicher Reisen. Auch Regeln für Pausen- und Projektzeiten lassen sich individuell definieren.
Im Kalender finden sich sämtliche berufliche Angelegenheiten der MitarbeiterInnen, etwa zu Urlaub, Krankheit, Homeoffice oder Dienstreise. Die Kalenderansicht ist in etwas kleinerer Form in das Dashboard integriert.
Hier lassen sich zu erledigende Aufgaben eintragen. Dabei können die Aufgaben einzelnen MitarbeiterInnen zugewiesen sowie der aktuelle Bearbeitungsstand angewählt werden. Zudem können Nutzende Anforderungen und Beschaffungen eintragen.
Im Dokumenten-Bereich werden Inhalte bezüglich Arbeitsvertrags, betrieblicher Altersvorsorge, Bewerbungsunterlagen, Lohn- und Gehaltsabrechnung oder MitarbeiterInnengesprächen gesammelt. Zudem lassen sich eigene Dateien ablegen.
Hier werden Schulungsthemen, Anträge zu Schulungen sowie Zertifikate über abgeschlossene Schulungen gesammelt.
In diesem Bereich legen einzelne Mitarbeitende oder Teams Ziele fest. Zudem lässt sich der aktuelle Stand der Zielerreichung eintragen. Darüber hinaus können hier einmalige oder wiederkehrende Meetings festgehalten werden. Dabei kann entweder der physische Versammlungsort oder bei digitalen Meetings der Beitrittslink angegeben werden. Außerdem ist hier der Ort für MitarbeiterInnen-Feedback.
Der Bereich Berichte bietet Zugang zu Zusammenfassungen aller erdenklichen Einzelposten wie dem Urlaubskonto, der Krankenhistorie, der Zeiterfassung, von Projektkosten, der Geschlechterverteilung, Geburtstagen und Betriebszugehörigkeiten, dem Entgelt, Recruitment und vielen weiteren Funktionen.
Der Neuigkeiten-Bereich ist für betriebsinterne Erinnerungen, wie ein erreichtes Etappenziel, eine Einladung zu einer Firmenfeier oder den bevorstehenden Arbeitsantritt einer neuen Kollegin oder eines neuen Kollegen vorgesehen.
Unter dem Menüpunkt Recruiting erreichen NutzerInnen veröffentlichte Stellenausschreibungen sowie im Idealfall sich auf diese beziehende Bewerbungen.
Unter dem letzten Menüpunkt finden Nutzende diverse Einstellungen, beispielsweise zu Firmenstandorten, Abteilungen oder aber auch frei definierbaren Menüfeldern. Zudem ist ein Import von Daten wie Urlaubs- und Krankheitstagen oder der Arbeitszeit möglich. Um die Daten im richtigen Format zu erfassen, lassen sich Vorlagen herunterladen.
Die Benutzung des Programms ist einfach und intuitiv, man kann sogar so weit gehen zu sagen: Sie macht Spaß! Viele Daten, die zuvor in loser Zettelwirtschaft ein großes Chaos hinterlassen haben, werden nun an einer Stelle digital gesammelt und automatisch ausgewertet. Die Planung und Kommunikation mit KollegInnen und innerhalb Teams werden durch HRlab deutlich vereinfacht. Auch die Übersicht über ausgeschriebene Stellen und eingegangene Bewerbungen ist mit HRlab viel einfacher. Neben den Filterfunktionen enthalten einige Programmbereiche außerdem eine bereichsspezifische Suchfunktion, die das gezielte Auffinden bestimmter Informationen erleichtert.
Die Verwendung über den Browser (wir nutzten Edge) ist denkbar einfach: mit Benutzernamen und Passwort einloggen und schon kann es losgehen. Ein wichtiger Bestandteil von HRlab ist der sogenannte Employee Self Service: So lassen sich etwa die eigenen Daten unkompliziert vervollständigen oder aktualisieren, sowie Dienstreisen, Urlaub und Arbeitszeit besser planen und erfassen. Nachweise oder beispielsweise in einer Tabellenkalkulation gesammelte Arbeitszeitdaten können unkompliziert per Drag-and-drop-Funktion in die Software geladen und dann weiterverarbeitet werden. Die Navigation durch die einzelnen Menü-Elemente gestaltet sich sehr einfach und es besteht zu keiner Zeit das Gefühl, eine Funktion nicht auf Anhieb zu finden. Auch die Nutzung der App ist sehr intuitiv. Wir verwendeten für unseren Test die Android-Version.
Neben einer Schnittstelle zu DATEV gibt es auch API-Schnittstellen für Stamm- und Zeitwirtschaftsdaten. Zudem ist eine Schnittstelle zum Bewerbungsmanager onlyfy sowie zum populären Bewerbermanagement softgarden verfügbar. Momentan ist die Software lediglich in den Sprachen Deutsch und Englisch erhältlich.
HRlab ist eine mobil-optimierte, cloudbasierte Softwarelösung. Dies ermöglicht den Zugriff auf die Software von jedem Endgerät aus, unabhängig vom Betriebssystem. MieterInnen des Softwaredienstes profitieren sofort und unmittelbar von Neuerungen und Aktualisierungen der Software, die der Entwickler in regelmäßigen Abständen vornimmt. Für NutzerInnen heißt das: Nur gewöhnliche Updates des Betriebssystems oder der Apps sind vonnöten. In der Browser-Version wird immer automatisch die neueste Version verwendet.
Die Daten der KundInnen werden DSGVO-konform auf Servern des renommierten deutschen Internetdienste-Anbieters IONOS in Berlin und Frankfurt am Main gehostet. Eine aufwendige Verschlüsselung garantiert die HRlab GmbH ebenso wie regelmäßige Überprüfungen der Einhaltung der aktuellen Datenschutzbestimmungen durch unparteiische Dritte.
Der Personalleiter beziehungsweise die Personalleiterin vergeben flexibel individuelle Zugriffsrechte. Jeder Zugang ist hinsichtlich der Zugriffs- und Bearbeitungsrechte in der Systemrollenberechtigung anpassbar. Individuell kann die Personalabteilung hier Passwörter für Mitarbeitende festlegen, sodass nur Berechtigte Einsicht in sensible, persönliche Daten erhalten. Theoretisch lassen sich sogar alle einzelnen Datenfelder durch Zugriffsrollen im Zugriff beschränken.
Die Rollendefinition gliedert sich hierarchisch:
Die Software wird fortlaufend weiterentwickelt, sodass in unregelmäßigen Abständen neue Funktionen hinzukommen.
Die Preise von HRlab berechnen sich pro NutzerIn pro Monat. Das ist branchenüblich. Laut Anbieter richtet sich die HR-Software an mittelständische Unternehmen mit 20 bis 2.000 MitarbeiterInnen. Da sich bei Unternehmen mit einer großen Anzahl an MitarbeiterInnen schnell hohe Summen bilden, gibt es ab 100 MitarbeiterInnen gesonderte Konditionen, die HRlab auf Anfrage mitteilt. Im Übrigen scheint die maximale Anzahl an NutzerInnen von 2.000 nicht in Stein gemeißelt zu sein. Der Preisrechner gibt bei einer Eingabe unter 20 eine Fehlermeldung aus, bei einer Eingabe über 2.000 hingegen nicht.
Um HRlab auszuprobieren und die Tauglichkeit für das eigene Unternehmen prüfen zu können, bietet sich die zweiwöchige kostenlose Testphase an. Ist die Entscheidung für den Einsatz der HR-Lösung von HRlab gefallen, gilt es, einen der zwei Tarife auszuwählen, die jeweils mit bis zu drei Add-ons aufgestockt werden können.
Der Tarif Compact umfasst dabei die folgenden Bestandteile:
Bei dem Begriff „Whistleblowing“ geht es um das seit Juni 2023 in Deutschland gültige Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten sind seitdem verpflichtet, ein internes Meldesystem einzurichten, über das sich Fehlverhalten anonym melden lässt. Nur der Hinweisgeber beziehungsweise die Hinweisgeberin sowie der oder die im Unternehmen mit der Bearbeitung beauftragte Compliance Officer können diese Daten einsehen. Dabei kann es beispielsweise um einen potenziell unangemessenen Umgang eines oder einer Mitarbeitenden mit KollegInnen oder Externen gehen sowie um Aspekte der Umweltverträglichkeit.
Der Tarif Classic umfasst sämtliche Bausteine des Tarifes Compact, erweitert das System aber zusätzlich um einen Baustein:
Dieser Baustein unterstützt eine Vielzahl an mitarbeiterbezogenen Prozessen und ermöglicht damit wesentliche Effizienzsteigerungen in der täglich anfallenden Personalarbeit. Viele wiederkehrende Arbeitsschritte lassen sich so automatisieren, was eine große Arbeitseinsparung bedeutet.
Die Preise für die Tarife schlüsseln sich wie folgt auf:
| Tarifname | Compact | Classic |
|---|---|---|
| Monatspreis pro NutzerIn bei monatlicher Zahlung | 5,00 Euro | 6,30 Euro |
| Monatspreis pro NutzerIn bei jährlicher Zahlung | 4,50 Euro | 5,65 Euro |
| Monatspreis pro NutzerIn bei zweijährlicher Zahlung | 4,00 Euro | 5,00 Euro |
Monatspreise der zwei verschiedenen Tarife von HRlab. Die Monatsraten verringern sich bei längerer Vertragslaufzeit.
Bei einmonatiger Laufzeit verlängert sich der gebuchte Tarif um einen weiteren Monat, sofern nicht 30 Tage vor Ablauf des Vertrags gekündigt wird. Die ein- und zweijährigen Verträge erneuern sich um ihre jeweilige Laufzeit, wenn nicht drei Monate vor Vertragsende gekündigt wird.
Die vorbereitende Lohnabrechnung ist in beiden Tarifen enthalten. Alle dafür relevanten Daten werden monatlich komfortabel aufbereitet. Diese können dann an gängige Abrechnungsprogramme wie DATEV übergeben werden, in denen dann die eigentliche Abrechnung rechtssicher erstellt wird.
Zusätzlich zum gewählten Tarif gibt es drei Add-ons, die unabhängig voneinander hinzugebucht werden können. KundInnen von HRlab können sich also für ein, zwei oder alle Zusatzpakete entscheiden.
Das Add-on Time & Absence umfasst die Möglichkeit, folgende Angelegenheiten der Belegschaft in der Software verwalten zu können:
Das Add-on Talent Management nimmt die Weiterentwicklung des Personals ins Visier. Es sind die folgenden Funktionen enthalten:
Das Add-on Recruitment umfasst sämtliche Funktionen der MitarbeiterInnengewinnung, angefangen bei der Erstellung von Stellenanzeigen über die Veröffentlichung auf einer eigenen Talentseite bis hin zum Multiposting auf über 200 Partnerseiten.
Je Add-on ist ein monatlicher Preis zu zahlen, dessen Höhe von der Art des gewünschten Zusatzfeatures und von der Zahlweise abhängig ist.
| Name des Add-ons | Time & Absence | Talent Management | Recruitment |
|---|---|---|---|
| Monatspreis pro NutzerIn bei monatlicher Zahlung | 2,70 Euro | 2,70 Euro | 1,30 Euro |
| Monatspreis pro NutzerIn bei jährlicher Zahlung | 2,35 Euro | 2,35 Euro | 1,15 Euro |
| Monatspreis pro NutzerIn bei zweijährlicher Zahlung | 2,00 Euro | 2,00 Euro | 1,00 Euro |
Monatspreise der drei Add-ons von HRlab. Die Monatsraten verringern sich bei längerer Vertragslaufzeit.
Die Website des Unternehmens bietet in übersichtlicher und anschaulicher Weise Informationen zum Funktionsumfang der Software sowie zur Preisstaffelung der zwei Tarife und der drei Add-ons. Dies zeugt von hoher Transparenz.
Sämtliche Funktionen werden auf einzelnen Themenseiten ausführlich und bebildert erklärt. Zudem stellt sich das Unternehmen Interessierten auf sympathische Weise selbst vor, weiß von eigenen Erfolgsgeschichten und Partnern zu berichten und nennt drei Branchen, in denen HRlab eine Bereicherung und Arbeitserleichterung darstellen könnte. So wird der Nutzen
jeweils mit branchenüblichen Problembeschreibungen und dazu passenden Lösungsansätzen ausführlich dargestellt.
Ein FAQ-Bereich beantwortet zudem eine Reihe häufig auftretender Fragen. Ein Blog präsentiert regelmäßig Artikel über das Thema HR und das sehr umfangreiche HR-Lexikon lässt keine Wissenslücken offen. Vom alphabetisch geordneten Glossar gelangen Wissbegierige durch einen Klick auf das Thema auf jeweils ausführliche Themenseiten. Abgerundet wird das Angebot durch Tutorial-Videos des Anbieters auf Plattformen wie YouTube.
Per Webdemo durch die Software geführt werden
HRlab bietet die Möglichkeit, einen Termin für eine persönliche Webdemo zu vereinbaren. Hier werden Interessierte digital durch die Software geführt und erhalten Einblicke, wie sie ihre Personalprozesse vereinfachen können. Wer den persönlichen Kontakt scheut, kann sich innerhalb des zweiwöchigen Testzeitraumes völlig unverbindlich selbst ein Bild von Funktionalität und Usability der Software machen.
Bei Fragen stehen Hilfesuchenden mehrere Kontaktwege zur Verfügung. Auf der Homepage gibt es ein Kontaktformular für Fragen und Probleme. Schriftliche Anfragen können zudem an info@hrlab.de gerichtet werden. Zudem steht eine Telefon-Hotline unter der Nummer 030 / 2809 8680 zur Verfügung. Über die Support-Zeiten beziehungsweise die zeitliche Erreichbarkeit der Telefon-Hotline gibt der Anbieter keine Auskunft.
HRlab ist eine cloudbasierte HR-Software, die viele alltägliche Anforderungen im Personalbereich eines Unternehmens abdeckt. So lässt sich Papierkram einsparen, Dokumente und Nachweise sind einfach digitalisierbar. Der Workflow rund um Stellenausschreibungen sowie das Sichten und Bewerten von Bewerbungen werden deutlich vereinfacht und beschleunigt. Auch die Weiterentwicklung von MitarbeiterInnen kommt nicht zu kurz. Sowohl Schulungen können geplant werden als auch die Personalentwicklung. Die Employee-Self-Service-Funktion erspart viel Arbeit und Korrespondenz per E-Mail oder Telefon, da Mitarbeitende alle Eingaben selbst vornehmen können. Die vorbereitende Lohnbuchabrechnung ermöglicht die komfortable Aufbereitung der monatlich benötigten Stamm- und Bewegungsdaten, sodass die Angaben am Monatsende stressfrei an Lohnsteuer-Dienstleister wie DATEV übergeben werden können. Wünschenswert wären Funktionen wie ein Assessment-Modul, CV-Parsing, Active Sourcing oder die Möglichkeit, aus der Software heraus Bewerbungsgespräche per Telefon oder Videotelefonie führen zu können. Das DSGVO-konforme Hosting in Deutschland und die Erreichbarkeit per Telefon-Hotline runden den positiven Gesamteindruck ab.
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