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Bewertung
7,15
Pro
  • Einfaches Preismodell ohne Mindestlaufzeit
  • Großer Funktionsumfang mit intuitiver Bedienung
  • Vorbereitende Lohnbuchhaltung mit vielen Schnittstellen
  • Umfassende DATEV-Integration
  • Employee-Self-Service
  • Hohe Datensicherheit und DSGVO-konform
Kontra
  • Funktionen zur Weiterbildung der MitarbeiterInnen ausbaufähig
  • Keine Automatisierung des Talent Pools
  • Keine eigene Multiposting-Funktion
  • Keine eigene One-Click-Bewerbung
FAZIT

HRworks ist eine Komplettlösung für den HR-Bereich mit dem Ziel, kleine und mittelständische Unternehmen optimal bei der Digitalisierung von Personalprozessen zu unterstützen. Sie umfasst zahlreiche Funktionen rund um die Personalverwaltung, die Zeiterfassung, die Reisekostenabrechnung und die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Das Unternehmen punktet darüber hinaus mit seinem einfachen Preismodell und seiner Unterstützung bei der Einrichtung und Bedienung der Software.

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Bewertungskriterien
Funktionen
Benutzerfreundlichkeit
Sicherheit und Aktualität
Preismodell und Service

HRworks Test

Funktionen6,68

Das Unternehmen HRworks GmbH hat sich darauf spezialisiert, eine ganzheitliche HR-Software für mittelständische Unternehmen zu schaffen. Es bezeichnet sich selbst als „Pionier für digitale HR-Lösungen in der Cloud“ und kann auf 25 Jahre Erfahrung zurückblicken: Bereits 1998 brachte das Unternehmen eine sogenannte ASP-Software zur Reisekostenabrechnung heraus. ASP oder „Applied Service Provider“ bezeichnet den Vorgänger von SaaS (Software-as-a-Service), also Anwendungen, die nicht lokal installiert, sondern online zur Verfügung gestellt werden.

Seit 2006 arbeitet HRworks mit AWS Cloud (Amazon Web Services) zusammen, um neben der Reisekostenabrechnung auch die Personalverwaltung inklusive Bewerbungsmanagement, Zeiterfassung und Vorbereitung der Lohnbuchhaltung anzubieten. Bei der Software handelt es sich nicht um ein modulares Modell, bei dem die gewünschten Teilbereiche kostenpflichtig kombiniert werden, sondern um ein All-in-one-Paket, bei dem alle Funktionen im Preis enthalten sind. Der Funktionsumfang ist enorm und umfasst unter anderem folgende Features:

Personalverwaltung

  • Bewerbermanagement
  • Stellenportal
  • Onboarding-Software
  • Digitale Personalakte
  • Arbeitsmittelverwaltung
  • Arbeitsvertrag- und Zeugnis-Generator
  • Compliance Management
  • Personalcontrolling und HR-Analytics

Zeiterfassung

  • Abwesenheitsverwaltung
  • Projektzeiterfassung
  • Urlaubsverwaltung
  • Arbeitszeitkonto

Reisekostenabrechnung

  • Digitale Belege
  • Aktuelles Reisekostenrecht
  • Führerscheinkontrolle
  • Schnittstellen zur Lohn- und Finanzbuchhaltung
  • Import von Kreditkartenbelegen

Lohn und Gehalt

  • Schnittstellen zu DATEV und vielen anderen
  • Übermittlung von Lohn- und Gehaltsdokumenten
  • Gehaltsvergleich
  • Individuelle Lohnarten für Lohnabrechnung
  • Einfache Exporte an externe Lohnprogramme

Stellenportal und Bewerbungsprozess

HRworks bietet zahlreiche Optionen, das Stellenportal auf der eigenen Seite nach dem Firmendesign zu gestalten. Stellenbeschreibungen und Bewerbungsformulare lassen sich individuell anpassen, Bilder sowie Videos hinzufügen und AnsprechpartnerInnen ergänzen. Was fehlt, ist die Option einer One-Click-Bewerbung über XING oder LinkedIn. Auch das Multiposting auf verschiedenen Stellenportalen ist bei HRworks selbst bislang nicht möglich, soll aber in Zukunft eingerichtet werden. Beide Funktionen können derzeit durch die vorhandene Integration und enge Partnerschaft mit softgarden abgebildet werden. Das HRworks Stellenportal ist so optimiert, dass Google for Jobs alle nötigen Daten zur Verfügung stehen, um passende Jobanzeigen über die regulären Google-Suchergebnisse auszuspielen.

Beim Bewerbungsprozess setzt HRworks auf kollaboratives Recruiting. Alle Personen, die am Recruiting beteiligt sind, können die Bewerbungsmappen sowie die gesamte Kommunikation mit den BewerberInnen einsehen und eigene Bewertungen hinterlassen. Verschiedene Vorlagen erleichtern zudem die Interaktion mit potenziellen ArbeitnehmerInnen. Das gesamte Bewerbungsmanagement ermöglicht die nahtlose Zusammenarbeit aller Beteiligten.

Gut gelungen ist auch der Übergang vom Bewerbungs- zum Onboarding-Prozess. Er funktioniert dank der Daten in der Bewerbungsakte sowie einiger praktischer Features schnell und nahtlos. Personalverantwortliche können einen Fragebogen erstellen und zukünftige KollegInnen per Mail freigeben, sodass diese alle für das Onboarding erforderlichen Daten selbst eintragen können. Aus der Bewerbungsmappe wird automatisch eine digitale Personalakte. Auch die Compliance-Management-Dokumente können neue MitarbeiterInnen online einfach bestätigen. Das erspart Personalverantwortlichen und KollegInnen Zeit, Nerven und Papier.

Rolle der MitarbeiterInnen

Nicht nur beim Onboarding, sondern auch bei allgemeinen firmeninternen Prozessen spielt der MitarbeiterInnen-Self-Service eine entscheidende Rolle. ArbeitnehmerInnen können zum Beispiel Abwesenheiten aus Gründen wie Urlaub oder Krankheit sowie Homeoffice problemlos in der Software beantragen. Die Vorgesetzten sind dann in der Lage, die Anfrage mit wenigen Klicks zu bestätigen.

Mithilfe der Einstempelfunktion lassen sich Arbeitsbeginn und -dauer genau erfassen. Dank der Funktion „Zu erledigen“ haben NutzerInnen außerdem immer den Überblick über anfallende Aufgaben. Dazu gehören Systemaufgaben wie das Bestätigen von Dokumenten und von Vorgesetzten zugewiesene oder eigens erstellte Aufgaben.

Eine Entlastung sind auch die Funktionen zur Reisekostenabrechnung. Diese lässt sich vollständig über die Software abwickeln, sodass das fertige Dokument nur an die Lohnbuchhaltung übermittelt werden muss. Dank der digitalen Belegfunktion genügt es, die Belege zu fotografieren und hochzuladen: Die integrierte OCR-Technologie extrahiert alle relevanten Informationen.

Was noch ausbaufähig ist

Der Funktionsumfang ist zwar groß, kann aber an einigen Stellen noch ausgebaut werden, etwa im Bereich Talentmanagement. Es ist beispielsweise möglich, die Kompetenzen der MitarbeiterInnen zu bewerten und Zertifikate zu hinterlegen, NutzerInnen können aber keine Weiterbildungsangebote über die Software planen oder in Anspruch nehmen. Auch eine Active-Sourcing-Funktion, die den Talent Pool nach passenden Personen für eine frei gewordene Stelle durchforstet, ist nicht vorhanden. Personalverantwortliche müssen den Talent Pool selbst verwalten.

Im Bereich Personalcontrolling steht seit Anfang 2023 der neue Teilbereich HR-Analytics mit 20 unterschiedlichen Kennzahlen samt Filterfunktionen und grafischer Aufbereitung zur Verfügung. Mittelfristig sollen weitere KPIs hinzukommen. 

Für die Erstellung eigener KPIs ist HRworks nicht konzipiert.

Benutzerfreundlichkeit7,28

Bei HRworks handelt es sich um eine reine Websoftware, die sowohl für den Desktop als auch für mobile Endgeräte wie Smartphone und Tablet optimiert ist. Eine native Smartphone-App ist nicht vorhanden, dafür funktioniert die Webanwendung unabhängig vom Betriebssystem auf allen Endgeräten.

NutzerInnen können in den Einstellungen zwischen insgesamt fünf verschiedenen Sprachen individuell wählen. Neben Deutsch und Englisch sind Französisch, Italienisch sowie Spanisch verfügbar. Somit können auch KollegInnen mit mangelnden Deutschkenntnissen mit der Software arbeiten.

Die Software arbeitet mit zwei Nutzungsoberflächen: eine für AdministratorInnen und eine vereinfachte Variante für MitarbeiterInnen und Vorgesetzte namens FLOW. Die FLOW-Oberfläche enthält nur das, was NutzerInnen für den Arbeitsalltag benötigen. Das Dashboard zeigt alle Funktionsbereiche übersichtlich an und informiert NutzerInnen über anstehende Aufgaben. Im Menü können sie zudem zwischen den einzelnen Funktionen navigieren. Urlaub, Homeoffice oder Gespräche mit Vorgesetzten lassen sich hier in wenigen intuitiven Schritten beantragen.

Eine Besonderheit im FLOW ist der Firmenkalender beziehungsweise die Abwesenheitsübersicht. Er ist im Menü der Firmenübersicht auffindbar und zeigt an, wann die KollegInnen aufgrund von Urlaub, Homeoffice oder Krankheit nicht anwesend sind. Die Übersicht zeigt nur dann die Daten aller MitarbeiterInnen im Unternehmen an, wenn die entsprechende Berechtigung erteilt wurde. In der Praxis ist es aber sinnvoller, lediglich die Daten des eigenen Teams sehen zu können.

Die Admin-Oberfläche steht ausschließlich dann zur Verfügung, wenn eine Nutzerin oder ein Nutzer mindestens eine Admin-Rolle in einem bestimmten Bereich bekommen hat. Sie ermöglicht die Konfiguration der Software für andere NutzerInnen und zeigt alle Funktionen in einem klassischen Drop-down-Menü an. Insgesamt wirkt sie sachlicher als die FLOW-Oberfläche, aber die Bedienung ist sehr einfach. Häufig genügt bereits ein Rechtsklick zur Ausführung einer Aktion, beispielsweise um den Bewerbungsstatus zu verändern.

Beide Oberflächen lassen sich nicht individualisieren, entscheidend für den Aufbau des Dashboards sind vielmehr die Aufgabenbereiche und Berechtigungen. Wer für den Job nicht auf Reisen ist, benötigt auch keine Reisekostenabrechnung auf dem Dashboard.

Die Suchfunktion ist in der FLOW-Oberfläche wesentlich praktischer als im Admin-Bereich. Sucht man eine bestimmte Funktion wie die Spracheinstellungen und gibt „Sprache“ ein, wird der Pfad angezeigt. Im Admin-Modus hingegen können nur Unterpunkte im Menübaum gesucht werden. Wichtig bei der FLOW-Oberfläche ist eine exakte Eingabe der gesuchten Funktion. Der Begriff „Spracheinstellungen“ funktioniert zum Beispiel nicht, weil das entsprechende Feld nur „Sprache“ heißt. Findet die Software den Begriff auf der FLOW-Oberfläche nicht, zeigt sie automatisch passende Ergebnisse im Helpcenter an.

Sicherheit und Aktualität7,50

HRworks wird vollständig in Deutschland entwickelt und bietet hohe Sicherheitsstandards sowie regelmäßige, wöchentliche Updates. Um mögliche Schwachstellen im System zu finden und zu beheben, führt das Unternehmen unter anderem Penetrationstests durch. Die Server, die durch AWS zur Verfügung stehen, sind ISO/IEC-27001-zertifiziert. Sie befinden sich zwar nicht direkt in Deutschland, aber in der EU, sodass sie den europäischen und deutschen Datenschutzregelungen zum Sichern der persönlichen Daten folgen und der DSGVO entsprechen.

HRworks löscht beispielsweise die Daten von abgelehnten BewerberInnen nicht selbst, sondern erinnert die NutzerInnen nach spätestens sechs Monaten an das Vorhandensein alter Bewerbungen. Diese können die Bewerbungsdaten entweder selbst löschen oder anonymisieren, um sie für spätere Analysen zu nutzen. Ein interessantes Feature ist auch der Datenschutzmodus: Wenn dieser aktiviert ist, sind jegliche persönliche Daten verschlüsselt und Sie erkennen Personen lediglich am ersten Buchstaben des Vor- und des Nachnamens.

Dank der umfassenden Rollen- und Rechtevergabe ermöglicht es die Software den Unternehmen, genau zu steuern, auf welche Daten jede Person Zugriff hat. Nur der sogenannte „Master-Administrator“ hat Zugriff auf alle Daten und Funktionen. Dieser verteilt weitere Admin-Rollen und Berechtigungen, je nachdem, was die KollegInnen im Arbeitsalltag benötigen. MitarbeiterInnen können im Grunde nur ihre eigenen Daten sehen und bearbeiten, während Vorgesetzte zusätzlich auf Features Zugriff haben, die sie für das Managen ihres Teams benötigen.

Es gibt sogar einen eigenen „Mein-Team“-Bereich mit Funktions-Dashboard, der die wichtigsten Informationen darstellt. Vorgesetzte können beispielsweise sofort sehen, welche Teammitglieder anwesend sind, ob Genehmigungsanfragen wie Urlaubs- oder Reiseanträge zu bearbeiten sind und ob Ereignisse wie Geburtstage anstehen. Zudem haben sie eine eingeschränkte Einsicht auf die Personaldaten des Teams. Sie können aber zum Beispiel keine sensiblen Daten wie Kreditkartennummer sehen oder Änderungen vornehmen.

Weiterhin lässt sich ein Anmeldeprotokoll einrichten, mit dem Zugriffe auf Accounts und Daten genau nachvollziehbar sind. Mögliche Fremdzugriffe sind im Nachhinein somit gut erkennbar. Änderungen und Löschungen der personenbezogenen Daten können KundInnen ebenfalls nachverfolgen.

Damit es nicht zu Datenänderungen von Dritten kommt, verschlüsselt das TLS-Protokoll sämtliche Informationen in der Datenbank und beim Versenden. Optional ist auch das Einführen von Passwörtern, Single Sign-on sowie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail, kompatibler App oder externer Hardware.

Preismodell und Service7,78

Das Bezahlmodell von HRworks ist einfach und übersichtlich gestaltet: Der Preis richtet sich ausschließlich nach der Anzahl der NutzerInnen. Zwar liegt die Mindestanzahl an zu kaufenden Lizenzen bei 20, was angesichts des „Employee Self Services“ aber durchaus sinnvoll ist.

Nach eigenen Aussagen soll die Software den Einstieg in die digitale Personalverwaltung für kleine und mittelständische Unternehmen sehr leicht machen und auch mit Start-ups wachsen können. Pro NutzerIn fordert HRworks eine monatliche Lizenzgebühr von 7,90 Euro. Hinzu kommt eine Grundgebühr, die sich nach der Lizenzanzahl staffelt:

LizenzenGrundgebühr
20 bis 49 40 Euro
50 bis 99 60 Euro
100 bis 299 80 Euro
Ab 300 150 Euro

So sind die Grundgebühren gestaffelt.

Sie zahlen somit monatlich mindestens 198 Euro, um die Software einzusetzen. Unternehmen, die 1.000 potenzielle NutzerInnen haben, geben monatlich 8.050 Euro aus. Bei Bedarf lässt sich das E-Signatur-Feature für 1,30 Euro pro Unterschrift hinzubuchen. Praktisch ist, dass es keine Mindestlaufzeit gibt. Falls sich HRworks für das Unternehmen also doch als ungeeignet erweist, lässt es sich jederzeit kündigen.

Ein Vorteil bei HRworks ist zudem der Umgang mit neuen MitarbeiterInnen: Unternehmen zahlen erst die Lizenzgebühren zum offiziellen Arbeitsbeginn, auch wenn die Person bereits vorher nach erfolgreichem Onboarding-Prozess im System registriert ist.

Einmalige Kosten

Zusätzlich zu den monatlichen Gebühren muss das Unternehmen einmalig für die Ersteinrichtung und eine Schulung zahlen. Die Schulung ist für mindestens eine Administratorin oder einen Administrator verpflichtend und kostet 1.090 Euro pro teilnehmende Person. Für die Einrichtung verlangt HRworks 170 Euro pro Stunde, wobei die Dauer von der Anzahl der NutzerInnen abhängig ist.

Einmalige Kosten = 170 Euro pro Einrichtungsstunde + 1.090 Euro pro SchulungsteilnehmerIn

Auf der Webseite nennt HRworks einen durchschnittlichen Beratungsbedarf von acht Stunden für 100 Lizenzen, was auf Kosten von 1.360 Euro hinausläuft. Die Einrichtung erfolgt in der Regel nicht an einem Tag, sondern über wenige Wochen verteilt. Die Abrechnung erfolgt erst nach der Einrichtungsperiode. Falls Sie also acht Stunden einplanen, im Endeffekt aber nur fünf Stunden benötigen, zahlen Sie auch nur den Preis für fünf Stunden.

Während der Einrichtungsperiode erfolgt dann die Personalverwaltungsschulung. Diese dauert zwei Tage und erfolgt entweder online über Google Meet oder an einem von sechs Standorten: Hamburg, Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Stuttgart oder München.

Webinare

Bei Bedarf können KundInnen kostenlos an einer Live-Tour oder verschiedenen Webinaren teilnehmen. Auch potenziellen KundInnen steht die Teilnahme offen. Bei der Live-Tour werden wichtige Funktionen in einem Zeitraum von etwa 40 bis 45 Minuten vorgestellt. In der uns zur Verfügung gestellten Tour fokussierte sich die Kursleitung vor allem auf das Bewerbungsmanagement und das Onboarding sowie die Funktionen, auf die MitarbeiterInnen und Vorgesetzte Zugang haben. Im Anschluss können die KursteilnehmerInnen Fragen stellen.

Die Webinare hingegen thematisieren einzelne Features im Detail. Das Unternehmen gibt zwar an, dass die Webinare an unterschiedlichen Wochentagen und zu verschiedenen Uhrzeiten stattfinden, um allen eine Teilnahme zu erlauben, aber der Ansatz lässt sich nicht verifizieren, da nur der aktuelle Termin zu einem spezifischen Thema angegeben ist. Wenn Interessierte zu der Zeit mit einer dringenden Aufgabe beschäftigt sind, ist nicht absehbar, ob der nächste Termin besser in den Zeitplan passt.

Support und Helpcenter

Der Support wirkt auf den ersten Blick sehr umfassend: KundInnen haben Zugriff auf das sogenannte Helpcenter, einem ticketbasierten Online-Support in der Software sowie einer Support-Hotline. Das Helpcenter ist nach Zugehörigkeiten und Funktionen sortiert. Alle Berechtigungsgruppen, MitarbeiterInnen, AdministratorInnen und Vorgesetzte erhalten genau die Informationen, die sie benötigen.

Zusätzlich stellt das Unternehmen interaktive Touren zur Verfügung. Sie führen die NutzerInnen durch die einzelnen Funktionen. Es gibt erklärende Touren, bei denen Sie nur auf „Weiter“ klicken, sowie Touren, bei denen Sie bestimmte Aufgaben direkt erledigen, also zum Beispiel einen Antrag ausfüllen.

Für weitere Fragen, die nicht durch das Helpcenter und die Touren abgedeckt werden, gibt es den Online-Support und die Hotline. Der Online-Support liefert nach eigenen Angaben innerhalb von acht Stunden im Rahmen der Service-Zeit eine Antwort. Erreichbar ist der Service für beide Dienste montags bis freitags von 8:00 bis 12:00 Uhr und 13:30 bis 17:00 Uhr. Was nach einer kurzen Wartezeit klingt, kann, je nachdem, wann das Fragenticket in der Software gepostet worden ist, durchaus länger dauern. Wer das Ticket zum Beispiel am Dienstag um 16:00 Uhr erstellt, erhält die Antwort bis spätestens 16:30 Uhr am darauffolgenden Tag.

Zusammenfassung

HRworks sieht sich als eine führende HR-Lösung für mittelständische Unternehmen und in vielerlei Hinsicht ist die Software tatsächlich ein Gewinn für solche Firmen. Die Bedienung ist einfach erlernbar, wobei der Lernprozess gut durch das umfangreiche Helpcenter und die interaktiven Touren unterstützt wird. Die simple Preisgestaltung und die nicht vorhandene Mindestvertragslaufzeit sind ungewöhnlich in der Branche und durchaus gut zu bewerten.

Die umfangreichen Funktionen der Software leisten gute Arbeit. Die Bandbreite im Bereich des Bewerbermanagements ist noch ausbaufähig, etwa um Multi-Posting und Funktionen zur Automatisierung des Talent Pools. Gleichzeitig wird dieser Bereich durch die Partnerschaft mit softgarden gut abgedeckt. Weiterhin fehlen Features zur Weiterbildung der MitarbeiterInnen.

Sicherheit und Datenschutz nimmt das Unternehmen ernst, erkennbar unter anderem am Datenschutzmodus, an den periodischen Penetrationstests und dem exakten Änderungsprotokoll. Die Rollen- und Rechteverwaltung erlaubt eine sehr präzise Kontrolle über die in der Software hinterlegten Daten. Nur die Master-Administration hat auf alles Zugriff.

HRworks wirbt mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis für kleine und mittelständische Unternehmen. Da es sich um eine All-in-One-Lösung handelt, die auch die digitale Reisekostenabrechnung abdeckt, wirkt dies in gewisser Hinsicht nachvollziehbar. Ob sich die Kosten tatsächlich für kleine Unternehmen mit 20 NutzerInnen rentieren, ist aber wahrscheinlich sehr von den Bedürfnissen der Firmen abhängig. Um den Nutzen für das eigene Unternehmen zu ermitteln, stellt HRworks praktischerweise viele Informationen bereit. Natürlich möchte das Unternehmen Interessierte auch gern direkt beraten und überzeugen. Dementsprechend haben Sie auf der Webseite bei jedem Unterpunkt die Option, die MitarbeiterInnen zu kontaktieren.


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