Zum Anbieter
Bei Personio handelt es sich um eine umfassende HR-Software für Recruiting, Personalverwaltung und -entwicklung sowie Lohnabrechnung. Alle Programmbereiche greifen nahtlos ineinander, Funktion und Design wirken wie aus einem Guss und sind sinnvoll strukturiert. Die Software ist äußerst benutzerfreundlich und zum Großteil sehr zeitgemäß. Die DATEV-Integration erspart Arbeitsschritte und beschleunigt die Lohnbuchhaltung.
Die 2015 gegründete Personio SE & Co. KG bietet mit ihrer cloudbasierten Software eine intelligente HR-Plattform für kleine und mittelständische Unternehmen an: Sie umfasst die Rekrutierung, Verwaltung, Entwicklung, Analyse und Lohnabrechnung des Personals. Die Software wird von mehr als 15.000 Kunden genutzt.
Die besten HR-Programme im Vergleich
Zielgruppe sind kleine und mittelständische Unternehmen mit 10 bis 2.000 Mitarbeitenden. Personio bietet seine Software gestaffelt nach Funktionsumfang in den Leistungspaketen Core und Core Pro, sowie individuelle Enterprise-Lösungen an. Die folgende Tabelle zeigt einen Überblick über den Funktionsumfang:
| Funktionen | Core | Core Pro | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Personalprofile | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Zeiterfassung | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Abwesenheiten | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Personalkalender | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Vorbereitende Lohnbuchhaltung | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Analysen und Berichte | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Dokumentenablage | Begrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Flexible Zugriffskontrolle | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Bewerbungsverwaltung | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Karriereseite-Baukasten | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Multiposting | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| BewerberInnen-Evaluationsbögen | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| Recruiting XML Feed und API | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| Performance Management | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| On- & Offboarding | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| Marktplatz für HR-Integrationen | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| Google SSO | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| Telefonsupport | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| Personaldaten API | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| Gesellschaften-Verwaltung | 1 Gesellschaft | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
Funktionsübersicht der einzelnen Personio-Tarifstufen.
Der Programmbereich Recruiting konzentriert sich auf die Erstellung, Verwaltung und Publikation von Stellenausschreibungen sowie die Verwaltung von Bewerbenden mittels Applicant-Tracking-System (ATS). Eingehende Bewerbungen verwaltet das Programm zentral in einer Datenbank. Jede Bewerbung durchläuft danach weitere, frei definierbare Bearbeitungsschritte, wie das Vereinbaren von Interviews inklusive Feedback-Sektion der Personalverantwortlichen. Zu erledigende Arbeitsschritte und überfällige Bewerbungen stellt die Software übersichtlich dar. Damit wird sichergestellt, dass alle Bewerbenden zeitnah Rückmeldung erhalten und nichts vergessen wird.
Das integrierte Multiposting-Tool erlaubt es, mit wenigen Klicks eine Stellenausschreibung auf über 500 verschiedenen Online-Portalen unterschiedlicher Größe und Reichweite zu publizieren, darunter StepStone, Indeed und XING. Die Plattformen lassen sich frei im Programm auswählen und die Schaltung von Stellenanzeigen ist direkt buchbar. Die Auswahl ist in einer Art Warenkorb ersichtlich. Mit einer hinterlegten Zahlungsweise führt man den Auftrag aus. Bestehende Verträge mit Stellenportalen kann das Unternehmen in Personio integrieren.
Sie können die eigene Unternehmensseite mit Personio verknüpfen und dort die in Personio erstellten Stellenausschreibungen veröffentlichen. Außerdem enthält Personio einen praktischen Baukasten für Karriereseiten, die auch unter der eigenen Unternehmensdomain laufen können.
Alle Mitarbeitenden eines Unternehmens erhalten einen eigenen Zugang, über den ihnen Employee-Self-Service-Funktionen, also Selbstverwaltungsfunktionen, zur Verfügung stehen. Diese beinhalten beispielsweise die Beantragung von Urlaub, den Upload von ärztlichen Attesten im Krankheitsfall, das Bewerten der Bewerbenden nach einem Interview sowie die Bearbeitung der Personaldaten. Das Programm wird somit auf die relevanten Funktionen beschränkt. Das Dashboard wird entsprechend angepasst, sodass die Mitarbeitenden ausschließlich die für sie relevanten Buttons und Optionen angezeigt bekommen.
Personio überzeugt mit einer übersichtlichen Gestaltung, einer aufgeräumten Benutzeroberfläche, einer intuitiven Navigation und einem modernen Design. Auch EinsteigerInnen können sich problemlos und mit wenig Zeitaufwand einarbeiten. Die Profile der Bewerbenden werden nach Einstellung automatisch in Accounts für Mitarbeitende umgewandelt. Im Onboarding können neuen Mitarbeitenden automatisch Onboarding-Checklisten mit Aufgaben, Ansprechpersonen und Fälligkeitsdaten zugeteilt werden. So wird sichergestellt, dass sie von Anfang an durchstarten können.
Die Startseite ist je nach Rolle und Zugriffsrechten mit verschiedenen Elementen ausgestattet, wie anstehenden Interviews, dem On- und Offboarding-Status sowie offenen Aufgaben und Genehmigungen. Sie können von der Startseite jeden Programmbereich direkt ansteuern. Gestaltung und Positionierung der Schaltflächen sowie Eingabemasken fügen sich nahtlos in das Design der Software ein und begünstigen auf diese Weise eine selbsterklärende Navigation.
Effizientes Arbeiten stellt dank des höchst individuellen Rollen- und Rechtekonzepts kein Problem dar. Die HR-Verwaltung kann innerhalb der digitalen Personalakte eine unbegrenzte Anzahl an Profilen für Mitarbeitende erstellen, in denen Rollen und Rechte individuell anpassbar sind. So kann zum Beispiel gewährleistet werden, dass Mitarbeitende ihren Urlaub im Tool einreichen und von Vorgesetzten genehmigen lassen.
Mitarbeitende mit Administrationsrechten, beispielsweise ein „Head of HR", haben unbegrenzten Zugang zu sämtlichen HR-Management-Funktionen. Eine Übersicht über zu erledigende Aufgaben erinnert an auslaufende Verträge, Anfragen für Änderungen von Personaldaten und beantragte Abwesenheiten. Mit einem Klick können Aufgaben abgehakt oder bearbeitet werden. Außerdem behalten Sie so stets den Überblick über Verträge, Abwesenheiten und Boni im Team.
Durch die nahtlose Integration von DATEV-Lohnprogrammen in Personio können Lohndaten per Mausklick datensicher an das DATEV-Rechenzentrum geschickt werden. So verkürzt sich der Abrechnungsprozess auf ein Minimum. Seit dem 22.09.2020 ist Personio zudem empfohlener DATEV-Software-Partner für den Bereich HR-Management.
Anfallende Aufgaben, wie Genehmigungen, werden per E-Mail als Erinnerung gesendet. E-Mail-Konten können direkt mit dem System verknüpft werden, sodass Recruiter aus Personio heraus sämtliche Kommunikation mit Bewerbenden führen können. Am Ende des Bewerbungsprozesses kann der Arbeitsvertrag mit der e-Signature-Software digital unterschrieben werden – einfach und rechtskräftig.
Mit Workflow Automation ist es möglich, manuelle Personalprozesse plattformübergreifend zu automatisieren und somit zu beschleunigen. Das ist vor allem bei sich wiederholenden Aufgaben wie dem Onboarding praktisch, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind. Hierfür bündelt Personio alle Anwendungen, die in den unterschiedlichen Organisationsbereichen zum Einsatz kommen, in einem System. Dazu gehören unter anderem Okta, Azure AD und Slack.
Personio speichert alle KundInnendaten auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland. Die stetige Weiterentwicklung des Programms geschieht unter Einhaltung und Beachtung der aktuellen DSGVO-Datenschutzverordnungen.
Da Personio eine cloudbasierte Softwarelösung ist, erübrigen sich zum einen wiederkehrende, kostenpflichtige Updates, die von Seiten der Nutzenden durchgeführt werden müssen. Zum anderen garantiert der Hersteller kontinuierliche Produktentwicklung und sofortige Verfügbarkeit aller Funktionen direkt nach Implementierung. Diese Versprechen betreffen auch die App, die sowohl für Android als auch iOS verfügbar und auf allen mobilen Endgeräten installierbar ist. Selbstverständlich erfolgt der Zugang zu Personio ausschließlich via SSL-verschlüsselter Netzverbindung.
Die integrierte Zwei-Faktor-Authentifizierung und dedizierte Zugriffsrechte ermöglichen es, die Einsicht in die Daten von Mitarbeitenden und Bewerbenden flexibel und sicher zu handhaben. Die Administratoren entscheiden, welche Bereiche und Funktionen Mitarbeitende sehen und bearbeiten können. Nur berechtigte Mitarbeitende erhalten Zugang zu den Personaldaten.
Je nach gewähltem Tarif stehen verschieden viele der umfangreichen Funktionen zur Verfügung. Für Fragen und Angebote steht ein umfangreicher Servicebereich zur Verfügung.
Personio unterscheidet hinsichtlich der Vertragskonditionen nach Zahlungsweise. Nur bei Zahlung per Kreditkarte ist eine monatliche Kündigung möglich. Bei jährlicher Zahlung auf Rechnung beträgt die Mindestvertragslaufzeit zwölf Monate und die Kündigung muss spätestens drei Monate vor Ablauf erfolgen. Andernfalls verlängert sich die Vertragslaufzeit um weitere zwölf Monate. Der Jahresplan ist im Vergleich zum Monatsplan um fünf Prozent preisreduziert.
Für die Ersteinrichtung fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr an, deren Höhe von der MitarbeiterInnenzahl des Unternehmens und der Wahl des Pakets abhängt. Ein Wechsel des Tarif- und Leistungsmodells ist jederzeit möglich. Aus dem Programm heraus können Sie Stellenausschreibungen auf kostenpflichtigen Stellenportalen buchen. Die Kosten für deren Inanspruchnahme werden über Personio abgerechnet.
Personio bietet zwei Leistungspakete an: Core und Core Pro. Außerdem gibt es individuelle Enterprise-Lösungen für größere Unternehmen. Für aktuelle Preise empfiehlt es sich, direkt mit Personio Kontakt aufzunehmen, da diese je nach Unternehmensgröße und benötigtem Funktionsumfang individuell berechnet werden. Zusätzlich können verschiedene Apps wie Recruiting, Payroll, Performance & Entwicklung und weitere Module hinzugebucht werden.
Interessierte und KundInnen können sich bei Fragen zur Software per Kontaktformular oder über eine separate E-Mail-Adresse an den Hersteller wenden. Zusätzlich ist der Support wochentags zwischen 9:00 und 18:00 Uhr telefonisch kostenlos erreichbar. Zu beachten ist, dass ein telefonischer Support ausschließlich KundInnen der Core Pro- und Enterprise-Pakete zur Verfügung steht, nicht aber Nutzenden der Core-Variante.
Auf der Homepage von Personio ist ein FAQ-Bereich eingerichtet, der übersichtlich gegliedert Antworten auf Fragen zu den Themenfeldern „Vertrag & Preise", „Einrichtung", „Service & Support", „Nutzung", „Datenschutz" und „International" liefert. Ein Helpcenter bietet thematisch sortiert detaillierte Beschreibungen und Erläuterungen zu allen Funktionen der Software, oftmals mit anschaulichen Video-Tutorials. Für weiterführende Fragen steht Nutzenden jederzeit die Personio-Online-Community zur Verfügung.
Wer Interesse an der Softwarelösung hat, kann nach Angabe der Firmendaten und einer E-Mail-Adresse einen vollumfänglichen Test-Zugang freischalten lassen und sich zu einer kostenfreien Web-Demo anmelden. Die Demo wird an jedem Werktag zu verschiedenen Terminen angeboten, dauert zwischen 30 und 40 Minuten und besteht aus einer geführten Tour durch das Programm mittels Screensharing. Hierbei können InteressentInnen individuelle Fragen an den Hersteller richten und so in Erfahrung bringen, ob die Software eine passende Lösung für das eigene Unternehmen darstellt. Die Zahl der Teilnehmenden ist variabel. Die Demo ist auch als Präsentation für eine ganze Abteilung möglich.
Personio ist eine ganzheitliche HR-Lösung, die sich für kleine bis mittelgroße Unternehmen gleichermaßen eignet. Das Programm punktet vor allem durch eine intuitive Bedienbarkeit, ein ansprechendes Design und umfangreiche Recruiting- sowie Personalverwaltungsfunktionen inklusive eines ausgereiften Employee-Self-Services. Die All-in-One HR-Software verfügt zudem über eine DATEV-Integration, wodurch die Lohnbuchhaltung nachhaltig verbessert und vereinfacht wird. Des Weiteren sorgt der Anbieter mit der Workflow Automation für eine Beschleunigung von Personalprozessen.
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