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Bewertung
8,56
Pro
  • Großer Funktionsumfang in der Personalverwaltung
  • Modernes, ansprechendes Design
  • Umfangreiche Employee-Self-Service- und Recruiting-Funktionen
  • App für mobile Endgeräte
  • Lohnbuchhaltung mit DATEV-Integration
Kontra
  • Keine Social-Media-Integration
FAZIT

Bei Personio handelt es sich um eine umfassende HR-Software für Recruiting, Personalverwaltung und Lohnabrechnung. Alle Programmbereiche greifen nahtlos ineinander, Funktion und Design wirken aus einem Guss und sind sinnvoll strukturiert. Die Software ist äußerst benutzerfreundlich und zum Großteil sehr zeitgemäß.

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Bewertungskriterien
Funktionen
Benutzerfreundlichkeit
Sicherheit und Aktualität
Preismodell und Service

Personio Beschreibung

Funktionen8,78

Die 2015 gegründete Personio GmbH bietet mit ihrer cloudbasierten, ganzheitlichen Software für Recruiting, Personalverwaltung und Lohnabrechnung eine Gesamtlösung für den HR-Bereich an. Die Software, die Personio selbstbewusst als „HR-Betriebssystem“ bezeichnet, wird von mehr als 3000 Kunden genutzt.

Zugang für Personalverantwortliche

Zielgruppe sind kleine und mittelständische Unternehmen von 20 bis 2.000 Mitarbeitern. Personio bietet seine Software gestaffelt nach Funktionsumfang in den drei verschiedenen Leistungspaketen „Essential“, „Professional“ und „Enterprise“ an. Die folgende Tabelle bietet einen groben Überblick über den Funktionsumfang des Programms:

FunktionenEssentialsProfessionalEnterprise
Arbeitszeiterfassung
Abwesenheiten
Mitarbeiterkalender
Gehälter und Lohnbuchhaltung
Berichte und Exporte
Dokumentenablage
Flexible Zugriffskontrolle
Bewerberverwaltung
Karriereseite-Baukasten
Multiposting
Bewerberevaluationsbögen X
Recruiting XML Feed und API X
Performance Management X
On- & Offboarding X
Google SSO X
Telefonsupport X
Unbegrenzter Dokumentenspeicher X X
Verwaltung von Tochtergesellschaften X X

Eine Übersicht des Funktionsumfangs der verschiedenen Personio-Pakete.

Recruiting

Der Programmbereich Recruiting konzentriert sich auf die Erstellung, Verwaltung und Publikation von Stellenausschreibungen sowie die Verwaltung von Bewerbern mittels Applicant-Tracking-System (ATS). Eingehende Bewerbungen verwaltet das Programm zentral in einer Datenbank. Jede Bewerbung durchläuft danach weitere, frei definierbare Bearbeitungsschritte, wie zum Beispiel das Vereinbaren von Interviews inklusive Feedback-Sektion der Personalverantwortlichen. Zu erledigende Arbeitsschritte und überfällige Bewerbungen zeigt die Software in einer übersichtlichen Darstellung an. Damit wird sichergestellt, dass jeder Bewerber zeitnah Rückmeldung erhält und nichts vergessen wird.

Das integrierte Multiposting-Tool erlaubt dem Personalverantwortlichen, mit wenigen Klicks eine Stellenausschreibung auf über 500 verschiedenen Online-Portalen unterschiedlicher Größe und Reichweite zu publizieren, darunter zum Beispiel StepStone, Indeed und XING. Die Plattformen lassen sich frei im Programm auswählen und die Schaltung von Stellenanzeigen direkt buchen. Seine Auswahl sieht der Nutzer in einer Art Warenkorb. Mit einer hinterlegten Zahlungsweise führt er den Auftrag aus. Bestehende Verträge mit Stellenportalen kann das Unternehmen in Personio integrieren.

Der Nutzer kann die eigene Unternehmensseite mit Personio verknüpfen und dort die in Personio erstellten Stellenausschreibungen veröffentlichen. Außerdem enthält Personio einen praktischen Baukasten für Karriereseiten, die auch unter der eigenen Unternehmensdomain laufen können.

Zugang für Mitarbeiter

Alle Mitarbeiter eines Unternehmens erhalten einen eigenen Zugang, über den ihnen Employee-Self-Service-Funktionen, also Selbstverwaltungsfunktionen, zur Verfügung stehen. Diese beinhalten beispielsweise die Beantragung von Urlaub, den Upload von ärztlichen Attesten im Krankheitsfall, das Bewerten eines Bewerbers nach einem Interview sowie die Bearbeitung der Personaldaten. Das Programm wird somit auf die relevanten Funktionen beschränkt. Das Dashboard wird entsprechend angepasst, sodass der Mitarbeiter ausschließlich die für ihn relevanten Buttons und Optionen angezeigt bekommt.

Benutzerfreundlichkeit8,44

Personio weiß mit einer übersichtlichen Gestaltung, einer aufgeräumten Benutzeroberfläche, einer intuitiven Navigation und einem modernen Design zu gefallen. Auch Einsteiger können sich problemlos und mit wenig Zeitaufwand einarbeiten. Bewerberprofile werden nach Einstellung automatisch zu Mitarbeiterprofilen umgewandelt. Im Onboarding können neuen Mitarbeitern automatisch Onboarding-Checklisten mit Aufgaben, Ansprechpartnern und Fälligkeitsdaten zugeteilt werden. So wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter von Anfang an durchstarten können. Die Startseite ist je nach Rolle und Zugriffsrechten des Nutzers mit verschiedenen Elementen ausgestattet, wie zum Beispiel anstehenden Interviews, dem On- und Offboarding-Status sowie offenen Aufgaben und Genehmigungen. Der Nutzer kann von der Startseite jeden Programmbereich direkt ansteuern. Die Gestaltung und die Positionierung der Schaltflächen sowie Eingabemasken fügt sich nahtlos in das Design der Software ein und begünstigt auf diese Weise eine selbsterklärende Navigation.

Effizientes Arbeiten stellt dank des höchst individuellen Rollen- und Rechtekonzepts kein Problem dar. Die HR-Verwaltung kann innerhalb der digitalen Personalakte eine unbegrenzte Anzahl an Mitarbeiterprofilen erstellen, in denen Rolle und Rechte des Mitarbeiters individuell angepasst werden können. So kann zum Beispiel gewährleistet werden, dass Mitarbeiter ihren Urlaub im Tool einreichen und von Vorgesetzten genehmigen lassen können. Mitarbeiter mit Administrationsrechten, wie beispielsweise ein „Head of HR“, haben unbegrenzten Zugang zu sämtlichen HR-Managements-Funktionen. Eine Übersicht über zu erledigende Aufgaben erinnert den Admin an auslaufende Verträge, Mitarbeiteranfragen für Änderungen von Personaldaten und beantragte Abwesenheiten. Mit einem Klick können Aufgaben abgehakt oder bearbeitet werden. Außerdem behalten Administratoren so stets den Überblick über Verträge, Abwesenheiten und Boni im Team. Durch die nahtlose Integration von DATEV Lohnprogrammen mit Personio können Lohndaten per Mausklick datensicher an das DATEV-Rechenzentrum geschickt werden. So verkürzt sich der Abrechnungsprozess auf ein Minimum. Seit dem 22.09.2020 ist Personio zudem empfohlener DATEV-Software-Partner für den Bereich HR-Management.

Anfallende Aufgaben, wie zum Beispiel Genehmigungen, werden auch per E-Mail als Erinnerung an den jeweiligen Nutzer gesendet. E-Mail-Konten können direkt mit dem System verknüpft werden, sodass Recruiter aus Personio heraus sämtliche Kommunikation mit einem Bewerber führen können. Am Ende des Bewerbungsprozesses kann der Arbeitsvertrag mit der eSignature-Software digital unterschrieben – einfach und rechtskräftig. 

Einige Komfortfunktionen, die zur Automatisierung von Prozessen beitragen, fehlen allerdings. 

Sicherheit und Aktualität8,34

Die Personio GmbH speichert alle Kundendaten auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland. Die stetige Weiterentwicklung des Programmes geschieht unter Einhaltung und Beachtung der aktuellen DSGVO-Datenschutzverordnungen.

Da Personio eine cloudbasierte Softwarelösung darstellt, erübrigen sich zum einen wiederkehrende, kostenpflichtige Updates, die von Seiten des Nutzers durchgeführt werden müssen. Zum anderen garantiert der Hersteller kontinuierliche Produktentwicklung und sofortige Verfügbarkeit aller Funktionen direkt nach Implementierung. Seit 2019 beinhaltet dieses Versprechen auch die App, die für sowohl für Android als auch iOS verfügbar ist und auf allen mobilen Endgeräten installiert werden kann. Selbstverständlich erfolgt der Zugang zu Personio ausschließlich via SSL-verschlüsselter Netzverbindung.

Die integrierte Zwei-Faktor-Authentifizierung und dedizierte Zugriffsrechte ermöglichen es, die Einsicht in Mitarbeiter- und Bewerberdaten flexibel und sicher zu handhaben. Der Administrator entscheidet, welche Bereiche und Funktionen jeder einzelne Mitarbeiter sehen und bearbeiten kann. Nur berechtigte Mitarbeiter erhalten Zugang zu den Personaldaten.

Preismodell und Service8,44

Vertragsbedingungen und Konditionen

Die Personio GmbH unterscheidet hinsichtlich der Vertragskonditionen nach Zahlungsweise. Nur bei Zahlung per Kreditkarte ist eine monatliche Kündigung möglich. Bei jährlicher Zahlung auf Rechnung beträgt die Mindestvertragslaufzeit zwölf Monate und muss bis spätestens drei Monate vor Ablauf gekündigt werden. Andernfalls verlängert sich die Vertragslaufzeit um weitere zwölf Monate. Der Jahresplan ist im Vergleich zum Monatsplan um fünf Prozent preisreduziert.

Für die Ersteinrichtung fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr an, deren Höhe von der Mitarbeiterzahl des Unternehmens und der Wahl des Pakets abhängig ist. Ein Wechsel des Tarif- und Leistungsmodells ist jederzeit möglich.

Aus dem Programm heraus kann der Nutzer Stellenausschreibungen auf kostenpflichtigen Stellenportalen buchen. Die Kosten für deren Inanspruchnahme werden über Personio abgerechnet.

Das Basispaket von Personio zur Personalverwaltung ist in drei Versionen unterschiedlichen Funktionsumfangs erhältlich. Der Preis der drei Versionen orientiert sich positiverweise nicht an der Anzahl der Nutzer der Software innerhalb eines Unternehmens, sondern rein an seiner Mitarbeiterzahl. Grundsätzlich ist eine Zahlung pro Monat fällig, wer sich jedoch für einen jährlichen Zahlrhythmus entscheidet, erhält fünf Prozent Rabatt auf das gebuchte Paket: 

MitarbeiteranzahlEssentialProfessionalEnterprise
unter 25 99,00 Euro/Monat 149,00 Euro/Monat Auf Anfrage
26–50 179,00 Euro/Monat 279,00 Euro/Monat Auf Anfrage
51–75 259,00 Euro/Monat 399,00 Euro/Monat Auf Anfrage
76–100 379,00 Euro/Monat 579,00 Euro/Monat Auf Anfrage
101–150 539,00 Euro/Monat 819,00 Euro/Monat Auf Anfrage
151–200 699,00 Euro/Monat 1.059,00 Euro/Monat Auf Anfrage
251–300 989,00 Euro/Monat 1.519,00 Euro/Monat Auf Anfrage
401–500 1.539,00 Euro/Monat 2.379,00 Euro/Monat Auf Anfrage
501–600 1.819,00 Euro/Monat 2.799,00 Euro/Monat Auf Anfrage
701–800 2.339,00 Euro/Monat 3.599,00 Euro/Monat Auf Anfrage
901-1.000 2.829,00 Euro/Monat 4.379 Euro/Monat Auf Anfrage
> 1.000 Auf Anfrage Auf Anfrage Auf Anfrage
Auszug aus der Preisstaffelung der verschiedenen Personio-Pakete nach Mitarbeiteranzahl des Unternehmens bei monatlicher Zahlung.

Zu jedem Paket ist der Funktionsbereich „Recruiting“ für das Essential- und Professional-Paket optional in drei verschiedenen Paketgrößen zubuchbar. Je nach Anzahl der Mitarbeiter erhöht sich auch der Preis des jeweiligen Recruiting-Pakets. Hier anhand von zwei möglichen Buchungsoptionen tabellarisch aufgeführt:

Recruiting-PaketAnzahl der StellenausschreibungenPreis pro Monat (Bei unter 25 Mitarbeitern)Preis pro Monat (Bei 901 bis 1.000 Mitarbeitern)
Small 5 49,00 EUro 1.274,00 Euro
Medium 25 69,00 Euro 2.179,00 Euro
Large unbegrenzt 89,00 Euro 3.749,00 Euro
Die Recruiting-Funktionen buchen Kunden in einer von drei Paketgrößen flexibel hinzu - oder verzichten ganz darauf. 

Zusätzlich stehen drei Add-Ons zur Auswahl, die Kunden erwerben können:

  • Automation Plus: Verschiedene Automatisierungen für Erinnerungen und Terminierungen
  • Customization Plus: Optimierte Anpassung der Software an spezifische Bedürfnisse
  • Productivity Plus: Viele E-Mail-, Dokumenten- und Angebotsvorlagen (nicht kombinierbar mit Essential)

Service und Support

Interessenten und Kunden können sich bei Fragen zur Software per Kontaktformular oder über eine separate E-Mail-Adresse an den Hersteller wenden. Zusätzlich ist der Kundenservice wochentags zwischen 9:00 und 18:00 Uhr telefonisch kostenlos erreichbar. Zu beachten ist, dass ein telefonischer Support ausschließlich Kunden der Professional- und Enterprise-Pakete zur Verfügung steht, nicht aber Kunden der Essential-Variante. Auf der Homepage von Personio ist ein FAQ-Bereich eingerichtet, der übersichtlich gegliedert Antworten auf Fragen zu den Themenfeldern „Vertrag & Preise“, „Einrichtung“, „Service & Support“, „Nutzung“, „Datenschutz“ und „International“ liefert. Ein Helpcenter bietet thematisch sortiert detaillierte Beschreibungen und Erläuterungen zu allen Funktionen der Software, oftmals gestützt von Video-Tutorials. Für weiterführende Fragen steht dem Nutzer jederzeit die Personio-Online-Community zur Verfügung.

Interessenten haben die Möglichkeit, nach Angabe der Firmendaten und einer E-Mail-Adresse einen vollumfänglichen Test-Zugang freischalten zu lassen und sich zu einer kostenfreien Web-Demo anzumelden, die an jedem Werktag zu verschiedenen Terminen angeboten wird. Diese dauert zwischen 30 und 45 Minuten und besteht aus einer geführten Tour durch das Programm mittels Screen-Sharing. Hierbei kann der Interessent individuelle Fragen an den Hersteller richten und so in Erfahrung bringen, ob die Software eine passende Lösung für sein Unternehmen darstellt. Die Teilnehmerzahl ist variabel. Die Demo ist auch als Präsentation für eine ganze Abteilung möglich.

Zusammenfassung8,56

Die Personio GmbH bietet mit ihrer Software eine ganzheitliche HR-Lösung, die sich für kleine bis mittelgroße Unternehmen gleichermaßen eignet. Das Programm punktet vor allem durch eine simple Bedienbarkeit, ein ansprechendes Design und umfangreiche Recruiting- sowie Personalverwaltungsfunktionen inklusive eines ausgereiften Employee-Self-Services. Seit Kurzem verfügt die HR-Lösung auch über eine DATEV-Integration, wodurch die Lohnbuchhaltung nachhaltig verbessert und vereinfacht wurde. Nachbessern wird der Anbieter nach eigenen Aussagen noch hinsichtlich der Automatisierung der Bewerbererfassung und der vereinfachten Erstellung von Arbeitsverträgen.