Zum Anbieter
Bei Personio handelt es sich um eine umfassende HR-Software für Recruiting, Personalverwaltung und -entwicklung sowie Lohnabrechnung. Alle Programmbereiche greifen nahtlos ineinander, Funktion und Design wirken wie aus einem Guss und sind sinnvoll strukturiert. Die Software ist äußerst benutzerfreundlich und zum Großteil sehr zeitgemäß.
Die 2015 gegründete Personio GmbH bietet mit ihrer cloudbasierten Software ein People Operating System für kleine und mittelständische Unternehmen an: Sie umfasst die Rekrutierung, Verwaltung, Entwicklung, Analyse und Lohnabrechnung des Personals. Die Software, die Personio selbstbewusst als „HR-Betriebssystem“ bezeichnet, wird von mehr als 10.000 Kunden genutzt.
Die besten HR-Programme im Vergleich
Zielgruppe sind kleine und mittelständische Unternehmen von 20 bis 2.000 Mitarbeitenden. Personio bietet seine Software gestaffelt nach Funktionsumfang in den drei verschiedenen Leistungspaketen Essential, Professional und Enterprise an. Die folgende Tabelle bietet einen groben Überblick über den Funktionsumfang des Programms:
| Funktionen | Essential | Professional | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Arbeitszeiterfassung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Abwesenheiten | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mitarbeiterkalender | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gehälter und Lohnbuchhaltung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Berichte und Exporte | ✓ | ✓ | ✓ |
| Dokumentenablage | ✓ | ✓ | ✓ |
| Flexible Zugriffskontrolle | ✓ | ✓ | ✓ |
| Bewerbungsverwaltung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Karriereseite-Baukasten | ✓ | ✓ | ✓ |
| Multiposting | ✓ | ✓ | ✓ |
| Bewerberevaluationsbögen | X | ✓ | ✓ |
| Recruiting XML Feed und API | X | ✓ | ✓ |
| Performance Management | X | ✓ | ✓ |
| On- & Offboarding | X | ✓ | ✓ |
| Marktplatz für HR-Integrationen | X | ✓ | ✓ |
| Google SSO | X | ✓ | ✓ |
| Telefonsupport | X | ✓ | ✓ |
| Personaldaten API | X | X | ✓ |
| Unbegrenzter Dokumentenspeicher | X | X | ✓ |
| Verwaltung von Tochtergesellschaften | X | X | ✓ |
Eine Übersicht des Funktionsumfangs der verschiedenen Personio-Pakete.
Der Programmbereich Recruiting konzentriert sich auf die Erstellung, Verwaltung und Publikation von Stellenausschreibungen sowie die Verwaltung von Bewerbern mittels Applicant-Tracking-System (ATS). Eingehende Bewerbungen verwaltet das Programm zentral in einer Datenbank. Jede Bewerbung durchläuft danach weitere, frei definierbare Bearbeitungsschritte, wie das Vereinbaren von Interviews inklusive Feedback-Sektion der Personalverantwortlichen. Zu erledigende Arbeitsschritte und überfällige Bewerbungen zeigt die Software in einer übersichtlichen Darstellung an. Damit wird sichergestellt, dass jeder Bewerber beziehungsweise jede Bewerberin zeitnah Rückmeldung erhält und nichts vergessen wird.
Das integrierte Multiposting-Tool erlaubt dem Personalverantwortlichen, mit wenigen Klicks eine Stellenausschreibung auf über 500 verschiedenen Online-Portalen unterschiedlicher Größe und Reichweite zu publizieren, darunter StepStone, Indeed und XING. Die Plattformen lassen sich frei im Programm auswählen und die Schaltung von Stellenanzeigen direkt buchen. Seine Auswahl sieht der Nutzer in einer Art Warenkorb. Mit einer hinterlegten Zahlungsweise führt er den Auftrag aus. Bestehende Verträge mit Stellenportalen kann das Unternehmen in Personio integrieren.
NutzerInnen können die eigene Unternehmensseite mit Personio verknüpfen und dort die in Personio erstellten Stellenausschreibungen veröffentlichen. Außerdem enthält Personio einen praktischen Baukasten für Karriereseiten, die auch unter der eigenen Unternehmensdomain laufen können.
Zugang für MitarbeiterInnen
Alle MitarbeiterInnen eines Unternehmens erhalten einen eigenen Zugang, über den ihnen Employee-Self-Service-Funktionen, also Selbstverwaltungsfunktionen, zur Verfügung stehen. Diese beinhalten beispielsweise die Beantragung von Urlaub, den Upload von ärztlichen Attesten im Krankheitsfall, das Bewerten der BewerberInnen nach einem Interview sowie die Bearbeitung der Personaldaten. Das Programm wird somit auf die relevanten Funktionen beschränkt. Das Dashboard wird entsprechend angepasst, sodass die MitarbeiterInnen ausschließlich die für sie relevanten Buttons und Optionen angezeigt bekommen.
Personio weiß mit einer übersichtlichen Gestaltung, einer aufgeräumten Benutzeroberfläche, einer intuitiven Navigation und einem modernen Design zu gefallen. Auch EinsteigerInnen können sich problemlos und mit wenig Zeitaufwand einarbeiten. Die Profile der BewerberInnen werden nach Einstellung automatisch in Accounts für MitarbeiterInnen umgewandelt. Im Onboarding können neuen MitarbeiterInnen automatisch Onboarding-Checklisten mit Aufgaben, AnsprechpartnerInnen und Fälligkeitsdaten zugeteilt werden. So wird sichergestellt, dass neue MitarbeiterInnen von Anfang an durchstarten können.
Die Startseite ist je nach Rolle und Zugriffsrechten der NutzerInnen mit verschiedenen Elementen ausgestattet, wie anstehenden Interviews, dem On- und Offboarding-Status sowie offenen Aufgaben und Genehmigungen. Die NutzerInnen können von der Startseite jeden Programmbereich direkt ansteuern. Gestaltung und Positionierung der Schaltflächen sowie Eingabemasken fügen sich nahtlos in das Design der Software ein und begünstigen auf diese Weise eine selbsterklärende Navigation.
Effizientes Arbeiten stellt dank des höchst individuellen Rollen- und Rechtekonzepts kein Problem dar. Die HR-Verwaltung kann innerhalb der digitalen Personalakte eine unbegrenzte Anzahl an Profilen für MitarbeiterInnen erstellen, in denen Rollen und Rechte individuell anpassbar sind. So kann zum Beispiel gewährleistet werden, dass MitarbeiterInnen ihren Urlaub im Tool einreichen und von Vorgesetzten genehmigen lassen.
MitarbeiterInnen mit Administrationsrechten, beispielsweise ein „Head of HR“, haben unbegrenzten Zugang zu sämtlichen HR-Managements-Funktionen. Eine Übersicht über zu erledigende Aufgaben erinnert den Admin an auslaufende Verträge, Anfragen von MitarbeiterInnen für Änderungen von Personaldaten und beantragte Abwesenheiten. Mit einem Klick können Aufgaben abgehakt oder bearbeitet werden. Außerdem behalten AdministratorInnen so stets den Überblick über Verträge, Abwesenheiten und Boni im Team.
Durch die nahtlose Integration von DATEV Lohnprogrammen mit Personio können Lohndaten per Mausklick datensicher an das DATEV-Rechenzentrum geschickt werden. So verkürzt sich der Abrechnungsprozess auf ein Minimum. Seit dem 22.09.2020 ist Personio zudem empfohlener DATEV-Software-Partner für den Bereich HR-Management.
Anfallende Aufgaben, wie Genehmigungen, werden auch per E-Mail als Erinnerung an den jeweiligen Nutzer beziehungsweise die Nutzerin gesendet. E-Mail-Konten können direkt mit dem System verknüpft werden, sodass RecruiterInnen aus Personio heraus sämtliche Kommunikation mit BewerberInnen führen können. Am Ende des Bewerbungsprozesses kann der Arbeitsvertrag mit der e-Signature-Software digital unterschrieben werden – einfach und rechtskräftig.
Mit People Workflow Automation ist es möglich, manuelle Personalprozesse plattformübergreifend zu automatisieren und somit zu beschleunigen. Das ist vor allem bei sich wiederholende Aufgaben wie dem Onboarding praktisch, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind. Hierfür bündelt Personio alle Anwendungen, die in den unterschiedlichen Organisationsbereichen zum Einsatz kommen, in einem System. Dazu gehören unter anderem Okta, Azure AD und Slack.
Die Personio GmbH speichert alle Kundendaten auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland. Die stetige Weiterentwicklung des Programmes geschieht unter Einhaltung und Beachtung der aktuellen DSGVO-Datenschutzverordnungen.
Da Personio eine cloudbasierte Softwarelösung ist, erübrigen sich zum einen wiederkehrende, kostenpflichtige Updates, die von Seiten der NutzerInnen durchgeführt werden müssen. Zum anderen garantiert der Hersteller kontinuierliche Produktentwicklung und sofortige Verfügbarkeit aller Funktionen direkt nach Implementierung. Dieses Versprechen betrifft auch die App, die sowohl für Android als auch iOS verfügbar und auf allen mobilen Endgeräten installierbar ist. Selbstverständlich erfolgt der Zugang zu Personio ausschließlich via SSL-verschlüsselter Netzverbindung.
Die integrierte Zwei-Faktor-Authentifizierung und dedizierte Zugriffsrechte ermöglichen es, die Einsicht in die Daten von MitarbeiterInnen und BewerberInnen flexibel und sicher zu handhaben. Die AdministratorInnen entscheiden, welche Bereiche und Funktionen MitarbeiterInnen sehen und bearbeiten können. Nur berechtigte MitarbeiterInnen erhalten Zugang zu den Personaldaten.
Die zahlreichen Funktionen, die Personio bietet, spiegeln sich auch in den verschiedenen Preismodellen wider. Für Fragen und Angebote steht ein ebenso umfangreicher Servicebereich zur Verfügung.
Die Personio GmbH unterscheidet hinsichtlich der Vertragskonditionen nach Zahlungsweise. Nur bei Zahlung per Kreditkarte ist eine monatliche Kündigung möglich. Bei jährlicher Zahlung auf Rechnung beträgt die Mindestvertragslaufzeit zwölf Monate und muss bis spätestens drei Monate vor Ablauf gekündigt werden. Andernfalls verlängert sich die Vertragslaufzeit um weitere zwölf Monate. Der Jahresplan ist im Vergleich zum Monatsplan um fünf Prozent preisreduziert.
Für die Ersteinrichtung fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr an, deren Höhe von der Mitarbeiterzahl des Unternehmens und der Wahl des Pakets abhängt. Ein Wechsel des Tarif- und Leistungsmodells ist jederzeit möglich.
Aus dem Programm heraus kann der Nutzer Stellenausschreibungen auf kostenpflichtigen Stellenportalen buchen. Die Kosten für deren Inanspruchnahme werden über Personio abgerechnet.
Das Basispaket von Personio zur Personalverwaltung ist in drei Versionen unterschiedlichen Funktionsumfangs erhältlich. Der Preis der drei Versionen orientiert sich positiverweise nicht an der Anzahl der Nutzer der Software innerhalb eines Unternehmens, sondern rein an seiner Mitarbeiterzahl. Grundsätzlich ist eine Zahlung pro Monat fällig, wer sich jedoch für einen jährlichen Zahlrhythmus entscheidet, erhält fünf Prozent Rabatt auf das gebuchte Paket:
| Mitarbeiteranzahl | Essential | Professional | Enterprise |
|---|---|---|---|
| unter 25 | 99,00 Euro/Monat | 149,00 Euro/Monat | Auf Anfrage |
| 26–50 | 179,00 Euro/Monat | 279,00 Euro/Monat | Auf Anfrage |
| 51–75 | 259,00 Euro/Monat | 399,00 Euro/Monat | Auf Anfrage |
| 76–100 | 379,00 Euro/Monat | 579,00 Euro/Monat | Auf Anfrage |
| 101–150 | 539,00 Euro/Monat | 819,00 Euro/Monat | Auf Anfrage |
| 151–200 | 699,00 Euro/Monat | 1.059,00 Euro/Monat | Auf Anfrage |
| 201-250 | 839,00 Euro/Monat | 1.289,00 Euro/Monat | Auf Anfrage |
| 251–300 | 989,00 Euro/Monat | 1.519,00 Euro/Monat | Auf Anfrage |
| 301–400 | 1.269,00 Euro/Monat | 1.959,00 Euro/Monat | Auf Anfrage |
| 401–500 | 1.539,00 Euro/Monat | 2.379,00 Euro/Monat | Auf Anfrage |
| 501–600 | 1.819,00 Euro/Monat | 2.799,00 Euro/Monat | Auf Anfrage |
| 601–700 | 2.079,00 Euro/Monat | 3.209,00 Euro/Monat | Auf Anfrage |
| 701–800 | 2.339,00 Euro/Monat | 3.599,00 Euro/Monat | Auf Anfrage |
| 801–900 | 2.589,00 Euro/Monat | 3.999,00 Euro/Monat | Auf Anfrage |
| 901-1.000 | 2.829,00 Euro/Monat | 4.379 Euro/Monat | Auf Anfrage |
| > 1.000 | Auf Anfrage | Auf Anfrage | Auf Anfrage |
Zu jedem Paket ist der Funktionsbereich „Recruiting“ für das Essential- und Professional-Paket optional in drei verschiedenen Paketgrößen zubuchbar. Je nach Anzahl der MitarbeiterInnen erhöht sich auch der Preis des jeweiligen Recruiting-Pakets. Hier anhand von zwei möglichen Buchungsoptionen tabellarisch aufgeführt:
| Recruiting-Paket | Anzahl der Stellenausschreibungen | Preis bei unter 25 MitarbeiterInnen | Preis bei 901 bis 1.000 MitarbeiterInnen |
|---|---|---|---|
| Small | 5 | 49,00 Euro | 1.274,00 Euro |
| Medium | 25 | 69,00 Euro | 2.179,00 Euro |
| Large | unbegrenzt | 89,00 Euro | 3.749,00 Euro |
Zusätzlich stehen drei Add-Ons zur Auswahl, die KundInnen erwerben können:
InteressentInnen und KundInnen können sich bei Fragen zur Software per Kontaktformular oder über eine separate E-Mail-Adresse an den Hersteller wenden. Zusätzlich ist der Kundenservice wochentags zwischen 9:00 und 18:00 Uhr telefonisch kostenlos erreichbar. Zu beachten ist, dass ein telefonischer Support ausschließlich KundInnen der Professional- und Enterprise-Pakete zur Verfügung steht, nicht aber KundInnen der Essential-Variante. Auf der Homepage von Personio ist ein FAQ-Bereich eingerichtet, der übersichtlich gegliedert Antworten auf Fragen zu den Themenfeldern „Vertrag & Preise“, „Einrichtung“, „Service & Support“, „Nutzung“, „Datenschutz“ und „International“ liefert. Ein Helpcenter bietet thematisch sortiert detaillierte Beschreibungen und Erläuterungen zu allen Funktionen der Software, oftmals gestützt von Video-Tutorials. Für weiterführende Fragen steht den NutzerInnen jederzeit die Personio-Online-Community zur Verfügung.
InteressentInnen haben die Möglichkeit, nach Angabe der Firmendaten und einer E-Mail-Adresse einen vollumfänglichen Test-Zugang freischalten zu lassen und sich zu einer kostenfreien Web-Demo anzumelden, die an jedem Werktag zu verschiedenen Terminen angeboten wird. Diese dauert zwischen 30 und 45 Minuten und besteht aus einer geführten Tour durch das Programm mittels Screen-Sharing. Hierbei können InteressentInnen individuelle Fragen an den Hersteller richten und so in Erfahrung bringen, ob die Software eine passende Lösung für das eigene Unternehmen darstellt. Die Zahl der TeilnehmerInnen ist variabel. Die Demo ist auch als Präsentation für eine ganze Abteilung möglich.
Die Personio GmbH bietet mit ihrer Software eine ganzheitliche HR-Lösung, die sich für kleine bis mittelgroße Unternehmen gleichermaßen eignet. Das Programm punktet vor allem durch eine simple Bedienbarkeit, ein ansprechendes Design und umfangreiche Recruiting- sowie Personalverwaltungsfunktionen inklusive eines ausgereiften Employee-Self-Services. Nachbessern wird der Anbieter nach eigenen Aussagen noch hinsichtlich der Automatisierung der Bewerbererfassung und der vereinfachten Erstellung von Arbeitsverträgen. Die All-in-One HR-Software verfügt zudem über eine DATEV-Integration, wodurch die Lohnbuchhaltung nachhaltig verbessert und vereinfacht wurde. Des Weiteren sorgt der Anbieter mit der People Workflow Automation für eine Beschleunigung von Personalprozessen.
Logo: © Personio SE & Co. KG | Abb. 1–4: © Personio SE & Co. KG
