Personio

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BEWERTUNG
8.2 / 10
Kai Sulkowski
Aktualisiert: 05/07/2018
Pro
  • Großer Funktionsumfang
  • Modernes, ansprechendes Design
  • Umfangreiche Employee-Self-Service-Funktionen
Kontra
  • Bewerbertracking umständlich
  • Kein CV-Parsing
  • Keine One-Klick-Bewerbung
FAZIT

Bei Personio handelt es sich um eine umfassende HR-Softwarelösung für Bewerbermanagement und Personalverwaltung. Beide Programmbereiche greifen harmonisch ineinander, Funktion und Design wirken aus einem Guss und sind sinnvoll strukturiert. Die Software ist äußerst benutzerfreundlich, doch fehlen einige Komfortfunktionen wie CV-Parsing und One-Klick-Bewerbung.

Personio logo
Gesamt
Funktionen
Benutzerfreundlichkeit
Sicherheit und Aktualität
Preismodell und Service

Personio Beschreibung

Funktionen8,3

Die erst 2015 gegründete Personio GmbH bietet mit seiner cloudbasierten, ganzheitlichen HR- und Recruiting-Software eine All-in-one-Lösung für den HR-Bereich an, die das Unternehmen selbstbewusst als „Das HR-Betriebssystem“ bezeichnet. Die Software beinhaltet standardmäßig Funktionen zur Personalverwaltung. Recruiting-Funktionen sind optional, werden dennoch in unseren Vergleich einbezogen, um die Vergleichbarkeit mit den anderen Produkten zu gewährleisten. Das Recruiting-Modul kann nicht alleinstehend gebucht werden, sondern nur in Verbindung mit dem Personalverwaltungs-Modul.

Zugang für Personalverantwortliche

Zielgruppe sind ganz klar KMU, also kleine und mittelständische Unternehmen von 20 bis 1.000 Mitarbeitern. Personio bietet seine Software gestaffelt nach Funktionsumfang in den drei verschiedenen Leistungspaketen „Essentials“, „Professional“ und „Enterprise“:

FunktionenEssentialsProfessionalEnterprise
Personalverwaltung
Arbeitszeiterfassung
Abwesenheiten
Gehälter und Lohnbuchhaltung
Berichte und Exporte
Automatische Benachrichtigung
Flexible Zugriffskontrolle
Multiposting
Vorgefertigte Jobsite
Bewerberverwaltung
Dokumentenverwaltung X
Performance Management X
On- & Offboarding X
Telefonsupport X
Bewerber-Evaluationsbögen X
Vorlagenbasierte Angebotserstellung X
Recruiting-API X
Unbegrenzter Dokumentenspeicher X X
Tochtergesellschaften X X
Prozessberatung X X
Datenmigration X X
Accounteinrichtung X X
Persönlicher Anprechpartner X X
Die Tabelle bietet eine Übersicht des Funktionsumfangs der verschiedenen Personio-Pakete.
Recruiting

Der Programmbereich Recruiting und Onboarding konzentriert sich auf die Aufgaben Publikation von Stellenausschreibungen sowie Darstellung und Betreuung des Bewerbungsprozesses mittels Applicant-Tracking-System (ATS). Eingehende Bewerbungen verwaltet das Programm zentral in einer Datenbank. Jede Bewerbung durchläuft danach weitere Bearbeitungsschritte, die der Personalverantwortliche frei definieren und den Bedürfnissen, Gegebenheiten und Entscheidungsprozessen des eigenen Unternehmens anpassen kann.

Das integrierte Multiposting-Tool über die API-Recruiting-Schnittstelle GoHiring Talent Marketing erlaubt dem Personalverantwortlichen, mit wenigen Klicks eine Stellenausschreibung auf bis zu 100 verschiedenen Online-Portalen zu publizieren, darunter natürlich Monster, Stepstone, Indeed oder die Bundesagentur für Arbeit. Die Kanäle sind frei aus dem Programm wähl- und zu rabattierten Konditionen buchbar. Bestehende Verträge mit Stellenportalen kann das Unternehmen in Personio integrieren und über die Software abrechnen.

Auch auf den beiden großen Karrierenetzwerken Xing und LinkedIn kann der Personalverantwortliche Stellenausschreibungen veröffentlichen. Die Option zur One-Klick-Bewerbung ist jedoch nicht geboten.

Auch die Unternehmenswebsite kann der Nutzer mit Personio verbinden und somit über die Software entworfene Stellenausschreibungen dort veröffentlichen und mit Bewerbungsformularen versehen. Die so entstehende eigene Karriereseite designt das Unternehmen über Personio im Farbschema der Corporate Identity. Detailliertere Gestaltungsmöglichkeiten sind leider kaum geboten.

Zugang für Mitarbeiter

Angestellte eines Unternehmens können einen eigenen Nutzerzugang erhalten, über den ihnen Employee-Self-Service-Funktionen, also Selbstbedienungsfunktionen, zur Verfügung stehen. Diese beinhalten beispielsweise die Beantragung von Urlaub, den Upload von ärztlichen Attesten im Krankheitsfall, die Formulierung von Anfragen jedweder Art an Vorgesetzte und die HR-Abteilung, die Bearbeitung der Stammdaten, die Einbringung von Änderungsvorschlägen sowie – nach entsprechender Autorisierung – die Einsicht von Bewerbungsunterlagen. Letztere Möglichkeit bedeutet einen einfachen Einbezug von Mitarbeitern in administrative Aufgaben und HR-Prozesse des Unternehmens.

Benutzerfreundlichkeit7,8

Personio weiß mit übersichtlicher Gestaltung, aufgeräumter Benutzeroberfläche, intuitiver Navigation und modernem Design zu gefallen. Auch Einsteiger können sich problemlos und schnell einarbeiten. Die Programmbereiche „Bewerbermanagement“ und „Personalverwaltung“ wirken wie aus einem Guss und Bewerberakten lassen sich schnell in Personalakten umwandeln. Die Startseite ist individuell mit wichtigen Übersichtselementen wie Terminen, Kennziffern und To-do-Listen bestückbar. Der Nutzer kann von der Startseite jeden Programmbereich direkt ansteuern. Die Gestaltung und die Positionierung der Schaltflächen und Eingabemasken fügt sich nahtlos in das Design der Software ein und begünstigt auf diese Weise eine selbsterklärende Navigation.

Kollaboratives Arbeiten ist dank der dedizierten Zugriffsrechte und der für jeden Benutzer individuell definierbaren Bearbeitungsrechte völlig problemlos und für eine unbegrenzte Anzahl an Mitarbeitern vollumfänglich möglich. Die Realisierung der Team-Kollaboration begünstigt Personio nicht nur durch die flexible Rollen- und Rechteverwaltung, sondern auch durch eine Kommentarfunktion und einen Chat.

Erfreulich ist die Benutzerfreundlichkeit des Mitarbeiterzugangs. Über den Employee-Self-Service automatisiert Personio nahezu alle administrativen Prozesse.

Gehen Bewerbungen über das in die Karriereseite implementierte Formular ein, legt Personio die Daten direkt in einer digitalen Akte ab. Die E-Mail-Kommunikation erfolgt anschließend aus dem Programm heraus und wird durch entsprechende Vorlagen erleichtert.

Einige Komfortfunktionen, die zur Automatisierung von Prozessen beitragen, fehlen jedoch. Als bedeutendstes Beispiel ist hier die fehlende CV-Parsing-Funktion anzuführen. Gehen also Bewerbungen auf dem Postweg oder auch via E-Mail ein, müssen die Bewerberdaten manuell vom Recruiter übertragen werden. Die Designoptionen bei der Erstellung der unternehmenseigenen Karrierepage im integrierten Editor dürften umfangreicher ausfallen. Als Sprachoptionen stehen lediglich Deutsch und Englisch zur Verfügung.

Sicherheit und Aktualität8,3

Die Personio GmbH speichert alle Kundendaten auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland. Die stetige Weiterentwicklung des Programmes geschieht unter Einhaltung und Beachtung der aktuellen Datenschutzvorschriften.

Da Personio eine cloudbasierte Softwarelösung darstellt, erübrigen sich zum einen die aufwendige Installation und regelmäßige, durch den Nutzer durchzuführende Aktualisierungen, zum anderen garantiert der Hersteller stetige Aktualität und sofortige Verfügbarkeit der Dienste auf jedem kompatiblen Endgerät nach Erwerb. Selbstverständlich erfolgt der Zugang zu Personio ausschließlich via SSL-verschlüsselter Netzverbindung.

Die integrierte Zwei-Faktor-Authentifizierung und dedizierte Zugriffsrechte ermöglichen es, die Einsicht in Mitarbeiter- und Bewerberdaten flexibel zu handhaben. Der Administrator entscheidet, welche Bereiche und Funktionen jeder einzelne Mitarbeiter sehen und bearbeiten kann. Nur berechtigte Mitarbeiter erhalten Zugang zu den Personaldaten.

Preismodell und Service8,4

Vertragsbedingungen und Konditionen

Die Personio GmbH unterscheidet hinsichtlich der Vertragskonditionen nach Zahlungsweise. Nur bei Zahlung per Kreditkarte ist eine monatliche Kündigung möglich. Bei jährlicher Zahlung auf Rechnung beträgt die Mindestvertragslaufzeit zwölf Monate und muss bis spätestens drei Monate vor Ablauf gekündigt werden. Andernfalls verlängert sich die Vertragslaufzeit stillschweigend um weitere zwölf Monate. Der Jahresplan ist im Vergleich zum Monatsplan um fünf Prozent preisreduziert.

Für die Ersteinrichtung fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr an, deren Höhe ebenfalls von der Mitarbeiterzahl des Unternehmens abhängig ist. Ein Wechsel des Tarif- und Leistungsmodells ist jederzeit während der Vertragslaufzeit möglich.

Aus dem Programm heraus kann der Nutzer Stellenausschreibungen auf kostenpflichtigen Stellenportalen buchen. Die Kosten für deren Inanspruchnahme sind über das Programm rabattiert und werden über Personio abgerechnet.

Das Basispaket von Personio zur Personalverwealtung ist in drei Paketen unterschiedlichen Funktionsumfangs erhältlich. Der Preis der drei Pakete orientiert sich positiverweise nicht an der Anzahl der Nutzer der Software innerhalb eines Unternehmens, sondern rein an seiner Mitarbeiterzahl:  

MitarbeiteranzahlEssentialProfessionalEnterprise
unter 25 99,00 Euro/Monat 149,00 Euro/Monat Auf Anfrage
26–50 179,00 Euro/Monat 279,00 Euro/Monat Auf Anfrage
51–75 259,00 Euro/Monat 399,00 Euro/Monat Auf Anfrage
76–100 379,00 Euro/Monat 579,00 Euro/Monat Auf Anfrage
101–150 539,00 Euro/Monat 819,00 Euro/Monat Auf Anfrage
151–200 699,00 Euro/Monat 1.059,00 Euro/Monat Auf Anfrage
251–300 989,00 Euro/Monat 1.519,00 Euro/Monat Auf Anfrage
401–500 1.539,00 Euro/Monat 2.379,00 Euro/Monat Auf Anfrage
501–600 1.819,00 Euro/Monat 2.799,00 Euro/Monat Auf Anfrage
701–800 2.339,00 Euro/Monat 3.599,00 Euro/Monat Auf Anfrage
> 1.000 Auf Anfrage Auf Anfrage Auf Anfrage
Auszug aus der Preisstaffelung der verschiedenen Personio-Pakete nach Mitarbeiteranzahl des Unternehmens bei monatlicher Zahlung.

Zu jedem Paket ist der Funktionsbereich „Recruiting“ optional in drei verschiedenen Paketgrößen zubuchbar:

Recruiting-PaketAnzahl der StellenausschreibungenPreis pro Monat
Small 5 49,00 EUro
Medium 25 69,00 Euro
Large unbegrenzt 89,00 Euro
Die Recruiting-Funktionen buchen Kunden in einer von drei Paketgrößen flexibel hinzu - oder verzichten ganz darauf. 

Zusätzlich stehen drei Add-Ons zur Auswahl, die Kunden für jeweils 19,00 Euro pro Monat und Add-On hinzuerwerben können. Diese Add-Ons sind:

  • Automation Plus: Verschiedene Automatisierungen für Terminierungsfunktionen
  • Customization Plus: Optimierte Anpassung der Software an individuelle Firmenstruktur
  • Productivity Plus: Viele E-Mail-, Dokumenten- und Angebotsvorlagen
Service und Support

Für Interessenten und Kunden bietet der Hersteller je zwei separate E-Mail-Adressen sowie wochentags zwischen 9:00 und 18:00 Uhr erreichbare Hotlines zum Ortstarif. Auf der Homepage von Personio ist ein übersichtlicher FAQ-Bereich eingerichtet, der übersichtlich gegliedert Antworten auf Fragen zu den Themenfeldern „Vertrag & Preise“, „Service & Support“, „Nutzung“, „Einrichtung“, „Datenschutz“ und „Internationale Nutzung“ liefert. Zu beachten ist, dass ein telefonischer Support ausschließlich Kunden der Professional- und Enterprise-Pakete zur Verfügung steht, nicht aber Kunden der Essential-Variante.

Die Homepage bietet thematisch sortiert detaillierte Beschreibungen und Erläuterungen zu allen Funktionen der Software, teilweise gestützt von Video-Tutorials.

Interessenten steht die Möglichkeit offen, nach Angabe der Firmendaten und einer E-Mail-Adresse einen vollumfänglichen Test-Zugang freischalten zu lassen und sich zu einer kostenfreien Web-Demo anzumelden, die an jedem Werktag zu verschiedenen Terminen angebotenen wird. Diese dauert zwischen 30 und 45 Minuten und besteht aus einer Guided Tour durch das Programm mittels Screen-Sharing. Hierbei kann der Interessent individuelle Fragen an den Hersteller richten und so in Erfahrung bringen, ob die Software für sein Unternehmen eine passende Lösung darstellt. Die Teilnehmerzahl ist variabel und auch eine Präsentation für eine gesamte Abteilung buchbar.

Zusammenfassung8,2

Die Personio GmbH bietet mit ihrer Software eine ganzheitliche HR-Lösung, die sich für kleine bis große Unternehmen gleichermaßen empfiehlt. Nach Aussage des Firmengründers zählen jedoch vor allem kleine und mittelständische Unternehmen zum Kundenkreis. Das Programm punktet vor allem durch seine hervorragende Bedienbarkeit, eine ansprechende und logische Gestaltung, ein umfangreiches Funktionspaket, hervorragende Voraussetzungen zum unternehmensinternen kollaborativen Betreuen des Recruiting-Prozesses und umfangreiche Employee-Self-Service-Funktionen. Nachbessern sollte der Anbieter allerdings noch hinsichtlich der Gestaltungsmöglichkeiten im Editor für Karriereseiten, der Automatisierung der Bewerbererfassung sowie der nutzerorientierten One-Klick-Bewerbungsmöglichkeit für das Social-Media-Recruiting.