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HeavenHR ist ursprünglich eine reine Insellösung für die Personalverwaltung, die seit Neuestem um eine E-Recruiting-Funktion erweitert wurde. Multiposting, Active-Sourcing, CV-Parsing oder Analysetools sind noch nicht inkludiert. Im Bereich der Personalverwaltung fehlen ebenso Features wie ein Evaluierungstool zum Vorbereiten von Mitarbeitergesprächen. So angenehm die Bedienbarkeit, so ansprechend das Design, so transparent die Preisgestaltung auch sein mögen, mit dem Funktionsumfang der meisten Konkurrenten kann die Software schlichtweg (noch) nicht mithalten.
Der Berliner Softwarehersteller HeavenHR GmbH proklamiert, sein Produkt HeavenHR sei die einzige HR-Software, die Kunden benötigten. Wir haben diese These auf den Prüfstand gestellt.
Die besten HR-Programme im Vergleich
Über die digitale Personalakte können die Personalabteilung, Vorgesetzte sowie jeder Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung auf alle relevanten Personaldaten zugreifen und diese zentral verwalten. Im Bereich Onboarding sind Gehalt, Arbeitszeit und Position sind binnen Sekunden definiert. Die Vertragserstellung läuft automatisiert ab. Entsprechende Vertragsvorlagen erstellt das Programm nach individuellen Wünschen.
Als zentrale Datenablage enthält die Akte sämtliche den Mitarbeiter betreffende Dokumente. Hierauf haben nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff. Sämtliche relevante Informationen über Bonuszahlungen, Gehalt, Urlaubstage und Krankheitstage sind hier zentral und übersichtlich hinterlegt. Mittels der Positionsbezeichnungen in den Personalakten erstellt das Programm ein Unternehmens-Organigramm.
Jeder Mitarbeiter ist berechtigt, eigenständig über den Employee-Self-Service seine Stammdaten zu aktualisieren, Krankenbescheinigungen hochzuladen, Urlaubsanträge oder Zeiterfassungsanträge zu stellen. Dies reduziert den administrativen Aufwand für die Personalabteilung und beschleunigt sämtliche Verwaltungsprozesse. Absenzen werden über Outlook, Google oder iCal in einen Kalender integriert und ermöglichen so eine gezielte Personaleinsatzplanung.
Mit HeavenHR sind zu nahezu allen im Programm hinterlegten Daten detaillierte Berichte und Diagramme erstellbar. Historische Daten und Zukunftsprognosen sind flexibel binnen Sekunden zu erheben. Der Personaler verfolgt die Entwicklung kritischer und selbst definierbarer KPIs über beliebig definierbare Zeiträume.
Auch die Einrichtung automatischer Erinnerungsmeldungen und die Erstellung von Listen zu neuen Mitarbeitern, Probezeiten, Vertragslaufzeiten oder anstehenden Geburtstagen sind einfach zu bewerkstelligen. Der Datenexport in Excel ist jederzeit möglich.
Die Funktionen der Zeiterfassung und der integrierten Lohnabrechnung sind nicht im Basisumfang enthalten, jedoch zubuchbar.
Mit dem Tool erfasst die Software die Arbeitszeiten der Mitarbeiter automatisch. Die erfassten Zeiten sind in Excel exportierbar. Der Mitarbeiter kann über seinen Zugang den Arbeitszeiten spezifische Projekte und Kategorien zuordnen. Auf diese Weise erstellt die Software Projektpläne und überwacht die Einhaltung von Fristen. Von der Personalabteilung freigegebene Stundenangaben überträgt die Software in die Lohnbuchhaltung. Darüber hinaus bildet die Zeiterfassung die Grundlage für die Schichtplanungsfunktion.
Die monatliche Lohnabrechnung stellt die Software für jeden Mitarbeiter beziehungsweise jede Mitarbeiterin zur Einsicht und zum Download online. Eine nachträgliche Bearbeitung und Ergänzung ist jederzeit möglich. Relevante Daten überträgt HeavenHR automatisch in die Lohnabrechnung, wodurch Monatsabschlüsse zu weiten Teilen automatisiert werden.
Relativ neu in HeavenHR integriert wurde ein Recruiting-Modul, welches unabhängig von der Basissoftware monatlich kündbar ist. Mit dem Modul lässt sich der gesamte Recruiting-Prozess abbilden, verwalten und steuern.
Der Kunde übermittelt eine eigene Subdomain, woraufhin der Anbieter eine eigene Karriereseite für ihn erstellt, die wiederum in die bestehende Unternehmenswebsite integriert werden kann. Die Website ist frei im Sinne der eigenen Corporate Identity gestaltbar und mit Stellenangeboten befüllbar. Bewerber können einen Account anlegen.
In diesem Funktionsbereich entwirft der Nutzer Stellenausschreibungen ganz nach eigenen Vorstellungen und Wünschen, benennt zuständige Manager und Recruiter, die später in den Bewerbungsprozess eingebunden sind und Benachrichtigungen über HeavenHR erhalten, wenn Bewerbungen eingehen. Die Bewerbungsphasen sind völlig frei definier- und benennbar. Eine praktische chronologische Übersicht listet alle Stellenangebote getrennt nach veröffentlichten und archivierten Angeboten sowie Entwürfen auf.
Eingegangene Bewerbungen können von entsprechend autorisierten Bearbeitern bewertet werden. Dies erleichtert interne Entscheidungsprozesse, welche Kandidaten für welche Positionen infrage kommen und welche Kandidaten die HR-Abteilung zum Bewerbungsgespräch laden sollte. Jeder Bearbeiter kann zu einem Bewerber Notizen hinterlassen, um anderen Bearbeitern seine Einschätzung mitzuteilen.
Die Software zentralisiert die gesamte Bewerberkommunikation mittels anpassbarer Vorlageschreiben. Über die Einbindung der Kalenderfunktion lassen sich Bewerbungsgespräche oder Termine zur erneuten Kontaktaufnahme festlegen und mit allen Beteiligten synchronisieren.
Der Kunde kann das Modul nahtlos mit der Basissoftware verknüpfen, sodass er Bewerberdaten im Handumdrehen zu Mitarbeiterdaten umwandelt und das Onboarding umso schneller vonstattengeht. Im Bewerbungsprozess befindliche Kandidaten für die jeweilige Abteilung sind bereits in der Abteilungsübersicht gelistet. Für ein Verfahren nicht berücksichtigte Bewerber hinterlegt er im System in einer Art Talent-Pool.
Was dem Recruiting-Modul aktuell fehlt, sind zum einen die Möglichkeit zum Schalten von Stellenausschreibungen auf externen Portalen oder zum Multiposting auf verschiedenen Kanälen samt einer zugehörigen Evaluierungsmöglichkeit, zum anderen Komfortfunktionen wie eine Schnittstelle zu Messenger-Diensten zum Führen von Telefoninterviews, ein CV-Parsing-Tool zum automatischen Auslesen von Bewerbungsschreiben, ein Active-Sourcing-Tool oder die Möglichkeit zur One-Click-Bewerbung über die sozialen Karrierenetzwerke, die immer stärker an Bedeutung gewinnt. Da das Modul jedoch relativ neu ist und sich in einer stetigen Weiterentwicklung befindet, ist davon auszugehen, dass HeavenHR noch einige bislang fehlende Features integrieren wird.
HeavenHR weiß mit übersichtlicher Gestaltung, aufgeräumter Benutzeroberfläche, intuitiver Navigation und modernem Design zu gefallen. Auch Einsteiger arbeiten sich problemlos und schnell ein. Die Startseite ist zwar nicht individuell bestückbar, doch mit großen, farblich und grafisch ansprechenden Schaltflächen zu den acht zentralen Funktionsbereichen „Mitarbeiter“, „Urlaub & Abwesenheiten“, „Zeiterfassung“, „Lohnabrechnung“, „Berichte“, „Recruiting“, „Schichtplanung“ und „Inventar“ versehen, die die direkte Navigation zu den Programmbereichen ermöglichen. Auch die Navigation zwischen verschiedenen Bereichen ist durch eine ausklappbare und mit grafischen Icons versehene Menüleiste sehr gut umgesetzt. Die Benutzeroberfläche aller Programmbereiche ist übersichtlich und weiß mit einigen farblichen Akzentuierungen zu gefallen, ohne dabei aufdringlich oder kitschig zu wirken.
Durch die unbegrenzte Anzahl an Mitarbeiterzugängen zentralisiert und erleichtert HeavenHR die Mitarbeiterkommunikation und das kollaborative Arbeiten von Entscheidungsbefugten in Personalverwaltungs- und Bewerbungsprozessen erheblich. Eine Chat-Funktion ermöglicht jederzeit die Kontaktierung anderer Mitarbeiter oder des Supports.
Die Software trägt in erheblichem Maße zur Automatisierung administrativer Prozesse bei. Beim Onboarding, der Vertragserstellung, der unternehmensinternen sowie externen Kommunikation, der Zeiterfassung, der Lohnbuchhaltung, der Erstellung von Monatsabschlüssen und allem voran beim umfangreichen Employee-Self-Service laufen zuvor zeitaufwendige Prozesse weitgehend selbstständig ab. Ein hoher Grad an Individualisierbarkeit äußert sich unter anderem in der freien Definition von Schritten im Bewerbungsprozess, der freien Gestaltbarkeit von Karriereseite und Stellenausschreibungen sowie einer Fülle an anpassbaren Brief- und Vertragsvorlagen.
Einige Komfortfunktionen, die zur Automatisierung von Prozessen beitragen, fehlen leider. Als bedeutendstes Beispiel ist hier die fehlende CV-Parsing-Funktion anzuführen. Gehen also Bewerbungen auf dem Postweg oder auch via E-Mail ein, muss der Recruiter die Bewerberdaten manuell übertragen. Eine programmbereichsübergreifende Suchfunktion existiert nicht, doch lassen sich Mitarbeiterakten nach Namen, Personalnummer, Unternehmensstandort, Einstellungsart, Status, Position und Abteilung filtern.
Mit Deutsch, Englisch und Französisch stehen drei verschiedene Sprachen zur Verfügung, in denen HeavenHR darstell- und nutzbar ist. Dies ist zwar eine gute Basis, doch wären weitere Sprachoptionen wünschenswert.
Da HeavenHR eine cloudbasierte Softwarelösung darstellt, erübrigen sich zum einen die aufwendige Installation und regelmäßige, durch den Nutzer durchzuführende Aktualisierungen, zum anderen garantiert der Hersteller stetige Aktualität und sofortige Verfügbarkeit der Dienste auf jedem kompatiblen Endgerät nach Erwerb. Selbstverständlich erfolgt der Zugang zu HeavenHR ausschließlich via SSL-verschlüsselter Netzverbindung.
HeavenHR gibt an, die Kundendaten aufwendig zu verschlüsseln und ausschließlich in deutschen Rechenzentren nach strengsten Datenschutzrichtlinien von Datendienstleistern speichern zu lassen. Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen wird kontinuierlich von unabhängiger Seite überwacht. Die Server sind durch den TÜV Saarland nach der Prüfungsnorm ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert und entsprechen damit dem höchstmöglichen Sicherheitsstandard.
Zugriffs- und Bearbeitungsrechte definiert der Administrator in äußerst flexibler Weise für jeden Mitarbeiter individuell. Diese Rechtevergabe kann sich auf Daten einzelner Mitarbeiter, Daten einer Abteilung, eines Standorts oder eines Geschäftsbereichs erstrecken. Damit ist sichergestellt, dass nur entsprechend befugte Mitarbeiter Zugriff auf sensible persönliche Daten erhalten.
HeavenHR bietet drei verschiedene Paketbausteine, die sich an- und abwählen lassen:
Die Preise richten sich nach der Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen. Ein Mindestpreis von 99,00 Euro im Monat ist immer zu entrichten, unabhängig davon, wie viele Pakete gebucht und wie viele Mitarbeitende angegeben wurden.
Das Paket „Recruiting“ kostet je MitarbeiterIn fixe 1,00 Euro im Monat. Für das Paket „HR Admin“ gibt es gestaffelte Preise. Los geht es bei monatlichen 5,46 Euro. Bei 1.000 Mitarbeitenden liegt der Preis pro Lizenz nur noch bei 2,60 Euro im Monat. Ähnlich funktioniert die Preisstaffel im Paket „Lohnabrechnung“. Hier kostet die Einzellizenz 12,53 Euro. Bei 1.000 Lizenzen liegt der Einzelpreis noch bei 5,96 Euro im Monat. Entscheiden sich Unternehmen für die jährliche Zahlung, erhalten sie in allen Tarifen fünf Prozent Rabatt.
Bucht ein Unternehmen mit 80 MitarbeiterInnen alle Pakete, werden 1.475,20 Euro pro Monat bei monatlicher beziehungsweise 1.401,44 Euro pro Monat bei jährlicher Zahlungsweise fällig.
Interessenten steht es frei, sich eingehend über das Produkt via Hotline zum Festnetztarif werktags zwischen 9:00 und 18:00 Uhr, Info-Mail-Adresse oder Live-Chat zu informieren. Wer sich in Berlin aufhält, wird auf der Homepage ausdrücklich auf einen Kaffee im Unternehmen eingeladen.
Die ansprechend gestaltete Website bietet neben einer Fülle an Informationen zum Produkt und zum Unternehmen einen umfangreichen FAQ-Bereich, transparente Preislisten, einen Blog mit wertvollen Tipps rund um die Themen HR-Software, Recruiting, Employer-Branding und Arbeitsalltag allgemein und eine Wissensdatenbank zu Feinheiten der Programmbedienung. Nach Anlegen eines Accounts und Angabe von Kontaktdaten und Firmennamen stellt der Anbieter eine Testversion der Software für die Dauer von 14 Tagen zur Verfügung. Auch ein kostenloses Webinar von 30 Minuten Dauer können Nutzer der Testversion an zwei Terminen pro Woche wahrnehmen. Transparenz und Kundennähe werden bei HeavenHR offensichtlich großgeschrieben.
HeavenHR ist (noch) keine umfassende All-in-One-Lösung für den gesamten HR-Bereich, sondern vielmehr eine Insellösung für die Personalverwaltung, die vor Kurzem um ein Modul für Recruiting erweitert wurde. Die Software ermöglicht der Personalabteilung, Mitarbeiterdaten, Mitarbeiterkommunikation, Lohnabrechnung, Urlaub, Zeiterfassung, Onboarding, Prognosen, Berichte und Analysen über einen zentralen Zugang zu steuern. Mitarbeiter erhalten einen eigenen Mitarbeiterzugang und umfassende Employee-Self-Service-Funktionen.
Möglichkeiten zum E-Recruiting sind bislang begrenzt und umfassen Basisfunktionen wie das Erstellen von Stellenausschreibungen, deren Verwaltung und Publikation auf der eigenen Karriereseite, die unternehmensinterne, kollaborative Bewertung der Kandidaten sowie eine zentrale Bewerberkommunikation über das Programm. Somit dient die Software vorrangig dazu, administrative Prozesse des Bewerber- und Personalmanagements zu zentralisieren, zu automatisieren und zu rationalisieren. Dies realisiert die Software durchaus zufriedenstellend. Das Design ist ansprechend, der Bedienkomfort hoch.
Mit umfassenderen Konkurrenzprodukten kann HeavenHR jedoch leider noch nicht mithalten. Entwickelt der Berliner Softwarehersteller das Recruiting-Modul weiter, bindet er eine Multiposting-Schnittstelle direkt ein und stattet er den Feature-Umfang mit Komfort-Tools wie CV-Parsing und One-Click-Bewerbung aus, wird sich HeavenHR zu einer hervorragenden HR-Software mausern. Ob irgendwann auch Funktionen der Personalentwicklung integriert werden, steht jedoch noch in den Sternen. In puncto Preismodell und Service ist kaum mehr eine Optimierung möglich, hier setzt HeavenHR bereits jetzt neue Standards.
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