Tools zur Terminfindung

Tools zur Terminfindung

Im Erwachsenenleben ist es oft kompliziert, sich mit einer größeren Gruppe von Freunden zu treffen. Jeder hat private und berufliche Verpflichtungen, die eine Terminfindung erschweren. Online-Tools helfen dabei, einen passenden Termin für das Zusammenkommen zu finden.

Terminfindung leicht gemacht

In einer Gruppe einen Termin zu finden, bedeutet oft ein langwieriges Hin und Her, denn irgendwie müssen wir Beruf, Familie und Freizeit miteinander vereinbaren. Den richtigen Zeitpunkt zu finden, kann regelrecht nervenaufreibend sein. Übersichtliche Online-Tools helfen dabei, einen passenden Termin zu finden. Sie funktionieren alle nach dem gleichen Prinzip: In einer Umfrage wird den Teilnehmenden eine Reihe an Terminen vorgeschlagen. Der Ersteller der Umfrage teilt den dazugehörigen Link über Kanäle wie WhatsApp oder E-Mail. Nun können die eingeladenen Teilnehmer Terminen zu- und absagen oder mit „vielleicht“ antworten. So ist auf einen Blick erkennbar, welcher Tag infrage kommt. Nach diesem Grundprinzip arbeiten alle hier vorgestellten Tools. Sie unterscheiden sich allerdings in Funktionsumfang, Aufmachung und Aspekten des Datenschutzes.

Doodle – der bekannte Allrounder

Doodle hat sich in vielen Kreisen als die erste Wahl in Sachen Terminfindung etabliert. Das Online-Tool ist leicht zu bedienen und weist viele Funktionen auf. Die Umfrage-Optionen erlauben zum Beispiel praktische Einschränkungen. So kann etwa die Anzahl der Teilnehmer pro Option beschränkt werden. Das ermöglicht es, mit Zeitfenstern zu planen. Eine weitere nützliche Funktion ist, die Auswahlmöglichkeiten pro Teilnehmer auf eine einzige Option zu reduzieren. Bei einer versteckten Umfrage sieht nur der Organisator die Ergebnisse. Dabei handelt es sich um die Einstellungen der kostenlosen Version. Doodle bietet auch eine Premium-Version an, womit wir zum ersten Kritikpunkt an dem Tool kommen: Nutzer werden ständig mit Premium-Inhalten und Werbeanzeigen konfrontiert. Darunter leidet die Übersichtlichkeit der Seite, gerade in der Handy-Ansicht.

Das zweite Problem ist, dass Doodle nicht ganz datenschutzkonform funktioniert. Aus diesem Grund verzichten Unternehmen in der Regel auf die Verwendung des digitalen Abstimmungstools. Auch wenn das Programm ohne Anmeldung genutzt wird, fallen bei der Verwendung personenbezogene Daten an, etwa die Namen und E-Mail-Adressen von Teilnehmern. Diese Daten werden auf den Servern von Doodle gespeichert. Es handelt sich dann um eine Speicherung von personenbezogenen Daten durch Dritte, was rechtlich nicht ganz einwandfrei ist. Hinzu kommt, dass das Unternehmen seinen Sitz in der Schweiz hat, also außerhalb der EU. Zudem nutzt Doodle eine Reihe von Tracking-Tools, um die besagte Werbung zu schalten. Auch wenn Doodle ohne Zweifel praktisch ist, sollten Sie abwägen, ob Sie es weiterhin verwenden möchten.

DFN Terminplaner – einfach und anonymisiert

Der DFN Terminplaner ist auch als Foodle bekannt. Mit ihm lassen sich einfach und schnell Termine abstimmen. Dieses Tool zur Terminfindung wird vom Verein Deutsches Forschungsnetzwerk bereitgestellt und ist frei zugänglich. Die Hauptaufgabe des Vereins ist, Universitäten und Forschungseinrichtungen mit Hochleistungs-Internetzugängen zu versorgen. Für Wissenschaftler gehört es zum Alltag, Veranstaltungen und Abstimmungen zu koordinieren. Dabei unterstützt sie der DFN Terminplaner.

Eine Registrierung ist beim DFN Terminplaner nicht notwendig. Nutzer müssen lediglich ihre E-Mail-Adresse angeben. Der Terminplaner bietet verschiedene Möglichkeiten, eine Abstimmung zu gestalten. Eine Option ist zum Beispiel das Erstellen von anonymen Abstimmungen, in denen nur der Administrator die Teilnehmenden und das Ergebnis einsehen kann. Wie bei Doodle kann eine Begrenzung der Antwortmöglichkeiten eingestellt werden, um etwa eine Sprechstunde zu planen. Außerdem ist es möglich, Abstimmungen mit einem Passwort zu sichern. Teilnehmer können ihre abgegebene Stimme auch im Nachhinein korrigieren.

Datenschutz und Datensicherheit stehen für die Entwickler von Foodle an erster Stelle. Der Dienst kann ohne Anmeldung genutzt werden und beim Zugriff werden IP-Adressen nur in anonymisierter Form gespeichert. Alle Protokolldateien löschen sich nach sieben Tagen vollständig. Jegliche Daten werden ausschließlich in Deutschland beim DFN gespeichert, nicht an Dritte weitergegeben und für keinen anderen Zweck verwendet. So ist auf Foodle auch keine Werbung zu sehen. Zu jeder Umfrage muss der Ersteller ein Ablaufdatum angeben, an dem alle angegebenen Daten automatisch gelöscht werden.

Nuudel – nicht speicherndes Termintool

Hinter dem frei zugänglichen Terminplaner Nuudel steckt der Verein Digitalcourage. Der Verein aus dem Umfeld des Chaos Computer Clubs setzt sich für Informationsfreiheit und Datenschutz ein. Nuudel ermöglicht demnach datenschutzkonforme Umfragen und Terminplanungen. Der Server wird vom Verein selbst betrieben und betreibt keinerlei User-Tracking. Die Entwickler haben zudem das Logging von Zugriffen deaktiviert. IP-Adressen werden ebenfalls nicht gespeichert. Der Server erhebt also keinerlei Metadaten, sondern registriert nur das, was Nutzer selbst in die Formulare eintragen. Die User werden sogar dazu aufgefordert, eine beliebige, ungültige E-Mail-Adresse anzugeben, die aber unbedingt auf @invalid enden muss.

Nuudel nutzt dieselbe Software wie der DFN Terminplaner. Dementsprechend sind die Planungsoptionen nahezu identisch. Die Umfrage wird automatisch 180 Tage nach dem letzten Termin der Abstimmung gelöscht. Nutzer können diese Löschung aber auch vorverlegen. Ein praktisches Extra ist die Kommentarspalte, in der Teilnehmende miteinander kommunizieren können.

Dudle – die freie Software

Bei Dudle handelt es sich um einen Terminplaner, der am Lehrstuhl Datenschutz & Datensicherheit der TU Dresden entwickelt wurde. Die Server befinden sich am erwähnten Institut. Wie auch die anderen vorgestellten Tools bietet Dudle die Möglichkeit, Termine vorzuschlagen und Umfragen zu erstellen. Zwar kann der Link personalisiert werden, weitere Planungsoptionen wie das Einschränken von Mehrfachantworten sind allerdings nicht vorhanden. Dudle ist kostenlos und werbefrei.

Größter Vorteil von Dudle ist, dass es sich um eine Open-Source-Software handelt. Der Sourcecode steht auf der Website unter „Über Dudle“ zum Download bereit. Unternehmen können den Terminplaner somit kostenlos und sicher auf ihren eigenen Servern betreiben.

Auch Dudle zeichnet sich dadurch aus, besonders datenschutzkonform zu sein. Für die Nutzung des Tools ist keine Anmeldung und keine E-Mail-Adresse notwendig. Nach zwei Monaten werden alle Daten gelöscht, sofern in der Zwischenzeit niemand darauf zugegriffen hat. Bei Dudle ist es zudem möglich, anonym auf eine Umfrage zu antworten. Außerdem erlaubt das Tool Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. In der letzten Zeile der Hauptseite finden Nutzer eine komplett anonymisierte Umfrage.