Das papierlose Büro
Der allgegenwärtig durch deutsche Unternehmen geisternde Mythos der papierlosen Büros hält oft dafür her, Softwareprodukte für den Firmengebrauch an den Mann zu bringen. Das Verkaufskonzept mit dem schlagenden Argument, alles durch Digitalisierung zu vereinfachen und keine Aktenberge mehr horten und durchforsten zu müssen, zieht ohne Frage. Die Schlagworte und Argumente sind fast immer die gleichen: Vereinfachung, Automatisierung, Beschleunigung und Abbau des Papierchaos. Wie es zu der Idee des papierlosen Büros kam, inwieweit es tatsächlich schon existiert und wie Unternehmen es realisieren können, zeigen wir in diesem Ratgeber.
Die Idee des papierlosen Büros und was dahintersteckt
Die Idee hinter dem papierlosen Büro ist einfach und nachvollziehbar. Nachvollziehbar vor allem für all jene, die bereits ein Dokument suchten und dafür kiloweise Akten durchkämmen mussten, die ihren Bildschirm hinter einer Fülle von Post-its nicht mehr erkennen können, die sich ihren Büroraum mit meterlangen Aktenschränken teilen, die tagtäglich unzählige Briefumschläge stopfen, oder die für eine Genehmigung, einen Stundenzettel oder Vertragsunterlagen kilometerweit durch die Republik fahren müssen.
Die Lösung für all diese Probleme ist das papierlose Büro, das Ordnung, höhere Effizienz und die Schonung natürlicher Ressourcen verspricht. Alle Prozesse, die potenziell digitalisiert werden können, sollen zu diesem Zweck auch tatsächlich digitalisiert werden. Analog sollen nur noch jene Prozesse stattfinden, die aus rechtlichen Gründen keine digitale Lösung erlauben.
Die passende Software an der Schnittstelle von Dokumentenmanagementsystem und Projektmanagement-Software ist die Grundlage, auf deren Basis alle relevanten Prozesse in einem papierlosen Büro weitestgehend automatisiert ablaufen. Innovative Produkte wie Fluix sind schlanke Tools, die unternehmensinterne Kommunikation und Workflows zentralisieren, automatisieren und steuern.
… kursierte die Utopie der papierlosen Welt, um das Büro der Zukunft zu beschreiben. Ein erster konkreter Entwurf eines solchen Büros wurde 1975 in einem Artikel der Business Week, Nr. 2387, publiziert. Der Begriff „Paperless Office“ wurde erstmals 1978 zu Werbezwecken von einer Büroausstattungsfirma verwendet.
Welche Vorteile bietet das papierlose Büro?
Um das papierlose Büro zu realisieren, ist der konsequente und umfassende Umstieg von gedruckten Materialien zu elektronischen Dokumenten notwendig. Die Vorteile eines papierfreien Büros sind augenfällig:
- Platzsparend, da keine Aktenschränke, Drucker und Kopierer notwendig
- Sämtliche Daten zentralisiert und jederzeit von überall abrufbar
- Kosten für Bürobedarf und Druckergeräte entfallen
- Ordnung an jedem Arbeitsplatz, was strukturiertes Arbeiten erleichtert
- Zeitsparend durch gezielte und schnelle Suche nach Dokumenten
- Schnelle Kommunikation mit jedem Partner weltweit
- Umweltschonend
Papier als Umweltkiller
Nahezu fünfzig Prozent aller weltweit gefällten Bäume gehen in die Papierproduktion ein. Im Jahr 2015 belief sich die produzierte Menge auf 407 Millionen Tonnen. Deutschland ist mit einem Anteil von 22,6 Tonnen der weltweit viertgrößte Papierproduzent. Um nur 500 Gramm Büropapier zu produzieren, verbraucht die Industrie 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser, 26,8 Kilowattstunden Energie und emittiert 2,6 Kilogramm CO2.
Papierlosigkeit als Voraussetzung für das flexible Büro
Ein weitgehend papierloses Büro ist gleichzeitig Grundvoraussetzung, um das Konzept des flexiblen Büros umzusetzen. Hierbei sind Arbeitskräfte nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden, sondern in der Lage, überall ihre Arbeit auszuführen. Dies bedeutet eine erhebliche Kostenersparnis für das Unternehmen. Dazu ist es notwendig, dass alle zur Arbeit benötigten Daten und Dokumente online weltweit verfügbar und für den Mitarbeiter abrufbar sind.
Mitarbeiter arbeiten in diesem Konzept in variabler Zusammensetzung gemeinsam in verschiedenen Projektgruppen, auch wenn sie sich physisch an unterschiedlichen Standorten aufhalten.
Gibt es das papierlose Büro schon?
Nur wenige Unternehmen haben die Idee bereits vollständig umgesetzt. Als Pionier gilt das niederländische IT-Unternehmen Decos, das sämtliche Dokumente digital speichert, archiviert und bearbeitet.
Die Realität ist, von wenigen Ausnahmen abgesehen, ernüchternd: Trotz neuester Projektmanagementsoftware, Webhosting, HR-Software, CRM-Software oder der Allround-Alleskönner-Software scheint der Papierkrieg in den deutschen Büros längst kein Ende gefunden zu haben. Im Gegenteil: Der Papierverbrauch in Deutschland steigt kontinuierlich an. Nach den Ergebnissen einer Untersuchung des Digitalverbands Bitkom läuft in etwa 75 Prozent der deutschen Unternehmen noch mindestens die Hälfte aller Prozesse papierbasiert ab. Der Grund ist simpel: Die Digitalisierung von Akten führt meist nicht zum Ersetzen der Papierakten, sondern die digitale Speicherung ergänzt meist nur die althergebrachten Prozesse, sodass letztlich beide Systeme parallel unterhalten werden. Digital übermittelte Dokumente werden oft „sicherheitshalber“ nochmal ausgedruckt.
Welche Schritte sind nötig, um das papierlose Büro umzusetzen?
Der Wandel hin zum papierlosen Büro ist der schwerste Schritt. Das spätere Fortführen des einmal eingerichteten Systems geht hingegen leicht von der Hand. Ein Unternehmen, das papierlos werden möchte, muss folgende Schritte meistern:
- Alle vorhandenen, archivierten Geschäftsdokumente digitalisieren und in sinnvoller Struktur archivieren
- Elektronischen Datenspeicher in ausreichender Kapazität mittels eines eigenen Servers oder über Webhosting bereitstellen
- Alle Dokumente auf elektronischem Weg übermitteln
- Rechtssichere elektronische Signaturen entwerfen und konsequent anwenden
- Überflüssige Dokumente fachgerecht vernichten.
- Ein umfassendes System der digitalen Dokumentenverwaltung installieren und Mitarbeiter in deren Anwendung einweisen.
Welche Probleme sind bei der Einführung des papierlosen Systems zu erwarten?
Natürlich zieht der Umstieg zunächst auch einige negative Begleiterscheinungen nach sich. Von der Einführung bis zur vollständigen Funktionsfähigkeit des neuen, papierlosen Systems sind einige Zeit und Arbeitskraft zu investieren. Der Großteil dieses Aufwandes betrifft in aller Regel die Digitalisierung der Archive. Doch damit nicht genug. Folgende Problemfelder treten typischerweise auf:
- Aufwendige Digitalisierung von Archivdokumenten
- Stimmiges System zur Verschlagwortung für Wiederauffindbarkeit
- Gewährleistung der Ausfallsicherheit der Server
- Fehlende Rechtskenntnisse, in welchen Fällen elektronische Signaturen ausreichend sind und wie lange Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden müssen
- Mangelnde EDV-Kompetenz der Mitarbeiter
- Eingehende Papierdokumente erfordern laufendes „Nachdigitalisieren“
Welche Software ist bei der Umsetzung des papierlosen Büros sinnvoll?
Der Markt für Firmensoftware ist heiß umkämpft. Für jeden erdenklichen Anwendungsbereich und jede Branche gibt es spezialisierte Softwarelösungen verschiedener Anbieter. Zur Umsetzung der Idee des papierlosen Büros ist allerdings weniger nötig, als es zunächst den Anschein haben mag. Nötig sind letztendlich solche Systeme, die zum einen die Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten übernehmen, andererseits solche, die die Zusammenarbeit im Team an Projekten auf digitaler Ebene organisieren und strukturieren.
Dokumentenmanagementsysteme
Um digitale Dateien bei Bedarf wieder auffinden zu können, empfiehlt sich ausdrücklich die Anwendung eines professionellen Dokumentenmanagementsystems. Dieses übernimmt als Herzstück der digitalen Verwaltung die gesamte Implementierung eines stimmigen Konzepts der unternehmensinternen Dokumentenverwaltung. Dies reicht von der Verschlagwortung über die strukturierte Ablage bis zur automatisiert rechtssicheren Archivierung. Dies umfasst selbst die Archivierung von Informationen und Dokumenten, die über Online-Kommunikationskanäle ausgetauscht werden.
Mit Cloud-basierten Systemen im SaaS-Modell sind sämtliche Daten redundant und sicher auf Servern gespeichert und von jeder befugten Person jederzeit von überall abrufbar.
Projektmanagement-Software
Eine Projektmanagement-Software erleichtert, strukturiert und organisiert die Kommunikation innerhalb von Abteilungen und Teams sowie von an Projekten beteiligten Personen. Die Software steuert den Ablauf von Arbeitsprozessen und macht diesen für alle Beteiligten nachvollzieh- und kontrollierbar. Dateien und Dokumente, die Mitarbeiter zur Erfüllung der Aufgaben benötigen, stehen über die Software allen beteiligten Personen zur Einsicht und Bearbeitung zur Verfügung. Während der Nutzung gesammelte Daten tragen dazu bei, unternehmensinterne Prozesse und Workflows zu optimieren.
Hybridsoftwares
Selbstverständlich gibt es inzwischen Softwareprodukte, die die Eigenschaften von Dokumentenmanagementsystemen und Projektmanagement-Softwares in sich vereinen. Fluix beispielsweise ist ein solches Tool, das die gemeinschaftliche Bearbeitung von Dokumenten in flexibel zusammenstellbaren Projektgruppen und deren rechtssichere Archivierung ermöglicht. Unternehmen sollten sich vor der Entscheidung für eine Software vergewissern, dass das Tool in der Lage ist, die individuellen unternehmensinternen Prozesse und Workflows in bestmöglicher Weise abzubilden.
Den Schritt wagen?
Ein vollständig papierfreies Büro gibt es heute noch nicht und es wird es wohl auch in absehbarer Zeit noch nicht geben. Allerdings lässt sich der Papierbedarf bereits heute auf ein Minimum, einen Bruchteil des bisherigen Bedarfs reduzieren. Vorsicht ist allerdings geboten, da bei gleichzeitiger Verwendung von Papier und EDV-basierten Systemen häufig beide Systeme parallel und überflüssigerweise redundant genutzt werden, wodurch die Hemmschwelle zur Anfertigung von Kopien nachweislich sinkt. Allgegenwärtiges Ziel sollte also stets die tatsächliche Abschaffung des Papiers bleiben.
Wer von der Idee des papierlosen Büros fasziniert ist, sollte alle genannten Schritte und Anforderungen überdenken und die Umstellung vorab umfassend planen.
