Was ist Digital-Asset-Management?

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Wenn es um die effiziente Verwaltung größerer Bestände verschiedener Dateien, wie etwa Dokumenten, Bildern oder Videos geht, werden sogenannte Digital-Asset-Management-Programme verwendet. Mit ihnen kann komfortabler Zugang zu allen Arten von Daten gegeben werden, da diese einfach gesucht, angezeigt und erweitert werden können. Dank ihrer wohldurchdachten Features und der bemerkenswerten Funktionalität tragen diese Programme und Softwareangebote maßgeblich dazu bei, Zeit, Geld und Nerven zu sparen.

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Die Verwaltung größerer Bestände am PC dank Digital-Asset-Management.

Wer suchet, der findet...

Insbesondere in größeren Unternehmen oder in Firmen mit einem umfangreichen Filialnetzwerk ist die Implementierung von Digital-Asset-Management-Software ungemein sinnvoll. Denn die Suche nach bestimmten Dateien, das Blättern sowie auch die Vorschau relevanter Bilder, Videos oder Dokumente sind auf diese Weise buchstäblich ein Kinderspiel. Dabei spielt es keine Rolle, ob es um ein Datenportfolio von 10.000 oder von mehreren Millionen handelt. Innerhalb weniger Sekundenbruchteile ist es möglich, die jeweils gewünschten Informationen zu erhalten oder die entsprechenden Dateien aufzurufen und bei Bedarf weiter zu bearbeiten. Um die Recherche zu vereinfachen, kann eine solche Software auch automatisch Dateien mit Schlüsselwörtern (Metadaten) versehen.

Natürlich bietet eine moderne Digital-Asset-Management-Software die Möglichkeit, sämtliche Grafiken, Dateien, Bilder, Videos und Co. abzuspeichern und sie ganz nach Belieben in vom Anwender gewünschte Formate umzuwandeln. Getreu dem Motto "Organisation ist alles", bieten innovative Software-Lösungen in diesem Zusammenhang ein Maximum an Zuverlässigkeit, Support und Effizienz, ohne umständliche Recherchearbeiten in Kauf nehmen zu müssen. Eben dieser Aspekt ist entscheidend, wenn es im "Big Business" darauf ankommt. Dateien oder relevante Bilder etc., die sofort zur Verfügung stehen müssen, weil gerade ein wichtiger Kunde danach verlangt oder im nächsten Moment ein Meeting anberaumt ist, sind mit Hilfe von Digital-Asset-Management-Software binnen Sekundenbruchteilen zu finden. Müssen wichtige Informationen oder Daten in derartig brisanten Momenten erst umständlich gesucht und dann auch noch konvertiert werden, so wirkt sich dies erfahrungsgemäß nachteilig auf die Produktivität aus. Dabei besteht nicht zuletzt, je nach Produkt, außerdem die Möglichkeit, dass Kunden über individuell installierbare Webportale zu jeder Zeit Zugriff auf ihre Daten haben und folglich auf wertvolle Informationen zugreifen können, wann immer sie diese benötigen. Dass dabei von Anfang an ein Maximum an Sicherheit und Datenschutz gewährleistet ist, versteht sich. So werden nur die Daten selektiert bzw. geteilt, die jeweils veröffentlicht bzw. einem anderen Nutzer zugänglich gemacht werden sollen.

Die Verfügbarkeit über das Internet mit leicht zu generierenden und zu veröffentlichende Webseiten ist der einfachste Weg, viele Daten leicht zugänglich zu machen, ohne dass Informatik-Kenntnisse nötig sind.

Beachtenswertes bei Digital-Asset-Management-Software

Im Zusammenhang mit einer adäquaten Verwaltung und Verwendung von Digital-Asset-Management-Software darf nichts dem Zufall überlassen sein. Mit Blick auf den Umfang sowie auch die Veröffentlichung von Daten spielen Sicherheit und Schutz äußerst wichtige Rollen; nicht nur in Bezug auf unternehmenseigene Daten, sondern auch bei Daten von Kunden oder Geschäftspartnern. Umso bedeutsamer ist es da, auf eine umfangreich konzeptionierte Digital-Asset-Management-Software zurückgreifen zu können, die mit Blick auf Funktionalität, Sicherheit und Kompatibilität keine Wünsche offen lässt. So ist im Vorfeld der Entscheidungsfindung zu eruieren, welchen Sinn und Zweck dieses Produkt generell erfüllen und welche Datenmengen gesichert und bearbeitet werden sollen.

Kategorien organisieren
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Kategorien organisieren ohne großen Zeitaufwand.

Wissenswert ist, dass sich die preislichen Gegebenheiten von Digital-Asset-Management-Software zum Teil - je nach Anbieter - erheblich voneinander unterscheiden können. Je nach Datenkapazität, Funktionalität und zusätzlichen Features kann dabei die Spannweite durchaus bis zu mehrere hundert Euro betragen. Bei der Auswahl einer solchen Software ist außerdem zu prüfen, ob die automatische Generierung von Keys möglich ist, wie lange jeweils für die Suche benötigt wird und wie viel Zeit die Vorschau relevanter Daten und Informationen in Anspruch nimmt. Je schneller und effizienter die Software arbeitet, desto mehr profitiert der Anwender. Allerdings steigt mit der Kapazität und der Funktionalität auch der Preis, wobei der Kauf einer Digital-Asset-Management-Software keineswegs mit hohen Kosten verbunden sein muss, denn auch preiswerte Lösungen haben - wie die Erfahrung immer wieder zeigt - durchaus ihre Vorzüge.

Kaufrelevante Aspekte

Auf der einen Seite spricht es sicherlich für eine Digital-Asset-Management-Software, wenn sie über zahlreiche Funktionen und ein kundenorientiertes Erweiterungsportfolio verfügt. Andererseits ist in dieser Hinsicht doch zu beachten, dass eben die Produkte, die auf unterschiedlichste Weise erweiterbar sind, zumeist in der Anschaffung vergleichsweise kostengünstig sind. Werden jedoch zusätzliche Features gekauft, so muss der Kunde hierfür nicht selten besonders tief in die Tasche greifen. Deshalb ist es ratsam, sich schon im Vorfeld des Kaufes zu informieren, wie es um mögliche Folgekosten bestellt ist. Nicht zuletzt ist auch der Zeitfaktor von fundamentaler Bedeutung. Nicht jede Software arbeitet schnell und nicht bei jeder Software bleibt bei zunehmendem Datenportfolio die Suchdauer auf einem gleichbleibend hohen Level. Besteht darüber hinaus die Möglichkeit, beliebige Dateien nutzerorientiert abzuspeichern, sie bei Bedarf individuell zugänglich zu machen und unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards zu publizieren, sofern erforderlich? Fragen, die zunächst geklärt werden sollten, ehe man sich zum Kauf der Digital-Asset-Management-Software entscheidet.

Die beste Digital Asset Management Software

Die folgenden Programme sind am besten geeignet, um Ihre digitalen Inhalte effizient zu verwalten:

Adobe Experience Manager

Mit der professionellen Digital-Asset-Management-Software von Adobe stellt die Erstellung von Websites, Apps und Formularen sowie die Verwaltung von Marketing-Assets und -Inhalten zukünftig kein Problem mehr dar.

Der Experience Manager hilft dabei, die Kunden- und Markenbindung sicherzustellen, indem einmalige digitale Inhalte bereitgestellt werden. Und weil es heutzutage notwendig ist, nicht nur auf einer einzigen Plattform Werbung zu machen und Maßnahmen der Kundenakquise durchzuführen, kommt der Adobe Experience Manager auch zwecks kanalübergreifender Konsistenz zum Einsatz.

Auf Websites, Mobilgeräten und vielen weiteren Werbe- und Kundenbindungsplattformen stellt man potentiellen und tatsächlichen Kunden interessante Inhalte zur Verfügung - und das sowohl vor Ort im Geschäft als auch mit iBeacons. Außerdem lässt sich der Experience Manager von Adobe dazu verwenden, persönliche und zeitnahe Erlebnisse festzuhalten und auf Jahre zu archivieren. Eine umfassende Sortierfunktion macht es möglich, dass man diese nach Relevanz und Zeitpunkt in eine Ordnung bringt.

Zahlreiche führende Marken wie Philips und Time Warner Cable feierten in der Vergangenheit bereits großen Erfolg mit dieser Anwendung und ihrer Funktionsvielfalt, weshalb sie auch zukünftig nicht auf diese einzigartige Management-Lösung verzichten möchten.

Eyebase

Eyebase versteht sich als eine zukunftsgerichtete Software, welche intuitiv zu bedienen ist. Das System funktioniert wie eine Archivierung verschiedener Dateien in einer privaten Cloud. Nutzer können ihre Dateien auf mobile Endgeräte übertragen und abspeichern. Somit ist auch ein Tablet ein möglicher Arbeitsplatz. Die Software ist komplett webbasiert und daher jederzeit via Internet abrufbar. Des Weiteren funktioniert Eyebase unabhängig vom Rechner- oder Betriebssystem. Lediglich ein Online-Browser ist notwendig, um das Programm zu öffnen. Die Skalierbarkeit der Software zählt zu den großen Vorteilen des Digital-Asset-Managers. Der modulare Aufbau garantiert, dass der Nutzer nur für die Funktionen zahlt, die er auch tatsächlich verwendet. Bei starkem Wachstum des eigenen Unternehmens passt Eyebase die nötige Datenmenge problemlos an. Auf der Internetseite der Produktentwickler besteht die Möglichkeit einen kostenlosen Demo-Account zu beantragen.

Censhare

Die Verwaltung eigener Dateien ist mit Censhare eine leichte Aufgabe. Das Verschieben von Dokumenten und Bildern via Drag-&-Drop ist unkompliziert. Die Bearbeitung von Fotos oder Grafiken ermöglicht der in der Software integrierte Bildeditor. Verloren geglaubte Dateien kann der Nutzer mit Hilfe der Detail- und Expertensuche problemlos wiederfinden und die Suchen sogar abspeichern. Jegliche Formate werden von Censhare unterstützt, weshalb Im- und Export von Dokumenten kein Problem sind. Mit Hilfe von temporären Download-Links können verschiedene User Dateien oder Ordner teilen und verschieben, sofern sie über eine Lizenz miteinander verbunden sind. Dieses transparente und zeitsparende System sorgt für eine konsistente Qualitätssicherung und Kommunikation. Bei Interesse kann der Nutzer das Produkt mit Hilfe einer interaktiven Live-Demo testen und einen Überblick über die Funktionen gewinnen.

Nuxeo

Nuxeo setzt sich aus zwei zentralen Modulkomponenten zusammen: Dokumentenmanagement und Digital-Asset-Management. Beide Module können gleichzeitig und nebeneinander betrieben werden. Dennoch liegen die Stärken der Anwendung ganz klar in der Verwaltung digitaler Mediendateien. Daher ist sie vor allem für Medienunternehmen wie Werbeagenturen und TV-Anstalten ausgesprochen interessant. Aber auch für Softwareentwickler stellt sie zwecks Eigenentwicklung eine solide Grundlage dar.

Nuxeo verfügt über zahlreiche Funktionen der Verwaltung von Dokumenten. So können diese in einem individuellen Arbeitsbereich bereitgestellt, versioniert und archiviert werden. Außerdem lassen sich mit der Digital-Asset-Management-Software Metadaten bearbeiten und ganze Metadatentypen neu anlegen. Wer bestimmte Dokumente und Inhalte vor dem Fremdzugriff schützen möchte, der kann dies ebenfalls problemlos tun.

Nuxeo verfügt über eine Funktion, mit der sich Dokumente und Inhalte sperren, freigeben und teilen lassen. Um für eine bessere Struktur und Übersicht zu sorgen, kann man diese sogar mit Bewertungen und Kommentaren versehen, sodass man wichtige Informationen dauerhaft und für jeden Mitarbeiter festhält.

Die Digital-Asset-Management-Komponente von Nuxeo dient also vor allem dem Zweck, eine flächendeckende Mediendatenbank aufzubauen, von der Personen aus den verschiedensten Berufsgruppen profitieren können.

Bynder

Die Digital-Asset-Management-Software Bynder ist die ideale Lösung für alle Unternehmen, die auf umfassende Dokumentendatenbanken angewiesen sind. Die Dateiverwaltungsfunktion wird durch die intelligente Such- und Filtermöglichkeit perfekt unterstützt. Diese hilft einem dabei, die richtigen Medien zu jeder Zeit und von überall aus schnell und zuverlässig wiederzufinden. So ist die Abfrage von Marketingmaterialien und anderen medialen Inhalten wie Bild- und Tonmitschnitten innerhalb von Sekunden erledigt.

Diese Software macht das Arbeiten zu einem reinen Vergnügen

Da Bynder über eine Netzwerkfunktion verfügt, lässt sich die Anwendung für den Aufbau einer lokalen Datenbank verwenden, die jedes PC-System eines Unternehmens umfasst. Mit einer Uploadgeschwindigkeit von bis zu 100 Mbit/s können auf diese Art und Weise Dateien auf das komplette IT-System eines Unternehmens hochgeladen werden. Ein Upload kann einfach per Drag-and-Drop vollzogen werden. Dank der hohen Uploadgeschwindigkeit dauert es im Schnitt nur 6 Minuten, um 1 GB hochzuladen. Noch mehr Zeit lässt sich durch die Tatsache sparen, dass man schon während des Uploads von Mediendateien mit dem Taggen, Kategorisieren und Verlinken beginnen kann. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, parallel den Import von Metadaten, zum Beispiel XMP, EXIF und IPTC, vorzunehmen, die erfreulicherweise automatisch ausgelesen werden.

Bynder unterstützt alle gängigen Bild-, Ton- und Video-Dateiformate, darunter EPS und INDD. Außerdem erstellt das Programm automatisch eine eindrucksvolle Voransicht jeder Datei.

Die Funktionen sind perfekt an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst. So lässt sich beispielsweise die Filterfunktion anhand selbstgewählter Attribute vornehmen. Die Kategorien und Ordner können ebenfalls in beliebigen Hierarchien sortiert werden. Da liegt es nahe, dass Bynder auch durch eine benutzerfreundliche Menüführung und ein Übersichtliches Interface besticht. Diese Digital-Asset-Management-Software ist ein echter Gewinn für jedes medienorientierte Unternehmen.

Canto Cumulus

Die Digital-Management-Software Cumulus von Canto versteht sich selbst als grenzenloses Programm für den Kunden. Es funktioniert auf den Betriebssystemen Windows, Mac und Linus und kann jegliche Dateiformate öffnen. Nutzer können Cumulus webbasiert, auf einem mobilen Endgerät oder einem Rechner verwenden. Mit Hilfe von Keywords ist die Suche nach verloren geglaubten Dateien kein Problem mehr. Ein Tool zur Videobearbeitung ist ebenfalls in der Software enthalten. Bereits bestehende Programme wie Dropbox oder WordPress kann der Nutzer mit Cumulus verknüpfen und die Dokumente in den Digital-Manager von Canto integrieren. Der Kundensupport ist sehr gut und per Mail oder Telefon erreichbar. Eine kostenlose Testversion der Software ist ebenfalls über die Webseite des Anbieters erhältlich.

Cavok

Cavok beschreibt sich selbst nicht als Digital-Asset-Manager, sondern als Master-Media-Manager, der eine zentrale Lösung für alle angeschlossenen Systeme ist. Des Weiteren spielt die Datensicherheit bei der Software eine große Rolle. Der Transport der Daten ist per Drag-&-Drop möglich und dadurch sehr simpel und unkompliziert. Up- und Downloads kann der Anwender zeitlich befristen und auf einen bestimmten Personenkreis einschränken. Auch die Konvertierung von Daten ist mit Cavok sehr einfach und sowohl für Text- als auch für Bilddateien möglich. Die Übertragung von Dokumenten aus anderen Programmen oder vom lokalen Speicher des Computers ist ebenfalls Teil der Leistungen der Software. Cavok versteht sich auch als Hilfe in Bezug auf die Bereiche Marketing und Werbung und unterstützt den Kunden bei der Organisation und Strukturierung von Kampagnen. Auf der Webseite ist ein Anmeldungsformular für eine kostenlose Testversion vorhanden, die einen Einblick in das Programm ermöglicht.