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Recruitee ist eine reine Recruiting-Software. In diesem Bereich punktet das Programm durch seine hohe Benutzerfreundlichkeit und den großen Funktionsumfang. Das Programm zeichnet sich vor allem durch die vielen Möglichkeiten aus, die Zusammenarbeit im Team zu optimieren. Viele der praktischen Automatisierungen sind im Basisabonnement Launch allerdings nicht enthalten.
Recruitee ist ein integriertes, cloudbasiertes Bewerbermanagementsystem. Es richtet sich an Talent-Teams, Recruiter, Personalverantwortliche und Abteilungsleiter und ist besonders darauf ausgelegt, das Arbeiten im Team zu erleichtern. Unternehmen haben die Wahl zwischen drei Komplettpaketen: Launch, Scale und Lead.
Die besten HR-Programme im Vergleich
Zum Funktionsumfang aller Recruitee-Abonnements gehört eine eigene Domain für die Karriereseite des Unternehmens. Diese wird mithilfe eines benutzerfreundlichen Baukastens erstellt, sodass keinerlei Programmierkenntnisse dafür notwendig sind. Der Bewerbungsprozess wird in der Kandidaten-Pipeline organisiert. Je nach Stand der Bewerbung können die Kandidatenprofile bequem verschoben werden. So müssen Sie keine eigenen Tabellen zur Verwaltung der Kandidaten mehr anlegen.
Das Launch-Abonnement enthält Recruitment-Grundlagen und richtet sich an kleine Unternehmen, die erst mit dem Recruiting beginnen. Mit dem günstigsten Tarif ab 83 Euro im Monat können fünf Jobs parallel ausgeschrieben werden. Weitere sogenannte „Jobslots“ sind individuell zubuchbar. Neben der Karriereseite und der Kandidaten-Pipeline enthält Launch folgende Funktionen:
Hierbei handelt es sich nach Aussage von Recruitee um das beliebteste Abonnements. Je nach Tarif ist Scale ab 291 Euro im Monat erhältlich. Der Fokus des Pakets liegt auf Automatisierungen, die den Recruitment-Prozess noch einfacher und effektiver machen. Scale macht es beispielswiese möglich, dass ein Verschieben eines Kandidaten in der Pipeline eine festgelegte automatisierte Aktion auslöst. Für diesen Test haben wir die Testversion von Scale genutzt. Neben allen Funktionen von Launch bietet Scale unter anderem diese zusätzlichen Features:
Die automatischen Funktionen von Scale sind vor allem für größere Unternehmen interessant. Eine Anwendungsmöglichkeit ist das automatische Versenden von E-Mails nach einer bestimmten Aktion. In der Kandidaten-Pipeline kann für jede Phase des Bewerbungsprozesses eine automatisierte Aktion festgelegt werden. Die Phasen sind daraufhin mit einem Blitz gekennzeichnet. So können Sie zum Beispiel einrichten, dass ein Bewerber automatisch eine Einladung zum Interview erhält, sobald Sie das Profilfeld in diese Phase verschieben.
Das Lead-Abonnement wird individuell auf das Recruitment-Team Ihres Unternehmens zugeschnitten. Eine der Zusatzleistungen von Lead ist, dass Sie Ihre Rekrutierungsstrategie regelmäßig mit einem Customer-Success-Manager besprechen können. Weitere Funktionen von Lead sind:
Der Funktionsumfang von Recruitee kann sich sehen lassen. Alle folgenden Features sind Teil des Grundpakets Launch. Der Redaktion stand im Test die Version Scale zur Verfügung, welche die Grundfunktionen mit Automatisierungen verbessert.
Die Karriereseite ist die wichtigste Anlaufstelle für Ihre Bewerber. Über den Link in der oberen Navigationsleiste werden Recruitee-Nutzer zu ihrer persönlichen Seite weitergeleitet. Unter „Editor“ wird der intuitiv bedienbare Homepage-Baukasten aufgerufen. Der Baukasten bietet verschiedene Elemente, mit denen Nutzer die Karriereseite anpassen und verändern können. Das Layout der Seite ist aus diversen Vorlagen wählbar. Eigene Titel- und Hintergrundbilder können ganz einfach vom Computer hochgeladen werden. Der Bereich für Jobs kann nach Gruppen, Filtern oder Registern geordnet angezeigt werden. Fügen Sie nach Bedarf weitere Inhaltsabschnitte hinzu, zum Beispiel ein Video, das Ihr Unternehmen vorstellt. Diese Änderungen werden dann automatisch auf der Seite angezeigt. Der große Vorteil des Baukastens ist seine einfache Bedienung. Auch ohne Programmierkenntnisse erhalten Sie eine professionelle Seite. Mehr Layout-Vorlagen und Möglichkeiten, den Text zu formatieren, wären allerdings wünschenswert.
Am Anfang des Recruiting-Prozesses steht das Erstellen eines Stellenangebots. Der Stellenanzeigen-Editor bietet eine übersichtliche Eingabemaske, in die Sie die wichtigsten Informationen zu der Stelle eintragen. Dazu gehören der Titel, die Stellenbeschreibung sowie die nötigen Anforderungen. Im nächsten Schritt können Sie die Stellenanzeige weiter bearbeiten.
Eine Option sind die Auswahlfragen, die das Einschätzen der Kandidaten erleichtern. Schließlich legen Sie fest, welche Bewerbungsphasen Sie für die Stelle vorsehen. Recruitee visualisiert diese Phasen als sogenannte „Kandidaten-Pipeline“. Der Bewerbungsprozess ist frei anpassbar und kann als Vorlage für zukünftige Stellenausschreibungen gespeichert werden. Zu guter Letzt erstellen Sie eine automatisierte Antwort für alle Bewerber und legen fest, welche Teammitglieder Einsicht in den Bewerbungsvorgang erhalten. Nun kann die Anzeige auf ihrer Karriereseite online gehen. Es bleibt weiterhin möglich, bereits online gestellte Anzeigen zu bearbeiten.
Das Jobangebot, das Sie auf Ihrer Karriereseite veröffentlicht haben, soll natürlich die größtmögliche Anzahl von geeigneten Bewerbern erreichen. Mit nur wenigen Klicks können Recruitee-Nutzer ein Stellenangebot auf mehreren kostenlosen Jobbörsen platzieren. Sie wählen einfach einen Job aus und klicken auf „Bewerben“ im oberen Menü. Dort sind verschiedene kostenlose Jobbörsen auswählbar.
Nutzer, die auf einem kostenpflichtigen Kanal ein Angebot veröffentlichen möchten, bietet Recruitee die Möglichkeit, eine Stellenmarketing-Kampagne zu starten. Klicken Sie dafür im Bereich „Akquisition“ auf den Button „Neue Kampagne“ und wählen Sie den Job aus, der beworben werden soll. Nachdem Sie einige Jobdetails angegeben haben, analysiert der Algorithmus das Stellenprofil und empfiehlt die besten Kanäle für dieses Angebot. Die Kanäle sind in die Kategorien „Social Media“, „Jobbörsen“ und „Nischen-Jobbörsen“ unterteilt. Zudem werden drei Werte angezeigt, die Ihnen bei der Wahl helfen: für wie viele Tage die Anzeige geschaltet wird, die dafür anfallenden Kosten und der sogenannte Matching Score. Dieser beschreibt in Prozent, wie gut ein Kanal zu der Kampagne passt und wird aus historischen Daten ermittelt. In der Testversion wurde allerdings nicht deutlich, wie aussagekräftig dieser Wert wirklich ist. Falls die Plattform Ihrer Wahl fehlt, ist diese unter „Alle Kanäle“ auffindbar. Nachdem Sie die Kanäle ausgewählt haben, überprüfen Sie Ihre Angaben und schließen die Zahlung ab. Das Stellenangebot wird dann automatisch veröffentlicht. Kostenpflichtige Kanäle werden aus Gründen der Qualitätssicherung von Recruitees Partner-Netzwerk manuell überprüft, weshalb es bis zu zwei Tage dauern kann, bis eine Kampagne online geht.
Nachdem eine Bewerbung eingegangen ist, werden die Informationen automatisch ausgelesen und ein Kandidatenprofil erstellt. Das geschieht mithilfe einer CV-Parsing-Funktion, die auch Informationen aus Mailanhängen aufnehmen kann. Unter „Kandidaten“ sind die Profilfelder der Bewerber zu finden. Diese Profilfelder bieten einen einfachen Zugang zu allen wichtigen Informationen. Hierbei können Nutzer genau festlegen, welche Daten gesammelt werden sollen. Unter Einstellungen/Profilfelder/Neue Vorlage ist es möglich, einzustellen, welche zusätzlichen Informationen aus den Lebensläufen automatisch erfasst werden. Ihre persönliche Vorlage können Sie als neuen Standard festlegen. Es bleibt weiterhin möglich, für jeden neuen Job eine individuelle Vorlage zu erstellen. Die gesammelten Daten helfen Recruitee-Nutzern dabei, schnell Kandidaten mit einer bestimmten Qualifikation oder Fähigkeit zu finden. Unter Kandidaten/Profilfeld filtern Sie die Bewerber anhand bestimmter Informationen.
Eine besondere Funktion ist das Sourcing-Tool von Recruitee. Diese Erweiterung ermöglicht es, Kandidatenprofile von Websites zu importieren. Über „Einstellungen“ wird das Tool in den Browser integriert. Das Icon erscheint dann rechts neben der Adressleiste. Wenn Sie online einen interessanten Kandidaten für Ihr Stellenangebot finden, können Sie die Profilinformationen mit einem Klick importieren. Die Erweiterung öffnet daraufhin ein Fenster, in das sie alle verfügbaren Informationen automatisch einträgt. Die Personaler können weitere Informationen nachtragen und auch Anmerkungen für Ihre Kollegen hinterlassen. Nach der Datenerfassung wird der Kandidat als Profilfeld der entsprechenden Job-Pipeline hinzugefügt.
Kandidaten sammeln in Talent Pools
Falls Sie einen vielversprechenden Kandidaten finden, aber aktuell keine passende Stelle zu besetzten ist, können Sie ihn oder sie in den Talent-Pool aufnehmen. Auf Grundlage des Kandidatenprofils findet die Suchfunktion den geeigneten Kandidaten schnell wieder.
In der Pipeline organisieren Sie die Anwerbung mehrerer Kandidaten. Hier sehen Sie die Profile aller Bewerber auf einen Blick, sodass niemand durchs Raster fallen kann. Sie können alle Kandidaten frei einer Phase des Bewerbungsprozesses zuordnen. Stellen Sie für jede Phase ein Zeitlimit ein, um den Prozess pünktlich abzuschließen. Die Kandidatenprofile verschieben Sie per Drag-and-Drop in die nächste Phase, sobald ein Bewerbungsschritt abgeschlossen wurde. Mit einem Klick auf die Kandidatenprofile öffnet sich ein Fenster mit den wichtigsten Informationen. Hier finden Sie zum Beispiel persönlichen Daten und Bewerbungsunterlagen. Unter „Teamnotizen“ können Hinweise und Anmerkungen zu einem Bewerber hinterlassen werden. Falls Sie einen Bewerber näher kennenlernen wollen, können Sie direkt über das Profil eine Mail schreiben und den Termin für das Kennenlerngespräch in Ihren Kalender eintragen.
Nachdem eine gewisse Anzahl an Bewerbungen eingegangen ist, geht es darum, die Kandidaten zu bewerten und anschließend zu einem persönlichen Gespräch einzuladen. Hierfür hat Recruitee einen Planer eingerichtet, den Nutzer unter Einstellungen/Planer finden. Die Einladung eines Kandidaten organisieren Sie mit einem sogenannten Planer-Link. Hier legen Personaler einen Zeitraum fest, in dem sie für Interviews verfügbar sind. Kollegen, die ebenfalls am Auswahlprozess beteiligt sind, können hinzugefügt werden. Wenn alle Team-Mitglieder ihre Kalender mit Recruitee synchronisiert haben, werden nur Termine vorgeschlagen, an denen jeder Zeit hat. Schließlich werden Dauer und Art des Termins festgelegt. Dem Planer-Link geben Sie vor dem Versenden einen aussagekräftigen Namen. Bewerber, die den Link erhalten haben, wählen einen der Termine aus. Das Interview wird dann automatisch in die Kalender aller beteiligter Kollegen eingetragen.
Das Berichte-Feature liefert Ihnen Daten, mit deren Hilfe sich Ihr Recruiting-Prozess optimieren lässt. Nutzer können den Zeitraum festlegen, für den Daten angezeigt werden, und weitere Filter hinzufügen. So erhalten sie immer die Daten, die sie gerade brauchen. Es gibt vier Grundlagen-Dashboards:
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, eigene Bericht-Dashboards anzulegen. Dafür können Nutzer die Berichte verwenden, die bereits in der Berichtsbibliothek verfügbar sind, oder Berichte von Grund auf neu erstellen. Ein neues, benutzerdefiniertes Berichts-Dashboard kann so visualisiert werden, wie Sie es wünschen.
Recruitee punktet mit einer klaren und übersichtlichen Menüführung und intuitiv nutzbaren Elementen. Nutzer haben alle grundlegenden Funktionen schnell zur Hand. Im Bereich „Einstellungen“ fällt es allerdings weniger leicht, sich direkt zurechtzufinden. Lobenswert sind das ausführliche Hilfe-Center sowie der benutzerfreundliche Karriereseiten-Baukasten.
Dank der übersichtlichen, benutzerfreundlichen Oberfläche fällt es leicht, sich in Recruitee zurechtzufinden. Das kommt besonders Neulingen in Sachen HR-Softwares entgegen. Die Schaltflächen sind mit großen, einleuchtenden Piktogrammen versehen, sodass jede Hauptfunktion leicht aufzufinden ist. Erweiterte Funktionen wie DSGVO- und Spracheinstellungen sind unter „Einstellungen“ aufgrund der verschachtelten Menüführung allerdings etwas schwieriger zu entdecken. Hier kann das sehr gut sortierte Hilfe-Center zu Rate gezogen werden.
Besonders benutzerfreundlich ist das große Dashboard, das alle wichtigen Funktionen auf einen Blick zeigt. Hier finden Nutzer neben einer generellen Übersicht auch Termine, Aufgaben und Kandidaten-Evaluationen. In der Kopfleiste sind weitere Funktionen schnell aufrufbar. Dort erstellen Sie direkt einen neuen Job oder fügen einen neuen Kandidaten hinzu. Das Benachrichtigungs-Symbol mit der Glocke stellt sicher, dass keine Neuigkeiten untergehen. Die vielen Möglichkeiten, im Team zu arbeiten, sind besonders praktisch für Unternehmen mit verschiedenen Standorten oder Mitarbeitern im Home Office.
Die Automatisierungen, die Recruitee anbietet, erleichtern und verbessern den Auswahl- und Einstellungsprozess. Ein großes Plus sind die automatisierten, benutzerdefinierten Aktionen. Auf diese Weise richten Nutzer – neben vielen anderen Möglichkeiten – automatische E-Mails und Mitteilungen an Kollegen ein. Andere automatische Prozesse wie das Abgleichen von Terminkalendern und Finden von geeigneten Kandidaten online vereinfachen den Recruiting-Prozess ebenso.
Bei der Gestaltung der Karriereseite wählen Recruitee-Nutzer aus diversen Vorlagen, die Möglichkeiten sind bei der Gestaltung des Layouts also etwas beschränkt. Aufgrund der Reduzierung der Werkzeuge und Features ist der Baukasten jedoch nicht überfrachtet und so auch für Laien beziehungsweise Einsteiger nutzbar. Die Dashboards sind größtenteils statisch und nicht individualisierbar. Allerdings bietet der Bereich „Berichte“ viele Möglichkeiten, angepasste Statistiken zu erstellen.
Recruitee wird neben Deutsch und Englisch auch in Französisch, Niederländisch und Polnisch angeboten. Bei den standardisierten Textbausteinen in der App kann einfach in eine andere Sprache gewechselt werden. Die Übersetzungen von Recruitee können Sie um eigene ergänzen. So hilft die Software Ihnen dabei, Stellenausschreibungen und Karriereseite für verschiedene Zielgruppen anzupassen.
Das Arbeitsmaterial eines Personalers sind sensible, personenbezogene Daten. Recruitee gibt seinen Nutzern alle Werkzeuge an die Hand, um die DSGVO einzuhalten. Die DSGVO-Einstellungen werden unter Einstellungen/Unternehmenseinstellungen/DSGVO aktiviert.
Hier legen Sie zum Beispiel fest, wie lange Bewerberdaten gespeichert werden. Nach Ablauf der Frist werden die Daten automatisch gelöscht. Weiterhin ist es möglich, auf der Karriereseite eine Datenschutzerklärung zu veröffentlichen und eine Cookie-Zustimmungsbox zu ergänzen. Sie können Ihren Kandidaten zudem ermöglichen, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu beantragen. Wenn die DSGVO-Funktionen aktiv sind, wird den automatischen E-Mails direkt eine Notiz mit Links hinzugefügt, über welche die Kandidaten die Löschung oder Veränderung ihrer Daten anfragen.
Recruitee speichert Daten ausschließlich in der EU auf Servern von Google und Amazon, die folgende Zertifizierungen erhalten haben:
Hierbei handelt es sich um die führenden Zertifizierungen für Cloud-Hosting-Provider und Rechenzentren in Bezug auf Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten. Recruitee nutzt drei Rechenzentren in Deutschland und Irland, auf die es Ihre Daten verteilt. Was den Sicherheitsaspekt angeht, lässt der Anbieter also keine Wünsche offen.
Der Administrator kann bei Recruitee die Rollen seiner Teamkollegen frei definieren und Zugriffs- und Bearbeitungsrechte erteilen. Diese Rechte können auch nachträglich modifiziert werden.
Für Recruitee werden regelmäßig Updates entwickelt. Dabei handelt es sich um Verbesserungen bereits implementierter Features oder neue Funktionen.
Die Preise für die Abonnements Launch und Scale hängen von den verfügbaren Jobslots ab. Wenn Sie viele Stellenangebote parallel schalten wollen, schlägt sich das im Preis nieder. Falls Sie einen Jahresplan buchen, erhalten Sie einen Rabatt von 16 Prozent. Das Scale-Abonnement mit zehn Slots beispielsweise kostet in diesem Fall 291 Euro im Monat statt 349 Euro.
| Jobslots | Launch | Scale |
|---|---|---|
| 5 | 99 (83) €/Monat | - |
| 10 | 199 (166) €/Monat | 349 (291) €/Monat |
| 15 | 299 (249) €/Monat | 524 (437) €/Monat |
| 20 | 399 (333) €/Monat | 699 (583) €/Monat |
| 20+ | Individuelle Preisgestaltung | Individuelle Preisgestaltung |
Das Lead-Abonnement wird individuell auf den Kunden zugeschnitten, aus diesem Grund gibt es hier keine festen Preise, stattdessen macht Recruitee nach der Beratung einen Preisvorschlag. Nutzer, die Recruitee im Monatsabo gebucht haben, können die Leistung jederzeit zum Monatsende kündigen. Jahresabonnenten müssen spätestens einen Monat vor Laufzeitende kündigen, damit das Abonnement nicht automatisch um zwölf Monate verlängert wird.
Recruitee bietet Einsteigern ein wirklich umfangreiches Hilfecenter. Neben dem sehr nützlichen Grundlagenhandbuch wird hier jede Funktion im Detail erklärt. In der Recruitee-App leitet eine „Acadmey“ neue Nutzer durch die ersten Schritte. Zusätzlich gibt es unter „Hilfe“ diverse Video-Anleitungen, manche davon allerdings nur in englischer Sprache. Insgesamt gibt es kaum eine Funktion, die nicht erklärt wird.
Recruitee verspricht, dass Sie Mitarbeiter stets per E-Mail erreichen und innerhalb weniger Stunden eine Antwort erhalten. Darüber hinaus bietet die App einen Chatbot, der allgemeine Informationen bereitstellt. Weiterhin kann Kontakt über eine Service-Hotline aufgenommen werden, die aber nicht durchgehend besetzt ist.
Recruitee ist eine einsteigerfreundliche, cloudbasierte HR-Lösung, die besonders auf die Zusammenarbeit im Team ausgelegt ist. Die Software begünstigt den Austausch zwischen Kollegen, zum Beispiel mithilfe der Funktion „Teamnotizen“, die es ermöglicht, sich in Echtzeit über einen Bewerber auszutauschen. Bei allen Team-Funktionen kann der Administrator festlegen, wer was sehen und tun kann.
Kandidaten bewerben sich über die individuell gestaltbare Karriereseite des Unternehmens oder über Social Media und Online-Jobbörsen. Hierbei bietet Recruitee auch One-Click-Bewerbungen. Kandidaten laden also mit nur einem Klick ihr Profil oder ihren Lebenslauf auf die Bewerberdatenbank hoch. Das Sourcing-Tool von Recruitee durchsucht das Internet automatisch nach den geeignetsten Kandidaten für die freie Stelle.
Die Handhabung der Tools und Dashboards ist einfach und intuitiv, was allen Mitgliedern des Teams einen schnellen Einstieg in die Software ermöglicht – auch ohne Vorkenntnisse in diesem Bereich. Das Support-Angebot des Anbieters ist umfangreich, von FAQ und Hilfe-Center über Live-Chat bis Service-Hotline.
Recruitees Preismodell ist transparent. Interessenten können online für die Pakete Launch und Scale alle Preise einsehen. Eine Verdopplung der verfügbaren Jobslots verdoppelt dabei auch den Preis des Abonnements. Wer ein Jahresabo bucht, bekommt einen Rabatt von zwei Monaten. Alle potenziellen Neukunden erhalten eine 18-tägige kostenlose Testversion, mit der sie sich vor dem Kauf ein Bild machen können.
