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Der Funktionsumfang von HCM4all im Bereich Bewerbermanagement ist solide und enthält sogar einige Extras. Pure Personalverwaltung ist nicht der Anspruch von HCM4all; die Software ist auch im Personalentwicklungsbereich ein nützliches Tool. Das Preismodell ist optimierungsbedürftig.
HCM4all hat es sich zum Ziel gesetzt, seinen Kunden innovative Recruiting-Wege aufzuzeigen und sie bei deren Beschreitung umfassend und vielseitig zu unterstützen. Der Fokus liegt dabei nicht nur auf dem Recruiting, sondern auch und vor allem auf der Identifizierung und Förderung von Talenten innerhalb des Unternehmens.
Die besten HR-Programme im Vergleich
Das Unternehmen hat mittlerweile mehr als 80 Kunden. Seine cloudbasierte Software deckt den gesamten alle relevanten HR-Bereiche ab – von der Stellenausschreibung über die Bewerberkommunikation und Onboarding bis hin zur Personalentwicklung. Dazu verwendet der Hersteller ein Modulsystem. Dieses besteht aus folgenden Komponenten:
Das Recruiting-Modul HCM4Recruiting bietet eine breite Palette an Funktionen rund um die Bewerberakquise und den Auswertungsprozess.
Dieses Tool ist ein Alleinstellungsmerkmal der Software. Mit ihm übermittelt der Fachbereich der Personalverwaltung die „must haves“ und „nice to haves“ hinsichtlich des Wunschkandidaten, sodass eine möglichst präzise Stellenausschreibung erstellt wird. Die Anwendung unterstützt den Nutzer mit Vorlagen und Checklisten bei der Definition von Anforderungen und Kompetenzen; mit ihr setzt er diese in Stellenanzeigen um.
Die Software verfügt über einen Stellenanzeigen-Editor, mit dem der Nutzer Stellenausschreibungen im Corporate-Design entwirft. Die Veröffentlichung erfolgt via Smart-Multiposting, das heißt die Software ermittelt passende Kanäle anhand des Anforderungsprofils sowie Erfolgsdaten vorheriger Schaltungen; sie hilft damit aktiv, Streuverluste zu vermeiden. Zur Auswahl stehen zahlreiche Online-Jobbörsen, spezialisiert und allgemein, groß und klein, regional und international. Printmedien stehen allerdings nicht zur Auswahl. Die Software unterstützt die One-Click-Bewerbung über soziale Karrierenetzwerke. Über eine Schnittstelle zwischen Active-Sourcing-Tool und Lebenslaufimportfunktion importiert der Personaler Lebensläufe passender Kandidaten von Xing oder LinkedIn direkt in das Programm.
Über das mit der Software erstellte, unternehmenseigene Karriereportal im Corporate Design können sich Kandidaten nicht nur bewerben, sondern auch den Bearbeitungsstatus einsehen und einen Job-Newsletter abonnieren. Dies steigert die Candidate-Experience, was sehr wichtig ist für das Employer-Branding.
Der integrierte CVlizer importiert automatisch Daten aus den Bewerbungsunterlagen; er strukturiert dabei die Datensätze, klassifiziert diese und legt die Informationen in einer digitalen Bewerberakte ab. Der CVlizer erkennt über 30 Sprachen.
Dieses Tool ist ein weiteres Alleinstellungsmerkmal von HCM4all; es dient dazu, die aktuellen Vakanzen effektiv über soziale Netzwerke zu verbreiten.
Das Programm hilft dem Personaler auch, die sozialen Kompetenzen eines Bewerbers zu bewerten. Hierfür gibt es das wissenschaftlich fundierte Assessment-Module.
Grafiken und Diagrammen geben Aufschluss über die Effektivität und den Erfolg der Ausschreibungskanäle und des Bewerbungsprozesses.
Vorausschauende Personalplanung und -entwicklung stehen ebenfalls im Fokus des Anbieters. Das Modul HCM4Skills bietet für diesen Zweck das entsprechende Handwerkszeug. Mit HCM4all behält der Personaler den Überblick über die Kompetenzen von Mitarbeitern, Nachwuchskräften und Bewerbern und plant und verwaltet die entsprechende Weiterbildung.
Durch die enge Zusammenarbeit mit Fachabteilungen über die Software wird Personalbedarf zügig angemeldet; der Fachbereich hat zudem die Möglichkeit, sich frühzeitig ein Bild von der Kompetenz der Bewerber zu machen. Die HR-Abteilung kann die Personalsuche frühzeitig in Angriff nehmen beziehungsweise Weiterbildungsmaßnahmen planen.
Mit 100 vordefinierten Kompetenz- und Skillprofilen und der Möglichkeit zur Definition weiterer Profile kann die Personalabteilung bequem eine Kompetenzanalyse der Mitarbeiter und eine fundierte Auswahl geeigneter Bewerber vornehmen.
Anhand der Kompetenzanalyse identifizieren die Personaler interne Talente und Potenziale, was beispielsweise bei der Besetzung von Führungspositionen, Nachfolgeplanungen und Elternzeitvertretungen sehr wichtig ist.
Aufgabe dieses Tools ist der systematische Aufbau eines Talent-Pools und die Pflege von Kontakten zu Talenten. Das Active-Recruiting-Tool spielt hierbei natürlich eine zentrale Rolle, da es die Identifizierung von und Kontaktaufnahme zu Kandidaten ermöglicht, ohne überhaupt eine kostenpflichtige Stellenausschreibung auf den Weg gebracht zu haben. Newsletter und neue Jobangebote lassen sich einmal vernetzten Kandidaten in der Folge bequem zuspielen.
Der Talentmanager vergleicht ein Anforderungsprofil automatisch mit Kompetenzen von Bewerbern, Personen im Talent-Pool und Mitarbeitern. Bevor externe und meist kostenintensive Personalgewinnungsmaßnahmen angestoßen werden, kann also vorab auch gezielt nach internen Kompetenzträgern – auch standortübergreifend – gesucht werden.
Das Modul für den Bereich des Predictive Human Capital Management soll es dem Unternehmen ermöglichen frühzeitige Planungen für zukünftige personelle Entwicklungen durchzuführen. Ziel ist es, Strategien zur Stellenbesetzung und -nachbesetzung bereits vorliegen zu haben, bevor eine Stelle überhaupt vakant wird. Auch hier steht wieder das Thema interne Personalentwicklung und internes Recruiting im Fokus. Vorhandene Talente erkennen und gezielt schulen anstatt High-Professionals kostenintensiv von außen anzuwerben, lautet die Devise. Im Grunde genommen ist Predictive HCM also lediglich eine Strategie für effektives Talentmanagement. Die Funktionen decken sich daher in weiten Teilen mit denen von HCM4Talents. Zusätzlich stehen Analytic Tools zur Verfügung, um den Erfolg von Lern- und Weiterbildungsmaßnahmen nachvollziehen und evaluieren zu können. Die Mitarbeiterzufriedenheit soll durch individuelle Förderung steigen und eine langfristige Bindung qualifizierter Mitarbeiter an das Unternehmen nach sich ziehen.
Die Kombination und das Zusammenspiel der verschiedenen Module funktioniert harmonisch und wirkt wie aus einem Guss, wozu auch das kongruente und auf das Corporate Design anpassbare Schema einen großen Teil beiträgt. Die verschiedenen Zugänge für die verschiedenen Nutzergruppen HR-Mitarbeiter, Fachabteilungen, Vorgesetzte, Bewerber und Mitarbeiter greifen sinnvoll und fließend ineinander, was der unternehmensinternen Kommunikation und Kollaboration zwischen Fachbereichen ausgesprochen zuträglich ist. Der gesamte Workflow wird zentral gesteuert, die HR-Arbeit wird für alle Unternehmensbereiche und Bewerber transparenter und die Effizienz durch Rationalisierung und Zentralisierung aller Prozesse gesteigert.
Für einen hohen Grad an Automatisierung sorgen zum einen personalisierbare Vorlagen, Erinnerungs- und Wiedervorlagefunktionen, zum anderen die Matching-Technologie, die vollautomatisch Qualifikationsabgleiche vornimmt und natürlich das Parsing-Tool, welches nicht nur Bewerbungsschreiben und Lebensläufe, sondern auch E-Mails strukturiert extrahiert.
Für eine gute User- und Candidate-Experience sorgt bei HCM4all vorrangig der Fakt, dass alle Module, Anwendungen und mit der Software kreierten Elemente mobile-optimiert sind.
Die Funktionsbereiche sind farbenfroh und grafisch modern wie ansprechend gestaltet. Stellenweise wirkt das Interface jedoch etwas überladen, was sich negativ zulasten der Navigation und Übersichtlichkeit auswirkt. Einige Programmereiche sind nicht direkt von der Startseite aus, sondern nur über Reiter und Dropdown-Menüs erreichbar.
Übersichtlich präsentiert das Dashboard Kurzübersichten über alle relevanten Programmbereiche, sodass der Personalverantwortliche stets alle Arbeitsprozesse im Blick behält. Das Dashboard ist zwar nur eingeschränkt individualisierbar, jedoch grafisch ansprechend und logisch strukturiert.
Die Software bietet im Modul HCM4Talents die Möglichkeit zum Employee-Self-Service. Über diese Funktion ist es möglich, Mitarbeiter und Führungskräfte gezielt in die Personalarbeit einzubinden. Zudem verwalten Mitarbeiter über das Tool eigenständig ihre Stammdaten, geben Änderungen bei Adresse, Bankverbindung oder Krankenversicherung an oder stellen Urlaubsanträge an die HR-Abteilung. Dies vereinfacht und rationalisiert zahlreiche administrative Prozesse.
Das gezielte Auffinden von Informationen erleichtert eine umfassende Suchfunktion, die durch zahlreiche Filtermöglichkeiten ergänzt ist.
Da die Software unter anderem auch in Englischer Sprache zur Verfügung steht, eignet sie sich auch für die Anwendung in international aufgestellten Unternehmen.
Im Rahmen seiner Unternehmenspräsentation gibt die HCM4all GmbH an, Datenschutz ernst zu nehmen. Allerdings finden sich auf der Web-Präsenz keinerlei detaillierte Informationen zu Datensicherheit und IT-Sicherheit. Die Zusicherung, dass sich der Anbieter selbstverständlich nach den geltenden Datenschutzvorschriften richtet und bereits die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung für 2018 erfüllt, muss dem Interessenten zunächst genügen.
Die monatliche Nutzungsgebühr des cloudbasierten Softwaresystems beinhaltet, dass der Nutzer von stetig laufenden Updates des Systems unmittelbar profitiert. Die Daten werden auf Servern in Deutschland von einem nicht näher benannten Drittanbieter gehostet. Ein Backup der Daten ist ebenfalls zugesichert.
Benutzerrollen und Berechtigungen lassen sich klar individuell für jeden Nutzer festlegen. Fachbereich, HR-Mitarbeiter verschiedenen Rangs, Vorgesetzte und Bewerber erhalten jeweils eigene Zugänge mit flexibel einstellbaren Zugriffs- und Bearbeitungsrechten. Damit ist sichergestellt, dass nur ausdrücklich befugte Personen Einsicht und Zugriff auf sensible Daten erhalten.
Der Preis für das Modul HCM4all Recruiting richtet sich nicht nach der Zahl der gleichzeitig verwaltbaren Stellenausschreibungen, sondern orientiert sich vorrangig an der Anzahl der Nutzerzugänge. Die drei vordefinierten Pakete „Bronze“, „Silber“ und „Gold“ stehen dabei ausschließlich Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl bis maximal 250 zur Verfügung. Größere Unternehmen müssen individuelle Konditionen mit dem Anbieter verhandeln. Nach Angaben des Anbieters soll das Angebot sowohl Startups, als auch Mittelständler und Großkonzerne gleichermaßen ansprechen. Der Funktionsumfang steht in allen Paketen uneingeschränkt in vollem Umfang zur Verfügung.
| Kriterium | Bronze | Silber | Gold | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Monatsmiete bei Jahresvertrag | 50 Euro | 250 Euro | 500 Euro | individuell |
| Nutzeranzahl | 2 | 10 | 20 | individuell |
| Anzahl an aktiven Ausschreibungen | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
| Mitarbeiteranzahl | bis 250 | bis 250 | bis 250 | unbegrenzt |
| Einrichtungsgebühr | 500 Euro | 1.000 Euro | 1.000 Euro | individuell |
Flexibel zubuchbar ist das Modul HCM4all Talentmanagement. Hier besteht lediglich die Wahlmöglichkeit zwischen den vordefinierten Paketen „Silber“ und „Gold“ sowie der individuell abzustimmenden „Enterprise“-Variante. Die Paketgröße definiert die Anzahl der mit dem Talentmanagement verwaltbaren Mitarbeiterprofile.
| Kriterium | Silber | Gold | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Monatsmiete bei Jahresvertrag bis 50 Mitarbeiter | 500 Euro | 500 Euro | individuell |
| Aufschlag ab dem 50. Mitarbeiter jeweils | 5 Euro | 5 Euro | individuell |
| Einrichtungsgebühr | 1.000 Euro | 1.000 Euro | individuell |
Für beide Module gilt eine Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten, wobei die Mietzahlung im Monatsrhythmus zu leisten ist. Eine Kündigung muss spätestens drei Monate vor Vertragsende eingereicht werden, andernfalls verlängert sich das Vertragsverhältnis stillschweigend um weitere 12 Monate. Bei der Ersteinrichtung fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr in je nach Paket variierender, doch stets beträchtlicher Höhe, an. Bereits nach wenigen Tagen ist die Software dann für ein Unternehmen eingerichtet und vollständig nutzbar.
Entschließt sich ein Kunde zur Anmietung beider Programmkomponenten, kommen in der Summe erhebliche Kosten auf ihn zu. Der Funktionsumfang und das Preismodell sprechen tendenziell für die Zielgruppe von größeren mittelständischen bis Großunternehmen. Dem steht allerdings entgegen, dass alle vorgefertigten Paketangebote lediglich bis zu einer Mitarbeiterzahl von 250 erhältlich sind. Für kleinere Unternehmen gibt es jedenfalls deutlich kostengünstigere Alternativen.
Die Website der HCM4all GmbH wirkt zunächst modern und ansprechend designt, bietet jedoch nur wenig tiefgreifende Informationen und wirkt etwas zu anbiedernd, geradezu überladen mit Stock-Fotos, allgegenwärtigen Fachtermini und -akronymen. Das Modul-Modell wird einmal vollständig erwähnt, doch in der Folge nicht jedes Modul einzeln mit vollem Funktionsumfang vorgestellt. Die Navigation ist konfus, die Benennung der Navigationsbereiche irreführend. Konditionen und Preisstruktur sind lediglich für zwei Module aufgeführt ohne jegliche Angabe, welche Funktionen dabei im Detail konkret inkludiert sind. Allgegenwärtig wird auf eine kostenlose Live-Demo verwiesen. Letztendlich verbirgt sich dahinter zunächst nur die Möglichkeit, eine Anfrage an die Sales-Abteilung der HCM4all GmbH stellen zu können.
Interessenten bietet HCM4all die Option, Kontakt via Telefon zum Festnetztarif oder über ein Online-Formular aufzunehmen. Auch eine kostenfreie und unverbindliche 30-Tage-Testversion bietet der Hersteller nach Registrierung und Angabe aller Kontaktdaten und Informationen an.
Die HCM4all GmbH verfügt über 15 Jahre Erfahrung im Personalmanagement. Die cloudbasierten Softwarelösungen bieten bereits über 80 Unternehmenskunden ein Tool, um den unternehmensinternen Informationsfluss und Entscheidungsprozesse zwischen HR, Führungsebenen, Fachabteilungen und Bewerbern zu optimieren.
Mit seinem Modul-Modell mit vier Einzelmodulen rückt HCM4all vom klassischen Konzept einer Unterteilung in die Sparten Bewerbermanagement und Personalmanagement ab. Zentrales Alleinstellungsmerkmal und ein in allen Modulen wiedererkennbares Motiv ist die unternehmensinterne Personalentwicklung und Talentförderung zur langfristigen Bindung von Mitarbeitern und internen Besetzung von Stellenvakanzen. Neben Standardfunktionen des E-Recruitings mit Karrierepage- und Stellenanzeigen-Editoren, Multiposting-Tool und Bewerberzugang stehen auch einige Extras wie ein Active-Sourcing-Tool, CV-Parsing-Instrumente, Assessment-Module sowie Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme zur Verfügung. Der Fokus liegt weniger auf bloßer Personalverwaltung, sondern vielmehr auf Tools zur Personalentwicklung. So fehlt beispielsweise eine Funktion zur Lohnbuchhaltung.
Wenig transparent und nachvollziehbar wirken hingegen Sicherheitsaspekte und das Preis-Leistungsmodell in Kombination mit dem reichlich verwirrenden Modul-Modell. Preislich liegt die Software im oberen Bereich und scheint daher für kleinere Unternehmen weniger geeignet.
