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DocuWare ist ein funktionsmächtiges DMS, welches sich neben revisionssicherer Archivierung vor allem auf die Automatisierung von Arbeitsprozessen im Bereich Finanzen und Rechnungswesen, Personalwesen und Vertragsverwaltung spezialisiert. Mit einigen moderneren Bedienelementen wäre die Software Testsieger.
Die digitale Transformation zum papierlosen Büro – Nicht mehr und nicht weniger setzt sich DocuWare mit seiner Software zum Dokumenten-Management und zur Workflow-Automation als Ziel. Die Software ist auf diesen beiden Gebieten ein wahrer Funktionsgigant, was die eindrucksvolle, 58 Seiten umfassende Funktionstabelle belegt, die auf der Homepage des Anbieters zur Einsicht bereitsteht.
Die besten DMS im Vergleich
DocuWare führt Dateien nahezu jeden Formats aus Scans, Office-Dateien, anderen Dateitypen und E-Mails in einem zentralen Archiv zusammen. Video- und Audiodateien unterstützt die Software allerdings nicht. Im Test wurden solche Dateien zwar hochgeladen, lösten aber einen „Error“ aus.
Neue Dokumente landen dabei zunächst in einem digitalen „Briefkorb“. Erst mit dem Befehl „Ablegen“ gehen sie in das Archiv über. Die Ablagestruktur ist vom Entwickler bereits voreingestellt. Eine intelligente und lernfähige Texterkennung durchkämmt die eingepflegten oder automatisch importierten Dateien nach Schlüsselinformationen, mit denen das System selbsttätig die Metadaten einer Datei befüllt und diese indexiert. Die Texterkennung erkennt nahezu jede Schrift und Sprache, abgesehen vom kyrillischen und griechischen Schriftsystem, selbst in Bilddateien.
Anhand der Metadaten ermittelt das lernfähige System ebenfalls, wie lange ein Dokument richtliniengetreu aufbewahrt werden muss. Überschreitet ein Dokument die Aufbewahrungsfrist, markiert es das System und informiert einen vorab festgelegten Mitarbeiter, der die endgültige Löschung und Vernichtung initiiert.
Dank der automatischen Volltext-Indexierung von Dokumenten sind diese später nicht nur über eine Index- sondern auch eine Volltextsuche wieder auffindbar. Die Suchmaske erlaubt die Dokumentensuche in Archiv und Briefkörben nach folgenden Kriterien:
Gefundene Dokumente listet DocuWare übersichtlich mit den zugehörigen Suchbegriffen in einer Ergebnisliste. Mit einem Doppelklick öffnet sich die Viewer-Ansicht eines Dokumentes. Der DocuWare-Viewer unterstützt alle gängigen Dateiformate, zeigt jedes Dokument gleich mit zugehörigem Indexdialog an und hebt Treffer der Suche im Dokument optisch hervor. Per Mouseover übernimmt der Nutzer per One-Click-Indexierung beliebige Begriffe oder Zahlenreihen in den Index.
Will der Nutzer ein gefundenes Dokument downloaden, kann er dies im Originalformat oder als PDF-Export bewerkstelligen. Suchen, die ein Nutzer häufig benötigt, speichert er als Favorit ab – eine Funktion, die allerdings auf fünf Suchkonfigurationen beschränkt ist.
Mittels Overlay-Technik ist die Bearbeitung von Dokumenten direkt im Viewer möglich, ohne die Datei erst exportieren zu müssen und ohne das Originaldokument zu verändern. Die Bearbeitungsmöglichkeiten sind zahlreich und umfassen Textmarkierungen, Freihandzeichnungen, Notizen, digitale Signaturen und Stempel. Derartige Möglichkeiten in diesem Umfang bietet sonst nur das auf Workflow-Optimierung spezialisierte Tool Fluix. Alle automatisch in den Index übernommenen Informationen und Begriffe kann der Nutzer bei Bedarf manuell überarbeiten und ändern. Auch dies ist direkt im Viewer möglich.
Um reibungslose Abläufe und eine prompte Bearbeitung eingepflegter Dateien zu gewährleisten, verfügt DocuWare über den Task Manager, der auf Basis von Dokumentlisten unbearbeiteter Dokumente in Verbindung mit Erinnerungsfunktionen operiert. Einzelne Dokumente oder Dokumentlisten weist der Administrator mittels manueller Indexeinträge verschiedenen Bearbeitern zu. Nutzer, denen ein Dokument oder eine Liste zur Bearbeitung zugewiesen wurde, erhalten eine Benachrichtigung via E-Mail, die einen Freigabe-Link zu diesem Objekt enthält.
Die Benutzeroberfläche von DocuWare wirkt etwas trist, farblos, trocken, altbacken und in etwa in dem Maße zur Nutzung motivierend wie eine unausgefüllte Excel-Tabelle. Die Entwickler könnten sich in dieser Hinsicht durchaus eine Scheibe von Konkurrenten wie Alfresco oder – wenn auch im Funktionsumfang nicht annähernd vergleichbar – von schlankeren, modernen Tools, wie beispielsweise der Web-App von fileee, abschneiden.
Gerade da es sich bei der Dokumentenverwaltung in Buchhaltung und Rechnungsverwaltung nicht um die abwechslungsreichsten Themen handelt, sollte zumindest die Software ein motivierendes Element darstellen.
Dass es aber andererseits durchaus weniger übersichtlich geht, beweisen Konkurrenten wie Office Manager und ecoDMS. Die Benutzeroberfläche und alle Arbeitsbereiche von DocuWare wirken nämlich klar strukturiert, aufgeräumt und sind nicht mit unzähligen Frames oder Menüs überladen.
Übersichtlich reihen sich die Arbeitsbereiche in Form von Schaltflächen in der Topbar aneinander:
Somit sind alle relevanten Arbeitsbereiche mit nur einem Klick erreichbar. Die Suchfunktion allerdings dürfte durchaus etwas leichter zugänglich und bedienbar sein. Der Konkurrent Alfresco beispielsweise blendet die Volltextsuche permanent in der Topbar ein und unterbreitet Treffervorschläge. In DocuWare muss der Nutzer erst per Drop-down die Auswahl zwischen Index- und Volltextsuche tätigen und die Suchfunktion als eigenen Arbeitsbereich betreten.
Zwar ist die Software bereits mit einer ganzen Reihe voreingestellter Workflows ausgestattet, doch bildet natürlich nicht jeder voreingestellte Prozess die Gegebenheiten jedes Unternehmens gleichermaßen gut ab. Daher sind Nutzer in der Lage, auch völlig selbstständig konfigurierbare Workflows zu erstellen, um die Arbeitsabläufe, Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse ihres Unternehmens optimal abzubilden.
Im Grunde gibt es kaum einen Aspekt, der in DocuWare nicht einstellbar und individuell anpassbar wäre. Beispielsweise sind die E-Mails, die Nutzer über den Task-Manager erhalten, frei konfigurierbar und ihr Zustellungsrhythmus anpassbar. Alle Arbeitsbereiche, beispielsweise die Briefkörbe, sind individuell benennbar. Selbst die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Texterkennung können Anwender regulieren.
Die Benutzeroberfläche ins Corporate Design zu tauchen oder etwas lebensbejahender einzufärben, ist allerdings nicht vorgesehen.
Erstnutzer nimmt DocuWare mit einem kleinen, übersichtlichen und bebilderten Tutorial in Empfang. Dies ist äußerst nützlich, um sich zunächst mit den zentralen Funktionsbereichen vertraut zu machen. Das Tutorial erläutert die Struktur der gesamten Software, die wichtigsten Arbeitsbereiche, Einstellungen und Bearbeitungsmöglichkeiten. Dennoch ist es Nutzern wohl kaum möglich, ad hoc den gesamten Funktionsumfang der Software sinnvoll zu nutzen – dafür ist sie schlichtweg zu umfangreich.
Zur Anzeige eines Dokumentes im Viewer ist ein Doppelklick ausreichend. Der Viewer ist in der Größe variabel, alternativ in einem neuen Fenster zu öffnen und die Toolbar lässt sich ein- und ausblenden. Das Blättern durch das Dokument ist allerdings denkbar unpraktisch gelöst. Scrollen ist nämlich nicht möglich, vielmehr ist der Klick auf eine winzige Schaltfläche in der Topbar notwendig. Die Einarbeitung in die Bearbeitungsmöglichkeiten nimmt einige Zeit in Anspruch, was auch den etwas klein geratenen, unbeschrifteten Icons geschuldet ist.
Der Import von Dokumenten ist einfach und intuitiv mittels Drag-and-Drop möglich. Dies umfasst den Import digitaler Dokumente und ganzer Ordnerstrukturen, die der Nutzer lediglich in die Programmoberfläche ziehen muss. Diese intuivitve Form der Steuerung ist allerdings fast nur beim Dateiimport möglich. Befehle erteilt der Nutzer hingegen in der Regel über ein Rechtsklick-Auswahlmenü, wobei er Eingaben über Drop-down-Auswahlfelder oder per Tastatureingabe tätigt.
Besonders benutzerfreundlich und singulär im Test: Wurde eine Seite eines mehrseitigen Dokuments nicht richtig gescannt, hat der Anwender die Möglichkeit, diese Seite später nochmals einzeln zu scannen und mittels Drag-and-Drop an die entsprechende Stelle im Gesamtdokument einzufügen. Dies ist ein singuläres Feature im Test.
DocuWare Kinetic Solutions sind vorkonfigurierte DocuWare-Pakete, die der vollständigen Automatisierung von Geschäftsabläufen dienen. Momentan umfasst dies Workflows im Bereich des Personal- und Bewerbermanagements sowie die Rechnungsverarbeitung.
Diese Software-Komponente dient zur Verlagerung nahezu aller Aspekte des Personalmanagements in den digitalen Raum und deren Automatisierung. Das umfasst folgende Vorgänge:
Mit diesem Funktionsaspekt deckt DocuWare also Aufgaben ab, die typischerweise zum Einsatzbereich einer HR-Software zählen.
Dieses Funktionsmodul dient zur vollständigen Automatisierung aller Workflows im Rahmen der Rechnungsverarbeitung. Dies umfasst folgende Schritte:
Während des gesamten Prozesses hinterlegt die Software selbsttätig alle relevanten Informationen zu Bearbeitungsschritten in einem Protokoll. Auch die Versionierung, Verschlüsselung und Ablage des Dokuments im Archiv führt DocuWare selbstständig gemäß den Vorgaben für Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien durch.
Zwar verfügt DocuWare mit dem Task Manager über die Möglichkeit, Dateien anderen Nutzern als Aufgabe zuzuordnen. Insgesamt erscheinen die Optionen zur freien Zusammenarbeit in Projektgruppen oder die Möglichkeiten zur gemeinschaftlichen Arbeit an Dokumenten jedoch deutlich ausbaufähig. Über zeitgemäße und nutzerfreundliche Features wie die Möglichkeit zur Definition von Arbeitsgruppen, die in einer Art Chat Dateien teilen und gemeinschaftlich bearbeiten, wie es Beispiel AMAGNO bietet, verfügt DocuWare nicht.
Über die sogenannten Stempel ist es möglich, den Status eines Dokumentes zu verändern und das Dokument anderen Nutzern weiterzuleiten. Insgesamt könnte diese Funktion, Dokumente einem Nutzer zuzuordnen oder das Dokument mit einem Tag zu versehen, einfacher und übersichtlicher gestaltet sein. Eine praktische Lösung wäre es auch, wenn der Nutzer Dokumente schlicht per Drag-and-Drop in eine Aufgabenliste für eine Abteilung oder einen Bearbeiter verschieben könnte. Die grundsätzliche Ausrichtung mit der Fokussierung auf Workflows blockiert dies jedoch offenbar. Die Zuweisung von Aufgaben ist bislang ausschließlich über die Indexeinträge möglich, in denen der Nutzer den Namen des Aufgabenempfängers eintragen muss.
DocuWare nutzen Anwender entweder als On-Premise-Lösung oder über die Cloud im SaaS-Modell. Die verfügbare Speicherkapazität auf den im Auftrag des Anbieters gehosteten Servern handeln Kundenunternehmen flexibel skalierbar mit DocuWare aus. Darüber hinaus bietet DocuWare eine vollumfängliche App, über die Nutzer beliebiger Endgeräte (ganz gleich ob Smartphones, Tablets, Laptops, die Betriebssysteme Windows, iOS oder Android) auf die Software und das zentrale Datenarchiv in der Cloud zugreifen. Dies ermöglicht die Erledigung von Aufgaben überall unterwegs und die Teilnahme an ortsunabhängigen Kollaborationsprojekten.
Die Kinetic Solutions sind mit nahezu allen erdenklichen anderen Anwendungen koppelbar. Der Nutzer muss dazu in den Einstellungen lediglich die entsprechenden Schnittstellen aktivieren. Dazu zählen alle gängigen Mail-Programme, ERP-Systeme wie SAP, Navision, QuickBooks, Sage oder DATEV sowie CRM-Anwendungen und HR-Programme.
Möchten Nutzer einen Entwicklerzugang erhalten, steht es ihnen offen, ein zusätzliches Software Developer Kit (SDK) zu erwerben. Dieses beinhaltet eine REST-basierte Schnittstelle, um auf DocuWare-Systeme zuzugreifen.
Durch seine flexible Skalierbarkeit ist die DocuWare Cloud in der Lage, sich an die Anforderungen von Unternehmen verschiedenster Branchen und Größenordnung anzupassen. Auch ein hohes Volumen an Dokumenten und benutzerdefinierten Workflows stellt dank mehrerer Datenbanken kein Problem für die Cloud-Architektur dar. In seinen Tools zur Automatisierung und in den vordefinierten Workflows lässt die Software allerdings eine vorrangige Ausrichtung erkennen. Seinen Fokus definiert der Anbieter auf seiner Website selbst:
Die DocuWare Cloud garantiert ihren Nutzern höchste Datenschutzstandards, die in regelmäßigen Abständen durch Sicherheitsaudits und Systemtests bestätigt wird. In die Cloud hochgeladene Dokumente erfahren eine AES-Verschlüsselung, die Kommunikation in der Software erfolgt ebenfalls verschlüsselt. Sie Software erfüllt alle Anforderungen der DSGVO ohne Einschränkung und unterstützt Anwender mit seinen Funktionen und seiner Sicherheitsarchitektur, diesen Anforderungen ebenfalls gerecht zu werden. Eine TÜV-Zertifizierung kann der Anbieter allerdings nicht vorweisen.
Der Nutzer hat die freie Wahl, ob er seine Daten auf Servern in Rechenzentren in den USA oder in Europa (EMEA) hosten und redundant speichern lässt. Die Cloud unterstützt mehrere Datenbanken und den Austausch mit On-Prem-Anwendungen. Dank der Cloud garantiert der Anbieter eine größtmögliche Betriebszeit und genügend Serverkapazität für jeden Kunden mit automatischer Anpassung der Performance. Das gesamte System wird permanent überwacht und unterliegt einer Echtzeit-Sicherheitsanalyse.
In DocuWare ist es nicht notwendig, für jeden Mitarbeiter individuell Bearbeitungsrechte zu definieren. Einmal definierte Rechte fasst der Administrator in Rollen zusammen, die er dann für weitere Mitarbeiter pauschal zuweist. Die Rechtezuweisung ist sehr spezifisch: Beispielsweise erhält ein Accounting-Mitarbeiter zwar Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für Gehaltsabrechnungen, nicht jedoch auf Personalakten. Ist der Mitarbeiter ein Teamleiter, erhält er zusätzlich gezielten Zugriff auf seine eigene Personalakte und jene der Mitarbeiter seiner Abteilung.
Unnötig kompliziert erscheint dabei allerdings, dass die Rechtevergabe jeweils in den Einstellungen des betreffenden Archivs erfolgt. Im Beispiel muss die Vergabe also im Rechnungs- und HR-Archiv sowie im zentralen Dokumentenpool erfolgen. Funktionale Rechte vergibt der Administrator über die Benutzerverwaltung in der zentralen Administration. Angesichts dieser komplexen Einstellungsstruktur sind einmal definierbare Rollen eine erhebliche Erleichterung. Diese Rollen zunächst einmal zu definieren, benötigt jedoch einigen Arbeitseinsatz und genaue Kenntnis der Aufgabenprofile aller Mitarbeiter. Sogar eine Präsenzschulung nur zum Thema Rechte bietet DocuWare an. Andererseits ist diese so spezifisch wie keine andere im Test.
Die DocuWare Cloud-Lösung ist in vier verschiedenen Lizenzmodellen im Monats-, Jahres- oder mehrjährigen Abo erhältlich. Diese und deren Leistungsumfang stellt der Anbieter auf seiner Homepage kurz vor.
| Kriterium | Trial | Base | Professional II | Enterprise II |
|---|---|---|---|---|
| Zielgruppe | Interessenten | Wachsende Unternehmen (Skalierbarkeit) | Mittelgroße Organisationen | Große Organisationen |
| Speichervolumen | 250 MB | 50 GB | 50 GB | 100 GB |
| Benutzer | Unbegrenzt | 4 Benutzer | 15 Benutzer | 40 Benutzer |
Die verschiedenen Lizenzmodelle differieren also hinsichtlich ihrer inkludierten maximalen Speicherkapazität und der Benutzer – und bezüglich des Preises. Wie hoch der Preis für die einzelnen Pakete im Detail ausfällt, teilt der Anbieter intransparenterweise nicht mit.
Dies ist insofern jedoch zumindest teilweise nachvollziehbar, als dass der Nutzer die Speicherkapazität und Benutzeranzahl in allen Paketen flexibel handhabt und individuell an die Anforderungen eines Kundenunternehmens anpasst. Die Angabe eines Basispreises wäre der Transparenz dennoch nicht abträglich und würde potenziellen Kunden einen objektiven Maßstab zur Orientierung und zum Vergleich mit einem individuellen Angebot an die Hand geben.
In allen Varianten, inklusive der Trial-Version, genießen Nutzer den vollen Funktionsumfang einschließlich der intelligenten automatischen Indexierung. Die kostenfreie Version ist allerdings auf eine Testdauer von 30 Tagen begrenzt.
Die On-Premise-Variante ist in drei Serverversionen verfügbar:
Ein Preismodell stellt der Anbieter auch für die On-Premise-Varianten nicht vor.
Persönlichen Kundensupport erhalten Anwender über eine Support-E-Mail-Adresse oder eine Hotline zum Ortstarif, die zu den gängigen Geschäftszeiten besetzt ist. Ein Rund-um-die-Uhr-Support ist nicht vorgesehen. Doch auch abgesehen davon bietet DocuWare einiges auf, um seinen Kunden mit Rat und Tat zur Seite zu stehen – erfreulicherweise ohne dass dafür der Abschluss eines gesonderten Support-Vertrags oder die Buchung eines Service-Pakets notwendig wären, wie es beispielsweise beim Konkurrenten ecoDMS der Fall ist.
Auf seiner Homepage bietet DocuWare exklusiv für seine Kunden einen Zugang zum Support-Portal. Hier erhalten ausschließlich zahlende Kunden in Echtzeit technische Unterstützung in schriftlicher Form durch Experten oder per Team-Viewer.
Öffentlich zugänglich über die Website sind Ressourcen. Diese umfassen folgende Features:
Um die Arbeitsweise mit DocuWare zu erlernen und die Anwendung der Software im Unternehmen zu optimieren, sind folgende Services verfügbar:
Über ein Feedback-Forum erbittet der Anbieter konstruktive Kritik seitens der Kunden, um das Produkt weiter zu verbessern. Im Forum sind Threads zu den Themen „Webbasierter DocuWare-Client”, „Desktop-Apps” (Connect to Outlook, Scan, Import, Printer, Smart Connect, Windows-Explorer-Client), „Mobile Apps”, „Konfiguration und Einstellungen“ sowie für sonstige Themenbereiche eingerichtet.
Damit Kunden in puncto Neuerungen, Pläne und Problembehebungen auf dem neuesten Stand sind, was, informiert der Anbieter regelmäßig in einem Blog über aktuelle Entwicklungen. Alternativ steht es Kunden offen, zu diesem Zweck einen monatlichen Newsletter zu abonnieren.
Zur Archivierung von Dokumenten bringt DocuWare alles mit, was sich Nutzer von einem Dokumentenmanagement-System erwarten können. Texterkennung und automatische Indexierung vereinfachen und beschleunigen den gesamten Prozess effizient. Manuell greift der Nutzer bei Bedarf unkompliziert per zeitsparender One-Klick-Indexierung ein. Die Bearbeitungsmöglichkeiten von Dokumenten im Viewer suchen ihresgleichen. Lediglich die Features zur freien Zusammenarbeit sollte der Anbieter modernisieren und weitere zeitgemäße Elemente für die Bedienung implementieren.
Hohe Sicherheitsstandards in Bezug auf die vertraulichen Firmendaten und eine Fülle individueller Einstellungsmöglichkeiten zur Anpassung an unternehmensinterne Compliance-Anforderungen machen DocuWare zu einer vertrauenswürdigen DMS-Lösung für kleine Unternehmen bis hin zur Konzerngröße. Rechts- und revisionssicheres Archivieren mit entsprechender Dokumentation ist mit der Software gewissermaßen ein Selbstläufer.
Gerade mit den Kinetic-Solutions-Paketen zur Automatisierung von Workflows ist DocuWare eine echte Empfehlung für Unternehmen, die ihre Buchhaltung oder ihre Personalverwaltung strukturieren und rationalisieren möchten. Mit dem Funktionsumfang im Personal- und Bewerbermanagement ist das Dokumentenmanagementsystem mit einer HR-Software zu einer DMS-HR-Software hybridisierbar. Mit dem Rechnungsverwaltungs-Paket in Verbindung mit zahlreichen Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen wird aus ihm ein DMS-Finanzsoftware-Hybrid. Dank der vordefinierten und anpassbaren Workflows ist DocuWare in diesen Aufgabenbereichen ein wahrer Gigant der Automatisierung.
Kleinere, dynamische Unternehmen und Start-ups profitieren hingegen eher von schlankeren und mit mehr Möglichkeiten zum gemeinschaftlichen Bearbeiten von Dokumenten ausgestatteten Lösungen, wie beispielsweise Amagno oder Fluix.
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