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Das plattformunabhängige System zum Scannen, Klassifizieren und Verwalten von Dokumenten und E-Mails empfiehlt sich Unternehmen wie Privatpersonen, die sich gerne in Programme einarbeiten.
Das Dokumentenmanagement-System von ecoDMS gliedert sich in insgesamt fünf Module, von denen jedoch nur drei zum Funktionsumfang des Produktes beitragen. Dies sind:
Die übrigen beiden Module sind zum einen der API-Rest-Service, mit dem Programmierer Drittsysteme and ecoDMS anschließen können und das Modul „Service & Support“, das in sechs unterschiedlichen Paketgrößen von „Quick“ bis „Premium“ erhältlich ist.
Als Komplettangebot findet sich ecoDMS One im Produktportfolio des Anbieters. Es enthält Lizenzen für ecoDMS Archiv, ecoMAILZ, den API-Rest-Service sowie ein Support-Paket.
Die besten DMS im Vergleich
Dieses Modul bildet als Archivsystem das Herzstück des gesamten ecoDMS-Angebots. Zur Digitalisierung von Papierdokumenten stellt der Anbieter den ecoDMS Client bereit, der im Grunde die Funktionen eines herkömmlichen Scanprogrammes bietet. Nach dem Scan übergibt der Client die Dokumente an die ecoDMS Inbox zur revisionssicheren Archivierung.
Die Klassifizierung und Ablage der Dokumente aus der Inbox nimmt der Nutzer entweder manuell selbst vor oder überlassen dies der intelligenten Klassifizierung. Mit dem Vorlagen-Designer erkennt das System automatisch Dokumente, ordnet sie anhand bestimmter Merkmale zu, klassifiziert und archiviert sie. Die Erkennung erfolgt dabei auf Grundlage vorab definierter Schlagwörter, Barcodes oder Layouts, die der Nutzer als Vorlage hinterlegt.
Im Hintergrund läuft währenddessen vollautomatisch die Indexierung mittels OCR-Volltexterkennung ab. Die Texterkennungssoftware Tesseract erkennt dabei über 200 verschiedene Formate. Dies ermöglicht später eine leichte Auffindbarkeit mittels Volltextsuche. In unserem Test funktionierte die Erkennung tadellos und ging zügig vonstatten.
Zur Anbindung von Office-Programmen stellt ecoDMS Plugins bereit, die eine Direktarchivierung aus Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Writer und vielen anderen gängigen Anwendungen ermöglichen. Die Dateien hinterlegt das System doppelt, einmal revisionskonform im PDF/A-Format und einmal als Originaldatei zur Weiterbearbeitung.
Verschiedene Dokumente, die einem Dokumentenprozess angehören, kann der Nutzer miteinander verlinken, sodass sie bei einer Suche gemeinsam erfasst werden. Dies muss er allerdings für jedes Dokument manuell vornehmen. Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, eigene Clipboards zu erstellen, eine Art Dokumentensammlung. Diese sind nur für den jeweiligen Nutzer sichtbar, es sei denn, er gewährt anderen Anwendern lesenden oder schreibenden Zugriff.
Über die Änderungshistorie verfolgt der berechtigte Nutzer vorgenommene Bearbeitungs- und Archivierungsschritte eines Dokuments. Eine automatische Versionierung nimmt ecoDMS nicht vor, der Nutzer muss neue Versionen eines Dokuments selbst speichern. Möglich ist es jedoch, ein Dokument für andere Nutzer zu sperren, solange es sich in Bearbeitung befindet.
Nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist hinterlegt ecoDMS die Dokumente zunächst automatisch in einem Papierkorb. Um sie endgültig und unwiderruflich zu löschen, muss der Nutzer eine separate Löschfunktion aktivieren, die gleichzeitig ein revisionskonformes Löschprotokoll anlegt.
Bearbeitung
ecoDMS bietet eine integrierte Wiedervorlagefunktion, die den Nutzer durch ein Pop-up daran erinnert, ein Dokument zu einem bestimmten Datum zu bearbeiten. Anderen Nutzern und auch externen Personen kann er Dokumenten- und Ordnerlinks zukommen lassen, um ihnen Zugriff auf die Datei zu gewähren.Ein interner PDF-Editor erlaubt es, die eigepflegten Dateien mit Kommentaren, digitalen Stempeln oder digitalen Unterschriften zu bearbeiten.
Der Automatisierung von Arbeitsabläufen und der digitalen Bearbeitung von Dokumenten sind dennoch relativ enge Grenzen gesetzt, gerade im Vergleich zu modernen Enterprise-File-Sync-&-Share- und Workflow-Automation-Tools, wie beispielsweise Fluix.
Bei diesem Modul handelt es sich um eine Software zur automatischen und rechtssicheren E-Mail-Archivierung. Die Vollversion des Moduls bietet ein Plugin für Outlook und Thunderbird. Über diese Plugins archiviert der Nutzer E-Mails revisionssicher direkt im EML- und PDF/A-Format. E-Mail-Anhänge archiviert das System automatisch in Verknüpfung mit der zugehörigen E-Mail. Im Archiv hinterlegte Dokumente sind mit nur einem Mausklick als E-Mail-Anhang versendbar.
Die Benutzeroberfläche von ecoDMS macht insgesamt zwar einen strukturierten, doch einen viel zu überladenen Eindruck. Dies liegt an der Vielzahl über- und nebeneinander arrangierter Frames. Die mit unbeschrifteten Icons überfrachtete und nicht selbsterklärende Topbar erschwert die Einarbeitung für Erstnutzer erheblich. Um alle Funktionen des Programms sinnvoll nutzen und mit dem Informations-Überangebot umgehen zu lernen, bedarf es also einiger Zeit der Einarbeitung. Über die Einstellungen ist der Nutzer allerdings in der Lage, nicht benötigte Schaltflächen und Frames auszublenden und das Bild so etwas auszudünnen.
Die Bedienung birgt durchaus ihre Tücken, die Anwender schnell frustrieren. Zwei Beispiele: Will der Nutzer in einer Tabelle die Werte in einem Eingabefeld ändern, muss er diese zunächst mittels Doppelklick markieren. Ein dritter Klick schließlich öffnet erst das Feld und ermöglicht die Eingabe. Auch die Navigation hält einige Stolpersteine: Die ecoDMS Inbox ist zwar ein großzügig gehaltenes Fenster, in dem alle Dateien übersichtlich dargestellt sind, allerdings muss der Nutzer die Schaltfläche, welche die Archivierung auslöst, zunächst suchen. Sie ist schlichtweg zu klein und randlich positioniert.
Ähnliche Probleme hinsichtlich Navigation und Bedienung begegnen immer wieder. Als intuitiv ist die Programmführung demnach nicht zu bezeichnen. Die Listenansicht der anstehenden Aufgaben im Stil einer Projektmanagementsoftware mit farbigen Icons weiß durchaus zu gefallen, doch wäre auch in diesem Fall eine einfachere Handhabung und übersichtlichere Darstellung wünschenswert.
Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumentarten, Ordner- und Ablagestrukturen sowie Vorgaben zur automatischen Indexierung legen Anwender individuell fest. Zudem ist die Möglichkeit zur freien Klassifizierung der Dokumente gegeben. Einen hohen Individualisierungsgrad und eine Anpassung an die Corporate Identity, wie sie beispielsweise AMAGNO bietet, können Kunden von ecoDMS allerdings nicht erwarten. Nur der Hintergrund lässt sich in die Farbe der Wahl tauchen.
Für ein Mindestmaß an Automatisierung sorgt der Vorlagen-Designer, der selbsttätig eine Archivierung und Klassifizierung vornimmt. Dateien in den Designer einzupflegen ist einfach: Der Nutzer verschiebt die entsprechenden Dateien per Drag-and-Drop in ein Side-Panel, das aus jedem Programmbereich erreichbar ist. Dass es permanent an der rechten Seite des Bildschirms eingeblendet ist, verleiht ihm jedoch schnell einen nervigen Touch.
Die Suchfunktion per Volltextsuche glänzt durch einfache Bedienbarkeit. Gibt der Nutzer einen Begriff in die Suchzeile ein, listet ecoDMS alle Ergebnisse in einer Tabelle und hebt die erkannten Wörter in der Dokumentenvorschau einer Datei farblich hervor. Die Suche berücksichtigt auch die Metadaten der Dateien. Häufig benötigte Suchanfragen legt der Nutzer als Filtervorlagen an. Die Volltextsuche erreicht der Nutzer aus jeder beliebigen Anwendung mittels eines Tastenkürzels.
Verbesserungswürdig ist allerdings die Vorschau-Funktion für Dateien, denn sie funktioniert ausschließlich für Dokumente im PDF-Format. Alle Treffer der Volltextsuche erscheinen grün hinterlegt, alle Seiten mit Treffern rechts daneben in einer Tabelle.
Ein großer Vorteil von ecoDMS ist, dass das System nicht nur für Windows, sondern auch für Ubuntu, Debian und macOS verfügbar und somit betriebssystemunabhängig anwendbar ist. Über den Web-Client erhalten Nutzer verschiedener Internetbrowser lesenden und schreibenden Zugriff auf das Archiv.
Mit der ecoDMS App sehen Nutzer archivierte Dokumente vom Smartphone oder Tablet aus an. Die App für iOS und Android bietet die Volltextsuche und die Möglichkeit zur Archivierung von Dateien, die sich auf dem mobilen Endgerät befinden. Die App ist beim Erwerb einer Lizenz inkludiert.
Gespeicherte Informationen teilt das System in Container und eine Datenbank ein. Mithilfe der plattformunabhängigen postgreSQL-Komponente speichert ecoDMS als Client-Server-System sämtliche Kundeneinstellungen, Benutzerinformationen und individuellen Klassifizierungen in einer Datenbank. Dateien und Dokumente hingegen hinterlegt ecoDMS innerhalb eines Containers auf dem eigenen ecoDMS-Server. Sind die 500 Megabyte Speicherkapazität des Containers erreicht, legt das System automatisch einen neuen Container an. Die Speicherkapazität ist damit faktisch nicht begrenzt. Dieses Vorgehen erleichtert die Datensicherung erheblich, da der Nutzer die Container getrennt voneinander und gelöst von der postgreSQL-Datenbank für ein Backup sichern kann.
Die Schnittstelle API Rest Service erlaubt den Anschluss beliebiger Drittsysteme an das ecoDMS Archiv. Die Verwendung der Schnittstelle ist kostenpflichtig zuzubuchen und optional. Will ein Unternehmen ecoDMS an die eigene Software anschließen, kann es eine Entwicklerlizenz mit drei Archiv-Lizenzen, vollem API-Zugriff und dem Mini-Support-Paket für 299,00 Euro erwerben.
Das Angebot von ecoDMS richtet sich an Unternehmen jeder Größe und Branche und zudem an Privatanwender, die ihre Rechnungen, Versicherungs- und Bankunterlagen sowie ihre steuerrelevanten Dokumente digital und wiederauffindbar ablegen möchten. Das Lizenzmodell mit der einmaligen Zahlung in Vorkasse kommt dem in der Tat entgegen.
ecoDMS verzichtet bewusst auf den Erwerb von Softwarezertifikaten, die die gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung von E-Mails und Dokumenten bestätigen würden. Der Anbieter rechtfertigt dies mit dem Unwillen, für ein solches Zertifikat Geld auszugeben und der geringen Aussagekraft dieser Zertifikate, wenn es um die tatsächliche Umsetzung der Bestimmungen der GoBD geht. Die Voraussetzungen zur Umsetzung dieser Bestimmungen zum revisionssicheren Archivieren biete ecoDMS dennoch. Kunden steht es offen, ecoDMS zu beauftragen, eine unternehmensspezifische Verfahrensdokumentation zu erstellen. Ein Angebot diesbezüglich fordern Interessenten über ein Formular auf der Homepage des Anbieters an.
Beim ecoDMS Server handelt es sich um ein Client-Server-System. Diese Software-Komponente installiert der Nutzer auf ihrem eigenen Computer, Server oder NAS. Damit ist er letztendlich auch selbst dafür verantwortlich, zum einen ausreichend Kapazität und Leistung bereitzustellen und zum anderen für eine angemessene Sicherheitsstruktur zu sorgen.
Datensicherungen einzelner Container oder der gesamten Datenbank führt das System nach vorheriger Einstellung selbsttätig zu wählbaren Zeitpunkten aus. Darüber hinaus ist eine inkrementelle Datensicherung möglich.
Zugangsdaten und Einstellungen der Zugriffsrechte vergibt der Administrator anhand eines vordefinierten Rollensystems. Jeder Nutzer bekommt eine Rolle mit definierbaren Rechten zugewiesen. Individuelle Einstellungen für jeden Bearbeiter vornehmen zu können, wäre eine flexiblere und daher wünschenswertere Lösung. Jeder Nutzer kann seinen Zugang und jedes Dokument mit einem individuellen Passwort versehen, sodass nur er und von ihm mit Berechtigungen ausgestattete Personen die Datei einsehen oder bearbeiten können.
Das Preis-Leistungs-Modell von ecoDMS ist schwierig zu beurteilen, da sich das Gesamtangebot aus fünf verschiedenen Einzelmodulen zusammensetzt, die teilweise zusätzlich auch noch in unterschiedlichen Paketgrößen erhältlich sind.
| Produkt | Anwendungsgebiert | Preis einmalig |
|---|---|---|
| ecoDMS Archiv | Dokumenten-Archivierungssystem | 89,00 Euro pro gleichzeitiger Verbindung |
| ecoDMS One | ecoDMS Archiv + ecoDMS MAILZ + ecoDMS Support + ecoDMS API | Auf Anfrage |
| ecoMAILZ | E-Mail Archivierung | 49,00 Euro pro Benutzer |
| ecoMDS API | API zum Anschließen an Drittsysteme | 0,42 Euro pro Up-/Download |
| ecoWORKFLOW | Tool zur Automatisierung von Arbeitsprozessen | Auf Anfrage |
| Support-Pakete | Kundensupport- und Service-Leistungen | 19,00 bis 990,00 Euro pro Paket |
Ob die noch zu veröffentlichenden Module ecoSAM und ecoWORKFLOW in das Paketmodell ecoDMS One integriert werden, steht noch nicht fest.
Interessenten steht es frei, die Software von ecoDMS Archiv von der Homepage des Anbieters kostenfrei herunterzuladen und diese für die Dauer von 30 Tagen bei vollem Funktionsumfang unverbindlich zu testen. Kauft der Nutzer bis zum Ablauf dieser Frist keine Lizenz, wandelt sich diese Demoversion zur sogenannten „Free4Three-Version“ oder „Community Edition“ um. Für diese gilt:
Mit der unverbindlichen Testversion von ecoMAILZ kann der Nutzer maximal 3.000 E-Mails archivieren. Wollen sie das Modul hernach weiter in der Vollversion und ohne Datenbegrenzung nutzen, müssen sie eine Lizenz einspielen. Die Lizenz inkludiert freie Updates und Upgrades für die Dauer von zwei Jahren.
Alle Test- und Demoversionen stehen auf der Homepage des Anbieters zum Download bereit. Lizenzen erwirbt der Nutzer per Vorkasse im Online-Shop des Anbieters.
Wer die neueste Version von ecoDMS Archiv, aktuell Version 18.09, per Lizenzkauf erwirbt, zahlt einmalig eine Gebühr von 89 Euro pro gleichzeitiger Verbindung. Damit erhält er die volle Funktionsfähigkeit des Archivsystems und die sogenannte „Lebenslange-Lizenzpreis-Garantie (LLG)“. Dies bedeutet, dass der zum Zeitpunkt des Kaufs gültige Preis zeitlich unbeschränkt gültig ist und der Kunde Folgeversionen des Programms nach deren Release zum gleichen Preis erhält, selbst wenn sich der Preis der neuen Versionen erhöht haben sollte, die gleiche Regelung gilt auch für den Erwerb des Moduls ecoMAILZ.
Eine Monats- oder Jahrespauschale im Abomodell entrichten ecoDMS-Kunden also nicht, sondern sie zahlen einen Fixbetrag für jede neue Version des Programms, sofern sie sich entscheiden, diese zu erwerben. Unser Eindruck ist, dass es sich hierbei zwar um eine interessante und originelle Idee handelt, sich ecoDMS mit diesem Modell aber nicht unbedingt selbst einen Gefallen tut: Denn das Konstrukt ist einerseits schwer zu vermitteln, wie die umständlichen Erklärungsversuche auf der Homepage des Anbieters belegen, und andererseits kündigt der Anbieter indirekt bereits Preiserhöhungen für künftige Programmversionen an. Außerdem gibt er intransparenterweise nicht an, in welchem Turnus neue Versionen erscheinen. Erschiene jährlich eine neue Version, wäre ein jährlicher Lizenzpreis von 89 Euro pro Arbeitsplatz für nur eines der fünf Module nicht sonderlich günstig. ecoDMS One allerdings beinhaltet bereits Updates auf die jeweils aktuelle Version.
Für Firmenkunden, die zehn oder mehr Lizenzen kaufen, bietet ecoDMS mit dem Paketprodukt ecoDMS One ein weiteres, vom LLG-Modell unterschiedliches Lizenzmodell an. Dieses umfasst alle Updates und Upgrades auf die neuesten Major-Releases, Support zu Sonderkonditionen und die ecoDMS API inklusive. Die Kosten berechnen sich auf Grundlage der Menge gebuchter Lizenzen.
ecoDMS bietet seinen Kunden eine Reihe verschiedener Support-Möglichkeiten. Diese umfassen:
So verlockend diese Fülle an Support-Möglichkeiten zunächst wirken mag, so verwirrend und kompliziert präsentieren sich deren Konditionen auf den zweiten Blick. Einige der Funktionen, wie etwa die Freitextsuche in den FAQ oder die Einreichung eines Tickets zur Fehlermeldung, sind kostenfrei über die Homepage möglich, andere erfordern eine Buchung vorab, wie beispielsweise Schulungen und Seminare, wiederum andere erfordern die Bestellung eines Support-Pakets, worunter beispielsweise der Support per E-Mail und Telefon fallen.
Bucht ein Kunde zu seinem ecoDMS-Modul ein Support-Paket hinzu oder erwirbt er es automatisch mit dem Paket ecoDMS One, erhält er jeweils eine bestimmte Menge an Service-Einheiten, die er zur Kontaktaufnahme einsetzen darf. Eine Einheit entspricht einer jeweils angebrochenen Periode von 15 Minuten und ist je nach Bedarf für eine E-Mail-Anfrage, einen Fernwartungsservice oder die von werktags 9:00 bis 17:00 Uhr erreichbare Hotline einsetzbar. Support-Pakete sind in sage und schreibe sechs Paketgrößen erhältlich:
| Support-Paket | Einheiten à 15 Minuten | Preis |
|---|---|---|
| Quick Support | 1 | 19 Euro |
| Mini Support | 2 | 49 Euro |
| Bronze Support | 5 | 119 Euro |
| Silber Support | 9 | 199 Euro |
| Gold Support | 20 | 419 Euro |
| Premium Support | 50 | 990 Euro |
Dass der Anbieter die Leistungen innerhalb dieses kostenpflichtig zu buchenden Pakets auf seiner Homepage als „kostenfrei“ bewirbt, erscheint uns als blanker Hohn. Die kostenpflichtige Hotline, die ehemals auch ohne Support-Paket unter einer 0900-er Nummer erreichbar war, habe man im Sinne der Kundenzufriedenheit abgeschafft und biete die Hotline nun „kostenfrei“ im Service-Paket an. Tatsächlich bedeutet dies jedoch, ein 15-minütiger Anruf bei der Support-Hotline schlägt mit dem Kauf des „Quick-Support“-Paketes mit 19 Euro zu Buche.
Insgesamt hinterlässt die Software einen zwiespältigen Eindruck. Das komplex anmutende Modulmodell, hinter dem sich die Software zur Dokumenten- und E-Mailarchivierung ecoDMS verbirgt, erscheint unnötig aufgebauscht. Die Basisfunktionen der Digitalisierung von Papierdokumenten, der Archivierung von digitalen Dokumenten und die automatische Indexierung mit hervorragend funktionierender OCR-Texterkennung wissen zu überzeugen.
Die plattformunabhängige Client-Server-Lösung mag vielen Nutzern, vor allem Privatpersonen, entgegenkommen. Viele Unternehmen hingegen werden Funktionen zur kollaborativen Arbeit an Projekten und zur Automatisierung auf digitalen Dokumenten beruhender Workflows vermissen. Die Konkurrenz von Alfresco, AMAGNO und DocuWare hat hier bislang deutlich mehr zu bieten.
Die Benutzeroberfläche wirkt überfrachtet, Menüführung und Navigation erscheinen dem Erstnutzer umständlich. Völlig unnachvollziehbar ist die Idee, die sich hinter dem Service-Modell verbirgt. Wer allerdings technisch etwas versierter ist, nicht vorhat, den Support zu kontaktieren, und über eine gute IT-Infrastruktur verfügt, findet in ecoDMS eine kostengünstige und über die API flexibel einzubindende Dokumentenverwaltungs-Software.
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