Amagno

Kai Sulkowski
Bereich:
Pro
  • Kompletter Funktionsumfang eines ECM-Systems
  • Kostenfreie Basic-Version für einen Nutzer
  • Hotkey-Suchfunktion
  • Höchste Datensicherheitsstandards
Kontra
  • App bietet kaum Funktionen
  • Support kostenpflichtig
Fazit AMAGNO ist ein umfassendes ECM, das für Unternehmen jeder Größe und Branche zur Archivierung und Katalogisierung des Archivbestandes ebenso wie zur Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen uneingeschränkt zu empfehlen ist.
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AMAGNO Test

Funktionen

4,38 Pkt

AMAGNO ist ein vollwertiges Enterprise-Content-Management-System (ECM) – soll heißen, es vereint die Eigenschaften

  • eines Dokumentenmanagements, bei dem die Archivierung und Katalogisierung von digitalen Dokumenten im Vordergrund steht und
  • eines Enterprise-File-Sync-&-Share-Tools (EFSS), welches die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter an Projekten durch das Bereitstellen und Teilen relevanter Dokumente automatisiert und in den digitalen Raum verlagert.

Dokumente archivieren und bearbeiten

AMAGNO bringt alles mit, um einerseits bestehende Papier- und Aktenbestände zu digitalisieren und andererseits digitale Dateien strukturiert abzulegen und zu verwalten. Lokale Scanner und Netzwerkscanner lassen sich direkt an die Software anbinden. E-Mails importiert und archiviert AMAGNO vollautomatisch. Die rechtskonforme Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen verschiedener Dokumenttypen nimmt AMAGNO selbstständig vor.

Bearbeitet ein Nutzer ein Dokument, ist es währenddessen vor der Überarbeitung anderer User geschützt, die DMS-Software nimmt eine automatische Versionierung und einen Dublettenabgleich vor. Die OCR-Texterkennung erbringt den Vorteil, dass der Nutzer bei Bedarf jede in den archivierten Dokumenten enthaltene Information über die Suchfunktion abrufen kann. Hierfür sorgen die sogenannten „digitalen Magnete“. Sie sammeln nach definierbaren Regeln Dokumente. Diese Regeln beinhalten beispielsweise Informationen zur Art des Dokuments, des Speicherdatums oder zur enthaltenen Kundeninformation.

Amagno Sucheinstellungen
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Magneten erleichtern die gezielte Suche nach spezifischen Daten oder Datenbereichen im Dokumentenbestand.

Eine Transkodierung von Videos oder anderen Mediadateien ist nicht implementiert. Wer auf eine Transkodierungsfunktion Wert legt, sollte einen Blick auf das DMS Alfresco Content Services werfen, das optional über ein entsprechendes Modul verfügt.

Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen

AMAGNO trägt aktiv dazu bei, den Zeitaufwand papierbasierter Prozesse zu minimieren, indem es Arbeitsprozesse vollständig digitalisiert und weitestgehend automatisiert. Die Zuteilung von Aufgaben und Dokumenten sowie die Bearbeitung der Dokumente findet vollständig in der Dokumentenmanagement-Software statt. Anwender erhalten unter anderem folgende Möglichkeiten:

  • Beliebig viele Projektgruppen anlegen
  • Dokumente innerhalb von Kollaborationsprojekten gezielt an die entsprechenden Bearbeiter weiterleiten
  • Fristen setzen und Terminierungen vornehmen
  • Dokumente bearbeiten mit digitalen Stempeln, Unterschriften, Post-its und einer breiten Palette an Tools zur Textbearbeitung
  • Überall Zugang zu allen Prozessen über die Web-App

Für volle Transparenz sorgen die klare Zuweisung von Zuständigkeiten, die individuell einstellbare Lese- und Bearbeitungsrechtevergabe, eine Notiz- und Kommentarfunktion und vor allem die minutiöse Dokumentation der Änderungshistorie jedes Dokuments. AMAGNO bietet damit alle Tools, die es für ein modernes Document-Workflow-Management braucht. Ein wenig Optimierungspotenzial besteht dennoch: Das Generieren von Formularen direkt in der Dokumentenmanagement-Software ist nicht vorgesehen.

Anwendungsbereiche

Die Anwendung der DMS-Lösung von AMAGNO empfiehlt sich für verschiedenste Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens.

  • Rechnungswesen: Dokumente automatisch zusammenführen und Fristen verwalten
  • Vertragsmanagement: Verträge und Fristen verwalten
  • Personalwesen: Personalakten führen und Bewerbermanagement verwalten
  • Qualitätsmanagement: Verfahrensvorschriften verwalten und Revisionsläufe einhalten
  • Einkauf: Effizienz der Einkaufsprozesse optimieren und transparent halten
  • Verkauf: Kundenkorrespondenz und -daten archivieren, um zielgerichtet zu verkaufen
  • Führung: Verschlüsselt unternehmensrelevante Dokumente einsehen, Projekte steuern, Aufgaben zuweisen
  • Produktion: Produkt-, Auftrags- und Projektakten digital verfügbar und stets aktuell halten

Benutzerfreundlichkeit

4,14 Pkt

Das Design des Dashboards und die Strukturierung des Interface sind an das Corporate Design des Unternehmens und an den einzelnen Nutzer individuell anpassbar. Die Benutzeroberfläche des DMS wirkt übersichtlich und aufgeräumt, allerdings ist die Menüleiste etwas klein geraten und viele Funktionen erschließen sich erst nach dem Öffnen des jeweiligen Funktionsbereiches, was die Eingewöhnung in die Bedienung negativ beeinflusst. Die unbeschrifteten und darüber hinaus etwas zu klein geratenen Icons machen die Bedienung zunächst nicht vollständig selbsterklärend.

Amagno Suche
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Die Bedeutung der Bedienelemente in der Navigationsleiste erschließen sich nicht auf den ersten Blick.

Dennoch ist die Programmstruktur derart logisch ausgelegt, dass sich alle Funktionsbereiche des DMS bereits nach kurzer Eingewöhnung leicht erschließen. Um das volle Potenzial des Funktionsumfangs ausschöpfen zu können, bedarf es dennoch einiger Zeit der Einarbeitung.

Interaktion in AMAGNO

Ein integriertes Messenger-System erlaubt es verschiedenen Mitarbeitern, sich direkt in der Anwendung Nachrichten zukommen zu lassen. Ein Newsfeed oder eine Timeline, die über die Aktivitäten anderer Anwender unterrichten, bietet AMAGNO hingegen nicht. In der Vorschau jeder Datei stellt die Software jedoch jede Interaktion im Rahmen einer detaillierten Dokumentation nachvollziehbar dar.

Klares Vorbild

Gut gefallen haben uns die übersichtlichen Vorschaugrafiken, die AMAGNO von über einhundert verschiedenen Dateitypen erstellt. Ähnlich wie in der Ordner-Struktur des Windows Explorers stehen verschiedene Ansichtsoptionen als Icons, Listen oder als Vorschaugrafiken zur Auswahl. In der Icon-Ansicht besteht die Möglichkeit, durch alle Seiten des Dokuments zu blättern. Auch die Navigation durch die Ordnerstruktur gleicht jener des Microsoft-Vorbilds. Ohne das Dokument tatsächlich öffnen zu müssen, markiert und kopiert der Nutzer Textpassagen über die Windows Textablage in ein anderes Programm.

Amagno Dateivorschau
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Bereits in der Dateivorschau ist das Blättern durch das Dokument möglich. In der rechten Spalte eröffnen sich Bearbeitungsoptionen.

Suche leicht gemacht

Ein Highlight und Alleinstellungsmerkmal der Software ist die umfangreiche Hotkey-Suche, die per Tastendruck aus jedem beliebigen externen Prorgamm heraus die Suche in AMAGNO startet. Erhält der Benutzer beispielsweise eine E-Mail mit einer Anfrage zu einer Auftragsnummer, so kann er direkt in seinem E-Mail-Postfach die AMAGNO-Suche aufrufen und alle Dokumente zu diesem Vorgang recherchieren, ohne das Postfach verlassen oder minimieren zu müssen. AMAGNO ist in der Lage, in über einhundert Dateiformaten eine Volltextsuche vorzunehmen.

Dies schließt auch gescannte Unterlagen ein, deren Inhalt mittels OCR-Texterkennung automatisch auslesbar wird. Ein Klick auf einen beliebigen Begriff oder ein frei definierbares Element in einem Dokument genügt, um den gesamten Dokumentenbestand nach diesem Schlagwort oder Element zu durchsuchen. Über dieses interaktive Feature sollen die Suche nach Einzeldokumenten oder die Zusammenstellung von themenspezifischen Dokumentationen dem Surfen im Internet nahekommen. Der Hersteller bezeichnet dies als „Living Documents Technology“. Oft benötigte Inhalte markiert der Nutzer als Favorit, um sie in eine gesonderte Ablage für den Schnellzugriff zu übernehmen.

Amagno Volltextsuche
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Dank Texterkennung und Volltextrecherche genügt ein Doppelklick auf ein beliebiges Textelement, um den gesamten Datenbestand nach diesem Element zu durchkämmen.

Doch damit nicht genug: Neben der Suche nach Schlagworten oder Dateinamen bietet AMAGNO auch die Suchmöglichkeit nach individuell definierbaren Merkmalen. Ist beispielsweise ein Firmenlogo als Merkmal definiert, so erkennt die Software automatisch Dokumente mit gleichen Merkmalen und ruft diese im Rahmen einer Suche ab. Definiert der User Rechnungsbeträge als Merkmale, kann er Rechnungen gezielt nach Beträgen in einer bestimmten Spanne durchsuchen. Dies ermöglicht die Technologie der „digitalen Magnete“.

Import

Der Import von Dateien und ganzen Ordnerstrukturen ist mittels Drag-and-Drop möglich. AMAGNO führt vollautomatisch eine Texterkennung durch, indexiert und verschlagwortet den Dateiinhalt, sodass autorisierte Benutzer den Inhalt später nach beliebigen Informationen mittels der Volltextsuche abfragen können. Dies funktioniert hervorragend, allerdings führten diese automatisierten Prozesse im Test zu sehr langen Ladezeiten. Einen größeren Datenbestand einzupflegen, nimmt also einige Zeit in Anspruch, während der das Programm nicht bedienbar ist. Dies löste die Konkurrenz von ecoDMS, DocuWare oder Alfresco im Test deutlich besser.

System, Module und Schnittstellen

4,29 Pkt

AMAGNO ist sowohl im SaaS-Modell in der Cloud als auch als On-Premise-Lösung erhältlich. Im Modus der Business Cloud sind im Basic-Paket 300 Megabyte Speicherkapazität enthalten, im Enterprise-Modell passt der Anbieter den Speicherplatz individuell an den Bedarf des Kundenunternehmens an.

Die On-Premise-Lösung ist auf der unternehmenseigenen Infrastruktur installierbar, allerdings nur, sofern diese auf Basis von Microsoft als Betriebssystem operiert. Mac- und Linux-User müssen sich nach Alternativen umsehen, oder schlichtweg die Cloud-Variante nutzen.

Die Software verfügt über eine Vielzahl bereits integrierter Schnittstellen, darunter beispielsweise das IMAP-Protokoll zur Erfassung von E-Mails aus Mailclients wie Outlook und Standardprotokolle wie SMTP, WebDAV, HTTP oder HTTPS. AMAGNO speichert aus jeder Anwendung Dateien direkt im DMS, sodass eine separate Integration von Office-Programmen gar nicht erst notwendig ist.

Der Nutzer exportiert gezielt einzelne oder alle Dateien inklusive all ihrer Versionen und Metadaten im CSV-, TXT- oder XML-Format. Individuellen Anforderungen passt das Kundenunternehmen die Software über die integrierte offene RESTful API an. Über seine Partner stellt AMAGNO seinen Kunden weitere direkte Schnittstellen zu Verfügung. Diese umfassen beispielsweise DATEV, SAP, Sage, Salesforce, StarMoney oder Lexware.

Neben der Desktop-Software bietet AMAGNO seinen Kunden die Second-Screen-App Beam für iOS, Android oder Windows. Mit ihr empfängt der Nutzer Dateien und blättert in ihnen oder er stellt Vorschaugrafiken dar. Für die Durchführung von weiteren Aktionen ist die App allerdings nicht geeignet. Sie ist also hinsichtlich ihres Funktionsumfanges stark limitiert.

Zielgruppen und Datensicherheit

4,57 Pkt

Die Paketstruktur von AMAGNO zeigt, dass sich das Softwareangebot an Unternehmen jeder Größenordnung richtet. Als umfassendes Enterprise-Content-Management-System (ECM) ist es für Unternehmen jeder Branche eine Allzweckwaffe für die Buchführung, den Rechnungs- und Schriftverkehr sowie zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Die Dokumentenmanagement-Software ist flexibel anpassbar und übernimmt auf Wunsch bestehende Strukturen und Workflows des Unternehmens. Selbst Privatanwender profitieren von der Nutzung der Software. Mit der kostenfreien Basisversion archivieren Privatpersonen ihre Rechnungen und steuerrelevante Belege digital.

Sicherheit

Die Business Cloud operiert auf Basis von Servern mit deutschem Standort. Die Daten sind durch redundante Speicherung vor Verlust geschützt. AMAGNO verfügt über die Softwarebescheinigung, die dem Produkt die Einhaltung von zahlreichen Rechtsvorschriften und Normen offiziell bescheinigt. Dazu zählen die Vorschriften nach GoBD, AO und HGB sowie ISO und FDA. Zudem archiviert und indexiert AMAGNO DSGVO-konform. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Dokumenttypen stellen Nutzer individuell ein.

Zugriffs- und Bearbeitungsrechte stellt der Administrator individuell für jeden Mitarbeiter und jedes Dokument ein. Die automatische Versionierung sorgt dafür, dass das Originaldokument keine Änderung erfährt. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen löscht AMAGNO die Dokumente sicher und zuverlässig. Externe Personen können Einsicht in Dateien erhalten, indem Nutzer sichere URLs per E-Mail versenden. Der Absender kann den Zugang zu diesen Dateien zeitlich begrenzen und mit einer Kennwortabfrage versehen. Ein Leseprotokoll verzeichnet und dokumentiert jeden Zugriff.

Amagno Zugriffsrechte
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Der Administrator vergibt detaillierte Lese- und Bearbeitungsrechte für Bearbeiter und zu Projekten hinzugefügte Gäste.

Konditionen und Service

3,86 Pkt

AMAGNO ist in fünf verschiedenen Paketen erhältlich. Die Abrechnung erfolgt pro Benutzer und Monat. Die Basic-Variante ist sogar dauerhaft kostenfrei für einen Benutzer verfügbar. Alle Pakete enthalten den vollen Funktionsumfang, ohne dass Unternehmen verschiedene Module zusammenstellen müssten. Dies führt zu einer ausgesprochen übersichtlichen und transparenten Konditionsstruktur.

Amagno Basic gratis
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Windows-Nutzer können jederzeit die Basic-Version downloaden und nutzen.
PaketBenutzeranzahlSpeicherplatz inklusivePreis pro Benutzer und Monat
Basic1300 MBGratis
Small3 bis 925 GB59 Euro
Medium10 bis 19100 GB49 Euro
Large20 bis 39100 GB39 Euro
Enterprise40 oder mehrAuf AnfrageAuf Anfrage
Alle Pakete bieten den vollen Funktionsumfang und gliedern sich alleine nach Nutzeranzahl und enthaltenem Speichervolumen.

Die Mindestvertragslaufzeit aller Pakete beträgt ein Jahr. Das Enterprise-Modell ist flexibel nach der Mitarbeiterzahl und dem Bedarf an Speicherkapazität des Kundenunternehmens skalierbar.

Interessenten steht es offen, an einer Live-Präsentation teilzunehmen oder sich persönlich zum Ortstarif vom Vertriebsteam beraten zu lassen. Der Support ist leider nur über eine kostenpflichtige Hotline gegen eine Gebühr von 1,99 Euro pro Minute zu erreichen. Größere Unternehmen profitieren von der Möglichkeit, einen zusätzlichen Supportvertrag abschließen zu können. Allgemeine Fragen finden jedoch bereits im FAQ-Bereich eine ausführliche Beantwortung. Die informative Website hält zudem eine detaillierte Dokumentation und Handbücher zum Download im PDF-Format bereit. Sollten konkrete Probleme bei der Anwendung auftreten, ist ein Support per TeamViewer geboten. Einen LiveChat oder einen 24/7-Support bietet das Oldenburger Unternehmen nicht an.

Zusammenfassung

4,26 Pkt

AMAGNO ist ein umfassendes und im Funktionsumfang nahezu komplettes Enterprise-Content-Management-System (ECM). Die Software genügt höchsten Standards der Datensicherheit und eignet sich für die Anwendung in Unternehmen jeder Größenordnung. Das übersichtlich und transparent gestaffelte Preis-Leistungs-Modell in fünf Paketen besticht durch freie Skalierbarkeit für Großunternehmen, faire Konditionen und einer kostenfreien Basisversion.

Für eine gute Usability sorgen vor allem die umfangreiche Suchfunktion über digitale Magnete und die Hotkey-Suche aus jeder beliebigen Anwendung sowie die übersichtliche Dokumentenvorschau. Die Digitalisierung analoger Dokumente und die revisionssichere und fristgebundene Archivierung von über einhundert verschiedenen Dateiformaten meistert AMAGNO problemlos. Die Software ist in der Lage, Unternehmen eine enorme Zeit- und Kostenersparnis zu erbringen, indem sie ehemals papiergebundene Arbeitsprozesse digitalisiert und automatisiert sowie die gemeinschaftliche Arbeit an kollaborativen Projekten zentralisiert.

Unternehmen, die auf der Suche nach einer umfangreichen Komplettlösung sind, finden in AMAGNO eine große Hilfe. Wem dagegen nur an einem Teilaspekt gelegen ist, findet sicherlich spezialisierte und maßgeschneiderte Versionen, für die Optimierung und Digitalisierung von Workflows ist beispielsweise Fluix eine Empfehlung wert. Allerdings spricht wirklich nichts dagegen, in die kostenfreie Version von AMAGNO zumindest hineinschnuppern.

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