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humbee legt den Fokus klar auf die Prozessoptimierung. Durch die Bündelung sämtlichen Schriftverkehrs, von Dokumenten und Notizen einer Kundenkorrespondenz zu einem Vorgang gehört lästiges Suchen der Vergangenheit an. Dadurch sind enorme Zeiteinsparungen möglich. Die Verwendung führt in Richtung eines digitalen Büros: humbee macht den Inhalt und die Metadaten durch Texterkennung durchsuchbar. Zudem werden alle Dokumente datenschutzkonform und rechtssicher nach GoBD archiviert. Vorgänge können in Form von Vorgangstypen speziell an die Prozesse des Kunden angepasst werden – so wird humbee zum Maßanzug.
humbee ist eine cloudbasierte Plattform für digitales Dokumentenmanagement (DMS) und Customer-Relationship-Management (CRM) mit dem klaren Fokus auf die Prozessoptimierung.
Massive Arbeitszeitverluste
Laut einer Studie des Fraunhofer Instituts IAO gehen 30 Prozent der täglichen Arbeitszeit dadurch verloren, dass Mitarbeitende durch ständiges Suchen, häufige Störungen, spontane Besprechungen sowie viele E-Mails, in denen sie „CC-gesetzt“, also in den Verteilerkreis aufgenommen wurden, aufgehalten und abgelenkt werden.
Wenn nach dem Urlaub wieder in den Arbeitsrhythmus gefunden werden muss oder eine Aufgabe nach längerer Unterbrechung schlicht wieder aufgenommen wird, steht oft die Suche nach der richtigen Arbeitsdatei am Anfang. Dabei gibt es gleich eine Vielzahl von Orten, an denen sie sich „verstecken“ könnte: Liegt sie im DMS, der CRM-Software, wurde sie auf Slack hochgeladen, auf Trello, per Outlook oder Teams verschickt oder ist sie doch irgendwo an einem Speicherort im Filesystem liegen geblieben? Wird sie nicht gefunden, werden KollegInnen persönlich oder per Nachricht unterbrochen, in der Hoffnung, dass sie über den Verbleib der Datei Bescheid wissen.
Diese Störungen lassen sich durch die Nutzung von humbee vermeiden. Die Software trägt zu einer höheren Zeitspanne ungestörten Arbeitens und somit zu mehr Effizienz bei. Seit 2017 hilft humbee, Arbeitsabläufe in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu optimieren. So werden E-Mails, Dokumente, Aufgaben, Termine, interne Kommunikation und Notizen gebündelt, damit jeweils zuständige Mitarbeitende stets mit der aktuellen Version einer Datei sowie allen dazugehörigen Informationen arbeiten.
humbee versteht sich in Abgrenzung zur Konkurrenz als Plattform für die gesamte Vorgangsbearbeitung. Von der ersten Kundenanfrage über die Ticketbearbeitung bis zur Nachbesserung: Sämtliche Kommunikation und alle Dokumente laufen an einem zentralen Ort, dem Vorgang, zusammen.
Dadurch sind alle an einem Vorgang beteiligten Mitarbeitenden schnell auf dem neuesten Stand. Das Weiterarbeiten an einem pausierten Vorgang sowie die Planung und Durchführung weiterer Schritte werden durch die DMS-Lösung stark beschleunigt.
Wie kam der Name humbee zustande?
Der Name setzt sich aus den Bestandteilen „hum“ (summen) und „bee“ (Biene) zusammen. Das Namensbild wurde gewählt, da Bienenvölker Meister der Selbstorganisation sind. Jede Biene kennt ihre Aufgabe, übernimmt Verantwortung und passt sich flexibel an. Im Verbund erschaffen sie etwas Großes. Auf ein Unternehmen bezogen bedeutet das: Informationen werden zentral gebündelt, Aufgaben klar strukturiert – ein Prozess, in dem jede und jeder eigenständig handeln und zur Zielerreichung beitragen kann. Der Untertitel „time for more“ verweist auf die enorme Zeitersparnis, die mit der Nutzung erreicht werden kann.
Ein gängiges Problem in Arbeitsabläufen ist, dass Aufgaben nicht klar zugeteilt werden. Im schlimmsten Fall wird eine Aufgabe doppelt bearbeitet, was zu Unproduktivität durch verlorengegangene Arbeitszeit führt. Mit humbee können Aufgaben nicht nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eindeutig zugewiesen werden, auch die Zusammenarbeit wird deutlich einfacher.
Innerhalb eines Vorgangs können KollegInnen mit der begonnenen Arbeit eines Teammitglieds fortfahren. Die Datei ist dank der Versionierung stets auf dem aktuellen Bearbeitungsstand. Interne Kommunikation über das Thema ist innerhalb des Vorgangs schnell noch einmal aufgerufen. Mit externen Geschäftspartnern, die selbst kein humbee benutzen, lassen sich Dateien über einen Link teilen, der sich mit einem Ablaufdatum ausstatten lässt. So ist der Zugriff für Unternehmensfremde auf einen bestimmten Zeitraum während der Zusammenarbeit beschränkt.
humbee ist mit entsprechender Konfiguration in der Lage, Termindaten aus einer E-Mail oder einem gescannten Dokument in einen Termin innerhalb der Software umzuwandeln, an den automatisch erinnert wird. Einen Kundentermin zu verpassen oder eine Zahlungsfrist zu versäumen, wird so deutlich unwahrscheinlicher.
Zudem lassen sich Wiedervorlagen in beliebigen Zeitabständen einrichten, etwa als Erinnerung für die jährliche Abgabefrist für Daten an das Finanzamt oder unregelmäßige Wiedervorlagen bezüglich Angebotsversand oder Reklamationen, falls kundenseitig keine Rückmeldung eingeht.
Eine Rechnung wird dann beispielswiese rechtzeitig durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter geprüft und freigegeben. In vielen Unternehmen werden Rechnungen im Anschluss an die Prüfung an eine andere Software-Lösung, wie ein ERP-System, zur Bezahlung übergegeben.
Wird doch mal etwas gesucht, sei es eine vorangegangene Anfrage eines Kunden oder einer Kundin, ein bestimmtes Dokument, eine zugeteilte Aufgabe oder eine interne Absprache, hilft die intelligente Suchfunktion. Neben dem Dateinamen lässt sich auch nach Dateieigenschaften sowie den Dateiinhalt suchen. Die SmartBeeSearch benannte Volltextsuche geht noch einen Schritt weiter: Wenn NutzerInnen bekannt ist, dass sie auf der Suche nach einer PowerPoint-Präsentation sind, genügt die Eingabe des Schlagwortes „Power“. Das System versteht dann, dass dieser Dateityp gesucht wird. Ebenso lässt sich die Suche in puncto Zeiträumen eingrenzen. Eine Suche nach „Schulung 2024“ liefert entsprechende Treffer aus diesem Jahr.
Beschriften digitaler Akten
Digitale Akten werden in humbee wie Papierakten „beschriftet“. Mit Informationen, die für den Vorgangstyp nötig sind: Kunde, Aktenzeichen, Auftrag, Vertragsnummer, Rechnungsnummer. Zusätzlich können Metadaten wie der Dateityp, die Größe der Datei oder das Bearbeitungsdatum bei der Suchanfrage hilfreich sein. Auch der durchsuchbare Inhalt von digitalisierten Briefen sowie am PC erstellten Dateien kann zum Auffinden der gesuchten Information führen.
Workflows sind Verhaltensweisen, die der Software angelernt werden. Sie lassen sich sehr individuell an die Bedürfnisse der KundInnen anpassen. Eine solche Einrichtung kann bereits bei der Buchung eines Tarifs durch den Anbieter durchgeführt werden. Auch zu einem späteren Zeitpunkt sind Anpassungen an die Bedürfnisse der Unternehmen durchführbar. Technisch versierte NutzerInnen können solche Logiken auch mit wenigen Mausklicks selbst vornehmen. Dabei gilt das Prinzip: No coding. Die gewünschten Automatismen lassen sich per Drag-and-drop-Nutzung erstellen.
Einmal eingerichtet ordnen sie beispielweise Kundenanfragen automatisch einem bestimmten Vorgang zu. Sogar KI-gestützte Entscheidungsvorschläge sowie Vorlagen für E-Mail-Antworten sind möglich und beschleunigen wiederkehrende Abläufe erheblich. Auch ein papierloses Büro wird durch Digitalisierung samt Durchsuchbarkeit des Schriftverkehrs möglich. Die Zeiten, in denen Regalmeter voller Aktenordner nach einem bestimmten Schriftstück durchsucht werden mussten, sind damit zum Glück vorbei.
humbee ist GoBD-konform. Das bedeutet, dass sich Dokumente revisionssicher, also nicht mehr veränderbar ablegen lassen. Das ermöglicht, dass beispielswiese postalisch eingegangene amtliche Schreiben oder Rechnungen auf Papier nicht mehr im Original aufbewahrt werden müssen.
Insgesamt ist das Programm sehr nutzerfreundlich ausgelegt. Bei Vertragsabschluss gibt es diverse Absprachen zwischen humbee und dem Unternehmen. In diesem Schritt werden Anforderungen skizziert, sodass der Anbieter in der Lage ist, Workflows einzurichten, die auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten sind. Damit sollen Arbeitsprozesse automatisiert und beschleunigt werden. Das kann zum Beispiel die automatische Zuordnung zu einer eingehenden E-Mail zu einem Bestandskontakt und somit zu einem Vorgang oder das Anlegen eines neuen Kontaktes sein. Hieraus ergeben sich dann weitere Automatisierungen wie Terminerinnerungen und Entscheidungsvorschläge oder dazu passende Antwortbausteine. Anhänge werden ebenfalls automatisch gespeichert und versioniert.
Dateien, etwa PDF-Dokumente, Fotos oder Word-Dateien lassen sich auf zwei Arten in humbee integrieren. Entweder ziehen AnwenderInnen sie per Drag-and-drop-Funktion in die Anwendung. Alternativ erhalten sie eine spezielle humbee-E-Mail-Adresse. Dorthin versendete oder weitergeleitete E-Mail-Kommunikation samt Dateianhängen wird automatisch in die DMS-Lösung integriert. Eingerichtete Workflows können dafür sorgen, dass Dateien erkannt und automatisch einem bestehenden Vorgang zugeordnet werden. Diese Workflows sind hochgradig an die Bedürfnisse der Unternehmen anpassbar. Der Anbieter spricht von einem „individuellen Maßanzug“.
Strg + Q in humbee ersetzt den Notizzettel
Wer kennt es nicht? Das Telefon klingelt, man möchte etwas notieren. Doch Zettel und Stift sind nicht immer zur Hand und nach zwei Wochen findet sich eine Notiz oftmals nicht wieder. Es geht auch einfacher: Egal, was NutzerInnen gerade in humbee machen: Das Tastenkürzel Strg + Q öffnet die Maske für Aufgaben. Hier können sie schnelle Notizen eintippen und abspeichern. Diese sind später überall und von jedem Gerät verfügbar.
Zu einigen Programmen bestehen direkte Schnittstellen. Beispielsweise lassen sich Kundendaten aus SevDesk importieren. humbee ermöglicht dann die rechtssichere Archivierung sowie die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen. Über die DATEV-Schnittstelle werden Rechnungsdaten aus dem humbee-Rechnungsmonitor und die Rechnungen im PDF-Format an DATEV übergeben. Die unbequeme manuelle Erfassung der Daten in DATEV entfällt somit.
Folgende Branchen und Software-Lösungen lassen sich entweder direkt per Rest-API an humbee anbinden (Auswahl):
Auch wenn es neuen AnwenderInnen vielleicht schwerfällt: Dateien sollten immer aus humbee heraus geöffnet werden und nicht über den Datei-Manager des Betriebssystems. In letzterem Fall können schnell Parallelversionen entstehen. Die im Dateisystem, in unserem Fall dem Windows Explorer hinterlegte Version stellt bei Nutzung von humbee keinen Live-Zugriff her. humbee ist in diesem Fall für die Datei verantwortlich, sorgt für die Versionierung, gute Nachvollziehbarkeit und die Option, Änderungen rückgängig zu machen, also mit einem alten Bearbeitungsstand weiterzuarbeiten.
Alle am Projekt mitarbeitenden KollegInnen oder Externen arbeiten stets mit dem aktuellen Arbeitsstand. Ein Einbinden von Schaltflächen in Microsoft Office, wie es bei manch anderer DMS-Programmen der Fall ist, gibt es mit humbee nicht. Das ist aber auch nicht weiter schlimm. Ist die Vorgehensweise, Office-Dokumente aus der Cloud-Umgebung zu öffnen, einmal internalisiert, überwiegen die Vorteile: sichere Speicherung ohne Angst vor Datenverlust, die Möglichkeit, zu einer alten Version zurückzukehren, und der Komfort, ortsunabhängig stets den letzten Bearbeitungsstand zur Hand zur haben – praktisch für Homeoffice und Außendienst.
Für unser Beispiel stellen wir uns einen Fliesenleger-Betrieb vor. Es könnte aber auch jedes andere Gewerk sein. Oft beginnt der Erstkontakt mit einer solchen Firma durch einen Anruf eines potenziellen Kunden oder einer Kundin. Hier werden erste Wünsche geäußert, Informationen zur Machbarkeit gegeben und verschiedene Optionen skizziert. Erste Absprachen erfolgen mündlich, es gibt erste Notizen auf einem Spickzettel. Bereits bei Anruf eines Kunden oder einer Kundin können Mitarbeitende diese als Kontakt anlegen. Folgt nun in einem weiteren Schritt ein schriftlicher Kontakt, etwa per E-Mail, wird diese Korrespondenz automatisch dem Vorgang zugeordnet.
Oftmals folgt im Anschluss das Versenden eines Angebots durch den Betrieb an den Kunden oder die Kundin – häufig noch postalisch, zunehmend aber auch digital. Nicht selten gibt es an dieser Stelle noch Änderungswünsche auf Kundenseite, diese werden besprochen und das Angebot entsprechend angepasst. Idealerweise kommt es dann zum Vertragsschluss. Terminabsprachen werden als Fristen im System angelegt, die Arbeiten werden ausgeführt.
Bei der Ausführung kann mal etwas schiefgehen, die Kundenseite fordert Nachbesserungen und schickt als Beweis Fotos per E-Mail oder per WhatsApp an die Fliesenleger-Firma. Bei all diesen Schritten geht erfahrungsgemäß schon mal der Überblick verloren, viele Personen im Unternehmen sind oder waren inzwischen mit den Planungen, Arbeiten, Reklamationen und Ausbesserungsarbeiten beschäftigt. Der Abschluss der Arbeiten stockt und der Kunde oder die Kundin verliert die Geduld.
Angenommen der Auftraggeber merkt, dass zwei Fliesen nach den Arbeiten gesprungen sind. Er sendet eine E-Mail mit dem Reklamationswunsch und Beweisfotos an die Fliesenlegerfirma. humbee ordnet diese nun automatisch dem korrekten Vorgang, nämlich den Fliesenarbeiten, zu, die laut Auftragsstatus eigentlich abgearbeitet sind. Der Inhalt kann auf Wunsch per KI analysiert werden. Die KI kann eine erste Idee davon geben, ob der Fehler beim Unternehmen oder beim Kunden zu verorten ist. Ein möglicher Workflow wäre nun, das System Antwortbausteine formulieren zu lassen, beispielsweise
Selbstverständlich können diese Vorschläge auch vollends ignoriert und eine eigene Entscheidung nebst individueller Formulierung genutzt werden. So kann die Fliesenlegerfirma mit einem Stammkunden zu tun haben und die Ausbesserung aus Kulanzgründen vornehmen wollen.
An dieser Stelle hilft humbee, bei jedem der Schritte stets den Überblick zu behalten. Egal, wer die Arbeiten ausführt oder die KundInnen betreut, alle wissen, an welchem Punkt der Vorgang steht und kann nahtlos daran ansetzen.
Das bedeutet: Schluss mit loser Zettelwirtschaft zu Ausbesserungswünschen, undokumentierten und längst vergessenen Kundenanrufen, bei denen man durch andere Tätigkeiten abgelenkt war: Mit humbee werden alle Informationen zu Kommunikation, Ausführung und Aufgaben an einem Ort gebündelt. Fehlerquellen werden minimiert, das Suchen nach Notizen geht sekundenschnell, Zuständigkeiten werden vergeben, alles ist nachvollziehbar und rechtssicher dokumentiert – und das vom Erstkontakt bis zur Bezahlung der Dienstleistung.
Über eine offene API können in humbee Daten mit anderen DMS ausgetauscht werden. Es ist also sowohl möglich, Daten an humbee zu senden, als auch Daten aus humbee abzurufen. Eine solche bidirektionale Synchronisation funktioniert allerdings nicht automatisch, sondern muss technisch eingerichtet werden, was unerfahrene UserInnen nicht selten vor größere Probleme stellt. Bei Standard-Integrationen, also vorgefertigten Schnittstellen zu anderen Lösungen, bietet humbee im Vergleich zu Konkurrenzprodukten weniger Auswahl.
humbee ist als Software-as-a-Service-Lösung konzipiert, eine On-Premise-Variante gibt es nicht. Das bedeutet, dass nichts auf der Computer-Infrastruktur der KundInnen installiert wird. Das spart Kosten bei Serverbeschaffung, Bereitstellung rechenstarker Computer für die einzelnen Arbeitsplätze sowie bei der Sicherheit. Um die Sicherheit der Hardware und der Daten auf Hosting-Seite kümmert sich der Anbieter. Außerdem scannt humbee hochgeladene Dateien automatisch auf Viren.
AbonnentInnen rufen die Software via Browser auf. Das ist besonders praktisch, weil KollegInnen im Homeoffice wie auch im Außendienst, aber auch Externe auf Einladung weltweit von jedem internetfähigen Gerät auf die Lösung zugreifen können und stets den aktuellen Stand eines Dokuments parat haben.
humbee ist eine Progressive Web App (PWA). Diese lässt sich für Smartphones, Tablets und auch für Computer als Shortcut für den einrichten, sodass mit einem Klick auf das Symbol die App geöffnet wird. Vorteile liegen in der gleiche Bedienlogik auf jedem Endgerät, es sind keine ständigen Aktualisierungen nötig und es gibt immer den vollen Funktionsumfang wie auf dem Desktop.
Wie sich dieser Shortcut bei Smartphones mit dem iOS- oder dem Android-Betriebssystem einrichten lässt, erklärt der Hersteller in aller Kürze in folgendem YouTube-Video.
E-Mails aus Outlook lassen sich per Drag-and-drop-Funktion in humbee einem Vorgang zuordnen. Sie werden also nicht archiviert, sondern in Vorgänge integriert, sodass dazugehörige Dokumente, Aufgaben, Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und dazugehörige Notizen gebündelt an einem Ort gesammelt sind.
Eine Integration von Dokumenten direkt aus Google Docs oder Gmail ist nicht vorgesehen. Dokumente lassen sich aber ebenfalls in humbee laden. Dafür exportieren NutzerInnen die Dateien beispielsweise im DOCX- oder PDF-Format auf den Computer, das Smartphone oder das Tablet. Anschließend lassen sie sich gesammelt in humbee hochladen und stehen dort fortan zur Verfügung und lassen sich ebenfalls einem oder verschiedenen Vorgängen zuordnen.
humbee wird vollständig in der Cloud betrieben. Das bedeutet, dass anders als bei On-Premise-DMS keine klassischen Datenbankoptionen (wie SQL Server, PostgreSQL oder Oracle) gibt. Der Anbieter setzt stattdessen darauf, dass KundInnen neue Felder flexibel in der humbee-Verwaltungsoberfläche erstellen. Eine SAP- und eine Salesforce-Integration sind technisch ebenfalls möglich. Sie erfolgen über die offene API-Schnittstelle.
humbee ist aufgrund der Möglichkeiten bestens für kleine und mittlere Unternehmen sowie Organisationen und öffentliche Verwaltungen geeignet. Auch wenn dies nicht so kommuniziert wird, könnte humbee auch in Firmen mit vielen MitarbeiterInnen zum Einsatz kommen, da die flexible Struktur sowie die vorhandene Cloud-Architektur auch an diese Bedürfnisse angepasst werden könnte. Gerade Unternehmen, die sich mit einer Vielzahl an Vorgängen, Dokumenten, Rechnungen und interner Kommunikation konfrontiert sehen und diese Aufgaben in einer zentralen Plattform bündeln und abarbeiten möchten, sind mit humbee gut bedient und müssen nicht auf eine Vielzahl einzelner Insellösungen setzen. Diese Kundengruppe nutzt vorwiegend die Enterprise-Variante, bei der die Unternehmensdaten in isolierten, nicht geteilten Cloud-Ressourcen verarbeitet werden.
Bei Insellösungen besteht oft die Gefahr, dass Daten an einer Stelle „hängenbleiben“ oder nicht weitergearbeitet werden kann, weil durch Urlaub, Krankheit oder Jobwechsel der Zugang zu einem bestimmten Bearbeitungsstand fehlt.
Bei der Nutzung von humbee behalten AnwenderInnen stets den Überblick über alle zu bearbeitenden Vorgänge. Je nach Rollenvergabe können autorisierte Mitarbeitende an einem beliebigen Punkt ansetzen und weiterarbeiten. Durch die Versionierung ist sichergestellt, dass sie stets mit dem aktuellen Arbeitsstand fortfahren. Diese Argumente machen humbee auch für öffentliche Einrichtungen und Kommunen interessant.
Die DMS-Cloud humbee liegt DSGVO-konform auf Servern in der Europäischen Union. Die gespeicherten Daten sind redundant vor Verlust geschützt. Konkret handelt es sich um Microsoft-Azure-Server, wobei jeweils drei Kopien der Dateien auf Servern in den Niederlanden und jeweils drei auf Servern in Irland liegen. So sind sie vor regionalen Einflüssen wie etwa Stromausfällen oder Unwetterereignissen abgesichert.
Es gibt zudem zwei deutsche Serverstandorte in Frankfurt und Magdeburg. KundInnen können die Nutzung dieser Standorte ohne Mehrkosten beim Hersteller anfordern. Diese Option ist besonders bei Unternehmen, die die Enterprise-Variante verwenden, beliebt.
Laut Microsoft-Angaben haben die Azure-Server eine Uptime von 99,9 Prozent, was humbee so gut wie immer erreichbar sein lässt. Sowohl die Dateiübertragung als auch die Speicherung nach AES-256-Bit-Standard finden verschlüsselt statt.
Ein zentraler Sicherheitsaspekt der DMS-Lösung liegt in der Rollen- und Rechtevergabe. Administratorinnen und Administratoren eines Unternehmens können festlegen, wer welche Dokumente einsehen und bearbeiten darf. So bekommen nur so wenige Mitarbeitende wie nötig Zugriff.
Das Angebot ist auf Unternehmen ausgelegt. Die Nutzung durch PrivatanwenderInnen ist zwar denkbar, allerdings wären diese in den meisten Fällen von der Produktvielfalt überfordert. Zum unverbindlichen Ausprobieren der Plattform stellt humbee einen kostenlosen Demo-Account für 30 Tage bereit. Für die kostenpflichtige Version gibt es drei Tarifstufen. Die Laufzeit der Tarife beträgt jeweils ein Jahr. Der Vertrag verlängert sich jeweils um diesen Zeitraum, wenn er nicht vor dem Ende der Vertragslaufzeit gekündigt wird.
Für Interessierte, die in der kleinsten Tarifstufe einsteigen möchten, eignet sich der Business-Tarif am besten. Pro NutzerIn stehen 10 Gigabyte Speicher zur Verfügung. Vorgänge und Prozesse sind in ihrer Anzahl nicht limitiert. Der Kundenservice hilft bei der Datenmigration. Für weitere Fragen ist der Support per E-Mail erreichbar. Der Tarif kostet monatlich 49,70 Euro pro NutzerIn.
Im Gegensatz zum kleineres Business-Tarif ist der Speicherplatz unbegrenzt. Die Sorge vor ausgehendem Speicherplatz gehört damit der Vergangenheit an. Außerdem steht zusätzlich zum E-Mail-Support eine Telefon-Hotline zur Verfügung. Preislich liegt der Tarif bei 57,90 Euro pro NutzerIn und Monat.
Hier ist der auffälligste Unterschied zur Tarifstufe Business +, dass es eine kundeneigene humbee-Instanz gibt. Damit ist eine isolierte Umgebung auf einem eigenen Server gemeint. Die Cloud-Umgebung wird also nicht mit NutzerInnen anderer Unternehmen geteilt. Das bedeutet ein Mehr an Anpassbarkeit durch eigene Konfigurationen und eigene Integrationen sowie die Erfüllung höherer Sicherheits- und Compliance-Anforderungen. Das kann für größere Unternehmen oder Behörden mit sensiblen Daten von Relevanz sein, um Compliance-Richtlinien zu erfüllen. In diesem Tarif ist ein Basisbetrag von 749 Euro pro Monat zu entrichten. Dazu kommt eine Monatsgebühr von 89,90 Euro pro NutzerIn.
humbee betont: Die Daten gehören den KundInnen. Sollten sie nicht mehr mit humbee arbeiten wollen, stellt das kein Problem dar: Alle gesammelten Daten werden zum Download bereitgestellt. Die Vorgänge werden gut lesbar im PDF-Format zusammengestellt, sämtliche hochgeladenen Dokumente im Originalformat. Strukturinformationen werden im JSON- und im XML-Format aufbereitet. Diese Dateien lassen sich problemlos in ein anderes DMS-System migrieren.
Der Webauftritt von humbee ist sehr informativ aufgestellt. Das Informationsangebot umfasst unter anderem ein Glossar, das allgemeine Informationen zu Themen wie Aufgabenmanagement und CRM vermittelt. Zudem gibt es diverse Ratgeber, Beispiele für Workflows, die sich mithilfe des Anbieters einrichten lassen, sowie eine Auswahl an Presseartikeln. Ein weiterer Website-Bereich stellt die Funktionen von humbee vor und skizziert die Anwendbarkeit in verschiedenen Branchen. Hinzu kommen einige Video-Tutorials bei YouTube, die Funktionen erklären und Tipps zur Nutzung geben.
humbee ist eine smarte DMS-Lösung zur Bündelung sämtlicher Kommunikation und aller zugehörigen Dokumente und Notizen in einem Vorgang. Die Stärken liegen vor allem darin, dass alle Mitarbeitenden zu jeder Zeit den vollen Überblick behalten, immer mit der aktuellen Dateiversion arbeiten und das Suchen von Dateien und Informationen über mehrere Tools hinweg der Vergangenheit angehört. Alles wird an einem Ort gebündelt, eine Menge an Arbeitszeit durch Ordnung und Automatisierung eingespart. Die revisionssichere Speicherung ermöglicht zudem die rechtssichere Dokumentation und sorgt für ein nahezu papierloses Büro. Die Lösung ist für kleinere und mittlere Unternehmen geeignet; die Nutzung in größeren Unternehmen ist wegen der flexiblen Anpassbarkeit aber ebenfalls denkbar. Auch öffentliche Verwaltungen und Behörden können vom Einsatz von humbee profitieren. Die geringe Anzahl an Standard-Integrationen wird durch die Möglichkeit, die REST-API für einen individuellen Zugang zu nutzen, wettgemacht.
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