Fluix

Kai Sulkowski
Bereich:
Pro
  • Offline-Capability
  • Einfache Bedienbarkeit
  • Individuell auf Kundenunternehmen anpassbar
  • Digitale Unterschriften
Kontra
  • Nicht zur Aktendigitalisierung geeignet
  • Mindestanzahl von zehn Nutzern
  • Noch keine Formularerstellung möglich
Fazit Für alle Unternehmen, die Innen- und Außendienst zusammenbringen und Prozesse automatisieren möchten, ist Fluix ein schlankes, doch innovatives und funktionsmächtiges Tool, das Eigenschaften eines Dokumentenmanagementsystems mit jenen einer Projektmanagement-Software kombiniert.

Fluix Test

Funktionen

3,59 Pkt

Die Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Plattform Fluix ermöglicht es, Formulare jedweder Art, Checklisten und sogar Fotos online sowie offline digital auszufüllen, diese online in der Cloud zu speichern und sie anderen Teilnehmern zur Verfügung zu stellen. Dieses simpel klingende Prinzip eines Enterprise-File-Sync-&-Share-Tools birgt gewaltige Vorteile für Unternehmen. Gerade solche Unternehmen, die sowohl Mitarbeiter im Innen- als auch im Außendienst beschäftigen, profitieren von dieser papierlosen Möglichkeit der prompten Übermittlung und stetigen Aktualität aller relevanten Dokumente. Zuvor langwierige Genehmigungs- und Überprüfungsprozesse lassen sich so enorm verkürzen, Wege zur Überbringung von Dokumenten und der Ausdruck sowie die Archivierung von Papier werden obsolet. Die Beschleunigung der Bearbeitung von Dokumenten führt zu einer Automatisierung von Geschäftsprozessen, oder, um im Jargon des Softwareanbieters zu bleiben: „Document Process Automation = Business Process Automation“.

Kollaboratives Arbeiten an Projekten

Mit Fluix ist es mehreren Mitarbeiten möglich, Dokumente parallel online einzusehen und kollaborativ zu bearbeiten, ganz ohne E-Mails verfassen oder am Ende verschiedene Dateiversionen mehrerer Mitarbeiter zusammenführen zu müssen. Hierfür legen Nutzer schlichtweg entsprechende Projektgruppen in der App an, in der sie relevante Dokumente teilen. Jeder Bearbeiter öffnet eine vollständig frei zu bearbeitende Version des Dokuments, während das Original unversehrt bleibt. Zur Bearbeitung der Dokumente stehen Tastatur- sowie Frei-Hand-Eingabe, Dropdown-Listen und Checkboxen zur Verfügung. Selbst rechtskräftige Unterschriften sind mit Fluix direkt auf dem iPad möglich.

Dokumentenmanagement oder Projektmanagement?

Die automatische Digitalisierung und Archivierung von Aktenschränken voll analoger Dokumente kann und möchte Fluix nicht leisten. Die App hat nämlich nicht den Anspruch, ein vollumfängliches ECM zu ersetzen, sondern vielmehr als schlankes Tool Workflows zu automatisieren und so die gemeinschaftliche Arbeit an Projekten zu erleichtern. Insofern vereint Fluix Eigenschaften eines Dokumentenmanagementsystems mit jenen einer Projektmanagement-Software.

Fluix Funktionen
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Fluix erlaubt die Bearbeitung mit verschiedensten Tools, sogar mit digitaler Unterschrift.

Doch auch die für umfassende Dokumentenmanagementsysteme typischen Aspekte der Archivierung und Katalogisierung von Dokumenten kommen bei Fluix nicht zu kurz, obwohl dies nicht der unmittelbare Fokus der Software ist: In Fluix bearbeitete Dokumente archivieren Nutzer je nach individuellen Einstellungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumenttypen problemlos. Tags machen jedes Dokument bei Bedarf sofort wieder auffindbar.

Ein Manko ist dennoch zu konstatieren: Fluix erlaubt keine Erstellung von Dokumenten direkt in der App. Ein Formulargenerator ist nämlich nicht vorgesehen.

Benutzerfreundlichkeit

4,21 Pkt

In der Usability von Fluix tritt seine wahre Stärke offensichtlich zu Tage. Da es sich um eine App handelt, sind hier nicht nur Dateien per Drag-and-drop im- und exportierbar, sondern die gesamte Bedienung erfolgt per Fingerzeig. Die angenehm aufgeräumte Benutzeroberfläche und geschickte Menüführung macht die Bedienung auch für nicht technisch versierte Nutzer leicht verständlich und binnen kürzester Zeit intuitiv erlernbar.

Zur Bearbeitung von Dateien steht eine breite Palette an Tools für das Einfügen von Anmerkungen, Unterstreichen, Kommentieren, Tippen und digitale Signieren zur Verfügung. Die Bedienung ist denkbar einfach. Einmaliges tippen auf ein Icon genügt, um in den entsprechenden Eingabemodus zu gelangen. Das Design erinnert an das eines schlanken E-Book-Readers.

Eine Chatfunktion ist nicht integriert, allerdings erhält jeder Nutzer eine Benachrichtigung, sobald ein Dokument für ihn zur Einsicht oder Bearbeitung freigegeben wurde. Um Dokumente zu klassifizieren, setzt der Nutzer entsprechende Tags, mittels derer sie über eine Suchfunktion im Nu wieder auffindbar sind.

Fluix Benutzerfreundlichkeit
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Die Tools zur Bearbeitung des Dokuments sind mit einem Klick in die Sidebar links auswählbar.

Ein echter Trumpf: in den Paketen Business und Enterprise ist die vollständige Anpassung der App auf die individuellen Workflows und auf das Corporate Design des jeweiligen Kundenunternehmens inklusive.

System, Module und Schnittstellen

1,76 Pkt

Fluix ist eine native App, die vorrangig auf die Anwendung auf Geräten mit iOS-Betriebssystem zugeschnitten ist, sprich iPads und iPhones. Über die Fluix Web App erhalten jedoch auch Nutzer beliebiger anderer Endgeräte die Möglichkeit, mit dem Tool zu arbeiten. Ein großer Vorteil der App ist ihre Offline-Capability. Dank ihr ist es Nutzern möglich, Dokumente und Formulare offline einzusehen und zu bearbeiten. Eingegebene Daten und digitale Signaturen synchronisieren sich, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Das Tool fokussiert sich auf den Transfer und die Bearbeitung von Dokumenten im PDF-Dateiformat. Der Nutzer kann Daten als Excel- oder CSV-Datei exportieren.

Daten sind über beliebige Cloud-Services speicher- und übermittelbar. Integriert sind die Dienste Dropbox, box, Google Drive, den Dienst zum Dateienaustausch ShareFile sowie die Dateiübertragungsprotokolle WebDav, FTP und SFTP. Im Business-Plan sind zehn Gigabyte Speichervolumen inklusive, im Enterprise-Plan ist die Speicherkapazität individuell verhandelbar.

Da sich die Softwareentwickler zum Ziel gesetzt haben, dass Fluix den E-Mail-Verkehr ersetzen und den unternehmensinternen Kommunikationsprozess integrieren soll, finden sich keine Schnittstellen zu bekannten E-Mail-Services wie Outlook oder Google-Mail. Die Übermittlung von Dokumenten muss mit Fluix nicht mehr als Anhang einer Mail erfolgen, sondern ist mit entsprechenden Kommentaren direkt in der App möglich. Das Öffnen von Dokumenten aus E-Mails und Browsern ist mit der App jedoch problemlos zu bewerkstelligen.

Zielgruppen und Datensicherheit

4,48 Pkt

Das Angebot von Fluix richtet sich an Unternehmen jeder Größenordnung, von Startups über KMUs bis hin zum Großkonzern und sogar für Verwaltungen. Durch die Verfügbarkeit in den fünf Sprachen Englisch, Deutsch, Niederländisch, Französisch und Norwegisch eignet sich die App auch für die Anwendung in international aufgestellten Unternehmen.

Anwendungsbereiche

Fluix vereinfacht und beschleunigt die Kommunikation und den Austausch von Informationen und Dokumenten erheblich. Dies ist für Unternehmen jeder Branche von Bedeutung, wenn deren Mitarbeiter im Außen- und Innendienst beschäftigt sind und gemeinsam an Arbeitsprozessen und Projekten mitwirken.

Vertrieb und Kundendienst

Außendienstmitarbeitern liegen Präsentationen, Angebots- und Vertragsunterlagen stets in aktueller Form vor, sodass sie direkt beim Kundenbesuch Abschlüsse generieren können. Mitarbeiter füllen Formulare digital unterwegs im Außendienst aus und lassen sie direkt vor Ort von Kunden und aus der Ferne von Entscheidungsträgern gegenzeichnen. Dies verringert die Durchlaufzeit von Dokumenten erheblich. Selbst die Erfassung gefahrener Kilometer und die Vorlage der entsprechenden Formulare zum Prüfung und Genehmigung ist mittels Fluix digitalisierbar.

Sitzungen und Meetings

Alle Teilnehmer verfolgen die Agenda mit den entsprechenden Informationsmaterialien papierlos direkt über das iPad – von jedem beliebigen Ort in Echtzeit.

Baugewerbe

Wartungsaufträge, Checklisten, Tagesprotokolle, Anleitungen, Entwürfe und andere Dokumente stehen allen beteiligten Projektmitarbeitern und der Zentrale auf Knopfdruck papierlos und stets in der aktuellen Version zur Verfügung. Der korrigierte Bauplan des Architekten trifft also in Sekundenschnelle beim Bauleiter ein. Inspektionsprotokolle, Audit-Formulare, Bauprüfungen, Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle für Mitarbeiter können direkt auf der Baustelle ausgefüllt werden.

Inspektionen

Unternehmen oder Institutionen, die Qualitätskontrollen, Sicherheitsinspektionen, Immobilieninspektionen oder Wartungsarbeiten durchführen, profitieren in hohem Maß vom sofortigen und papierlosen Austausch der relevanten Formulare und Dokumente. Durch die Offline-Fähigkeit füllen Mitarbeiter überall Formulare digital aus und übermitteln diese später online postwendend an die Zentrale zur Überprüfung und Genehmigung.

Mindestlohnbereich

Im Mindestlohnbereich sind seit Inkrafttreten des Gesetzes zur Stärkung der Tarifautonomie mindestens jede Woche Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zu dokumentieren sowie für mindestens zwei Jahre zu archivieren. Mit Fluix erfassen Mitarbeiter diese Zeiten direkt am Arbeitsplatz und übermitteln sie an die Unternehmenszentrale, ohne selbst den Weg auf sich nehmen zu müssen. Die Aufbewahrungsdauer des Dokumentes lässt sich automatisch einstellen.

Sicherheit

Fluix erfüllt die Anforderungen der DSGVO und des EU-Safe-Harbor-Abkommens. Der Zugriff erfolgt über einen SSL-verschlüsselten Zugang. Dank einer detaillierten Zugriffs- und Bearbeitungsrechtevergabe sowie eines Passwortschutzes ist jedes Dokument nur von autorisierten Personen aufrufbar. Einsehbar ist dabei immer, welcher Nutzer wann welche Dokumente suchte, öffnete oder bearbeitete. Eine TÜV-Zertifizierung kann der Anbieter allerdings noch nicht vorweisen. Die Datenspeicherung erfolgt redundant auf Servern mit deutschem Standort. Die Archivierungsdauer für Dokumente legen Nutzer anhand individuell festlegbarer Regeln fest, sodass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gewahrt bleiben.

Konditionen und Service

4,41 Pkt

Fluix ist in drei verschiedenen Plänen buchbar. Die Abrechnung erfolgt pro Nutzer und Monat.

PaketPreis pro Nutzer pro MonatKernfeatures
Team$10Automatische Dokumentenfreigabe Mobile-App
Business$30Workflow-Automatisierung auf mehreren Ebenen; Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit; Datensammlung
Enterprise$50Reporting und Admin-Dashboard; Individuelles SLA und Service
Fluix ist in drei Leistungspaketen unterschiedlichen Funktionsumfangs verfügbar.

Eine gesonderte Einrichtungsgebühr erhebt der Anbieter nicht. Interessenten steht es offen, das Angebot des Business-Pakets für die Dauer von 14 Tagen unverbindlich zu testen. Die Mindestvertragslaufzeit beläuft sich auf einen Monat und der Vertrag ist jederzeit zum Monatsende kündbar. Hinsichtlich der Transparenz, des Preis-Leistungs-Verhältnisses und der individuellen Skalierbarkeit präsentiert sich Fluix hervorragend, lediglich die Limitierung des Angebots auf mindestens zehn Nutzer trübt das Bild leicht. Eine Begrenzung der maximalen Nutzerzahl setzt der Anbieter hingegen nicht.

Service und Support stechen ebenfalls sehr positiv heraus. Der Anbieter ist via E-Mail und Live-Chat erreichbar. Ein deutschsprachiger telefonischer Support steht Usern an Werktagen zwischen 9:00 und 18:00 Uhr zur Verfügung. Die Beratung erfolgt freundlich, kompetent und auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten. Fluix stellt seinen Kunden auf Anfrage einen persönlichen Ansprechpartner zur Seite; im Enterprise-Plan ist der sogar von vornherein fester Teil des Service. Die ansprechend designte Website informiert umfassend über das Produkt und seine Möglichkeiten, ein Blog über alle Neuerungen.

Zusammenfassung

3,87 Pkt

Der Fokus von Fluix als kollaboratives Dokumentenmanagementsystem liegt klar auf der gemeinschaftlichen Bearbeitung von Dokumenten und der Beschleunigung von Geschäftsprozessen. Insofern handelt es sich weniger um ein monströses ECM-System, sondern vielmehr um ein innovatives Tool zum papierlosen Workflow-Management und zur Automatisierung von Arbeitsprozessen im Sinne einer Projektmanagementsoftware. Speziellen Fokus legen die Entwickler dabei auf die Zielgruppe jener Personen, die häufig oder regelmäßig im Außendienst tätig sind und sich im Überprüfungs- und Genehmigungsprozess häufig mit dem Innendienst abstimmen müssen. Bislang papierbasierte Genehmigungsprozesse beschleunigt und digitalisiert Fluix dabei effizient. Wer Papier, Zeit, Wege, Verwaltungsaufwand und Geld sparen möchte, ist mit Fluix bestens beraten.