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Alfresco ist ein ECM, das Dokumentenmanagement mit einigen Funktionen zur Workflow-Automation kombiniert. Funktionsumfang und Bedienung wissen zu überzeugen, nicht hingegen die Konditions- und Servicestruktur.
Alfresco Content Services ist ein umfangreiches Enterprise-Content-Management-System (ECM), das neben Dokumentenmanagement auch Funktionen im Bereich Workflow-Automation und Projektmanagement liefert. Der Funktionsumfang ist einem ECM angemessen und nahezu komplett.
Die besten DMS im Vergleich
Der Import von Dateien via Scan ist bei Alfresco direkt an eine Textanalysefunktion gebunden. Diese extrahiert relevante Daten aus Dokumenten, die zur näheren Klassifizierung der Dokumente dienen. Die Klassifizierung der gescannten Dateien erfolgt jedoch hernach manuell. Die Funktion ist allerdings lernfähig und verknüpft selbstständig ausgelesene Informationen mit bereits bestehenden Klassifizierungsmerkmalen, sodass sie entsprechende Vorschläge nach einiger Nutzungszeit bereits parat hält.
Zur Dokumentenerfassung bedient sich Alfresco der integrierten Software Ephesoft. Diese klassifiziert, sortiert und extrahiert vollautomatisch Daten aus Faxen, E-Mails, Scans und anderen elektronischen Dokumenten.
Die Ablage von Dateien erfolgt weitestgehend ohne Einflussnahme des Bearbeiters vollautomatisch – auf Grundlage der Metadaten und von Regeln, die der Nutzer vorab allerdings definieren muss. Die Aufbewahrungsdauer verschiedener Dokumenttypen ist ebenfalls vorab definierbar. Das sogenannte Lifecycle-Management-Tool verleiht dem Nutzer umfassende Kontrolle über sein Zeitmanagement. Mit ihm legt er Fristen und Zeitpläne für Genehmigungsprozesse, Aufbewahrungsfristen, Archivierungszeiträume und die Dateivernichtung fest.
Alfresco unterstützt nahezu jedes Dateiformat, einschließlich Office-Dokumente, PDFs, Bildformate, AutoCAD-Pläne, Audio- und Videoformate. Auch das Konvertieren von Dokumenten ist direkt in der Anwendung möglich.
Die Software bietet die Möglichkeit, elektronische Signaturen und Stempel einzufügen und so Dokumente digital und in der Anwendung zu bearbeiten. Um Dokumente auch ohne Öffnen einsehen zu können, wurde eine Dokumentenvorschau implementiert. In der Vorschauansicht ist auch Blättern möglich, allerdings werden Suchbegriffe im Text nicht markiert. Dies löst die Konkurrenz von AMAGNO und ecoDMS deutlich besser.
Neben den typischen Funktionen eines DMS bietet Alfresco Content Services auch einige Tools zur Optimierung und Automatisierung unternehmensinterner Prozesse. Diese sorgen dafür, dass die richtigen Dokumente zum richtigen Zeitpunkt unter den Augen des richtigen Mitarbeiters landen.
Der Nutzer hat die Möglichkeit, Aufgaben und Workflows im Programm zu definieren und zu erstellen. Der Content, also einzelne Dokumente oder ganze Ordnerstrukturen lassen sich direkt mit diesen Workflows verknüpfen. So sind alle an einem Projekt oder Genehmigungsprozess beteiligten Bearbeiter mit entsprechenden Berechtigungen ausgestattet, um für sie relevante Dokumente einzusehen. Prüf- und Freigabe-Prozesse werden auf diese Weise vollständig digitalisiert und sind deutlich schneller absolvierbar.
Folgende Workflow-Vorlagen sind bereits vordefiniert, sodass sie der Nutzer mit nur wenigen Klicks erstellt:
Wem diese Möglichkeiten nicht ausreichen, der kann das Produkt kostenpflichtig um das Modul Alfresco Process Services erweitern. Dieses ist explizit auf die Bereiche Workflow-Optimierung und Prozessautomatisierung ausgerichtet.
Neben dem gemeinschaftlichen Bearbeiten von Dokumenten in Workflows bietet Alfresco Content Services weitere Funktionen, die der Kollaboration von Mitarbeitern untereinander zuträglich sind. Dies umfasst beispielsweise eine Art Newsfeed, der anzeigt, welcher Mitarbeiter wann welche Datei hochgeladen, kommentiert oder bearbeitet hat. Der Feed erinnert an eine Social-Media-Plattform, denn Mitarbeiter können Dokumente kommentieren und so den Kollegen Feedback zu ihren Handlungen liefern, Content zu ihren Favoriten für den Schnellzugriff hinzufügen oder hilfreiche Inhalte mit Likes honorieren.
Freigegebenen Content können Mitarbeiter über Facebook, Twitter, oder Google+ sogar teilen. Diese Funktionen gehen weit über eine integrierte Chatfunktion hinaus, lassen aber leichte Sicherheitsbedenken aufkeimen. Einen simplen Chat bietet Alfresco übrigens nicht.
Mit externen Partnern teilen Nutzer Content nicht nur über Social-Media-Kanäle, sondern bei Bedarf auch auf etwas privaterem Wege. Dabei versenden sie die Inhalte entweder per Klick als Mail-Anhang oder mittels eines Dateilinks – ganz ohne eine E-Mail zu verfassen. Die Dateilinks sind allerdings nicht mit einem Ablaufdatum zu versehen. Damit ist es nicht möglich, die Zugriffsberechtigung auf die freigegebene Datei auf einen gewissen Zeitraum zu limitieren.
Für Übersichtlichkeit sorgt das persönliche Dashboard. Dieses zeigt in einem Fenster alle anstehenden Aufgaben und Workflows, die der Nutzer zu absolvieren hat, in einem weiteren seine bearbeiteten Dokumente in einer Listenansicht. Ein drittes Fenster zeigt Projekte, an denen der Nutzer beteiligt ist, und bietet ihm die Möglichkeit, Inhalte für andere Nutzer freizugeben. Im Fenster „Meine Aktivitäten“ sieht er wahlweise seine eigenen Aktionen, jene aller anderen Nutzer, jene eines anderen Nutzers oder alle Aktionen ein.
Es ist diese Schaltzentrale, die anhand der modern anmutenden Benutzeroberfläche und wohldurchdachten Menüführung Alfresco Content Services als gesamte Software symbolisch repräsentiert. Der Anbieter verzichtet auf modern wirkende, doch nichtssagende Icons, sondern arbeitet mit Drop-down-Menüs, die auch Anfängern eine aussagekräftige Orientierungshilfe in dem umfassenden Programm bieten. Navigationsleiste und Menü-Topbar sind dabei schlicht und übersichtlich gehalten – für so manchen Geschmack sicher auch etwas zu nüchtern und zurückhaltend.
Trotz aller Übersichtlichkeit: Sich im Programm zurechtzufinden und seine Möglichkeiten vollständig auszuschöpfen, erfordert aufgrund des Funktionsumfangs und der teilweise recht eigenwilligen Terminologie verschiedener Funktionen und Funktionsbereiche, wie „Repository“, „Kategorie-Root“, „Sicherheitsgruppe“ und „Sicherheitskennzeichen“, einige Zeit der Einarbeitung. Weniger IT-affine Mitarbeiter benötigen hier sicher mindestens eine Einweisung, wenn nicht gar ein Seminar.
Die Individualisierungsmöglichkeiten sind begrenzt: Abgesehen von einem Profilbild und einem Farbschema kann der Nutzer hier nicht viel personalisieren. Auch bei der Indexierung hat der Anwender wesentlich weniger Mitspracherecht als beispielsweise bei ecoDMS. Dafür ist der Automatisierungsgrad bei Alfresco deutlich höher. Sämtliche Regeln und Klassifizierungsmerkmale lassen sich mit nur wenigen Eingaben festlegen und das Programm lernt selbstständig, diese Merkmale auf weitere Eingaben anzuwenden. Der Fokus hinsichtlich der Anpassungsfähigkeit liegt also klar auf Funktionalität und Automatisierung, nicht auf schönen Looks.
Als besonders benutzerfreundlich erwies sich im Test die Suchfunktion in Alfresco. Neben einer Inhaltssuche bietet die Palette verschiedener Suchoptionen auch eine Ordnersuche. Akzeptierte Suchkriterien sind dabei:
Eine Schnellsuchoption ist permanent in der Topbar verfügbar und aus allen Programmbereichen zugänglich. Die Suche gibt bereits nach wenigen eingegebenen Buchstaben Vorschläge aus. Dies funktionierte im Test reibungslos und ohne wahrnehmbare Verzögerung oder Ladezeit. Alfresco ermöglicht das dank der sogenannten Smart-Folders-Technologie. Diese gruppiert Dokumente nicht nach ihrem Speicherort, sondern nach ihrem Inhalt und ihrem Kontext.
Die Ergebnisse sind nach Name, Popularität, Titel, Beschreibung, Erstellungsdatum, Ersteller, Änderungsdatum, Bearbeiter, Größe oder Dateityp sortierbar. Allein mit einer Hotkey-Suche aus anderen Programmen, wie sie Konkurrent ecoDMS bietet, kann Alfresco nicht aufwarten.
Dateien, die der Nutzer archivieren oder in Workflows einbinden möchte, zieht er mittels Drag-and-Drop in die Programmoberfläche. Weitere solch einfache Bedienelemente findet der Anwender allerdings sonst nirgends im Programm vor. Hier dominieren Drop-down-Menüs und Texteingabefelder.
Über Desktop-Sync für Windows und Mac synchronisiert die Software kontinuierlich alle Ordner aus Alfresco mit den entsprechenden Ordnern auf dem Windows- oder Mac-Rechner, ohne dass es eines Befehls oder einer Aktion des Nutzers bedürfte.
Bei Alfresco Content Services handelt es sich um ein Hybrid-Cloud-ECM. Der Nutzer installiert einen Client auf seinem lokalen System und synchronisiert seine Inhalte selektiv mit der Alfresco Content Services Cloud, in der seine Datenarchive gespeichert werden. Alternativ greift er über einen Web-Client auf die Benutzeroberfläche zu, die ebenso mit der Cloud verknüpft ist. Der Client als Download-Variante steht auf der Website des Anbieters als Version für Windows, Linux und sogar Docker bereit – letzteres ist singulär im Test.
Die Open-Source-Alternative, die Alfresco Community Edition bezeichnet der Anbieter als Variante für „Entwickler und Technik-Begeisterte“. Ihre Anwendung ist nur empfehlenswert, wenn das Kundenunternehmen selbst über ausreichende Ressourcen für den Support und eine entsprechende Sicherheitsarchitektur verfügt. Auch optionale Add-ons und Module sind ausschließlich in der kostenpflichtigen Variante verfügbar. Einige dieser Module und Add-ons sind:
Daneben verfügt die Software über eine offene API, sodass sie sich individuell erweitern und anpassen lässt.
Mit der Alfresco Content Services Mobile App für Android und iOS ist es Nutzern möglich, überall mit beliebigen Endgeräten auf ihr Datenarchiv zuzugreifen. Die App bietet alle Funktionen, die auch die Desktop-Version in petto hat. Administratoren legen für Mitarbeiter benutzerspezifische Profile mit individueller Menügestaltung und Zugriffsberechtigung fest. Durch mobile Synchronisation sind aktuelle Dateiversionen auch ohne Netzwerkverbindung über die App verfügbar.
Alfresco empfiehlt sich als ECM klar für die Anwendung in KMU verschiedener Branchen. Das Unternehmen richtet sein Angebot darüber hinaus jedoch auch explizit an:
Doch auch kleine Arbeitsgruppen profitieren wegen der Workflow- und Kollaborations-Funktionalität von der Anwendung. Privatanwender hingegen sind mit schlankeren Lösungen, wie beispielsweise fileee, besser beraten. Wer den Fokus auf Workflow-Automation setzt und die Kollaboration von Teams im Außen- und Innendienst befördern möchte, sollte eher zu spezialisierter Software wie Fluix greifen.
Alfresco gibt an, dass rechtssicheres Archivieren im Sinne der DSGVO mit der Software durchaus möglich ist, für die Umsetzung sind allerdings Kunden selbst verantwortlich. Die Sicherheitsfunktionen seien in Zusammenarbeit mit Behörden und Nachrichtendiensten entwickelt worden und erfüllten daher höchste Standards. Folgende Zertifizierungen hat Alfresco dabei vorzuweisen:
Die Software bietet eine vollständige Versionskontrolle inklusive einer automatischen Versionierung und die sogenannte Rollback-Funktion, die es dem Nutzer erlaubt, Dateien auf eine frühere Version zurückzusetzen. Zudem dokumentiert die Software automatisch den Zugriffs-Record spezifisch für jede Datei. Damit sind die gesamte Bearbeitungshistorie dokumentiert und Vorgänge transparent nachvollziehbar.
Der Zugang jedes Benutzers ist passwortgeschützt. Anhand personalisierter Sicherheitskennzeichnungen kann jeder sofort nachvollziehen, welcher Nutzer zu welchem Zeitpunkt auf welches Dokument zugegriffen hat. Jeder Ordner, jede Datei und jeder Programmbereich ist mit individuellen Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen ausstattbar. So regelt der Administrator detailliert, wer welche Dokumente anzeigen, bearbeiten oder löschen darf.
Dies funktioniert über die sogenannten Sicherheitsgruppen, welche der Administrator erstellt. Jede Sicherheitsgruppe erhält eines oder mehrere Sicherheitskennzeichen. Nur Nutzer mit der erforderlichen Sicherheitsfreigabe haben die Möglichkeit, die Inhalte mit Sicherheitskennzeichen anzuzeigen.
Hinsichtlich der Konditionen und seines Preis-Leistungs-Modells scheint Alfresco eine Art Null-Transparenz-Politik zu fahren. Statt einer Preistabelle und des Vorstellens verschiedener Paketmodelle finden Interessenten in der Rubrik „Preise“ auf der Homepage lediglich ein Kontaktformular vor. Jeder Interessent muss also seine Kontaktdaten preisgeben, um sich dann von der Sales-Crew des Anbieters kontaktieren zu lassen und ein Produkt zu Konditionen anbieten zu lassen, zu denen er keinen objektiven Referenzpreis einsehen kann. Alternativ hat er die Möglichkeit, ein Angebot unter einer US-amerikanischen oder englischen Sales-Hotline einzuholen.
Alfresco formuliert dies wohlklingender als „Preisgestaltung speziell für Sie“, denn es gebe bei ihnen kein „One size fits all“. Allzu eng scheint der Entwickler seine eigene Maxime dann doch nicht zu sehen, zumindest was letztere Behauptung betrifft. Denn letztlich präsentiert er mit den drei Varianten Starter, Business und Enterprise doch drei Module – gewissermaßen also eher ein „One of these three sizes fits all“.
| Kriterium | Starter Edition | Business Edition | Enterprise Edition |
|---|---|---|---|
| Nutzeranzahl | Bis 100 Nutzer | Bis 300 Nutzer | Bis 1.000 Nutzer |
| Prozessor | 4 einzelne CPU-Cores | 4 einzelne CPU-Cores | 8 CPU-Corese inkl. Clustering |
| Supportzeiten | Zu Geschäftszeiten | Zu Geschäftszeiten | 24/7 im Notfall |
| Zusatzmodule/Add-Ons | |||
| MS-Outlook-Client | ✔ | ✔ | ✔ |
| Alfresco Records Management | ✔ | ✔ | ✔ |
| Alfresco Content Connector für Salesforce | ✔ | ✔ | ✔ |
| Amazon-S3-Connector | ✔ | ✔ | ✔ |
| Alfresco Media Management | ✘ | ✔ | ✔ |
| Document Transformation Engine | ✘ | ✔ | ✔ |
| Media Transformation Engine | ✘ | ✔ | ✔ |
| EMC Centera Conntector | ✘ | ✔ | ✔ |
| Alfresco System Receiver | ✘ | ✔ | ✔ |
| Alfresco Index Engine | ✘ | ✘ | ✔ |
| Alfresco Content Encryption | ✘ | ✘ | ✔ |
Lediglich die Preisgestaltung scheint Firmengeheimnis und auf jeden Kunden individuell anpassbar zu sein. Ein wahres „No-Go“, das wir im Test mit Punkteinbußen quittieren.
Neben den kostenpflichtigen Modulen ist die Software im SaaS-Modell allerdings auch als kostenfreie Community Edition erhältlich. Diese versteht sich als Open-Source-Projekt, zu dessen Entwicklung Nutzer mit IT-Affinität aktiv beitragen. Wegen fehlender Sicherheitsfeatures ist es für den Einsatz im gewerblichen Kontext jedoch nicht geeignet!
Interessenten steht die Möglichkeit offen, Alfresco Content Services als Download-Variante für die Dauer von 30 Tagen und als Online-Variante für 14 Tage kostenlos und unverbindlich auf den Prüfstand zu stellen. Allerdings müssen sie hierfür ihre Kontaktdaten hinterlegen und mit zahlreichen Werbe-E-Mails und Anrufen der Verkaufsberater rechnen.
Hinsichtlich der Support-Möglichkeiten gliedert Alfresco seine Kundschaft in zwei Klassen. Nur Enterprise-Kunden erhalten Zugang zum sogenannten Premier Service Engineer Programm und Technical Account Management Programm. Was diese Programme konkret beinhalten, präsentiert der Anbieter ausführlich im Supportbereich seiner Homepage. So viel sei jedoch verraten: Es wird kleinteilig und haarspalterisch. Supportanfragen im Web- oder Telefonsupport teilt der Anbieter in verschiedene Schweregrade ein, die Anzahl möglicher Anfragen an den Support ist limitiert.
Theoretisch ist bei Alfresco für jeden Kunden jede erdenkliche Form von Support geboten – nach Abschluss eines entsprechenden kostenpflichtigen Servicepakets. Angebote hierfür müssen Kunden auch in diesem Fall erst einholen. Zum Supportangebot zählen:
Möglich ist also alles. Doch Alfresco lässt sich seinen Service etwas kosten. Ein Zugang zur Alfresco University beispielsweise beläuft sich auf 3.450 US-Dollar pro Nutzer und Jahr. Und ohne Support-Vertrag läuft ohnehin rein gar nichts.
Die Intransparenz bezüglich der Konditionen und der Servicemodalitäten wirft mehr als nur einen Schatten auf den eigentlich sehr positiven Eindruck vom Funktionsumfang und der Benutzerfreundlichkeit der Software. Auch hinsichtlich der Datensicherheit im Hybrid-Cloud-Format hält sich der Anbieter sehr bedeckt. Insgesamt scheint die Homepage eher darauf ausgelegt, den Besucher zwar zu teasen, ihn jedoch gleichzeitig auch soweit zu verwirren, dass er sich genötigt sieht, die kostenpflichtige Hotline zu kontaktieren. Zur Verwirrung trägt bei, dass Alfresco weitere Produkte und Module sowie mit der Community Edition eine kostenfreie Variante des ECM anbietet. Letztere ist allerdings nur für Bastler zu empfehlen und wegen Sicherheitsbedenken nicht für den Gebrauch in Unternehmen zu empfehlen.
Alfresco Content Services als umfassendes ECM eignet sich aufgrund seines großen Funktionsumfangs und der breiten Palette archivierbarer Dateiformate durchaus für die Anwendung in kleinen bis großen Unternehmen. Neben den Funktionen eines DMS umfasst die Software einige wirkmächtige Funktionen zur Kollaboration im Rahmen von Projekten und zur Automatisierung von Arbeitsprozessen. Allein die Möglichkeit zur E-Mail-Verwaltung kann nicht mit der Konkurrenz von AMAGNO, DocuWare und ecoDMS mithalten. Die Suchfunktion hingegen weiß auf ganzer Linie zu überzeugen. Privatanwender sind hingegen mit schmaleren Tools wie fileee besser beraten, kleinere Teams, denen vor allem an der Optimierung ihrer Workflows gelegen ist, sei Fluix empfohlen.
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