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Mit der App fileee digitalisieren NutzerInnen Papierdokumente via Smartphone, strukturieren diese effizient und führen sie digital vernetzten Kollaborationsgruppen zu. Durch das revisionssichere Archivieren von Dokumenten erlaubt fileee GoBD-konformes Arbeiten. Die Möglichkeit intelligenter Rollenverteilungen und diverse Schnittstellen machen das Tool zudem für eine Vielzahl an NutzerInnen attraktiv.
Die cloudbasierte Dokumentenmanagement-App fileee sagt dem Papierkram in privaten Haushalten und kleineren bis mittleren Unternehmen den Kampf an. Als schlankes und modernes Tool erhebt sie nicht den Anspruch, ein vollwertiges ECM-System zu sein, sondern will Papierdokumente digitalisieren, systematisieren, archivieren und bislang papierbasierte Prozesse in den digitalen Raum verlagern. Die Android-App sowie die Web-App des Münsteraner Anbieters fileee GmbH haben wir im Test unter die Lupe genommen.
Die besten DMS im Vergleich
Digitale Dokumente ziehen NutzerInnen einfach per Drag-and-drop in die Benutzeroberfläche, um sie in die Anwendung zu überführen. fileee setzt bei der Unterstützung verschiedener Dateitypen allerdings enorm enge Grenzen: Die Software akzeptiert ausschließlich die Formate PDF, JPG, JPEG und PNG. Weitere Dateitypen sind in Planung. Das stellt kein Problem dar, solange es um die Digitalisierung von Papierdokumenten geht, da diese durch das Scannen ohnehin als Bilddatei angelegt werden.
Ärgerlich ist diese Einschränkung aber, wenn NutzerInnen Office-Dokumente oder andere Dateitypen archivieren möchten. Von der Möglichkeit, CAD-Pläne oder Multimedia-Dateien zu erfassen, geschweige denn, in der App zu konvertieren, können sie nur träumen – oder sie greifen zu kostenintensiveren und funktionsmächtigeren Alternativen wie Alfresco oder ecoDMS .
Alle eingepflegten digitalen Dokumente durchlaufen ebenso wie eingescannte Dokumente unmittelbar die intelligente Texterkennung. Diese identifiziert selbsttätig Absender, Firmennamen, Adressen, Datum, Geldbeträge, Zahlungsinformationen sowie Dokumentenart und hinterlegt diese Informationen in den Metadaten der jeweiligen Datei. Über diese Metadaten findet die Suchfunktion später Dateien wieder. Das ist ein sehr praktisches Feature, das im Test nur DocuWare in ähnlicher Form bietet. Firmennamen und die Namen von Ansprechpartnern legt die App zudem mit Anschrift und Logo im Adressbuch ab. Erkennt die App auf dem Dokument keine Adresse, unterbreitet sie aus einem deutschlandweiten Firmenregister entsprechende Vorschläge. Eine manuelle Eingabe ist selbstverständlich auch möglich.
Sind die Dokumente hochgeladen, klassifiziert und mit Meta-Daten bestückt, genügt ein Klick auf die Schaltfläche „Archivieren“, um eines oder alle Dokumente in den persönlichen Archivbestand in der Cloud des Anbieters zu überführen.
fileee ist mit einer Volltextsuche ausgestattet, die NutzerInnen leicht über die Topbar als Schnellsuche oder detailliertere Suche aufruft. Die Detailsuche erlaubt folgende Suchkriterien:
Tags sind strukturierende Elemente und gewissermaßen das digitale Pendant zu analogen Ordnern. fileee (automatisch) oder der Nutzer beziehungsweise die Nutzerin (manuell) ordnen jedes Dokument jeweils einem Tag oder mehreren Tags zu und bilden so die persönliche Organisationsstruktur der NutzerInnen in der App ab. Bankdokumente taggen sie beispielsweise unter „Bank“, „Steuererklärung“ und „Altersvorsorge“, um so zu jedem Themenbereich eine zusammenhängende Dokumentation abrufen zu können. Über die Suchfunktion finden sie einzelne Dokumente gezielt oder alle unter einem Tag zusammengefassten Dokumente als geschlossene Dokumentation. Unternehmen fassen unter einem Tag beispielsweise übersichtlich alle für ein Projekt relevanten Dokumente zusammen.
Ob dieses System wirklich funktioniert, hängt letztendlich von den Nutzenden selbst ab. Sie sind dafür verantwortlich, ein dem eigenen Bedarf angemessenes System an Tags anzulegen und ihre Dokumente dementsprechend richtig zu klassifizieren. Legen sie zu einem späteren Zeitpunkt einen Tag an, zu dem auch früher klassifizierte Dokumente hinzukommen sollen, müssen sie diese manuell „nachtaggen“. Dieses System erfordert also viel Planung und Strukturierung vorab. Im Test funktionierte es jedoch reibungslos, alle unter einem Tag zusammengefassten Dokumente aufzufinden.
Als Feature zur Zusammenarbeit verschiedener NutzerInnen in Arbeits- oder Projektgruppen sieht fileee die sogenannten Spaces vor. Diese Spaces benennen AnwenderInnen individuell und fügen beliebige TeilnehmerInnen aus ihrer fileee-Kontaktliste oder externe Personen über deren E-Mail-Adresse hinzu. Darüber hinaus definieren sie, welche NutzerInnen welche Rechte erhalten. In einem Space teilen NutzerInnen Dokumente, hängen Kommentare oder Arbeitsaufträge an die Dokumente an und diskutieren im Rahmen eines Online-Chats miteinander.
Für die Anwendung in Unternehmen, die von einer engen Kommunikation von Innen- und Außendienst abhängig sind, wie beispielsweise Handwerksbetriebe oder ambulante Pflegedienste, ist dieses Feature enorm praktisch. Jeder Mitarbeiter beziehungsweise jede Mitarbeiterin in einer Projektgruppe hat stets die aktuellen Versionen der wichtigsten Unterlagen und Dokumente mobil bei sich und kann sie abrufen. Die Funktionalität reicht allerdings nicht an jene des Konkurrenten Fluix heran, der sogar die Bearbeitung von Dokumenten auf mobilen Endgeräten unterstützt und digitale Unterschriften ermöglicht. fileee hingegen erlaubt keinerlei Bearbeitung der digitalen Dokumente, sondern lediglich das Anhängen von Notizen. Zur Bearbeitung müssen UserInnen das Dokument downloaden und nach der Bearbeitung erneut hochladen.
Dafür bietet fileee einen Nachrichtendienst, über den Nutzende wie in einem Chat miteinander kommunizieren und sich Dokumente zukommen lassen. Zu diesen Chats lassen sich beliebig viele TeilnehmerInnen hinzufügen und konkrete Aufgaben formulieren. Aktivieren UserInnen die Benachrichtigungseinstellung, informiert sie die App, sobald ihr Gegenüber im Chat aktiv wurde.
Die Nachrichtenfunktion fungiert gleichzeitig als Raum zur Datenteilung mit externen Personen. Lässt eine fileee-Nutzerin bezeihungsweise ein fileee-Nutzer einem externen Mitarbeiter oder einer externen Mitarbeiterin einen Freigabe-Link zu einer Datei per E-Mail zukommen, wird diese oder dieser über jenen Link zur Teilnahme an diesem Chat eingeladen, wo sie oder er auch die betreffende Datei einsehen oder herunterladen kann. Dazu benötigt die Empfangsseite selbst kein fileee, sie kann über den Browser in die Konversation einsteigen.
Die Erinnerungsfunktion existiert auch als separater Programmbereich, der allerdings nur zahlenden KundInnen zugänglich ist. Hier erstellen Nutzende für sich oder ihre KollegInnen Aufgaben und lassen sich von der App rechtzeitig erinnern, diese auszuführen. Für die Anwendung in Unternehmen ist das Tool praktisch, da Führungskräfte mit ihm Aufgaben delegieren und terminieren sowie deren Ausführung nachvollziehen können. PrivatanwenderInnen profitieren ebenfalls von der Erinnerungsfunktion, da diese sie auf Wunsch an fällige Rechnungen, Kündigungsfristen oder sonstige Termine erinnert.
Navigation und Bedienung von fileee sind derart intuitiv erlernbar, dass sich auch nicht technikaffine AnwenderInnen ab der ersten Sekunde sicher sowie angeleitet fühlen und sämtliche Funktionen des Programms nach nur kurzer Zeit ausschöpfen können. Zu verdanken ist das nicht zuletzt der freundlichen Einweisung in Form eines ansprechend gestalteten, kurzen Tutorials, das nach dem ersten Login die grundlegende Benutzung des Programms erleichtert.
Nach dem Durchlaufen des Tutorials sorgen wenige, klare Optionen und eine einfache Bedienung, die vorrangig auf Drag-and-drop-Elementen, Checkboxen sowie Drop-down-Menüs basiert und nur selten Texteingaben erfordert, für eine positive Nutzererfahrung. Die Arbeit mit fileee macht Spaß.
Als Aushängeschild und beispielhaft für alle anderen Programmbereiche präsentiert sich das Dashboard, der zentrale Übersichtsbereich der App. Aufgeräumt und überschaubar zeigt es lediglich die zuletzt hochgeladenen und noch der Bearbeitung harrenden Dokumente in einer Kurzvorschau an. In der Topbar bleibt die Suchfunktion in allen Programmbereichen stets erreichbar, links flankiert die Navigationsleiste aus wenigen schlichten Icons das Fenster. NutzerInnen erreichen jeden Programmbereich mit nur einem einzigen Klick.
Individualisierbar ist bei fileee allerdings so gut wie nichts. Auch das ist symptomatisch für das gesamte Programm. Die einfache Bedienung geht zu Lasten der Möglichkeit, individuelle Einstellungen vorzunehmen. Nahezu jede Funktion ist voreingestellt und maximal in kleinen Teilen an den persönlichen Geschmack anpassbar. Das beginnt bei der vorgegebenen Darstellungsweise der Dokumente in der Kurzansicht sowie der fehlenden Möglichkeit, die Benutzeroberfläche an die Corporate Identity oder ein präferiertes Design anzupassen. Es zieht sich weiter über eine fehlende Entwicklerschnittstelle, fest vorgegebene Indexierungseinstellungen und bis hin zur ungenauen Vergabe vordefinierter Berechtigungsrollen. NutzerInnen können nur ihre Spaces, Erinnerungen und beliebig viele farbenfrohe Tags selbst anlegen.
Dank der intelligenten Texterkennung und vollautomatischen Indexierung, die bei fileee „Analyse“ genannt wird, erreicht die App einen hohen Grad an Automatisierung – zumindest hinsichtlich der Digitalisierung von Papierdokumenten. Beim Import von Dateien und während der Texterkennung kommt es jedoch zu quälend langen Wartezeiten, die eine Minute überschreiten können. Gerade Unternehmen, die einige Dokumente täglich einpflegen und danach manuell taggen wollen, wird dies negativ aufstoßen.
Die Elemente der Spaces und des Nachrichtensystems sind wertvoll, wenn es um die Kollaboration im Rahmen projektbezogener Arbeit geht. Dokumentengebundene Arbeitsprozesse sind so weitgehend automatisierbar und in den digitalen Raum verlagert, sodass MitarbeiterInnen von überall auf dieselben Daten zugreifen können und diese stets für alle Angestellten in aktueller Form abrufbar sind. Das große Manko ist in dieser Hinsicht allerdings, dass fileee nicht die volle Funktionalität eines modernen Enterprise-File-Sync-and-Share-Tools (EFSS) wie beispielweise Fluix bietet, denn die Bearbeitung von Dokumenten direkt in der Anwendung ist nicht möglich.
Mit dem Scanaufsatz bietet fileee ein maßgeschneidertes Tool, um AnwenderInnen das Scannen beziehungsweise Abfotografieren von Dokumenten zu erleichtern und für optimale Abstands- und Lichtverhältnisse zu sorgen. Zwei LED-Leuchten belichten das Dokument, während das Smartphone auf der Box im optimalen Abstand zum Dokument liegt. Der Scanvorgang startet automatisch, sobald das Smartphone mit dem Aufsatz in Berührung kommt.
Die fileeeBox fasst bis zu 600 DIN-A4-Papierseiten, ist mit einem individuellen Barcode ausgestattet und erinnert an einen Schuhkarton. Den Barcode erfasst die App beim Scan und speichert die Information, wo in der Box der Nutzer oder die Nutzerin das Originaldokument zur gescannten Datei abgelegt hat. Bei Bedarf zeigt die App seine Lage in der Box anhand einer Farbskala an. Die Box soll den Aktenordner ersetzen, indem sie das manuelle Sortieren von Papierdokumenten unnötig macht. Die Box ist zwar eine gute Idee, nur stehen die Kosten von fast 20 Euro pro Box in keinem Verhältnis zum Preis eines herkömmlichen Ordners.
Statt des Aufsatzes kann der NutzerInnen auch einen gewöhnlichen Scanner verwenden oder sein Smartphone während des Scanvorgangs mit der Hand halten. Letztere Variante führte im Test jedoch zu verschiedenen Fehlern:
Gerade in der kostenfreien Version dauern Ladezeiten manchmal so lange, dass der Vorgang des Scannens, Auslesens und Archivierens auf dem Server des Anbieters zu verschiedenen Zeitpunkten des Prozesses zum Abbruch kam. Die kostenpflichtigen Varianten versprechen hier eine bevorzugte und daher beschleunigte Verarbeitung. Der Test zeigte insgesamt, dass beim Scannen ohne den Aufsatz so viele Probleme auftreten, dass ein zügiges und kontinuierliches Digitalisieren größerer Bestände nicht möglich ist. Hilfreich sind die Problemanalysen, die die App zu jedem misslungenen Scanversuch liefert. Wer allerdings Frust vermeiden möchte, sollte die Zusatzartikel erwerben.
fileee ist als native App für iOS und Android sowie als Web-App verfügbar. Sie ist mit einer Reihe an Diensten verbunden, die es NutzerInnen ermöglichen, die Anwendung direkt zu koppeln:
Über eine Entwickler-Schnittstelle (API) verfügt fileee allerdings nicht. Somit ist eine Integration des Tools in umfangreiche Firmensoftware wie SAP oder Salesforce nicht möglich.
Allerdings wurde eine andere Schnittstelle zu branchenrelevanten Partnern aus den Bereichen Dokumentenservice, Datenverarbeitung, Cloud Services und Business Solutions geschaffen. Dadurch wird es möglich, sämtliche Dokumente automatisch aus unterschiedlichen Postfächern sowie Cloud-Speichern zu importieren und fileee so als zentrales Archiv der Dokumentenverwaltung zu nutzen. Belege wie Kassenzettel und Rechnungen lassen sich auf diese Weise ebenfalls problemlos in fileee hochladen. Zudem lassen sich abgelegte Dokumente an angeschlossene Services exportieren und so zum Beispiel für eine Buchhaltungssoftware zur Verfügung stellen.
Unterstützte Rechnungs-Tools:
Unterstützte Cloud-Speicherdienste:
Unterstützte Business Services:
Der Kundenkreis von fileee definiert sich vor allem anhand der vorgegebenen monatlichen Limits an Dokumenten, die UserInnen einpflegen und hochladen dürfen. Die Free-Version ist mit lediglich 10 Dokumenten pro Monat sicherlich eher für PrivatanwenderInnen eine Option. Kleine Unternehmen und Arbeitsgruppen mit einem Archivierungsbedarf von bis zu 150 Dokumenten pro Monat greifen zur kostengünstigen Premium-Variante, das Limit von 1.000 Dokumenten pro Monat in der Professional-Variante dürfte hingegen auch für Start-ups oder Unternehmen mittlerer Größe ausreichen. Für Firmen mit einem größeren Dokumenten-Aufkommen ist der Enterprise-Tarif die richtige Wahl. Die App ist in deutscher und englischer Sprachversion darstellbar, wodurch auch international aufgestellte Teams zur Zielgruppe zählen.
Der Service von fileee ist cloudbasiert. Gescannte Dokumente, die NutzerInnen dem Archiv zuführen, speichert die App verschlüsselt in der Cloud auf sicheren, zertifizierten Servern in Deutschland. Der Anbieter hat keinen Zugriff auf Dokumente seiner KundInnen. Bei der Verschlüsselung handelt es sich um eine Hybridform zwischen symmetrischem und asymmetrischem Verschlüsselungsverfahren. Der Zugriff auf das Datenarchiv ist passwortgeschützt, den Zugang zur App sichern AnwenderInnen doppelt mit Passwort und dem Fingerabdruck.
Grundsätzlich ist die Nutzung von fileee DSGVO-konform. Deutsche Server mit ISO-27001-Zertifizierung sorgen für größtmögliche Datensicherheit. KundInnemn, die die App geschäftlich nutzen, sind verpflichtet, dies dem Anbieter anzuzeigen und mit ihm einen separaten Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) abzuschließen. Inzwischen wurde eine revisionssichere Dokumentenarchivierung implementiert, was den digitalen Assistenten auch für UnternehmenskundInnen interessant macht. Damit hat man diese Lücke zu Enterprise-Lösungen wie DocuWare oder Amagno geschlossen, die selbsttätig detaillierte Zugriffs- und Bearbeitungsdokumentationen für jedes relevante Dokument erstellen.
Das Teilen von Dokumenten mit anderen Personen, Unternehmen oder Behörden ist auf zwei Arten möglich. Externe Personen erhalten Zugriff auf eine Datei, indem AnwenderInnen einen Freigabe-Link erstellen und diesen direkt aus der Anwendung heraus an die E-Mail-Adresse des Empfängers senden. Das Teilen von Dokumenten mit anderen NutzerInnen ist innerhalb eines Space möglich. Diesen legen NutzerInnen neu an und laden alle TeilnehmerInnen ein, denen sie die Datei zukommen lassen möchten. Alle NutzerInnen können den TeilnehmerInnen ihrer Spaces Berechtigungen erteilen. Das geschieht anhand vordefinierter Rollen. Von diesen gibt es drei verschiedene:
Mit der Möglichkeit, innerhalb der Teamverwaltung Freigaben und Rechte entsprechend der Tätigkeit festzulegen, lässt sich einzelnen Mitgliedern Vollzugriff, nur Lesezugriff oder ausschließliche Scan-Erlaubnis erteilen. In der Praxis bedeutet das, dass Spaces wie „Rechnungen“ von mehreren Abteilungen eingesehen werden können, während auf einen Space mit dem Thema „Arbeitsverträge“ nur die Personalabteilung Zugriff erhält.
Alle NutzerInnen mit entsprechender Freigabe können gleichzeitig mit diesen Dateien arbeiten. Sei es im Büro oder Homeoffice, die Dateien sind stets aktuell und UserInnen können sich automatisiert über Änderungen informieren lassen.
Eine Back-up-Funktion oder gar ein automatisches Back-up der KundInnen-Daten sieht fileee nicht vor. Wollen NutzerInnen ihre Daten sichern, haben sie mehrere Optionen:
Das Erstellen eines Back-ups auf dem Server des Anbieters ist nicht möglich. BenutzerInnen müssen ihre gesicherten Daten selbst speichern
fileee ist in den vier verschiedenen Abonnementplänen Free, Premium, Professional und Enterprise buchbar. Die Abrechnung für die beiden kostenpflichtigen Varianten erfolgt pro NutzerIn und Monat oder Jahr. Der Abschluss eines Abonnements berechtigt zur Nutzung der Software auf beliebig vielen Endgeräten, ganz gleich ob als Web-App, Android- oder iOS-App.
| Feature | Free | Premium | Professional | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Dokumente pro Monat | 10 | 150 | 1.000 | 5.000 |
| Startdokumente | 50 | 2.500 | 5.000 | 10.000 |
| Preis im Monatsabo | Kostenfrei | 14,99 Euro pro Monat | 49,99 Euro pro Monat | 129,99 Euro pro Monat |
| Preis im Jahresabo | Kostenfrei | 9,99 Euro pro Monat | 39,99 Euro pro Monat | 99,99 Euro pro Monat |
Alle vier Varianten bieten die automatische Datenerkennung, die Volltextsuche, gleiche Sicherheitsstandards und die Möglichkeit zum direkten Dokumentenaustausch mit Unternehmen. Die kostenfreie Free-Variante ist zwar dauerhaft nutzbar, doch ist sie neben den limitierten Kapazitäten auch hinsichtlich ihres Funktionsumfanges eingeschränkt. Folgende Features bieten nur die zahlungspflichtigen Varianten Premium und Professional:
Nur die Premium-, Professional- und Enterprise-Pläne sind neben der privaten auch auf die geschäftliche Nutzung ausgelegt.
Das Preismodell ist mehr als fair, der Anbieter kommuniziert es transparent auf seiner Website und in der App selbst. Negativ stoßen in der App nur die oft aufpoppenden Werbeeinblendungen auf, die darauf abzielen, die Zubehörartikel fileeeBox und Scanaufsatz an den Kunden beziehungsweise die Kundin zu bringen. Diese sind zu folgenden Konditionen zu erstehen:
| Artikel | Beschreibung | Preis |
|---|---|---|
| fileeeBox | Dokumentenablage für 600 Seiten | 19,95 Euro |
| Set aus fileeeBox und Aufsatz | Box und Scanaufsatz | 44,95 Euro |
| Set mit Signal-Iduna Werbeaufdruck | Box und Scanaufsatz | 39,95 Euro |
KundInnen des Premium-Pakets erhalten 15, Professional-Kunden 40 Prozent Rabatt auf die fileee-Zubehörartikel, allerdings nur, wenn sie das Abonnement im Jahresplan abschließen.
Besteht trotz der intuitiven Bedienbarkeit und des sich selbst erschließenden Funktionsumfangs eine Frage zur Anwendung der App, bietet die moderne und informative Homepage des Anbieters einen übersichtlichen und gut gegliederten Dokumentationsbereich, in dem sich alle Funktionen in Bild und Text anschaulich erläutert finden. In der Community tauschen sich NutzerInnen über die Anwendung aus und unterbreiten Verbesserungsvorschläge.
Persönliche Hilfe und Gehör bei Anfragen erhalten UserInnen über ein Support-Kontaktformular oder eine Service-E-Mail-Adresse. Beide Wege der Kontaktaufnahme sind sowohl über die Homepage des Anbieters als auch direkt aus der App heraus zu beschreiten. Service per Hotline ist ebenso wenig vorgesehen wie ein Live-Chat. Schulungen, Webinare oder persönliche Betreuung zählen ebenfalls nicht zum Service-Repertoire, sind jedoch aufgrund der einfachen Bedienbarkeit und des überschaubaren Funktionsumfangs nicht nötig. FirmenkundInnen der kostenpflichtigen Pakete sichert fileee jedoch zu, auf jede Anfrage eine maßgeschneiderte Lösung anbieten zu können.
fileee verfehlt das Ziel, Papier überflüssig zu machen, und bringt NutzerInnen diesem Ziel auch nicht wesentlich näher. Der Dokumentenprozess wird nicht vollständig digitalisiert, da schlichtweg die Möglichkeiten fehlen, Formulare digital zu kreieren und zu bearbeiten. Vielmehr digitalisieren NutzerInnen lediglich Papierdokumente und verwahren die Originale in der fileeeBox auf, die digitalen Scans der Dokumente parallel dazu in der Cloud.
Der eigentliche Gewinn für AnwenderInnen besteht darin, dass sie die digitalen Dokumente beliebig vielen Vorgängen zuordnen und so strukturieren können. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, Dokumente aus dem digitalen Archiv mit anderen NutzerInnen, Privatpersonen, KollegInnen oder Unternehmen zu teilen. Auf diese Weise erlangen beispielsweise Unternehmen, die auf eine enge Kollaboration von Innen- und Außendienst angewiesen sind, den Vorteil, dass jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin überall stets die aktuelle Version wichtiger Dokumente abrufen kann. PrivatnutzerInnen profitieren von der automatischen Strukturierung des Dokumentenbestands oder schlicht davon, Bilder und PDF-Dokumente mit FreundInnen zu teilen. Zum KundInnenkreis zählen daher PrivatnutzerInnen, Selbstständige und kleine bis mittlere Unternehmen.
Durch die Möglichkeit, Dokumente neuerdings revisionssicher archivieren zu können, eignet sich fileee auch für Unternehmen. Es handelt es sich vorrangig um ein Tool zur Strukturierung digitaler Dokumentenbestände und deren Verfügbarmachung im Rahmen von kollaborativen Arbeitsprozessen. Die OCR-Volltexterkennung ermöglicht das Durchsuchen des gesamten Datenbestands nach Stichworten.
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