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Mit der App fileee digitalisieren Nutzer Papierdokumente via Smartphone, strukturieren diese effizient und führen sie digital vernetzten Kollaborationsgruppen zu. Aufgrund der nicht revisionssicheren Archivierung ist die App jedoch nicht mit der vollwertigen Funktionalität eines Dokumentenmanagement- und ECM-Systems ausgestattet, die es für den Einsatz in Unternehmen bräuchte.
Die cloudbasierte Dokumentenmanagement-App fileee sagt dem Papierkram in privaten Haushalten und kleineren bis mittleren Unternehmen den Kampf an. Als schlankes und modernes Tool erhebt sie nicht den Anspruch, ein vollwertiges ECM-System darzustellen, sondern will Papierdokumente digitalisieren, systematisieren, archivieren und bislang papierbasierte Prozesse in den digitalen Raum verlagern. Die Android-App sowie die Web-App des Münsteraner Anbieters fileee GmbH haben wir im Test unter die Lupe genommen.
Die besten DMS im Vergleich
Digitale Dokumente zieht der Nutzer einfach per Drag-and-Drop in die Benutzeroberfläche, um sie in die Anwendung zu überführen. fileee setzt bei der Unterstützung verschiedener Dateitypen allerdings enorm enge Grenzen: Die Software akzeptiert ausschließlich die Formate PDF, JPEG und PNG. Dies stellt kein Problem dar, solange es um die Digitalisierung von Papierdokumenten geht, da diese durch das Scannen ohnehin als Bilddatei angelegt werden.
Ärgerlich ist diese Einschränkung aber, wenn der Nutzer Office-Dokumente oder andere Dateitypen archivieren möchte. Von der Möglichkeit, CAD-Pläne oder Multimedia-Dateien zu erfassen, geschweige denn, in der App zu konvertieren, kann er nur träumen – oder er greift zu kostenintensiveren und funktionsmächtigeren Alternativen wie Alfresco oder ecoDMS.
Alle eingepflegten digitalen Dokumente durchlaufen ebenso wie eingescannte Dokumente unmittelbar die intelligente Texterkennung. Diese identifiziert selbsttätig Absender, Firmennamen, Adressen, Datum, Geldbeträge, Zahlungsinformationen und Dokumentenart und hinterlegt diese Informationen in den Metadaten der jeweiligen Datei. Über diese Metadaten findet die Suchfunktion später Dateien wieder. Dies ist ein sehr praktisches Feature, das im Test nur DocuWare in ähnlicher Form bietet. Firmennamen und die Namen von Ansprechpartnern legt die App zudem mit Anschrift und Logo im Adressbuch ab. Erkennt die App auf dem Dokument keine Adresse, unterbreitet sie aus einem deutschlandweiten Firmenregister entsprechende Vorschläge. Eine manuelle Eingabe ist selbstverständlich auch möglich.
Sind die Dokumente hochgeladen, klassifiziert und mit Meta-Daten bestückt, genügt ein Klick auf die Schaltfläche „Archivieren“, um eines oder alle Dokumente in den persönlichen Archivbestand in der Cloud des Anbieters zu überführen.
fileee ist mit einer Volltextsuche ausgestattet, die der Nutzer leicht über die Topbar als Schnellsuche oder als detailliertere Suche aufruft. Die Detailsuche erlaubt folgende Suchkriterien:
Tags sind strukturierende Elemente, die das digitale Pendant zu analogen Ordnern darstellen. fileee (automatisch) oder der Nutzer (manuell) ordnen jedes Dokument jeweils einem oder mehreren Tags zu und bilden so die persönliche Organisationsstruktur des Nutzers in der App ab. Bankdokumente taggt er beispielsweise unter „Bank“, „Steuererklärung“ und „Altersvorsorge“, um so zu jedem Themenbereich eine zusammenhängende Dokumentation abrufen zu können. Über die Suchfunktion findet er einzelne Dokumente gezielt oder alle unter einem Tag zusammengefassten Dokumente als geschlossene Dokumentation. Unternehmen fassen unter einem Tag beispielsweise übersichtlich alle für ein Projekt relevanten Dokumente zusammen.
Ob dieses System wirklich gut funktioniert, hängt letztendlich vom Nutzer selbst ab. Er ist dafür verantwortlich, ein seinem Bedarf angemessenes System an Tags anzulegen und seine Dokumente dementsprechend richtig zu klassifizieren. Legt er zu einem späteren Zeitpunkt einen Tag an, zu dem auch früher klassifizierte Dokumente hinzugehören sollen, muss er diese manuell „nachtaggen“. Dieses System erfordert also einige Planung und Strukturierung vorab. Im Test funktionierte es jedoch reibungslos, alle unter einem Tag zusammengefassten Dokumente aufzufinden.
Als Feature zur Zusammenarbeit verschiedener Nutzer in Arbeits- oder Projektgruppen sieht fileee die sogenannten Spaces vor. Diese Spaces benennt der Nutzer individuell und fügt beliebige Teilnehmer aus seiner fileee-Kontaktliste oder externe Personen über deren E-Mail-Adresse hinzu. Darüber hinaus definiert er, welcher Nutzer welche Rechte erhält. In einem Space teilen Nutzer Dokumente, hängen Kommentare oder Arbeitsaufträge an die Dokumente an und diskutieren im Rahmen eines Online-Chats miteinander.
Für die Anwendung in Unternehmen, die von einer engen Kommunikation von Innen- und Außendienst abhängig sind, wie beispielsweise Handwerksbetriebe oder ambulante Pflegedienste, ist dieses Feature enorm praktisch. Jeder Mitarbeiter in einer Projektgruppe hat stets die aktuellen Versionen der wichtigsten Unterlagen und Dokumente mobil bei sich und kann sie abrufen. Die Funktionalität reicht allerdings nicht an jene des Konkurrenten Fluix heran, der sogar die Bearbeitung von Dokumenten auf mobilen Endgeräten unterstützt und digitale Unterschriften ermöglicht. fileee hingegen erlaubt keinerlei Bearbeitung der digitalen Dokumente, sondern lediglich das Anhängen von Notizen. Zur Bearbeitung muss der Nutzer das Dokument downloaden und nach der Bearbeitung erneut hochladen.
Dafür bietet fileee jedoch einen Nachrichtendienst, über den Nutzer wie in einem Chat miteinander kommunizieren und sich Dokumente zukommen lassen. Zu diesen Chats lassen sich beliebig viele Teilnehmer hinzufügen und konkrete Aufgaben formulieren.
Aktiviert der Nutzer die Benachrichtigungseinstellung, informiert ihn die App, sobald sein Gegenüber im Chat aktiv wurde.
Die Nachrichtenfunktion fungiert gleichzeitig als Raum zur Datenteilung mit externen Personen. Lässt ein fileee-Nutzer einem externen Mitarbeiter einen Freigabe-Link zu einer Datei per E-Mail zukommen, lädt er ihn über jenen Link zur Teilnahme an diesem Chat ein, wo er auch die betreffende Datei einsehen oder herunterladen kann. Dazu benötigt der Empfänger selbst kein fileee, er kann über den Browser in die Konversation einsteigen.
Die Erinnerungsfunktion existiert auch als separater Programmbereich, der allerdings nur zahlenden Kunden zugänglich ist. Hier erstellt ein Nutzer für sich oder seine Kollegen Aufgaben und lässt sich von der App rechtzeitig erinnern, diese auszuführen. Für die Anwendung in Unternehmen ist dieses Tool praktisch, da ein Teamleiter mit ihm Aufgaben delegieren und terminieren sowie deren Ausführung nachvollziehen kann. Privatanwender profitieren ebenfalls von der Erinnerungsfunktion, da diese sie auf Wunsch an fällige Rechnungen, Kündigungsfristen oder sonstige Termine erinnert.
Navigation und Bedienung von fileee sind derart intuitiv erlernbar, dass sich auch nicht technikaffine Anwender ab der ersten Sekunde sicher und angeleitet fühlen und sämtliche Funktionen des Programms nach nur kurzer Zeit ausschöpfen können. Zu verdanken ist dies nicht zuletzt der freundlichen Einweisung in Form eines ansprechend gestalteten, kurzen Tutorials, das nach dem ersten Login die grundlegende Benutzung des Programms erleichtert.
Nach dem Durchlaufen des Tutorials sorgen wenige, klare Optionen und eine einfache Bedienung, die vorrangig auf Drag-and-Drop-Elementen, Checkboxen und Drop-down-Menüs basiert und nur selten Texteingaben erfordert, für eine positive Nutzererfahrung. Die Arbeit mit fileee macht Spaß.
Als Aushängeschild und beispielhaft für alle anderen Programmbereiche präsentiert sich das Dashboard, der zentrale Übersichtsbereich der App. Übersichtlich und aufgeräumt zeigt es lediglich die zuletzt hochgeladenen und noch der Bearbeitung harrenden Dokumente in einer Kurzvorschau an. In der Topbar bleibt die Suchfunktion in allen Programmbereichen stets erreichbar, links flankiert die Navigationsleiste aus wenigen schlichten Icons das Fenster. Der Nutzer erreicht jeden Programmbereich mit nur einem einzigen Klick.
Individualisierbar oder an den persönlichen Geschmack anpassbar ist bei fileee allerdings so gut wie nichts. Auch dies ist symptomatisch für das gesamte Programm. Die einfache Bedienung geht zu Lasten der Möglichkeit, individuelle Einstellungen vorzunehmen. Nahezu jede Funktion ist voreingestellt und maximal in kleinen Teilen anpassbar. Dies beginnt bei der vorgegebenen Darstellungsweise der Dokumente in der Kurzansicht sowie der fehlenden Möglichkeit, die Benutzeroberfläche an die Corporate Identity oder ein präferiertes Design anzupassen. Es zieht sich weiter über eine fehlende Entwicklerschnittstelle, fest vorgegebene Indexierungseinstellungen und bis hin zur ungenauen Vergabe vordefinierter Berechtigungsrollen. Der Nutzer kann nur seine Spaces, Erinnerungen und beliebig viele farbenfrohe Tags selbst anlegen.
Dank der intelligenten Texterkennung und vollautomatischen Indexierung, die bei fileee „Analyse“ genannt wird, erreicht die App einen hohen Grad an Automatisierung – zumindest hinsichtlich der Digitalisierung von Papierdokumenten. Beim Import von Dateien und während der Texterkennung kommt es jedoch zu quälend langen Wartezeiten, die eine Minute überschreiten können. Gerade Unternehmen, die einige Dokumente täglich einpflegen und danach manuell taggen wollen, wird dies negativ aufstoßen.
Die Elemente der Spaces und des Nachrichtensystems sind wertvoll, wenn es um die Kollaboration im Rahmen projektbezogener Arbeit geht. Dokumentengebundene Arbeitsprozesse sind so weitgehend automatisierbar und in den digitalen Raum verlagert, sodass Mitarbeiter von überall auf dieselben Daten zugreifen können und diese stets für alle Mitarbeiter in aktueller Form abrufbar sind. Das große Manko ist in dieser Hinsicht allerdings, dass fileee nicht die volle Funktionalität eines modernen Enterprise-File-Sync-and-Share-Tools (EFSS), wie beispielweise Fluix, bietet, denn die Bearbeitung von Dokumenten direkt in der Anwendung ist nicht möglich.
Um Anwendern das Scannen beziehungsweise Abfotografieren von Dokumenten zu erleichtern und für optimale Abstands- und Lichtverhältnisse zu sorgen, bietet fileee mit dem Zubehörartikel des Scanaufsatzes das maßgeschneiderte Tool. Zwei LED-Leuchten belichten das Dokument, während das Smartphone auf der Box im optimalen Abstand zum Dokument liegt. Der Scanvorgang startet automatisch, sobald das Smartphone mit dem Aufsatz in Berührung kommt.
Die fileeeBox fasst bis zu 600 DIN-A4-Papierseiten, ist mit einem individuellen Barcode ausgestattet und erinnert an einen Schuhkarton. Den Barcode erfasst die App beim Scan und speichert die Information, wo in der Box der Nutzer das Originaldokument zur gescannten Datei abgelegt hat. Bei Bedarf zeigt die App seine Lage in der Box anhand einer Farbskala an. Die Box soll den Aktenordner ersetzen, indem sie das manuelle Sortieren von Papierdokumenten unnötig macht. Die Box ist zwar eine tolle Idee, nur stehen die Kosten von fast 20 Euro pro Box in keinem Verhältnis zum Preis eines herkömmlichen Ordners.
Statt des Aufsatzes kann der Nutzer auch einen gewöhnlichen Scanner verwenden oder sein Smartphone während des Scanvorgangs mit der Hand halten. Letztere Variante führte im Test jedoch zu verschiedenen Fehlern:
Gerade in der kostenfreien Version dauern Ladezeiten manchmal so lange, dass der Vorgang des Scannens, Auslesens und Archivierens auf dem Server des Anbieters zu verschiedenen Zeitpunkten des Prozesses zum Abbruch kam. Die kostenpflichtigen Varianten versprechen hier eine bevorzugte und daher beschleunigte Verarbeitung. Der Test zeigte insgesamt, dass beim Scannen ohne den Aufsatz so viele Probleme auftreten, dass ein zügiges und kontinuierliches Digitalisieren größerer Bestände nicht möglich ist. Hilfreich sind die Problemanalysen, die die App zu jedem misslungenen Scanversuch liefert. Wer allerdings Frust vermeiden möchte, sollte die Zusatzartikel erwerben.
fileee ist als native App für iOS und Android sowie als Web-App verfügbar. Sie verfügt über eine ganze Reihe verbundener Dienste, mit denen der Nutzer die Anwendung direkt koppeln kann:
Über eine Entwickler-Schnittstelle (API) verfügt fileee allerdings nicht. Somit ist eine Integration des Tools in umfangreiche Firmensoftware wie SAP oder Salesforce nicht möglich.
Der Kundenkreis von fileee definiert sich vor allem anhand der vorgegebenen monatlichen Limits an Dokumenten, die ein Nutzer einpflegen und hochladen darf. Die Free-Version ist mit lediglich 15 Dokumenten pro Monat sicherlich eher für Privatanwender eine Option. Kleine Unternehmen und Arbeitsgruppen mit einem Archivierungsbedarf von bis zu 200 Dokumenten pro Monat greifen zur kostengünstigen Premium-Variante, das Limit von 2.000 Dokumenten pro Monat in der Professional-Variante dürfte hingegen auch für Startups oder Unternehmen mittlerer Größe ausreichen. Die App ist in deutscher und englischer Sprachversion darstellbar, wodurch auch international aufgestellte Teams zur Zielgruppe zählen.
Der Service von fileee ist cloudbasiert. Gescannte Dokumente, die der Nutzer dem Archiv zuführt, speichert die App verschlüsselt in der Cloud auf Servern in Frankreich, die allerdings dem deutschen Datenschutzgesetz unterliegen. Der Anbieter hat keinen Zugriff auf Dokumente seiner Kunden. Bei der Verschlüsselung handelt es sich um eine Hybridform zwischen symmetrischem und asymmetrischem Verschlüsselungsverfahren. Der Zugriff auf das Datenarchiv ist passwortgeschützt, den Zugang zur App sichert der Nutzer doppelt mit Passwort und seinem Fingerabdruck.
Grundsätzlich ist die Nutzung von fileee DSGVO-konform. Kunden, die die App geschäftlich nutzen, sind verpflichtet, dies dem Anbieter anzuzeigen und mit ihm einen separaten Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) abzuschließen. Eine revisionskonforme Dokumentation erstellt filleee allerdings nicht! Wer Unternehmensdokumente revisionssicher archivieren möchte, sollte zu Enterprise-Lösungen wie DocuWare oder Amagno greifen, die selbsttätig detaillierte Zugriffs- und Bearbeitungsdokumentationen für jedes relevante Dokument erstellen.
Das Teilen von Dokumenten mit anderen Personen, Unternehmen oder Behörden ist auf zwei Arten möglich. Externe Personen erhalten Zugriff auf eine Datei, indem der Anwender einen Freigabe-Link erstellt und diesen direkt aus der Anwendung heraus an die E-Mail-Adresse des Empfängers sendet. Das Teilen von Dokumenten mit anderen Nutzern ist innerhalb eines Space möglich. Diesen legt der Nutzer neu an und lädt alle Teilnehmer ein, denen er die Datei zukommen lassen möchte. Jeder Nutzer kann den Teilnehmern seiner Spaces Berechtigungen erteilen. Dies geschieht anhand vordefinierter Rollen. Von diesen gibt es drei verschiedene:
Eine genauere, individuelle Rechtevergabe ist nicht möglich.
Eine Backup-Funktion oder gar ein automatisches Backup der Kundendaten sieht fileee nicht vor. Will der Nutzer seine Daten sichern, hat er mehrere Optionen:
Das Erstellen eines Backups auf dem Server des Anbieters ist nicht möglich. Der Nutzer muss seine gesicherten Daten selbst speichern.
fileee ist in den drei verschiedenen Abonnementplänen Free, Premium und Professional buchbar. Die Abrechnung für die beiden kostenpflichtigen Varianten erfolgt pro Nutzer und Monat oder Jahr. Der Abschluss eines Abonnements berechtigt zur Nutzung der Software auf beliebig vielen Endgeräten, ganz gleich ob als Web-App, Android- oder iOS-App.
| Feature | Free | Premium | Professional |
|---|---|---|---|
| Dokumente pro Monat | 15 | 200 | 2.000 |
| Startdokumente | 1.000 | 3.000 | 7.000 |
| Preis im Monatsabo | kostenfrei | 4,99 Euro pro Monat | 19,99 Euro pro Monat |
| Preis im Jahresabo | kostenfrei | 3,99 Euro pro Monat | 17,99 Euro pro Monat |
Alle drei Varianten bieten die automatische Datenerkennung, die Volltextsuche, gleiche Sicherheitsstandards und die Möglichkeit zum direkten Dokumentenaustausch mit Unternehmen. Die kostenfreie Free-Variante ist zwar dauerhaft nutzbar, doch ist sie neben den limitierten Kapazitäten auch hinsichtlich ihres Funktionsumfanges eingeschränkt. Folgende Features bieten nur die zahlungspflichtigen Varianten Premium und Professional:
Nur die Premium- und Professional-Pläne sind neben der privaten auch auf die geschäftliche Nutzung ausgelegt.
Das Preismodell ist mehr als fair, der Anbieter kommuniziert es transparent auf seiner Website und in der App selbst. Negativ stoßen in der App nur die oft aufpoppenden Werbeeinblendungen auf, die darauf abzielen, die Zubehörartikel fileeeBox und Scanaufsatz an den Kunden zu bringen. Diese sind zu folgenden Konditionen zu erstehen:
| Artikel | Beschreibung | Preis |
|---|---|---|
| fileeeBox | Dokumentenablage für 600 Seiten | 19,95 Euro |
| Set aus fileeeBox und Aufsatz | Box und Scanaufsatz | 44,95 Euro |
| Set mit Signal-Iduna Werbeaufdruck | Box und Scanaufsatz | 39,95 Euro |
Kunden des Premium-Pakets erhalten 15, Professional-Kunden 40 Prozent Rabatt auf die fileee-Zubehörartikel, allerdings nur, wenn sie das Abonnement im Jahresplan abschließen.
Für Selbstständige und kleine Unternehmen bietet fileee ein Sonderangebot. Dieses beinhaltet für 99 Euro ein Jahr fileee Premium, ein Set aus zwei fileeeBoxen und einem Aufsatz sowie persönlichen Support.
Besteht trotz der intuitiven Bedienbarkeit und des sich selbst erschließenden Funktionsumfanges eine Frage zur Anwendung der App, bietet die moderne und informative Homepage des Anbieters einen übersichtlichen und gut gegliederten Dokumentations-Bereich, in dem sich alle Funktionen in Bild und Text anschaulich erläutert finden. In der Nutzer-Community tauschen sich Anwender über die Anwendung aus und unterbreiten Verbesserungsvorschläge.
Persönliche Hilfe und Gehör bei Anfragen erhält der Nutzer über ein Support-Kontaktformular oder eine Service-E-Mail-Adresse. Beide Wege der Kontaktaufnahme sind sowohl über die Homepage des Anbieters als auch direkt aus der App heraus zu beschreiten. Service per Hotline ist ebenso wenig vorgesehen wie ein Live Chat. Schulungen, Webinare oder persönliche Betreuung zählen ebenfalls nicht zum Service-Repertoire, sind jedoch aufgrund der einfachen Bedienbarkeit und des überschaubaren Funktionsumfangs nicht nötig. Firmenkunden der kostenpflichtigen Pakete sichert fileee jedoch zu, auf jede Anfrage eine maßgeschneiderte Lösung anbieten zu können.
fileee verfehlt das Ziel, Papier überflüssig zu machen, und bringt den Nutzer diesem Ziel auch nicht wesentlich näher. Der Dokumentenprozess wird nicht vollständig digitalisiert, da schlichtweg die Möglichkeiten fehlen, Formulare digital zu kreieren und zu bearbeiten. Vielmehr digitalisiert der Nutzer lediglich Papierdokumente und verwahrt die Originale in der fileeeBox auf, die digitalen Scans der Dokumente parallel dazu in der Cloud.
Der eigentliche Gewinn für Anwender besteht darin, dass er die digitalen Dokumente beliebig vielen Vorgängen zuordnen und so strukturieren kann. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, Dokumente aus dem digitalen Archiv mit anderen Nutzern, Privatpersonen, Kollegen oder Unternehmen zu teilen. Auf diese Weise erlangen beispielsweise Unternehmen, die auf eine enge Kollaboration von Innen- und Außendienst angewiesen sind, den Vorteil, dass jeder Mitarbeiter überall stets die aktuelle Version wichtiger Dokumente abrufen kann. Privatnutzer profitieren von der automatischen Strukturierung des Dokumentenbestandes oder schlicht davon, Bilder und PDF-Dokumente mit Freunden zu teilen. Zum Kundenkreis zählen daher Privatnutzer, Selbstständige und kleine bis mittlere Unternehmen.
Revisionssicheres Archivieren von Dokumenten ist mit fileee allerdings nicht möglich. Insofern handelt es sich vorrangig um ein Tool zur Strukturierung digitaler Dokumentenbestände und deren Verfügbarmachung im Rahmen von kollaborativen Arbeitsprozessen. Ein Unternehmen, das dokumentenbasierte Workflows vollständig digitalisieren möchte, ist mit der ähnlich benutzerfreundlichen und erschwinglichen App Fluix besser beraten.
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