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enaio® ist ein umfangreiches DMS, mit dem sich Geschäftsdokumente strukturiert ablegen, verwalten, gemeinsam bearbeiten und revisionssicher archivieren lassen. Der Hersteller bietet diverse Lösungen für spezifische Branchen und Anforderungen an.
enaio® ist ein Produkt der Unternehmensgruppe OPTIMAL SYSTEMS, die sich 1991 in Berlin gründete und seit 2020 Mitglied der Kyocera Document Solutions Group ist. Es handelt sich dabei um eine ECM-Plattform (Enterprise Content Management), also ein System zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten. Insgesamt gibt es von enaio® über 100 erwerbbare Fachlösungen für so gut wie jeden Geschäftsbereich, etwa zur Rechnungsbearbeitung, zur digitalen Archivierung und zum Projektmanagement.
Grundsätzlich dreht sich bei enaio® alles um die Arbeit mit digitalen Dokumenten in Unternehmen, und zwar abteilungs- und standortübergreifend. Die zentrale Benutzeroberfläche der ECM-Plattform sind die Clients mit verschiedenen Ablage-, Such-, Filter- und Sortieroptionen. Um Dateien strukturiert und einfach zu verwalten, arbeitet enaio® mit Objekttypen und Indexdaten.
Als Objekt wird alles bezeichnet, was in enaio® abgelegt wird. Geordnet werden die Objekte hierarchisch: Das System besteht immer aus einem oder mehreren Schränken. Darin befinden sich Ordner, die wiederum Register und Dokumente enthalten. Zu jedem Objekttyp gibt es spezifische Indexdatenmasken, in welche die Indexdaten, also zusätzliche Informationen zu dem Objekt, eingetragen werden. Dabei gibt es verpflichtende und optionale Felder. Außerdem ist es in enaio® möglich zu bestimmen, welche Dokument- und Registertypen in welchen Ordnertypen liegen dürfen. Auch die Anzahl der in einem Ordner ablegbaren Dokumente ist begrenzbar.
Im enaio®-Client finden NutzerInnen drei verschiedene Suchfunktionen. Die Objektsuche enthält Anfragemasken mit spezifischen Indexdatenfeldern für die jeweiligen Objekttypen. Beispielsweise suchen NutzerInnen damit in einem ausgewählten Ordner nach Dokumenten im PDF-Format, die von einem bestimmten Mitarbeiter erstellt und bereits als Freigegeben abgelegt wurden.
Die Schnellsuche enthält gespeicherte Suchanfragen mit Variablen. Hier können AnwenderInnen zum einen häufig genutzte Suchanfragen abspeichern. Zum anderen finden sie dort öffentliche Suchanfragen, die vom Administrator angelegt wurden und allen NutzerInnen des Systems zur Verfügung stehen. Das können zum Beispiel gezielte Suchen nach Verträgen oder Personalakten sein.
Als dritte Suchoption gibt es die Volltextsuche direkt auf dem enaio®-Dashboard. Sie durchsucht sowohl den Inhalt als auch die Indexdaten von Objekten nach den eingegebenen Begriffen. Dabei wählen NutzerInnen zwischen der globalen Volltextsuche und objektbezogenen Volltextsuchen. Bei der globalen Option werden sämtliche in enaio® abgelegte Objekte miteinbezogen. Die objektbezogene Variante hingegen beschränkt die Volltextsuche auf bestimmte Schränke, Ordner beziehungsweise Register oder einzelne Dokumente beschränken.
Die Ergebnisse einer Suche werden in enaio® als sogenannte Trefferlisten dargestellt. Diese enthalten in Spalten sortierte Informationen über Basisparameter und Indexdaten der gefundenen Objekte. Unter anderem werden Objekttyp, Dateiformat und Archivierungsstatus angezeigt. Zudem sehen NutzerInnen in den Trefferlisten, ob ein Objekt zur Bearbeitung freigegeben ist und ob es verschiedene Versionen des Dokuments gibt.
In ihren Benutzereinstellungen können AnwenderInnen Spalten in den Trefferlisten aus- beziehungsweise einblenden. Darüber hinaus lassen sich über die Objektsuche Konfigurationen der Trefferlisten vornehmen. Hier legen NutzerInnen unter anderem die Reihenfolge der Trefferlistenspalten fest sowie, welche Indexdaten-Spalten angezeigt werden. Weitere Anpassungen lassen sich direkt in den Trefferlisten vornehmen. So können Nutzer die Ergebnisse sortieren, gruppieren und filtern oder das Trefferlisten-Layout mit einem Klick zurücksetzen.
Ebenfalls praktisch: Per Doppelklick auf Dokumente in der Trefferliste lassen sich Standardaktionen ausführen. Welche das sind, wird von dem Administrator oder der Administratorin festgelegt. Weitere Aktionen sind im Kontextmenü der einzelnen Treffer auswählbar. Hierüber können NutzerInnen unter anderem Objekte zu ihren Favoriten hinzufügen, abonnieren oder den Ablageort, als Standort bezeichnet, öffnen. Mit der Standortanzeige erscheint links im Navigationsbereich des enaio®-Clients die Ordnerstruktur.
Während Schränke in enaio® ausschließlich vom Administrator angelegt werden können, ist das Erstellen von Ordnern, Registern und Dokumenten je nach Rechtevergabe allen Nutzern möglich. Außerdem lassen sich Dateien mit entsprechenden enaio®-Add-Ons aus anderen Anwendungen, zum Beispiel Microsoft-Office-Programmen, im enaio®-System ablegen. Ebenso können NutzerInnen Dokumente aus dem enaio® -Client heraus zur Bearbeitung öffnen.
Wird beispielsweise ein Dokument aus enaio® mit Microsoft Word geöffnet, wird es zur Bearbeitung durch andere NutzerInnen gesperrt, es gilt dann als ausgecheckt. Im enaio®-Client erscheint folglich in der Trefferliste ein Schlosssymbol. Erst wenn der oder die Bearbeitende die Änderungen abgeschlossen und das Dokument wieder eingecheckt hat, lässt es sich von anderen wieder öffnen. So werden Überschneidungen vermieden.
Mit der enaio®-mobile-App haben AnwenderInnen außerdem die Möglichkeit, Dokumente vom Smartphone oder Tablet in ihr enaio®-System zu laden. Fotos und Videos lassen sich sogar direkt aus der Kamera-App importieren.
Objekte die aus anderen Anwendungen, etwa E-Mail-Programmen, in enaio® importiert werden, landen je nach Einstellung am geöffneten Standort, einem favorisierten Standort oder in der externen Ablage. Dokumente aus der externen Ablage sortieren AnwenderInnen in ihr System ein, indem sie ihnen einen Standort zuweisen und mindestens die verpflichtenden Indexdatenfelder ausfüllen. Generell lassen sich jedem Objekt mehrere Standorte zuweisen, ohne dass es mehrfach abgespeichert wird. Auf diese Weise werden unnötige Doppelungen sowie Verwirrung durch verschiedene Versionen vermieden.
Neben den genannten Funktionen sind digitale Workflows, also softwaregestützte Arbeitsabläufe, ein wichtiger Bestandteil von enaio®. Dabei unterscheidet das ECM-System zwischen folgenden Workflow-Modellen:
Zusätzlich gibt es Workflows mit und ohne Objekte. Bei Letzteren handelt es sich um formularbasierte Workflows wie den Urlaubsworkflow. Ein Beispiel für einen objektbezogenen Workflow ist der Rechnungsfreigabe Workflow. Einem solchen werden beim Start der Workflowakte ausgewählte Objekte hinzugefügt. enaio® wird mit den von KundInnen benötigten Workflow-Modellen ausgeliefert, zusätzlich sind die Standard-Modelle unternehmensspezifisch anpassbar.
Jeder Workflow setzt sich aus mehreren Arbeitsschritten und Aktivitäten zusammen. Unter anderem ist festgelegt, wer den Workflow starten kann, welche Aktivitäten aufeinanderfolgen, welcher Benutzer oder welche Benutzerin einen Arbeitsschritt ausführt und welche Fristen einzuhalten sind. Workflows, die sie starten können, beziehungsweise an denen sie gerade beteiligt sind, finden NutzerInnen in ihrem Eingangskorb. Dort sehen sie auch Benachrichtigungen zu ihren Workflows, etwa wenn ein Arbeitsschritt erledigt wurde.
Für enaio® gibt es sowohl einen im Browser nutzbaren Webclient als auch eine Desktopanwendung und Android- und iOS-Apps für die Nutzung auf Smartphones und Tablets. Praktisch: In allen Varianten ist die Benutzeroberfläche die gleiche. Wer zwischen den Anwendungen wechselt, weil er oder sie beispielsweise im Büro die Desktopanwendung, unterwegs die Android-App und im Homeoffice die Browser-Variante nutzt, muss sich also nicht umstellen. Die enaio®-Desktopanwendung und die mobile App sind außerdem im Offline-Modus nutzbar. Um in diesem Modus zu arbeiten, fügen AnwenderInnen die benötigten Objekte zu ihren Favoriten hinzu und übertragen sie mit der Synchronisieren-Funktion auf das lokale Gerät.
Die Benutzeroberfläche ist angenehm minimalistisch gehalten und wirkt sehr aufgeräumt. Am rechten Rand befindet sich eine schlanke Menüleiste mit Links zum Dashboard, zur Schnellsuche, zum Desktop, zur Objektsuche, zum Eingangskorb, zur externen Ablage sowie zu den Favoriten, dem Schnelldurchlauf und dem eigenen Profil. Alle Buttons sind mit klaren Symbolen gekennzeichnet, zusätzlich erscheint die entsprechende Bezeichnung, wenn man mit dem Cursor über das Icon fährt.
Auf dem enaio®-Dashboard finden AnwenderInnen eine Übersicht über ihren Eingangskorb mit Benachrichtigungen zu Wiedervorlagen, Abonnements und Workflows sowie ein Suchfeld für die Volltextsuche. Unter „Meine Suchen“ legen sie gespeicherte Suchanfragen für den schnellen Zugriff ab.
Nach einer Suche wird im Arbeitsbereich neben der Menüleiste die Trefferliste angezeigt. Wählen NutzerInnen einen Treffer aus, öffnet sich am linken Rand eine Inhaltsvorschau. Indem sie zur Detailvorschau wechseln, können sie die Indexdaten einsehen. Bei Bedarf lässt sich die Vorschau in ein separates Fenster auslagern. Mit einem Office-365-Account starten MitarbeiterInnen die Bearbeitung von Microsoft-Office-Dokumenten direkt aus dem enaio®-Webclient.
In ihren Einstellungen passen AnwenderInnen das Layout ihrer Benutzeroberfläche an. Unter anderem können sie die Sprache, das Farbschema und die Akzentfarbe ändern. Darüber hinaus finden sie in den Einstellungen Optionen zur Anwesenheit und zu den Offline-Verfügbarkeiten von Dokumenten. Die Darstellung der Trefferlisten und des Eingangskorbs lassen sich dort ebenfalls anpassen. Weitere Änderungen an den Trefferlisten sind zusätzlich direkt im Arbeitsbereich möglich. Auf diese Weise können NutzerInnen ihre Suchergebnisse genau so sortieren, gruppieren und darstellen, wie es für sie am besten passt.
enaio® nutzt eine Client- und Server-Architektur. Vornehmlich ist die ECM-Plattform eine On-Premises-Lösung. Dementsprechend werden die Server-Komponenten üblicherweise auf der betriebseigenen Infrastruktur des Kunden installiert. Die Alternative dazu ist enaio® in the cloud. Damit nutzen KundInnen das gesamte enaio®-Funktionsspektrum in einer privaten Cloud. Der Anbieter stellt die komplette Infrastruktur bereit und übernimmt die Administration der ECM-Plattform, sodass Unternehmen keine eigenen IT-Ressourcen investieren müssen.
enaio® ist so konzipiert, dass es sich möglichst genau an die Anforderungen von Unternehmen und spezifischen Branchen anpassen lässt. Aktuell gibt es über 100 vorgefertigte Fachlösungen, die nach Bedarf kombiniert und individualisiert werden können. Dazu gehören unter anderem Dokumentenmanagement, Rechnungsbearbeitung, Personalakten, Vertragsmanagement und E-Mail-Verwaltung. Auf der Anbieterwebsite finden Interessierte eine Übersicht über alle enaio®-Lösungen und können diese nach Fachbereich, Branche und Thema filtern.
Für spezifische Anwendungsbereiche stellt enaio® eine Reihe von Zusatzfunktionen bereit. Mit enaio® capture lassen sich beispielsweise große Mengen an Dokumenten vollautomatisch scannen und in das DMS importieren. enaio® mediamanagement beinhaltet den Import und Export von Bild-, Audio- und Videodateien sowie den Katalogdruck. Diese optionale Funktion macht aus dem DMS sozusagen gleichzeitig eine DAM-Lösung.
Darüber hinaus bietet enaio® folgende Integrationen, welche die Organisation von E-Mails und Office-Dateien zusätzlich vereinfachen:
Ein großer Vorteil von enaio® ist seine Schnittstellenkompatibilität. Unter anderem lassen sich die Systeme SAP, DATEV und Microsoft Dynamics problemlos mit dem DMS verknüpfen. Auf diese Weise können NutzerInnen in ihrer gewohnten Software-Umgebung arbeiten.
enaio® ist auf die Arbeit mit geschäftlichen Dokumenten ausgelegt, für Privatnutzer ist die Software nicht gedacht. Dafür ist sie für mittelständische und größere Unternehmen sowie diverse Branchen, etwa Gesundheitswesen, Banken, Versicherungen, Lebensmittelindustrie oder Dienstleistungen, anpassbar. Generell eignet sich enaio® für alle Unternehmen beziehungsweise Abteilungen, die mit größeren Mengen digitaler Dokumente arbeiten oder Akten digitalisieren und archivieren möchten. Für kleinere Unternehmen und Start-ups, die keine eigenen IT-Ressourcen aufwenden möchten oder den Administrationsaufwand scheuen, ist die Variante enaio® in the cloud eine gute Lösung.
Alle Dokumentdateien, die in enaio® abgelegt werden, können zusätzlich zur SSL-Transportverschlüsselung mit den Programmen enaio® client und enaio® server verschlüsselt werden. Beide Optionen sind gemeinsam oder unabhängig voneinander einsetzbar. Eine zusätzliche Verschlüsselung ist vor allem für sensible Dokumente wie Personal- oder Patientenakten wichtig.
Darüber hinaus ermöglicht enaio® die revisionssichere Archivierung und unterstützt bei der Einhaltung der Archivierungsfristen. NutzerInnen wählen aus, welche Dokumente revisionssicher archiviert werden sollen. Ihr Inhalt ist dann nicht mehr änderbar, lediglich die Indexdaten können angepasst werden. Die Archivierung selbst kann ausschließlich vom Administrator ausgeführt werden. Zusätzlich lassen sich Dokumente in enaio® per Klick mit einer rechtssicheren digitalen Signatur versehen. Die elektronische Signatur kann weder von einem Dokument auf ein anders kopiert noch unbemerkt verändert oder gefälscht werden.
Um Dokumente DGSVO-konform zu verwalten, muss genau festgelegt sein, wer diese einsehen und bearbeiten kann. Daher ist bei DMS eine Rechteverwaltung wichtig und üblich. Auch mit enaio® lässt es sich genau bestimmen, wer was mit welchen Objekten machen beziehungsweise nicht machen darf. Hierzu arbeitet enaio® mit fein unterteilten Systemrollen, die Berechtigungen enthalten, etwa zum Starten diverser Funktionen, zum Anlegen und Löschen bestimmter Objekttypen oder zum Zugriff auf Schränke, Ordner und einzelne Objekte.
Üblicherweise werden die Rollen in enaio® gebündelt bestimmten Benutzergruppen, zum Beispiel Abteilungen in Unternehmen, zugewiesen. Zusätzlich ist es möglich, Rollen auf BenutzerInnenebene zuzuweisen, etwa wenn der Abteilungsleiter oder die Abteilungsleiterin Berechtigungen erhalten soll, die der Rest der Abteilung nicht hat.
Nach einer Kostenübersicht suchen Interessierte auf der enaio®-Website vergeblich. Das liegt daran, dass KundInnen aus einer Vielzahl an Modulen und Ad-Ons wählen können, die individuell für sie zusammengesetzt werden. Die konkreten Kosten ergeben sich dann im Beratungsgespräch mit OPTIMAL SYSTEMS. Sie richten sich nach Funktionsumfang und Nutzeranzahl. Im Normalfall handelt es sich um eine On-Premises-Lösung, für die KäuferInnen einen einmaligen Betrag bezahlen. Mittlerweile gibt es enaio® aber auch als Mietvariante in der Cloud, die monatlich bezahlt wird.
Aufgrund der Komplexität von enaio® fordert das DMS trotz seiner Benutzerfreundlichkeit eine gewisse Einarbeitungszeit. NutzerInnen finden aber in der ausführlichen Dokumentation Unterstützung. Zu dieser gelangen sie ganz einfach über den Hilfe-Button im Benutzermenü. Sie ist nach den wichtigsten enaio®-Komponenten unterteilt und lässt sich nach Schlagworten durchsuchen. Anschauliche Screenshots helfen beim Nachvollziehen der Erklärungen.
Interessierte haben die Möglichkeit, auf der enaio®-Website kostenloses Infomaterial anzufordern. Dafür ist die Angabe des Namens und der E-Mail-Adresse erforderlich. Zusätzlich zum angeforderten Infomaterial erhalten sie Zugriff auf den Premium-Content-Bereich des Anbieters, wo sie zahlreiche Whitepaper, Infoblätter und Anwenderberichte finden.
Für Fragen steht auf der enaio®-Website ein Kontaktformular bereit. Unter diesem finden Hilfesuchende außerdem E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Ansprechpartner verschiedener Standorte. KundInnen und PartnerInnen erhalten darüber hinaus Zugang zum OPTIMAL-SYSTEMS-Serviceportal, über das sie ebenfalls Kontakt zum enaio®-Support aufnehmen können. Bei Softwareproblemen sowie zur Unterstützung bei der Systemadministration wenden sie sich an den technischen Support.
Um Mitarbeitende an enaio® heranzuführen, bietet OPTIMAL SYSTEMS ein modular aufgebautes Trainingsprogramm an, das sich aus Basis-, Aufbau- und Spezialseminaren zusammensetzt. Die Schulungen werden sowohl online als auch vor Ort, entweder als In-House-Trainings bei den KundInnen oder im enaio®-Trainingscenter, durchgeführt.
Mit enaio® bekommen Unternehmen alle Funktionen an die Hand, die sie für ein strukturiertes Arbeiten mit digitalen Dokumenten benötigen. Durch das organisierte Ablegen, das Versehen mit Indexdaten sowie verschiedene Such- und Filtermöglichkeiten lassen sich Objekte schnell und problemlos auffinden. Viele Zusatzfeatures ermöglichen das Automatisieren von Geschäftsprozessen und vereinfachen die Zusammenarbeit. Besonders gut macht sich enaio® in einer Microsoft-Office-Umgebung. Unter anderem ist die Bearbeitung von Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien direkt aus enaio® heraus möglich.
Unternehmen wählen aus einer Vielzahl an Modulen beziehungsweise vorgefertigten Lösungen. Auf diese Weise erhalten sie ein ECM-Portal für ihre spezifischen Anforderungen. Für die Sicherheit der in enaio® abgelegten Dokumente sorgen unter anderem ein ausgeklügeltes Rechte- und Rollensystem, mehrere Verschlüsselungsoptionen, das revisionssichere Abspeichern und elektronische Signaturen. Die aufgeräumte Benutzeroberfläche der enaio®-Clients und die ausführliche sowie gut verständliche Dokumentation zum Programm machen enaio® trotz seiner Komplexität einfach bedienbar.
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