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Der Office Manager ist ein bewährtes und vielseitiges Tool zur Archivierung von digitalen und digitalisierten Dokumenten. Einen hohen Automatisierungsgrad dürfen Nutzer allerdings nicht erwarten.
Der Office Manager, bereits seit 1997 und inzwischen in Version 17.0 auf dem Markt, ist in den Varianten Enterprise und Pro erhältlich. Beide sind Dokumentenmanagement-Lösungen für Windows. Während Office Manager Enterprise eine Lösung rein für den Gebrauch in Unternehmen darstellt, wurde der Office Manager Pro für die Anwendung sowohl in Unternehmen als auch durch Privatanwender konzipiert. Für Privatnutzer bietet der Softwareentwickler Krekeler zusätzlich das Dokumentenmanagementsystem Gonz@les an.
Die besten DMS im Vergleich
Der Office Manager erfasst Papierdokumente durch den Scan mit lokal verbundenen Scannern oder über die Schnittstellen zu den Dokumentenscannern Fujitsu ScanSnap und Sceye. Im Hintergrund liest die automatische OCR-Texterkennung die gescannten Dokumente aus, während der Nutzer ungestört weiter scannt. Der Anwender hat dabei die Auswahl zwischen zahlreichen Texterkennungs-Tools. In der Enterprise-Version befüllt das System automatisch die Attribute des jeweiligen Dokuments, in der Pro-Version muss dies der Nutzer für jedes gescannte Dokument manuell vornehmen.
Die Texterkennung funktioniert hervorragend und ist sogar in der Lage, Beschriftungen auf Fotos oder Plänen auszulesen und diese Informationen zur Indexierung des Dokuments zu verwenden. Über die Suchfunktion ist die Bilddatei später mithilfe der ausgelesenen Begriffe auffindbar. Eine Transkodierung von Multimedia-Dateien oder deren Aufnahme in das DMS, wie es beispielsweise Alfresco vorsieht, sind hingegen nicht möglich, da die Software derartige Formate nicht unterstützt.
Digitale Dokumente jedweder Art verschiebt der Nutzer per Drag-and-Drop auf die Benutzeroberfläche, um sie in das Programm zu importieren. Der Import funktioniert sogar für gesamte Verzeichnisstrukturen des Windows Explorer. Selbst E-Mails sind aus gängigen E-Mail-Programmen per Drag-and-Drop direkt samt Anhang in den Office Manager importierbar. Darüber hinaus archiviert der Office Manager sogar Internetseiten. Hierbei besteht die Option, den Link zu verwalten, sodass die Seite bei erneutem Aufruf jeweils auf ihrem neuesten Stand angezeigt wird, oder den derzeitigen Ist-Stand einer Website gleich einem Screenshot zu archivieren. Die Enterprise-Version ist sogar in der Lage, Faxe direkt zu archivieren.
Nach der Erfassung digitaler Dokumente und der Digitalisierung von Papierdokumenten kann der Nutzer diese archivieren. Hierzu muss er zunächst manuell eine Verschlagwortung und Katalogisierung der Dokumente durch eine Zuordnung zu Projekten, Kunden, Vorgängen und beliebigen anderen Zuordnungen vornehmen. Im gleichen Zug kann er die Datei komprimieren, mit einem Schreibschutz versehen, Notizen oder Aufgaben an die Datei anhängen oder mehrere Versionen des Dokuments anlegen. Nach der Eingabe genügt ein Klick, um die Dateien vom Bereich „Aktive Dokumente“ in den Bereich „Archivierte Dokumente“ zu verschieben.
Sämtliche Kategorien, Archivstrukturen und Tags sind dabei frei durch den Nutzer definierbar. Dies sorgt für flexible Anpassbarkeit einerseits, andererseits kostet es jedoch auch zunächst einige Einarbeitungszeit bis zumindest ein Grundgerüst der Konfigurierung steht. Unternehmen müssen damit rechnen, neue Mitarbeiter in der Nutzung zunächst einzuweisen oder zu schulen.
Einen automatischen Dublettenabgleich nimmt der Office Manager nicht vor, jedoch bietet die umfangreiche Suchfunktion eine Möglichkeit zur gezielten Suche nach mehrfach vorhandenen Dokumenten.
Der Nutzer sieht auf Wunsch über die integrierte Vorschau-Funktion im System erfasste Dateien ein und blättert durch das Dokument. Das Vorschau-Fenster lässt sich optional ein- oder ausblenden und ist in der Größe variabel. Um die Datei zu bearbeiten, öffnet er sie mit einem Klick im entsprechenden externen Programm. Ebenso einfach versendet er jedes beliebige Dokument als E-Mail-Anhang. Bearbeitungen direkt in einem PDF-Dokument vorzunehmen, sei es in Form digitaler Signaturen, Texteingaben oder Einfügen von Kommentaren, ist in der Software allerdings nicht möglich. Immerhin: Digitale Stempel kann der Office Manager auf PDF-Dateien aufbringen.
Office Manager erlaubt jedoch das Erstellen von Dateien verschiedener Typen in der Ablage. Entsprechende Vorlagen für benutzerdefinierte Formulare muss der Nutzer allerdings zuerst manuell konfigurieren. Integriert sind bereits Vorlagen für Briefe, Angebote und Rechnungen.
Über entsprechende Schaltflächen exportieren Anwender Archive als ZIP-Datei oder in anderen Komprimierungsformaten oder erstellen Dokument-Datenträger.
Der Office Manager bietet zahlreiche Suchmöglichkeiten, um Dateien aus dem Archiv gezielt und in Sekundenschnelle aufzufinden. Diese Möglichkeiten umfassen:
Häufig verwendete Sucheinstellungen speichert der Nutzer als Favoriten ab. Filter- und Sortieroptionen erlauben die Sortierung des Dokumentenbestands nach verschiedensten Gesichtspunkten, wie beispielsweise Datum, Zeitraum, Name, Dokumenttyp oder Bearbeiter.
Ein Feature, das uns im Test schnell zu überzeugen wusste, ist die Aufgabenverwaltung. In dieser kreiert der Nutzer Aufgabenstellungen und Arbeitsaufträge für sich selbst oder Mitarbeiter und verwalten diese zentral. Aufgabentyp, Priorität und Termin definieren sie dabei selbst. Mit dem Planungstool in einem separaten Fenster ist dies in wenigen Sekunden möglich. Die Software erinnert den ausführenden Mitarbeiter rechtzeitig vor dem Termin oder der Aufgabe mittels akustischem Signal und eingeblendetem Pop-up.
Die Suchfunktion ermöglicht es, alle Aufgaben nach jeder getätigten Spezifizierung, beispielsweise der Prioritätsstufe oder dem zugeteilten Bearbeiter, zu filtern. Ein Ampelsystem hilft, den Status aller zu erledigenden Aufgaben übersichtlich darzustellen:
Mit diesem System teilt ein Teamleiter den übrigen Mitarbeitern schnell Aufgaben zu und überwacht deren Erfüllungsstatus. Aufgaben lassen sich direkt mit Dokumenten verknüpfen, wenn ein Mitarbeiter das Dokument zur Erledigung einer Aufgabe benötigt. Dies digitalisiert und automatisiert Workflows und beschleunigt Arbeitsprozesse.
Die Entwickler verzichten auf moderne und interaktive Bedienelemente. Die Benutzeroberfläche wirkt insgesamt eher nüchtern, schlicht und daher auch sehr aufgeräumt. Vorbild des Interface-Designs sind klar erkennbar MS-Office-Anwendungen.
Die Menüleiste ist nicht überladen und mit wenigen übergeordneten Tabs ausgestattet, die weitere Optionen erst nach dem Anklicken preisgeben. Ansprechend sind die farbigen Icons mit Beschriftung. Letztere trägt immens dazu bei, dass Anfänger sich vergleichsweise schnell in der Bedienung der wichtigsten Funktionsbereiche zurechtfinden.
Alle wichtigen Programmbereiche, wie die Scanfunktion oder die Versionierung, sind mit maximal zwei Klicks erreichbar, die Suchfunktion ist permanent eingeblendet und selbsterklärend. Drop-down-Menüs und die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen, erleichtern den Umgang mit der Suche erheblich. Die Drag-and-Drop-Bedienung zum Import von Dateien funktioniert ausgesprochen zügig und tadellos. Leider findet sich diese intuitive Bedienmethode sonst kaum im Programm wieder. Mit schnellen und intelligenten Suchfunktionen wie beispielsweise bei Alfresco kann jene des Office Manager allerdings nicht ganz mithalten. Es sind schlichtweg zu viele Eingabefenster gegeben, was die Bedienung der Suche doch bisweilen unnötig verkompliziert.
Singulär im Test ist die Möglichkeit, die OCR-Texterkennung automatisch zu einer auswählbaren Uhrzeit ausführen zu lassen, wenn das Programm gerade nicht durch den Anwender gebraucht wird.
Einiger Übung bedürfen die erweiterten Bedienungselemente, allen voran der Umgang mit der schieren Fülle individueller Konfigurationsmöglichkeiten. Nahezu jeder Tab und jede Funktion lassen sich anzeigen, ausblenden oder durch entsprechende Einstellungen nach Wunsch gestalten. Ans Corporate Design oder die persönlichen Vorlieben des individuellen Benutzers hingegen ist das Interface nicht anpassbar, wie es beispielsweise beim Konkurrenten AMAGNO möglich ist.
Leider ist die relativ komplexe Konfigurierung einiger Elemente nicht nur möglich, sondern auch notwendig, um das Programm sinnvoll einsetzen zu können. Beispiele hierfür sind die Definition von Klassifikationsattributen, das Anlegen von Vorlagen oder die Aktivierung der Option zum revisionssicheren Archivieren. Die Bedienung dieser Elemente ist meist nicht selbsterklärend und für weniger versierte Nutzer zu Beginn kaum alleine zu bewerkstelligen.
Der Aufgabenplaner ist ein Element, das über den Umfang eines reinen Dokumentenarchivierungssystems hinausreicht und zur Automatisierung von Workflows und Koordination von Arbeitsabläufen beiträgt. Mit den Features von modernen Workflow-Management- oder Workflow-Automation-Tools wie beispielsweise Fluix, kann dies jedoch ebenso wenig mithalten wie mit umfassenden Enterprise-Content-Management-Systemen, beispielsweise AMAGNO, Alfresco oder DocuWare.
So existiert keine interne Chatfunktion, keine Möglichkeit, kollaborativ in Projektgruppen an Dokumenten zu arbeiten und auch kein Datenraum für den Zugriff externer Mitarbeiter. Die Bearbeitung der Dokumente ist nicht direkt in der Software möglich und es erfolgt keine automatische Versionierung.
Selbst die Archivierung von Dokumenten läuft weitestgehend nicht automatisch ab. Der Nutzer muss viele Angaben zur Ablage manuell eingeben und einen Dublettenabgleich selbst vornehmen – trotz gut funktionierender OCR-Texterkennung.
Die Software ist ausschließlich als On-Premise-Lizenzkauf-Variante für PCs mit Windows-Betriebssystem ab XP erhältlich. Nutzer anderer Betriebssysteme gehen hier leer aus und müssen sich nach Alternativen, beispielsweise ecoDMS, umsehen.
Für den mobilen Datenzugriff installieren Kunden die Office Manager App für Android und iOS. Über die App durchsuchen sie Archive, öffnen Dokumente und kreieren Aufgaben auf dem Smartphone oder Tablet.
Office Manager ist eine applikationsneutrale Anwendung und als solche in der Lage, mit beliebigen dokumentenorientierten Programmen verknüpft zu werden und zusammenzuarbeiten. Allein die Möglichkeit zum Drag-and-Drop-Import von E-Mails beschränkt sich auf einige gängige Mailprogramme wie Outlook, IBM Notes oder Thunderbird.
Besonders erwähnenswert sind die Schnittstellen zu CAD-Programmen wie AutoCAD, Autodesk Inventor und MegaCAD, die die Archivierung von CAD-Plänen im Office Manager sehr einfach gestalten. Das Programm verfügt über erweiterte Funktionen in diesem Segment, beispielsweise einen Schriftkopf-Generator für Zeichnungen aus AutoCAD und MegaCAD.
Die Pro-Version ist vorrangig für die Anwendung an Einzelarbeitsplätzen und in kleineren Arbeitsgruppen konzipiert. Die Enterprise-Variante empfiehlt sich mit ihrer breitgefächerten SQL-Unterstützung und den Möglichkeiten zur Vergabe individueller Zugriffs- und Bearbeitungsrechte hingegen auch zum Einsatz in großen Firmennetzwerken. Mit dem inkludierten Tool zur Verwaltung von CAD-Zeichnungen ist der Office Manager vor allem für die Anwendung in Ingenieurbüros prädestiniert.
Steuerrelevante Dokumente archiviert die Software – allerdings nur nach manueller Anwahl der entsprechenden Option in den Einstellungen – revisionssicher mit PDF-Verschlüsselung und Signierung und im PDF/A-Format. Die Funktion, die der Nutzer dafür aktivieren muss, ist der GoBD-Archivmodus. Rechnungsdaten aus ZUGFeRD-Rechnungen erfasst das System automatisch, mit Lexware und DATEV gleicht es selbsttätig das Belegarchiv ab und übernimmt Buchungsinformationen.
Die Enterprise-Variante bedient sich eines Client-Server-Systems. Diese Software-Komponente installiert der Nutzer auf seinem eigenen Computer oder Server. Er ist dementsprechend letztendlich auch selbst für die Bereitstellung ausreichender Serverkapazität, Rechenleistung und für die Sicherheit des Systems verantwortlich. Die Datenbank mit allen Dokumenten befindet sich auf einem Windows-System. NAS-Festplatten sind in aller Regel nicht kompatibel. Die Archivdatenbank wird nur in der Enterprise-Version auf MS SQL- und MySQL-Servern gespeichert.
Datensicherungen führt das System nicht selbstständig durch. Auch die Versionierung von Dokumenten erfolgt nicht automatisch. Der Nutzer muss die Anlage mehrerer Versionen bei der Ablage einer Datei explizit anweisen. Die Konkurrenz von AMAGNO, DocuWare, Alfresco oder ecoDMS löst dies besser.
Damit keine unbefugten Personen Zugriff auf Dateien erhalten, hat der Nutzer die Möglichkeit, für jede einzelne Datei individuell Zugriffsrechte zu definieren. Die Rechtezuweisung geschieht auf der Ebene des Betriebssystems, was eine hohe Sicherheit garantiert. Ein Haken daran bleibt jedoch: Diese Funktion ist nur im Enterprise-Modell inkludiert. Die Pro-Version bietet kaum Sicherheits-Features.
Der Administrator ist grundsätzlich berechtigt, jeden Menübefehl für andere Nutzer zu aktivieren oder zu sperren. Der Administrator-Zugang ist mit einem Passwortschutz versehen, Benutzernamen sind hingegen nicht passwortgeschützt. Diese Funktion existiert unnachvollziehbarer Weise schlichtweg nicht.
Das Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem ist in den zwei Versionen Pro und Enterprise erhältlich, die sich hinsichtlich ihres Funktionsumfangs unterscheiden. Für beide Programmvarianten stellt der Anbieter in transparenter Weise ausführliche Preislisten online zur Verfügung. Beide Produkte sind ausschließlich als Client-Server-Lösung im On-Premise-Lizenzkauf-Modell per Vorkasse erhältlich.
Office Manager Pro eignet sich für die Anwendung durch Einzelpersonen und kleine Teams. Die Preisstruktur ist übersichtlich:
| Lizenzen Pro 17.0 | Preis bei Erstkauf inkl. MwSt. | Preis für Upgrade von 16.0 | Preis für Upgrade von älterer Version |
|---|---|---|---|
| Pro 1 Arbeitsplatzlizenz | 297,50 Euro | 89,25 Euro | 130,90 Euro |
Für die Vollversion von Office Manager Enterprise existiert eine Preisstaffelung, die sich an der Anzahl der Lizenzen orientiert, die ein Unternehmen zur Ausstattung seiner Mitarbeiter benötigt:
| Anzahl Lizenzen Enterprise 17.0 | Preis bei Erstkauf inkl. MwSt. | Preis für Upgrade von 16.0 | Preis für Upgrade von älterer Version | Preis für Upgrade von Pro |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 1.071,00 Euro | 261,80 Euro | 428,40 Euro | 872,27 Euro |
| 2 | 1.666,00 Euro | 416,50 Euro | 583,10 Euro | 1.268,54 Euro |
| 3 | 2.261,00 Euro | 571,20 Euro | 785,40 Euro | 1.664,81 Euro |
| 5 | 3.332,00 Euro | 833,00 Euro | 1.166,20 Euro | 2.338,35 Euro |
| 10 | 6.188,00 Euro | 1.547,00 Euro | 2.165,80 Euro | 4.200,70 Euro |
| 15 | 7.735,00 Euro | Auf Anfrage | Auf Anfrage | Auf Anfrage |
| 20 | 9.282,00 Euro | 2.261,00 Euro | 3.213,00 Euro | 5.307,40 Euro |
| 30 | 11.900,00 Euro | 2.975,00 Euro | 3.213,00 Euro | Auf Anfrage |
| 50 | 19.040,00 Euro | 4.165,00 Euro | 5.831,00 Euro | Auf Anfrage |
| 100 | 36.890,00 Euro | 6.545,00 Euro | 9.163,00 Euro | Auf Anfrage |
| Über 100 | Auf Anfrage | Auf Anfrage | Auf Anfrage | Auf Anfrage |
Interessenten steht es frei, den Office Manager kostenlos und unverbindlich für die Dauer von 30 Tagen zu testen. Zu den dreißig Tagen zählen jedoch nur jene Tage, an denen der Nutzer das Programm tatsächlich öffnet. Die Testversion für die Varianten Pro und Enterprise steht zum Download auf der Homepage des Herstellers bereit. Entscheidet er sich für den Kauf, muss er lediglich eine Lizenz erwerben und kann das Programm ohne Neuinstallation weiter nutzen.
Das Produkt befindet sich preislich im gehobenen Segment, gerade da moderne Tools zur Workflow-Automation nicht enthalten sind. Die Transparenz und die großzügige Testphase machen dieses Manko jedoch wieder wett, zumal auch das Support-Angebot zu überzeugen weiß.
Die vielfältigen Möglichkeiten, den Support des Herstellers in Anspruch zu nehmen, präsentiert der Anbieter an prominenter Position auf seiner Homepage. Das Angebot beinhaltet eine Telefonnummer zum Ortstarif und eine Support-E-Mail-Adresse. Zudem steht ein Web-Log bereit, in dem Nutzer ihre Frage unter Anfügung von Screenshots adressieren. Sollte all dies nicht helfen, besteht die Möglichkeit, Unterstützung per Fernwartung über TeamViewer anzufordern.
Ein ausführliches Benutzerhandbuch und Kurzanleitungen stehen online zur Verfügung und sind über die Software unter dem Reiter „Hilfe“ direkt aufrufbar. Ebenso sind ein ausführlicher FAQ-Bereich, ein Neuigkeiten-Blog, die Möglichkeit zur Direkthilfe und eine Hinweisfunktion, die Erklärungen zu den Programmbereichen und Schaltflächen liefert, in diesem Bereich implementiert.
An modernen Features fehlt es jedoch: Tutorials, Videos oder Online-Schulungen zählen nicht zum Service-Portfolio, was den etwas angestaubten Eindruck der gesamten Website widerspiegelt.
Wer sich für den Office Manager entscheidet, erwirbt ein altbewährtes Dokumentenarchivierungs- und -verwaltungs-Tool, das in diesem spezifischen Funktionsbereich gut und flexibel anpassbar ausgestattet ist. Innovative oder moderne Elemente sollten Kunden allerdings nicht erwarten. Die Terminierungsfunktion zur Aufgabenplanung ist ein schönes Extra für die Aufgabenzuteilung in kleineren Unternehmen, doch wird sie den Anforderungen an ein modernes Workflow-Management alleine nicht gerecht.
Der Preis ist zwar vergleichsweise hoch, allerdings präsentiert sich der Anbieter hinsichtlich der Transparenz und des Support-Angebot vorbildlich. Nach einiger Einarbeitung erschließt sich die Bedienung aller Funktionselemente zügig, doch sollten Nutzer dennoch vorab das Handbuch studieren. Gerade hinsichtlich des revisionssicheren Archivierens oder bezüglich der Sicherheitsmaßnahmen lauern nämlich ungeahnte Fallstricke.
Da bei einem vergleichsweise geringen Automatisierungsgrad zahlreiche manuelle Konfigurationsmaßnahmen nötig sind, ist das Programm eher für versierte Nutzer geeignet. Aufgrund der spezifischen Funktionsfülle im Bereich der CAD-Zeichnungsverwaltung ist die Software ein echter Nischentipp für Ingenieurbüros und kleine Arbeitsgruppen, die mit derartigen Dokumenten umgehen.
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