Aktenvernichter

Aktenvernichter-Ratgeber: So wählen Sie das richtige Produkt

Warum brauche ich einen Aktenvernichter?

Ein Aktenvernichter, auch Schredder (englische Variante: Shredder), Reißwolf oder Papierwolf genannt, schneidet Papier in Streifen oder Stücke und macht auf diese Weise darauf befindliche Informationen unlesbar. Egal ob im Privatbereich, bei Selbstständigen oder in kleinen und mittleren Unternehmen: Informationen auf Rechnungen, amtlichen Dokumenten oder Projektpapieren dürfen nicht in die falschen Hände geraten. Auch erfordern der Datenschutz und speziell die seit 2018 gültige Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einen sorgsamen Umgang mit Firmendaten, Adressen, Geburtsdaten und vielem mehr. Bei Nichtbeachtung drohen Identitätsdiebstahl durch den Missbrauch von Anschrift, Sozialversicherungsnummern und Geburtsdaten. Wenn Kriminelle Ihre Kreditkarten-, Bank- und Kontodaten erbeuten, droht gegebenenfalls ein empfindlicher finanzieller Schaden. Datenlecks können zudem zu einem Reputationsverlust und sinkenden Umsätzen führen. Grundsätzlich sind Unternehmen verpflichtet, Papiere mit Kundendaten bei der Entsorgung zu vernichten. Ansonsten drohen harte Strafen. Privatnutzer müssen dies zwar nicht, aufgrund der drohenden Gefahren ist das Schreddern dennoch empfehlenswert.    

Funktionsweise und Schneidwerk

Wer Dokumente achtlos wegwirft oder einfach nur zerreißt, riskiert, dass sensible Daten in die falschen Hände geraten. Generell ist mehr Anstrengung notwendig, um die Daten irreversibel zu vernichten. Früher wurden solche Dokumente in Feuerkörben verbrannt. Das brachte die Gefahr mit sich, dass diese Feuer sich unkontrolliert ausbreiten konnten. Zudem ist diese Methode nicht zuverlässig: Verbrennt das Dokument nicht vollständig, bleibt ein Teil der Daten lesbar.

Der erste mechanische Aktenvernichter bestand aus einem Schneidwerk, das mit einer Kurbel angetrieben wurde. Der Erfinder, Adolf Ehinger, orientierte sich dabei angeblich an einem Arbeitsgerät aus Italien: der Pastamaschine. Sowohl diese erste Version als auch moderne, per Elektromotor angetriebene Modelle verfügen über zwei sich gegenüberliegenden Wellen, die sich in unterschiedlicher Richtung zueinander drehen. Auf den Wellen sind scharfkantige Räder angeordnet, die ineinandergreifen. Das Papier, das Nutzer an der Oberseite des Gerätes zuführen, wird eingezogen und durch die Räder in Streifen geschnitten. Je mehr Räder auf der Welle montiert sind, desto schmaler werden die Papierstreifen. Die Länge der Streifen ist abhängig von der Länge des eingeführten Blattes.

Neben der beschriebenen Schnitttechnik gibt es auch Varianten, die die Streifen zusätzlich quer durchtrennen, um mehr Papierfragmente zu erhalten, die Rekonstruktion der Daten weiter zu erschweren und somit höheren Sicherheitsanforderungen Sorge zu tragen. Wir stellen die verschiedenen Varianten vor.

Welche Schnitttypen gibt es?

Streng genommen gibt es nur zwei verschiedene Schnitttypen, die die Schneidwerke von Aktenvernichten beherrschen: den Streifenschnitt und den Partikelschnitt. Ersterer schneidet das Papier in Streifen, die je nach Schneidwerk unterschiedlich breit sein können. Je schmaler die Streifen sind, desto mühsamer ist ein späteres Zusammensetzen. Schmalere Streifen erhöhen also die Sicherheit. Noch sicherer ist der Partikelschnitt. Hierbei wird das Papier nicht nur in Streifen geschnitten: Scharfe Metallkanten in den Rädern des Schneidwerkes sorgen zudem dafür, dass die Streifen in viele kleine Partikel zerteilt werden, was für zusätzliche Sicherheit sorgt. Die Partikel lassen sich – wenn überhaupt – nur mit erheblichem Aufwand wieder zusammensetzen.

Streifenschnitt

Der Streifenschnitt ist die einfachste Technik beim Schreddern von Dokumenten. Es werden gleich breite Streifen geschnitten. Die Breite der Streifen ist von der Anzahl der Schneidrollen auf der Welle abhängig und beträgt je nach Sicherheitsstufe zwei bis zwölf Millimeter. Die Länge entspricht dabei der Länge des Dokumentes. Ein Schnipselhaufen, der aus Streifen besteht, hat ein größeres Volumen als ein Partikelhaufen. Daher muss der Auffangkorb bei Streifen häufiger geleert werden. Bei diesem Verfahren können gegebenenfalls mehrere Dokumente gleichzeitig zugeführt werden. Geräte mit dieser Technik sind in der Regel leiser als Modelle, die sich einer anderen Schnitttechnik bedienen.

Partikelschnitt

Beim Partikelschnitt sorgen seitlich herausstehende Dornen an den Rändern der Räder dafür, dass die Streifen quer zerschnitten werden. Die horizontalen Schnitte sorgen für eine größere Anzahl kleinerer Partikel. Das Zusammensetzen wird hierdurch erschwert.

 

Kreuzschnitt

Der Kreuzschnitt ist eine alternative Bezeichnung für den Partikelschnitt. Es handelt sich also um kein eigenständiges Zerkleinerungsverfahren, sondern beschreibt ebenso die Methode, bei der Dokumente beim Einzug in Streifen geschnitten und der Streifen nach eine bestimmten Länge in einzelne Partikel getrennt wird.

Mikroschnitt

Der Mikroschnitt ist eine spezielle Form des Partikelschnitts, bei dem die Dokumente in besonders kleine Partikel zerschnitten werden. Die Streifen fallen dabei möglichst schmal aus und werden an mehreren Stellen zerschnitten, sodass viele kleine Partikel entstehen und ein späteres Zusammensetzen bis hin zur Unmöglichkeit erschwert wird. Diese Technik kommt in Bereichen zum Einsatz, in denen der Datenschutz einen sehr großen Stellenwert besitzt, beispielsweise bei Geheimdiensten.

Der Aufsatz

Die meisten Modelle kommen als Komplettgeräte daher: Es handelt sich dann meist um ein Schneidwerk, das mit einem passenden Auffangbehälter geliefert wird. Nutzer geben an der Oberseite Papier ein, das durch das Schneidwerk gezogen wird und zerkleinert in den Auffangbehälter fällt. Viele Modelle sind so konzipiert, dass der Betrieb nur möglich ist, wenn das Schneidwerk fest mit dem Behältnis verbunden ist, um einen Kontakt mit der gefährlichen Unterseite des Mahlwerkes auszuschließen. Ist der Behälter voll, schaltet das Schneidwerk bei vielen Geräten ab. Nutzer müssen den Inhalt nach Abnehmen des Aufsatzes entweder manuell durch Druck komprimieren oder den Auffangkorb entleeren.

Ferner sind auf dem Markt einige wenige Modelle erhältlich, die nur den Schredderaufsatz im Lieferumfang haben. Diese können Nutzer dann beispielsweise direkt über der Altpapiertonne montieren. Vorteil: Sie müssen den Auffangbehälter nicht leeren, die Schnipsel fallen schließlich direkt in die Altpapiertonne und werden bei der Leerung durch die Müllabfuhr entsorgt. Da aber nicht jedes Schredder-Modell auf jeden Mülleimer passt, haben diese Aktenvernichter meist einen Teleskop-Auszug, mit dem sich die Geräte sicher befestigen lassen.

Aufsatzgerät mit Tür

Eine weitere verbreitere Variante von größeren Modellen für den Dauerbetrieb sind Geräte, die in einer Art Schrank verbaut sind. Auf der Oberseite befindet sich der Eingabeschacht für das Papier, darunter steht ebenfalls ein Fangkorb, der aber deutlich größer ausfällt als bei den einfachen Modellen. Dieser ist hinter einer Klappe untergebracht. Solche Modelle sind optisch weniger auffällig. Sie funktionieren nur, solange die Tür auf der Vorderseite geschlossen ist. Auf diese Weise ist ein versehentlicher Kontakt mit der Unterseite des Schneidwerks ebenfalls ausgeschlossen.

Mini-Hand-Aktenvernichter

Mini-Hand-Aktenvernichter sind nicht allzu weit verbreitet. Die Abmessungen erinnern an Haar-Glätteisen. Anwender halten das Gerät mit einer Hand fest und bedienen mit dieser auch den Funktionsknopf. Diese Aktenvernichter arbeiten nur, so lange der Knopf gedrückt wird. Das soll Unfälle bei Herunterfallen des Schneidwerkes verhindern. Die Papierseiten führen Nutzer mit der anderen Hand zu. Als Nischenprodukt eignen sich solche Modelle für Nutzer, die sehr selten ein Dokument vernichten und zudem sparen möchten.

Manuelle Aktenvernichter

Bei manuellen Aktenvernichtern handelt es sich um Geräte, die Anwender manuell bedienen. Sie führen dafür das Papier mit einer Hand in den Geräteschlitz ein. Mit der anderen Hand betätigen sie die Handkurbel an der Geräteseite, sodass das Papier eingezogen und in kleine Streifen geschnitten wird. Inzwischen gibt es auch Modelle, die den Partikelschnitt beherrschen. Solche Aktenvernichter eignen sich vor allem für kleinere Mengen an Dokumenten. Die meisten Modelle kommen auch mit gefalteten A4- oder A5-Dokumenten zurecht.

Für dickeres Papier, Pappe oder das Schreddern von mehreren Seiten eignen sie sich hingegen meist nicht, da hierfür eine zu hohe Muskelkraft aufgewendet werden müsste. Diese Modelle eine Fangkorb für die Papierschnipsel. Ein Aufsatz etwa auf einem Mülleimer wäre bei diesen Modellvarianten nicht sinnvoll: Durch die Kurbelbewegungen würde sich ein solches Gerät zu stark bewegen, was für den Nutzer zu einem Verletzungsrisiko führen würde. In puncto Sicherheit kommen die manuellen Geräte noch nicht an die elektrischen heran, da letztere kleinere Partikel erzeugen können. Dennoch sind sie vergleichsweise günstig in der Anschaffung, im Betrieb leise und funktionieren auch ohne Strom.

Schutzklassen und Sicherheitsstufen

Die Vernichtung von Datenträgern, dazu gehören auch Dokumente in Papierform, ist seit 2012 in der DIN 66399 genormt. Sie löste die DIN 32757 ab, eine Norm, die Hersteller von Kleingeräten zur Datenträgervernichtung bis dahin verwendeten.

Was besagt die DIN 66399?

Die neue Norm ermöglicht es Anwendern, die ihre Daten selbst vernichten möchten oder diese einer Fachfirma zur Vernichtung übergeben, die ihre Ansprüche erfüllenden Schutzklassen und Sicherheitsstufen zu ermitteln und so die für ihren Bedarf entsprechende Vernichtung der Daten zu vollziehen. Auf diese Weise werden bei weniger vertraulichen Daten Kosten gespart. Bei Dokumenten, die sehr sensible Informationen enthalten, kann der Nutzer hingegen sicherstellen, dass die Daten durch kleinteiliges Schreddern unwiederbringlich zerstört werden.

Im Folgenden stellen wir die drei in der Norm definierten Schutzklassen vor und geben eine Übersicht, in welche Sicherheitsstufen diese Anwendungsfälle eingeordnet werden können. Dabei sind Überschneidungen möglich.

Die drei Schutzklassen geben an, wie schützenswert die Daten sind. In der Schutzstufe ist beschreiben, wie gründlich die Daten vernichtet werden müssen und wieviel Aufwand betrieben werden müsste, um die einzelnen Teile wieder zu einem Dokument zusammenzusetzen. In den oberen Sicherheitsstufen ist eine Wiederherstellung der Daten nicht mehr möglich: Durch Vernichtung sind sie sicher vor den Augen Dritter. Daten, die in eine bestimmte Sicherheitsklasse fallen, müssen nach den geltenden Mindestanforderungen der zugehörigen Sicherheitsstufe vernichtet werden. Sie sollten beim Kauf darauf achten, dass der Aktenvernichter eine entsprechende Kennzeichnung aufweist.

Die verschiedenen Schutzklasse und Sicherheitsstufen, die jeweils maximal zulässigen Streifen- beziehungsweise Partikelgrößen und mögliche Anwendungszwecke.

Für wen eignet sich welche Sicherheitsstufe?

In der Sicherheitsstufe 1 werden vergleichsweise breite Streifen geschnitten. Geräte auf dieser Sicherheitsstufe eignen sich daher für nicht sicherheitsrelevante Privatunterlagen. Unter Stufe 2 fällt schriftliche Firmenkommunikation. Vertrauliche Informationen wie Adress- oder Steuerdaten erfordern bereits die Sicherheitsstufe 3. Hier kommt der Partikelschnitt zum Einsatz, Dokumente lassen sich deutlich schwerer wieder zusammensetzen. Die Sicherheitsstufe 4 eignet sich für kritische Papiere im Unternehmensumfeld, etwa Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Personalakten oder Bilanzen. Brisante Dokumente wie etwa Prozessunterlagen erfordern die noch höhere Sicherheitsstufe 5. Geht es um sehr viel Geld und einen potenziellen Wettbewerbsvorteil, ist Firmen beispielweise bei Patentunterlagen die Sicherheitsstufe 6 anzuraten. Die Partikel sind maximal ein mal zehn Millimeter groß und lassen sich nicht mehr zusammensetzen. Die Sicherheitsstufe 7 wurde für Akten von Militär und Nachrichtendienste normiert. Die anfallenden Partikel sind noch einmal doppelt so klein wie in der vorigen Stufe.

Weitere Kaufkriterien

Neben den Schnipselgrößen und der entsprechenden Sicherheitsstufen gibt es noch eine Reihe weiterer Faktoren, die für die Kaufentscheidung wichtig sind.

Dokumentengröße

Die allermeisten Aktenvernichter-Modelle sind für das sichere Vernichten von Dokumenten im DIN-A4-Format ausgelegt. Dokumente dieser Maße sind weltweit am stärksten verbreitet, abgesehen von den nordamerikanischen Staaten. Für größere Dokumente, beispielsweise im A3- oder A2-Format gibt es spezielle Geräte. Da diese in der Anschaffung jedoch deutlich teurer sind, empfiehlt sich bei gelegentlichem Aufkommen, da Dokumente stattdessen zu falten und so in den Aktenvernichter zu geben. Ein einmal gefaltetes DIN-A3-Dokument passt dann problemlos in den DIN-A4-Reißwolf.

Blattanzahl

Vor allem für Personen, die häufig größere Mengen an Dokumenten vernichten müssen, ist die Frage wichtig, wie viele Seiten sie gleichzeitig vernichten können. Können nur wenige Blätter gleichzeitig geschreddert werden, dauert das Vernichten eines Stapels entsprechend länger. Große Industriegeräte haben einen Papiereinzug: Die Blätter eines Stapels werden wie bei einem Kopierer nacheinander eingezogen und dem Schneidwerk zugeführt. Achtung: Bei diesem Verfahren müssen Sie sicherstellen, dass niemand ohne Befugnis Dokumente aus dem Stapel entnimmt.

Was wird noch vernichtet?

Für viele Kaufinteressierte ist entscheidend, welche Materialien neben Papier vernichtet werden können. Sowohl im Büro- als auch im Privatbereich ist die Frage von Interesse, ob Büro- und Heftklammern in Dokumenten verbleiben können, ohne dass das Gerät beim Schreddern Schaden nimmt. Ansonsten müssen sie mühsam einzeln herausgenommen werden, was bei großen Aufkommen im Unternehmensumfeld sehr aufwändig wäre. Zudem ist es praktisch, wenn das Modell neben Papier auch CDs und Kreditkarten sicher zerstört.

Größe des Auffangbehälters

Die Größe des Auffangbehälters entscheidet darüber, wie häufig Nutzer diesen leeren müssen. Für den Privatgebrauch oder in kleinen Unternehmen mit bis zu zwei Mitarbeitern reicht ein Volumen von 5 bis 12 Litern in der Regel aus. Bei täglicher Nutzung in einer kleinen Abteilung sollte das Volumen 12 bis 40 Liter betragen. Für Großraumbüros bietet sich bei täglicher Nutzung ein Korbvolumen zwischen 40 und 150 Litern an.

Füllstandsanzeige

Ein weiteres praktisches Feature ist eine Füllstandsanzeige. Gibt es nur einen undurchsichtigen Auffangeimer, muss der Nutzer das Schneidwerk von Zeit zu Zeit anheben, um nachzusehen, ob der Eimer geleert werden muss. Verfügt der Eimer über ein Sichtfenster, kann der Nutzer direkt sehen, ob eine erneute Entleerung nötig ist. Andere Geräte kommen mit Sensoren: Ist ein bestimmter Füllstand erreicht, leuchtet eine LED, die dem Nutzer signalisiert, dass er den Fangkorb leeren muss. Modelle mit Streifenschnitt produzieren ein größeres Füllvolumen.

Maximale Betriebsdauer

Damit der Motor des Schneidwerkes keinen Schaden nimmt, haben so gut wie alle Geräte einen Überhitzungsschutz. Nach einer bestimmten Betriebsdauer wird das Gerät für einige Sekunden oder Minuten ausgeschaltet, bis es abgekühlt ist. Geräte für die Industrie verfügen über Kühlsysteme und lassen einen längeren Betrieb zu als die günstigen Kompaktmodelle für den Privatbereich.

Anlauffunktion

Verfügt das Modell über eine Abschalt- beziehungsweise Anlauffunktion, schaltet es sich ab, wenn kein neues Papier zu Schreddern nachkommt. Das spart Energie und trägt zur Sicherheit bei. Die meisten Geräte laufen nur dann an, wenn sich ein Blatt in der Lichtschranke des Einzugs befindet.

Rücklauf

Die Rücklauffunktion ist bei so gut wie allen Geräten inkludiert. Liegt eine Überlastung vor, etwa weil zu viele Blätter auf einmal ins Schneidwerk eingeführt wurden, sorgt der Rücklauf dafür, dass der Nutzer den Stapel herausnehmen und dezimiert wieder einführen kann.

Sicherheitsklappe

Eine Sicherheitsklappe, die die Papiereingabe schmaler macht, sorgt dafür, dass die Finger oder die Krawatte nicht ins Schneidwerk gelangen. Der schmale Einschub lässt einzelne Blätter ins Schneidwerk gelangen. Um auch größere Papiermengen auf einmal zu vernichten, muss der Nutzer den Einschub anheben.

Betriebsgeräusch

Vor allem wenn Sie das Gerät im Büroumfeld einsetzen möchten, spielt die Betriebslautstärke eine signifikante Rolle. Steht der Aktenvernichter nicht in einem separaten Raum, kann ein lautes Betriebsgeräusch schnell störend werden. Viele Hersteller werben damit, dass ihre Geräte leise arbeiten. Die wenigsten Hersteller geben einen Wert in Dezibel (dB) an, was einen echten Vergleich unmöglich macht.

Rollen

Großgeräte mit einem großen Auffangbehälter nehmen vergleichsweise viel Platz ein und sind durch ihr Gewicht kaum transportabel. Abhilfe schaffen hier Rollen, mit denen der Benutzer das Gerät flexibel positioniert.

 

Muss ich den Aktenvernichter warten?

Die Schneidwalzen arbeiten mechanisch und nutzen sich im Laufe der Zeit ab Bei Kreuzschnittmodellen geschieht das schneller als bei Streifenschnitt-Varianten. Mit dem Ölen des Schneidewerkes verhindern Sie, dass dieses unscharf wird oder dass das Papier nicht mehr korrekt eingezogen wird. Auch das Betriebsgeräusch nimmt bei regelmäßiger Pflege ab. Je höher die Sicherheitsstufe des Gerätes, desto mehr wird das Schneidwerk beansprucht. Bereits ab der Sicherheitsstufe 3 empfiehlt sich die regelmäßige Reinigung. Es gibt spezielle Öle, die Sie in das Schneidwerk tropfen oder sprühen. Bequemer sind spezielle ölgetränkte Papiere, die den Schmierstoff beim Schreddern direkt an die Walzen abgeben.

Weiterführende Testberichte

Achtung: Hierbei handelt es sich um einen reinen Aktenvernichter-Vergleich. Wir haben die vorgestellten Produkte keinem Test unterzogen.

Auf der Suche nach einem Aktenvernichter-Test sind wir bei der Stiftung Warentest leider nicht fündig geworden. Das Testmagazin verweist lediglich auf einen Test des britischen Magazins Which?. Dieser ist für deutschsprachige Kaufinteressenten aber nicht von allzu großem Nutzen. Viele der vorgestellten Modelle sind nicht in Deutschland erhältlich. Zudem handelt es sich lediglich um eine Produktübersicht mit 52 Modellen. Ein echter Testbericht ist nicht verfügbar, nach anklicken der Produkte sehen sie lediglich ein die jeweiligen Datenblätter in englischer Sprache.

Das Verbrauchermagazin Haus & Garten Test hat 2018 einen Aktenvernichter-Test mit sechs Modellen durchgeführt. Mit dabei sind die Marken Fellowes Powershred, HSM, Monolith und Zoomyo. Die Tester untersuchen, wie viele Blätter gleichzeitig vernichtet werden können und ob dies den Produktangaben entspricht, ob die Partikel-Schredder-Funktion ordnungsgemäß kleine Schnipsel produziert und ob beim Schreddern von Kreditkarten – falls möglich – der auf ihnen befindliche Chip stets zuverlässig zerstört wird. Für den Belastungstest ließen sie das Gerät fünf Minuten bei kontinuierlicher Eingabe verschiedener Blattstapel arbeiten. Zudem testeten sie das Verhalten bei einer Überlastung durch Papierstau. Die Geräte reagierten unterschiedlich. Sie schalteten teilweise automatisch in den Rücklauf; bei anderen Modellen müssen Anwender dies manuell veranlassen. Auch die Abkühlzeit haben die Tester gemessen. Zudem wurden die Materialqualität sowie die Verarbeitung anhand der Spaltenmaße bewertet.

Beliebte Marken

Fellowes Powershred | Rexel | Genie | HSM | Geha | Hama | Olympia

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