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Bewertung
8,4
Pro
  • Weitreichende Anpassungen ohne Coding möglich
  • Für unterschiedlichste Anforderungen einsetzbar
  • Flexible und stabile Microservices-Architektur
  • Sicherheit entspricht Vorgaben des BSI
  • Setzt auf offene Standards
Kontra
  • Lohnt sich erst ab einer gewissen Unternehmensgröße
  • Keine Out-of-the-Box-Lösung
FAZIT

yuuvis® RAD ist ein hochprofessionelles DMS für den Unternehmenseinsatz. Für kleinere Firmen hat der Anbieter besser geeignete yuuvis®-Varianten. Wer aber im Großunternehmen auf individuelle Lösungen und Agilität Wert legt, ist bei yuuvis® RAD genau richtig.

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Bewertungskriterien
Funktionen
Benutzerfreundlichkeit
System, Module und Schnittstellen
Zielgruppen und Datensicherheit
Konditionen und Service

yuuvis® RAD Test

Funktionen9,06

Zu behaupten, yuuvis® RAD sei ein DMS (Dokumentenmanagementsystem), wäre zwar nicht ganz falsch, aber eigentlich eine Untertreibung. Die Software von Optimal Systems, einem zur japanischen Kyocera Group gehörenden Unternehmen, trägt nicht ohne Grund den Zusatz „RAD“ im Namen. Das steht für „Rapid Application Development“. In Wahrheit handelt es sich bei yuuvis® RAD nämlich um ein multifunktionales Werkzeug, mit dem sich unterschiedlichste inhaltszentrierte Softwareanwendungen realisieren lassen. Programmierkenntnisse sind dafür allerdings nicht zwingend nötig, das System lässt sich allein über Eingabemasken vielfältig anpassen. Daher bezeichnet der Hersteller es auch als „Low-Code/No-Code-Plattform“. Man könnte yuuvis® RAD auch ein Enterprise-Content-Management-System (ECMS) nennen. Unter anderem eignet es sich für

  • die Erfassung von Papierdokumenten,
  • die Verwaltung von Content und
  • die digitale Archivierung.

Grundsätzlich arbeitet yuuvis® RAD mit drei verschiedenen Arten von Elementen, nämlich mit

  • Objekten,
  • Aktionen und
  • Prozessen.

Objekte sind statisch, sie enthalten Daten. Solche Geschäftsobjekte könnten zum Beispiel Ordner, Datensätze in einer Kundendatenbank, Formulare oder eingescannte Dokumente sein. Jedes Objekt hat ein definiertes Set aus Metadaten, das seine Eigenschaften und Werte beschreibt. Dadurch können Objekte systematisch abgelegt und einfach wiedergefunden werden. Welche Metadaten ein Objekt enthält und wer sie bearbeiten darf, hängt vom Objekttyp ab. Objekttypen wiederum werden von AdministratorInnen festgelegt.

Aktionen sind meistens einzelne Funktionen, zum Beispiel Kopieren, Löschen oder Herunterladen. Nutzer stehen abhängig von ihren Berechtigungen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung.

Prozesse schließlich bilden komplexe, aus mehreren Schritten bestehende Arbeitsprozesse ab. Aktionen und Prozesse gibt es sowohl mit als auch ohne Objektbezug, letztere können allerdings oft nachträglich noch Objekte zugeordnet werden.

Organisation und Suche

Um sich im Webclient von yuuvis® RAD zurechtzufinden, ist es hilfreich, zwei Konzepte des Programms zu verstehen: den Eingangskorb und den Ablagekorb. Beide „Körbe“ lassen sich über das Hauptmenü auf der linken Seite des Programmfensters abrufen, sie sind aber auch direkt über Icons in der oberen Menüleiste erreichbar.

Eingangs- und Ablagekorb haben eine Gemeinsamkeit: Bei beiden handelt es sich um eine Liste mit Dingen, um die sich die Anwenderin oder der Anwender kümmern sollte. Im Eingangskorb finden sich Benachrichtigungen zu Aufgaben, Wiedervorlagen und Prozessen. Er stellt also eine Art To-do-Liste dar – wer wissen will, was aktuell ansteht, sollte einen Blick in den Eingangskorb werfen. Im Ablagekorb hingegen landen sämtliche Objekte, die zwar erstellt, aber noch nicht im Ordnungssystem abgelegt wurden. Es handelt sich sozusagen um die virtuelle Version eines unsortierten Papierstapels.

Eine zentrale Rolle kommt in yuuvis® RAD der Suchfunktion zu, sie ist maßgeblich dafür verantwortlich, dass AnwenderInnen alle wichtigen Daten schnell auffinden. Mit einer sinnvollen Kombination aus Metadaten und gespeicherten Suchanfragen kann der Client so konfiguriert werden, dass relevante Objekte mit wenigen Mausklicks abrufbar sind. yuuvis® RAD kennt drei verschiedene Arten von Suche:

  • Objekteigenschaften-Suche: sucht anhand automatisch erstellter Metadaten wie Dateigröße oder Erstellungsdatum
  • Indexdaten-Suche: sucht in den spezifischen Indexdatenfeldern eines Objekttyps
  • Globale Suche: durchsucht sowohl Indexdaten als auch die Textdokumente selbst

Die unterschiedlichen Sucharten lassen sich auch kombinieren. Als Ergebnis erhalten AnwenderInnen Trefferlisten, die sie auf vielfältige Art an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können. Vieles kann durch Verschieben mit der Maus (Drag-and-drop) direkt in der Trefferliste geändert werden. Auf diese Art lässt sich unter anderem die Breite und die Reihenfolge der Spalten anpassen, Spalten können auch fixiert oder ausgeblendet werden. Mit einem Klick auf den Spaltentitel lässt sich eine Trefferliste entweder auf- oder absteigend anhand der entsprechenden Spalte sortieren.

Ähnliche Anpassungen ermöglicht auch das Konfigurationsmenü im Kopfbereich von Trefferlisten. Ein entscheidender Unterschied ist allerdings, dass direkt in der Trefferliste vorgenommene Änderungen nur temporär sind, während sich die im Konfigurationsmenü getätigten Einstellungen speichern lassen.

Objekte erstellen

AnwenderInnen können mit einem Klick auf das Pluszeichen am oberen Fensterrand auf unterschiedliche Bereiche des Unternehmens abgestimmte Objekte erstellen. Das können zum Beispiel Mitarbeiter- und Bewerberprofile, Stellenausschreibungen, Kundendaten, Verträge oder sogar Fotoalben sein.

Eine andere Möglichkeit zum Erstellen eines Dokuments ist es, eine Datei einfach mit der Maus auf das Browserfenster mit yuuvis® RAD zu ziehen. In diesem Fall landet sie im Ablagekorb und man kann ihr später einen Objekttyp zuweisen. Welche Objekttypen zur Verfügung stehen, hängt vom Dateityp ab. In einer entsprechend konfigurierten Installation könnte zum Beispiel festgelegt sein, dass für JPEG-Dateien nur der Objekttyp „Foto“ zulässig ist. Die Software ist in der Lage, unterschiedliche Arten von Dateien anzuzeigen und teilweise auch zu bearbeiten. Der interne Viewer unterstützt unter anderem Word- und PDF-Dateien sowie Bilder im JPEG-Format.

Benutzerfreundlichkeit7,29

Wer noch nie mit yuuvis® RAD oder einem anderen DMS gearbeitet hat, wird ein wenig Zeit brauchen, um sich in das System einzuarbeiten. Das ist aber weniger dem Programm selbst geschuldet als vielmehr der Tatsache, dass Dokumentenmanagement grundsätzlich ein komplexes Thema ist. Ist die grundlegende Logik aber erst einmal verstanden, werden die Stärken der sowohl übersichtlichen als auch individualisierbaren Benutzeroberfläche des Webclients von yuuvis® RAD deutlich.

Das Programm gibt AnwenderInnen mehr als genug Möglichkeiten an die Hand, um auf alles Wichtige rasch zuzugreifen. Auf der Startseite werden oben rechts neue Benachrichtigungen angezeigt. Zu jedem Vorgang, der ein abonniertes, als Favorit gekennzeichnetes oder auf Wiedervorlage gelegtes Geschäftsobjekt betrifft, gibt es eine Meldung. Der Eingangskorb der Nachrichten wird übersichtlich aufgelistet dargestellt. Mit einem Klick eröffnet sich sofort der Blick auf eine Vielzahl an Daten und Metadaten sowie ein Vorschaubild.

Das Layout der Arbeitsoberfläche kann mit verschiedenen Einstellungen optimiert und für die einzelne Nutzerin beziehungsweise den einzelnen Nutzer angepasst werden. Besonders nützlich ist die funktionsreiche Suche mit den auf vielfältige Weise anpassbaren Trefferlisten.

System, Module und Schnittstellen8,71

yuuvis® RAD verfolgt einen relativ ungewöhnlichen Ansatz: Es versteht sich weniger als klassisches ECM oder DMS, sondern mehr als Framework für die schnelle Entwicklung von inhaltszentrierten Anwendungen im Unternehmensbereich. Dabei setzt es auf ein modulares Prinzip und offene Standards. Bei der Entwicklung stand die API (Application Programming Interface) im Vordergrund.

Bei yuuvis® RAD handelt es sich also nicht um eine vorgefertigte Lösung. Das System stellt vielmehr Anwendungsdesignern Mittel zur Verfügung, um selbst in Windeseile maßgeschneiderte Lösungen für ihr Unternehmen zu entwickeln. Der hier vornehmlich beschriebene Webclient stellt auch nur einen Teil des gesamten Pakets dar, und zwar den Teil, mit dem AnwenderInnen interagieren. Es ist aber genauso gut möglich, eigene Web-Apps zu entwickeln, die über die REST-API mit dem Backend von yuuvis® RAD interagieren. Andere wichtige Komponenten sind unter anderem

  • das Entwicklungswerkzeug yuuvis® RAD designer,
  • das Admin-Tool yuuvis® RAD management-studio sowie
  • das Auswertungs- und Analysewerkzeug yuuvis® RAD metrics-manager.

Grundsätzlich nutzt yuuvis® RAD eine Client- und Server-Architektur. yuuvis® RAD ist allerdings vornehmlich eine On-Premises-Lösung. Die Server-Komponenten werden also im Normalfall auf der betriebseigenen Infrastruktur von KundInnen installiert. Mit yuuvis® RAD erhalten Sie eine dedizierte und sichere Cloud-IT-Umgebung, aus der heraus Sie mit yuuvis® RAD die komplette Funktionalität einer modernen Dokumentenmanagement-Lösung nutzen können Die Alternative für Unternehmen, die eine Cloud-Software bevorzugen, ist yuuvis® Momentum, das als Hybrid aus Cloud- und On-Premises-Lösung beschrieben werden kann. Eine reine Cloud-Variante ist yuuvis® Impulse, ein sofort einsatzbereites DMS für kleine und mittlere Unternehmen.

Import, Export und Integration

Dokumente und Dateien können aus verschiedenen Quellen in das System importiert werden. Neben dem Upload vom eigenen Netzwerk beziehungsweise Rechner steht ein automatischer Import aus der Mailbox zur Verfügung. Schriftverkehr wird somit inklusive Anhang auf dem DMS-Server gespeichert. Besonders gut gelingt die Integration in eine Microsoft-Office-Umgebung und Verbindung mit dem lokalen Rechner, wenn optionale Systemkomponenten installiert sind:

  • yuuvis® RAD agent: Verbindung von Cloud und lokalem Arbeitsplatz
  • yuuvis® RAD Office Add-In: yuuvis®-Funktionen Microsoft-Office-Anwendungen
  • yuuvis® RAD Outlook Add-In: einfacher Import von E-Mails aus Microsoft Outlook

Darüber hinaus können Sie mit yuuvis® RAD capture dem Programm direkten Zugriff auf Ihren Scanner gewähren. So ist es möglich, analoge Dokumente wie Rechnungen oder Schriftverkehr zu digitalisieren und in yuuvis® RAD abzulegen. Falls nötig werden die Dokumente gleich mit einer elektronischen Signatur versehen.

Auch der Export ist auf verschiedenen Wegen möglich, so kann zum Beispiel eine Dokumentdatei per E-Mail verschickt oder heruntergeladen und mit einem geeigneten Programm geöffnet werden. Trefferlisten lassen sich im CSV-Format exportieren, das mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel oder Apache OpenOffice Calc geöffnet und bearbeitet werden kann.

Wichtig für viele größere Unternehmen ist, dass eine SAP-Integration für yuuvis® RAD verfügbar ist. Dokumente können in beide Richtungen zwischen yuuvis® RAD und SAP ausgetauscht werden. Auf Client-Seite sind standardisierte Schnittstellen verfügbar. AnwenderInnen können sowohl direkt von yuuvis® RAD in eine SAP-Transaktion wechseln als auch aus der SAP-Oberfläche heraus auf eine yuuvis®-RAD-Datei zugreifen.

Zielgruppen und Datensicherheit8,10

Aufgrund seiner Vielseitigkeit und der individuellen Einstellungsmöglichkeiten ist die Software prinzipiell für fast alle Arten von Unternehmen wie auch für Verwaltungen geeignet. Wann immer Rechnungsverkehr und Vertragsmanagement eine wichtige Rolle spielen oder externe Mitarbeiter sowie Kollegen aus dem Homeoffice problemlos auf Daten zugreifen sollen, ist yuuvis® RAD eine sinnvolle Lösung.

Zu beachten ist allerdings, dass die Software zwar ein hohes Maß an Flexibilität ermöglicht, aber auch Administrationsaufwand erfordert. Daher lohnt sie sich nur für Unternehmen ab einer gewissen Größe, die sowohl einen entsprechenden Bedarf an individualisierbaren Lösungen haben als auch die nötigen Personalressourcen, um diese Lösungen umzusetzen und das laufende System zu warten. Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es mit yuuvis® Impulse eine attraktive Alternative.

Sicherheit nach den Richtlinien des BSI

Beim Thema Sicherheit orientieren sich die EntwicklerInnen von yuuvis® RAD am IT-Grundschutz des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik). Das BSI definiert, dass Informationssysteme die Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit von Daten und Prozessen gewährleisten müssen.

Um diese Vorgabe zu erfüllen, setzt die Software auf eine Reihe von Sicherheitsfunktionen. Unter anderem werden sämtliche Daten während der Übertragung verschlüsselt, auch die archivierten Dokumente werden in verschlüsselter Form auf dem Datenträger abgelegt. Die Software integriert qualifizierte elektronische Signaturen, hat Funktionen eingebaut, die die Revisionssicherheit gewährleisten und ermöglicht nicht manipulierbare Audit Logs. Eine ausgesprochen wichtige Sicherheitsfunktion ist auch die dezidierte Zuweisung von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten.

Rechteverwaltung und BenutzerInennrollen

In keinem Unternehmen dürfen alle MitarbeiterInnen sämtliche Dokumente einsehen oder gar bearbeiten. Abgesehen davon, dass das zu einem administrativen Chaos führen würde, wäre vollständige Transparenz auch nicht mit dem Datenschutz vereinbar. Daher integriert DMS-Software üblicherweise eine Rechteverwaltung, mit der sich definieren lässt, wer was mit welchen Dokumenten machen darf. Auch yuuvis® RAD ist keine Ausnahme. Die Software setzt dabei auf ein System aus Rollen und Gruppen.

Rollen dienen dazu, ein ganzes Bündel an Berechtigungen festzulegen. Normalerweise werden sie nicht an einzelne BenutzerInnen vergeben, sondern an BenutzerInnengruppen wie beispielsweise die Content-Abteilung oder die Buchhaltung. Wenn einzelne BenutzerInnen, beispielsweise AbteilungsleiterInnen, aber Berechtigungen erhalten sollen, die der Rest der Gruppe nicht hat, ist es auch möglich, Rollen auf BenutzerInnenebene zuzuweisen.

Der umgekehrte Weg ist ebenfalls möglich: BenutzerInnen und ganze Gruppen können von Rollen ausgeschlossen werden. Eine Rolle, von der sie ausgeschlossen sind, erhalten BenutzerInnen auch dann nicht, wenn sie ihnen ausdrücklich zugewiesen wurde. So lässt sich zum Beispiel verhindern, dass Auszubildende in einem Team dieselben Zugriffsrechte erhalten wie reguläre MitarbeiterInnen.

Rechte sind in Objekttypenrechte und Funktionsrechte aufgeteilt. Objekttypenrechte werden für einen bestimmten Objekttyp vergeben, so könnte zum Beispiel die Gruppe „Human Resources“ das Recht haben, Objekte vom Typ „Stellenausschreibung“ zu bearbeiten. Funktionsrechte hingegen beziehen sich nicht auf bestimmte Objekttypen und gelten im gesamten System. Das wäre zum Beispiel das Recht, Prozessmodelle und Projekte zu verwalten, das nur MitarbeiterInnen der Gruppe „Management“ eingeräumt werden könnte.

Konditionen und Service8,67

yuuvis® RAD setzt auf einen modularen Aufbau, der maßgeschneiderte Lösungen ermöglicht. Es ist auch keine Cloud-Lösung, sondern dafür gedacht, auf der Hardware des Kunden zu laufen, Stichwort „On Premises“. Ein vorgefertigtes Preisschema gibt es daher nicht. Stattdessen werden InteressentInnen auf der Website aufgefordert, den Anbieter zu kontaktieren, um gemeinsam den jeweiligen Anwendungsfall zu besprechen. Das ist bei komplexer Software für größere Unternehmen durchaus üblich.

Vorgefertigte Lösungen gibt es lediglich für yuuvis® Impulse, die „schlüsselfertige“ Version für kleinere und mittlere Unternehmen. Kunden können aus insgesamt sieben Modellpaketen wählen, die jeweils für beliebig viele NutzerInnen zugänglich sind und unterschiedlich viel Platz für Dokumente bieten. Das Spektrum reicht von Blue für bis zu 2.500 Dokumente und 5 Gigabyte Speicherplatz bis hin zu Black für 50.000 Dokumente und 100 Gigabyte. Die Preise reichen bei einjähriger Laufzeit von 104,17 bis hin zu 833,33 Euro pro Monat; längere Laufzeiten werden mit Ermäßigungen belohnt.

Interessierten und KundInnen steht ein umfangreiches Support- und Serviceangebot zur Verfügung. Im Knowledge Center gibt es reichhaltige Informationen über die Software, unter anderem ein Whitepaper, Fallstudien, technische Informationen und eine Reihe von Videos mit Webcasts und Präsentationen. Des Weiteren gibt es eine umfangreiche Dokumentation, die das Arbeiten mit dem System sowohl für EndanwenderInnen als auch für EntwicklerInnen erklärt. Wer konkrete Probleme besprechen möchte, kann einen Thread im Community-Forum eröffnen. Schließlich gibt es einen Support, der per E-Mail und telefonisch erreichbar ist.

Zusammenfassung8,40

yuuvis® RAD ist keine Lösung für EndanwenderInnen. Die Software richtet sich an IT- und Entwicklungsabteilungen, die schnell und vergleichsweise unkompliziert Anwendungen erstellen möchten, die entweder mit einer großen Menge von Information umgehen müssen oder betriebliche Arbeitsprozesse abbilden sollen. Dabei geht es einen Mittelweg: Es ist weder eine unflexible, kaum anpassbare Fertiglösung, noch ist es dafür gedacht, Anwendungen von Grund auf neu zu schreiben. Vielmehr bietet es alle Möglichkeiten, um inhaltszentrierte Anwendungen ohne Code zu erzeugen, lässt sich aber auf Wunsch dank seiner modularen, offenen Struktur von ProgrammiererInnen nahezu beliebig anpassen.

Ideal ist es für Großunternehmen, die zwar eine individuelle Lösung benötigen, aber gleichzeitig agil bleiben wollen und daher auf langwierige sowie träge Entwicklungs- und Anpassungsprozesse verzichten möchten. Je nach Anforderungen kann ein System mit yuuvis® RAD in wenigen Wochen oder sogar nur Tagen für den produktiven Einsatz bereit sein. Von da an lässt sich Feedback sammeln und das DMS kann laufend verbessert sowie an sich ändernde Anforderungen angepasst werden.