Zum Anbieter
Bei vCita handelt es sich um eine Cloud-App, die eine Drehscheibe für den Kundenkontakt in Kleinunternehmen bereitstellt. Von der Firmenwebsite über die Terminvereinbarung bis hin zu E-Mail-Marketing und Rechnungslegung deckt sie alles ab, was für die professionelle Kommunikation mit Kunden nötig ist.
Die Web-App vCita versteht sich als All-in-One-Lösung für Selbständige und kleine Unternehmen. CRM ist ein Teil des Gesamtpakets, aber der Fokus der Software ist deutlich weiter gefasst. Besonders die Funktionen zur softwaregestützten Terminvereinbarung bieten viel Mehrwert, da sie den Aufwand bei der Terminvereinbarung deutlich verringert. Kunden buchen über ein von vCita generiertes Kundenportal selbständig Termine, die Software zeigt ihnen an, welche Uhrzeiten noch frei sind. Die so eingetragenen Termine synchronisiert das Programm automatisch mit dem Kalender des Unternehmens. Es unterstützt dabei eine Reihe unterschiedlicher Online-Kalender, unter anderem den Google- beziehungsweise Android-Kalender, Apples iCloud-Kalender und Microsoft Outlook.
Die besten CRM-Systeme im Vergleich
Die Zahlungsfunktion des Kundenportals erlaubt es Unternehmen, eine bequeme Methode zum Bezahlen in ihre E-Mails zu integrieren. Kunden gelangen per Link in der E-Mail mit der Rechnung direkt zu einem Zahlungsformular auf dem Kundenportal. Als Zahlungsweisen werden Kreditkarten und der Online-Bezahlungsdienst PayPal akzeptiert. Für Kleinunternehmen bietet diese Funktion eine Möglichkeit, ihren Kunden auf unkomplizierte Weise auch diese Zahlungswege zur Verfügung zu stellen.
Das Kundenportal konfigurieren Nutzer ähnlich wie mit einem Homepage-Baukasten oder einem CMS (Content-Management-System) mittels eines grafischen User-Interface. Die Seite ist responsiv, das Layout passt sich also der Bildschirmgröße an, sodass auch auf Smartphones eine gute Benutzbarkeit gewährleistet ist. Die Möglichkeiten sind allerdings beschränkt. Es gibt keine unterschiedlichen Designvorlagen, die Optik lässt sich nur über die Farben und das Hintergrundbild ändern. Auch sonst sind der Gestaltung enge Grenzen gesetzt. Das Layout besteht aus vorgefertigten Textboxen, deren Platzierung auf der Seite sich nicht ändern lässt. Es ist möglich, dem Kundenportal verschiedene „Aktionsknöpfe“ hinzuzufügen.
Diese Elemente dienen beispielsweise dem Hochladen von Dateien oder dem Finden von Routen. Auf Nutzer, die etwas Erfahrung mit Webdesign haben, wirken die eingeschränkten Möglichkeiten des Kundenportals enttäuschend. Im Hinblick auf die Zielgruppe ist die Reduzierung allerdings sinnvoll. In kleinen Unternehmen gibt es meistens keinen Mitarbeiter, der hauptsächlich für den Internetauftritt zuständig ist. Die diesbezüglichen Fähigkeiten und die personellen und zeitlichen Ressourcen dafür sind beschränkt. Unter diesen Bedingungen ist vCita ideal. Die Software macht es möglich, schnell und ohne viel Kopfzerbrechen ein nützliches Kundenportal einzurichten.
Bei vCita steht die Kundenkommunikation via Web-Portal im Vordergrund. Dazu kommen Werkzeuge für das Marketing per E-Mail und SMS und für die Rechnungslegung. Es ist zum Beispiel möglich, Newsletter zu versenden oder Kunden per SMS automatisch an einen bevorstehenden Termin zu erinnern. Allerdings ist vCita kein klassisches Sales-CRM, das Verkäufer als Werkzeug für die Akquise verwenden können. Entsprechende Funktionen wie etwa eine Sales-Pipeline oder eine lückenlose Protokollierung aller Kontakte und Kontaktversuche fehlen. Es gibt jedoch eine Kundenverwaltung, die für jeden Kunden Kontaktinformationen, Zahlungen, schriftliche Kontakte (dazu zählen auch über vCita versandte Rechnungen) und andere Dokumente zusammenfasst. Positiv fällt auf, dass der Anwender den Kundendaten eigene Felder hinzufügen kann. So ist es problemlos möglich, in der Kundenkartei branchen- oder unternehmensspezifische Zusatzinformationen zu erfassen.
Die Benutzeroberfläche von vCita ist so einfach gestaltet, dass niemand, der in der Lage ist, im Web zu surfen, mit dem Programm überfordert sein dürfte. Die Beschriftung der Menüeinträge und Schaltfläche ist vollständig auf Deutsch. Ein interaktives Konto-Setup führt neue Nutzer durch die Ersteinrichtung und erleichtert ihnen so den Einstieg in das Programm. Positiv fällt die hohe Konsistenz der Benutzeroberfläche auf. Der Bildschirm ist in verschiedene Zonen eingeteilt, die quer durch die Programmbereiche gleichbleiben. Funktional ähnliche Schaltflächen sind immer an derselben Stelle positioniert.
Anlass zu Kritik gibt, dass Schweizer Franken als Währung voreingestellt sind, auch wenn der Anwender eine deutsche Firmenadresse hinterlegt. Das ist völlig unverständlich, da die Herstellerfirma in Israel und den USA sitzt, nicht in der Schweiz. Zum Glück lässt sich die Währung für das gesamte System im Einstellungsmenü schnell ändern.
Alternativ zur Web-Oberfläche stehen Apps für Android und iOS zur Verfügung, die Nutzer bei Google Play beziehungsweise im App Store herunterladen. Die Apps sind keine vereinfachte Version, sondern bieten weitgehend denselben Funktionsumfang wie die Web-Oberfläche. Das Screendesign wurde zwar behutsam an die Touchscreen-Bedienung angepasst, gleicht aber dem der Web-App immer noch in weiten Teilen. Die Benutzerführung ist also nicht nur in sich stimmig, sondern auch über die verschiedenen Programmvarianten hinweg.
Anders als die meisten anderen CRMs richtet sich vCita ganz explizit an Selbständige und kleine Unternehmen, die ihr Hauptgeschäft mit Endkunden machen. Das Programm ist beispielsweise für Arztpraxen gedacht, wo es das Management von Patiententerminen erheblich erleichtern kann. Auch in einer Tischlerwerkstatt oder bei einem freiberuflichen Werbetexter würde es eine gute Figur machen. Eine Nutzungseinschränkung ist allerdings, dass es die telefonische Kundenakquise nicht unterstützt und sich somit nicht für Firmen eignet, für die diese Art der Kundengewinnung eine wichtige Rolle spielt.
Da Nutzer in vCita mitunter wichtige und vertrauliche Kunden- und Unternehmensdaten speichern, spielen Fragen der Sicherheit und des Datenschutzes eine wichtige Rolle. Im Bereich der Übertragungssicherheit erfüllt die Software mit einem von Amazon verifizierten SSL-Zertifikat und einer verschlüsselten „https://“-Verbindung die heute üblichen Standards. vCita erfüllt auch die Kriterien des EU-U.S. Privacy Shield Framework. Das gewährleistet, dass US-Unternehmen, die transatlantischen Datenverkehr pflegen, sich an die strengeren europäischen Datenschutzregeln halten, indem es EU-Bürgern bei Datenschutzverletzungen eine Klagemöglichkeit in den USA eröffnet. Zur europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) konnten wir zwar via Suchfunktion einen Eintrag in der Wissensdatenbank finden, der Versuch, ihn aufzurufen, produzierte allerdings nur eine Fehlermeldung.
Bei vCita handelt es sich um eine Web-App, die im Abonnement angeboten wird. Anwender zahlen also eine monatliche beziehungsweise jährliche Gebühr, um die Software zu nutzen. Gehostet wird sie beim Anbieter, die Installation auf dem Server des Kunden ist nicht möglich.
Mit insgesamt fünf verschiedenen Tarifen ist die Preisstruktur von vCita relativ komplex. Die Versionen unterscheiden sich sowohl hinsichtlich der Funktionen als auch hinsichtlich der inkludierten Nutzer-Accounts. Unterschiede im Funktionsumfang gibt es zwischen den drei günstigeren Tarifen Essentials, Business und Platinum. Die beiden Top-Tarife Platinum 10 (130 US-Dollar pro Monat) und Platinum 20 (239 US-Dollar pro Monat) bieten gegenüber dem „einfachen“ Platinum-Tarif nur noch aufwändigeren Kundenservice bis hin zum eigenen Account-Manager und quantitative Steigerungen: Mehr Nutzer-Accounts, mehr SMS und mehr inkludierte E-Mails.
Am günstigsten ist Essentials für 29 US-Dollar im Monat. Platinum ist mit 99 US-Dollar monatlich mehr als dreimal so teurer. Business liegt mit 59 US-Dollar dazwischen. Der Leistungsumfang gleicht sich über weite Strecken, unterscheidet sich jedoch in einigen wichtigen Punkten:
| Tarif | Essentials | Business | Platinum |
|---|---|---|---|
| Automatische E-Mails | Nein | Versenden | Versenden und anpassen |
| E-Mails pro Monat | 0 | 5.000 | 10.000 |
| Domain für Kundenportal | ✘ | ✘ | ✔ |
| Digitale Gutscheine | ✘ | ✔ | ✔ |
| Ohne vCita-Branding | ✘ | ✔ | ✔ |
| Marketing-Kampagnen | ✘ | ✔ | ✔ |
| SMS-Benachrichtigungen | ✘ | ✔ | ✔ |
| SMS pro Monat | 100 | 250 | 500 |
| E-Mail-Vorlagen bearbeiten | ✘ | ✘ | ✔ |
Zudem bieten die höherwertigen Tarife einen besseren Support. Während Essentials-Kunden nur per E-Mail Kontakt mit dem Support-Team aufnehmen dürfen, können Business-Kunden auch zum Telefon greifen. Wer den Tarif Platinum wählt, erhält sogar „Priority“-Support. Ab Business ist auch die Integration des Traffic-Analysetools Google Analytics, der Buchhaltungssoftware QuickBooks und des „Web-App-Verbinders“ Zapier möglich.
Kleinunternehmer haben meistens kein Team, das sich um das Kundenmanagement kümmert, sondern erledigen diese Aufgabe selbst. Wenn sie eine Software dafür verwenden, sollte sie möglichst einfach sein und ihnen so wenig Zeit wie möglich rauben. Diese Vorgabe erfüllt vCita perfekt. Zeitersparnis ist überhaupt ein wichtiges Argument für das Programm. Mit einer automatisierten Terminvereinbarung nimmt es seinen Nutzern viel Organisationsarbeit ab. Erinnerungs-SMS sorgen dafür, dass Kunden und Klienten Termine seltener ausfallen lassen – so vergeht weniger ungenutzte Wartezeit. Eine Empfehlung ist vCita vor allem für Klein- und Einpersonenunternehmen, die viele Termine mit vielen unterschiedlichen Kunden haben. Eine Einschränkung im Vergleich zu anderen CRMs besteht darin, dass Funktionen für die Kundenakquise und den Verkauf fehlen. Stattdessen bietet vCita ein Web-Kundenportal, das bei geschickter Nutzung sozusagen als stiller Verkäufer fungiert.
