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CRM-Programme sind normalerweise große, schwerfällige Business-Softwares. Sie stecken zwar voller Funktionen, vernachlässigen aber den Aspekt der Benutzerfreundlichkeit. amoCRM ist die Ausnahme. Es lässt sich weitgehend intuitiv bedienen und bietet trotzdem einen ausreichend großen Funktionsumfang.
Bei amoCRM handelt sich um eine CRM-Software, die hauptsächlich für den Einsatz im Verkauf gedacht ist. Besonders gut eignet es sich für kleine, moderne Unternehmen, die sich ein CMS-Programm wünschen, das keinen großen Verwaltungsaufwand erfordert. Die Software wird als Web-App im Browser genutzt. Ihre Stärken sind die Integration aller wichtigen Kommunikationskanäle und die Automatisierung vieler Abläufe im Verkaufsprozess.
Die besten CRM-Systeme im Vergleich
Im Gegensatz zu anderen CRM-Tools wandelt amoCRM Leads nicht später in Kontakte, Firmen und Verträge um. Stattdessen hat der User von Anfang an die Möglichkeit, den Leads Kontakte und Unternehmen zuzuordnen. Das ist eine willkommene Vereinfachung, bei großen Megen von Leads wird das Programm dadurch aber unübersichtlich. Die Sales-Pipeline stellt amoCRM visuell mit mehreren nebeneinanderstehenden Spalten dar. Der Nutzer schiebt die einzelnen Leads einfach per Drag-and-Drop durch die Phasen des Verkaufsprozesses und somit durch die Pipeline.
Neue Nutzer könnten den Eindruck gewinnen, dass abgeschlossene Leads aus dem System verschwinden, aber mit Hilfe der Filterfunktion kann sie der Anwender immer noch anzeigen. Verwirrend ist allerdings, dass das in der Pipeline-Ansicht nicht funktioniert. Das Suchfeld zeigt dann zwar die Anzahl der Treffer an, der Anwender sieht sie aber nicht. Dafür muss er zuerst auf die Listenansicht umschalten. Probleme wie dieses führen dazu, dass amoCRM trotz eines an sich höchst benutzerfreundlichen Interfaces gelegentlich etwas roh wirkt.
Leads versieht der Benutzer mit Aufgaben wie Meetings, Anrufe oder Präsentationen, um die konkreten nächsten Schritte festzulegen. Alle aktuellen Aufgaben behält er mit dem Kalender im Blick. Dessen Standardansicht ähnelt der Pipeline und ordnet die Aufgaben in überfällige, aktuelle und zukünftige. Darüber hinaus beherrscht der Kalender Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Der Kalender ist keine Einbahnstraße, er synchronisiert mit Google Calendar, darüber hinaus lassen sich die Daten im iCal-Format exportieren. Den Datenabgleich mit Microsoft Outlook beherrscht amoCRM leider nicht.
Ausgezeichnet funktioniert jedoch die Synchronisation mit dem E-Mail-Account des Benutzers. Um sie einzurichten, reicht die Eingabe von E-Mail-Adresse und Passwort. Bei manchen Anbietern, beispielsweise bei Gmail, muss der Nutzer amoCRM noch den Zugriff auf die E-Mails erlauben. Nach erfolgreicher Konfiguration stehen die Nachrichten sowohl in CRM-System als auch im E-Mail-Programm des Benutzers zur Verfügung. So kann der Anwender von Fall zu Fall entscheiden, mit welchem Programm er seine E-Mails bearbeiten möchte.
Angekommene E-Mails ordnet amoCRM automatisch den entsprechenden Leads zu und zum Verfassen einer Nachricht kann der Nutzer einfach auf die gespeicherte E-Mail-Adresse des Empfängers klicken. Wurde der E-Mail-Sender noch nicht vom System erfasst, generiert es einen neuen Lead und extrahiert Kontaktdaten aus der der Signatur. Wer seinen Posteingang nicht synchronisieren möchte, kann Nachrichten an eine individuelle, von amoCRM bereitgestellte E-Mail-Adresse weiterleiten, um sie zu archivieren.
Durch Automatisierung vereinfacht amoCRM Routineaufgaben von Verkäufern. Zum einen macht es das Programm möglich, Leads aus diversen Quellen automatisch zu erfassen. Zum anderen erstellt der Anwender mit einem einfachen, klickbaren Interface (eine Art Baukastensystem) diverse automatische Aktionen für seine Pipeline. Er kann zum Beispiel festlegen, dass das System nach einem Anruf eine E-Mail an den Lead verschickt oder beim Verschieben eines Leads in eine bestimmte Phase ein To-do für den Verkäufer erstellt.
Wer diese automatischen Aktionen richtig einsetzt, erspart sich nicht nur viel Arbeit, sondern hat auch ein Werkzeug zur Hand, das es ihm ermöglicht, sich besonders intensiv um seine Kunden zu kümmern. Die automatische Lead-Erfassung ist eine weitere Stärke der Software. Auch Facebook- und Web-Formulare, Chats und Feedback-Buttons dienen als Lead-Quellen. Für die Online-Elemente generiert das CRM-System Code, denn der Anwender nur noch in den Quellcode seiner Website einfügen muss. Mit der Smartphone-App ist es sogar möglich, Leads durch das Fotografieren einer Visitenkarte hinzuzufügen.
Da amoCRM mit Add-ons erweiterbar ist, lassen sich bei Bedarf zusätzliche Lead-Quellen hinzufügen. Darüber hinaus sorgen Add-ons beispielsweise für die Integration von VoIP-Telefon-Anbietern wie Asterisk und E-Mail-Marketing-Software wie MailChimp. Sie versorgen das CRM-Programm auch mit Schnittstellen zur Unternehmenswebsite und stellen eine Verbindung zu Web-Apps wie Dropbox oder Zapier her. Speziell Letzteres ist interessant, da Zapier seinerseits Verbindungen zwischen Web-Apps herstellt und so die Liste der Programme erheblich erweitert, mit denen amoCRM zusammenarbeitet.
Wichtig für viele Unternehmen, die CRM-Software verwenden, sind Berichte und Auswertungen. Schließlich hilft die systematische Analyse der Aktivitäten des (Verkäufer-)Teams bei der Suche nach Optimierungspotential. Obwohl das Programm Statistiken mit attraktiven, interaktiven Diagrammen erzeugt, ist dieser Bereich der, in dem seine Limitierungen am deutlichsten spürbar werden. Die Software zeigt nämlich nur sechs vorgefertigte Berichte. Der Anwender kann diese zwar minimal einstellen, aber keine Diagramme ganz nach eigenen Vorgaben erzeugen.
amoCRM geht mit bisher unbekannter Lockerheit an das Thema Kundenbeziehungsmanagement heran. Das Tool zeigt, dass Business-Software nicht trocken wie Saharawind sein muss. Es ist auf völlig intuitive Bedienung ausgelegt. Den meisten Nutzern dürfte es gelingen, nach einer kurzen Zeit des Ausprobierens produktiv damit zu arbeiten. Einen wichtigen Beitrag dazu leistet die Benutzeroberfläche, die nicht mit neuester, interaktiver Web-Technologie spart. Überall kann der Nutzer ziehen und schieben; wenn er Titel und Texte ändern will, muss er sie einfach nur anklicken. Das Browserfenster sieht immer aufgeräumt aus und nie überladen. Im Vergleich zu amoCRM sehen die Benutzerinterfaces der anderen CRM-Systeme im Test alt aus.
Dass einige Details etwas unausgereift wirken, dämpft die Begeisterung über die angenehme Bedienbarkeit des Programms jedoch ein wenig. Das sind Dinge wie die oben erwähnten Schwierigkeiten bei der Suche nach abgeschlossenen Verkäufen. Ein kleiner Bug ist, dass gelegentlich nach dem Hinzufügen einer Aufgabe ein Lead in der Pipeline immer noch mit „No To-dos assigned“ gekennzeichnet wird. Durch solche Ungereimtheiten entsteht der Eindruck, das Programm sei nicht sorgfältig genug getestet worden.
Darüber hinaus ist amoCRM zwar für viele Anwendungsfälle mehr als ausreichend, aber doch deutlich weniger funktionsreich und anpassbar als viele andere CRM-Programme, beispielsweise Zoho CRM. Nicht vorhanden sind etwa eine fein abgestimmte Benutzerrechteverwaltung oder die Möglichkeit, eigene Module zu erstellen. Das sind allerdings auch Funktionen, die viele User gar nicht benötigen.
Ideal eignet sich amoCRM für kleine Unternehmen, die ihre Leads zwar systematisch erfassen und pflegen möchten, aber den Aufwand für die Wartung und Betreuung ihres CRM-Programms so gering wie möglich halten wollen. Firmen, zu denen neue Kunden üblicherweise über das Internet finden, profitieren durch die vielen Möglichkeiten zur Lead-Generierung von amoCRM. Es gibt zwar etliche Schnittstellen zu modernen SaaS-Applikationen, aber kaum Möglichkeiten zur Integration mit klassischer Unternehmenssoftware, was amoCRM mehr zum Programm für Start-ups und andere junge, modern arbeitende Unternehmen als für Firmen mit historisch gewachsenem Dschungel aus diversen Softwarelösungen macht.
amoCRM ist speziell für die Verkaufsabteilungen von Unternehmen gedacht. Alles dreht sich um die Sales-Pipeline. Funktionen für das Marketing, den Support oder andere Unternehmensbereiche fehlen völlig. Wer das Programm unbedingt beispielsweise für den Kundensupport einsetzen möchte, kann das vermutlich machen, aber dafür gibt es deutlich funktionalere Lösungen.
Bezüglich der Datensicherheit scheint amoCRM alles zu berücksichtigen, was dem aktuellen Stand der Technik entspricht. Der Betreiber hostet die Kundendaten auf einem weltweit verteilten Servernetzwerk. Die Datenbank wird permanent gespiegelt, so dass bei Beschädigungen der Daten sofort ein Redundanz-System zur Verfügung steht. Zudem legt amoCRM mehrmals pro Tag Backups der Datenbanken an. Geographisch voneinander entfernte Datenzentren (die Standorte sind leider nicht bekannt) halten alle gebotenen Sicherheitsvorkehrungen ein, von Brandschutzmaßnahmen bis hin zum Schutz vor unbefugtem Zutritt zu den Servern. Apropos unbefugter Zutritt: Um Manipulation und Diebstahl der Kundendaten zu verhindern, haben nur zwei Mitarbeiter von amoCRM Zugriff auf die Server.
Auch die Verbindung zwischen Server und Client-Rechner der Nutzer ist gesichert. amoCRM verschlüsselt die übertragenen Daten per SSL mit einer Verschlüsselungsstärke von 256-Bit. Darüber hinaus verwendet die Software Session-IDs mit zeitlich beschränkter Gültigkeit. Das soll verhindern, dass Hacker eine bestehende Verbindung zwischen Server und Client „kapern“ und die übertragenen Daten mitlesen oder manipulieren.
Insgesamt wirken die Sicherheitsmaßnahmen von amoCRM vernünftig und angemessen. Laut Angaben des Unternehmens gab es bis jetzt noch nie Daten-Leaks. Eine Online-Recherche bestätigt, dass amoCRM noch nie mit Sicherheitsproblemen auffällig wurde.
Im Vergleich zu anderen CRM-Programmen ist amoCRM günstig. Mit dem Base Plan für 15 Dollar pro Monat (Preise werden nur in USD angegeben) und User bietet das Unternehmen ein sehr erschwingliches Basispaket an. Damit müssen Anwender allerdings auf viele Goodies verzichten, die amoCRM interessant machen. Automatisierungsfunktionen, benutzerdefinierte Felder oder Anpassungen des Dashboards stehen nicht zur Verfügung. Auch die sowieso schon relativ schwachen Analyse-Funktionen stehen nicht voll zur Verfügung.
Der Advanced Plan für 25 Dollar pro Monat bietet weitgehend den vollen Funktionsumfang und somit das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.
Der mit 45 Dollar pro Monat deutlich teurere Enterprise Plan bietet gar nicht so viel mehr: Höhere Limits für die Anzahl der Kontakte, Leads und benutzerdefinierten Felder sowie 800 statt 400 Megabyte Speicherplatz für hochgeladene Dateien, automatische Bewertung von Leads, Zusendung von Backups per E-Mail und Benutzer-Monitoring. Der Wechsel in diesen Tarif scheint erst dann sinnvoll, wenn der Kunde den Advanced Plan bis zu seinen Limits ausreizt.
Alle Tarife haben eine Mindestlaufzeit von sechs Monaten. Kunden können die Software vor dem Kauf 14 Tage lang unverbindlich und kostenlos testen. Dass der kostenlose Test unweigerlich Telefonanrufe und E-Mails von freundlichen Verkäufern nach sich zieht, darf als Beweis dafür gelten, dass amoCRM vom Verkaufen nicht nur in der Theorie etwas versteht. Wer höflich, aber bestimmt sein Desinteresse bekundet, wird vor weiterer Kontaktaufnahme verschont.
Wer Hilfe bei der Benutzung des Programms benötigt oder beispielsweise Fragen zur Abrechnung hat, kann sich telefonisch beim Anbieter melden. Dessen Büro befindet sich allerdings in San Francisco, die Mitarbeiter sprechen nur Englisch und die Bürozeiten zwischen 12 und 17 Uhr der örtlichen Zeit entsprechen 21 bis 2 Uhr in Deutschland. Selbst für Kunden, die günstig in die USA anrufen können, ist der Telefon-Support also nicht die beste Option zur Kontaktaufnahme. Zum Glück können hilfesuchende Nutzer aber auch einfach eine E-Mail schreiben oder per Web-Formular um Rat fragen.
Ein besonderes Angebot sind die wöchentlich als Chat abgehaltenen Anfängerschulungen, die allerdings üblicherweise um 21:00 Uhr mitteleuropäischer Zeit stattfinden. Eine Anmeldung ist dafür nicht nötig, die Nutzer loggen sich einfach zur angegebenen Zeit ein und stellen im öffentlichen Chat ihre Fragen. Jeder dieser Chats hat einen anderen Themenschwerpunkt, so dass Einsteiger nach und nach das gesamte Programm kennenlernen. Darüber hinaus erklären Mitarbeiter auf Wunsch Einsteigern die Software im Rahmen eines kostenlosen Webinars.
Wer sich Wissen über das Programm lieber im Selbststudium aneignet, kann auf diverse Schulungsvideos und Artikel zurückgreifen. Diese beschäftigen sich vor allem mit der praktischen Anwendung des Programms. Als Nachschlagwerk zu den einzelnen Funktionen existiert eine Knowledge-Base, die vor allem als technische Dokumentation zu verstehen ist.
Anwender, die eine Zeit lang mit amoCRM arbeiten, beschleicht unwillkürlich das Gefühl, dass alle anderen CRM-Programme unnötig kompliziert sind. Vielleicht entstehen sogar Zweifel, ob das Programm wirklich für den professionellen Einsatz geeignet ist. Muss Business-Software nicht zwangsläufig kompliziert sein? Nein, muss sie nicht, das beweist amoCRM. Gerade kleine Unternehmen, die ein günstiges CRM-Programm suchen, sind hier an der richtigen Adresse. Nicht nur die niedrigen Abogebühren machen die Software zu einem Schnäppchen. Geld sparen Kunden auch dadurch, dass nur wenig Aufwand für die Wartung des Systems und die Schulung der Mitarbeiter anfällt. Dass amoCRM allerdings nur vorgefertigte Diagramme und Berichte erstellt, dürfte für viele potenzielle Kunden ein Ausschlusskriterium sein. Andere hingegen wissen es zu schätzen, dass sie aussagekräftige Datenvisualisierungen bekommen, ohne mühsam selbst Auswertungen zu erstellen.
