Zum Anbieter
Obwohl monday.com vorwiegend eine Projektmanagement-Software ist, eignet sie sich auch ausgezeichnet als CRM. Firmen sparen sich somit zusätzliche Ausgaben, und ihre Mitarbeiter müssen sich nicht in ein weiteres Programm einarbeiten.
Eigentlich ist monday.com eine Projektmanagementsoftware, und als solche haben wir sie bereits getestet. Das Programm ist allerdings äußerst flexibel und wird mit der richtigen Vorlage auch zur CRM-Software. Kann monday.com, der Alleskönner in Sachen Planung und Organisation, mit CRM-spezifischen Softwares mithalten? Wir haben das Programm auf seine Funktionen zur Kundenverwaltung hin durchleuchtet.
Die besten CRM-Systeme im Vergleich
Prinzipiell arbeitet monday.com mit Tabellen. Es wäre aber falsch, das Programm nur für eine Art modernes, multiuserfähiges Excel zu halten. Im Unterschied zu dem bekannten Tabellenkalkulationsprogramm wurde monday.com nicht vorwiegend für Berechnungen entwickelt, sondern als Planungs- und Organisationswerkzeug. Mit Excel teilt es jedoch die hohe Flexibilität. Bei monday.com muss man allerdings keine Formeln in Tabellenfelder tippen. Das Programm ist weitaus einfacher zu bedienen als die verbreitete Bürosoftware aus dem Hause Microsoft.
monday.com ist eine Web-App, die im Browser läuft. Der Anbieter stellt aber auch Desktop-Apps für Windows und macOS sowie mobile Apps für Android und iOS zur Verfügung. Das User-Interface der Desktop-Apps entspricht exakt dem der Web-App, offenbar handelt es sich einfach um einen Browser-Wrapper für die Website – eine Internetverbindung ist für die Benutzung also zwingend erforderlich. Für den Anwender ist die einheitliche Benutzeroberfläche ein Vorteil, da er sich beim Wechsel zwischen den Versionen nicht umgewöhnen muss. Auch die Smartphone-Apps ähneln der Webseite sehr, allerdings der mobilen Ansicht, also so wie ein Smartphone-Browser sie darstellt.
Die größte Organisationseinheit bei monday.com sind die Boards. Zwischen den Boards schaltet der Anwender mit dem durch ein Blitz-Symbol dargestellten Boltswitch im Hauptmenü um. Jedes Board enthält eine oder mehrere Tabellen. Während jede Tabelle beliebig viele Zeilen haben kann, haben alle Tabellen eines Boards dieselben Spalten. Die Spalten entscheiden darüber, welche Arten von Inhalten der Anwender in die Felder eintragen kann und was monday.com damit macht.
Beim Einfügen der Spalte steht eine ganze Reihe unterschiedlicher Spaltenarten zur Auswahl. Die wichtigsten wie Bearbeitungsstatus, Personen, Datum und Zahlen kann der Nutzer direkt aus dem Menü auswählen. Unzählige weitere findet er im „Spalten-Center“, dass die Spaltenarten gemeinsam mit einem Icon und einer kurzen Erklärung als Kacheln in einem Raster anzeigt. Die Bandbreite ist groß. So hat das „Spalten-Center“ unter anderem eine Spaltenart für langen Text, eine zum Eintragen geografischer Punkte, eine für Abstimmungen und eine spezielle Spaltenart, die Spalten aus anderen Boards spiegelt.
Beim Erstellen eines neuen Boards kann der User auswählen, ob er mit einem leeren Board starten will oder eine Vorlage verwenden möchte. Die Auswahl an Vorlagen ist groß. Für beinahe jede Aufgabe, die im Business-Umfeld anfällt, gibt es eine passende. Die Vorlage für CRM heißt „Sales CRM“. Sie enthält Spalten für alle Informationen, die gebraucht werden, um effektiv mit Leads zu arbeiten, unter anderem für den prognostizierten Wert des Deals, das Datum des letzten Kontakts, die Priorität, die Telefonnummer und die Branche. Wer die vorgegebene Struktur ändern möchte, kann jederzeit Spalten löschen oder neue hinzufügen.
Das Video-Tutorial von monday.com erklärt die Nutzung der Web-App als CRM.
Einige der Funktionen von monday.com erweisen sich bei der Nutzung als CRM als besonders praktisch, zum Beispiel Updates. Das sind kurze Statusnachrichten, die ein wenig an Twitter erinnern. Jede Zeile kann mit Updates versehen werden, und andere User können sie liken oder mit einem eigenen Update antworten. Zudem kann jede Zeile mit Notizen versehen werden. Anders als Updates halten Notizen keine aktuellen Vorgänge fest, sondern sind für dauerhaft wichtige Zusatzinformationen gedacht. Auch der Upload von Dateien ist möglich; sie lassen sich sowohl an Notizen als auch an die Zeilen selbst anhängen.
Wer bereits mit CRM-Programmen gearbeitet hat, dürfte die standardmäßig eingestellte Tabellenansicht von monday.com ungewöhnlich finden. Üblich ist eher die Darstellung als Sales-Pipeline. Dabei werden die einzelnen Leads beziehungsweise Kontakte als Kärtchen entsprechend ihres Status untereinander angeordnet. Da monday.com keine dezidierte CRM-Lösung ist, gibt es so eine Sales-Pipeline im engeren Sinn nicht. Dem Nutzer kommt jedoch zugute, dass sich Boards auf vielfältige Weise darstellen lassen, unter anderem als Landkarte, Timeline, Diagramm und eben auch als Kanban, was weitestgehend der üblichen Sales-Pipeline entspricht.
monday.com ist eines dieser Programme, die den Anwender darüber staunen lassen, wie viel Funktionalität moderne Web-Apps bieten und um wie viel benutzerfreundlicher Software heute im Vergleich zu vor zehn, zwanzig oder dreißig Jahren ist. Die Oberfläche wirkt ausgesprochen aufgeräumt, so dass Anwender leicht unterschätzen, wie reaktiv und flexibel sie ist. Beinahe jedes Element lässt sich anklicken und ändern. Gruppen, Boards und Zeilen können so schnell umbenannt werden, Spalten und Zeilen lassen sich verschieben. Auch die Spaltenbreite (nicht aber die Zeilenhöhe, die ist fix) ist auf diese Weise anpassbar.
Der Server reagiert schnell. Zu Verzögerungen, die den Anwender spüren lassen, dass er mit einer Web-App und nicht mit einer lokal installierten Anwendung arbeitet, kommt es nicht. Auch das Hochladen von Dateien geht flott vonstatten.
Eine wichtige Überlegung zur Usability bei monday.com ist, dass sich das Programm nicht nur als CRM-System eignet, sondern auch für viele andere Aufgaben. Das hat den großen Vorteil, dass Anwender sich nicht an mehrere unterschiedliche Benutzeroberflächen gewöhnen müssen, sondern einen großen Teil ihres Arbeitsalltags dieselbe Software verwenden. Firmen mit einem geringeren Budget müssen nicht in verschiedene Programme investieren. Dieser Ansatz hat jedoch zur Folge, dass einige CRM-spezifische Funktionen wie etwa die automatische Priorisierung von Leads oder automatische Erstellung einer Kontakt-Historie nicht vorhanden sind.
Ein Vorteil von monday.com, der das Fehlen einiger wichtiger CRM-Funktionen teilweise kompensiert, ist allerdings das „Integrations Center“. In diesem ähnlich einem App-Store gestalteten Teil des Programms kann der Anwender seinen Boards Schnittstellen zu diversen anderen Web-Apps hinzufügen. Zu beachten ist dabei jedoch, dass die Schnittstellen zwar gratis sind, aber der Nutzer natürlich einen Account bei den jeweiligen Web-Apps haben muss, der in vielen Fällen Geld kostet. monday.com verfügt unter anderem über Schnittstellen zu MailChimp, Slack, Google Drive, Dropbox, Zapier und Outlook.
Während bei anderen Firmen beispielsweise eigene Datensätze für Firmen, einzelne Kontakte und Deals existieren, die einander auf verschiedene Art zuordenbar sind, enthält ein Eintrag in der Verkaufspipeline von monday.com standardmäßig keine Verknüpfungen. Der Nutzer findet allerdings schnell den Spaltentyp „Mit einem Item verlinken“, mit dem sich solche Datenstrukturen auf einfache Art erstellen lassen.
Die Benutzeroberfläche ist auch auf Deutsch verfügbar. Anfangs waren ergänzende Elemente wie Vorlagen noch auf Englisch. Dies wurde inzwischen nachgebessert, sodass die Software nun komplett auf Deutsch genutzt werden kann. Die Support-Sprache ist allerdings immer noch Englisch. Da aktiv an der Software gearbeitet wird, könnte sich das in Zukunft ändern.
Da monday.com den Anwendern sehr viele Freiheiten lässt, ist es schwer, eine konkrete Zielgruppe auszumachen. Die Software eignet sich für alle Teams, die ihre Zusammenarbeit besser und einfacher organisieren wollen. Prinzipielle dürfte der Anbieter aber eher kleinere und mittelgroße Unternehmen als Kunden anvisieren. Der Einsatz der Software ist auch in Großunternehmen vorstellbar, dann aber innerhalb von kleineren Teams und Arbeitsgruppen. Ein monday.com-Board, zu dem hunderte von Mitarbeitern Zugang haben, erscheint nicht sinnvoll.
Bei der Nutzung als CRM spielt auch die Anzahl der Kundendatensätzen eine Rolle. Ab einer gewissen Menge dürfte es schwierig werden, sie in einem einzigen Board zu verwalten. Ob es eine gangbare Lösung ist, die Datensätze nach verschiedenen Gesichtspunkten auf unterschiedliche Boards aufzuteilen, muss jede Organisation, die monday.com benutzen möchte, individuell beurteilen.
Von der Sicherheit der Anwendung sind die Verantwortlichen bei monday.com überzeugt, schließlich setzt das Unternehmen das eigene Produkt auch selbst ein. Zertifikate verbürgen die Einhaltung relevanter Sicherheitsstandards: Das Unternehmen entspricht sowohl den Anforderungen von ISO/EIC 27001, dem Standard für Informationssicherheits-Management-Systeme, als auch denen von ISO/EIC 27018, dem Standard für den Schutz persönlicher Information im Cloud-Computing. Darüber hinaus wurde monday.com von der Unternehmensberatung Ernst & Young geprüft und erhielt von dieser das Sicherheitszertifikat SOC2 Type II.
Server betreibt monday.com keine eigenen, sondern nutzt stattdessen Amazon AWS und die Google Cloud Plattform. Diese führenden Anbieter von Cloud-Servern greifen ihrerseits auf diverse Maßnahmen zurück, um höchste Sicherheit zu garantieren.
Zu den Maßnahmen, die monday.com selbst umsetzt, um die Sicherheit der Daten seiner Kunden zu garantieren, gehören unter anderem:
So flexibel und einfach monday.com bei der Benutzung ist, so unflexibel und kompliziert ist die Tarifgestaltung. Bezahlt wird nicht nach einzelnen Nutzern, sondern nach Nutzergruppen in vorgegebener Größe mit teilweise großen Sprüngen zwischen den Gruppengrößen. Zwar sind die Sprünge bis zu 50 Benutzern nicht allzu groß. Von 50 geht das Angebot aber direkt hoch zu 100 Nutzern. Eine Firma, die monday.com beispielsweise für 51 Mitarbeiter braucht, muss sich entscheiden: Sie kann entweder das Paket für 50 Nutzer buchen und einen Mitarbeiter ausschließen oder den Tarif für 100 Mitarbeiter wählen. Dazwischen gibt es nichts.
Abgesehen von der Größe der Nutzergruppe unterscheiden sich die Pakete im Funktionsumfang. Kunden können zwischen den Varianten Basic, Standard, Pro und Enterprise wählen. Diese Versionen lassen sich nicht miteinander kombinieren, sondern gelten immer für alle Nutzer in einem Paket. Während Basic weitgehend auf die grundlegende Funktion des gemeinsamen Zugriffs auf Tabellen beschränkt ist, stehen in Enterprise unter anderem sämtliche Board-Ansichten, eine unlimitierte Anzahl von Gastzugängen, ein Anmeldeprotokoll, eine detaillierte Verwaltung von Zugriffsrechten und alle Integrationen zur Verfügung.
| Funktion | Basic | Standard | Pro | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Monatspreis 2 Nutzer / jährliche Abrechnung | 24 € | 29 € | 48 € | k. A. |
| Speicherplatz | 5 GB | 20 GB | 100 GB | 1.000 GB |
| Protokoll | 1 Woche | 6 Monate | 1 Jahr | 5 Jahre |
| Verschiedene Ansichten | ✘ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Diagrammansicht | ✘ | ✘ | ✔ | ✔ |
| Gäste | ✘ | 4 Gäste = 1 Benutzer | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Anpassbare Formulare | ✘ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Erweiterte Suche | ✘ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Zeiterfassung | ✘ | ✘ | ✔ | ✔ |
| Formelspalte | ✘ | ✘ | ✔ | ✔ |
| Eigene Tabs | ✘ | ✘ | ✔ | ✔ |
| Private Boards | ✘ | ✘ | ✔ | ✔ |
| Integrationen | ✘ | 250 Aktionen/Monat | 25.000 Aktionen/Monat | 250.000 Aktionen/Monat |
| Automatisierung | ✘ | 250 Aktionen/Monat | 25.000 Aktionen/Monat | 250.000 Aktionen/Monat |
| Dashboards | 1 Board pro Dashboard | 5 Boards pro Dashboard | 20 Boards pro Dashboard | 50 Boards pro Dashboard |
Die Entwickler von monday.com legen offenbar großen Wert darauf, dass das Programm möglichst einfach und zugänglich ist. Das wird auch durch die große Sammlung von Infomaterialien deutlich. Mit einer Fragezeichen-Schaltfläche rufen Nutzer direkt in der App eine Suchfunktion auf, mit der sie die Dokumentation und das Schulungsmaterial durchkämmen können. Statt auf ein klassisches Handbuch setzt der Hersteller auf einen Mix aus verschiedenen Medien. Onscreen-Tutorials demonstrieren die Bedienung direkt im Programm. Im FAQ-Bereich finden sich neben den Einträgen viele hilfreiche Screenshots und sogar GIFs. Kurze Video-Tutorials behandeln Themen wie „Create your first Project“ oder „Creating board permissions“.
Insgesamt wirkt das verfügbare Material sehr sorgfältig gestaltet und sehr hilfreich, wenn es darum geht, die letzten möglichen Schwierigkeiten beim Einstieg in das ohnehin leicht erlernbare Programm zu überwinden. Darüber hinaus werden regelmäßig kostenlose, aber anmeldepflichtigen Webinaren angeboten, in denen monday.com-Mitarbeiter die Kunden live in die Verwendung der Software einführen.
Die Support-Sprache ist größtenteils Englisch. Durch die Software kann der Support allerdings auch auf Deutsch angeschrieben werden. Einiges schriftliches Informationsmaterial wurde ebenfalls bereits auf Deutsch übersetzt. Es ist demnach zu erwarten, dass der deutsche Support mit der Zeit ausgebaut wird.Zur Kontaktaufnahme steht ein Web-Formular zur Verfügung, die Antwort erhält der Nutzer per E-Mail. Dabei kann er zwischen zwei verschiedenen Dringlichkeitsstufen wählen: „Awesome support (about 10 minutes)“ und „Drop everything and answer me“. Wir haben im Test die erste Option ausprobiert und erhielten nach rund 30 Minuten eine Antwort. Die Antwort erfolgte also sehr schnell, aber nicht innerhalb der versprochenen zehn Minuten. Im Stil entsprach sie dem FAQ. Die Support-Mitarbeiterin ging gut auf unsere Frage ein und erklärte in leicht nachvollziehbarer Weise die Schritte zur Problemlösung. Sie fügte sogar einen offenbar speziell für uns erstellten Screenshot bei. Laut Produktübersicht auf der Homepage bietet monday.com auch Telefonsupport an, die Hotline ist aber nur über eine US-Telefonnummer zu erreichen.
monday.com ist nicht nur eines der besten Programme für das Projektmanagement, sondern lässt sich auch als vollwertige CRM-Software einsetzen. Anders als traditionelle Anwendungen für den Business-Bereich ist es weder kompliziert zu bedienen noch stark auf einen bestimmten Verwendungszweck angepasst oder gar speziell für ein Unternehmen entwickelt. Stattdessen bietet es ein flexibles Gerüst, das sich an unterschiedliche Aufgaben anpassen lässt, und ist zudem einfach zu erlernen. Dank einer Vielzahl von Integrationen fügt es sich leicht in unterschiedliche Workflows ein.
Abgerundet wird das Gesamtpaket von hervorragendem Schulungsmaterial sowie einen kompetenten und reaktionsschnellen Support. Da das Entwicklerteam dem Programm regelmäßig neue Funktionen hinzufügt, stehen die Chancen gut, dass die schon jetzt sehr überzeugende Software in Zukunft sogar noch besser wird.
