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Mit monday sales CRM erhalten Nutzende eine bedienfreundliche CRM-Plattform, die sie individuell an ihren Verkaufszyklus anpassen können. Dank der vier unterschiedlich umfangreichen Versionen finden Unternehmen verschiedenster Größen eine passende CRM-Lösung. Faire Preise und zahlreiche Support-Optionen runden den positiven Gesamteindruck ab.
monday.com wurde als Projektmanagement-Software bekannt, die sich mit der richtigen Vorlage auch als CRM-System nutzen ließ. Mittlerweile handelt es sich um ein Mehrproduktunternehmen, das unter anderem eine eigene CRM-Software anbietet. monday sales CRM basiert auf der CRM-Vorlage der Projektmanagement-Software, hat aber durch den neuen Fokus von vielen Zusatzfeatures und Verbesserungen profitiert. Mit monday work management enthält sie zusätzlich Projektmanagement-Funktionen, mit denen Unternehmen ihren Workflow optimieren.
Die besten CRM-Systeme im Vergleich
Die CRM-Plattform besteht aus den sechs CRM-Boards „Leads“, „Deals“, „Kontakte“, „Konten“, „Aktivitäten“ und „Vertriebs-Dashboard“. Sie repräsentieren unterschiedliche Phasen des Vertriebszyklus und bieten zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über aktuelle Stände oder benötigte Informationen. KundInnen können die vorhandenen Boards um eine unbegrenzte Anzahl erweitern, um die CRM-Plattform individuell an ihren Verkaufszyklus anzupassen. Außerdem lassen sich jedem Board zusätzlich zu einer Hauptansicht weitere Ansichten hinzufügen. Dabei wählen NutzerInnen unter anderem zwischen Tabelle, Gantt, Kalender, Kanban und Formular.
monday sales CRM vereinfacht Unternehmen nicht nur den Überblick über ihren Verkaufszyklus, sondern spart ihnen zudem dank Integrationen und Automatisierungen Zeit. Neue Leads lassen sich auf verschiedene Wege hinzufügen:
NutzerInnen können die Leads direkt aus der CRM-Plattform per E-Mail kontaktieren. Dafür sind bereits vorgefertigte Vorlagen vorhanden. Nach erfolgreicher Kontaktaufnahme kann ein Lead dank Automatisierung per Mausklick in einen Kontakt umgewandelt werden und erscheint als neue Zeile im entsprechenden Board.
Das folgende Video von monday.com fasst die wichtigsten Features und Vorteile von monday sales CRM zusammen:
monday sales CRM ist eine Web-App, die im Browser läuft. Der Anbieter stellt aber auch Desktop-Apps für Windows und macOS sowie mobile Apps für Android und iOS zur Verfügung. Das User-Interface der Desktop-Apps entspricht exakt dem der Web-App, offenbar handelt es sich einfach um einen Browser-Wrapper für die Website – eine Internetverbindung ist für die Benutzung also zwingend erforderlich. Für AnwenderInnen ist die einheitliche Benutzeroberfläche ein Vorteil, da sie sich beim Wechsel zwischen den Versionen nicht umgewöhnen müssen. Auch die Smartphone-Apps ähneln der Webseite sehr, allerdings der mobilen Ansicht, also so wie ein Smartphone-Browser sie darstellt.
Die Bedienoberfläche der Web-App ist in 13 Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch, verfügbar. Sie wirkt ausgesprochen aufgeräumt, sodass AnwenderInnen leicht unterschätzen, wie reaktiv und flexibel sie ist. Beinahe jedes Element lässt sich anklicken und ändern. Gruppen, Boards und Zeilen können so schnell umbenannt werden, Spalten und Zeilen lassen sich verschieben. Auch die Spaltenbreite (nicht aber die Zeilenhöhe, die ist fix) ist auf diese Weise anpassbar.
Der Server reagiert schnell. Zu Verzögerungen, die AnwenderInnen spüren lassen, dass sie mit einer Web-App und nicht mit einer lokal installierten Anwendung arbeiten, kommt es nicht. Auch das Hochladen von Dateien geht flott vonstatten.
Eine wichtige Überlegung zur Usability bei monday.com ist, dass sich verschiedene Produkte in ein Portal integrieren lassen. Neben monday sales CRM und work management gibt es zum Beispiel monday dev für die Produktentwicklung. Das hat den großen Vorteil, dass AnwenderInnen sich nicht an mehrere unterschiedliche Benutzeroberflächen gewöhnen müssen, sondern einen großen Teil ihres Arbeitsalltags dieselbe Software verwenden. Firmen mit einem geringeren Budget müssen nicht in verschiedene Programme investieren.
Ein weiterer Vorteil von monday.com ist die Integrationszentrale. In diesem ähnlich einem App-Store gestalteten Teil des Programms können Anwenderinnen ihren Boards Schnittstellen zu diversen anderen Web-Apps hinzufügen. Zu beachten ist dabei jedoch, dass die Schnittstellen zwar gratis sind, NutzerInnen aber einen Account bei den jeweiligen Web-Apps haben müssen, der in vielen Fällen Geld kostet. monday.com verfügt unter anderem über Schnittstellen zu MailChimp, Slack, Google Drive, Dropbox, HubSpot und Outlook. Zusätzlich stehen in der Integrationszentrale Automatisierungen und Apps von monday.com bereit.
Da monday.com den AnwenderInnen sehr viele Freiheiten lässt, ist es schwer, eine konkrete Zielgruppe auszumachen. Die Software eignet sich für alle Teams, die ihre Zusammenarbeit besser sowie einfacher organisieren und ihre Verkaufsprozesse optimieren wollen. Prinzipiell dürfte der Anbieter aber eher Selbstständige und kleinere bis mittelgroße Unternehmen als KundInnen anvisieren. Der Einsatz der Software ist auch in Großunternehmen vorstellbar, dann aber innerhalb von kleineren Teams und Arbeitsgruppen. Ein monday.com-Board, zu dem hunderte von MitarbeiterInnen Zugang haben, erscheint nicht sinnvoll.
Bei der Nutzung als CRM spielt auch die Anzahl der Kundendatensätze eine Rolle. Ab einer gewissen Menge dürfte es schwierig werden, sie in einem einzigen Board zu verwalten. Ob es eine gangbare Lösung ist, die Datensätze nach verschiedenen Gesichtspunkten auf unterschiedliche Boards aufzuteilen, muss jede Organisation, die monday.com benutzen möchte, individuell beurteilen.
Von der Sicherheit der Anwendung sind die Verantwortlichen bei monday.com überzeugt, schließlich setzt das Unternehmen das eigene Produkt auch selbst ein. Zertifikate verbürgen die Einhaltung relevanter Sicherheitsstandards:
Darüber hinaus wurde monday.com von der Unternehmensberatung Ernst & Young geprüft und erhielt von dieser das Sicherheitszertifikat SOC2 Type II.
Server betreibt monday.com keine eigenen, sondern nutzt stattdessen Amazon Web Services und die Google Cloud Platform. Diese führenden Anbieter von Cloud-Servern greifen ihrerseits auf diverse Maßnahmen zurück, um höchste Sicherheit zu garantieren.
Zu den Maßnahmen, die monday.com selbst umsetzt, um die Sicherheit der Daten der KundInnen zu garantieren, gehören unter anderem:
So flexibel und einfach monday.com bei der Benutzung ist, so unflexibel und kompliziert ist die Tarifgestaltung. Bezahlt wird nicht nach einzelnen NutzerInnen, sondern nach Nutzergruppen in vorgegebener Größe mit teilweise großen Sprüngen zwischen den Gruppengrößen. Zwar sind die Sprünge bis zu 50 Benutzenden nicht allzu groß. Von 50 geht das Angebot aber direkt hoch zu 100 NutzerInnen. Eine Firma, die monday sales CRM beispielsweise für 51 Mitarbeitende braucht, muss sich entscheiden: Sie kann entweder das Paket für 50 NutzerInnen buchen und einen Mitarbeiter beziehungsweise eine Mitarbeiterin ausschließen oder den Tarif für 100 Mitarbeitende wählen. Dazwischen gibt es nichts.
Abgesehen von der Größe der Nutzergruppe unterscheiden sich die Pakete im Funktionsumfang. KundInnen können zwischen den Varianten Basic, Standard, Pro und Enterprise wählen. Diese Versionen lassen sich nicht miteinander kombinieren, sondern gelten immer für alle NutzerInnen in einem Paket. Während Basic weitgehend auf die grundlegende Funktion des gemeinsamen Zugriffs auf Boards beschränkt ist, stehen in Enterprise unter anderem sämtliche Board-Ansichten, eine unlimitierte Anzahl von Gastzugängen, ein Anmeldeprotokoll, eine detaillierte Verwaltung von Zugriffsrechten und alle Integrationen zur Verfügung.
| Funktion | Basic | Standard | Pro | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Monatspreis 3 Nutzer / jährliche Abrechnung | 30 € | 42 € | 81 € | k. A. |
| Speicherplatz | 5 GB | 20 GB | 100 GB | 1.000 GB |
| Protokoll | 1 Woche | 6 Monate | 1 Jahr | 5 Jahre |
| Verschiedene Ansichten | ✘ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Diagrammansicht | ✘ | ✘ | ✔ | ✔ |
| Gäste | ✘ | 4 Gäste = 1 Benutzer | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Angebote und Rechnungen erstellen | ✘ | ✔ | ✔ | ✔ |
| E-Mail-Vorlagen | ✘ | ✘ | ✔ | ✔ |
| Zeiterfassung | ✘ | ✘ | ✔ | ✔ |
| Formelspalte | ✘ | ✘ | ✔ | ✔ |
| Umsatzanalysen | ✘ | ✘ | ✔ | ✔ |
| Private Boards | ✘ | ✘ | ✔ | ✔ |
| Integrationen | ✘ | 250 Aktionen/Monat | 25.000 Aktionen/Monat | 250.000 Aktionen/Monat |
| Automatisierung | ✘ | 250 Aktionen/Monat | 25.000 Aktionen/Monat | 250.000 Aktionen/Monat |
| Dashboards | 1 Board pro Dashboard | 5 Boards pro Dashboard | 20 Boards pro Dashboard | 50 Boards pro Dashboard |
Die EntwicklerInnen von monday.com legen offenbar großen Wert darauf, dass das Programm möglichst einfach und zugänglich ist. Das wird auch durch die umfangreiche Sammlung von Infomaterialien deutlich. Mit einer Fragezeichen-Schaltfläche rufen NutzerInnen direkt in der App eine Suchfunktion auf, mit der sie die Dokumentation und das Schulungsmaterial durchkämmen können. Hier finden sie zahlreiche Video-Tutorials und Artikel rund um die Arbeit mit den Produkten von monday.com.
Insgesamt wirkt das verfügbare Material sehr sorgfältig gestaltet und hilfreich, wenn es darum geht, die letzten möglichen Schwierigkeiten beim Einstieg in das ohnehin leicht erlernbare Programm zu überwinden. Darüber hinaus werden regelmäßig kostenlose, aber anmeldepflichtige Webinare angeboten, in denen monday.com-MitarbeiterInnen die KundInnen live in die Verwendung der Software einführen.
Die Support-Sprache ist größtenteils Englisch. Durch die Software kann der Support allerdings auch auf Deutsch angeschrieben werden. Einiges schriftliches Informationsmaterial wurde ebenfalls bereits auf Deutsch übersetzt. Es ist demnach zu erwarten, dass der deutsche Support mit der Zeit ausgebaut wird. Zur Kontaktaufnahme steht ein Web-Formular zur Verfügung, die Antwort erhalten NutzerInnen per E-Mail. Zur Veranschaulichung können sie ihrer Anfrage Anhänge hinzufügen. Uns antwortete der Support im Test nach rund 30 Minuten. Die Antwort erfolgte also sehr schnell. Die Support-Mitarbeiterin ging gut auf unsere Frage ein und erklärte in leicht nachvollziehbarer Weise die Schritte zur Problemlösung. Sie fügte sogar einen offenbar speziell für uns erstellten Screenshot bei. Darüber hinaus ist der Support von monday.com per Chat erreichbar. Für telefonische Unterstützung vereinbaren KundInnen per Formular einen Rückruftermin. Aktuell (Stand: September 2023) ist der Telefonsupport allerdings nur für Rechnungsfragen verfügbar.
Mit monday sales CRM bietet monday.com nun zusätzlich zur Projektmanagement-Software ein spezialisiertes CRM-Tool an, das Unternehmen mit übersichtlichen Boards und Automatisierungen dabei hilft, ihre Vertriebsprozesse zu optimieren. Anders als traditionelle Anwendungen für den Business-Bereich ist es weder kompliziert zu bedienen noch stark auf einen bestimmten Verwendungszweck angepasst oder gar speziell für ein Unternehmen entwickelt. Stattdessen bietet es ein flexibles Gerüst, das sich an unterschiedliche Aufgaben anpassen lässt, und ist zudem einfach zu erlernen. Dank einer Vielzahl von Integrationen fügt es sich leicht in unterschiedliche Workflows ein.
Abgerundet wird das Gesamtpaket von hervorragendem Schulungsmaterial sowie einen kompetenten und reaktionsschnellen Support. Da das Entwicklerteam dem Programm regelmäßig neue Funktionen hinzufügt, stehen die Chancen gut, dass die schon jetzt sehr überzeugende Software in Zukunft sogar noch besser wird.
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