Monday

Andreas Kiener
Pro
  • Gut an Nutzerbedürfnisse anpassbar
  • Intuitiv bedienbar
  • Ansprechendes Design
  • Server reagiert sehr schnell
  • Smartphone-Apps verfügbar
Kontra
  • Nur auf Englisch
  • Unflexibles Tarifmodell
  • Android-App etwas unübersichtlich
  • Relativ wenig App-Integrationen
Fazit Das Besondere an monday ist, dass sich die Software sehr flexibel an unterschiedliche Einsatzzwecke anpassen lässt. Dennoch handelt es sich um eines der benutzerfreundlichsten Projektmanagementtools. Eine klare Empfehlung!
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Monday Test

Software & Konditionen

2,92 Pkt

monday ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software. Das Programm ist das Produkt eines 2014 gegründeten Start-up-Unternehmens aus Israel. Ursprünglich wurde die Software dapulse genannt, die Umbenennung auf monday erfolgte 2017.

Als Cloud-App kostet monday monatliche Abonnementsgebühren. Die Preise richten sich nach der Anzahl der Nutzer und dem genutzten Funktionsumfang. Wer gleich einen Jahres- oder Zweijahresvertrag abschließt, spart 18 beziehungsweise 32 Prozent. Das unterste preisliche Limit sind 21 Euro pro Monat für fünf Nutzer bei Zweijahresbindung. Das andere Ende des Spektrums sind die Kosten für 200 Nutzer und den vollen Funktionsumfang bei monatlicher Kündbarkeit: dafür sind monatlich 5.851 Euro zu entrichten. Für Verträge mit mehr als 200 Nutzern werden online keine Preise mehr aufgelistet. Interessenten müssen sich direkt an das Unternehmen wenden, um ein persönliches Angebot einzuholen.

Funktionen lassen sich nicht flexibel nach Bedarf zubuchen, Kunden können nur aus vier vorgefertigten Paketen wählen: Basic, Standard, Pro und Enterprise.

Basic enthält alle grundlegenden Funktionen, 5 Gigabyte Speicherplatz zum Hochladen von Dokumenten und die Nutzung der Smartphone-Apps für iOS und Android. Dieses Paket bietet nur einen Bruchteil der Funktionalität von monday.

Standard stellt einen guten Kompromiss aus Preis und Leistung dar. Kunden stehen damit 50 Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung. Zu den erweiterten Möglichkeiten in diesem Paket zählen unter anderem Zugriff auf die API (Programmierschnittstelle), die Nutzung von Shareable Boards in begrenztem Umfang und die boardübergreifende Suche, auch nach Dateien.

Mit Pro erhalten Kunden unter anderem Rund-um-die-Uhr-Support, unlimitierten Speicherplatz und erweiterte Nutzungsstatistiken. Sie können auch unbegrenzt viele Gäste einladen.

Das Enterprise-Paket, das doppelt so viel kostet wie Pro, zeichnet sich vor allem durch exklusive Serviceleistungen aus. Jeder Enterprise-Kunde wird von einem fix zugeordneten Account-Manager betreut. Alle Team-Mitglieder können persönliche Schulungen in Anspruch nehmen, um den Umgang mit der Software zu lernen. Zudem werden Support-Anfragen mit höchster Priorität und nach einer Wartezeit von höchstens zehn Minuten beantwortet.

Aufgabenmanagement

4,23 Pkt

Der alte Name dapulse verweist auf ein zentrales Konzept des Programms, die sogenannten Pulses. Pulses sind die Elemente, mit denen der Anwender in monday alles organisiert. Im Prinzip ist ein Pulse nichts anderes als eine Tabellenzeile. Pulses werden mit Columns (Spalten) konfiguriert und in Groups (Gruppen) zusammengefasst. Wäre monday ein Tabellenkalkulationsprogramm, wäre eine Group eine Tabelle samt Überschrift. Eine oder mehrere dieser Gruppen bilden ein Board (Tafel).

Monday Grundelemente
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Die grundlegenden Organisationsebenen von Monday sind Pulses, Columns, Groups, Boards und Folder.

Zwischen verschiedenen Boards schaltet der Anwender in der linken Sidebar um. Die Parallele zum Board im Tabellenkalkulationsprogramm wären einzelne Tabellenblätter. Um bei vielen Boards den Überblick nicht zu verlieren, werden sie in Folder (Ordner) sortiert, die ähnlich wie Ordner im Dateisystem eines Computers funktionieren.

Alle Pulses auf einem Board haben die gleichen Columns. Diese Spalten sind äußerst flexibel. Der Anwender kann sie nach Belieben hinzufügen oder löschen. Es gibt vorkonfigurierte Columns für die unterschiedlichsten Inhalte. Ein Pulse kann beispielsweise Spalten für Personen, für Text, für Zahlen oder für einen Status enthalten. Im sogenannten Column Center findet der Anwender aktuell 24 verschiedene Arten von Spalten.

Die flexiblen Columns sorgen dafür, dass Boards je nach Konfiguration für ganz unterschiedliche Zwecke verwendet werden können. Beim Anlegen eines neuen Boards wählt der Nutzer aus einer Vielzahl von Vorlagen (Templates). Das Programm bietet beispielsweise Vorlagen für den Bewerbungs- und den Sales-Prozess, für einen Redaktionsplan, für die Aufgaben eines Teams oder für den Einkauf von Bürobedarf. Diese Vorlagen sind als Vereinfachung und Anregung zu verstehen, nicht als Vorgaben. Der Anwender kann jede davon nach Belieben ändern oder alternativ einfach mit einer leeren Tafel starten und sie nach seinen Vorstellungen gestalten.

Monday Templates
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Das Menü links listet alle verfügbaren Templates auf. Bewegt der Anwender den Mauszeiger über einen Titel, sieht er im Fenster rechts eine Vorschau. Mit einem Klick auf „Use“ wählt er die Vorlage für sein neues Board.

Ansichtssachen

Obwohl sich die Pulses von monday in sehr gefälliges Layout kleiden und höchst benutzerfreundlich sind, bleiben sie doch im Grunde Tabellenzeilen und wirken als solche ein wenig spröde. Für etwas mehr Pep im Projektmanagement-Tool sorgen die Views (Ansichten). Dabei handelt es sich um Datenvisualisierungsmodule, die über dem Board eingeblendet werden. Sieben verschiedene Views stehen zur Verfügung:

  • Timeline: Diese nützliche Ansicht stellt Zeitspannen als Gantt-Diagramm dar.
  • Calendar: Eine klassische Kalenderansicht darf natürlich nicht fehlen.
  • Files: Die Funktion stellt alle Dateien eines Boards gesammelt an einem Ort dar.
  • Map: Falls die Pulses Ortsangaben enthalten, zeigt der Map-View die Orte mit einer Markierung auf einer Karte von Google Maps.
  • Chart: Dieser View visualisiert Zahlen und andere Inhalte mit konfigurierbaren Linien-, Balken- und Tortendiagrammen.
  • Form: Damit erstellt der Nutzer ein Formular. Die Antworten erzeugen neue Pulses.
  • Kanban: Diese Ansicht zeigt die Pulses als Karten, die in Spalten untereinander angeordnet sind.

Wer sucht, der findet

Eine besondere Erwähnung ist die Suchfunktion wert. Sie ist hochtrabend mit „Search Everything …“ betitelt, und in der Tat handelt es sich um eine äußerst komfortable Methode, um sich in der Software zurechtzufinden. Gesucht werden kann nach Text in jeder beliebigen Spalte. Die Ergebnisseite sortiert die Treffer nach Boards und Groups. Ein Datumsfilter ermöglicht es, den Suchbereich zeitlich so einzugrenzen, dass nur relevante Ergebnisse zu sehen sind. Der Anwender kann die Suchen speichern, so dass er schnellen Zugriff auf häufig genutzte oder komplexe Suchanfragen hat.

Monday Suche
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Monday verfügt über eine komfortable Suchfunktion.

Die Suchfunktion verschafft dem Nutzer das angenehme Gefühl, dass alle Informationen zu den Abläufen und der Organisation im eigenen Team immer nur ein paar Tastaturanschläge entfernt sind. Es ist wie Google für das eigene Projektmanagement.

Zeitmanagement

5,00 Pkt

Die Funktionen für das Zeitmanagement sind als Views in monday integriert. Es handelt sich dabei um die Views Timeline und Calendar. Beide visualisieren zeitliche Abläufe, unterscheiden sich allerdings ein wenig in ihrer Funktion. Während die Timeline nur die in der Timeline-Spalte angegebenen Zeitspannen darstellt, zeigt der Kalender sowohl diese als auch etwaige in einer Datumspalte eigetragenen Daten. In der Timeline erscheinen Zeitspannen als horizontale Balken in einem Diagramm. Verändert der Anwender eine Zeitspanne durch das Ziehen an einem Balken, verändert sich auch das Datum im dazugehörigen Pulse. Per Klick auf einen Balken in der Timeline-Ansicht wird der entsprechende Pulse auf dem Board hervorgehoben.

Monday Timeline
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Für die Anzeige der Timeline und anderer Views spaltet monday das Browser-Fenster. Der Anwender kann den Trennbalken mit der Maus verschieben, um festzulegen, wie viel Platz für das Board übrig bleibt.

Ähnlich wie bei der Timeline handelt es sich beim Calendar um eine Darstellung von zeitlichen Abläufen, allerdings in einer traditionellen Kalenderansicht. Im Gegensatz zur Timeline stellt der Calendar nicht Zeitspannen dar, sondern nur einzelne Daten wie Termine und Deadlines. Um ein Datum zu ändern, zieht der Anwender den betreffenden Eintrag einfach auf einen anderen Tag. Sowohl der Kalender als auch die Timeline verfügen über eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht.

Kommunikation & Zusammenarbeit

4,00 Pkt

Im Grunde erinnern die Funktionen von monday an ein Tabellenkalkulationsprogramm, das nicht zum Berechnen von Zahlenwerten, sondern zur Organisation eingesetzt wird. Was der Anwender mit Pulses und Columns machen kann, könnte er so ähnlich auch mit Microsoft Excel umsetzen, es wäre allerdings deutlich umständlicher und weniger übersichtlich.

Im Unterschied zu Tabellenkalkulationsprogrammen ist monday allerdings auf die Zusammenarbeit im Team ausgerichtet. Jedes Team-Mitglied bekommt einen eigenen Account und damit Zugriff auf die Boards. Ein Benachrichtigungssystem und ein Activity Log sorgen dafür, dass Änderungen immer transparent nachvollziehbar sind. Jeder Pulse enthält ein Notizfeld, in dem ein Diskussionsbereich zur Verfügung steht, der ein wenig an den Kurznachrichtendienst Twitter erinnert. Info Boxes ermöglichen es, Pulses Notizen, Dateien und ein Mini-FAQ hinzuzufügen.

Monday Activity Log
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Das Activity Log macht alle Änderungen nachvollziehbar.

Das System zur Verwaltung der Zugriffsrechte ist absichtlich simpel gehalten. Solche Systeme können sehr komplex und damit auch kompliziert werden, was die Benutzerfreundlichkeit empfindlich einschränkt. Im Zweifel ist eine weniger funktionsreiche Lösung die bessere Wahl, da die Anwender sie im Gegensatz zu überkomplizierten Varianten auch nutzen. Rechte werden bei monday ausschließlich auf Board-Ebene vergeben, es gibt drei Abstufungen.

  • Alle dürfen das Board ändern.
  • Alle dürfen die Inhalte des Boards ändern, nur der Besitzer darf seine Struktur ändern.
  • Nur der Besitzer darf das Board ändern.

Darüber hinaus kennt monday zwei spezielle Arten von Boards. Private Boards sind nur für den Besitzer sichtbar. Sie dienen beispielsweise für persönliche Notizen oder dazu, ein neues Board erst dann für das ganze Team sichtbar zu machen, wenn es fertig gestaltet ist.

Shareable Boards sind für alle eingeladenen Nutzer sichtbar. Das können einerseits Teammitglieder sein, andererseits aber auch externe Gäste, die keinen eigenen monday-Account haben. So ist es beispielsweise möglich, Auftraggeber automatisch über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Bedienkomfort

3,67 Pkt

monday wirbt damit, dass das Programm ohne Training sofort nutzbar sei. Diese Werbeaussage ist keineswegs übertrieben. Natürlich können Anwender das Programm besser nutzten, wenn sie sich ein wenig mit seinen Möglichkeiten vertraut gemacht haben, aber um erst einmal loszulegen und eine To-Do-Liste oder einen Projektplan zu erstellen, ist keinerlei Einführung nötig. Die raffinierteren Funktionen des Programms erschließen sich nach und nach, während der Anwender damit arbeitet.

Möglich wird die hohe Benutzerfreundlichkeit dadurch, dass das Programm keine Funktionen enthält, die nur schwer intuitiv erfassbar sind. Andere Projektmanagementsystem lassen es beispielsweise zu, dass ein Feld in mehreren Listen referenziert wird oder erlauben die Verknüpfung von Aufgaben zu Workflows. Solche Funktionen sieht monday nicht vor. Das schränkt die Nützlichkeit des Programms allerdings kaum ein. Im Gegenteil! Schließlich soll ein Projektmanagement-Programm nicht nur helfen, die Arbeitsabläufe zu vereinfachen, sondern auch selbst keine unnötige Komplexität in den Arbeitsalltag bringen. Das gelingt monday in vorbildlicher Weise.

Auch die Gestaltung der Benutzeroberfläche trägt zur guten Usability von monday bei. Nahezu jeder Text ist anklickbar, um ihn zu bearbeiten. Es ist zum Beispiel möglich, die Status-Spalte einfach in „Priorität“ umzubenennen. Wenn der Nutzer dann noch die einzelnen Status-Labels anders beschriftet, hat er im Nu aus der Statusspalte eine für die Priorität gemacht. Sehr angenehm ist auch, dass nahezu überall Drag-and-drop möglich ist. So ändert der Anwender Spaltenbreiten, ordnet Spalten neu an oder verschiebt Pulses in andere Gruppen.

Monday Labels umbenennen
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Die Beschriftung von Labels lässt sich mühelos ändern.

Apps & Integration

5,00 Pkt

Als Cloud-App, die auf dem Web-Server des Anbieters läuft, ist monday weitgehend unabhängig von der Leistung des Computers. Die Software kann auf jedem Rechner genutzt werden, der sich zum Web-Surfen eignet. Eine funktionierende Internetverbindung und ein aktueller Browser (etwa Firefox, Chrome oder Safari) sind allerdings notwendig. monday reagiert durchwegs schnell, Ladezeiten sind auch bei größeren Boards so gut wie nicht zu bemerken. Auch der Upload und der Download von Dateien geht äußerst rasch vonstatten. Wir konnten eine Upload-Geschwindigkeit von 12 Megabit pro Sekunde messen. Das ist das Maximum, das unsere Internetverbindung erlaubt.

Da die Software keiner Installation bedarf, ermöglicht sie sehr flexibles Arbeiten. Vormittags monday auf dem Desktop im Büro nutzen und nachmittags auf dem Laptop im Homeoffice: Das funktioniert, und zwar ohne umständlich Daten zu synchronisieren oder mit einem USB-Stick Dokumente von einem Rechner zum anderen zu transportieren.

Dank der Smartphone-Apps für Android und iOS können Anwender monday auch unterwegs nutzen. Das User-Interface sieht dem der Browser-Version sehr ähnlich, ist aber an die Nutzung mit kleinen Touchscreens angepasst. Die App stellt beispielsweise die Groups auf einem Board nicht untereinander dar, sondern in Tabs nebeneinander. Auch das Bearbeiten von Groups und Pulses ist an das Smartphone angepasst. Es funktioniert nicht durch einfaches Antippen, sondern durch Antippen und Halten.

Anstrengend ist allerdings, dass längere Pulses auch in der kleinsten Darstellung zu breit für den Smartphone-Bildschirm sind. Der Nutzer muss horizontal scrollen, um die hinteren Spalten betrachten zu können. Somit wird es unmöglich, ein Board mit einem Blick zu erfassen. Auch das Herauszoomen, um die Bildschirminhalte mit geringstmöglicher Vergrößerung darzustellen, führt oft nicht dazu, dass der ganze Pulse Platz auf dem Bildschirm hat. Selbst beim Arbeiten im Querformat ist der Bildschirm häufig zu schmal. Dieses Problem schränkt die Benutzerfreundlichkeit der Apps deutlich ein.

Monday Smartphone App
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Die Android-App ist sehr nützlich, aber oft sind Pulses zu breit, um ganz auf den Bildschirm zu passen.

Sämtliche möglichen Integrationen von anderen Web-Apps sind auf einer App-Store-ähnlichen Unterseite im Konfigurationsbereich von monday aufgeführt. Der Anwender kann die Integrationen direkt von dort aus aktivieren beziehungsweise nutzen. Das Ganze ist relativ übersichtlich gestaltet. Schade ist jedoch, dass monday nur mit wenigen Apps von Drittanbietern zusammenarbeitet. Der Import von Excel-Arbeitsblättern und Trello-Boards ist möglich. Termine lassen sich mit Google Calendar synchronisieren. Dropbox und Google Drive kann der Anwender nutzen, um Dateien an seine Pulses anzuhängen. Die Slack-Intergration ermöglicht es, Slack-Nachrichten direkt zu Pulses zu machen. Damit sind die möglichen Integrationen auch schon beinahe vollständig aufgezählt. Einige weitere Integrationen sind noch über den Umweg der beiden Web-Apps Zapier und Integromat möglich, aber auch deren Anzahl ist relativ klein.

Hilfe & Support

1,43 Pkt

Da monday weitgehend intuitiv verständlich ist, entsteht beim Benutzer kaum je das Bedürfnis, in einem Handbuch nachzulesen oder sich an den Kundensupport zu wenden. Dennoch schwebt bei der Benutzung des Programms permanent ein Fragezeichen-Button in der rechten, unteren Ecke des Browser-Fensters. Ein Klick darauf bringt vier Menüeinträge zum Vorschein. Der Anwender kann sich ein sechzigsekündiges Einführungsvideo ansehen, ein Support-Ticket eröffnen, sich für Webinare anmelden und die Dokumentation durchsuchen. Eine strukturierte Auflistung der Hilfe-Dokumente mit Inhaltsverzeichnis finden Anwender unter https://support.monday.com.

Erwähnenswert ist, dass das Programm bisher nicht auf Deutsch übersetzt wurde und daher auch die Support-Sprache und die Sprache sämtlicher erklärender Dokumente Englisch ist. Ein ausreichendes Verständnis der englischen Sprache ist daher Voraussetzung, um monday sinnvoll einsetzen zu können.

Einen Blick wert sind auch die YouTube-Videos von monday, auf die unverständlicher Weise im Programm selbst nicht verlinkt wird. Sie bringen auf außergewöhnlich lockere und unterhaltsame Weise die Verwendung des Programms näher. Neben Anleitungsvideos und Aufzeichnungen der Webinare enthält der YouTube-Channel auch begleitendes Material wie Nutzerportraits und Anwendungsszenarien.

Zusammenfassung

4,45 Pkt

monday besticht vor allem durch seine Flexibilität. Das Konzept der Pulses, die nicht zwangsläufig Aufgaben sein müssen, sondern auch etwas ganz anderes darstellen können, macht es zum universellen Werkzeug für die Planung und Steuerung von Abläufen in Unternehmen.

Das Programm ist einfach und geradlinig genug, um einer effizienten Nutzung nicht im Weg zu stehen. Wie ein guter Bilderrahmen zieht es nicht selbst alle Aufmerksamkeit auf sich, sondern sorgt vor allem dafür, seinen Inhalt optimal zu präsentieren.

Das einzige, was wirklich stört, ist das etwas unflexible Abo. Nur eine einzelne benötigte Funktion zu buchen, ist nicht möglich, so dass Nutzer bei Bedarf gleich das gesamte Paket nehmen müssen. Damit kann die Nutzung der Software schnell relativ teuer werden. Die Leistung stimmt allerdings. Zu den bereits erwähnten Vorzügen kommen ein schneller Server und in den teureren Tarifen ein rund um die Uhr erreichbarer und schneller Support. Besonders für Teams, die ihre Zusammenarbeit über räumliche Distanzen hinweg organisieren müssen, kann sich der Einsatz von monday lohnen.

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