Zum Anbieter
Das Besondere an monday.com ist, dass sich die Software sehr flexibel an unterschiedliche Einsatzzwecke anpassen lässt. Noch dazu handelt es sich um eines der benutzerfreundlichsten Projektmanagementtools – eine klare Empfehlung!
monday.com ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software. Das Programm ist das Produkt eines 2014 gegründeten Start-up-Unternehmens aus Israel. Ursprünglich wurde die Software dapulse genannt, die Umbenennung auf monday.com erfolgte 2017. Neben monday work managament, worunter der Bereich Projektmanagement fällt, gibt es vom Anbieter noch die beiden Produkte monday sales CRM für den Vertrieb und monday dev für die Produktplanung.
Sicherheit und Datenschutz
Wer auf ein Rechenzentrum in Deutschland wert legt, ist bei monday.com an der richtigen Adresse: Der Anbieter ermöglicht es KundInnen, ihre Daten in seinem Rechenzentrum in Frankfurt am Main zu speichern. Er weist außerdem darauf hin, die Bestimmungen der DSGVO zu erfüllen, womit Datenschutzrechte eingehalten werden.
Funktionen lassen sich nicht flexibel nach Bedarf zubuchen, KundInnen können nur aus fünf vorgefertigten Paketen wählen: Kostenlos, Basic, Standard, Pro und Enterprise. Nach oben hin lassen sich die Pakete jederzeit im Admin-Bereich ändern. Zum Downgraden ist hingegen der Rückerstattungszeitraum von 30 Tagen einzuhalten.
Die besten Projektmanagement-Tools im Vergleich
Der kostenlose Tarif richtet sich an Einzelpersonen, die mit der Software den Überblick über ihre Arbeit behalten möchten. Während die BenutzerInnen-Anzahl bei allen anderen Tarifen unbegrenzt ist, beschränkt sie sich hier auf zwei UserInnen. Es lassen sich maximal drei Boards zum Organisieren der Daten erstellen, wobei lediglich ein Speicherplatz von 500 Megabyte und ein Aktivitätsprotokoll über eine Woche zur Verfügung stehen. Dafür ist die Anzahl an Dokumenten, die erstellt und in Echtzeit mit anderen zusammen bearbeitet werden können, unbegrenzt. Mehr als 200 Vorlagen und 8 Spaltentypen stehen zur Auswahl. Wie bei den kostenpflichtigen Paketen ist auch bei diesem Tarif die Nutzung der Smartphone-Apps für iOS und Android möglich.
Basic enthält alle grundlegenden Funktionen und ist damit ideal für kleine Unternehmen, die die Arbeit ihres Teams zentral verwalten wollen. Inbegriffen sind alle Funktionen aus dem kostenlosen Tarif mit dem Unterschied, dass die Anzahl an BetrachterInnen – also den NutzerInnen ohne Bearbeitungsrechte, die nur einen Lesezugriff haben – und Elementen – etwa Aufgaben, Projekte oder KundInnen – unbegrenzt ist. Darüber hinaus verzehnfacht sich der Speicherplatz auf 5 Gigabyte und es sind 20 statt nur 8 Spaltentypen verfügbar. Um ihre Daten zu visualisieren, können NutzerInnen ein einziges Dashboard basierend auf einem Board erstellen. Ein Vorteil des kostenpflichtigen Tarifs ist zudem, dass Basic-AbonnentInnen vorrangigen Kundenservice erhalten.
Standard stellt einen guten Kompromiss aus Preis und Leistung dar. Der Tarif enthält alle Basic-Funktionen, allerdings stehen KundInnen hier 20 Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung. Zu den erweiterten Möglichkeiten in diesem Paket zählen unter anderem die Zeitleiste und die Gantt-Ansichten, die Kalenderansicht und die Option, Gastzugänge für externe BenutzerInnen einzurichten. Außerdem sind mit dem Standard-Tarif bis zu 250 Automatisierungsaktionen – praktisch für sich wiederholende Aufgaben – sowie 250 Integrationen – um alle Tools an einem Ort zu haben – im Monat möglich. Es lässt sich ein Dashboard erstellen, das bis zu fünf Boards kombiniert, und das Aktivitätsprotokoll ist nicht mehr nur eine Woche, sondern insgesamt sechs Monate zugriffsbereit.
Mit Pro erhalten KundInnen neben allen Funktionen des Standard-Pakets und 100 Gigabyte Speicherplatz auch private Boards und Dokumente, eine Diagrammansicht, eine Zeiterfassung sowie eine Formel- und eine Abhängigkeitsspalte. In diesem Tarif sind monatlich bis zu 25.000 Automatisierungsaktionen und Integrationen möglich. Noch dazu lassen sich beim Dashboard bis zu 10 Boards kombinieren und das Aktivitätsprotokoll geht über ein komplettes Jahr.
Das Enterprise-Paket zeichnet sich durch exklusive Serviceleistungen aus. KundInnen werden von einem fix zugeordneten Account-Manager betreut. Alle Teams können persönliche Schulungen in Anspruch nehmen, um den Umgang mit der Software zu lernen (sofern die Mindestausgabengrenze erreicht ist). Zudem werden Support-Anfragen mit höchster Priorität und nach einer Wartezeit von maximal zehn Minuten beantwortet. Enthalten ist darüber hinaus der gesamte Pro-Funktionsumfang sowie
Als Cloud-App kostet monday.com monatliche Abonnementsgebühren. Die Preise richten sich nach der Anzahl der NutzerInnen und dem gewählten Funktionsumfang, wobei mindestens drei NutzerInnen ausgewählt werden müssen. Wer gleich einen Jahresvertrag abschließt, spart 18 Prozent. Das unterste preisliche Limit sind 27 Euro pro Monat für drei NutzerInnen bei Einjahresbindung. Für Verträge mit mehr als 200 NutzerInnen werden online keine Preise mehr aufgelistet. InteressentInnen müssen sich in diesem Fall direkt an das Unternehmen wenden, um ein persönliches Angebot einzuholen.
| NutzerIn/Monat (monatlich) | Minimal (monatlich) | NutzerIn/Monat (jährlich) | Minimal (jährlich) | |
|---|---|---|---|---|
| Kostenlos | 0 Euro | 0 Euro | 0 Euro | 0 Euro |
| Basic | 12 Euro | 36 Euro | 9 Euro | 27 Euro |
| Standard | 14 Euro | 42 Euro | 12 Euro | 36 Euro |
| Pro | 24 Euro | 72 Euro | 19 Euro | 57 Euro |
| Enterprise | auf Anfrage | auf Anfrage | auf Anfrage | auf Anfrage |
Wer vorerst in das Programm hineinschnuppern möchte, profitiert von der 14-tägigen kostenlosen Testversion. Für die Anmeldung ist nicht einmal eine Kreditkarte erforderlich. Das heißt, die Testversion läuft einfach aus, ohne dass man sich erinnern muss, rechtzeitig zu kündigen. Anders sieht es bei einem kostenpflichtigen Abonnement aus: Möchten Sie Ihr Jahresabo kündigen, muss dies innerhalb der ersten 30 Tage geschehen, damit Sie zumindest eine anteilige Rückerstattung erhalten.
Studierendenprogramm und Sonderpreise
StundentInnen und Lehrkräfte an Hochschulen beziehungsweise Universitäten, die monday.com gemeinsam verwenden wollen, haben einen ganz besonderen Vorteil: Dank des Studierendenprogramms erhalten sie ein kostenloses Konto mit Funktionen aus dem Pro-Tarif. Auch gemeinnützigen Organisationen greift monday.com mit reduzierten Preisen unter die Arme. Wenn Sie dafür infrage kommen, wenden Sie sich bei Interesse am besten direkt an den Anbieter.
Als Zahlungsmittel werden gängige Kreditkarten wie Visa, MasterCard und American Express sowie PayPal akzeptiert. Für KundInnen des Enterprise-Tarifs ist auch ein Kauf auf Rechnung möglich, sofern ihre Bestellung die Mindestgebühr erfüllt, über die sich monday.com auf der Website jedoch bedeckt hält.
Der alte Name dapulse verweist auf ein zentrales Konzept des Programms: die sogenannten Pulses. Pulses sind die Elemente, mit denen AnwenderInnen in monday.com alles organisieren. Im Prinzip ist ein Pulse nichts anderes als eine Tabellenzeile. Pulses werden mit Columns (Spalten) konfiguriert und in Groups (Gruppen) zusammengefasst. Wäre monday.com ein Tabellenkalkulationsprogramm, wäre eine Group eine Tabelle samt Überschrift. Eine oder mehrere dieser Gruppen bilden ein Board (Tafel).
Zwischen verschiedenen Boards schalten AnwenderInnen in der linken Sidebar um. Die Parallele zum Board im Tabellenkalkulationsprogramm wären einzelne Tabellenblätter. Um bei vielen Boards den Überblick nicht zu verlieren, werden sie in Folder (Ordner) sortiert, die ähnlich wie Ordner im Dateisystem eines Computers funktionieren.
Alle Pulses auf einem Board haben die gleichen Columns. Diese Spalten sind äußerst flexibel. AnwenderInnen können sie nach Belieben hinzufügen oder löschen. Es gibt vorkonfigurierte Columns für die unterschiedlichsten Inhalte. Ein Pulse kann beispielsweise Spalten für Personen, Text, Zahlen oder einen Status enthalten. Im sogenannten Column Center finden AnwenderInnen aktuell 24 verschiedene Arten von Spalten.
Die flexiblen Columns sorgen dafür, dass Boards je nach Konfiguration für ganz unterschiedliche Zwecke verwendet werden können. Beim Anlegen eines neuen Boards wählen NutzerInnen aus einer Vielzahl von Vorlagen (Templates). Das Programm bietet beispielsweise Vorlagen für den Bewerbungs- und Sales-Prozess, einen Redaktionsplan, die Aufgaben eines Teams oder den Einkauf von Bürobedarf. Diese Vorlagen sind als Vereinfachung und Anregung zu verstehen, nicht als Vorgaben. AnwenderInnen können jede davon nach Belieben ändern oder alternativ einfach mit einer leeren Tafel starten und sie nach ihren Vorstellungen gestalten.
Obwohl sich die Pulses von monday.com in ein sehr gefälliges Layout kleiden und höchst benutzerfreundlich sind, bleiben sie doch im Grunde Tabellenzeilen und wirken als solche ein wenig spröde. Für etwas mehr Pep im Projektmanagement-Tool sorgen die Views (Ansichten). Dabei handelt es sich um Datenvisualisierungsmodule, die über dem Board eingeblendet werden. Sieben verschiedene Views stehen zur Verfügung:
Eine besondere Erwähnung ist die Suchfunktion wert. Sie ist hochtrabend mit „Search Everything …“ betitelt, und in der Tat handelt es sich um eine äußerst komfortable Methode, um sich in der Software zurechtzufinden. Gesucht werden kann nach Text in jeder beliebigen Spalte. Die Ergebnisseite sortiert die Treffer nach Boards und Groups. Ein Datumsfilter ermöglicht es, den Suchbereich zeitlich so einzugrenzen, dass nur relevante Ergebnisse zu sehen sind. AnwenderInnen können die Suchen speichern, sodass sie schnellen Zugriff auf häufig genutzte oder komplexe Suchanfragen haben.
Die Suchfunktion verschafft NutzerInnen das angenehme Gefühl, dass alle Informationen zu den Abläufen und der Organisation im eigenen Team immer nur ein paar Tastaturanschläge entfernt sind. Es ist wie Google für das eigene Projektmanagement.
Die Funktionen für das Zeitmanagement sind als Views in monday.com integriert. Es handelt sich dabei um die Views Timeline und Calendar. Beide visualisieren zeitliche Abläufe, unterscheiden sich allerdings ein wenig in ihrer Funktion. Während die Timeline nur die in der Timeline-Spalte angegebenen Zeitspannen darstellt, zeigt der Kalender sowohl diese als auch etwaige in einer Datumsspalte eingetragenen Daten. In der Timeline erscheinen Zeitspannen als horizontale Balken in einem Diagramm. Verändern AnwenderInnen eine Zeitspanne durch das Ziehen an einem Balken, verändert sich auch das Datum im dazugehörigen Pulse. Per Klick auf einen Balken in der Timeline-Ansicht wird der entsprechende Pulse auf dem Board hervorgehoben.
Ähnlich wie bei der Timeline handelt es sich beim Calendar um eine Darstellung von zeitlichen Abläufen, allerdings in einer traditionellen Kalenderansicht. Im Gegensatz zur Timeline stellt der Calendar nicht Zeitspannen dar, sondern nur einzelne Daten wie Termine und Deadlines. Um ein Datum zu ändern, ziehen AnwenderInnen den betreffenden Eintrag einfach auf einen anderen Tag. Sowohl der Kalender als auch die Timeline verfügen über eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht.
Im Grunde erinnern die Funktionen von monday.com an ein Tabellenkalkulationsprogramm, das nicht zum Berechnen von Zahlenwerten, sondern zur Organisation eingesetzt wird. Was AnwenderInnen mit Pulses und Columns machen können, könnten sie so ähnlich auch mit Microsoft Excel umsetzen, es wäre allerdings deutlich umständlicher und weniger übersichtlich.
Im Unterschied zu Tabellenkalkulationsprogrammen ist monday.com allerdings auf die Zusammenarbeit im Team ausgerichtet. Jedes Team-Mitglied bekommt einen eigenen Account und damit Zugriff auf die Boards. Ein Benachrichtigungssystem und ein Activity Log sorgen dafür, dass Änderungen immer transparent nachvollziehbar sind. Jeder Pulse enthält ein Notizfeld, in dem ein Diskussionsbereich zur Verfügung steht, der ein wenig an den Kurznachrichtendienst Twitter erinnert. Info Boxes ermöglichen es, Pulses Notizen, Dateien und ein Mini-FAQ hinzuzufügen.
Das System zur Verwaltung der Zugriffsrechte ist absichtlich simpel gehalten. Solche Systeme können sehr komplex und damit auch kompliziert werden, was die Benutzerfreundlichkeit empfindlich einschränkt. Im Zweifel ist eine weniger funktionsreiche Lösung die bessere Wahl, da AnwenderInnen sie im Gegensatz zu überkomplizierten Varianten auch nutzen. Rechte werden bei monday.com ausschließlich auf Board-Ebene vergeben. Es gibt drei Abstufungen:
Darüber hinaus kennt monday.com zwei spezielle Arten von Boards. Private Boards sind nur für den Besitzer oder die Besitzerin sichtbar. Sie dienen beispielsweise für persönliche Notizen oder dazu, ein neues Board erst dann für das ganze Team sichtbar zu machen, wenn es fertig gestaltet ist.
Shareable Boards sind für alle eingeladenen NutzerInnen sichtbar. Das können einerseits Teammitglieder sein, andererseits aber auch externe GästInnen, die keinen eigenen monday.com-Account haben. So ist es beispielsweise möglich, AuftraggeberInnen automatisch über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten.
monday.com wirbt damit, dass das Programm ohne Training sofort nutzbar sei. Diese Werbeaussage ist keineswegs übertrieben. Natürlich können AnwenderInnen das Programm besser nutzen, wenn sie sich ein wenig mit seinen Möglichkeiten vertraut gemacht haben, aber um erst einmal loszulegen und eine To-do-Liste oder einen Projektplan zu erstellen, ist keinerlei Einführung nötig. Die raffinierteren Funktionen des Programms erschließen sich nach und nach, während AnwenderInnen damit arbeiten.
Möglich wird die hohe Benutzerfreundlichkeit dadurch, dass das Programm keine Funktionen enthält, die nur schwer intuitiv erfassbar sind. Andere Projektmanagementsysteme lassen es beispielsweise zu, dass ein Feld in mehreren Listen referenziert wird. So eine Funktion sieht monday.com nicht vor. Das schränkt die Nützlichkeit des Programms allerdings kaum ein – im Gegenteil. Schließlich soll ein Projektmanagement-Programm nicht nur helfen, die Arbeitsabläufe zu vereinfachen, sondern auch selbst keine unnötige Komplexität in den Arbeitsalltag bringen. Das gelingt monday.com in vorbildlicher Weise.
Auch die Gestaltung der Benutzeroberfläche trägt zur guten Usability von monday.com bei. Nahezu jeder Text ist anklickbar, um ihn zu bearbeiten. Es ist zum Beispiel möglich, die Status-Spalte einfach in „Priorität“ umzubenennen. Wenn NutzerInnen dann noch die einzelnen Status-Labels anders beschriften, haben sie im Nu aus der Statusspalte eine für die Priorität gemacht. Sehr angenehm ist auch, dass nahezu überall Drag-and-drop möglich ist. So ändern AnwenderInnen Spaltenbreiten, ordnen Spalten neu an oder verschieben Pulses in andere Gruppen.
Als Cloud-App, die auf dem Web-Server des Anbieters läuft, ist monday.com weitgehend unabhängig von der Leistung des Computers. Die Software kann auf jedem Rechner genutzt werden, der sich zum Web-Surfen eignet. Eine funktionierende Internetverbindung und ein aktueller Browser (etwa Firefox, Chrome oder Safari) sind allerdings notwendig. monday.com reagiert durchwegs schnell, Ladezeiten sind auch bei größeren Boards so gut wie nicht zu bemerken. Auch der Upload und der Download von Dateien geht äußerst rasch vonstatten. Wir konnten eine Upload-Geschwindigkeit von 12 Megabit pro Sekunde messen. Das ist das Maximum, das unsere Internetverbindung erlaubt.
Da die Software keiner Installation bedarf, ermöglicht sie sehr flexibles Arbeiten. Vormittags monday.com auf dem Desktop im Büro nutzen und nachmittags auf dem Laptop im Homeoffice: Das funktioniert, und zwar ohne umständlich Daten zu synchronisieren oder mit einem USB-Stick Dokumente von einem Rechner zum anderen zu transportieren.
Dank der Smartphone-Apps für Android und iOS können AnwenderInnen monday.com auch unterwegs nutzen. Das UserInnen-Interface sieht dem der Browser-Version sehr ähnlich, ist aber an die Nutzung mit kleinen Touchscreens angepasst. Die App stellt beispielsweise die Groups auf einem Board nicht untereinander dar, sondern in Tabs nebeneinander. Auch das Bearbeiten von Groups und Pulses ist an das Smartphone angepasst. Es funktioniert nicht durch einfaches Antippen, sondern durch Antippen und Halten.
Anstrengend ist allerdings, dass längere Pulses auch in der kleinsten Darstellung zu breit für den Smartphone-Bildschirm sind. NutzerInnen müssen horizontal scrollen, um die hinteren Spalten betrachten zu können. Somit wird es unmöglich, ein Board mit einem Blick zu erfassen. Auch das Herauszoomen, um die Bildschirminhalte mit geringstmöglicher Vergrößerung darzustellen, führt oft nicht dazu, dass der ganze Pulse Platz auf dem Bildschirm hat. Selbst beim Arbeiten im Querformat ist der Bildschirm häufig zu schmal. Dieses Problem schränkt die Benutzerfreundlichkeit der Apps deutlich ein.
Sämtliche möglichen Integrationen von anderen Web-Apps, von denen monday.com über 200 anbietet, sind auf einer App-Store-ähnlichen Unterseite im Konfigurationsbereich aufgeführt. AnwenderInnen können die Integrationen direkt von dort aus aktivieren beziehungsweise nutzen. Das Ganze ist relativ übersichtlich gestaltet. Es ist unter anderem der Import von Excel-Arbeitsblättern und Trello-Boards möglich. Termine lassen sich mit Google Calendar synchronisieren. Dropbox und Google Drive können AnwenderInnen nutzen, um Dateien an ihre Pulses anzuhängen. Die Slack-Integration ermöglicht es, Slack-Nachrichten direkt zu Pulses zu machen. Einige weitere Integrationen sind noch über den Umweg der beiden Web-Apps Zapier und Integromat möglich.
Da monday.com weitgehend intuitiv verständlich ist, entsteht bei BenutzerInnen kaum je das Bedürfnis, in einem Handbuch nachzulesen oder sich an den Kundensupport zu wenden. Dennoch schwebt bei der Benutzung des Programms permanent ein Fragezeichen-Button in der rechten, unteren Ecke des Browser-Fensters. Ein Klick darauf bringt vier Menüeinträge zum Vorschein. AnwenderInnen können sich ein sechzigsekündiges Einführungsvideo ansehen, ein Support-Ticket eröffnen, sich für Webinare anmelden und die Dokumentation durchsuchen. Eine strukturierte Auflistung der Hilfe-Dokumente mit Inhaltsverzeichnis finden AnwenderInnen unter https://support.monday.com.
Über das Kontaktformular erhalten Anfragende dem Anbieter zufolge innerhalb einer Stunde rund um die Uhr persönlichen Support. Eine Telefon-Hotline ist nicht angegeben. Auch der Live-Chat steht nur Account-InhaberInnen zur Verfügung.
Zwar hat das Programm auch eine deutsche Version, allerdings sind die Support-Sprache und die Sprache vieler erklärender Dokumente größtenteils Englisch. Ein ausreichendes Verständnis der englischen Sprache ist daher empfehlenswert, um monday.com sinnvoll einsetzen zu können. Immerhin der Blog ist in deutscher Sprache verfasst.
Einen Blick wert sind auch die YouTube-Videos von monday.com, auf die unverständlicherweise im Programm selbst nicht verlinkt wird. Sie bringen auf außergewöhnlich lockere und unterhaltsame Weise die Verwendung des Programms näher. Neben Anleitungsvideos und Aufzeichnungen der Webinare enthält der YouTube-Channel auch begleitendes Material wie NutzerInnenportraits und Anwendungsszenarien.
monday.com besticht vor allem durch seine Flexibilität. Das Konzept der Pulses, die nicht zwangsläufig Aufgaben sein müssen, sondern auch etwas ganz anderes darstellen können, macht es zum universellen Werkzeug für die Planung und Steuerung von Abläufen in Unternehmen.
Das Programm ist einfach und geradlinig genug, um einer effizienten Nutzung nicht im Weg zu stehen. Wie ein guter Bilderrahmen zieht es nicht selbst alle Aufmerksamkeit auf sich, sondern sorgt vor allem dafür, seinen Inhalt optimal zu präsentieren.
Das einzige, was wirklich stört, ist das etwas unflexible Abo. Nur eine einzelne benötigte Funktion zu buchen, ist nicht möglich, sodass NutzerInnen bei Bedarf gleich das gesamte Paket nehmen müssen. Damit kann die Nutzung der Software schnell teuer werden. Die Leistung stimmt allerdings. Zu den bereits erwähnten Vorzügen kommen ein schneller Server und in den teureren Tarifen ein rund um die Uhr erreichbarer und schneller Support. Besonders für Teams, die ihre Zusammenarbeit über räumliche Distanzen hinweg organisieren müssen, kann sich der Einsatz von monday.com lohnen.
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