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Das Besondere an monday.com ist, dass sich die Software sehr flexibel an unterschiedliche Einsatzzwecke anpassen lässt. Dennoch handelt es sich um eines der benutzerfreundlichsten Projektmanagementtools. Eine klare Empfehlung!
monday.com ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software. Das Programm ist das Produkt eines 2014 gegründeten Start-up-Unternehmens aus Israel. Ursprünglich wurde die Software dapulse genannt, die Umbenennung auf monday.com erfolgte 2017.
Die besten Projektmanagement-Tools im Vergleich
Als Cloud-App kostet monday.com monatliche Abonnementsgebühren. Die Preise richten sich nach der Anzahl der Nutzer und dem genutzten Funktionsumfang. Wer gleich einen Jahresvertrag abschließt, spart 18 Prozent. Das unterste preisliche Limit sind 24 Euro pro Monat für drei Nutzer bei Einjahresbindung. Das andere Ende des Spektrums sind die Kosten für 200 Nutzer und den vollen Funktionsumfang bei monatlicher Kündbarkeit: dafür sind monatlich 5.851 Euro zu entrichten. Für Verträge mit mehr als 200 Nutzern werden online keine Preise mehr aufgelistet. Interessenten müssen sich direkt an das Unternehmen wenden, um ein persönliches Angebot einzuholen.
Funktionen lassen sich nicht flexibel nach Bedarf zubuchen, Kunden können nur aus vier vorgefertigten Paketen wählen: Basic, Standard, Pro und Enterprise.
Basic enthält alle grundlegenden Funktionen, 5 Gigabyte Speicherplatz zum Hochladen von Dokumenten und die Nutzung der Smartphone-Apps für iOS und Android. Dieses Paket bietet nur einen Bruchteil der Funktionalität von monday.com.
Standard stellt einen guten Kompromiss aus Preis und Leistung dar. Kunden stehen damit 20 Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung. Zu den erweiterten Möglichkeiten in diesem Paket zählen unter anderem Zugriff auf die API (Programmierschnittstelle), die Nutzung von Shareable Boards in begrenztem Umfang und die boardübergreifende Suche, auch nach Dateien.
Mit Pro erhalten Kunden unter anderem Rund-um-die-Uhr-Support, 100 Gigabyte Speicherplatz und erweiterte Nutzungsstatistiken. Sie können auch unbegrenzt viele Gäste einladen.
Das Enterprise-Paket, das doppelt so viel kostet wie Pro, zeichnet sich vor allem durch exklusive Serviceleistungen aus. Jeder Enterprise-Kunde wird von einem fix zugeordneten Account-Manager betreut. Alle Team-Mitglieder können persönliche Schulungen in Anspruch nehmen, um den Umgang mit der Software zu lernen. Zudem werden Support-Anfragen mit höchster Priorität und nach einer Wartezeit von höchstens zehn Minuten beantwortet.
Der alte Name dapulse verweist auf ein zentrales Konzept des Programms, die sogenannten Pulses. Pulses sind die Elemente, mit denen der Anwender in monday.com alles organisiert. Im Prinzip ist ein Pulse nichts anderes als eine Tabellenzeile. Pulses werden mit Columns (Spalten) konfiguriert und in Groups (Gruppen) zusammengefasst. Wäre monday.com ein Tabellenkalkulationsprogramm, wäre eine Group eine Tabelle samt Überschrift. Eine oder mehrere dieser Gruppen bilden ein Board (Tafel).
Zwischen verschiedenen Boards schaltet der Anwender in der linken Sidebar um. Die Parallele zum Board im Tabellenkalkulationsprogramm wären einzelne Tabellenblätter. Um bei vielen Boards den Überblick nicht zu verlieren, werden sie in Folder (Ordner) sortiert, die ähnlich wie Ordner im Dateisystem eines Computers funktionieren.
Alle Pulses auf einem Board haben die gleichen Columns. Diese Spalten sind äußerst flexibel. Der Anwender kann sie nach Belieben hinzufügen oder löschen. Es gibt vorkonfigurierte Columns für die unterschiedlichsten Inhalte. Ein Pulse kann beispielsweise Spalten für Personen, für Text, für Zahlen oder für einen Status enthalten. Im sogenannten Column Center findet der Anwender aktuell 24 verschiedene Arten von Spalten.
Die flexiblen Columns sorgen dafür, dass Boards je nach Konfiguration für ganz unterschiedliche Zwecke verwendet werden können. Beim Anlegen eines neuen Boards wählt der Nutzer aus einer Vielzahl von Vorlagen (Templates). Das Programm bietet beispielsweise Vorlagen für den Bewerbungs- und den Sales-Prozess, für einen Redaktionsplan, für die Aufgaben eines Teams oder für den Einkauf von Bürobedarf. Diese Vorlagen sind als Vereinfachung und Anregung zu verstehen, nicht als Vorgaben. Der Anwender kann jede davon nach Belieben ändern oder alternativ einfach mit einer leeren Tafel starten und sie nach seinen Vorstellungen gestalten.
Obwohl sich die Pulses von monday.com in sehr gefälliges Layout kleiden und höchst benutzerfreundlich sind, bleiben sie doch im Grunde Tabellenzeilen und wirken als solche ein wenig spröde. Für etwas mehr Pep im Projektmanagement-Tool sorgen die Views (Ansichten). Dabei handelt es sich um Datenvisualisierungsmodule, die über dem Board eingeblendet werden. Sieben verschiedene Views stehen zur Verfügung:
Eine besondere Erwähnung ist die Suchfunktion wert. Sie ist hochtrabend mit „Search Everything …“ betitelt, und in der Tat handelt es sich um eine äußerst komfortable Methode, um sich in der Software zurechtzufinden. Gesucht werden kann nach Text in jeder beliebigen Spalte. Die Ergebnisseite sortiert die Treffer nach Boards und Groups. Ein Datumsfilter ermöglicht es, den Suchbereich zeitlich so einzugrenzen, dass nur relevante Ergebnisse zu sehen sind. Der Anwender kann die Suchen speichern, so dass er schnellen Zugriff auf häufig genutzte oder komplexe Suchanfragen hat.
Die Suchfunktion verschafft dem Nutzer das angenehme Gefühl, dass alle Informationen zu den Abläufen und der Organisation im eigenen Team immer nur ein paar Tastaturanschläge entfernt sind. Es ist wie Google für das eigene Projektmanagement.
Die Funktionen für das Zeitmanagement sind als Views in monday.com integriert. Es handelt sich dabei um die Views Timeline und Calendar. Beide visualisieren zeitliche Abläufe, unterscheiden sich allerdings ein wenig in ihrer Funktion. Während die Timeline nur die in der Timeline-Spalte angegebenen Zeitspannen darstellt, zeigt der Kalender sowohl diese als auch etwaige in einer Datumspalte eigetragenen Daten. In der Timeline erscheinen Zeitspannen als horizontale Balken in einem Diagramm. Verändert der Anwender eine Zeitspanne durch das Ziehen an einem Balken, verändert sich auch das Datum im dazugehörigen Pulse. Per Klick auf einen Balken in der Timeline-Ansicht wird der entsprechende Pulse auf dem Board hervorgehoben.
Ähnlich wie bei der Timeline handelt es sich beim Calendar um eine Darstellung von zeitlichen Abläufen, allerdings in einer traditionellen Kalenderansicht. Im Gegensatz zur Timeline stellt der Calendar nicht Zeitspannen dar, sondern nur einzelne Daten wie Termine und Deadlines. Um ein Datum zu ändern, zieht der Anwender den betreffenden Eintrag einfach auf einen anderen Tag. Sowohl der Kalender als auch die Timeline verfügen über eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht.
Im Grunde erinnern die Funktionen von monday.com an ein Tabellenkalkulationsprogramm, das nicht zum Berechnen von Zahlenwerten, sondern zur Organisation eingesetzt wird. Was der Anwender mit Pulses und Columns machen kann, könnte er so ähnlich auch mit Microsoft Excel umsetzen, es wäre allerdings deutlich umständlicher und weniger übersichtlich.
Im Unterschied zu Tabellenkalkulationsprogrammen ist monday.com allerdings auf die Zusammenarbeit im Team ausgerichtet. Jedes Team-Mitglied bekommt einen eigenen Account und damit Zugriff auf die Boards. Ein Benachrichtigungssystem und ein Activity Log sorgen dafür, dass Änderungen immer transparent nachvollziehbar sind. Jeder Pulse enthält ein Notizfeld, in dem ein Diskussionsbereich zur Verfügung steht, der ein wenig an den Kurznachrichtendienst Twitter erinnert. Info Boxes ermöglichen es, Pulses Notizen, Dateien und ein Mini-FAQ hinzuzufügen.
Das System zur Verwaltung der Zugriffsrechte ist absichtlich simpel gehalten. Solche Systeme können sehr komplex und damit auch kompliziert werden, was die Benutzerfreundlichkeit empfindlich einschränkt. Im Zweifel ist eine weniger funktionsreiche Lösung die bessere Wahl, da die Anwender sie im Gegensatz zu überkomplizierten Varianten auch nutzen. Rechte werden bei monday.com ausschließlich auf Board-Ebene vergeben, es gibt drei Abstufungen.
Darüber hinaus kennt monday.com zwei spezielle Arten von Boards. Private Boards sind nur für den Besitzer sichtbar. Sie dienen beispielsweise für persönliche Notizen oder dazu, ein neues Board erst dann für das ganze Team sichtbar zu machen, wenn es fertig gestaltet ist.
Shareable Boards sind für alle eingeladenen Nutzer sichtbar. Das können einerseits Teammitglieder sein, andererseits aber auch externe Gäste, die keinen eigenen monday.com-Account haben. So ist es beispielsweise möglich, Auftraggeber automatisch über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten.
monday-com wirbt damit, dass das Programm ohne Training sofort nutzbar sei. Diese Werbeaussage ist keineswegs übertrieben. Natürlich können Anwender das Programm besser nutzten, wenn sie sich ein wenig mit seinen Möglichkeiten vertraut gemacht haben, aber um erst einmal loszulegen und eine To-Do-Liste oder einen Projektplan zu erstellen, ist keinerlei Einführung nötig. Die raffinierteren Funktionen des Programms erschließen sich nach und nach, während der Anwender damit arbeitet.
Möglich wird die hohe Benutzerfreundlichkeit dadurch, dass das Programm keine Funktionen enthält, die nur schwer intuitiv erfassbar sind. Andere Projektmanagementsysteme lassen es beispielsweise zu, dass ein Feld in mehreren Listen referenziert wird. So eine Funktion sieht monday.com nicht vor. Das schränkt die Nützlichkeit des Programms allerdings kaum ein. Im Gegenteil! Schließlich soll ein Projektmanagement-Programm nicht nur helfen, die Arbeitsabläufe zu vereinfachen, sondern auch selbst keine unnötige Komplexität in den Arbeitsalltag bringen. Das gelingt monday.com in vorbildlicher Weise.
Auch die Gestaltung der Benutzeroberfläche trägt zur guten Usability von monday.com bei. Nahezu jeder Text ist anklickbar, um ihn zu bearbeiten. Es ist zum Beispiel möglich, die Status-Spalte einfach in „Priorität“ umzubenennen. Wenn der Nutzer dann noch die einzelnen Status-Labels anders beschriftet, hat er im Nu aus der Statusspalte eine für die Priorität gemacht. Sehr angenehm ist auch, dass nahezu überall Drag-and-drop möglich ist. So ändert der Anwender Spaltenbreiten, ordnet Spalten neu an oder verschiebt Pulses in andere Gruppen.
Als Cloud-App, die auf dem Web-Server des Anbieters läuft, ist monday.com weitgehend unabhängig von der Leistung des Computers. Die Software kann auf jedem Rechner genutzt werden, der sich zum Web-Surfen eignet. Eine funktionierende Internetverbindung und ein aktueller Browser (etwa Firefox, Chrome oder Safari) sind allerdings notwendig. monday.com reagiert durchwegs schnell, Ladezeiten sind auch bei größeren Boards so gut wie nicht zu bemerken. Auch der Upload und der Download von Dateien geht äußerst rasch vonstatten. Wir konnten eine Upload-Geschwindigkeit von 12 Megabit pro Sekunde messen. Das ist das Maximum, das unsere Internetverbindung erlaubt.
Da die Software keiner Installation bedarf, ermöglicht sie sehr flexibles Arbeiten. Vormittags monday.com auf dem Desktop im Büro nutzen und nachmittags auf dem Laptop im Homeoffice: Das funktioniert, und zwar ohne umständlich Daten zu synchronisieren oder mit einem USB-Stick Dokumente von einem Rechner zum anderen zu transportieren.
Dank der Smartphone-Apps für Android und iOS können Anwender monday.com auch unterwegs nutzen. Das User-Interface sieht dem der Browser-Version sehr ähnlich, ist aber an die Nutzung mit kleinen Touchscreens angepasst. Die App stellt beispielsweise die Groups auf einem Board nicht untereinander dar, sondern in Tabs nebeneinander. Auch das Bearbeiten von Groups und Pulses ist an das Smartphone angepasst. Es funktioniert nicht durch einfaches Antippen, sondern durch Antippen und Halten.
Anstrengend ist allerdings, dass längere Pulses auch in der kleinsten Darstellung zu breit für den Smartphone-Bildschirm sind. Der Nutzer muss horizontal scrollen, um die hinteren Spalten betrachten zu können. Somit wird es unmöglich, ein Board mit einem Blick zu erfassen. Auch das Herauszoomen, um die Bildschirminhalte mit geringstmöglicher Vergrößerung darzustellen, führt oft nicht dazu, dass der ganze Pulse Platz auf dem Bildschirm hat. Selbst beim Arbeiten im Querformat ist der Bildschirm häufig zu schmal. Dieses Problem schränkt die Benutzerfreundlichkeit der Apps deutlich ein.
Sämtliche möglichen Integrationen von anderen Web-Apps sind auf einer App-Store-ähnlichen Unterseite im Konfigurationsbereich von monday.com aufgeführt. Der Anwender kann die Integrationen direkt von dort aus aktivieren beziehungsweise nutzen. Das Ganze ist relativ übersichtlich gestaltet. Schade ist jedoch, dass monday.com nur mit wenigen Apps von Drittanbietern zusammenarbeitet. Der Import von Excel-Arbeitsblättern und Trello-Boards ist möglich. Termine lassen sich mit Google Calendar synchronisieren. Dropbox und Google Drive kann der Anwender nutzen, um Dateien an seine Pulses anzuhängen. Die Slack-Intergration ermöglicht es, Slack-Nachrichten direkt zu Pulses zu machen. Damit sind die möglichen Integrationen auch schon beinahe vollständig aufgezählt. Einige weitere Integrationen sind noch über den Umweg der beiden Web-Apps Zapier und Integromat möglich, aber auch deren Anzahl ist relativ klein.
Da monday.com weitgehend intuitiv verständlich ist, entsteht beim Benutzer kaum je das Bedürfnis, in einem Handbuch nachzulesen oder sich an den Kundensupport zu wenden. Dennoch schwebt bei der Benutzung des Programms permanent ein Fragezeichen-Button in der rechten, unteren Ecke des Browser-Fensters. Ein Klick darauf bringt vier Menüeinträge zum Vorschein. Der Anwender kann sich ein sechzigsekündiges Einführungsvideo ansehen, ein Support-Ticket eröffnen, sich für Webinare anmelden und die Dokumentation durchsuchen. Eine strukturierte Auflistung der Hilfe-Dokumente mit Inhaltsverzeichnis finden Anwender unter https://support.monday.com.
Zwar hat das Programm nun eine deutsche Version. Allerdings ist die Support-Sprache und die Sprache vieler erklärender Dokumente Englisch. Ein ausreichendes Verständnis der englischen Sprache ist daher empfehlenswert, um monday.com sinnvoll einsetzen zu können.
Einen Blick wert sind auch die YouTube-Videos von monday.com, auf die unverständlicher Weise im Programm selbst nicht verlinkt wird. Sie bringen auf außergewöhnlich lockere und unterhaltsame Weise die Verwendung des Programms näher. Neben Anleitungsvideos und Aufzeichnungen der Webinare enthält der YouTube-Channel auch begleitendes Material wie Nutzerportraits und Anwendungsszenarien.
monday.com besticht vor allem durch seine Flexibilität. Das Konzept der Pulses, die nicht zwangsläufig Aufgaben sein müssen, sondern auch etwas ganz anderes darstellen können, macht es zum universellen Werkzeug für die Planung und Steuerung von Abläufen in Unternehmen.
Das Programm ist einfach und geradlinig genug, um einer effizienten Nutzung nicht im Weg zu stehen. Wie ein guter Bilderrahmen zieht es nicht selbst alle Aufmerksamkeit auf sich, sondern sorgt vor allem dafür, seinen Inhalt optimal zu präsentieren.
Das einzige, was wirklich stört, ist das etwas unflexible Abo. Nur eine einzelne benötigte Funktion zu buchen, ist nicht möglich, so dass Nutzer bei Bedarf gleich das gesamte Paket nehmen müssen. Damit kann die Nutzung der Software schnell relativ teuer werden. Die Leistung stimmt allerdings. Zu den bereits erwähnten Vorzügen kommen ein schneller Server und in den teureren Tarifen ein rund um die Uhr erreichbarer und schneller Support. Besonders für Teams, die ihre Zusammenarbeit über räumliche Distanzen hinweg organisieren müssen, kann sich der Einsatz von monday.com lohnen.
