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Es fühlt sich an wie ein Microsoft-Programm, arbeitet bestens mit Microsoft-Programmen zusammen, ist aber von einem Softwarehersteller aus München. InLoox rüstet Outlook auf und macht es zur vollwertigen Projektmanagement-Software.
Die Projektmanagement-Software InLoox wurde von der Münchner InLoox GmbH entwickelt. Es handelt sich um eine der wenigen heimischen Anwendungen in diesem Bereich. Von anderen Projektmanagement-Softwares hebt sich InLoox durch die Integration in Microsoft Outlook ab. Mit einem Add-On ergänzt es den weitverbreiteten E-Mail-Client um Projektmanagement-Funktionen. Dabei fügt sich InLoox so nahtlos ein, dass für AnwenderInnen manchmal nicht mehr erkennbar ist, welche Funktionen zu dem Projektmanagement-Programm gehören und welche Bestandteile ursprünglich von Outlook stammen. InLoox stellt aber auch eine Web-App für die Nutzung im Browser sowie Smartphone-Apps für Android und iOS zur Verfügung.
Bei Inloox können sich KundInnen zwischen der Nutzung im Abo (SaaS, Software as a Service) und dem Erwerb von Kauflizenzen (On Premise, Betrieb auf eigenem Server) entscheiden. Die SaaS-Variante ist besonders unkompliziert, eine Installation ist nicht nötig. Firmen, die sich für die Kauflizenzen entscheiden, nutzen hingegen ihre eigene IT-Infrastruktur für InLoox. Das ist eine gute Alternative für alle Unternehmen, die Projektdaten lieber auf einem eigenen Server speichern möchten.
Um einen fairen Vergleich zu ermöglichen, haben wir im Test die SaaS-Variante unter die Lupe genommen. Kauflizenzen sind bei Projektmanagement-Software selten, die meisten Programme werden nur im Abonnement vertrieben. Bei InLoox now! – so nennt der Hersteller die SaaS-Variante – können KundInnen aus zwei Versionen wählen: Enterprise und Professional. Sie gleichen sich über weite Strecken, in einigen wichtigen Punkte unterscheiden sie sich jedoch: Während in Professional jedem User und jeder Userin 10 Gigabyte Speicherplatz für hochgeladene Dateien zur Verfügung stehen, sind es bei Enterprise satte 25 Gigabyte. Darüber hinaus enthält Enterprise folgende Funktionen, die Professional fehlen:
Professional kostet 29,95 Euro pro BenutzerIn und Monat, Enterprise hingegen 49,95 Euro. Günstiger wird es mit einer zwölfmonatigen Laufzeit, dann kostet ein Enterprise-Account 44,95 Euro pro Monat und ein Professional-Account 24,95 Euro für denselben Zeitraum.
Aufgaben sind bei InLoox mit einem umfangreichen Set an Metainformationen versehen. Neben einem Titel sowie einem Start- und Enddatum können NutzerInnen folgende Eigenschaften festlegen:
Darüber hinaus ist es möglich, Aufgaben zu kommentieren, Dateianhänge direkt in Aufgaben hochzuladen sowie Aufgaben mit Listen zu verknüpfen.
In der „Aufgabenübersicht“ der Web-App können NutzerInnen zwischen zwei Ansichten wählen: einfache Ansicht und Tabellenansicht. Die einfache Ansicht zeigt die Aufgabe in einer Tabelle, deren Spalten (Name, Datum, Zeitaufwand, Kommentare, Anhänge, Listen, VerantwortlicheR) unveränderbar sind. Die Tabellenansicht wirkt etwas trockener, sie besteht nur aus Text. Icons für den Zeitaufwand, die Kommentare oder Ähnliches gibt es hier nicht.
Der Vorteil der Tabellenansicht ist ihre Konfigurierbarkeit: NutzerInnen können wählen, welche Spalten angezeigt werden. Dabei sind nicht nur Spalten für von AnwenderInnen ausfüllbare Felder wie Titel und Beschreibung verfügbar, sondern auch für automatische erfasste Werte wie das Erstellungs- und Änderungsdatum. Zudem kann aus jeder Spalte ein Filter für die Aufgabenansicht erstellt werden. Zum Beispiel ist es möglich, nur Aufgaben anzuzeigen, deren Startdatum innerhalb eines bestimmten Zeitraums liegt oder für die ein bestimmtes Teammitglied verantwortlich ist.
Neben der Aufgabenübersicht bieten weitere Programmbereiche eine globale Übersicht:
Der „Arbeitsplatz“ wird automatisch nach Aufruf der Web-App geladen und sorgt dafür, dass sich NutzerInnen eine erste Übersicht verschaffen können. Er ist in drei Spalten gegliedert: Links sehen AnwenderInnen ihre Aufgaben, in der mittleren Spalte befindet sich ein Kalender mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht und rechts ist Platz für Benachrichtigungen. Der Arbeitsplatz zeigt nicht nur projektbezogene, sondern auch persönliche Aufgaben.
Der „Dokumente“-Bereich von InLoox ist eine Art Dateimanager. Hier sehen NutzerInnen sämtliche Dokumente aus Projekten, können selbst Dateien hochladen und diese in Ordnern organisieren. Auch persönliche Dokumente, die nicht mit einem Projekt verknüpft sind, können hier gespeichert werden.
Das Hochladen von Dokumenten funktioniert einfach per Drag-and-drop. Manche Dokumente, zum Beispiel Word-Dateien, können sogar direkt in InLoox bearbeitet werden. Ein Problem ist allerdings, dass mehrere BenutzerInnen ein Dokument zwar gleichzeitig bearbeiten können, aber immer nur die Änderungen des Nutzers oder der Nutzerin übernommen werden, der oder die zuletzt speichert. Für Bilddateien gibt es immerhin eine Vorschau.
Die hochgeladenen Dokumente stehen sofort auch in der Outlook-Erweiterung zur Verfügung; dort werden sie mit dem bei Windows eingestellten Standardprogramm für den jeweiligen Dateityp geöffnet. Mit der Android-App haben AnwenderInnen zwar Zugriff auf projektbezogene Dokumente, aber nicht auf ihre persönlichen.
Unter „Personen“ findet man die InLoox Adressliste mit den Projektkontakten. Wann man einen Microsoft Exchange Server hat, kann man InLoox auch mit dem Exchange-Adressbuch synchronisieren. So muss man nicht mehrere Adressbücher verwalten.
Im Menüpunkt „Zeit“ wird die von jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin für ein Projekt aufgewandte Zeit erfasst. Interessanterweise funktioniert die Zeiterfassung grundsätzlich entkoppelt von konkreten Aufgaben. Zeiterfassungseinträge werden separat angelegt und können dann mit einer Aufgabe oder einem anderen Element aus der „Planung“ verknüpft werden. Das ist deutlich weniger intuitiv als eine Zeiterfassung direkt innerhalb der Aufgaben, erlaubt aber mehr Flexibilität. Etwas einfacher ist die Zeiterfassung mittels der Stoppuhr in der Outlook-Erweiterung. Damit kann jeder Mitarbeiter seine und jede Mitarbeiterin ihre Arbeitszeit mitstoppen – für ein konkretes Projekt müssen sie sich jedoch erst entscheiden, wenn sie die gestoppte Zeit verbuchen.
Der Programmbereich „Projekte“ zeigt zuerst einmal eine Übersicht sämtlicher Projekte. Klicken NutzerInnen auf eines davon, öffnet sich dieses im Outlook-Client in einem neuen Fenster. In der Web-App hingegen wechselt das Hauptmenü am oberen Fensterrand. Nun können AnwenderInnen projektspezifische Funktionen nutzen. Zum einen sind das solche, die auch im projektübergreifenden Teil des Programms zur Verfügung stehen, beispielsweise „Aufgaben“ und „Dokumente“, hier zeigen diese Funktionen allerdings nur die Einträge, die zum gerade geöffneten Projekt gehören.
Zum anderen enthält der Projektbereich aber auch Funktionen, die im Rest des Programms nicht zur Verfügung stehen: Die „Planung“ in den Projekten enthält ein interaktives Gantt-Diagramm. In diesem Programmbereich werden die Unterschiede zwischen der Web-App und der Outlook-Erweiterung (beziehungsweise dem von dieser gestarteten InLoox now Projekt) sehr deutlich sichtbar. Während die Desktop-App beispielsweise jede Aufgabe mit einem Balken repräsentiert, zeigt die Web-App nur Balken für die übergeordneten „Vorgänge“; und während die Wochen auf dem Desktop mit der Nummer der Kalenderwoche gekennzeichnet werden, besteht die Beschriftung im Web aus dem Datum des ersten Wochentags.
Eine weitere Funktion, die nur innerhalb von Projekten zur Verfügung steht, ist die Budgetverwaltung. InLoox unterscheidet zwischen kalkulierten Ausgaben und tatsächlichen Ausgaben. Wichtig für HandwerkerInnen, Agenturen und alle anderen, die ihre Arbeitszeit dem Auftraggeber verrechnen: Die Kosten für die Arbeitszeit können bei der Aufgabenplanung durch die Zuweisung einer Budgetgruppe angegeben werden, die tatsächlichen Ausgaben werden dann anhand der Erfassung der Arbeitszeit kalkuliert. Selbstverständlich können auch Fixkosten eingebunden werden.
Die beiden wichtigsten Werkzeuge für das Zeitmanagement in InLoox sind die „Planung“ und die Zeiterfassung. Darüber hinaus ist Zeitmanagement ein Teil des Aufgabenmanagements: Für jede Aufgabe können AnwenderInnen ein Startdatum, ein Enddatum und einen Zeitaufwand festlegen.
Als Kalender nutzt InLoox nicht etwa den Outlook-Kalender, sondern fügt dem Microsoft-Programm eine eigene Kalenderansicht hinzu. Mit installiertem InLoox-Outlook-Client gibt es also zwei Kalender in Outlook: Den programmeigenen und den von InLoox. Keinen Kalender gibt es jedoch in der Android-App und in der Web-App.
Der Kalender von InLoox zeigt die Planungselemente projektübergreifend. Er verfügt über fünf verschiedene Zeitraster:
Anders als im eigenen Kalender von Outlook können Kalenderansichten von InLoox gefiltert und mit bedingten Formatierungen konfiguriert werden. Eine Synchronisation des gesamten Kalenders ist nicht möglich, es steht lediglich dieselbe Schaltfläche zur Synchronisation einzelner Planungselemente wie Aufgaben und Meilensteine zur Verfügung, die auch in der Aufgabenübersicht vorhanden ist. Laut Hersteller ist das beabsichtigt, da eine vollständige Synchronisation mit dem Outlook-Kalender diesen sehr unübersichtlich machen würde.
NutzerInnen können wählen, ob sie ein Element als Aufgabe oder als Kalendereintrag synchronisieren. Leider ist es jedoch nicht möglich, zu entscheiden, in welchem Outlook-Kalender ein Element beim Synchronisieren landet – InLoox legt es automatisch immer im Outlook-Standardkalender an.
Für die einfache Absprache zwischen Teammitgliedern gibt es in der Web-App (nicht jedoch im Outlook-Client oder in der Android-App) einen Chat. Dieser ist relativ schlicht, aber immerhin ist es möglich, mittels einfacher Textnachrichten zu kommunizieren und Dateien auszutauschen. Freilich ist Outlook vorwiegend ein E-Mail-Client und als solcher ohnehin schon ein Kommunikationswerkzeug. InLoox macht es möglich, aus E-Mails direkt Aufgaben zu erstellen. Zudem können die Nachrichten als Dokumente in einem InLoox-Projekt gespeichert werden.
Mit InLoox ist eine detaillierte Vergabe von Berechtigungen möglich. Berechtigungen können sowohl direkt für einen bestimmten Benutzer beziehungsweise eine Benutzerin als auch rollenabhängig vergeben werden. AnwenderInnen können BenutzerInnenrollen nicht selbst erstellen, sondern nur die Rechte der fünf vordefinierten Rollen ändern:
Zu beachten ist, dass die rollenbasierten Berechtigungen abhängig von der Rolle sind, die sich je nach Projekt unterscheidet. Wer in einem Projekt ProjektleiterIn ist, ist in einem anderem vielleicht nur einfaches Teammitglied – ist allerdings benutzerbasiert eingestellt, dass er Projekte bearbeiten kann, hat er in diesen genauso viele Freiheiten wie einE ProjektleiterIn.
Die einzelnen Berechtigungen sind relativ eindeutig beschriftet. Bei Unklarheiten hilft die „Liste der Berechtigungen“ in der Dokumentation weiter. Dort werden die Berechtigungen ausführlicher beschrieben.
Die Zielgruppe von InLoox ist eine andere als die der meisten anderen Projektmanagement-Softwares in unserem Vergleich: Das Programm ist hauptsächlich für größere Unternehmen im Bereich Industrie und Ingenieurwesen gedacht, nicht für kleine Agenturen, Medienbetriebe und Start-ups. Es handelt sich um ein relativ komplexes Programm, dessen Nutzung etwas längere Einarbeitungszeiten voraussetzt. Wer sich aber die Mühe macht, wird mit einem großen Funktionsumfang belohnt. Zudem lässt sich InLoox gut an unterschiedliche Betriebsstrukturen und Arbeitsabläufe anpassen.
Generell fanden wir die Weboberfläche von InLoox weitaus benutzerfreundlicher als die Outlook-Erweiterung. Das liegt zu einem großen Teil daran, dass die Erweiterung dem ohnehin schon etwas unübersichtlichen Outlook noch mehr Menüeinträge und Buttons hinzufügt. Für diese Schwäche kann InLoox allerdings wenig, sie ist einfach die Kehrseite des Konzepts der vollständigen Outlook-Integration. Der entscheidende Vorteil dieses Ansatzes ist jedoch, dass er die Nutzerakzeptanz erhöht, da die AnwenderInnen in einer vertrauten Programmumgebung bleiben.
Sobald sich der Anwender oder die Anwenderin grundsätzlich orientiert hat und etwas vertraut mit der Menüstruktur ist, geht die Arbeit mit InLoox leicht von der Hand. Neue Aufgaben sind mit wenigen schnellen Klicks angelegt und dank des komfortablen, interaktiven Gantt-Diagramms in der „Planung“ bleibt die Übersicht über den Gesamtfortschritt von Projekten jederzeit gewahrt.
Eine kleine Schwierigkeit bei der Benutzung von InLoox entsteht dadurch, dass sich die Outlook-Erweiterung und die Web-App zwar ähnlich sind, sich aber nicht vollständig gleichen. In Outlook fehlt beispielsweise der in der rechten unteren Ecke des Browser-Fensters verankerte Chat, dafür befindet sich an dieser Stelle eine Stoppuhr, die der Web-App fehlt. Für AnwenderInnen beider Varianten ist das oft verwirrend.
Von InLoox gibt es Smartphone-Apps für das Google-Betriebssystem Android und für Apples iOS. Wir haben die Android-Version getestet. Optisch erinnert sie stark an die Web-App, etwa so wie die mobile Version einer responsiven Website der Desktop-Version ähnelt. Die Smartphone-App ist sehr einfach zu benutzen, was auch daran liegt, dass nur ein kleiner Teil des gesamten Funktionsumfangs von InLoox zur Verfügung steht: Im allgemeinen Bereich sind das nur die Aufgaben; innerhalb von Projekten kommen die Zeiterfassung, die Dokumente und eine Projektübersicht hinzu. Die App ist vor allem als synchronisierte To-Do-Liste nützlich, die AnwenderInnen auf einen Blick zeigt, was noch zu erledigen ist.
Es ist durchaus sinnvoll, die Projektmanagement-App für das Smartphone aufs Wesentliche zu reduzieren. Der kleine Bildschirm bietet schlicht zu wenig Platz für die Darstellung komplexerer Zusammenhänge und Abläufe, dafür stehen die anderen Varianten von InLoox zur Verfügung.
Im Bereich Integration setzt InLoox ganz auf das Microsoft-Ökosystem. So ist es zum Beispiel möglich, Projektpläne durch einfaches Kopieren und Einfügen aus Microsoft Excel zu übertragen, OneDrive for Business lässt sich in die Dateiverwaltung einbinden, Planungsvorlagen aus Microsoft Project können importiert werden und bestimmte Prozesse in InLoox lassen sich mit Microsoft Flow automatisieren. Damit ist InLoox perfekt für Unternehmen, die ganz auf Software von Microsoft setzen. Standard-Integrationen oder -Schnittstellen zu anderen Programmen gibt es derzeit noch nicht. Allerdings gibt es eine offene, dokumentierte API, sodass der Datenaustausch mit externer Software – einigen Programmieraufwand vorausgesetzt – prinzipiell möglich ist.
Informationen bietet InLoox seinen KundInnen vor allem auf zwei Arten an: als kurze Hilfe-Artikel, die meistens mit mindestens einem Screenshot bebildert die wichtigsten Teile des Programms erklären, und als Video-Tutorials, die Themen wie „Arbeiten mit dem Kanban-Board“ oder „Projektplan erstellen“ behandeln. Der Schwerpunkt liegt dabei auf InLoox für Outlook, zur Web-App gibt es deutlich weniger Inhalte. Die Videos sind relativ lang und ausführlich, leider aber nicht besonders anregend gestaltet.
Als Münchner Hersteller hat InLoox den Vorteil, seinen KundInnen einen lokalen Support bieten zu können. Es gibt eine Telefonnummer, die zu den Geschäftszeiten (Montag bis Freitag 9:00 bis 17:00 Uhr) erreichbar ist. NutzerInnen können ihre Support-Anfragen aber auch über das InLoox Support Center stellen, das es ihnen ermöglicht, den Status ihrer Tickets jederzeit nachzuverfolgen, oder auch ganz einfach direkt an die veröffentlichte E-Mail-Adresse schreiben.
InLoox bietet Projektmanagement direkt in Microsoft Outlook und steht damit steht allein auf weiter Flur. Da Outlook von vielen AnwenderInnen sowieso schon als zentrale Organisationsplattform genutzt wird, liegt die Idee nahe, es mit InLoox zur Projektmanagement-Software aufzurüsten. Die Umsetzung dieser Idee ist InLoox auch hervorragend gelungen. AnwenderInnen, die sich für Outlook grundsätzlich nicht erwärmen können, dürften sich davon zwar nicht umstimmen lassen, aber die sind ja auch nicht die Zielgruppe. Immerhin haben Mitglieder von Teams, die InLoox benutzen, die Wahl, ob sie die Outlook-Erweiterung oder die funktional sehr ähnliche, aber deutlich aufgeräumtere Web-App verwenden möchten.
Im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Programmen fällt auf, dass InLoox zwar mit so gut wie jedem Microsoft-Programm und -Dienst zusammenarbeitet, bei dem es sinnvoll ist, aber nicht mit Produkten anderer Unternehmen. Auch InLoox selbst wirkt fast wie ein Produkt des bekannten US-Softwareherstellers. Damit ist es das optimale Projektmanagement-Werkzeug für Unternehmen und Teams, die sich im Microsoft-Universum wohlfühlen und hauptsächlich auf Produkte dieses Unternehmens setzen, aber Microsoft Project nicht verwenden wollen, weil sie es beispielsweise als zu komplex für ihre Anforderungen und nicht benutzerfreundlich genug empfinden. Trotz einer an manchen Stellen etwas inkonsistent wirkenden Benutzeroberfläche gelingt es relativ schnell, den Umgang mit InLoox zu erlernen – das gilt besonders für UserInnen, die bereits gut mit Outlook vertraut sind, aber auch für alle anderen.
