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So einfach kann Software für das Projektmanagement sein! Asana bietet alles Nötige, aber kaum mehr. Das Gesamtkonzept stimmt.
Im Jahr 2008 verließ Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz das damals noch junge Unternehmen, um seine eigene Software auf den Markt zu bringen. Die Rede ist von Asana. Jetzt, zehn Jahre später, ist sie eines der beliebtesten Programme für Projektmanagement (PM).
Die besten Projektmanagement-Tools im Vergleich
Auf den ersten Blick unterscheidet sich Asana nicht groß von anderen PM-Anwendungen. Was also macht sie so erfolgreich? Vielleicht ist es die spezielle Kombination aus Funktionen für die Team-Kommunikation (in diesem Punkt wird die Facebook-DNA der Software deutlich) und konsequentem Fokus auf eine einfache Bedienbarkeit, die bei Anwendern den richtigen Nerv trifft. In machen Projektteams gelingt es Asana sogar, E-Mails vollständig zu ersetzen.
Einfach und übersichtlich erscheint bei oberflächlicher Betrachtung auch das Preisschema für die Abonnements der Cloud-App. Wer sich genauer damit auseinandersetzt, stellt jedoch fest, dass sich in Detail einige Tücken verbergen.
Kunden können einen von drei Tarifen nutzen:
Die Zahlung erfolgt standardmäßig jährlich im Voraus. Alternativ kann der Kunde ein Monatsabo wählen, das allerdings mit Kosten von 6,90 Euro im Premium-Tarif etwas teurer ist. Leider lassen sich Abonnements nur mit Ablauf des bereits bezahlten Zeitraums kündigen. Dafür gibt es jedoch keine Kündigungsfrist, der Kunde kann sein Abonnement bis zum letzten Tag kündigen. Unterlässt er dies, wird es automatisch um ein weiteres Jahr beziehungsweise einen weiteren Monat verlängert.
Der Premium-Tarif muss für mindestens fünf User gebucht werden. Dafür fallen Kosten von monatlich 34,50 Euro (6,90 Euro mal fünf) beziehungsweise 345,00 Euro jährlich (5,75 Euro mal fünf, multipliziert mit zwölf) an. Eine Erhöhung der Userzahl erfolgt in Fünferschritten und ab 30 Usern in Zehnerschritten. Auffällig ist dabei eine Art umgekehrter Mengenrabatt: Ab 20 Usern steigen die Preise für jeden User auf 9,25 pro Monat bei jährlicher Zahlung beziehungsweise 11,00 Euro bei monatlicher Zahlung.
Interessierte haben die Möglichkeit, den Premium-Tarif 30 Tage kostenlos zu testen. Doch dabei ist Vorsicht geboten: Auch das Testabonnement sollten Nutzer bei Nichtgefallen rechtzeitig kündigen, sonst geht es automatisch in ein kostenpflichtiges über.
Aufgaben zeigt Asana an zwei Stellen an: Der Menüeintrag „Meine Aufgaben“ führt zu einer Liste aller Aufgaben eines Users, unabhängig vom Projekt, und die Projektansicht zeigt alle Aufgaben in einem Projekt, unabhängig vom zuständigen Mitarbeiter.
Beide Aufgabenlisten lassen sich mit einem einfachen Filter eingrenzen und nach unterschiedlichen Kriterien sortieren. Die Filtermöglichkeiten sind im Vergleich zu Programmen wie Wrike oder Zoho Projects sehr eingeschränkt, es gibt nur die drei Auswahlmöglichkeiten „Erledigte Aufgaben“, „Nicht erledigte Aufgaben“ und „Alle Aufgaben“.
Sortieren lassen sich die Aufgabenlisten jedoch nach den Eigenschaften der Aufträge, beispielsweise alphabetisch, nach Fälligkeitsdatum oder nach Bearbeitungsstatus. Der Nutzer kann die Aufgabenlisten sogar anhand von selbstdefinierten Feldern sortieren. Asana verfügt nämlich über ein sehr einfaches, aber funktionales System, um einzelnen Projekten nutzerdefinierte Aufgabeneigenschaften hinzuzufügen. Dazu muss der Anwender nur einen Namen für das Feld eingeben und als Datentyp entweder „Text“, „Zahl“ oder „Dropdown“ angeben. Im Falle eines Dropdown-Menüs ist als weiterer Schritt noch die Eingabe der Menüeinträge erforderlich.
Für die Strukturierung von Aufgabenlisten sind Abschnitte vorgesehen, die durch Zwischenüberschriften getrennt werden. Die Reihenfolgen von Abschnitten und Aufgaben in einem Projekt oder in „Meine Aufgaben“ ändert der Anwender durch Verschieben mit der Maus. Nutzt der Anwender die Sortierfunktion, wird die manuell generierte Reihenfolge zwar durch die jeweils eingestellte Sortierung ersetzt, die Anzeige kehrt aber zu ihr zurück, sobald er die automatische Sortierung wieder abschaltet.
Insgesamt ist das Aufgabenmanagement von Asana relativ schlicht. Der Anwender soll sich offenbar auf die Aufgaben selbst konzentrieren und wird daher nicht durch mannigfaltige Optionen abgelenkt. Durch die benutzerdefinierten Felder bietet das Programm dennoch genug Flexibilität, um für die Verwaltung verschiedener Arten von Aufgaben und anderer in Listen darstellbarer Elemente nützlich zu sein.
Sowohl Kalender als auch Zeitleisten (fehlen in der kostenlosen Version) sind Bestandteil von Asana. Beide Elemente sind, wie üblich bei diesem Programm, von begrenzter Komplexität.
Einen Kalender kann sich der Anwender sowohl in „Meine Aufgaben“ anzeigen lassen als auch in jedem einzelnen Projekt. Er enthält, genauso wie die Aufgabenlisten, entweder alle Aufgaben des Anwenders oder alle Aufgaben des Projekts. Filter zur weiteren Einschränkung der sichtbaren Kalendereinträge gibt es nicht. Auch ein Umschalten zwischen Tages-, Wochen- und Monatsanasicht ist nicht möglich, dargestellt wird immer ein endlos scrollbarer Kalender mit einer Woche pro Zeile; etwa vier Zeilen passen gleichzeitig auf den Bildschirm. Als einzige Darstellungsoption kann der Nutzer auswählen, ob die Wochenenden angezeigt werden oder nicht.
Eine Zeitleiste existiert für jedes Projekt, nicht aber für „Meine Aufgaben“. Sie bietet ein wenig mehr Darstellungsoptionen als der Kalender. Der Nutzer kann verschiedene Zoomstufen und Farbschemata einstellen, auswählen, ob Abschnitte angezeigt werden sollen, und die Einträge entweder nach Fälligkeits- oder nach Startdatum sortieren. Genauso wie im Kalender lassen sich die Einträge in der Zeitleiste mit dem Mauszeiger verschieben. Aufgaben ohne Datumsangabe werden am unteren Bildschirmrand aufgelistet. Der Anwender weist ihnen ein Datum zu, indem er sie in die Leiste zieht.
Drei Konzepte sind für die Zusammenarbeit mit Asana wichtig: Die Inbox, Teams und Diskussionen. Die Inbox benachrichtigt den Nutzer über alle für ihn relevanten Vorgänge, beispielsweise wenn sich in einer Aufgabe, der er folgt, etwas ändert, wenn sich eine Deadline nähert, wenn ein Kollege ihm eine Aufgabe zuweist oder wenn er in einer Diskussion erwähnt wird.
Anders als die Benachrichtigungszentrale in anderen Programmen ist die Inbox von Asana nicht als Drop-down-Menü gestaltet, sondern als eine eigene Bildschirmseite. Benachrichtigungen werden nach der Sichtung nicht automatisch ausgeblendet, sondern bleiben sichtbar, bis der Nutzer sie archiviert. Auch dann sind sie unter „Archivierte Nachrichten“ weiterhin abrufbar.
Teams ersetzen bei Asana ein kompliziertes Benutzerrollen- und Berechtigungsmanagement. Es handelt sich dabei um Gruppen von Anwendern innerhalb eines Unternehmens. Da Projekte nur innerhalb von Teams angelegt werden können, lässt sich mit ihnen festlegen, wer ein Projekt sehen und ändern kann. Teams selbst können entweder verborgen oder für das ganze Unternehmen sichtbar sein.
Diskussionen sind an mehreren Stellen integriert: Jedes Projekt hat eine eigene Diskussionsseite, auf der sich Teammitglieder miteinander austauschen können. Auch für jedes Team gibt es eine Diskussionsseite. Zudem ist in einzelnen Aufgaben eine Kommentarfunktion verfügbar, die ähnlich funktioniert wie die Diskussionen. Um sicher zu gehen, dass alle die für sie relevanten Informationen erhalten, können Teammitglieder mit „@Name“ direkt angeschrieben werden. Selbst wenn sie der betreffenden Diskussion nicht folgen, erhalten sie dann eine Benachrichtigung in ihrer Inbox.
Das Diskussions- und Kommentarsystem von Asana erinnert stark an Facebook. Verstärkt wird die Ähnlichkeit noch dadurch, dass Anwender Beiträge genau wie in dem Social Network auch mit einem „Like“ markieren können. Dass Asana auf vertraute Elemente der bekannten Plattform zurückgreift, ist positiv für die Usability und dürfte die Nutzerakzeptanz erhöhen.
Asana fällt durch eine sehr einfache Benutzbarkeit auf. Es ist kein Programm, das jede nur denkbare Funktion enthält. Stattdessen wurden die Funktionen offenbar auf diejenigen reduziert, die von den Anwendern auch wirklich verwendet werden. Weniger als bei anderen PM-Softwares sind Nutzer in Versuchung, sich durch die Organisation und Verwaltung ihrer Projekte von der eigentlichen Arbeit an ihren Projekten ablenken zu lassen. Dafür lässt Asana den Anwendern schlicht nicht genug Spielraum. Es gibt auch kaum „verborgene Tricks“ im Programm, die es zu entdecken gilt. Das Gefühl, von allen Möglichkeiten nur einen Bruchteil verstanden zu haben und zu nutzen, das sich manchmal schon bei Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word einstellt, bleibt bei Asana aus. Der Nutzer hat stets den Eindruck, die volle Kontrolle über das Programm zu haben.
Ein Beispiel für diese Reduktion der Komplexität ist die Art, wie Asana die Kanban-Ansicht handhabt. Bei den meisten andere PM-Softwares kann der Nutzer jederzeit zwischen einer Listen- oder Tabellenansicht und einem Kanban-Board umschalten. Nicht so hier. Der Nutzer muss bereits beim Erstellen entscheiden, ob ein Projekt als Board oder als Tabelle dargestellt werden soll. Diese Entscheidung ist endgültig, eine nachträgliche Änderung ist nicht möglich.
Die Einfachheit von Asana darf nicht mit bürokratischer Nüchternheit verwechselt werden. Dafür, dass das Programm sogar ein wenig verspielt wirkt, sorgen die Celebrations. Das sind cartoonartige Fabelwesen, die gelegentlich als Reaktion auf das Markieren einer Aufgabe als „erledigt“ quer durch das Asana-Fenster laufen, um den Erfolg zu feiern. Das könnte störend sein, geschieht aber in der Praxis so schnell und so selten, dass es nicht von der Arbeit ablenkt. Wer lieber darauf verzichtet, kann dieses Gimmick in den Einstellungen abschalten. Auch mit insgesamt neun unterschiedlichen Hintergrundbildern, aus denen der Anwender wählen kann, sorgt Asana dafür, dass etwas Farbe in den Arbeitsalltag kommt.
Wie auch die anderen PM-Programme im Test ist Asana eine Cloud-App, die auf dem Server des Anbieters läuft. Der Anwender hat mit seinem Webbrowser Zugriff darauf. Zusätzlich hat Asana Smartphone-Apps für iPhones und Android-Geräte veröffentlicht. Auch mit den mobilen Apps ist Asana voll nutzbar, genauso wie im Webbrowser, das Userinterface wurde aber an die geringe Displaygröße und die Nutzungskonventionen von Smartphones angepasst. Die Umsetzung wirkt sehr gelungen. Es ist sogar vorstellbar, dass einige Anwender Asana hauptsächlich am Handy nutzen. Aufgrund ihres klaren, minimalistischen Konzepts eignet sich diese PMS besser für die mobile Nutzung als die anderen Programme im Test.
Damit andere Programme auf Asana zugreifen können, steht eine Programmierschnittstelle (API, Application Programming Interface) zur Verfügung. Die API hält sich an das REST-Paradigma zur Gestaltung von Web-APIs. Nutzer mit Programmiererfahrung können sie verwenden, um ihre eigenen Programme mit Asana zu verbinden. Alle anderen können immerhin aus einer Vielzahl von Integrationen mit anderen Web-Apps wählen. Diese sind nach Kategorien geordnet in einem eigenen App-Verzeichnis aufgelistet. Unter anderem zählen dazu bekannte Programme wie Zapier, Outlook, Slack, Salesforce, MailChimp und Evernote.
Hilfefunktionen sind direkt in das Programm integriert. Direkt nach der ersten Anmeldung werden neue Anwender mit einem kurzen Erklärvideo begrüßt, das ihnen die wichtigsten Eckpunkte von Asana näherbringt. Ähnliche Videos tauchen auch beim ersten Aufruf mancher Programmbereiche auf. Darüber hinaus öffnet ein Fragezeichen-Button, der immer rechts oben zu sehen ist, ein Menü mit verschiedenen Hilfestellungen. Dazu gehören unter anderem eine Erklärung aller Funktion des Programms, eine Übersicht der verfügbaren Tastenkürzel, eine Liste sämtlicher Video-Tutorials und Beschreibungen verschiedener Nutzungsszenarien. Mit kurzen Absätzen, Infoboxen und vielen Aufzählungen sind die Infomaterialen durchwegs so aufbereitet, dass das Lesen nicht viel Mühe bereitet. Sämtliche Hilfe-Dokumente liegen auf Deutsch vor.
Das Hilfe-Menü beinhaltet auch einen Link zu einem Kontaktformular. Dieses stellt die einzige Möglichkeit dar, mit dem Support-Team Kontakt aufzunehmen. Einen Chat oder eine Telefon-Hotline gibt es bei Asana nicht.
Ein Web-Forum ermöglicht allerdings den Erfahrungsaustausch zwischen den Anwendern. Neben verschiedenen themenspezifischen Bereichen enthält das prinzipiell englische Forum auch je ein Unterforum, in dem die Mitglieder auf Deutsch und Französisch diskutieren. Das deutsche Forum wird jedoch nur mäßig genutzt, zwischen den neuen Threads liegen oft mehrere Tage. Viele Fragen bleiben unbeantwortet. Deutlich besser ist die Aktivität in manchen der englischsprachigen Unterforen. Dort eröffnen die Mitglieder oft mehr als zehn Threads pro Tag, die so gut wie immer Antworten erhalten.
Asana macht Projektmanagement nicht komplizierter als nötig. Das ist eine der besten Qualitäten, die eine PMS aufweisen kann. Das Programm, das stellenweise ein wenig an Facebook erinnert, ist ein windschnittiges Werkzeug zum effizienten Managen von Projekten. Es bringt keinen Gramm zu viel auf die Waage, aber auch keinen zu wenig. Weniger dürfte es allerdings nicht sein. Schon jetzt ist Asana so unterkomplex, dass es für manche größere Projekte oder solche mit sehr speziellen Anforderungen nur schlecht geeignet ist. Ein Vorteil dieses schlanken Funktionsumfangs ist allerdings, dass Asana auch auf dem Smartphone sehr gut nutzbar bleibt.
Insgesamt ist Asana eine gute Software für Anwender, die ihre Projekte zügig und ohne Ablenkung voranbringen möchten und deswegen schlichte Projektmangement-Programme präferieren. Das ist oft ein guter Ansatz, lässt sich aber ab einer gewissen Komplexität des Vorhabens nur noch schlecht realisieren. In solchen Fällen sind üppiger ausgestattete Softwares wie Zoho Projects, Wrike oder factro besser geeignet.
