factro

Andreas Kiener
Pro
  • Leichtverständlich trotz großen Funktionsumfangs
  • Server-Standort in Deutschland für höchste Datenschutzstandards
  • Einzigartige Projektstrukturansicht
  • All-in-one-Lösung für das Projektmanagement
  • Hohe Flexibilität
  • Video-Tutorials
Kontra
  • Kein Handbuch
  • Fehlende Schnittstellen für den Im- und Export von Daten
Fazit Das flexible Projektmanagement-Tool factro hilft dabei, auch bei komplexen Projekten die Übersicht zu bewahren. Dank der intuitiven Benutzerführung fällt die Einarbeitung leicht. Mit der Unternehmensberatung Schuchert steht dem Kunden ein starker Partner zur Seite, wenn er Unterstützung bei der Einführung und Anwendung des Cloud-Dienstes wünscht.
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factro Details

Funktionen

Projektmanagement-Programme gibt es viele. Das Spektrum reicht von einfachen Online-Tools wie Wunderlist und Trello, mit denen Anwender nach wenigen Minuten des Ausprobierens produktiv arbeiten können, bis hin zu extrem leistungsfähigen Profiprogrammen wie Microsoft Project, die komplexe Großprojekte managen, aber auf Uneingeweihte umständlich und verwirrend wirken; ohne Schulungen oder eine längere Einarbeitungszeit lassen sich diese Programme nicht sinnvoll einsetzen. Dem Online-Tool factro der Bochumer Unternehmensberatung Schuchert gelingt es, beide Ansätze miteinander zu verbinden.

Die benutzerfreundliche Cloud-Lösung ist voller nützlicher Funktionen und smarter Details, dennoch können Anwender sofort nach der Registrierung loslegen. Aufgaben zu verwalten und mit dem übersichtlichen Projektstrukturbaum zu organisieren, gestaltet sich einfach. Alle weiteren Fähigkeiten des Programms erschließen sich sozusagen unterwegs, nämlich dann, wenn der Anwender sie benötigt.

Kunden haben die Wahl zwischen vier verschiedenen Tarifen. Der Wechsel in den nächsthöheren Tarif ist dabei jederzeit möglich. So können Anwender mit der kleinsten Lösung, dem weiterhin kostenlosen Basic-Tarif anfangen, haben aber die Gewissheit, dass ihr Projektmanagement-Tool auch in Zukunft der zunehmenden Komplexität ihrer Projekte und ihres Unternehmens gerecht wird.

Basic Cloud ist die kostenlose Variante. Der Tarif ist hauptsächlich für Einzelnutzer gedacht, allerdings können bis zu zehn Benutzer damit Zusammenarbeiten. Ihnen stehen grundlegende Funktionen wie das Dashboard, Aufgaben, Projekte und Vorlagen zur Verfügung stehen. Auch der Strukturbaum und das Kanban-Board sind hier mit dabei.

Mit der Team Cloud arbeiten kleine Gruppen perfekt zusammen. Zusätzlich zu den Funktionen der Basic Cloud können Nutzer Verantwortlichkeiten festlegen und sichtbare Bereich und Zugriffsrechte bestimmen. Zudem werden sie mit Benachrichtigungen über Änderungen in Echtzeit informiert.

Wer sich für den kostenlosen Basic-Tarif anmeldet, erlebt eine angenehme Überraschung: 14 Tage lang darf er kostenlos den gesamten Funktionsumfang des Professional-Tarifs ausprobieren.

Die Business Cloud schließlich ergänzt die Funktionen der Team Cloud durch einen projektübergreifenden Überblick mit einer gesamten Aufgabenliste aller Projekte. Weitere Leistungsmerkmale dieses Tarifs sind Vorlagen, ein Rechtesystem mit Benutzerverwaltung, eine Kundenverwaltung und ein personalisiertes Dashboard.

Die Professional Cloud eignet sich für zielgerichtetes Managen und Führen, sie kostet 29,99 Euro pro Benutzer und Monat. In diesem Tarif stehen Nutzern alle Funktionen von factro zur Verfügung. Zusätzlich zu den Funktionen der Business Cloud sind das: Leistungserfassung, Controlling, Erstellung von Projektentwürfen, eine Aufgabenhistorie und ein Kalender mit Outlook-Synchronisation.

TarifBasicTeamBusinessProfessional
PreisKostenlos7,99 €19,99 €29,99 €
LeistungsumfangThemen planen, umsetzen und mit anderen teilenZusammenarbeit themenbezogen agil organisieren und steuernThemenübergreifender Überblick über sämtliche ProjekteZielgerichtetes Managen und Führen in Unternehmen
Die neuen Tarife von factro und ihre Möglichkeiten.

Tarife gelten immer für ein gesamtes Team. Es ist also nicht möglich und wäre auch nicht sinnvoll, beispielsweise für das Management andere Tarife zu buchen als für Mitarbeiter ohne Führungsverantwortung.

Perfekter Überblick mit Projektstrukturbaum, Kanban-Board und Gantt-Chart

Im Kern sind Projektmanagement-Programme Systeme zur Verwaltung von Aufgabenlisten. Dabei besteht die Gefahr, dass sich der Anwender in Details verzettelt und den Blick auf das große Ganze verliert. Dieser Problematik begegnet factro mit dem Projektstrukturbaum, der eine grafische, strukturierte Darstellung des gesamten Projekts bietet und es sowohl ermöglicht, schnell einen Überblick über den vollen Projektumfang zu gewinnen, als auch die Details einzelner Aufgaben zu bearbeiten.

Für den Projektstrukturbaum führt factro eine Gliederungsebene zwischen Projekten und Aufgaben ein, die Aufgabenpakete. Ein Aufgabenpaket kann einzelne Aufgaben oder weitere Aufgabenpakete enthalten. So wachsen Projekte zu Projektbäumen, die je nach Anforderung unterschiedlich fein verzweigt sind. In der Strukturansicht ist es sowohl möglich, die Details einer Aufgabe oder eines Aufgabenpakets zu bearbeiten, als auch die Ansicht zu filtern und so beispielsweise nur Aufgaben eines bestimmten Mitarbeiters oder mit einer bestimmten Priorität anzuzeigen.

factro - Projektstrukturbaum
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Der einzigartige Projektstrukturbaum stellt auch große Projekte gleichzeitig übersichtlich und detailreich dar.

Auch die Kanban-Ansicht im Dashboard verschafft Überblick. Kanban kommt aus der Produktionsprozesssteuerung. Der japanische Autohersteller Toyota hat die Methode in den 1950er-Jahren entwickelt. 2007 wurde das Kanban-Prinzip von David Anderson auf die Software-Entwicklung übertragen, und von dort fand es seinen Weg in das Projektmanagement.

Klassischerweise wird der Arbeitsprozess im Kanban-Modell auf einer Tafel mit drei Spalten visualisiert: Die linke Spalte heißt „To Do“, hier stehen Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden. Die mittlere Spalte ist mit „Doing“ beschriftet, sie enthält Aufgaben, die sich in Bearbeitung befinden. Ganz rechts stehen unter der Überschrift „Done“ alle erledigten Aufgaben.

Im virtuellen Kanban-Board von factro kommt eine vierte Spalte für Aufgaben, die sich im Review-Prozess befinden, hinzu. Die Spalten heißen hier:

  • „geplant“
  • „aktiv“
  • „Review“
  • „beendet“
factro - Kanban im Dashboard
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Die Kanban-Ansicht ermöglicht es Nutzern, den Fortschritt eines Projekts schnell zu erfassen.

Wer mit der Kanban-Ansicht nichts anfangen kann, hat die Möglichkeit, das Dashboard so zu konfigurieren, dass stattdessen die Aufgaben einfach in Zeilen untereinandergeschrieben werden.

Ab dem Tarif Business Cloud visualisiert Factro den zeitlichen Ablauf eines Projekts mit einem Gantt-Diagramm. Dieses Instrument des Projektmanagements zeigt die einzelnen Projektschritte als horizontale Balken, deren Länge von der Dauer des Projektschritts abhängig ist. Eine vertikale, rote Linie kennzeichnet dabei das aktuelle Datum. Diese Art der Visualisierung eignet sich besonders gut, um den zeitlichen Fortschritt eines Projekts sowie die Überschneidung von Aufgaben darzustellen.

Bei factro können Anwender das Gantt-Diagramm individuell mit Informationsspalten wie Ausführender, Start- und Enddatum, Status und so weiter versehen. Das Diagramm visualisiert die Daten nicht nur, sondern kann auch genutzt werden, um den zeitlichen Ablauf eines Projekts anzupassen: Wer einen Aufgabenbalken in der Mitte anklickt, verschiebt ihn vollständig, ohne seine Dauer zu ändern. Wer ihn am linken Rand anfasst, kann das Startdatum ändern und ein Klick auf den rechten Rand ermöglicht die Anpassung des Enddatums.

Individuelle Ansichten konfigurieren

Der Anwender kann jede Ansicht in factro mit Filtern anpassen. Das gilt sowohl für das Dashboard und einzelne Projekte als auch für den Projektstrukturbaum. Mit einem Klick auf das Filter-Symbol klappt eine Seitenliste auf. Dort legt der Anwender die Filterkriterien fest. Das kann beispielsweise der Projektstatus sein, der Ausführende, der Verantwortliche, die Priorität oder das Projekt.

Filter sind der Schlüssel dazu, aus komplexen Projektplänen zielgerichtet die aktuell relevanten Informationen zu extrahieren. Will ein Projektleiter beispielsweise alle unerledigten Aufgaben eines Mitarbeiters mit einer bestimmten Priorität anzeigen, dann funktioniert das in factro mit wenigen Klicks.

Das Beste ist, dass der Anwender die gefilterten Aufgabenlisten speichern kann. Dabei werden nicht nur die Filtereinstellungen, sondern auch die angezeigten Spalten, ihre Reihenfolge und ihre Breite gespeichert.

factro - Aufgaben-Filter
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Filter sind ein mächtiges Werkzeug, mit denen Anwender individuelle Ansichten definieren.

Spaltenreihenfolge und -breite lassen sich ganz einfach per Drag-and-Drop in der Titelzeile ändern, die angezeigten Spalten werden mit der Feldliste konfiguriert, die der Anwender über das Plus-Symbol in der Titelzeile aufruft. Zwischen unterschiedlichen, gespeicherten Ansichten wechseln Nutzer ganz einfach mit einem Dropdown-Menü.

Kalender, Zeitplanung und viel mehr

Mit factro lassen sich also Aufgaben auf vielfältige Weise planen und organisieren. Aber das Cloud-Tool ist viel mehr als das; es darf durchaus als Komplettlösung für das Projektmanagement gelten. Es beinhaltet beispielsweise auch einen übersichtlichen Kalender, in dem mit einem konkreten Termin versehene Aufgaben landen. Zwei Kalenderansichten sind vorhanden: Zum einen der individuelle Nutzerkalender, der nur die jeweils eigenen Termine des Anwender anzeigt, zum anderen der Teamkalender, der die Termine des gesamten Teams sammelt.

Jede Aufgabe hat auch Felder für den Plan-Aufwand, den Ist-Aufwand und den Rest-Aufwand. Damit integriert das Tool Zeitplanung und -erfassung. Andere Features sind beispielsweise eine Mitarbeiter- und Rechteverwaltung, ein Modul für Kontaktmanagement, Upload von Dokumenten, die Möglichkeit, Aufgaben miteinander zu verknüpfen und Checklisten in den Aufgaben, um sie Schritt für Schritt zu planen.

Bedienkomfort

Schon der erste Eindruck von factro ist positiv. Die Benutzeroberfläche ist hell, freundlich und aufgeräumt, so dass der Anwender Lust bekommt, sofort die ersten Aufgaben anzulegen und die unterschiedlichen Funktionen auszuprobieren.

Das Lernen im Do-it-yourself-Verfahren funktioniert bei diesem Projektmanagement-Programm sehr gut, es wird spürbar, dass bei der Entwicklung großer Wert auf eine konsistente und nachvollziehbare Benutzerführung gelegt wurde. Dass es factro schafft, trotz seiner hohen Leistungsfähigkeit so einsteiger- und benutzerfreundlich zu bleiben, ist beachtlich. Hier liegt alles an der Oberfläche, Funktionen sind nicht in tiefverästelten Programmstrukturen versteckt, sondern direkt dort zu finden, wo sie gebraucht werden.

Durch die konsequente Einbindung der Drag-and-Drop-Steuerung sind viele Funktionen sehr intuitiv nutzbar. Der Anwender kann beispielsweise den Status einer Aufgabe dadurch ändern, dass er sie in die entsprechende Spalte zieht, und wer einem Mitarbeiter eine Aufgabe zuweisen will, verschiebt sie einfach zu diesem Mitarbeiter.

Dem Anwender gelingt es, innerhalb kurzer Zeit einen guten Überblick über die Funktionen des Tools zu gewinnen und zu verstehen, wie er sie für sich nutzen kann. Ungefähr ein halber Arbeitstag sollte dafür einkalkuliert werden. Am einfachsten dürfte es allerdings sein, die Bedienung von factro einfach nebenbei im laufenden Arbeitsprozess zu lernen.

factro - Drag-and-Drop
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Dank Drag-and-Drop-Funktionalität ermöglicht es factro, jemandem eine Aufgabe ganz wörtlich zuzuschieben.

Performance

factro ist eine Cloud-App, die mit jedem internetfähigen Computer im Web-Browser zu nutzen ist. Somit ermöglicht sie flexibles, arbeitsplatz- und geräteunabhängiges Arbeiten. Die Web-Oberfläche ist so gestaltet, dass sie auch auf den kleinen Bildschirmen von Smartphones und Tablet-PCs noch gut benutzbar bleibt, allerdings kommt ein großer Laptop- oder Desktop-Bildschirm vor allem bei größeren Projekten der Übersichtlichkeit zugute.

Bei Cloud-Apps stellt sich natürlich auch immer die Frage nach der Sicherheit. Um eine sichere Datenübertragung zwischen dem Rechner des Anwenders und den Servern von factro zu gewährleisten, setzt der Anbieter auf den Internet-Standard SSL. Die gesamte Datenübertragung ist mit 256-Bit-Verschlüsselung vor Mitlesern geschützt.

Zusätzliche Sicherheit verspricht die Tatsache, dass es sich bei dem Anbieter, der Unternehmensberatung Schuchert, um eine deutsche Firma handelt. Die Kunden werden also durch die strengen deutschen Datenschutzbestimmungen geschützt. Um ihre Kundendaten möglichst sicher vor Fremdzugriff zu speichern, hat sich die Firma auch bewusst für einen Serverstandort in Deutschland entschieden.

Hilfe & Support

Da die Software so gestaltet ist, dass sie sich auch ohne Erklärungen von selbst erschließt, gibt es konsequenterweise kein Benutzerhandbuch. Hilfreich beim Einstieg sind allerdings die zehn kurzen Erklärvideos mit Screencasts, die Neulinge in komprimierter Form durch die wichtigsten Funktionen der Anwendung führen. Die Videos sind selten länger als zwei Minuten, somit reichen insgesamt etwa 15 Minuten, um einen sehr guten Überblick zu erhalten. Darüber hinaus gibt es auch einen FAQ-Bereich auf der Homepage, der sich jedoch vorwiegend mit Fragen aus den Bereichen Anmeldung und Vertrag beschäftigt, jedoch nicht auf Details der Bedienung eingeht.

Als deutscher Anbieter hat factro den Vorteil eines deutschsprachigen Supports. Wer konkrete Fragen zu dem Cloud-Dienst hat, kann diese den Mitarbeitern entweder per E-Mail an [email protected] oder telefonisch unter der deutschen Festnetznummer 0234-89155-55 stellen.

Damit nicht genug: Kunden, die sich für den Enterprise-Tarif entscheiden, kommen in den Genuss eines erweiterten Dienstleistungsangebots, das Begleitung bei der Programmeinführung, Trainings und Schulungen vor Ort beim Kunden sowie konkrete Projektmanagements-Beratung umfassen kann. Hier wird deutlich, dass Schuchert nicht nur Software anbietet, sondern in erster Linie eine Managementberatung ist, von deren umfassenden Kompetenzen im Bereich Beratung und Vermittlung auch die factro-Kunden profitieren.

Zusammenfassung

4,93 Pkt

Bei factro handelt es sich um ein deutsches Qualitätsprodukt. Es trägt allerdings nicht die Handschrift von Ingenieuren und Technikern, sondern stellt die praktischen Anforderungen des (Projekt-)Managementalltags in den Mittelpunkt. Das Produkt profitiert von der Erfahrung, die der Anbieter, die Bochumer Managementberatung Schuchert, auf diesem Gebiet hat.

Das Tool lässt sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen und wird dadurch den variablen Bedingungen von Projektarbeit gerecht. Es stellt alle Funktionen bereit, die für die Planung und Durchführung von Projekten wichtig sind, und ist dennoch intuitiv verständlich. Das Bedienkonzept wirkt durchdacht, komplexe Aufgaben lassen sich mit wenigen Schritten beziehungsweise Klicks erledigen. Der Projektstrukturbaum ist ein gelungenes Werkzeug, um auch große Projekte übersichtlich darzustellen, und mit der Kanban-Ansicht hat der Anwender den nächsten Schritt immer im Blick.