factro

Andreas Kiener
Pro
  • Leichtverständlich trotz großen Funktionsumfangs
  • Server-Standort in Deutschland und volle DSGVO-Konformität
  • Einzigartige Projektstrukturansicht
  • All-in-one-Lösung für das Projektmanagement
  • Hohe Flexibilität
  • Video-Tutorials
Kontra
  • API noch in Entwicklung
  • Smartphone-Apps aktuell noch nicht verfügbar
Fazit Das flexible Projektmanagement-Tool factro hilft dabei, auch bei komplexen Projekten die Übersicht zu bewahren. Dank der intuitiven Benutzerführung fällt die Einarbeitung leicht. Mit der Unternehmensberatung Schuchert steht dem Kunden ein starker Partner zur Seite, wenn er Unterstützung bei der Einführung und Anwendung des Cloud-Dienstes wünscht.
factro kostenlos testen

factro Test

Software & Konditionen

4,17 Pkt

Projektmanagement-Programme gibt es viele. Das Spektrum reicht von einfachen Online-Tools wie Wunderlist und Trello, mit denen Anwender nach wenigen Minuten des Ausprobierens produktiv arbeiten können, bis hin zu extrem leistungsfähigen Profiprogrammen wie Microsoft Project, die komplexe Großprojekte managen, aber auf Uneingeweihte umständlich und verwirrend wirken; ohne Schulungen oder eine längere Einarbeitungszeit lassen sich diese Programme nicht sinnvoll einsetzen. Dem Online-Tool factro der Bochumer Unternehmensberatung Schuchert gelingt es, beide Ansätze miteinander zu verbinden.

Die benutzerfreundliche Cloud-Lösung ist voller nützlicher Funktionen und smarter Details, dennoch können Anwender sofort nach der Registrierung loslegen. Aufgaben zu verwalten und mit dem übersichtlichen Projektstrukturbaum zu organisieren, gestaltet sich einfach. Alle weiteren Fähigkeiten des Programms erschließen sich sozusagen unterwegs, nämlich dann, wenn der Anwender sie benötigt.

Kunden haben die Wahl zwischen vier verschiedenen Tarifen. Der Wechsel in den nächsthöheren Tarif ist dabei jederzeit möglich. So können Anwender mit der kleinsten Lösung, dem kostenlosen Basic-Tarif anfangen, haben aber die Gewissheit, dass ihr Projektmanagement-Tool auch in Zukunft der zunehmenden Komplexität ihrer Projekte und ihres Unternehmens gerecht wird.

Basic Cloud ist die kostenlose Variante. Der Tarif ist hauptsächlich für Einzelnutzer gedacht, allerdings können bis zu zehn Benutzer damit zusammenarbeiten. Ihnen stehen grundlegende Funktionen wie das Dashboard, Aufgaben, Projekte und Vorlagen zur Verfügung. Auch der Strukturbaum und das Kanban-Board sind hier mit dabei.

Die Team Cloud eignet sich für die Zusammenarbeit in kleine Gruppen. Zusätzlich zu den Funktionen der Basic Cloud können Nutzer Verantwortlichkeiten festlegen und sichtbare Bereiche und Zugriffsrechte bestimmen. Zudem werden sie mit Benachrichtigungen über Änderungen in Echtzeit informiert.

factro Preise
Vergrößern
Zusätzlich zu den drei factro-Tarifen ist mit der Basic Cloud auch ein auf unbefristete Zeit kostenloses Produkt verfügbar.

Die Business Cloud schließlich ergänzt die Funktionen der Team Cloud durch einen projektübergreifenden Überblick mit einer gesamten Aufgabenliste aller Projekte. Weitere Leistungsmerkmale dieses Tarifs sind Vorlagen, ein Rechtesystem mit Benutzerverwaltung, eine Kundenverwaltung und ein personalisiertes Dashboard.

Die Professional Cloud eignet sich für zielgerichtetes Managen und Führen, sie kostet 29,99 Euro pro Benutzer und Monat. In diesem Tarif stehen Nutzern alle Funktionen von factro zur Verfügung. Zusätzlich zu den Funktionen der Business Cloud sind das: Leistungserfassung, Controlling, Erstellung von Projektentwürfen, eine Aufgabenhistorie und ein Kalender mit Outlook-Synchronisation.

TarifBasicTeamBusinessProfessional
PreisKostenlos7,99 €19,99 €29,99 €
LeistungsumfangThemen planen, umsetzen und mit anderen teilenZusammenarbeit themenbezogen agil organisieren und steuernThemenübergreifender Überblick über sämtliche ProjekteZielgerichtetes Managen und Führen in Unternehmen
Die neuen Tarife von factro und ihre Möglichkeiten.

Tarife gelten immer für ein gesamtes Team. Es ist also nicht möglich und wäre auch nicht sinnvoll, beispielsweise für das Management andere Tarife zu buchen als für die Mitarbeiter ohne Führungsverantwortung. Kunden können wählen, ob sie lieber im monatlichen Rhythmus oder einmal Pro Jahr bezahlen wollen. Bei monatlicher Zahlung ist das Abonnement auch monatlich kündbar. Erfreulich und eher ungewöhnlich ist, dass die Abonnements bei monatlicher Zahlung auch nicht teurer sind als bei jährlicher.

Aufgabenmanagement

4,23 Pkt

Im Kern sind Projektmanagement-Programme Systeme zur Verwaltung von Aufgabenlisten. Dabei besteht die Gefahr, dass sich der Anwender in Details verzettelt und den Blick auf das große Ganze verliert. Dieser Problematik begegnet factro mit dem Projektstrukturbaum, der eine grafische, strukturierte Darstellung des gesamten Projekts bietet. Er ermöglicht es, sowohl schnell einen Überblick über den vollen Projektumfang zu gewinnen als auch die Details einzelner Aufgaben zu bearbeiten. Mit diesem einzigartigen Feature hebt sich factro positiv von anderer Projektmanagement-Software ab.

Für den Projektstrukturbaum führt factro eine Gliederungsebene zwischen Projekten und Aufgaben ein, die Aufgabenpakete. Ein Aufgabenpaket kann einzelne Aufgaben oder weitere Aufgabenpakete enthalten. So wachsen Projekte zu Projektbäumen, die je nach Anforderung unterschiedlich fein verzweigt sind. In der Strukturansicht ist es sowohl möglich, die Details einer Aufgabe oder eines Aufgabenpakets zu bearbeiten, als auch die Ansicht zu filtern und so beispielsweise nur Aufgaben eines bestimmten Mitarbeiters oder mit einer bestimmten Priorität anzuzeigen.

factro Projektstrukturbaum
Vergrößern
Der einzigartige Projektstrukturbaum stellt auch große Projekte gleichzeitig übersichtlich und detailreich dar.

Auch die Kanban-Ansicht im Dashboard verschafft Überblick. Klassischerweise wird der Arbeitsprozess im Kanban-Modell auf einer Tafel mit drei Spalten visualisiert: Die linke Spalte heißt „To Do“, hier stehen Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden. Die mittlere Spalte ist mit „Doing“ beschriftet, sie enthält Aufgaben, die sich in Bearbeitung befinden. Ganz rechts stehen unter der Überschrift „Done“ alle erledigten Aufgaben.

factro Kanban
Vergrößern
Die Kanban-Ansicht ermöglicht es Nutzern, den Fortschritt eines Projekts schnell zu erfassen.

Im virtuellen Kanban-Board von factro kommt eine vierte Spalte für Aufgaben, die sich im Review-Prozess befinden, hinzu. Die Spalten heißen hier:

  • „geplant“
  • „aktiv“
  • „Review“
  • „beendet“

Wer mit der Kanban-Ansicht nichts anfangen kann, hat die Möglichkeit, das Dashboard so zu konfigurieren, dass stattdessen die Aufgaben einfach in Zeilen untereinandergeschrieben werden.

Ab dem Tarif Business Cloud visualisiert factro den zeitlichen Ablauf eines Projekts mit einem Gantt-Diagramm. Dieses Instrument des Projektmanagements zeigt die einzelnen Projektschritte als horizontale Balken, deren Länge von der Dauer des Projektschritts abhängig ist. Eine vertikale, rote Linie kennzeichnet dabei das aktuelle Datum. Diese Art der Visualisierung eignet sich besonders gut, um den zeitlichen Fortschritt eines Projekts sowie die Überschneidung von Aufgaben darzustellen.

factro Gantt-Diagramm
Vergrößern
Der Gantt-Chart des Projekts informiert auf übersichtliche Weise über das „wann“ von Aufgaben.

Bei factro können Anwender das Gantt-Diagramm individuell mit Informationsspalten wie Ausführender, Start- und Enddatum, Status und so weiter versehen. Das Diagramm visualisiert die Daten nicht nur, sondern kann auch genutzt werden, um den zeitlichen Ablauf eines Projekts durch das Verschieben der Balken anzupassen.

Individuelle Ansichten konfigurieren

Der Anwender kann jede Ansicht in factro mit Filtern anpassen. Das gilt sowohl für das Dashboard und einzelne Projekte als auch für den Projektstrukturbaum. Mit einem Klick auf das Filter-Symbol klappt eine Seitenliste auf. Dort legt der Anwender die Filterkriterien fest. Das können beispielsweise der Projektstatus, der Ausführende, der Verantwortliche, die Priorität oder das Projekt sein.

Filter sind der Schlüssel dazu, aus komplexen Projektplänen zielgerichtet die aktuell relevanten Informationen zu extrahieren. Will ein Projektleiter beispielsweise alle unerledigten Aufgaben eines Mitarbeiters mit einer bestimmten Priorität anzeigen, dann funktioniert das in factro mit wenigen Klicks.

Das Beste ist, dass der Anwender die gefilterten Aufgabenlisten speichern kann. Dabei werden nicht nur die Filtereinstellungen, sondern auch die angezeigten Spalten, ihre Reihenfolge und ihre Breite gespeichert.

factro Filter
Vergrößern
Filter sind ein mächtiges Werkzeug, mit denen Anwender individuelle Ansichten definieren.

Spaltenreihenfolge und -breite lassen sich ganz einfach per Drag-and-Drop in der Titelzeile ändern, die angezeigten Spalten werden mit der Feldliste konfiguriert, die der Anwender über das Plus-Symbol in der Titelzeile aufruft. Zwischen unterschiedlichen, gespeicherten Ansichten wechseln Nutzer ganz einfach mit einem Drop-down-Menü.

Zeitmanagement

5,00 Pkt

Mit factro lassen sich also Aufgaben auf vielfältige Weise planen und organisieren. Aber das Cloud-Tool ist viel mehr als das; es darf durchaus als Komplettlösung für das Projektmanagement gelten. Es beinhaltet beispielsweise auch einen übersichtlichen Kalender, in dem mit einem konkreten Termin versehene Aufgaben landen. Zwei Kalenderansichten sind vorhanden: Zum einen der individuelle Nutzerkalender, der nur die jeweils eigenen Termine des Anwenders anzeigt, zum anderen der Teamkalender, der die Termine des gesamten Teams sammelt.

Jede Aufgabe hat auch Felder für den Plan-Aufwand, den Ist-Aufwand und den Rest-Aufwand. Damit integriert das Tool Zeitplanung und -erfassung.

Kommunikation & Zusammenarbeit

3,00 Pkt

Natürlich ist factro nicht für Einzelkämpfer gedacht, sondern soll die Zusammenarbeit im Team vereinfachen. Das geschieht beispielsweise dadurch, dass Anwender für Aufgaben immer einen Verantwortlichen und einen Ausführenden definieren können. Jede Aufgabe ist mit einer Timeline versehen, so dass immer klar ist, wer sie angelegt und geändert hat. Eine Kommentarfunktion ermöglicht die Kommunikation über Aufgaben.

Einfaches Benutzermanagement verhindert, dass jeder Nutzer Zugriff auf das gesamte System hat und so eventuell Schaden anrichten könnte. factro unterscheidet zwischen vier Berechtigungsgruppen, sozusagen Benutzerrollen: „Gäste“ erhalten nur Lesezugriff auf Projekte, können aber Aufgaben kommentieren, ausführen und ihren Status ändern. Sie haben auch die Berechtigung dazu, Anhänge hochzuladen. „Mitarbeiter“ können ebenso keine Projekte anlegen oder ändern, haben aber vollen Zugriff auch die Aufgaben sowie den Kalender und die Leistungserfassung. Das ist die Standardrolle, die für die meisten Benutzer sinnvoll ist. Die Benutzerrolle „Planer“ entspricht der Management-Ebene im Unternehmen. Ein „Planer“ hat nahezu vollständige Berechtigungen. Nur die Rechtevergabe selbst, die Verwaltung des factro-Accounts sowie das Löschen und Exportieren von Daten bleiben der vierten Benutzerrolle vorbehalten, dem „Admin“.

Weitere Funktionen, die die Teamarbeit vereinfachen, sind ein Modul für das Kontaktemanagement, der Upload von Dokumenten und Checklisten, um Aufgaben Schritt für Schritt zu planen.

Bedienkomfort

4,08 Pkt

Schon der erste Eindruck von factro ist positiv. Die Benutzeroberfläche ist hell, freundlich und aufgeräumt, so dass der Anwender Lust bekommt, sofort die ersten Aufgaben anzulegen und die unterschiedlichen Funktionen auszuprobieren. Besonders individualisierbar ist die Benutzeroberfläche allerdings nicht. Beispielsweise ist zwar ein Dashboard vorhanden, anders als bei anderen Projektmanagement-Softwares ist weitgehend vorgegeben, was in diesem zu sehen ist. Widgets beziehungsweise Module, die der Anwender ein- und ausblenden kann, gibt es bei factro nicht.

Das Lernen im Do-it-yourself-Verfahren funktioniert bei diesem Projektmanagement-Programm sehr gut, es wird spürbar, dass bei der Entwicklung großer Wert auf eine konsistente und nachvollziehbare Benutzerführung gelegt wurde. Dass es factro schafft, trotz seiner hohen Leistungsfähigkeit so einsteiger- und benutzerfreundlich zu bleiben, ist beachtlich. Hier liegt alles an der Oberfläche, Funktionen sind nicht in tiefverästelten Programmstrukturen versteckt, sondern direkt dort zu finden, wo sie gebraucht werden.

Durch die konsequente Einbindung der Drag-and-Drop-Steuerung sind viele Funktionen sehr intuitiv nutzbar. Der Anwender kann beispielsweise den Status einer Aufgabe dadurch ändern, dass er sie in die entsprechende Spalte zieht, und wer einem Mitarbeiter eine Aufgabe zuweisen will, verschiebt sie einfach zu diesem Mitarbeiter.

Dem Anwender gelingt es, innerhalb kurzer Zeit einen guten Überblick über die Funktionen des Tools zu gewinnen und zu verstehen, wie er sie für sich nutzen kann. Ungefähr ein halber Arbeitstag sollte dafür einkalkuliert werden. Am einfachsten dürfte es allerdings sein, die Bedienung von factro nebenbei im laufenden Arbeitsprozess zu lernen.

factro Drag-and-Drop-Funktion
Vergrößern
Dank Drag-and-Drop-Funktionalität ermöglicht es factro, jemandem eine Aufgabe ganz wörtlich zuzuschieben.

Apps & Integration

1,43 Pkt

factro ist eine Cloud-App, die mit jedem internetfähigen Computer im Web-Browser nutzbar ist. Somit ermöglicht sie flexibles, arbeitsplatz- und geräteunabhängiges Arbeiten. Die Web-Oberfläche ist so gestaltet, dass sie auch auf den kleinen Bildschirmen von Smartphones und Tablet-PCs noch gut benutzbar bleibt, allerdings kommt ein großer Laptop- oder Desktop-Bildschirm vor allem bei größeren Projekten der Übersichtlichkeit zugute.

Smartphone-Apps sind aktuell noch nicht verfügbar. Laut Angaben von Schuchert arbeiten die Entwickler allerdings daran. Noch dieses Jahr (2018) ist die Veröffentlichung von Apps für Android und iOS in Planung. Dasselbe gilt für die Programmierschnittstelle.

Bei Cloud-Apps stellt sich natürlich die Frage nach der Sicherheit. Um eine sichere Datenübertragung zwischen dem Rechner des Anwenders und den Servern von factro zu gewährleisten, setzt der Anbieter auf den Internet-Standard SSL. Die gesamte Datenübertragung ist mit 256-Bit-Verschlüsselung vor Mitlesern geschützt.

Zusätzliche Sicherheit verspricht die Tatsache, dass es sich bei dem Anbieter, der Unternehmensberatung Schuchert, um eine deutsche Firma handelt. Die Kunden werden also durch die strengen deutschen Datenschutzbestimmungen geschützt. Um ihre Kundendaten möglichst sicher vor Fremdzugriff zu speichern, hat sich die Firma auch bewusst für einen Serverstandort in Deutschland entschieden.

Als europäisches Produkt ist factro vollständig konform mit der seit 2018 gültigen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Im Gegensatz zu manchen Mitbewerbern aus Übersee wie beispielsweise Monday oder Wrike schließt factro mit seinen Kunden auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Solche Verträge müssen EU-Unternehmen laut DSGVO mit externen Dienstleistern abschließen, denen sie personenbezogene Daten zur Verarbeitung anvertrauen.

Hilfe & Support

4,29 Pkt

Da die Software so gestaltet ist, dass sie sich auch ohne Erklärungen von selbst erschließt, gibt es konsequenterweise kein Benutzerhandbuch. Stattdessen setzen sie auf interaktive Hinweise im Programm, Video-Tutorials und sogar kostenlose Webinare und Präsentationen. Darüber hinaus gibt es auch einen FAQ-Bereich auf der Homepage, der sich jedoch vorwiegend mit Fragen aus den Bereichen Anmeldung und Vertrag beschäftigt. Hilfestellungen beim Einstieg in das Programm sind also reichlich vorhanden.

Als deutscher Anbieter hat factro den Vorteil eines deutschsprachigen Supports. Wer konkrete Fragen zu dem Cloud-Dienst hat, kann diese den Mitarbeitern entweder per E-Mail oder telefonisch unter einer deutschen Festnetznummer stellen. Im „Best Practice Store“ erhalten Kunden praxisnahe Leitfäden zu Themen der Unternehmensführung, fertig aufbereitet als factro-Projekt. Die Themen umfassen dabei alles von „DSGVO Datenschutz rechtssicher umsetzen“ über „Mit Facebook werben“ bis hin zu „Cloud Computing für den Mittelstand“. Hier wird deutlich, dass Schuchert nicht nur Software anbietet, sondern in erster Linie eine Managementberatung ist, von deren Kompetenzen im Bereich Beratung und Vermittlung auch die factro-Kunden profitieren.

Zusammenfassung

4,44 Pkt

Bei factro handelt es sich um ein deutsches Qualitätsprodukt. Es trägt allerdings nicht die Handschrift von Ingenieuren und Technikern, sondern stellt die praktischen Anforderungen des Projektmanagement-Alltags in den Mittelpunkt. Das Produkt profitiert von der Erfahrung, die der Anbieter, die Bochumer Managementberatung Schuchert, auf diesem Gebiet hat.

Das Tool lässt sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen und wird dadurch den variablen Bedingungen von Projektarbeit gerecht. Es stellt alle Funktionen bereit, die für die Planung und Durchführung von Projekten wichtig sind, und ist dennoch intuitiv verständlich. Das Bedienkonzept wirkt durchdacht, komplexe Aufgaben lassen sich mit wenigen Schritten beziehungsweise Klicks erledigen. Der Projektstrukturbaum ist ein gelungenes Werkzeug, um auch große Projekte übersichtlich darzustellen, und mit der Kanban-Ansicht hat der Anwender den nächsten Schritt immer im Blick.

Der hauptsächliche Kritikpunkt ist, dass bei factro einiges fehlt, was bei den meisten Mitbewerbern vorhanden ist. Vor allem Smartphone-Apps und eine API (Programmierschnittstelle) dürften viele Anwender vermissen. Auch der Upload von Dateien ist nicht möglich. Da das Programm noch mit hoher Geschwindigkeit weiterentwickelt wird, werden solche Lücken in Funktionsspektrum wahrscheinlich allerdings bald geschlossen.

factro kostenlos testen