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Das flexible Projektmanagement-Tool factro hilft dabei, auch bei komplexen Projekten die Übersicht zu bewahren. Dank der intuitiven Benutzerführung fällt die Einarbeitung leicht. Mit der Unternehmensberatung Schuchert steht KundInnen ein starker Partner zur Seite, wenn sie Unterstützung bei der Einführung und Anwendung des Cloud-Dienstes wünschen.
Projektmanagement-Programme gibt es viele. Das Spektrum reicht von einfachen Online-Tools wie Wunderlist und Trello, mit denen AnwenderInnen nach wenigen Minuten des Ausprobierens produktiv arbeiten können, bis hin zu extrem leistungsfähigen Profiprogrammen wie Microsoft Project, die komplexe Großprojekte managen, aber auf Uneingeweihte umständlich und verwirrend wirken; ohne Schulungen oder eine längere Einarbeitungszeit lassen sich diese Programme nicht sinnvoll einsetzen. Dem Online-Tool factro der Bochumer Unternehmensberatung Schuchert gelingt es, beide Ansätze miteinander zu verbinden.
Die besten Projektmanagement-Tools im Vergleich
Die benutzerfreundliche Cloud-Lösung ist voller nützlicher Funktionen und smarter Details, dennoch können AnwenderInnen sofort nach der Registrierung loslegen. Aufgaben zu verwalten und mit dem übersichtlichen Projektstrukturbaum zu organisieren, gestaltet sich einfach. Alle weiteren Fähigkeiten des Programms erschließen sich sozusagen unterwegs, nämlich dann, wenn der Anwender oder die Anwenderin sie benötigt.
KundInnen haben die Wahl zwischen vier verschiedenen Tarifen. Der Wechsel in den nächsthöheren Tarif ist dabei jederzeit möglich. So können AnwenderInnen mit der kleinsten Lösung, dem kostenlosen Basic-Tarif anfangen, haben aber die Gewissheit, dass ihr Projektmanagement-Tool auch in Zukunft der zunehmenden Komplexität ihrer Projekte und ihres Unternehmens gerecht wird.
Basic Cloud ist die kostenlose Variante. Der Tarif ist hauptsächlich für EinzelnutzerInnen gedacht, allerdings können bis zu zehn BenutzerInnen damit zusammenarbeiten. Ihnen stehen grundlegende Funktionen wie das Dashboard, Aufgaben, Projekte und Vorlagen zur Verfügung. Auch der Strukturbaum und das Kanban-Board sind hier mit dabei. Über wichtige Änderungen werden NutzerInnen mit Benachrichtigungen in Echtzeit informiert.
Die Team Cloud eignet sich für die Zusammenarbeit in kleinen Gruppen. Zusätzlich zu den Funktionen der Basic Cloud können NutzerInnen Projekte freigeben, Verantwortlichkeiten festlegen und sichtbare Bereiche sowie Zugriffsrechte bestimmen. Noch dazu können sie eigene To-do-Listen erstellen, teilen und Aufgaben hinzufügen.
Die Business Cloud schließlich ergänzt die Funktionen der Team Cloud durch einen projektübergreifenden Überblick mit einer gesamten Aufgabenliste aller Projekte. Weitere Leistungsmerkmale dieses Tarifs sind Vorlagen, ein Rechtesystem mit Benutzerverwaltung, eine Kundenverwaltung und benutzerdefinierte Felder. Über ein Gantt-Chart lassen sich außerdem Projekte besser visualisieren.
Die Professional Cloud eignet sich für zielgerichtetes Managen und Führen. In diesem Tarif stehen NutzerInnen alle Funktionen von factro zur Verfügung. Zusätzlich zu den Funktionen der Business Cloud sind das: Leistungserfassung und Controlling, Auslastungs- und Verfügbarkeitsmanagement, eine Änderungshistorie und ein Kalender mit Outlook-Synchronisation. Darüber hinaus steht die Meeting-Funktion im Fokus – damit lassen sich unter anderem einfach anstehende Aufgaben erstellen, Termine planen und automatisch Protokolle generieren.
| Tarif | Basic | Team | Business | Professional |
|---|---|---|---|---|
| Preis | Kostenlos | 7,99 € | 19,99 € | 29,99 € |
| Leistungsumfang | Themen planen, umsetzen und mit anderen teilen | Zusammenarbeit themenbezogen agil organisieren und steuern | Themenübergreifender Überblick über sämtliche Projekte | Zielgerichtetes Managen und Führen in Unternehmen |
Tarife gelten immer für ein gesamtes Team. Es ist also nicht möglich und wäre auch nicht sinnvoll, beispielsweise für das Management andere Tarife zu buchen als für die MitarbeiterInnen ohne Führungsverantwortung. KundInnen können wählen, ob sie lieber im monatlichen Rhythmus oder einmal pro Jahr bezahlen wollen. Bei monatlicher Zahlung ist das Abonnement auch monatlich kündbar. Erfreulich und eher ungewöhnlich ist, dass die Abonnements bei monatlicher Zahlung nicht teurer sind als bei jährlicher.
Im Kern sind Projektmanagement-Programme Systeme zur Verwaltung von Aufgabenlisten. Dabei besteht die Gefahr, dass sich der Anwender oder die Anwenderin in Details verzettelt und den Blick auf das große Ganze verliert. Dieser Problematik begegnet factro mit dem Projektstrukturbaum, der eine grafische, strukturierte Darstellung des gesamten Projekts bietet. Er ermöglicht es, sowohl schnell einen Überblick über den vollen Projektumfang zu gewinnen als auch die Details einzelner Aufgaben zu bearbeiten. Mit diesem einzigartigen Feature hebt sich factro positiv von anderer Projektmanagement-Software ab.
Für den Projektstrukturbaum führt factro eine Gliederungsebene zwischen Projekten und Aufgaben ein, die Aufgabenpakete. Ein Aufgabenpaket kann einzelne Aufgaben oder weitere Aufgabenpakete enthalten. So wachsen Projekte zu Projektbäumen, die je nach Anforderung unterschiedlich fein verzweigt sind. In der Strukturansicht ist es sowohl möglich, die Details einer Aufgabe oder eines Aufgabenpakets zu bearbeiten, als auch die Ansicht zu filtern und so beispielsweise nur Aufgaben bestimmter MitarbeiterInnen oder mit einer bestimmten Priorität anzuzeigen.
Auch die Kanban-Ansicht im Dashboard verschafft Überblick. Klassischerweise wird der Arbeitsprozess im Kanban-Modell auf einer Tafel mit drei Spalten visualisiert: Die linke Spalte heißt „To Do“, hier stehen Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden. Die mittlere Spalte ist mit „Doing“ beschriftet, sie enthält Aufgaben, die sich in Bearbeitung befinden. Ganz rechts stehen unter der Überschrift „Done“ alle erledigten Aufgaben.
Im virtuellen Kanban-Board von factro kommt eine vierte Spalte für Aufgaben, die sich im Review-Prozess befinden, hinzu. Die Spalten heißen hier:
Wer mit der Kanban-Ansicht nichts anfangen kann, hat die Möglichkeit, die Projektansicht so zu konfigurieren, dass stattdessen die Aufgaben einfach in Zeilen untereinandergeschrieben werden.
Ab dem Tarif Business Cloud visualisiert factro den zeitlichen Ablauf eines Projekts mit einem Gantt-Diagramm. Dieses Instrument des Projektmanagements zeigt die einzelnen Projektschritte als horizontale Balken, deren Länge von der Dauer des Projektschritts abhängig ist. Eine vertikale, rote Linie kennzeichnet dabei das aktuelle Datum. Diese Art der Visualisierung eignet sich besonders gut, um den zeitlichen Fortschritt eines Projekts sowie die Überschneidung von Aufgaben darzustellen.
Bei factro können AnwenderInnen das Gantt-Diagramm individuell mit Informationsspalten wie AusführendeR, Start- und Enddatum, Status und so weiter versehen. Das Diagramm visualisiert die Daten nicht nur, sondern kann auch genutzt werden, um den zeitlichen Ablauf eines Projekts durch das Verschieben der Balken anzupassen.
AnwenderInnen können jede Ansicht in factro mit Filtern anpassen. Das gilt sowohl für das Dashboard und einzelne Projekte als auch für den Projektstrukturbaum. Mit einem Klick auf das Filter-Symbol klappt eine Seitenliste auf. Dort legen AnwenderInnen die Filterkriterien fest. Das können beispielsweise der Projektstatus, der oder die Ausführende, der oder die Verantwortliche, die Priorität oder das Projekt sein.
Filter sind der Schlüssel dazu, aus komplexen Projektplänen zielgerichtet die aktuell relevanten Informationen zu extrahieren. Will ein Projektleiter oder eine Projektleiterin beispielsweise alle unerledigten Aufgaben eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin mit einer bestimmten Priorität anzeigen, dann funktioniert das in factro mit wenigen Klicks.
Nicht nur die Darstellung lässt sich anpassen. Die Aufgaben, die Aufgabenpakete und die Projekte selbst können dank benutzerdefinierter Felder konfiguriert werden. Damit dieses Feature nicht zu Chaos führt, haben nur AdministratorInnen das Recht, neue Felder anzulegen. Projektverantwortliche können dann in den Projekteinstellungen auswählen, welche Zusatzfelder für das jeweilige Projekt verwendet werden. Sechs unterschiedliche Feldtypen sind verfügbar:
Mit einem Klick auf „Projekte“ in der linken Sidebar gelangen AnwenderInnen zur Projektübersicht. Hier werden alle aktiven Projekte aufgelistet. Für archivierte Projekte und Entwürfe gibt es eigene Tabs. Jedes Projekt wird mit einem Tortendiagramm visualisiert, das die erledigten, offenen und kritischen Aufgaben als Prozentwert darstellt. So ist es möglich, auf einen Blick den Fortschritt aller relevanten Projekte zu erfassen. Zum Projektstrukturbaum gelangt man von hier aus mit einem Klick. Über ein Drop-down-Menü ist es auch möglich, direkt in die Tabellen-, Kanban- oder Gantt-Ansicht des jeweiligen Projekts zu wechseln. Ein Klick auf den Projekttitel hingegen führt direkt zu den Projektdetails.
Mit factro lassen sich also Aufgaben auf vielfältige Weise planen und organisieren. Aber das Cloud-Tool ist viel mehr als das; es darf durchaus als Komplettlösung für das Projektmanagement gelten. Es beinhaltet beispielsweise auch einen übersichtlichen Kalender, in dem mit einem konkreten Termin versehene Aufgaben landen. Zwei Kalenderansichten sind vorhanden: zum einen der individuelle NutzerInnenkalender, der nur die jeweils eigenen Termine des Anwenders beziehungsweise der Anwenderin anzeigt, zum anderen der Teamkalender, der die Termine des gesamten Teams sammelt.
Jede Aufgabe hat auch Felder für den Plan-Aufwand, den Ist-Aufwand und den Rest-Aufwand. Damit integriert das Tool Zeitplanung und -erfassung.
Natürlich ist factro nicht für EinzelkämpferInnen gedacht, sondern soll die Zusammenarbeit im Team vereinfachen. Das geschieht beispielsweise dadurch, dass AnwenderInnen für Aufgaben immer einen Verantwortlichen oder eine Verantwortliche und einen Ausführenden oder eine Ausführende definieren können. Im Tarif Professional gibt es zudem eine Änderungshistorie, mit der immer klar ist, wer ein Projekt oder eine Aufgabe angelegt und bearbeitet hat. Eine Kommentarfunktion ermöglicht die Kommunikation über Aufgaben.
Einfaches Benutzermanagement verhindert, dass alle NutzerInnen Zugriff auf das gesamte System haben und so eventuell Schaden anrichten könnten. factro unterscheidet zwischen vier Berechtigungsgruppen, sozusagen BenutzerInnenrollen: „Gäste“ erhalten nur Lesezugriff auf Projekte, können aber Aufgaben kommentieren, ausführen und ihren Status ändern. Sie haben auch die Berechtigung dazu, Anhänge hochzuladen. „Mitarbeiter“ können ebenso keine Projekte anlegen oder ändern, haben aber vollen Zugriff auch die Aufgaben sowie den Kalender und die Leistungserfassung. Das ist die Standardrolle, die für die meisten BenutzerInnen sinnvoll ist. Die BenutzerInnenrolle „Planer“ entspricht der Management-Ebene im Unternehmen. Ein „Planer“ hat nahezu vollständige Berechtigungen. Nur die Rechtevergabe selbst, die Verwaltung des factro-Accounts sowie das Löschen und Exportieren von Daten bleiben der vierten Rolle vorbehalten, dem „Admin“.
Weitere Funktionen, die die Teamarbeit vereinfachen, sind ein Modul für das Kontaktmanagement, der Upload von Dokumenten und Checklisten, um Aufgaben Schritt für Schritt zu planen.
Schon der erste Eindruck von factro ist positiv. Die Benutzeroberfläche ist hell, freundlich und aufgeräumt, sodass AnwenderInnen Lust bekommen, sofort die ersten Aufgaben anzulegen und die unterschiedlichen Funktionen auszuprobieren.
Das Lernen im Do-it-yourself-Verfahren funktioniert bei diesem Projektmanagement-Programm sehr gut. Dabei hilft, dass sich überall im Programm Hinweistexte finden lassen, die die Funktionsweise erklären. Diese Texte sind allerdings nicht aufdringlich wie der berüchtigte Karl Klammer in alten Versionen von Microsoft Office, sondern stehen gefühlt immer dort, wo man sie gerade braucht, und verschwinden im richtigen Moment auch wieder. Hinweise zur Benutzung des Kommentarfelds sehen AnwenderInnen beispielsweise nur, solange noch kein Kommentar geschrieben wurde.
Es wird auch spürbar, dass bei der Entwicklung großer Wert auf eine konsistente und nachvollziehbare Benutzerführung gelegt wurde. Dass es factro schafft, trotz seiner hohen Leistungsfähigkeit so einsteiger- und benutzerfreundlich zu bleiben, ist beachtlich. Hier liegt alles an der Oberfläche, Funktionen sind nicht in tief verästelten Programmstrukturen versteckt, sondern direkt dort zu finden, wo sie gebraucht werden.
AnwenderInnen gelingt es, innerhalb kurzer Zeit einen guten Überblick über die Funktionen des Tools zu gewinnen und zu verstehen, wie sie diese für sich nutzen können. Ungefähr ein halber Arbeitstag sollte dafür einkalkuliert werden. Am einfachsten dürfte es allerdings sein, die Bedienung von factro nebenbei im laufenden Arbeitsprozess zu lernen.
In frühen Versionen von factro konnte man noch bemängeln, dass die Benutzeroberfläche nicht besonders individualisierbar ist. Das hat sich mittlerweile geändert. So lassen sich beispielsweise Aufgaben, Aufgabenpakete und Projekte einfärben. Damit steht Teams, die mit factro arbeiten, ein zusätzliches Mittel zur visuellen Kommunikation zur Verfügung.
Auch die Detailansicht der Aufgaben wurde überarbeitet und ist jetzt viel flexibler. Grundsätzlich stehen zwei Darstellungsformen zur Wahl: die voreingestellte Overlay-Darstellung, bei der die aktuell bearbeitete Aufgabe das gesamte Fenster einnimmt und die Splitscreen-Darstellung, in der gleichzeitig am Projekt und an einzelnen Aufgaben gearbeitet werden kann. Der Wechsel zwischen den beiden Darstellungsformen ist mit einem Klick möglich.
Zudem haben AnwenderInnen an vielen Punkten die Möglichkeit, zu entscheiden, wie sie ihre Bildschirmfläche nutzen wollen. So können sie beispielsweise durch Ziehen mit der Maus die Höhe und Breite der Aufgabenbereiche ändern oder diese ein- und ausklappen. Sowohl die Navigationsleiste am linken Bildschirmrand als auch die Seitenleiste in der Aufgabenansicht kann entweder minimiert (nur Icons) oder vollständig (Icons und Text) dargestellt werden.
factro ist eine Cloud-App, die mit jedem internetfähigen Computer im Web-Browser nutzbar ist. Somit ermöglicht sie flexibles, arbeitsplatz- und geräteunabhängiges Arbeiten. Die Web-Oberfläche ist so gestaltet, dass sie auch auf den kleinen Bildschirmen von Smartphones und Tablet-PCs noch gut benutzbar bleibt, allerdings kommt ein großer Laptop- oder Desktop-Bildschirm vor allem bei größeren Projekten der Übersichtlichkeit zugute. Wer factro regelmäßig auch auf dem Smartphone nutzt, wird allerdings wohl ohnehin die mobile App installieren, die sowohl für iOS als auch für Android verfügbar ist.
Bei Cloud-Apps stellt sich natürlich die Frage nach der Sicherheit. Um eine sichere Datenübertragung zwischen dem Rechner der AnwenderInnen und den Servern von factro zu gewährleisten, setzt der Anbieter auf den Internet-Standard SSL. Die gesamte Datenübertragung ist mit 256-Bit-Verschlüsselung vor MitleserInnen geschützt.
Zusätzliche Sicherheit verspricht die Tatsache, dass es sich bei dem Anbieter, der Unternehmensberatung Schuchert, um eine deutsche Firma handelt. Die KundInnen werden also durch die strengen deutschen Datenschutzbestimmungen geschützt. Um ihre Daten möglichst sicher vor Fremdzugriff zu speichern, hat sich die Firma auch bewusst für einen Serverstandort in Deutschland entschieden.
Als europäisches Produkt ist factro vollständig konform mit der seit 2018 gültigen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Im Gegensatz zu manchen Mitbewerbern aus Übersee wie beispielsweise Monday oder Wrike schließt factro mit seinen KundInnen auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Solche Verträge müssen EU-Unternehmen laut DSGVO mit externen Dienstleistern abschließen, denen sie personenbezogene Daten zur Verarbeitung anvertrauen.
Obwohl die Software so gestaltet ist, dass sie sich auch ohne Erklärungen von selbst erschließt, gibt es ein digitales Benutzerhandbuch, das jederzeit per Klick auf „Hilfe“ in der Menüleiste aufgerufen werden kann. Zusätzlich setzt factro auf interaktive Hinweise im Programm, Video-Tutorials und sogar kostenlose Webinare sowie Präsentationen. Darüber hinaus gibt es einen FAQ-Bereich auf der Homepage, der sich vorwiegend mit Fragen aus den Bereichen Anmeldung und Vertrag beschäftigt. Hilfestellungen beim Einstieg ins Programm sind also reichlich vorhanden.
Als deutscher Anbieter hat factro den Vorteil eines deutschsprachigen Supports. Wer konkrete Fragen zu dem Cloud-Dienst hat, kann diese den MitarbeiterInnen entweder per E-Mail oder telefonisch unter einer deutschen Festnetznummer stellen. KundInnen, die sich für den Enterprise-Tarif entscheiden, kommen in den Genuss eines erweiterten Dienstleistungsangebots, das Begleitung bei der Programmeinführung, Trainings und Schulungen vor Ort sowie konkrete Projektmanagement-Beratung umfassen kann. Hier wird deutlich, dass Schuchert nicht nur Software anbietet, sondern in erster Linie eine Managementberatung ist, von deren Kompetenzen im Bereich Beratung und Vermittlung auch die factro-KundInnen profitieren.
Bei factro handelt es sich um ein deutsches Qualitätsprodukt. Es trägt allerdings nicht die Handschrift von IngenieurInnen und TechnikerInnen, sondern stellt die praktischen Anforderungen des Projektmanagement-Alltags in den Mittelpunkt. Das Produkt profitiert von der Erfahrung, die der Anbieter, die Bochumer Managementberatung Schuchert, auf diesem Gebiet hat.
Das Tool lässt sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen und wird dadurch den variablen Bedingungen von Projektarbeit gerecht. Es stellt alle Funktionen bereit, die für die Planung und Durchführung von Projekten wichtig sind, und ist dennoch intuitiv verständlich. Das Bedienkonzept wirkt durchdacht, komplexe Aufgaben lassen sich mit wenigen Schritten beziehungsweise Klicks erledigen. Der Projektstrukturbaum ist ein gelungenes Werkzeug, um auch große Projekte übersichtlich darzustellen, und mit der Kanban-Ansicht haben AnwenderInnen den nächsten Schritt immer im Blick.
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