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Wer eine qualitativ hochwertige Projektmanagement-Software mit großem Funktionsumfang zu einem fairen Preis-Leistungsverhältnis sucht, ist mit diesem Produkt bestens bedient.
Bei Wrike handelt es sich um eine multiprojektfähige Projektmanagement-Software, die auch gehobenen Ansprüchen gerecht wird. Hohe Transparenz und Übersichtlichkeit aller Abläufe zeichnen das Projektmanagement-Tool aus. Wrike ist nicht mehr ganz neu: Die erste Version veröffentlichte das gleichnamige Softwarehaus aus Kalifornien schon 2007. Seit seiner Erstveröffentlichung erfuhr Wrike kontinuierlich Verbesserungen und Anpassungen.
Die besten Projektmanagement-Tools im Vergleich
Wrike ist in fünf unterschiedlichen Tarifstufen erhältlich. Diese unterscheiden sich sowohl hinsichtlich der möglichen Nutzerzahl als auch in Bezug auf ihre Funktionalität:
Interessenten können Wrike 14 Tage lang kostenlos testen. Nach Ablauf dieses Zeitraums müssen Nutzer ihren Account in ein kostenloses Konto umwandeln, das nur grundlegende Funktionen bietet, oder ein Abonnement erwerben. Die Preise reichen von 9,80 (Professional) bis 34,60 US-Dollar pro Nutzer und Monat (Marketing). Wie viel für den Enterprise-Tarif zu bezahlen ist, gibt Wrike nur auf Anfrage bekannt.
Wrike verfügt über zahlreiche Funktionen zur Planung und Steuerung von Projekten. Die Anwendung macht es möglich, auch hochkomplexe Projekte in klar strukturierte Teilschritte zu gliedern und eine eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten vorzunehmen.
Im Unterschied zu anderen Projektmanagement-Tools verwendet Wrike Ordner als Organisationsstruktur. Der Anwender kann sowohl mehrere Projekte in einem Ordner sammeln als auch innerhalb eines Projekts mehrere Ordner anlegen. So entsteht eine hierarchische Organisationsstruktur, die einem Dateisystem ähnelt. Durch diese Struktur navigiert der Anwender über das Menüs in der linken Seitenleiste. Das funktioniert grundsätzlich gut, allerdings geht die Übersichtlichkeit bei zu vielen Einträgen und Hierarchieebenen verloren. Aber wer verwaltet schon mit einem Tool Hunderte von Projekten?
Ein horizontales Menü im oberen Bildschirmbereich dient dazu, zwischen verschiedenen Ansichten eines Projekts beziehungsweise eines Ordners umzuschalten. Acht verschiedene Möglichkeiten stehen zur Wahl:
Direkt in der übersichtlichen Listenansicht ist es möglich, Aufgaben schnell und bequem bestimmten Mitarbeitern zuzuweisen und Deadlines zu setzen. Der Anwender muss dafür die Aufgaben nicht einzeln aufrufen.
Die Ansicht „Arbeitsauslastung“ zeigt die Auslastung der Projektmitarbeiter im Zeitverlauf. Es handelt sich sozusagen um ein mitarbeiterfokussiertes Gantt-Diagramm, durch das gut ersichtlich wird, ob einzelne Kollegen noch freie Kapazitäten haben oder mit Arbeit überhäuft sind. Auch Terminkonflikte sind hier sofort erkennbar. Die Übersicht der Auslastung ist kein reines Berichts-Tool, sondern kann auch genutzt werden, um bei Aufgaben Datum, Dauer und Verantwortlichkeit zu ändern.
Wrike ermöglicht es, einen exakten Zeitplan zu erstellen und für alle Projektbeteiligten zu hinterlegen. Die Anwendung ist mit einer Zeitleiste ausgestattet, einem sogenannten Gantt-Diagramm. Dieses ähnelt der Ansicht für die Auslastung und kann ebenfalls interaktiv genutzt werden.
Anders als in vergleichbaren Tools gibt es in Wrike nicht nur einen beziehungsweise mehrere vordefinierte Kalender, sondern Nutzer erstellen Kalender ähnlich wie Projekte oder Ordner. Bei jedem neuen Kalender muss der Anwender zuerst eingrenzen, was dieser enthalten soll. Hier zeigt sich ein entscheidender Vorteil von Wrike: Das Programm ist von Grunde auf für Multiprojektmanagement ausgelegt und bietet die Möglichkeit, neben kleinteiligen Kalendern mit einzelnen Aufgaben auch Kalender mit ganzen Projekten zu erstellen. Wrike verschafft dem Nutzer einen bequemen Überblick über das Projektportfolio aus der Vogelperspektive.
Die Kalender werden automatisch mit Daten aus den Aufgaben und sonstigen Projektbereichen befüllt. Welche Daten Wrike in den jeweiligen Kalender übernimmt, grenzt der Anwender mit diversen Filtern ein. So kann er beispielsweise Kalender erstellen, die nur seine eigenen Aufgaben oder Meilensteine enthalten. Zusätzlich zu den smarten Aufgaben- und Projektkalendern stehen klassische Kalender zur Verfügung, bei denen der Nutzer alle Einträge selbst vornimmt.
Nicht nur zur Zeitplanung eignet sich Wrike, sondern auch zur Zeiterfassung. Dazu gibt es in der Einzelansicht der Aufgaben einen Timer, den der Nutzer mit einem Klick startet, wenn er beginnt, eine Aufgabe zu bearbeiten. Mit einem weiteren Klick stoppt er die Zeitmessung und mit dem Button „Eintrag hinzufügen“ trägt er die Bearbeitungszeit in das Zeitprotokoll ein. Wrike ermöglicht außerdem die manuelle Eintragung von Bearbeitungszeiten.
Wrike verfügt über keine Kommunikationsfunktionen wie einen Chat oder ein Forum. In dieser Hinsicht ist es ähnlich ausgestattet wie das Gros der anderen Projektmanagement-Programme: Die Kommunikation-Features sind dem Aufgabenmanagement untergeordnet und unterstützen dieses. Das Hauptfeature in diesem Bereich ist eine Kommentarfunktion für Aufgaben. Sie ist auf das Grundlegende reduziert, Textformatierung ist nicht möglich. Immerhin können Schreiber von Kommentaren Emojis einfügen. Direkte Antworten auf Kommentare sind nicht möglich. Die Kommentare werden immer dem Zeitverlauf folgend unter der jeweiligen Aufgabe angezeigt, der neueste steht zuunterst.
Andere Nutzer können mit Emojis auf Kommentare reagieren. Das funktioniert ähnlich wie der Like-Button des Social-Media-Anbieters Facebook, mit dem Unterschied, dass bei Wrike Hunderte von unterschiedlichen Emojis zur Verfügung stehen.
Relativ komfortabel ist das Arbeiten mit Dateien. Diese sind immer einer konkreten Aufgabe zugeordnet. Wrike beinhaltet aber auch eine Projektansicht, die sämtliche Dateien eines Projekts gesammelt anzeigt. Die Einträge in dieser Dateileiste kann der Anwender nach unterschiedlichen Kriterien sortieren (Hochladedatum, Datei-Verantwortlicher, etc.) und filtern (Dateityp, Status der dazugehörigen Aufgabe, etc.). Wrike bietet zwar keine Möglichkeit, die Dateien zu bearbeiten, aber für einige Dateitypen, zum Beispiel Word-Dokumente und Bilder, steht eine Vorschau-Funktion zur Verfügung.
Beim Design wurde großes Augenmerk auf Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit gelegt. Die Benutzeroberfläche ist sehr gut strukturiert und bleibt trotz des hohen Funktionsumfangs übersichtlich. Neben Deutsch gibt es acht weitere offizielle Übersetzungen der Programminhalte im Sprachauswahldialog des Einstellungsmenüs. Darüber hinaus stehen sieben weitere Sprachversionen zur Verfügung, die von Nutzern erstellt wurden.
Bei aller Benutzerfreundlichkeit macht Wrike einen sehr sachlichen Eindruck, mehr als beispielsweise Asana oder Monday. Das ist für ein Business-Tool nicht unbedingt ein Fehler. Eine der wenigen Verspieltheiten, die sich die Projektmanagement-Software erlaubt, sind die Workspace-Motive. Dabei handelt es sich um Themes, die Farbschema und Hintergrundbild ändern. Von den zwölf verfügbaren Motiven wirken acht durch monochrome Hintergründe und neutrale Farben sehr nüchtern. Immerhin sind je zwei Hintergründe mit dezenten floralen Mustern und in Felloptik erhältlich.
Die Suchfunktion von Wrike gehört zu den besten ihrer Art. Schon während der Eingabe, ohne dass der Anwender die Entertaste drücken muss also, produziert sie Ergebnisse. Das geschieht so schnell, dass kaum eine Verzögerung zwischen Eingabe und Anzeige der Ergebnisliste spürbar ist.
Zur genaueren Eingrenzung der Suchergebnisse kann der Anwender auf den „Suchen“- Button klicken. Damit öffnet er die detaillierte Suchergebnisseite, um die Treffer zu sortieren und mit Filtern einzugrenzen. Auch eine Massenbearbeitung der Suchtreffer ist möglich. Damit stehen in der Suchergebnisseite fast die gleichen Optionen zur Verfügung wie in allen anderen Aufgabenlisten. Auch das Umschalten zwischen verschiedenen Ansichten ist möglich. So kann sich ein Anwender beispielsweise das Zeitprotokoll aller Aufgaben anzeigen lassen, die einem gewissen Suchkriterium entsprechen.
Wie auch die anderen Projektmanagement-Softwares im Test ist Wrike vorwiegend eine Cloud-App, die auf dem Server des Anbieters läuft und auf die der Nutzer mit seinem Browser zugreift. Anders als die meisten anderen der getesteten Projektmanagement-Tools ist aber Wrike auch als Desktop-App für die Betriebssysteme Windows und macOS verfügbar. Die Desktop-Versionen entsprechen exakt der Web-App, bis auf den gar nicht so wichtigen Unterschied, dass das Programm mit einem eigenen Fensterrahmen statt im Browserfenster angezeigt wird.
Mittels Smartphone-Apps für iOS und Android sind alle Mitarbeiter auch außer Haus in das Projektgeschehen eingebunden. Aufgaben und Projekte können sie auch von unterwegs aus einsehen und aktualisieren. Im Gegensatz zu den Desktop-Apps unterscheiden sich die Smartphone-Versionen deutlich von der Web-App. Das Interface ist für die Benutzung auf kleinen Handy-Displays ausgerichtet und vermeidet es, durch ein Zuviel an Informationen unübersichtlich zu wirken. Im Gegensatz zu manchen Konkurrenten muss der Anwender bei Wrike nicht horizontal scrollen, weil Zeilen auf dem Smartphone-Bildschirm nicht vollständig angezeigt werden.
Für den Datenaustausch mit anderen Anwendungen ist gesorgt. Aufgaben exportiert Wrike entweder als RSS-Stream oder als Excel-Tabelle, für den Import unterstützt die Projektmanagement-Software die Formate der Microsoft-Anwendungen Excel und Project.
Darüber hinaus gibt es eine kleine Liste an Anwendungen, die sich direkt mit Wrike verbinden lassen. Dazu gehören unter anderem Slack, Gmail, Outlook und Salesforce. Dass auch Zapier zu den unterstützten Programmen gehört, ein Dienst für die Verknüpfung unterschiedlicher Web-Apps, erweitert die Liste der möglichen Integrationen deutlich. Mittels Zapier können beispielsweise auch WordPress oder der Cloud-Speicher-Anbieter Dropbox mit Wrike verknüpft werden.
Anwender mit Programmierkenntnissen können die Programmierschnittstelle (API, Application Programming Interface) verwenden, um auf ihre bei Wrike gespeicherten Daten zuzugreifen. Diese folgt dem REST-Paradigma und ist damit für erfahrene Web-Programmierer leichtverständlich.
Um neuen Anwendern den Einstieg so einfach wie möglich zu machen, erscheint gleich nach dem ersten Anmelden ein Video-Tutorial, das die ersten Schritte mit Wrike erklärt. Rund zwanzig weitere Tutorials sind auf der Website des Unternehmens zu finden. Allerdings sind die Videos in englischer Sprache und nur drei von ihnen haben deutsche Untertitel.
Über den Menüpunkt „Hilfe & Support“ im unteren Bereich des Wrike-Fensters kommt der Nutzer zu einer deutschen Hilfe-Seite, zum englischsprachigen Community-Forum und zu einer Übersicht der Tastaturbefehle. Herzstück der Hilfe-Seite ist eine Wissensdatenbank, deren Inhalt dem eines Handbuchs entspricht. Auf der Hilfe-Seite bietet Wrike darüber hinaus die kostenlose Teilnahme an Webinaren an, die vom Unternehmen teils auf Englisch, teils auf Deutsch abgehalten werden. Vergangene Webinare können sich Interessierte als Video-Aufzeichnung ansehen.
Als Kontaktmöglichkeit finden Anwender auf der Hilfe-Seite nur einen englischsprachigen Support-Chat. Deutschsprachiger Support ist allerdings durchaus vorgesehen: Jeder Kunde erhält nach der Anmeldung einen persönlichen Account-Manager, an den er sich bei Fragen wenden kann.
Wrike ist schon mehr als zehn Jahre auf dem Markt. Damit ist es eines der ältesten Programme in der jungen Kategorie der Web-Apps für Projektmanagement. Die Erfahrung, die das Unternehmen in all der Zeit gesammelt hat, schlägt sich in einem sehr ausgereiften Programm nieder. Es läuft rund, ist benutzerfreundlich und lässt kein wichtiges Feature vermissen. Aus diesem Grund ist Wrike der Testsieger.
Trotz des großen Funktionsumfangs von Wrike dürften manche Anwender Programme wie Asana oder monday bevorzugen, die deutlich frischer wirken. Während auch Wrike einfach zu bedienen ist, scheinen diese jüngeren Programme Benutzerfreundlichkeit sogar über Funktionsvielfalt zu stellen, frei nach dem Motto, dass die besten Features nichts bringen, wenn der Anwender sie nicht nutzt. Die Leichtigkeit, die sie dadurch mitbringen, macht sie für kleinere Projekte oft zur besseren Wahl.
Obwohl andere Programme in bestimmten Teilbereichen besser abschneiden, überzeugt Wrike insgesamt am meisten. Es wird auch gehobenen Ansprüchen gerecht und eignet sich sehr gut, um sämtliche Phasen eines Projekts abzubilden.
