Allegra

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BEWERTUNG
9,40 / 10
Jenny Gebel
Aktualisiert: 22/11/2018
Pro
  • Sowohl für klassisches als auch für agiles Projektmanagement geeignet
  • Individuelle Anpassungsmöglichkeiten
  • Server in Deutschland
  • Umfangreicher Support
Kontra
  • Einarbeitungszeit erforderlich
  • 2-Wege-Authentifizierung noch nicht vorhanden
FAZIT

Die web-basierte Projektmanagement-Software Allegra eignet sich für kleinere bis große Unternehmen zur Planung, Koordination und Dokumentation von Projekten aller Art. Beeindruckend sind der Funktionsumfang, die hohe Individualisierbarkeit und das Support-Angebot.

Allegra logo
Gesamt
Funktionen
Usability
Technische Voraussetzungen/Konditionen
Hilfe und Support

Allegra Test

Funktionen9,4

Track+ ist jetzt Allegra

Kein Marketing-Trick und kein Aufkauf stecken hinter dem Namenswechsel. Die Umbenennung der Software hat bessere Gründe, und zwar Wachstum und Weiterentwicklung. Was als einfaches Tracking-Tool begann, ist inzwischen zu einer umfangreichen Projektmanagement-Software angewachsen.

Der Funktionsumfang von Allegra umfasst folgende Bereiche:

  • Projektplanung
  • Aufgabenmanagement
  • Ressourcenplanung sowie
  • Team-Kommunikation

Die Projektübersichten

Die Übersicht über die anstehenden Aufgaben und der Projektfortschritt lässt sich mit der Software in unterschiedlichen Ansichten strukturieren und darstellen. Neben einfachen To-Do-Listen können die User dazu auch Kalender, Kanban-Boards oder Scrum-Tools nutzen. Gantt-Diagramme veranschaulichen die Auswirkung von Terminänderungen auf den Projektplan. Mit dieser Ausstattung bedient Allegra sowohl die klassische Projektverwaltung als auch agile Management-Methoden.

Positiv ist, dass der User je nach Bedarf schnell zwischen den verschiedenen Ansichtsformen hin- und herwechseln kann.

Ressourcenplanung

In Allegra kann der Projektmanager Ressourcen wie Räume, technische Ausstattung aber auch Mitarbeiter mit ihrem Skill-Profilen erfassen. Dies hilft ihm bei der Planung und beim Management laufender Projekte. Er kann daraus erkennen, welche Mitarbeiter mit welchen Aufgaben beschäftigt sind und wie deren Arbeitsauslastung ist.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Eine Kommentarfunktion in den Aufgabendatensätzen unterstützt die Zusammenarbeit im Team. User können Dateien zum Projekt hochladen und mit anderem Teilnehmern teilen. Über ein internes Benachrichtigungssystem erhalten alle Team-Mitglieder die Info-Updates zum Projekt.

Indem der Projektmanager den Mitarbeitern Rollen zuweist, steuert er auch die Zugriffsberechtigung.

Integrationen

Die Auswahl an Integrationen ist leider nicht sehr groß. Der User kann Allegra mit dem Apple-Kalender iCal oder dem Microsoft-E-Mail-Programm Outlook verbinden. Weiterhin gibt es Schnittstellen zu der Versionsverwaltungsanwendung GitLab, zu der CI-Software Jenkins sowie zu der ERP-System Software Microsoft Dynamics NAV (Navision). Auf programminterne Anbindung zu Cloud-Speichern muss er jedoch verzichten. Eine Integration zu dem App-Online-Dienst Zapier ist leider ebenfalls nicht vorhanden.

Programmierer können über eine API-Schnittstelle eigene Anwendungen mit Allegra verknüpfen.

Usability9,1

Als Projektmanagement-Software ist Allegra ausschließlich für die Benutzung im Business-Bereich konzipiert. Für die Nutzung braucht es natürlich ein Team und Projekte, schließlich ist Allegra keine schlichte To-Do-Liste. Als Nutzergruppen kommen Startups, KMUs, mittlere und große Unternehmen sowie Vereine und Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung in Frage.

Einfache und intuitive Bedienung

Durch selbsterklärende Bedienelemente wird die Arbeit mit der Projektmanagement-Software relativ einfach. Ein Ampeldiagramm bedarf beispielsweise keiner großen Erläuterung. Zudem kann der User unnötige Schaltflächen ausblenden, wodurch die Benutzeroberfläche an Übersichtlichkeit gewinnt.

Die Steuerzentrale

Auch das Dashboard – in Allegra-Terminologie das „Cockpit“ – kann der User individuell einrichten. Für den Projektmanager ist dieser Bereich ein wichtiges Instrument, da er dort in verschiedenen Diagrammen die aktuellen Informationen zu laufenden Projekten überblickt. Praktisch: Der Projektmanager kann sich ein Cockpit für jedes Projekt anlegen und außerdem eine persönliche Steuerzentrale, die projektübergreifende Informationen zeigt.

Optimaler Workflow

Automatische Prozesse beschleunigen und unterstützen den Arbeitsprozess. In Allegra kann der User Routinevorgänge wie E-Mail-Beantwortung oder Wiedervorlagen automatisieren. Ein Workflow-Editor und eine Task-Engine helfen bei der Einrichtung.

Mithilfe einer Kategorisierung sortiert der Nutzer alle eingehenden Vorgänge, beispielsweise in „Eingangskorb“, „Projekte“, „Ideen“, „Nächste Aktionen“ oder „Wiedervorlage“. Zudem kann jeder Projektteilnehmer einen individuellen Wiedervorlagetermin zu einem Vorgang einstellen

Sicherheit

Die Webseite ist verschlüsselt. Die Datenübertragung erfolgt also codiert, so dass Unbefugte keinen Zugriff darauf haben. Der Zugang ist passwortgeschützt. Eine 2-Wege-Authentifizierung ist noch in Arbeit. Die Server, mit denen die cloudbasierte Projektmanagement-Software arbeitet, befinden sich in Deutschland.

Im Praxis-Test zeigte sich dann aber doch, dass Allegra eine sehr komplexe Projektmanagement-Software ist. Trotz einfacher Bedienelemente ist eine Einarbeitungszeit nötig, ehe der User alle Tools sicher beherrscht.

Technische Voraussetzungen/Konditionen9,6

Allegra ist als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet verfügbar. Das bedeutet, das cloudbasierte Programm läuft auf den Servern des Anbieters. Gegen eine feste Servicegebühr wartet dieser das System und spielt regelmäßig Updates ein. Alternativ dazu kann der Kunde auch eine Lizenz erwerben und die Software auf einem eigenen Server betreiben. In diesem Fall ist der Nutzer selbst für das Hosting verantwortlich.

Die nötigen Systemvoraussetzungen sind von der Anzahl der User und der Nutzungsintensität abhängig. Bei einer Unternehmensgröße von 50 Mitarbeitern empfiehlt der Hersteller folgende Konfiguration:

  • (Virtueller) Server für Windows oder Linux
  • 4 GB RAM (Arbeitsspeicher)
  • 20 GB Speicherplatz
  • Datenbank (MySQL, MS SQLServer, Oracle, Postgres, DB2)
  • Etwa 10 MB Hauptspeicher pro Benutzer

Zugriffsoptionen

Auf die Web-App greifen Nutzer ganz einfach über den Internetbrowser zu. Zusätzlich dazu stellt der Anbieter Clients für Windows und macOS sowie Apps für Android und iOS bereit.

Konditionen & Vertrag

Interessierte Kunden haben die Wahl zwischen drei Leistungspaketen. Die untenstehende Übersicht zeigt die jeweiligen Konditionen der verschiedenen Bündel:

StandardProfessionalEnterprise
Preis / Monat bei max. 5 Usern 10 Euro 100 Euro 150 Euro
Funktionsumfang Projekt- und Vorgangsnachverfolgung Projektmanagement Projektmanagement und Helpdesk
Besonderheiten Scrum/Kanban, Workflow Engine, Reporting Engine, Issue-Tracking, Gitlab-Integration Alle Standard-Features, Teilprojekte, Projektportfolios, Hierarchische Vorgänge, Kostenstellen und Konten Alle Professional-Features, Gantt und Ressourcenplanung, Helpdesk-Funktionen, Wiki/Dokumentenmanagement, Projektarchivierung, Load Balancing
Support Standard Premium Premium + 3h Onboarding
Testphase 14 Tage 14 Tage 14 Tage
Leistungspakete für Allegra (SaaS) mit Cloud-Hosting.

Die oben genannten Preise beziehen sich auf eine Nutzeranzahl von maximal 5 Personen. Zu jedem Paket kann der Kunden bis zu 2.000 Benutzeraccounts hinzubuchen. Die monatlichen Kosten steigen dann entsprechend an.

Auch die selbstgehostete Version bietet Steinbeis in drei Paketen an. Die Konditionen sind identisch, nur beim Preis handelt es sich um eine einmalige Zahlung für die Lizenz und nicht, wie bei der Cloud-Version, um eine Miete. Außerdem kann der Kunde den Service in diesem Fall 30 Tage lang testen.

Hilfe und Support9,5

Auf der Webseite verspricht Steinbeis einen „legendären Support“ und spielt dabei auf die mehr als 10jährige Erfahrung an, auf die das Unternehmen zurückblicken kann.

Die klassischen Kontaktoptionen wie E-Mail, Hotline und Kontaktformular finden Nutzer schnell im Supportbereich auf der Webseite. Dort ist auch klar kommuniziert, dass das Service-Team werktags zu üblichen Geschäftszeiten erreichbar ist. Nur ein Live-Chat-Support ist nicht vorhanden.

Zahlende Kunden, die sich für das Professional- oder das Enterprise-Paket entschieden haben, erhalten Premium-Support mit einem persönlichen Ansprechpartner sowie Hilfe bei der individuellen Konfiguration des Programms (nur Enterprise).

Online-Hilfen für Allegra

Mehrere Online-Hilfen finden Nutzer unter dem Menüpunkt „Kundenservice“ auf der Webseite. Wer nach Handbüchern, Video-Tutorials sowie Erweiterungen (Plugins) zu Allegra sucht, wird unter „Ressourcen“ fündig. Alle Kontaktdaten sowie Kontaktformulare für Anfragen zur Installation, Konfiguration oder Programmfehler befinden sich übersichtlich unter „Service“. Schließlich betreibt Steinbeis einen Blog, auf dem die Experten seit Januar 2018 regelmäßig Tipps zum Projektmanagement geben.

Laut Angaben des Unternehmens soll es auch Social-Media-Profile geben. Auf der Webseite zum Programm ist jedoch nichts verlinkt. Den Hersteller Steinbeis findet man hingegen schnell auf Twitter, Facebook, YouTube, Vimeo und Xing.

Abgesehen von einem Live-Chat kann das Support-Angebot zu Allegra überzeugen.

Zusammenfassung

Allegra ist eine gut strukturierte Projektmanagement-Software, die zahlreiche Tools mitbringt, um Projektteams von kleinen und großen Unternehmen bei der Erreichung ihrer Ziele zu unterstützen. Verschiedene Ansichtslayouts, Übersichten, Planungstools und Kommentarfunktionen gehören unter anderem zur Ausstattung. Weiterhin punktet die Software durch mehrere individuelle Anpassungsmöglichkeiten.

Trotz intuitiver Bedienungselemente brauchen Einsteiger eine Einarbeitungszeit, ehe sie mit dem immensen Funktionsumfang vertraut sind. Das gilt vor allem für Projektmanager, die gesamte Vorhaben überblicken und steuern müssen. Hier ist das vielfältige Supportangebot, das Online-Handbücher, Video-Tutorials und direkten Service umfasst, eine große Hilfe.