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Bewertung
8,46
Pro
  • Sehr viele Funktionen
  • Nicht nur für Projektmanagement geeignet
  • Individuell konfigurierbar
  • Umfangreicher Support
  • Zugriff kann vom Projektmanager zugeteilt werden
Kontra
  • Schwerer Einstieg
  • Für schlichte To-Do-Liste zu kompliziert
FAZIT

In Sachen Funktionsvielfalt und Konfigurierbarkeit ist Allegra kaum zu schlagen. Die Software kann so viel, dass sie neben Projektmanagement auch für andere Einsatzzwecke geeignet ist. Eine klare Empfehlung für Nutzer, die sich die Zeit nehmen, den Umgang mit der Software zu erlernen.

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Bewertungskriterien
Software & Konditionen
Aufgabenmanagement
Zeitmanagement
Kommunikation & Zusammenarbeit
Bedienkomfort
Apps & Integration
Hilfe & Support

Allegra Test

Software & Konditionen5,84

Allegra ist eine Projekt- und Aufgabenmanagement-Software des Technologieberaters Steinbeis. Diese gibt es in zwei Ausführungen: entweder als Desktop-App mit einem firmeninternen Server oder als Cloud-App, die im Webbrowser läuft. Für die Desktop-App kann die Lizenz einmalig gekauft werden, wohingegen die Cloud-App ein Monatsabo voraussetzt. Dieser Test bezieht sich ausschließlich auf die Cloud-Version von Allegra.

Die Software kann in drei Versionen abonniert werden: Standard, Professional und Enterprise. Mit einem steigenden Abopreis nimmt auch die Funktionsvielfalt der Projektmanagement-Software (PMS) zu.

Allegra Standard deckt die meisten Funktionen ab, die ein Nutzer bei einer PMS erwartet, wie Aufgabenverwaltung und verschiedene Ansichten. Der Abopreis beginnt bei zehn Euro monatlich für ein bis fünf Benutzeraccounts und reicht bis hin zu 3.000 Euro im Monat für 2.000 Benutzer.

Allegra Professional erlaubt eine tiefere Verschachtelung von Projekten. Somit ist diese Version für komplexe Projekte und große Unternehmen gut geeignet. Außerdem ist eine hierarchische Darstellung von Vorgängen möglich. Professional-Kunden erhalten bei Allegra schnellen und direkten Premium-Support. Der Preis beginnt bei 90 Euro monatlich für ein bis zehn Benutzer. Bei bis zu 2.000 Benutzeraccounts kostet das Monatsabo 3.500 Euro.

Allegra Enterprise ist die umfangreichste Version. Sie ist für Kunden gedacht, die hohe Anforderungen haben und die PMS bis zur Grenze ihrer Funktionalität nutzen werden. Eine der wichtigsten Funktionen, die bei Enterprise dazukommen, ist das Projektmanagement mit Gantt-Diagrammen. Ein bis fünf Benutzer können Enterprise für 150 Euro im Monat verwenden. Für bis zu 2.000 Benutzeraccounts kostet Allegra Enterprise 5.000 Euro monatlich.

Aufgabenmanagement10,00

Allegra ist eine PMS, die sich durch zahlreiche Funktionen und eine detaillierte Konfigurierbarkeit auszeichnet. Schlicht: Die Software kann so gut wie alles und lässt sich bis ins kleinste Detail an die Bedürfnisse des Nutzers anpassen. Somit eignet sich Allegra neben dem Projekt- und Aufgabenmanagement auch für das Ressource-Management, Produkt-Support oder Qualitätsmanagement.

Aufgaben heißen bei Allegra Vorgänge. Im Prinzip ist alles, was im System unternommen wird, ein Vorgang. Zum Beispiel kann ein Vorgang eine zu erledigende Aufgabe sein, ein zu behebender Fehler oder eine E-Mail. Wie diese in der Software erscheinen und wie damit interagiert wird, hängt von der Ansichtsart ab, die der Nutzer verwendet. Flache Listen, hierarchische Darstellung, Kanban und Gantt-Diagramme sind einige möglichen Arten diese Vorgänge darzustellen. So kann sich der Projektleiter entscheiden, welche Ansicht zu einem Vorgangstyp passt. Alle Vorgänge per Kanban-Ansicht zu steuern, wird bei hunderten von Vorgängen schnell unübersichtlich. So entscheidet sich der Projektleiter für eine hierarchische Darstellung, wenn er sich einen Überblick verschaffen möchte, und für Kanban, wenn er seine eigenen Aufgaben verwaltet. Daher kann mit der Software je nach Projekt oder Aufgabe sowohl traditionelles als auch agiles Projektmanagement betrieben werden. Die Funktionen des Programms gehen also weit über die Funktion einer einfachen To-Do-Liste hinaus.

Der Projektmanager ist außerdem in der Lage, Aufgaben zu delegieren, indem er Rollen zuweist. Er entscheidet also, ob ein Nutzer einen Vorgang bearbeiten oder überhaupt einsehen kann. Gäste-Accounts haben von vornherein einen begrenzten Zugang.

Zeitmanagement10,00

Allegra verfügt über Kalender mit einer Wochen- und Monatsansicht. Diese können mit externen Kalender-Apps verknüpft werden. Es ist möglich, für jeden Vorgang in Allegra eine URL zu erstellen, die in den persönlichen Kalender verlinkt werden kann. Nutzer von Microsoft Outlook haben noch mehr Möglichkeiten, sie können E-Mails per Drag-and-drop in den Allegra-Kalender ziehen und diese als Vorgänge speichern.

Neben dem traditionellen Kalender bietet Allegra – wie die meisten PMS – auch ein Gantt-Diagramm. Es kann in Tagen, Wochen, Monaten und Quartalen eingestellt werden. Außerdem ist es möglich, jeden Balken, der einen Vorgang darstellt, beliebig zu verschieben.

Ebenso ist es möglich, die Zeit für das Bearbeiten von Vorgängen zu erfassen. Der Nutzer kann die Zeiterfassung wie eine Stechuhr verwenden. So weiß er, wie lange an einer Aufgabe gearbeitet wurde und kann gegebenenfalls dem Kunden eine Rechnung mit genauer Zeitangabe ausstellen.

Kommunikation & Zusammenarbeit8,00

Allegra erlaubt es Nutzern, miteinander zu kommunizieren. Durch die Kommentar-Funktion und den „Like-Button“ können sie Vorgänge kommentieren und bewerten. Dabei müssen sie nicht befürchten, dass sie einen Vorgang beeinflussen, der ihnen nicht zusteht. Der Projektmanager gibt nämlich jedem manuell die Vorgänge frei, die er bearbeiten oder einsehen darf.

Eine eigene Chat-Funktion hat die PMS nicht. Allerdings ist es möglich, Slack in den Dienst zu integrieren. E-Mails können ebenfalls eingebunden werden.

Bedienkomfort4,83

Die größte Stärke der Software ist gleichzeitig ihr größtes Manko. Ihre zahlreichen Funktionen machen Allegra sehr komplex. Für einen Einsteiger ohne Vorwissen stellt dies eine gewisse Hürde dar. Andererseits ist sie aus demselben Grund optimal für professionelle Nutzer, die sich eine funktionsreiche PMS wünschen und bereit sind, sich mit dem Programm auseinanderzusetzen. Für Nutzer, die nicht viel mehr als eine To-Do-Liste benötigen, ist Allegra jedoch nicht zu empfehlen. Dafür ist der notwendige Lernaufwand zu hoch.

Per Hamburger-Menü kann einfach zwischen Aufgabenmanagement, Scrum, Projektmanagement oder der Programm-Verwaltung gewechselt werden. Durch das Cockpit verschafft sich der Nutzer einen Überblick über die laufenden Aufgaben und Projekte. Ihr Verlauf wird in unterschiedlichen Formaten dargestellt, beispielsweise als Kalender, Ampel-Diagramm oder Meilenstein-Trendanalyse. Im Programm heißen sie Kacheln. Für jedes Projekt kann sich der Nutzer die Kacheln aussuchen, mit denen er sein Cockpit gestalten möchte. Im Cockpit kann er außerdem den Aktivitätenstrom verfolgen. Nicht zuletzt verfügt Allegra über eine Benachrichtigungsglocke, die Nutzer über neu erstellte Aufgaben und Veränderungen informiert.

Apps & Integration8,58

Allegra gibt es als Desktop- und Cloud-App, wobei wir uns nur mit Letzterer beschäftigen. Die Cloud-App kann mit einem Rechner oder Smartphone im Browser benutzt werden. Auch für Android und iOS gibt es eine Version. Außerdem können externe Dateien wie zum Beispiel Excel-Tabellen den Vorgängen beigefügt werden. So erspart sich der Nutzer das Hin- und Herschicken per E-Mail.

Eine Programmierschnittstelle oder API (Application Programming Interface) gibt es ebenfalls. Diese wird als REST-API (Representational State Transfer) ausgeführt. Eine Zapier-Integration fehlt jedoch. Zapier ist ein Web-Service, der verschiedene Apps miteinander verknüpft. Laut Hersteller ist diese zwar schon vorhanden, muss aber erst von Zapier freigegeben werden (Januar 2021).

Hilfe & Support7,14

In Sachen Support ist Allegra umfangreich. Die Hauptfunktionen und deren Bedienung werden im Allegra Benutzerhandbuch beschrieben, welches auf der Webseite frei zugänglich ist. In der Software selbst kann eine kürzere Version des Benutzerhandbuchs geöffnet werden, die Allegra kurz und knapp vorstellt. Außerdem gibt es Onscreen-Tipps, welche die ausgewählte Funktion mit wenigen Worten erklären. Manche Funktionsbereiche werden auch in Videos vorgestellt. Diese sind leicht auf YouTube zu finden und sind sogar innerhalb der Software verlinkt.

Neben den integrierten Support-Funktionen bietet Allegra auch einen personalisierten Support. Dieser Support ist bei Enterprise am umfangreichsten. So können Nutzer das Support-Team per E-Mail und Telefon erreichen oder auf der Webseite ein Ticket erstellen. Nach der Terminvereinbarung wird sogar ein Webinar angeboten. Das Webinar dient der Einführung in die Grundfunktionen der Software. Der Seminarleiter ist hilfreich und beantwortet überdies Fragen außerhalb der Grundfunktionen.

Zusammenfassung8,46

In Sachen Funktionsvielfalt ist Allegra kaum zu schlagen. Dadurch kommt die Software neben dem Projekt- und Aufgabenmanagement auch in anderen Bereichen zum Einsatz. Allerdings kann die PMS nicht nur viel, sondern bei ihr ist auch alles bis ins kleinste Detail konfigurierbar. Das Programm passt sich somit den Vorlieben und Bedürfnissen des Nutzers an.

Für einige Nutzer kann Allegra aber zu komplex sein. Das Programm funktioniert zwar auch als To-Do-Liste oder als Kalender, dafür ist die Einarbeitung für einige zu aufwendig. Die hohe Einstiegshürde kompensiert Allegra mit einem umfangreichen Support-Angebot. Wer sich die Zeit nimmt, sich mit der Software ausführlich auseinanderzusetzen, dem steht ein sehr vielseitiges, wandlungsfähiges und umfangreiches Werkzeug zur Verfügung.