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Die DAM-Lösung von AdmiralCloud überzeugt mit ihrer Nutzerfreundlichkeit, zahlreichen Filter- sowie Suchoptionen und vielen praktischen Features wie dem einfachen Zuschneiden von Videos. Damit ermöglicht es das Tool zum Beispiel Marketing- und Presseabteilungen, ihre Medien komfortabel zentral zu verwalten und ansprechend ihren Kunden zu präsentieren.
Die Firmengeschichte der heutigen Digital-Asset-Management-Plattform AdmiralCloud begann vor rund 20 Jahren mit der Bewegtbildagentur mmpro, einer international agierenden Filmproduktion mit Sitz in Berlin. Drehteams, die sich über die ganze Welt verteilen, arbeiten eng zusammen und benötigen dafür ein gutes System zur Organisation sowie zum Austausch ihrer Dateien. Vorhandene DAM-Lösungen enthielten nicht den gewünschten Funktionsumfang.
Die Lösung: Ein eigens erstelltes DAM-System, das exakt an die Ansprüche und Bedürfnisse angepasst wurde. Vor ungefähr vier Jahren setzte das Unternehmen die Plattform basierend auf den aktuellen Technologien noch einmal komplett neu auf. Daraus entstand schließlich das Tool, das Kunden heute als AdmiralCloud zur Verfügung steht und stetig weiterentwickelt wird. Anfang des Jahres 2021 ging AdmiralCloud mit einer neuen Version an den Start, die einige innovative Features und Verbesserungen bereithält. Diese betreffen vor allem mehr Möglichkeiten bei Statistiken und Metadaten, die Konnektivität sowie die IT-Sicherheit. Besonderen Wert legt der Anbieter außerdem auf ein ansprechendes User-Interface-Design und Schnelligkeit.
AdmiralCloud ist eine moderne DAM-Plattform, die mit zahlreichen Features zu überzeugen weiß und Unternehmen die Verwaltung ihrer Medien erleichtert. Ursprünglich konzentrierte sich AdmiralCloud auf das Verwalten von Bildern und Videos, mittlerweile arbeitet das Tool auch mit Dokumenten und Audio-Dateien. Letztere Optionen müssen Nutzer allerdings hinzubuchen, während Bilder und Videos in allen Leistungspaketen standardmäßig enthalten sind.
Zu den Basisfunktionen des Tools zählen:
Die Funktion Easy Cut soll es jedem ermöglichen, Videos zu schneiden. Unkompliziert werden Start- sowie Endzeitpunkt bestimmt und Kapitel eingefügt. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Untertitel einzubinden.Beispielsweise kann eine Marketing-Abteilung ihre Medien zentral in AdmiralCloud verwalten und dort gegebenenfalls bearbeiten beziehungsweise in die benötigten Formate umwandeln. Anschließend kann sie das Endprodukt ansprechend aufbereitet als digitales Medienportfolio an Kunden oder Partner versenden. Bilder lassen sich unter anderem in die passenden Formate für Instagram, Twitter und Facebook sowie Websites umwandeln.
Nutzer können mit AdmiralCloud für ihre Medien Download- und Weblinks generieren. Download-Links eignen sich zum Beispiel, um externen Mitarbeitern Medien in bestimmten Formaten bereitzustellen, Weblinks lassen sich direkt in Websites einbinden. Bei beiden Optionen legen Nutzer die Gültigkeitsdauer der Links fest. Download-Links können sie zusätzlich mit einem Passwort vor unerwünschten Zugriffen sichern.
Darüber hinaus verfügt AdmiralCloud über ein umfangreiches Bildrechte-Management, das individuell an den Kunden anpassbar ist. Nutzer ordnen ihren in AdmiralCloud gespeicherten Bildern die erworbenen Rechte und Lizenzen zu. Diese lassen sich dann zum Beispiel als kleine Flagge neben jedem Asset in der Gesamtübersicht anzeigen. Ebenfalls sehr praktisch: Das DAM-System lässt sich mit Adobe Stock verknüpfen. Dort erworbene Bilder können dann mit den zugehörigen Lizenzen automatisch in AdmiralCloud übertragen werden.
Zur Verwaltung ihrer Medien stehen AdmiralCloud-Anwendern diverse Möglichkeiten zum Suchen, Filtern und Sortieren bereit. Das Herzstück der DAM-Lösung ist das Tagging-System. Nutzer versehen ihre Medien mit passenden Tags und können so gezielt danach suchen. Sehr praktisch: Dank Bild- und Texterkennungsfunktionen fügt AdmiralCloud beim Hochladen von Medien selbstständig passende Tags hinzu. Das funktionierte in unserem Test problemlos. Beispielsweise erhielt ein von uns hochgeladenes Bild mit einer Englischen Bulldogge auf einer Wiese zusätzlich zu „Im Freien“, „Tier“ und „Tierwelt“ die Tags „Hund“, „Haustier“, „Bulldog“, „Boden“ und „Säugetier“. Sollte einmal ein unpassender Tag dabei sein, wie in unserem Fall „Eckzahn“, löschen Nutzer ihn einfach mit einem Mausklick. Ebenso unkompliziert lassen sich Tags nachträglich manuell hinzufügen.
Neben einem Suchfeld inklusive Volltextsuche gibt es eine erweiterte Suche, deren Parameter Nutzer auch speichern können. Über das Suchfeld durchsuchen sie ihre Medienbibliothek mit Tags, Bestandteilen des Titels sowie anderen Metadaten wie dem Fotografen, dem Produktionsland oder der Helligkeit. Metadaten liest das Tool beim Upload aus; Nutzer können sie manuell ergänzen oder bearbeiten. Mit dem praktischen Multitool wählen sie beliebig viele Medien aus und können sie zeitgleich bearbeiten.
Mit der neuen Version erhielten die Metadaten einen neuen Unterbau, mit dem die Organisation noch einfacher und individualisierbarer wird. Unter anderem haben Nutzer die Option, Formulare selbst zu editieren, eigens definierte Subtypes anzulegen und externe Datenbanken anzubinden. Zudem können sie pro Eingabefeld eine Autocomplete-Funktion aktivieren. Somit lassen sich die Metadaten-Formulare sehr spezifisch anpassen.
Suchergebnisse zeigt AdmiralCloud nach Relevanz an, wobei der Titel die höchste Wichtigkeit hat. Filtern lassen sich die Medien unter anderem nach ihren Tags, dem Produktionsjahr, dem Erstellungsdatum sowie der Lizenz. Vor allem für Designer ist die Möglichkeit praktisch, Bilder und Videos gezielt nach einem Farbton zu suchen.
In puncto Konnektivität hebt sich AdmiralCloud von der Konkurrenz ab. Während viele DAM-Programme zu diesem Zweck mit Plug-ins arbeiten, lassen sich bei AdmiralCloud diverse Systeme oder Programme über die API-Schnittstelle anbinden und nutzen. Dadurch bleibt das Tool so offen wie möglich und beschränkt Nutzer nicht auf Zusatzprogramme spezifischer Hersteller wie Microsoft oder Adobe.
Ab dem Leistungspaket Medium können AdmiralCloud-Kunden Statistik-Features hinzubuchen, die mit der neuen Version stark ausgebaut wurden und ihnen helfen, ihre Assets zu optimieren. Beispielsweise lassen sich zu Videos die Aufruf- und Abspielzahlen sowie Abbruchzeiten auswerten und anzeigen. Ebenso gibt es Auswertungen zu Untertiteln. Auf diese Weise erkennen Unternehmen zum Beispiel, welche Untertitel tatsächlich genutzt werden. Die gesammelten Daten sind unter anderem als Excel-Report downloadbar.
Ein innovatives Zusatz-Feature, das AdmiralCloud-Kunden ebenfalls ab dem Leistungspaket Medium optional hinzubuchen, ist der sogenannte Smart Cropper. Er erkennt automatisch wesentliche Ausschnitte eines Bildes und wählt diese für Zuschnitte aus. Auf diese Weise passen Nutzer ihre Bilder schnell und einfach etwa für die mobile Version ihrer Website an, ohne sie manuell zuschneiden zu müssen. Hierbei stehen ihnen jegliche Auflösungen und Seitenverhältnisse zur Wahl.
Mit der neuen Version erweitert AdmiralCloud außerdem die Optionen der Mediatheken. Diese gibt es nun in drei Varianten:
Es handelt sich dabei um eine einfach erstellbare Galerie zur Veröffentlichung von Medien, die Unternehmen an ihr Corporate Design anpassen können. Zu den Basic-Funktionen zählen verschiedene Filteroptionen. So lassen sich die Medien nach Kategorien und Tags sortieren. Über ein Suchfeld sind einzelne Assets leicht auffindbar. Mit der Pro-Version gibt es zusätzlich beispielsweise die Möglichkeit eines Warenkorbs.
Wer sich für eine DAM-Lösung von interessiert, vereinbart mit dem Anbieter eine Einführung via Demo. Dabei lernen Interessierte das Programm kennen und besprechen ihre individuellen Wünsche sowie benötigte Funktionen. Darauf aufbauend erstellt der Anbieter ihnen ihre AdmiralCloud-Version, die sie vier Wochen lang kostenlos testen können. Wir erhielten für unseren Test von AdmiralCloud einen Testzugang, über den wir uns das DAM-Tool genau ansehen und damit auch die Nutzeroberfläche und die Bedienbarkeit beurteilen konnten.
AdmiralCloud-Nutzer wählen sich über eine Login-Seite mit ihrer E-Mail-Adresse und einem selbstgewählten Passwort in ihr DAM-System ein. Hierbei fiel uns positiv auf, dass das Passwort auf seine Sicherheit überprüft wird. Für die Erstellung eines sicheren Passworts steht Anwendern außerdem unter den Login-Feldern ein Passwortgenerator bereit.
Insgesamt ist die Benutzeroberfläche von AdmiralCloud sehr ansprechend und übersichtlich strukturiert. Es gibt weder verschachtelte Menüs noch unverständliche Symbole. Sollten einige Symbole doch unverständlich sein, verrät eine praktische Mouseover-Funktion, was sich dahinter verbirgt. Mit der klaren Struktur und der intuitiven Bedienung ist AdmiralCloud ideal für Einsteiger ohne Erfahrung mit DAM-Systemen.
Eine Besonderheit, mit der sich AdmiralCloud von der Konkurrenz abhebt, ist die fehlende typische Ordnerstruktur, die vor allem von Windows bekannt ist. Stattdessen finden User alle im Tool gespeicherten Medien in einer Übersicht. Das bedeutet allerdings nicht, dass bei AdmiralCloud keine Ordnung herrscht.
Die Organisation der Assets erfolgt über diverse Such-, Filter- und Sortieroptionen sowie Tags. Medien, die sie immer griffbereit haben möchten, fügen Nutzer per Klick auf ein Herzsymbol zu ihren Favoriten hinzu. Auf diese Weise besteht keine Gefahr, Assets in falschen Ordnern abzulegen oder sich in einem zu verzweigten Netz aus Verzeichnissen zu verheddern – eine nutzerfreundliche und erfrischende Alternative zu weit verzweigten Ordnerstrukturen, die für viele Nutzer aber zunächst eine Umstellung bedeutet.
AdmiralCloud ist darauf ausgerichtet, die Arbeit mit Medien zu vereinfachen. Hierzu zählt auch die Zusammenarbeit von Personen unterschiedlicher Nationalitäten. Diese vereinfacht das System mit seiner Multilingualität. Das Programm beherrscht also mehrere Sprachen, zum Beispiel Deutsch, Englisch und Spanisch. Lädt nun zum Beispiel ein spanisch sprechender Fotograf Bilder für seinen Auftraggeber in das DAM-Tool und versieht sie mit spanischen Tags, übersetzt AdmiralCloud die Tags in die verfügbaren Sprachen. Auf diese Weise kann ein Mitarbeiter die Tags auf Deutsch eingeben und findet damit die Bilder.
Der Medien-Upload erfolgt über eine von drei Optionen:
Dateien von ihrem PC laden Nutzer entweder über den Auswahl-Button oder per Drag-and-drop in das DAM-Tool. Für Externe, zum Beispiel Fotografen, können Nutzer eine sogenannte Dropsite generieren, auf der sie diese Medien in das DAM-Portal laden. Bereits beim Upload erkennt das System auch Duplikate und markiert diese. Das Löschen muss manuell erfolgen. Sorge über unerwünscht gelöschte Duplikate müssen Anwender also nicht haben. Darüber hinaus können sie in der neuen Version mit der Suchfunktion gezielt nach Duplikaten filtern.
Der Upload geht selbst bei großen Datenmengen schnell vonstatten und läuft immer im Hintergrund. Nutzer müssen folglich nicht warten, sondern können parallel in AdmiralCloud weiterarbeiten.
Mit der neuen Version von AdmiralCloud können Anwender weitere Upload-Optionen hinzubuchen beziehungsweise nutzen. Zum einen lässt sich die AdmiralCloud-File-Synchronisation, kurz ACFS, über die API-Schnittstelle an das DAM-System anbinden. Dabei handelt es sich um ein kleines Programm, das Nutzer als Ordner auf ihrem Desktop sehen. In diesem können sie auch mit ihrer eigenen Ordnerstruktur arbeiten sowie Assets mit wenigen Klicks bearbeiten und ihrem DAM-Portal hinzufügen.
Mit der zweiten neuen Upload-Option wird AdmiralCloud mobil: Eine Upload-App für iOS- und Android-Smartphones, die aktuell in der Beta-Version verfügbar ist, ermöglicht das Hochladen von Assets von überall aus. Ähnlich wie zum Beispiel mit dem Nachrichtendienst WhatsApp teilen Nutzer damit Dateien von ihrem Smartphone aus der Galerie mit ihrem DAM-Portal. Besonders praktisch: Hinsichtlich der Dateigröße gibt es seitens der Upload-App von AdmiralCloud keine Begrenzung.
In seinen Anfängen konzentrierte sich AdmiralCloud auf Enterprise-Lösungen. Seit rund einem Jahr bietet die Agentur auch für mittelständische und kleine Firmen passende DAM-Systeme an. Damit eignet sich das Tool für Unternehmen jeder Größe, die Medien mit der Öffentlichkeit teilen und sich die damit verbundenen Prozesse erleichtern möchten. Dank seiner Multilingualität ist AdmiralCloud außerdem ideal für internationale Unternehmen.
Aktuell ist AdmiralCloud in vier verschiedenen Paketen erhältlich, die sich an unterschiedlich große Betriebe richten. Mit der neuen Version verschwindet das kostenlose FreeDAM-Paket, das Nutzern bisher für 24 Monate zur Verfügung stand, aus dem Portfolio.
| Leistungspaket | Basic | Medium | Large | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Monatliche Kosten | 250 Euro | 450 Euro | 990 Euro | Ab 1.500 Euro |
| Speicherplatz | 250 GB | 500 GB | 1 TB | Individuell |
| Traffic | 100 GB | 150 GB | 250 GB | Individuell |
| Anzahl User | 5 | 10 | 20 | Individuell |
| Anzahl Sicherheitsgruppen | 3 | 10 | 20 | Individuell |
| Zielgruppe | Einsteiger | Mittelstand | Big Player | Großunternehmen |
Kunden bezahlen ihre DAM-Lösung jährlich, alternativ ist eine monatliche Zahlung möglich. Die Mindestlaufzeit beträgt für alle DAM-Services jeweils zwölf Monate. Falls Kunden den Service nicht innerhalb einer Frist von einem Monat kündigen, verlängert er sich um weitere zwölf Monate. Ein Wechsel zu einem umfangreicheren Paket ist jederzeit möglich. Bei den Leistungspaketen Medium, Large und Enterprise sind die Konditionen individuell verhandelbar.
Interessenten finden auf der AdmiralCloud-Website eine transparente Übersicht über die verschiedenen Leistungspakete und die enthaltenen Features. Optional buchen Kunden zu ihrem Tarif Zusatzleistungen hinzu, wie etwa das Verwalten von Dokumenten und Audio-Dateien, die Audio-Bearbeitung, zusätzliche Sprachversionen, erweiterte Statistiken oder das Tool Smart Cropper.
Bei AdmiralCloud handelt es sich um eine cloudbasierte DAM-Lösung. Das Unternehmen arbeitet mit dem etablierten Cloudanbieter AWS zusammen und profitiert damit von einer sicheren Rechenzentrums- und Netzwerkarchitektur. Die Rechenzentren unterliegen höchsten Sicherheitsvorkehrungen und werden rund um die Uhr streng überwacht. Innerhalb des DAM-Systems verwenden sämtliche Infrastrukturen das sichere HTTPS-Protokoll.
Die Kontrolle über die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte erfolgt über ein Rechte-und-Rollen-System, das mit der neuen Version weiter ausgebaut wurde und damit eine noch spezifischere Einteilung ermöglicht. Wer die Rolle des „Administrators“ einnimmt, kann in den Einstellungen Sicherheitsgruppen definieren und Nutzern zuordnen. Beispielsweise lässt sich so zentral festlegen, welche Medien die Marketingabteilung sehen und bearbeiten kann. Dank des integrierten Lizenzmanagements haben Unternehmen mit AdmiralCloud alle Lizenzen und Bildrechte unter Kontrolle.
Unternehmen, die sich für eine AdmiralCloud-Lösung interessieren, wenden sich per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon an den Anbieter. Darüber hinaus finden sie auf der Website alle wichtigen Informationen zum Produkt und können sich bei Fragen an den Live-Chat wenden.
Bei der Nutzung der Plattform setzt AdmiralCloud auf eine intuitive Bedienung und Self-Learning. Dafür stellt der Anbieter mit der neuen Version noch mehr Material bereit. Über ihr DAM-System gelangen Nutzer zu einem umfangreichen Handbuch, das übersichtlich strukturiert alle Features erläutert. Dieses ist in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Einen guten Überblick über die DAM-Lösung bieten außerdem die zahlreichen Video-Tutorials, zu denen Nutzer ebenfalls über ihr Tool gelangen. Zudem ist in allen Leistungspaketen der Support per E-Mail enthalten. Telefonische Hilfestellung gibt es hingegen erst ab AdmiralCloud Medium.
Die DAM-Lösung von AdmiralCloud überzeugte in unserem Test mit ihrem beeindruckenden Funktionsumfang, einem ansprechenden User-Interface-Design und einer hohen Nutzerfreundlichkeit. Anstelle eines Ordnersystems sortieren User sämtliche Medien basierend auf Tags, Rechten und Sicherheitsstufen. Zahlreiche Filter- und Suchoptionen inklusive Volltextsuche machen das Auffinden einzelner Dateien zum Kinderspiel. Darüber hinaus ermöglicht das Zusatzprogramm ACFS das Arbeiten mit einer individuellen Ordnerstruktur.
Praktische Features wie das automatische Tagging und Zuschneiden von Bildern mittels Bilderkennung, das einfache und schnelle Erstellen professioneller Pressepräsentationen oder Galerien und das Generieren von Weblinks helfen Unternehmen jeder Größe und diverser Branchen, ihren Workflow zu verbessern. Sie können damit auf einer Plattform ihre Medien bearbeiten, sie in diversen Formaten zur Verfügung stellen und ansprechend präsentieren. Die ausgebauten Statistiken unterstützen Kunden dabei, ihre Assets zu optimieren.
AdmiralCloud-Kunden wählen aus fünf festen Paketen, die sie jederzeit erweitern und um individuell zubuchbare Features ergänzen können. Mit auf der Website einsehbaren Preisen für die verschiedenen Pakete hebt sich AdmiralCloud zusätzlich positiv von der Konkurrenz ab.
