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Die DAM-Lösung von AdmiralCloud überzeugt mit ihrer Nutzerfreundlichkeit, zahlreichen Filter- sowie Suchoptionen und vielen praktischen Features. Damit ermöglicht es das Tool zum Beispiel Marketing- und Presseabteilungen, ihre Medien komfortabel zentral zu verwalten und ihren KundInnen ansprechend zu präsentieren. Mit dem Fokus auf Projekte und Features zur Workflow-Verbesserung macht sich AdmiralCloud außerdem für Agenturen und Bildungseinrichtungen interessant.
Die Firmengeschichte der heutigen Digital-Asset-Management-Plattform AdmiralCloud begann vor rund 20 Jahren mit der Bewegtbildagentur mmpro, einer international agierenden Filmproduktion mit Sitz in Berlin. Drehteams, die sich über die ganze Welt verteilen, arbeiten eng zusammen und benötigen dafür ein gutes System zur Organisation sowie zum Austausch ihrer Dateien. Vorhandene DAM-Lösungen enthielten nicht den gewünschten Funktionsumfang. Die Lösung: ein eigens erstelltes DAM-System, das exakt an die Ansprüche und Bedürfnisse angepasst wurde. Daraus entwickelte sich nach und nach das Tool, das KundInnen heute als AdmiralCloud zur Verfügung steht. Besonderen Wert legt der Anbieter auf ein ansprechendes, aufgeräumtes UserInnen-Interface-Design und Schnelligkeit.
Die aktuelle Version brachte AdmiralCloud Anfang des Jahres 2023 heraus. Wie bereits die Vorgängerversion hält sie einige innovative Features und Verbesserungen bereit. Unter anderem sind zusätzliche Möglichkeiten für Statistiken und Metadaten an Board. Neu ist außerdem der Fokus auf Projekte, die Workflows abbilden und dabei helfen, diese zu verbessern.
Die besten DAM im Vergleich
AdmiralCloud ist eine moderne DAM-Plattform, die mit zahlreichen Features zu überzeugen weiß und Unternehmen die Verwaltung ihrer Medien erleichtert. Ursprünglich konzentrierte sie sich auf das Verwalten von Bildern und Videos, mittlerweile arbeitet AdmiralCloud auch mit Dokumenten und Audio-Dateien. Letztere Optionen müssen Nutzende allerdings hinzubuchen, während Bilder und Videos in allen Leistungspaketen standardmäßig enthalten sind.
Zu den Basisfunktionen des Tools zählen:
Beispielsweise kann eine Marketing-Abteilung ihre Medien zentral in AdmiralCloud verwalten und dort gegebenenfalls bearbeiten beziehungsweise in die benötigten Formate umwandeln. Anschließend kann sie das Endprodukt ansprechend aufbereitet als digitales Medienportfolio an KundInnen oder PartnerInnen versenden. Bilder lassen sich unter anderem in die passenden Formate für Instagram, Twitter und Facebook sowie Websites umwandeln.
Die Funktion Easy Cut soll es allen ermöglichen, Videos zu schneiden. Unkompliziert werden Start- sowie Endzeitpunkt bestimmt und Kapitel eingefügt. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Untertitel einzubinden. Für Bilder gibt es den Cropper, ein kleines Programm, das in die AdmiralCloud integriert ist und dazu dient, dort hinterlegte Bilder mit wenigen Klicks zuzuschneiden. NutzerInnen können ihre Bilder mit dem Cropper entweder frei zuschneiden oder aus festgelegten Formaten wählen. Die erstellten Zuschnitte lassen sich im Anschluss direkt aus AdmiralCloud teilen oder herunterladen.
In der aktuellen Version von AdmiralCloud gibt es eine Besonderheit: die sogenannte Magic- oder auch Edit-Funktion. Dabei handelt es sich um ein kleines, zusätzliches Tool, das es ermöglicht, Medien direkt aus AdmiralCloud heraus in sämtlichen denkbaren Programmen wie Adobe-, Microsoft- oder Open-Source-Software zu öffnen und zu bearbeiten. Die bearbeitete Version der Assets wird direkt in AdmiralCloud abgespeichert. Mit der Edit-Funktion wird die Bearbeitung von Medien also besonders komfortabel – bisher ein Alleinstellungsmerkmal von AdmiralCloud.
AnwenderInnen können mit AdmiralCloud für ihre Medien Download- und Weblinks generieren. Download-Links eignen sich zum Beispiel, um externen MitarbeiterInnen Medien in bestimmten Formaten bereitzustellen; Weblinks lassen sich direkt in Websites einbinden. Bei beiden Optionen legen Nutzende die Gültigkeitsdauer der Links fest.
Darüber hinaus verfügt AdmiralCloud über ein umfangreiches Bildrechte-Management, das individuell an KundInnen anpassbar ist. NutzerInnen ordnen ihren in AdmiralCloud gespeicherten Bildern die erworbenen Rechte und Lizenzen zu. Diese lassen sich dann als farbige Balken innerhalb der Asset-Vorschau anzeigen. Verschiedene Lizenzvorlagen legen NutzerInnen in den Lizenzeinstellungen an.
Zur Verwaltung ihrer Medien werden AdmiralCloud-AnwenderInnen diverse Möglichkeiten zum Suchen, Filtern und Sortieren bereitgestellt. Unter anderem versehen sie ihre Medien mit passenden Tags und können so gezielt danach suchen. Sehr praktisch: Dank Bild- und Texterkennungsfunktionen fügt AdmiralCloud beim Hochladen von Medien selbstständig passende Tags hinzu. Das funktionierte in unserem Test problemlos. Beispielsweise erhielt ein von uns hochgeladenes Bild mit einer Englischen Bulldogge auf einer Wiese unter anderem die Tags „Hund“, „Haustier“, „Bulldog“, „Gras“ und „Grün“. Sollte einmal ein unpassender Tag dabei sein, wie in unserem Fall „Eckzahn“, löschen Nutzende ihn einfach mit einem Mausklick. Ebenso unkompliziert lassen sich Tags nachträglich manuell hinzufügen.
Metadaten liest das Tool beim Upload aus; Nutzende können sie manuell ergänzen oder bearbeiten. Mit dem praktischen Multitool wählen sie beliebig viele Medien aus und können sie zeitgleich bearbeiten.
In der neuen AdmiralCloud-Version wurde das Metadaten-Management weiter ausgebaut. Mehr Einstellungsmöglichkeiten erlauben es unter anderem, individuelle Metadaten-Blöcke zu erstellen sowie eigens definierte Sub-Types anzulegen und zu Assets hinzuzufügen. Besonders hilfreich: Fehlen einem Asset erforderliche Eintragungen, gibt es eine Erinnerung durch den Metadaten-Checker.
Über das Suchfeld inklusive Volltextsuche durchsuchen NutzerInnen ihre Medienbibliothek mit Tags, Bestandteilen des Titels sowie anderen Metadaten wie dem Fotografen beziehungsweise der Fotografin, dem Produktionsland oder der Helligkeit. In der neuen AdmiralCloud-Version ist die Suche etwas weicher gestaltet als zuvor. Das bedeutet, dass sowohl nach dem gesamten eingegeben Begriff als auch nach einzelnen Bestandteilen gesucht wird. Geben AnwenderInnen zum Beispiel „AdmiralCloud“ ein, erhalten sie zusätzlich zu AdmiralCloud-Medien auch Bildmaterial mit Wolken. Die Suche erzielt also mehr Ergebnisse. Ist das nicht erwünscht, wechseln Sie einfach per Mausklick auf die Zielscheibe rechts neben dem Feld zur fokussierten Suche, die ausschließlich exakte Übereinstimmungen anzeigt. Zusätzlich zum allgemeinen Suchfeld gibt es eine erweiterte Suche mit verschiedenen Parametern.
Suchergebnisse zeigt AdmiralCloud nach Relevanz an, wobei der Titel die höchste Wichtigkeit hat. Filtern lassen sich die Medien unter anderem nach ihren Tags, dem Produktionsjahr, dem Erstellungsdatum sowie der Lizenz. Vor allem für DesignerInnen ist die Möglichkeit praktisch, Medien gezielt nach einem Farbton zu durchsuchen.
Mit AdmiralCloud können Nutzende ihre Assets nicht nur in den als PressAreas bezeichneten Medienportfolios präsentieren, sondern alternativ auch in Mediatheken. Diese gibt es in drei Varianten:
Es handelt sich dabei um einfach erstellbare Galerien zur Veröffentlichung von Medien, die Unternehmen an ihr Corporate Design anpassen können. Zu den Basic-Funktionen zählen verschiedene Filteroptionen. Mit der Pro-Version gibt es zusätzlich beispielsweise die Möglichkeit eines Warenkorbs.
In puncto Konnektivität hebt sich AdmiralCloud von der Konkurrenz ab. Während viele DAM-Programme zu diesem Zweck mit Plug-ins arbeiten, lassen sich bei AdmiralCloud diverse Systeme oder Programme über die API-Schnittstelle anbinden und nutzen. Dadurch bleibt das Tool so offen wie möglich und beschränkt NutzerInnen nicht auf Zusatzprogramme spezifischer Hersteller wie Microsoft oder Adobe.
Ab dem Leistungspaket Medium können AdmiralCloud-KundInnen Statistik-Features hinzubuchen, die ihnen helfen, ihre Assets zu optimieren. Damit lassen sich zu Videos die Aufruf- und Abspielzahlen sowie Abbruchzeiten auswerten, anzeigen und vergleichen. Ebenso gibt es Auswertungen zu Untertiteln. Auf diese Weise erkennen Unternehmen zum Beispiel, welche Untertitel tatsächlich genutzt werden. Die gesammelten Daten sind unter anderem als Excel-Report downloadbar.
Eine weitere Neuerung von AdmiralCloud ist der Fokus auf Projekte, der einige Features zur Verbesserung des Workflows bereithält. Ein Projekt besteht aus mehreren Medien, die sich einfach hinzufügen lassen, und markiert den Start eines Workflows. Nutzende können ihre Projekte mit Anmerkungen für Mitarbeitende versehen, die daraufhin eine Benachrichtigung erhalten. Auf diese Weise lassen sich Zusammenarbeit und Organisation vereinfachen.
Wer sich für eine DAM-Lösung von interessiert, vereinbart mit dem Anbieter eine Einführung via Demo. Dabei lernen Interessierte das Programm kennen und besprechen ihre individuellen Wünsche sowie benötigte Funktionen. Darauf aufbauend erstellt der Anbieter ihnen ihre AdmiralCloud-Version, die sie 30 Tage lang kostenlos testen können. Wir erhielten für unseren Test von AdmiralCloud einen Testzugang, über den wir uns das DAM-Tool genau ansehen und damit auch die Nutzeroberfläche und die Bedienbarkeit beurteilen konnten.
AdmiralCloud-NutzerInnen wählen sich über eine Log-in-Seite mit ihrer E-Mail-Adresse und einem selbstgewählten Passwort in ihr DAM-System ein. Hierbei fiel uns positiv auf, dass das Passwort auf seine Sicherheit überprüft wird. Für die Erstellung eines sicheren Passworts steht AnwenderInnen außerdem unter den Log-in-Feldern ein Passwortgenerator zur Verfügung.
Der Welcome-Screen beinhaltet ein Preview-Fenster mit allen Neuigkeiten. Die einzelnen Elemente lassen sich aus der Preview heraus anklicken, sodass Nutzende über ihren Welcome-Screen direkt zu ihren Arbeiten gelangen.
In der aktuellen Version hat AdmiralCloud die Benutzeroberfläche überarbeitet und noch aufgeräumter gestaltet als in der Vorgänger-Variante. Insgesamt ist sie sehr ansprechend und übersichtlich strukturiert. Es gibt weder verschachtelte Menüs noch unverständliche Symbole. Sollten einige Symbole dennoch nicht selbsterklärend sein, verrät eine praktische Mouseover-Funktion, was sich dahinter verbirgt. Mit der klaren Struktur und der intuitiven Bedienung ist AdmiralCloud ideal für EinsteigerInnen ohne Erfahrung mit DAM-Systemen.
Alle in AdmiralCloud gespeicherten Assets finden UserInnen in der „Übersicht“. Medien, die sie immer griffbereit haben möchten, fügen NutzerInnen per Klick auf das Herzsymbol zu ihren Favoriten hinzu. Über „Upload“ gelangen sie zu den Upload-Optionen, ihre Workflows strukturieren und überblicken sie unter „Projekte“ und in „Einstellungen“ finden sie unter anderem ihre Lizenzvorlagen.
Eine Besonderheit, mit der sich AdmiralCloud bislang von der Konkurrenz abhob, ist die fehlende typische Ordnerstruktur. Stattdessen organisierten UserInnen ihre Assets ausschließlich über diverse Such-, Filter- und Sortieroptionen sowie Tags. Die neue AdmiralCloud-Version ermöglicht zusätzlich die Arbeit mit Inhaltsordnern, die über die Gruppeneinstellungen für Abteilungen oder Fachbereiche angelegt werden. Unternehmen, die an eine Ordnerstruktur gewöhnt sind und damit weiterarbeiten möchten, müssen sich mit AdmiralCloud also nicht mehr umgewöhnen oder auf etwas verzichten.
AdmiralCloud ist darauf ausgerichtet, die Arbeit mit Medien zu vereinfachen. Hierzu zählt auch die Zusammenarbeit von Personen unterschiedlicher Nationalitäten. Diese vereinfacht das System mit seiner Multilingualität. Das Programm beherrscht also mehrere Sprachen, unter anderem Deutsch, Englisch und Spanisch. Lädt nun zum Beispiel ein Spanisch sprechender Fotograf beziehungsweise eine Spanisch sprechende Fotografin Bilder für seine oder ihre AuftraggeberInnen in das DAM-Tool und versieht sie mit spanischen Tags, übersetzt AdmiralCloud die Tags in die verfügbaren Sprachen. Auf diese Weise können Mitarbeitende die Tags auf Deutsch eingeben und finden damit die Bilder.
Der Medien-Upload erfolgt über eine von drei Optionen:
Dateien von ihrem PC laden NutzerInnen entweder über den Auswahl-Button oder per Drag-and-drop in das DAM-Tool. Für Externe, zum Beispiel FotografInnen, können sie eine sogenannte Dropsite generieren, auf der sie diese Medien in das DAM-Portal laden. Bereits beim Upload erkennt das System auch Duplikate und markiert diese. Das Löschen muss manuell erfolgen. Sorge über unerwünscht gelöschte Duplikate müssen AnwenderInnen also nicht haben. Darüber hinaus können sie mit der Suchfunktion gezielt nach Duplikaten filtern.
Der Upload geht selbst bei großen Datenmengen schnell vonstatten und läuft immer im Hintergrund. NutzerInnen müssen folglich nicht warten, sondern können parallel in AdmiralCloud weiterarbeiten.
Mobiler Upload per App
Zusätzlich zu den Upload-Optionen auf der DAM-Plattform gibt es eine Upload-App für iOS- und Android-Smartphones, die aktuell in der Beta-Version verfügbar ist. Sie ermöglicht das Hochladen von Assets von überall aus.
In seinen Anfängen konzentrierte sich AdmiralCloud auf Enterprise-Lösungen. Mittlerweile bietet die Agentur auch für mittelständische und kleine Firmen passende DAM-Systeme an. Damit eignet sich das Tool für Unternehmen jeder Größe, die Medien mit der Öffentlichkeit teilen und sich die damit verbundenen Prozesse erleichtern möchten. Dank seiner Multilingualität ist AdmiralCloud außerdem ideal für internationale Unternehmen. Die neuen Features zur Workflow-Strukturierung machen die Plattform zusätzlich für Bildungseinrichtungen und Agenturen interessant.
Aktuell ist AdmiralCloud in vier verschiedenen Paketen erhältlich, die sich an Unternehmen mit unterschiedlich komplexen Strukturen richten:
| Leistungspaket | Basic | Medium | Large | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Monatliche Kosten | 149 Euro | 450 Euro | 990 Euro | Ab 1.500 Euro |
| Speicherplatz | 250 GB | 500 GB | 1 TB | Individuell |
| Mindestlaufzeit | 24 Monate | 12 Monate | 12 Monate | 12 Monate |
| Traffic | 100 GB | 150 GB | 250 GB | Individuell |
| Anzahl User | 3 | 10 | 20 | Individuell |
| Anzahl Sicherheitsgruppen | 3 | 10 | 20 | Individuell |
| Zielgruppe | Unternehmen mit einfachen Strukturen | Unternehmen mit verzweigten Strukturen | Unternehmen mit komplexen Strukturen | Unternehmen mit individuellen Ansprüchen |
KundInnen bezahlen die DAM-Lösung jährlich oder alternativ monatlich. Ein Wechsel zu einem umfangreicheren Paket ist jederzeit möglich. Bei den Leistungspaketen Medium, Large und Enterprise sind die Konditionen individuell verhandelbar.
Interessierte finden auf der AdmiralCloud-Website eine transparente Übersicht über die verschiedenen Leistungspakete und die enthaltenen Features. Optional buchen KundInnen zu ihrem Tarif Zusatzleistungen hinzu, wie etwa das Verwalten von Dokumenten und Audio-Dateien, die Audio-Bearbeitung, zusätzliche Sprachversionen, erweiterte Statistiken oder die Magic-Funktion.
Bei AdmiralCloud handelt es sich um eine cloudbasierte DAM-Lösung. Das Unternehmen arbeitet mit dem etablierten Cloudanbieter AWS zusammen und profitiert damit von einer sicheren Rechenzentrums- und Netzwerkarchitektur. Die Rechenzentren unterliegen höchsten Sicherheitsvorkehrungen und werden rund um die Uhr streng überwacht. Innerhalb des DAM-Systems verwenden sämtliche Infrastrukturen das sichere HTTPS-Protokoll.
Die Kontrolle über die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte erfolgt über ein Rechte-und-Rollen-System, das eine spezifische Einteilung ermöglicht. Wer die Rolle des „Administrators“ einnimmt, kann in den Einstellungen Sicherheitsgruppen definieren und NutzerInnen zuordnen. Beispielsweise lässt sich so zentral festlegen, welche Medien die Marketingabteilung sehen und bearbeiten kann. Dank des integrierten Lizenzmanagements haben Unternehmen mit AdmiralCloud alle Lizenzen und Bildrechte unter Kontrolle.
Unternehmen, die sich für eine AdmiralCloud-Lösung interessieren, wenden sich per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon an den Anbieter. Darüber hinaus finden sie auf der Website alle wichtigen Informationen zum Produkt und können sich bei Fragen an den Live-Chat wenden.
Bei der Nutzung der Plattform setzt AdmiralCloud auf eine intuitive Bedienung und Self-Learning. Dafür stellt der Anbieter umfangreiches Material bereit. Über ihr DAM-System gelangen NutzerInnen zu einem übersichtlich strukturierten Handbuch, das alle Features erläutert. Dieses ist in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Einen guten Überblick über die DAM-Lösung bieten außerdem die zahlreichen Video-Tutorials, zu denen NutzerInnen ebenfalls über ihr Tool gelangen. Zudem ist in allen Leistungspaketen der Support per E-Mail enthalten. Telefonische Hilfestellung gibt es hingegen erst ab AdmiralCloud Medium.
Die DAM-Lösung von AdmiralCloud überzeugte in unserem Test mit ihrem beeindruckenden Funktionsumfang, einem ansprechenden UserInnen-Interface-Design und einer hohen Nutzerfreundlichkeit. UserInnen sortieren sämtliche Medien basierend auf Tags, Rechten und Sicherheitsstufen. Zahlreiche Filter- und Suchoptionen inklusive Volltextsuche machen das Auffinden einzelner Dateien zum Kinderspiel. Bei Bedarf können AnwenderInnen in der neuen Version außerdem mit Inhaltsordnern, also ihrer gewohnten Ordnerstruktur arbeiten.
Praktische Features wie das automatische Tagging von Bildern mittels Bilderkennung, das Bündeln in Projekten, die Kommentarfunktion und das Generieren von Weblinks helfen Unternehmen jeder Größe und diverser Branchen, ihren Workflow zu verbessern. Sie können damit auf einer Plattform ihre Medien bearbeiten, sie in diversen Formaten zur Verfügung stellen und ansprechend präsentieren. Die ausgebauten Statistiken unterstützen KundInnen dabei, ihre Assets zu optimieren.
AdmiralCloud-KundInnen wählen aus vier festen Paketen, die sie jederzeit erweitern und um individuell zubuchbare Features ergänzen können. Mit auf der Website einsehbaren Preisen für die verschiedenen Pakete hebt sich AdmiralCloud zusätzlich positiv von der Konkurrenz ab.
