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4ALLPORTAL ist ein anwenderInnenfreundliches DAM-System, das NutzerInnen ganz individuell an ihre Wünsche und Anforderungen anpassen lassen können. Vor allem größere Unternehmen profitieren davon, dass die Lizenz nicht an eine NutzerInnenanzahl geknüpft ist.
Das Unternehmen 4ALLPORTAL GmbH bietet seit 2001 innovative Softwarelösungen, leistungsstarke IT-Komponenten und IT-Beratung an. Das Kernprodukt des Unternehmens, 4ALLPORTAL, hilft Unternehmen dabei, große Mengen digitaler Assets aus diversen Quellen zu organisieren, zu verwalten und zu sortieren, um damit ihre Workflows zu verbessern.
Das DAM-System 4ALLPORTAL gibt es in drei Varianten für verschiedene Unternehmensgrößen. Diese ergänzen KundInnen bei Bedarf um diverse Zusatzfeatures. Das Basispaket enthält alle wichtigen Funktionen, die ein gutes DAM-System braucht. Beispielsweise liest 4ALLPORTAL beim Dateiimport diverse Metadaten wie Dateityp, Urheber und Dateigröße aus. Die Massenverschlagwortung ermöglicht es, mehrere Assets gleichzeitig mit Metadaten und Schlagwörtern zu versehen beziehungsweise diese zu ändern. Außerdem können NutzerInnen zu jedem Asset Aufgaben und Notizen hinzufügen und so ihren Workflow verbessern.
Mit dem Sammlungsmodul fassen NutzerInnen Assets zu sogenannten Mediengruppen zusammen, etwa nach Thema oder Projekt sortiert. Im Warenkorb sammeln sie ebenfalls Assets, hier aber, um mehrere zeitgleich herunterzuladen, als Downloadpaket zu verschicken oder via eTicket zu teilen. Teilen können sie ihre Assets auch per Mausklick auf verschiedenen Social-Media-Portalen wie Facebook, Twitter und LinkedIn. Dank Verwendungshistorie wissen Unternehmen immer genau Bescheid, welches Asset wann und von wem verwendet wurde.
Darüber hinaus bringt 4ALLPORTAL Funktionen zur Bild- und Videobearbeitung mit. So lassen sich Videos direkt im DAM-System schneiden und komprimieren. Bilder können NutzerInnen mit 4ALLPORTAL einfach zuschneiden, drehen und spiegeln. Zudem passen sie die Auflösung an.
Die besten DAM im Vergleich
Für unseren Test stellte uns 4ALLPORTAL einen Testzugang zur Verfügung, mit dem wir die Basisfunktionen ausprobieren konnten, die alle einwandfrei funktionierten. Besonders gut gefielen uns die verschiedenen Suchoptionen. So gibt es eine globale Suche, mit der NutzerInnen ihr Portal nicht nur nach diversen Assets unterschiedlichen Formats, sondern auch nach Kontakten durchsuchen.
Mit der Volltextsuche finden sie dagegen Dokumente, indem sie darin enthaltene Wörter oder Sätze eingeben. Die übergreifende Suche dient dazu, die Asset-Datenbank anhand von Metadaten oder Schlüsselwörtern zu durchsuchen. Mit Einstellungsoptionen wie dem Dateityp oder dem Freigabestatus verfeinern Nutzer ihre Suche. Praktisch: Bei allen Suchoptionen werden NutzerInnen durch automatische Vervollständigungen bereits während der Eingabe des Suchbegriffs passende Ergebnisse vorgeschlagen.
Zusätzlich zum DAM-System gibt es von 4ALLPORTAL auch eine PIM-Lösung. Die Besonderheit gegenüber vielen anderen Anbietern: Beide Lösungen sind in eine Plattform integrierbar. Das ist für Unternehmen sehr komfortabel, da sie anstelle von zwei oder mehr verschiedenen Tools lediglich eines benötigen. Zudem verfügt 4ALLPORTAL über eine offene Programmierschnittstelle (REST-API), über die NutzerInnen andere Anwendungen wie WordPress, GoogleDrive oder Slack an ihr DAM-Tool anbinden.
4ALLPORTAL überzeugte im Test mit seiner übersichtlichen und angenehmen Nutzeroberfläche. Das Design der Nutzeroberfläche ist individualisierbar, sodass Unternehmen sie zum Beispiel in ihrem Corporate Design gestalten können. Prominent in der Mitte der Nutzeroberfläche befindet sich der sogenannte Leuchttisch, auf dem die Assets präsentiert werden, und am linken Rand die Suchtemplates. Darunter wird die Ordnerstruktur angezeigt, sodass NutzerInnen stets einen Überblick über den Speicherort der Assets haben.
Insgesamt fällt die Bedienung sehr intuitiv aus und alle Funktionen sind dank klarer Bezeichnungen und eindeutiger Icons problemlos auffindbar und verständlich. Zum Beispiel werden alle möglichen Aktionen in der Detailansicht eines Assets übersichtlich am rechten Rand angezeigt. Unter anderem erstellen NutzerInnen hier Versionen des Assets oder eine Übersicht als PDF und fügen das Asset zum Warenkorb hinzu. Zudem können sie alle zum Asset vorhandenen Informationen einsehen und neue hinzufügen. Zusätzlich werden am unteren Rand in einer kleinen Vorschauleiste die übrigen, sich im selben Ordner befindenden Medien angezeigt, was zur Übersichtlichkeit beiträgt. Zur Detailansicht wechseln Nutzer per Doppelklick auf das entsprechende Asset.
Neue Dateien importieren Nutzer entweder mit Mausklick auf das Upload-Symbol oder per Drag-and-drop. Sehr praktisch: Bei beiden Optionen legen sie vor dem Import fest, wo die Dateien ablegt werden, sodass keine Unordnung im System entsteht. Wir probierten im Test beide Import-Möglichkeiten aus, die problemlos, etwa ohne Abbruch des Uploads, funktionierten. Die Upload-Geschwindigkeit bewerten wir allerdings nicht, da unser Test-System auf einem anderen Server liegt als eine Kaufversion.
Mit seiner intuitiven Bedienung eignet sich 4ALLPORTAL optimal für EinsteigerInnen. Sehr hilfreich ist außerdem die ausführliche Dokumentation, die NutzerInnen Schritt für Schritt durch alle Features führt und zudem nützliche Tipps und Tricks enthält. Es gibt sie in deutscher und englischer Sprache. Zur Dokumentation gelangen NutzerInnen über das Feld „Hilfe“ im Menü unter ihrem Profil – nicht wirklich schwer zu finden, könnte aber noch etwas prominenter platziert sein.
Unternehmen, die sich für eine 4ALLPORTAL-Lösung interessieren, melden sich beim Anbieter und stellen in Beratungsgesprächen das passende DAM-System zusammen. Es wird also genau an ihre Ansprüche und Anforderungen angepasst. Damit eignet sich 4ALLPORTAL grundsätzlich für alle Unternehmen, die mit einer größeren Menge digitaler Assets arbeiten und sich die Arbeit vereinfachen möchten, zum Beispiel für das Marketing, den Vertrieb, das Produktmanagement sowie PR und Kommunikation.
Eine Besonderheit von 4ALLPORTAL ist das sogenannte Superflat-Modell, das unbegrenzte NutzerInnenprofile ermöglicht. Die NutzerInnenanzahl hat also keinen Einfluss auf die Kosten – egal, ob 10, 100, 1.000 oder mehr UserInnen mit dem Tool arbeiten. Das ist vor allem für große, aber auch schon für mittelständische und kleinere Unternehmen sowie Start-ups ein großer Vorteil gegenüber anderen DAM-Systemen. Stattdessen richten sich die Kosten nach der gewählten Lizenz, dem Funktionsumfang und der Speicherkapazität – ein sehr faires Preismodell.
InteressentInnen wählen zwischen drei Varianten:
Alle drei Versionen gibt es als vom Anbieter betriebene Cloud-Lösung sowie als On-Premises-Installation auf einem eigenen Server. Eine genaue Übersicht über die jeweils enthaltenen und hinzubuchbaren Features finden Interessierte auf der Website von 4ALLPORTAL. Die Preise müssen sie allerdings individuell anfragen, da sich die konkreten Kosten in den Beratungsgesprächen mit den KundInnen ergeben.
Eine über die Website zugängliche Testversion bietet 4ALLPORTAL nicht an. Interessierte haben jedoch die Möglichkeit, beim Anbieter eine kostenlose Demo anzufordern, bei der ihnen ein 4ALLPORTAL-MitarbeiterInnen das DAM-System vorführt und erklärt. Nach der Demo und einem Beratungsgespräch erhalten NutzerInnen ihre individualisierte Testversion. Die übliche Testdauer liegt bei vier Wochen, ist aber individuell anpassbar.
KundInnen wählen zwischen einer On-Prem-Version auf einem eigenen Server und der Nutzung über die Cloud als SaaS-Modell. Auch bei der Cloud-Variante brauchen 4ALLPORTAL-KundInnen keine Sicherheitsbedenken zu haben. Ihre Daten werden den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien folgend auf deutschen Servern in Bielefeld und Düsseldorf gespeichert. Um ihre Dateien zu sichern, führen NutzerInnen manuelle Back-ups durch.
Die Kontrolle darüber, wer Zugriff auf welche Dateien hat, liegt beim Administrator oder bei der Administratorin, die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte individuell für jeden Nutzer und jede Nutzerin einschränken können. Sie können außerdem die Passwort-Policy systemübergreifend konfigurieren. Zum Beispiel legen sie eine Mindestpasswortlänge, eine maximale Anzahl von Anmeldeversuchen bis zur Sperrung eines Nutzers oder einer Nutzerin und die Sperrzeit fest.
Informationen zu allen Angeboten von 4ALLPORTAL finden sich auf der übersichtlichen Anbieter-Website. Wer an einer 4ALLPORTAL-Lösung interessiert ist, vereinbart über ein Kontaktformular oder telefonisch einen kostenlosen Beratungstermin. Zudem finden sich auf der Website je ein Kontaktformular, um sich an den Vertrieb, den Support, die Marketing- und PR-Abteilung sowie HR zu wenden. KundInnen stehen für Fragen oder den Fall einer Störung ein 24/7-Support zur Verfügung. Darüber hinaus gibt es ein Community-Forum, in dem sich NutzerInnen über Funktionen und Programmeinstellungen informieren und austauschen können.
Mit 4ALLPORTAL erhalten KundInnen ein anwenderfreundliches, leistungsstarkes DAM-System, das sie ganz individuell an ihre Wünsche und Anforderungen anpassen können. Damit eignet es sich grundsätzlich für alle Unternehmen, die mit einer größeren Menge digitaler Medien arbeiten und diese besser und vor allem komfortabler organisieren möchten. Unternehmen, die zusätzlich ein PIM-System benötigen, können die passende 4ALLPORTAL-Lösung mit in ihr DAM-Tool integrieren und so zwei Tools auf einer Plattform nutzen. Darüber hinaus punktet 4ALLPORTAL mit einer hohen Datensicherheit und fairen Lizenzmodellen. Anders als bei den meisten Konkurrenten bezahlen Unternehmen hier nämlich nicht pro UserIn.
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