4ALLPORTAL

Lena Groeben 05/02/2020
4ALLPORTAL logo Zum Anbieter
Bewertung
9,28
Pro
  • Großer Funktionsumfang
  • Individuell an Unternehmensansprüche anpassbar
  • DAM und PIM in einem Tool
  • Kosten unabhängig von User-Anzahl
  • Intuitive Bedienung
Kontra
  • Preise nicht auf der Website einsehbar
  • „Hilfe“-Schaltfläche etwas versteckt
FAZIT

4ALLPORTAL ist ein anwenderfreundliches DAM-System, das Nutzer ganz individuell an ihre Wünsche und Anforderungen anpassen lassen können. Vor allem größere Unternehmen profitieren davon, dass die Lizenz nicht an eine Nutzeranzahl geknüpft ist.

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Bewertungskriterien
Funktionen
Benutzerfreundlichkeit
Zielgruppen & Konditionen
Datensicherheit & Service

4ALLPORTAL Test

Funktionen9,71

Das Unternehmen Cross Media bietet seit 2001 innovative Softwarelösungen, leistungsstarke IT-Komponenten und IT-Beratung an. Das Kernprodukt des Unternehmens, 4ALLPORTAL, hilft Unternehmen dabei, große Mengen digitaler Assets aus diversen Quellen zu organisieren, zu verwalten und zu sortieren, um damit ihre Workflows zu verbessern.

Alle wichtigen DAM-Funktionen und mehr

Das DAM-System 4ALLPORTAL gibt es als Basispaket, das Kunden bei Bedarf individuell an ihre Ansprüche anpassen lassen. Die Standardversion enthält alle wichtigen Funktionen, die ein gutes DAM-System braucht. Beispielsweise liest 4ALLPORTAL beim Dateiimport diverse Metadaten wie Dateityp, Urheber und Dateigröße aus. Die Massenverschlagwortung ermöglicht es, mehrere Assets gleichzeitig mit Metadaten und Schlagwörtern zu versehen beziehungsweise diese zu ändern. Außerdem können Nutzer zu jedem Asset Aufgaben und Notizen hinzufügen und so ihren Workflow verbessern.

Mit dem Sammlungsmodul fassen Nutzer Assets zu sogenannten Mediengruppen zusammen, etwa nach Thema oder Projekt sortiert. Mit der Warenkorbfunktion können sie Assets ebenfalls sammeln, hier aber, um sie gesammelt herunterzuladen, als Downloadpaket zu verschicken oder via eTicket zu teilen. Teilen können sie ihre Assets auch per Mausklick auf verschiedenen Social-Media-Portalen wie Facebook, Twitter und LinkedIn. Dank Verwendungshistorie wissen Unternehmen immer genau Bescheid, welches Asset wann und von wem verwendet wurde.

Darüber hinaus bringt 4ALLPORTAL unter anderem Funktionen zur Videobearbeitung mit, mit denen Nutzer ihre Videos zum Beispiel schneiden und komprimieren. Funktionen zur Bildbearbeitung gibt es aktuell (Januar 2020) noch nicht, sollen aber bald folgen.

Die Funktionen im Praxistest

Für unseren Test stellte uns 4ALLPORTAL einen Testzugang zur Verfügung, mit dem wir die Basisfunktionen ausprobieren konnten, die alle einwandfrei funktionierten. Besonders gut gefielen uns die verschiedenen Suchoptionen. So gibt es eine globale Suche, mit der Nutzer ihr Portal nicht nur nach diversen Assets unterschiedlichen Formats, sondern auch nach Kontakten durchsuchen.

Mit der Volltextsuche finden sie dagegen Dokumente, indem sie darin enthaltene Wörter oder Sätze eingeben. Die übergreifende Suche dient dazu, die Asset-Datenbank anhand von Metadaten oder Schlüsselwörtern zu durchsuchen. Mit Einstellungsoptionen wie dem Dateityp oder dem Freigabestatus verfeinern Nutzer ihre Suche. Praktisch: Bei allen Suchoptionen werden Nutzern durch automatische Vervollständigungen bereits während der Eingabe des Suchbegriffs passende Ergebnisse vorgeschlagen.

DAM und PIM in einem Tool

Zusätzlich zum DAM-System gibt es von 4ALLPORTAL auch eine PIM-Lösung. Die Besonderheit gegenüber vielen anderen Anbietern: Beide Lösungen sind in eine Plattform integrierbar. Das ist für Unternehmen sehr komfortabel, da sie anstelle von zwei oder mehr verschiedenen Tools lediglich eines benötigen. Zudem verfügt 4ALLPORTAL über eine offene Programmierschnittstelle (REST-API), über die Nutzer andere Anwendungen wie WordPress, GoogleDrive oder Slack an ihr DAM-Tool anbinden.

Benutzerfreundlichkeit9,45

4ALLPORTAL überzeugte im Test mit seiner übersichtlichen und angenehmen Nutzeroberfläche. Das Design der Nutzeroberfläche ist individualisierbar, sodass Unternehmen sie zum Beispiel in ihrem Corporate Design gestalten können. Prominent in der Mitte der Nutzeroberfläche befindet sich der sogenannte Leuchttisch, auf dem die Assets präsentiert werden, und am linken Rand die Suchtemplates. Darunter wird die Ordnerstruktur angezeigt, sodass der Nutzer stets einen Überblick über den Speicherort der Assets hat.

Insgesamt fällt die Bedienung sehr intuitiv aus und alle Funktionen sind dank eindeutiger Icons problemlos auffindbar und verständlich. Zum Beispiel werden alle möglichen Aktionen in der Detailansicht eines Assets übersichtlich am rechten Rand angezeigt. Unter anderem erstellen Nutzer hier Versionen des Assets oder eine Übersicht als PDF und fügen das Asset zum Warenkorb hinzu. Zudem können sie alle zum Asset vorhandenen Informationen einsehen und neue hinzufügen. Zusätzlich werden am unteren Rand in einer kleinen Vorschauleiste die übrigen, sich im selben Ordner befindenden Medien angezeigt, was zur Übersichtlichkeit beiträgt. Zur Detailansicht wechseln Nutzer per Doppelklick auf das entsprechende Asset. Lediglich Infotexte bei einem Mouseover über ein Icon, die Einsteigern die Arbeit mit dem Tool noch einfacher machen, fehlen uns.

Geordneter Datei-Import

Neue Dateien importieren Nutzer entweder mit Mausklick auf das Upload-Symbol oder per Drag-and-drop. Sehr praktisch: Bei beiden Optionen legen sie vor dem Import fest, wo die Dateien ablegt werden, sodass keine Unordnung im System entsteht. Wir probierten im Test beide Import-Möglichkeiten aus, die problemlos, etwa ohne Abbruch des Uploads, funktionierten. Die Upload-Geschwindigkeit bewerten wir allerdings nicht, da unser Test-System auf einem anderen Server liegt als eine Kaufversion.

Optimal für Einsteiger

Mit seiner intuitiven Bedienung eignet sich 4ALLPORTAL optimal für Einsteiger. Sehr hilfreich ist außerdem die ausführliche Dokumentation, die Nutzer Schritt für Schritt durch alle Features führt und zudem nützliche Tipps und Tricks enthält. Es gibt sie in deutscher und englischer Sprache. Zur Dokumentation gelangen Nutzer über das Feld „Hilfe“ im Menü unter ihrem Nutzerprofil – nicht wirklich schwer zu finden, könnte aber noch etwas prominenter platziert sein.

Zielgruppen & Konditionen8,29

Unternehmen, die sich für eine 4ALLPORTAL-Lösung interessieren, melden sich beim Anbieter und stellen in Beratungsgesprächen das passende DAM-System zusammen. Es wird also genau an ihre Ansprüche und Anforderungen angepasst. Damit eignet sich 4ALLPORTAL grundsätzlich für alle Unternehmen, die mit einer größeren Menge digitaler Assets arbeiten und sich die Arbeit vereinfachen möchten, zum Beispiel für das Marketing, den Vertrieb, das Produktmanagement sowie PR und Kommunikation.

Kosten unabhängig von Nutzerzahl

Eine Besonderheit von 4ALLPORTAL ist das sogenannte Superflat-Modell, das unbegrenzte Nutzerprofile ermöglicht. Die Nutzeranzahl hat also keinen Einfluss auf die Kosten – egal, ob 10, 100, 1.000 oder mehr User mit dem Tool arbeiten. Das ist vor allem für große, aber auch schon für mittelständische und kleinere Unternehmen sowie Start-Ups ein großer Vorteil gegenüber anderen DAM-Systemen. Stattdessen richten sich die Kosten nach der gewählten Lizenz, dem Funktionsumfang und der Speicherkapazität – ein sehr faires Preismodell. In puncto Lizenz wählen Nutzer zwischen drei Varianten:

  • Professional: ein System auf einem Server installiert (eigener Server oder Cloud)
  • Enterprise: fünf Installationsmöglichkeiten
  • ASP: diverse Installationen

Dabei richtet sich die Professional-Version an mittelständische Unternehmen, während sich die Varianten Enterprise und ASP für große Unternehmen eignen, die auf eine Hochverfügbarkeit ihres Systems angewiesen sind.

Wie bei den meisten DAM-Anbietern veröffentlicht auch 4ALLPORTAL keine Preisübersicht auf seiner Website, sodass Interessierte sich keinen schnellen Überblick verschaffen können. Die konkreten Kosten ergeben sich in den Beratungsgesprächen mit den Kunden. Ebenso fehlt eine über die Website zugängliche Testversion. Allerdings haben Interessierte die Möglichkeit, beim Anbieter eine kostenlose Demo anzufordern, bei der ihnen ein 4ALLPORTAL-Mitarbeiter das DAM-System vorführt und erklärt. Nach der Demo und einem Beratungsgespräch erhalten Nutzer ihre individualisierte Testversion. Die übliche Testdauer liegt bei vier Wochen, ist aber individuell anpassbar.

Datensicherheit & Service9,38

Unternehmen, die sich für die Enterprise- oder die ASP-Version entscheiden, installieren ihr DAM-System auf eigenen Servern. Kunden der Professional-Variante wählen zwischen einer On-Prem-Version auf einem eigenen Server und der Nutzung über die Cloud als SaaS-Modell. Auch bei der Cloud-Variante brauchen 4ALLPORTAL-Kunden keine Sicherheitsbedenken zu haben. Ihre Daten werden den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien folgend auf deutschen Servern in Bielefeld und Düsseldorf gespeichert. Um ihre Dateien zu sichern, führen Nutzer manuelle Backups durch.

Die Kontrolle darüber, wer Zugriff auf welche Dateien hat, liegt beim Administrator, der die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte individuell für jeden Nutzer einschränken kann. Der Administrator kann außerdem die Passwort-Policy systemübergreifend konfigurieren. Zum Beispiel legt er eine Mindestpasswortlänge, eine maximale Anzahl von Anmeldeversuchen bis zur Sperrung eines Nutzers und die Sperrzeit fest.

Kostenlose Beratung und 24/7-Support

Wer an einer 4ALLPORTAL-Lösung interessiert ist, vereinbart über ein Kontaktformular auf der Anbieter-Website oder telefonisch einen kostenlosen Beratungstermin. Zudem finden sich auf der Website je ein Kontaktformular, um sich an den Vertrieb, den Support, die Marketing- und PR-Abteilung sowie HR zu wenden. Kunden steht für Fragen oder den Fall einer Störung ein 24/7-Support zur Verfügung.

Zusammenfassung9,28

Mit 4ALLPORTAL erhalten Kunden ein anwenderfreundliches, leistungsstarkes DAM-System, dass sie ganz individuell an ihre Wünsche und Anforderungen anpassen können. Damit eignet es sich grundsätzlich für alle Unternehmen, die mit einer größeren Menge digitaler Medien arbeiten und diese besser und vor allem komfortabler organisieren möchten. Unternehmen, die zusätzlich ein PIM-System benötigen, können die passende 4ALLPORTAL-Lösung mit in ihr DAM-Tool integrieren und so zwei Tools auf einer Plattform nutzen. Darüber hinaus punktet 4ALLPORTAL mit einer hohen Datensicherheit und fairen Lizenzmodellen. Anders als bei den meisten Konkurrenten bezahlen Unternehmen hier nämlich nicht pro User.