Partys schnell und effektiv organisieren

verkleidete Gruppe Frauen

Um die engsten Freunde für einen netten Abend einzuladen, braucht es nicht mehr, als einen Termin und einen etwas größeren Einkauf. Auch wenn die Planung manchmal Zeit in Anspruch nimmt, ist sie für den Gastgeber doch meistens ohne weitere Hilfsmittel zu bewältigen. Was aber ist zu tun, wenn die zu bewirtende Gesellschaft aus einer größeren Gruppe besteht oder mehrere Veranstaltungen kurz nacheinander anstehen?

Wofür benötige ich Partyplaner?

Online-Tools für die Planung einer Party unterstützen den Gastgeber bei seinen Aufgaben, indem sie bei der Benachrichtigung der Gäste, Kaufplanung von Essen und Getränken sowie dem Einhalten von Terminen helfen.

Für die Party-Planung im Internet gibt es verschiedene Anbieter – mit eigenen Möglichkeiten, Stärken und Schwächen. Zu den Besten, welche am Anschluss kurz vorgestellt werden, gehören:

  • Bring a Bottle
  • wer bringt was
  • mitbringen.net

Online Partyplaner: Worauf muss ich achten?

Partyplaner liefern keine Party-Utensilien, sondern stellen dem Nutzer ihre Funktionen zur Verfügung. Es kommt bei der Wahl auf leichte Bedienbarkeit und Übersichtlichkeit der Seite an. Ein ansprechendes Design macht die Nutzung angenehmer und langfristig Freude. Umfangreiche Funktionen erleichtern die Planung und erinnern an Details, die dem Veranstalter vorher vielleicht nicht in den Sinn kamen. Darüber hinaus sind wichtig:

  • Mailfunktion für die automatische Einladung von Gästen
  • Möglichkeit, Listen anzulegen
  • Unterstützung und Hilfe
Cocktails
Wenn Speisen und Getränke übrig bleiben ist das zwar ärgerlich, schlimmer ist es aber, wenn sie während der Feier fehlen.

Die Mailfunktion

Es genügt nicht, als Gastgeber online die Party zu planen, ohne die Gäste daran zu beteiligen. Es ist sinnvoll, Listen mit den Namen der eingeladenen Gäste sowie den geplanten Getränken und Speisen anzulegen und – falls gewünscht – Spiele zu überlegen. Die Gäste als wichtigste Beteiligte möchten von diesen Plänen in Kenntnis gesetzt werden. Das geschieht am einfachsten per E-Mail, da sie nichts kostet und schnell ist. Außerdem ist es so für den Veranstalter möglich, zu überwachen, an wen er eine Einladung verschickt hat und wer sich daraufhin bei ihm gemeldet hat. Ein guter Partyplaner sollte eine entsprechende Funktion bieten und bei dieser über den Funktionsumfang eines herkömmlichen E-Mail-Programms hinausgehen – etwa durch besondere Übersichtlichkeit oder leichtere Bestätigung der Einladung für die Gäste.

Listen anlegen

Eine zentrale Funktion bei einem Partyplaner ist die Möglichkeit, eine Liste anzulegen. Eine Liste dient im Zusammenhang mit einer Party unterschiedlichen Zwecken. Der Gastgeber listet dort die Gäste auf und kann notieren, wer kommt, wer abgesagt und wer sich nicht gemeldet hat. Eine Liste hält fest, welche und wie viele Speisen und Getränke bei der Party vorhanden sind. Bei manchen Gelegenheiten ist es von Bedeutung, eine Sitzordnung festzulegen. Besonders für Geburtstags- oder Hochzeitspartys sind Listen für Geschenke ein zentraler Aspekt, der auch für die Gäste wichtig ist. Ein Partyplaner stellt die Option bereit, Listen für verschiedene Zwecke anzulegen und zu verwalten.

Buffet
Der Online Partyplaner sollte die Planung von Feiern aus verschiedenen Anlässen ermöglichen.

Je nach Art der Party werden anderes Zubehör, Speisen und Getränke benötigt. Ein großer Vorteil sind Planer, die die individuelle Planung von Hochzeiten, Kindergeburtstagen oder Trauerfeiern ermöglichen.

Unterstützung und Hilfe

Mittlerweile sind Partyplaner ausgereift und wurden nach und nach an die Bedürfnisse der User angepasst. Für unerfahrene Nutzer entsteht das Bedürfnis, sich einen schnellen Überblick über den Umfang der Funktionen der Seite zu verschaffen. Kompliziertere Werkzeuge müssen erklärt werden, damit der Benutzer sie richtig und vollständig einsetzt. Deshalb hat ein empfehlenswerter Anbieter eine umfassende und übersichtliche Hilfefunktion, die die Seite näher erläutert. Wünschenswert sind beschreibende Inhalte, die über die Funktion der Seite hinausgehen. Wer seine erste Party plant, freut sich über einen allgemeinen Überblick, der ihm sagt, auf welche Aspekte Gäste bei einer Party achten. Nur wenn er weiß, was von ihm als Gastgeber erwartet wird, kann er einen Partyplaner richtig nutzen. Wie bei anderen Webseiten mit einem Angebot aus dem Dienstleistungssegment erwartet ein Nutzer von einem Partyplaner die Möglichkeit, mit einem Support Kontakt aufzunehmen. Sollte die Hilfefunktion der Seite nicht ausreichen, kann er hier weitere Unterstützung einholen.

Checkliste
Mit Checklisten vergisst der Gastgeber nie wieder etwas.

Bring a Bottle

Wenn die Planung eines Urlaubs ansteht, der mit vielen Freunden gemeinsam verbracht werden soll, bietet der Partyplaner Bring a Bottle wertvolle Hilfestellungen. Dies ist aber nicht der einzige Anlass, denn eine große Party oder aber ein gemeinsamer Brunch kann mit Bring a Bottle ebenso geplant werden. An dieser Stelle zeigen wir aber die Möglichkeiten anhand der Urlaubsplanung. Der Urlauber nimmt die Planung in die Hand und geht auf die Homepage von Bring a Bottle.

Dort legt er in Sekundenschnelle das Ereignis an und erstellt eine Liste mit jenen Utensilien, die den Freunden am Urlaubsort die gemeinsame Zeit versüßen sollen.

Bring a Bottle Logo
Mit Bring a Bottle eine Party planen.

Diese Dinge erscheinen in einer Liste und werden von den Mitreisenden, die per Mausklick hinzugefügt werden, abgehakt. Auf diese Weise behalten alle die Übersicht und es bringen nicht drei Urlauber dieselben Dinge mit und andere werden vergessen. Der Planer erhält auf Wunsch immer eine Information von Bring a Bottle, wenn ein Mitreisender die Reise bestätigt hat. Zudem hat dieser auch den Überblick, wer welche wesentlichen Dinge mitnimmt, oder was er doch lieber selbst mitnehmen sollte. Mit diesem Online-Planer wird auch ein Urlaub mit vielen Freunden nicht zum Fiasko, da jeder Mitreisende genau weiß, was noch mitgenommen werden soll, wie er sich am sinnvollsten beteiligen kann  und wie die allgemeinen Planungen aussehen.

Wer bringt was

Das nächste Gartenfest will geplant werden und mit der Liste des Party Planers wer bringt was wird auch definitiv keine Sache mehr vergessen. Bestimmt ist es jedem Planer eines Festes schon passiert, dass die Gäste alle denselben Salat mitgebracht haben und andere Dinge nicht vorhanden waren. Damit das nicht mehr passiert gibt es eine Online-Umfrage von wer bringt was, die den Gästen eine Übersicht zur Verfügung stellt, was für das Gartenfest noch mitzubringen ist. So sind in diesem Portal immer alle Dinge auf dem neuesten Stand und jede eingeladene Person kann sehen, was schon mitgebracht wird und was noch fehlt.

Wer bringt was Logo
"Wer bringt was" mit?

Dadurch sind alle Gäste aufgerufen sich auch notfalls untereinander abzustimmen, damit letztlich auch alle Speisen am Tag des Gartenfestes zur Verfügung stehen. Der Gastgeber muss nur den erhaltenen Code und die Webseite von wer bringt was den Gästen in einer Einladung mitteilen, und schon können diese die Wunschliste mit Leben füllen. Auf diese Weise hat der Planer des Festes den perfekten Überblick über die Anzahl der Gäste und Speisen und kann ggf. noch ein wenig nachjustieren, falls dies erforderlich wird.

mitbringen.net

Die Planung der nächsten Party kann problemlos mit dem Online-Partyplaner mitbringen.net in Angriff genommen werden. Selbst einen unerfahrenen PC-Anwender nimmt die Seite mitbringen.net an die Hand und berät ihn entweder durch den persönlichen Assistenten Shogu oder mittels eines Tutorial-Videos. Dann kann die Erstellung auch schon beginnen und nach dem eindrucksvollen Namen für die nächste Party können auch schon die unterschiedlichsten Dinge eingetragen werden, die von den Gästen mitgebracht werden sollen.

mitbringen-net Logo
mitbringen.net organisiert Listen für die Gäste.

Dazu kann die Anzahl der verschiedenen Produkte hinterlegt werden, denn verschiedene Arten von Salaten sorgen auch für die notwendige Abwechslung. Schnell werden noch die entsprechenden Gäste eingeladen und die Planungen für die Party stehen. Bei der Einladung der Gäste gibt es eine Besonderheit. Hier können auch Freunde von Facebook oder Twitter hinzugefügt werden und es muss nicht immer die komplette E-Mail-Adresse und der Name hinterlegt werden, was natürlich ebenso möglich ist. Die Gäste können die Einladung annehmen oder ablehnen und sind im Fall der Teilnahme natürlich aufgefordert, etwas zur Party beizusteuern. Welche Dinge noch fehlen, können alle Teilnehmer problemlos anhand der Liste auf mitbringen.net einsehen.