Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?

Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?

Wenn sich im Regal die Aktenordner mit unterschiedlichsten Dokumenten, Rechnungen und Nachweisen füllen, fragt sich so mancher: Brauche ich das eigentlich noch? Nur die wenigsten dieser abgehefteten Dokumente holt man je wieder hervor. Doch was müssen Sie auch nach Jahrzenten noch aufbewahren und was können Sie zeitnah entsorgen?

Lebenslang aufbewahren, was das Leben dokumentiert

Geburts- und Heiratsurkunde werden selten gebraucht, allenfalls zur Beantragung eines Ausweises oder des Kindergeldes, für den Rentenantrag oder die Eheschließung. Sie sind die wichtigsten Dokumente zur Verifizierung der eigenen Person, daher sollten Sie sie lebenslang sorgfältig und geschützt aufbewahren. Zudem müssen Sie immer im Original vorgelegt werden. Sollten Sie diese Urkunden einmal verlieren oder verlegen, müssen Sie sie beim Standesamt, das sie ursprünglich ausgestellt hat, neu beantragen. Dafür wird meist eine niedrige zweistellige Gebühr fällig.

Ebenfalls ein Leben lang müssen Scheidungsbeschlüsse, Sterbeurkunden von Angehörigen sowie Erbscheine aufbewahrt werden. Auch nach Jahren können noch Ansprüche entstehen oder gültig gemacht werden, daher ist eine gründliche Nachvollziehbarkeit des persönlichen Werdegangs immer wichtig. Selbst Schulzeugnisse ab dem 16. Lebensjahr sowie Abschlusszeugnisse sind noch Jahrzehnte später zur Berechnung des Rentenanspruchs relevant. Um allen rechtlichen Unannehmlichkeiten und Eventualitäten vorzubeugen, sollten Sie sogar ärztliche Gutachten sowie Nachweise über Wohneigentum bis zu Ihrem Tod behalten.

Bis zum Renteneintritt

Unterlagen, die den beruflichen Werdegang betreffen, müssen Sie bis zum Renteneintritt aufbewahren. Mit Arbeitsverträgen, Kündigungsschreiben und Jahresabrechnungen lässt sich Ihr Verdienst belegen, falls es bei der Rentenberechnung Unklarheiten gibt. Monatliche Gehaltsabrechnungen können Sie, entgegen der landläufigen Meinung, schon am Jahresende entsorgen. Stimmt die Jahresabrechnung Ihres Arbeitsgebers, lässt sich damit Ihr Einkommen für die Rente oder Steuererklärung belegen.

Digitale Kopien anlegen

Wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnungen doch über mehrere Jahre aufbewahren wollen, was einen Großteil des Platzes im Aktenordner beanspruchen dürfte, können Sie digitale Kopien machen. Diese reichen in den meisten Fällen als Nachweis aus. Sie können sie also einscannen und in einem Ordner auf den PC verwahren – fertigen Sie aber noch eine Sicherheitskopie an, etwa auf einem externen Datenträger. Wenn sie dann in Papierform vonnöten ist, können Sie das Dokument immer noch ausdrucken.

Das meiste nicht länger als drei Jahre

Es gibt Ausnahmen wie Gerichtsurteile oder Kreditunterlagen, die 30 Jahre aufzubewahren sind – alltägliche Unterlagen, Rechnungen oder Bescheinigungen sind aber in der Regel nur innerhalb von drei Jahren relevant. So lange bemisst sich die gesetzliche Verjährungsfrist, während derer viele Ansprüche geltend gemacht werden können. So sollten Sie abgelaufene Mietverträge, Kautionsquittungen und Übergabeprotokolle für diesen Zeitraum aufbewahren. Auch Unterlagen über Versicherungen sollten Sie drei Jahre über ihre Wirkdauer hinaus archivieren.

Für Kontoauszüge empfiehlt sich diese Dauer ebenfalls. Zwar gibt es für Privatpersonen keine Aufbewahrungspflicht, jedoch kann es gerade bei größeren Ausgaben sinnvoll sein, darauf zurückzugreifen. Wer bei seiner Bank Online-Kunde ist, hat für gewöhnlich die Möglichkeit, die Auszüge als Datei abzurufen. Im Online-Postfach werden sie nur eine gewisse Zeit gespeichert, jedoch können Sie sie problemlos herunterladen. Sollten Nachweise im Original erforderlich sein, können Sie bis zu zehn Jahre zurückliegende Auszüge – meist gegen eine Gebühr – bei der Bank anfordern.

Rechnungen als Beleg

Teure Anschaffungen für Ihr Zuhause, etwa Möbel oder Elektronik, sollten Sie im Versicherungsfall glaubhaft dokumentieren können. Greift die Hausratsversicherung, beispielsweise nach einem Brand oder Hochwasser, können Sie mit dem Kaufbeleg den ehemaligen Besitz belegen.

Kassenbons und ähnliche Kaufbelege können Sie zwei Jahre aufbewahren, wenn für Sie ein Umtausch in Betracht kommt. Über diesen Zeitraum haben Sie bei unbeschädigter Ware generell Anspruch auf einen Rücktausch. Bei Handwerkerrechnungen beginnt die gesetzliche Frist erst im Jahr, nachdem sie ausgestellt wurde. Diese Unterlagen müssen Sie ebenfalls zwei Jahre aufbewahren, um zu belegen, dass keine Schwarzarbeit vorlag. Um Ansprüche aus Mängeln nach einem Neu- oder Umbau geltend zu machen, können auch bis zu fünf Jahre alte Rechnungen herangezogen werden.

Lebenslang Geburts- und Eheurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen, Scheidungsbeschlüsse, Erbscheine, Nachweise über Wohneigentum, ärztliche Gutachten, Abschlusszeugnisse
Bis zur Rente Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben, Jahresabschlüsse, Sozialversicherungsausweis
Drei Jahre Unterlagen zu beendeten Mietverhältnissen sowie gekündigten Versicherungen, Kontoauszüge (empfohlen)
Zwei Jahre Rechnungen und Kaufbelege, Handwerkerrechnungen

Eine Menge Ausnahmen bei Steuerunterlagen

Nachweise für die Steuererklärung müssen Sie generell nur ein Jahr bis nach Erhalt des Steuerbescheids aufbewahren. Theoretisch kann das Finanzamt jedoch noch vier Jahre später Unterlagen verlangen. Wenn Sie Ihre Dokumente bezüglich der Steuererklärung online archivieren, sind Sie auf der sicheren Seite. Die Frist beträgt sechs Jahre, wenn Sie im Jahr mehr als 500.000 Euro verdienen, und zehn Jahre, wenn es sich um Belege über eine Vermietung handelt.