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easybill vereinfacht Online-Händlern die Rechnungserstellung erheblich und zeichnet sich durch viele Möglichkeiten beim Datenimport und -export aus.
Online-Tools zur Rechnungserstellung sind oft die Basis-Version eines vollständigen Buchhaltungsprogramms. Bei vielen Programmen ist es so, dass der günstigste Tarif eine reine Rechnungssoftware darstellt, größere Tarifpakete hingegen den vollen Funktionsumfang einer Buchhaltungssoftware mitbringen. In diesem Punkt unterscheidet sich easybill grundlegend: das Programm ist auf Rechnungen spezialisiert. In keinem der drei Tarife ist es möglich, Belege für Ausgaben zu erfassen oder buchhalterische Auswertungen vorzunehmen. Dafür überzeugt easybill mit vielen Funktionen im Bereich der Rechnungs- und Angebotserstellung sowie mit der Anbindung vieler unterschiedlicher Shop-Systeme.
Die besten Rechnungsprogramme im Test & Vergleich
Wer ausprobieren möchte, ob easybill die richtige Software ist, kann das Programm 14 Tage kostenlos nutzen. Nach dem Ende der Testphase wählen Kunden aus sechs unterschiedlichen Tarifen.
Die Tarifstufen Basic, Plus und Business unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang. Mit dem Business-Tarif stehen Kunden sämtliche Funktionen von easybill zur Verfügung. Darüber hinaus gibt es noch die Tarife Business 10K, Business 20K und Business 30K, die für Online-Händler mit sehr hohem Warenumsatz interessant sind. Sie erlauben es nämlich, statt der 5.000 Verkäufe pro Monat, die mit dem normalen Business-Tarif möglich sind, ganze 10.000, 20.000 oder sogar 30.000 Verkäufe aus Online-Shops zu importieren.
| Basic | Plus | Business | |
|---|---|---|---|
| Kunden | 20 | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Wiederholungsrechnungen | ✘ | ✔ | ✔ |
| Projektverwaltung | ✘ | ✔ | ✔ |
| Zeiterfassung | ✘ | ✔ | ✔ |
| Designpaket | ✘ | ✔ | ✔ |
| Schnittstellen zu Shops | ✘ | ✔ | ✔ |
| Automatisiertes Mahnverfahren | ✘ | ✔ | ✔ |
| Mitarbeiterverwaltung | ✘ | ✔ | ✔ |
| Import-Manager | ✘ | 500 Verkäufe/Monat | 5.000 Verkäufe/Monat |
Der Nutzer kann mit allen Versionen von easybill unbegrenzt viele Dokumente verwalten. Dabei handelt es sich nicht nur um Rechnungen. Insgesamt kennt easybill sieben verschiedene Arten von Dokumenten:
easybill bringt nicht den vollen Funktionsumfang eines Buchhaltungsprogramms mit. Es vereinfacht die Rechnungserstellung und alles, was damit zusammenhängt, erfasst jedoch nicht die Geldflüsse eines Unternehmens vollständig. Belege können nicht abgelegt werden, Online-Banking ist nicht integriert und auch Bilanzen, Einkommensüberschuss- (EÜR) sowie Gewinn-und-Verlustrechnungen (GuV) sind damit nicht möglich. Eine ELSTER-Anbindung ist ebenfalls nicht vorhanden.
Dennoch kann easybill eine sinnvolle Ergänzung zum klassischen Buchhaltungsprogramm sein – es bringt nämlich Exportfunktionen mit, die über das „Übliche“ hinausgehen. Auf diese gehen wir unter „Performance“ detaillierter ein.
Die Benutzeroberfläche gibt sich relativ funktional und spröde, ist dafür aber sehr klar und übersichtlich gestaltet. Daher lässt sich das Programm schon nach einer kurzen Einarbeitungsphase relativ einfach bedienen.
Das Programm ist hauptsächlich für kleinere Unternehmen, die monatlich eine große Anzahl von Rechnungen erstellen, konzipiert. Es eignet sich insbesondere für Online-Händler. Das ist zum Beispiel daran zu erkennen, dass die Option besteht, Zahlungsaufträge als SEPA-XML-Datei zu exportieren — das ermöglicht eine einfache Abwicklung von Zahlungen per Lastschriftenverfahren
.
Die Rechnungen kann sich der Anwender einfach zusammenklicken, sobald das Programm eingerichtet ist und die Grunddaten hinterlegt wurden. Sowohl für Kunden als auch für Rechnungsposten gibt es eine Datenbank im Programm. Bei der Neuerstellung einer Rechnung wählt der Anwender den Kunden und gibt die Rechnungsposten (beispielsweise Waren oder Dienstleistungen) ein, und schon ist er fertig.
Für den Rechnungstext fügt easybill automatisch einen Standardtext ein. Der Anwender kann diesen Text auf jeder einzelnen Rechnung ändern, falls die Textbausteine nicht den eigenen Vorstellungen entsprechen.
In easybill sind sowohl deutsch- als auch englischsprachige Standardvorlagen für alle Dokumente vorhanden, die das Programm erstellt. Nutzer können die Vorlagen anpassen oder eigene erstellen.
Um die Dokumentvorlagen zu ändern, muss der Anwender kein HTML beherrschen, er kann alle Änderungen direkt im Programm vornehmen. Für jede Art von Dokumenten erstellt der Nutzer eigene Dokumentvorlagen. Dabei legt er beispielswese fest, ob die Umsatzsteuer auf Rechnungen ausgewiesen wird und wie der Dateiname lauten soll.
Zusätzlich zu den Dokumentvorlagen gibt es Layouts und Briefpapiere, mit denen der Anwender das Erscheinungsbild seiner Dokumente ändern kann. Layouts sind für die Gestaltung im engeren Sinn zuständig. In ihnen definiert der Nutzer beispielsweise Einzüge und Schriftarten. Standardmäßig sind nur zwei Layouts vorhanden, eines für englischsprachige und eines für deutschsprachige Texte. Der Anwender kann jedoch beliebig viele zusätzlich erstellen.
Auch das „Briefpapier“, eine PDF-Datei für den Seitenhintergrund, ist Bestandteil des Layouts. Dementsprechend ist es sogar möglich, für die erste Seite der Rechnung einen anderen Hintergrund festzulegen als für alle übrigen. Diese Funktion fehlt in den meisten anderen Rechnungs- und Buchhaltungsprogrammen.
Zu den Leistungen von easybill Plus und der Business-Pakete zählt auch die einmalig kostenlose Gestaltung eines professionellen „Briefpapiers“ und Logos durch einen Grafiker von easybill.
Da die Software nur Rechnungen verwaltet und die Belege für Ausgaben nicht berücksichtigt, deckt sie nur die Hälfte der Unternehmensfinanzen ab, nämlich das Geld, das hereinkommt.
Während die Auswertungen Geldflüsse tabellarisch auflisten, dienen Statistiken der Veranschaulichung mittels Diagrammen. In beiden Bereichen besteht die Möglichkeit, nach bestimmten Kriterien zu filtern. So kann der Nutzer beispielsweise nur die Umsätze eines bestimmten Kunden oder diejenigen, die mit einem bestimmten Rechnungsposten gemacht wurden, auflisten lassen
.
Was sich jedoch nicht ändern lässt, ist die Darstellung der Diagramme. Das Programm verwendet ausschließlich Liniendiagramme. Angesichts der Art der Daten (Werte im zeitlichen Verlauf) ist dies jedoch eine angemessene Darstellungsform.
Der Versand von Rechnungen ist direkt aus dem Programm heraus möglich. Dabei unterstützt easybill nicht nur Postversand und (digital signierte) E-Mails, wie die meisten Online-Tools für Rechnungen, sondern auch Faxzustellung. Dies ist durchaus wichtig, denn in der Geschäftswelt sind Faxapparate nach wie vor verbreitet.
Im Vergleich zu anderen Programmen aus dieser Kategorie sind die Versandkosten eher hoch. Sie unterscheiden sich gemäß den Tarifpaketen. In den Tarifen mit höherem Grundpreis sind sie niedriger. Bei den Business-Tarifen kostet der Inlandsversand per Post 1,35 Euro für die erste Seite und 55 Cent für jede weitere. Das ist verhältnismäßig teuer. Zum Vergleich: Bei Fastbill kostet die erste Seite 1,20 Euro und jede weitere 20 Cent.
Die Oberfläche ist eher schlicht und funktional gehalten, sie kommt weitgehend ohne Icons und grafische Elemente aus. Seiten werden in Sekundenbruchteilen geladen, an keiner Stelle muss der Anwender lange auf eine Antwort des Programms warten.
Import- und Exportmöglichkeiten für Daten, die wir hier auch zur Programmleistung zählen, sind reichlich vorhanden. Sämtliche Tabellen, beispielsweise für Waren, Dienstleistungen oder Kunden, lassen sich als CSV-Dateien für die Weiterbearbeitung mit nahezu jedem Tabellenkalkulationsprogramm exportieren. Hier kann der Anwender sowohl das Zeichenformat (UTF-8 oder ISO-8859-1) wählen als auch, welche Spalten in die Export-Datei übernommen werden. Auch der umgekehrte Weg ist möglich: Diese Daten können aus einer CSV-Datei importiert werden.
Für die Bezahlung per Lastschriftverfahren steht ein Datenexport im aktuellen SEPA-XML-Format sowie auch im veralteten DTAUS-Format zur Verfügung. Um Zahlungseingänge automatisch zu erfassen, werden elektronische Kontoauszüge im Format MT940 importiert. Dieses wird in vielen Onlinebanking-Systemen als Downloadformat angeboten.
Für die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater exportiert easybill die Ausgangsrechnungen im DATEV-Format. Auch für das Buchhaltungsprogramm Lexware ist eine Export-Option vorhanden.
Mit dem Import Manager übernehmen Online-Händler Daten von den Handelsplattformen, die sie nutzen. Er importiert aus großen Shopping-Portalen wie Amazon und eBay sowie von Rakuten, real.de und Afterbuy. Zusätzlich unterstützt er Shop-Systeme wie Jimdo und Magento. Achtung: Im Basis-Tarif steht der Import-Manager nicht zur Verfügung.
easybill arbeitet mit einigen anderen Anbietern zusammen. So können beispielsweise Onlinehändler mit Tesch mediafinanz ihr Mahnverfahren gänzlich automatisiert und kostenlos abwickeln. Zur Sicherung der Daten nutzt easybill Dropbox oder Google-Drive. Für den automatischen Import von Banking-Daten, der ebenfalls nur in den Plus- und Business-Tarifen vorhanden ist, kooperiert easybill mit figo.
Die Dokumentation ist eher spärlich. Ein Handbuch oder eine Hilfe-Datei, die durch die verschiedenen Funktionen des Programms führt, ist nicht vorhanden. Es gibt ein FAQ-Dokument, das einige Fragen zu easybill beantwortet, dieses ist allerdings nicht besonders umfangreich. Mehr als die Hälfte der Fragen beschäftigen sich mit dem Import Manager, andere Funktionen von easybill finden vergleichsweise wenig Beachtung.
Der Blog, der seit 2014 geführt, ist hingegen ausführlicher. Hier erklärt der Anbieter beispielsweise, wie Anwender den zeitverzögerten Versand von E-Mail-Rechnungen einstellen können oder wie sich die Größe des Logos auf Rechnungen anpassen lässt.
Den Support können Anwender direkt anrufen, sie haben allerdings auch die Möglichkeit, über ein Webformular einen kostenlosen Rückruf zu veranlassen. Dabei ist es möglich, zwischen drei Dringlichkeitsstufen zu wählen. Wenn zeitlich etwas Spielraum besteht, erfolgt der Rückruf am nächsten Werktag. Wer es eiliger hat, entscheidet sich für einen Rückruf im Laufe des Tages. Für eine möglichst schnelle Kontaktaufnahme durch einen Kundendienstmitarbeiter gibt es die Option „Dringend“. Für Beratung per E-Mail schreiben Kunden an die E-Mail-Adresse support@easybill.de. In unserem Test war der Telefonsupport beinahe sofort erreichbar und konnte unsere Anfrage sehr zufriedenstellend beantworten.
Als besonderes Support-Angebot bietet easybill eine telefonische Einweisung. Gleich nach der Anmeldung wählt der Nutzer einen Termin für einen Anruf von einem Supportmitarbeiter, der ihn dann durch die grundlegenden Funktionen des Programms führt. Das ermöglicht eine schnelle Einarbeitung in die Software.
easybill hat eine klar umrissene Zielgruppe: Online-Händler. Dabei eignet sich das Rechnungsprogramm ganz besonders für diejenigen von ihnen, die Handelsplattformen wie Amazon oder eBay nutzen. easybill ermöglicht den Datenimport von diesen Plattformen und gestaltet dadurch die Rechnungserstellung deutlich bequemer.
Für Online-Händler fungiert die Rechnung auch als ein Marketinginstrument. Mit ihr können sie sich dem Kunden nach erfolgtem Kauf noch einmal von ihrer besten Seite zeigen: der Rechnungsversand bietet dem Händler auch die Möglichkeit, den Kunden um eine Bewertung zu bitten oder ihn auf Aktionen hinzuweisen. Mit umfangreichen Gestaltungsmöglichkeiten für die Rechnungen wird easybill auch diesen Anforderungen gerecht.
Das Buchhaltungsprogramm ist auf die Bedürfnisse seiner Zielgruppe zugeschnitten. Es stellt ein kleines und kompaktes Funktionsbündel dar, das sich für kleinere Aufgaben im buchhalterischen Bereich eignet. Für Kleinunternehmen und Selbstständige, die eine Komplettlösung für Rechnungen und Buchhaltung benötigen, gibt es bessere Angebote.
Wer das volle Potential von eaysbill ausschöpfen möchte, sollte mindestens easybill Plus verwenden. Der günstige Basis-Tarif beinhaltet weder den Import-Manager noch das kostenlose Designpaket und ist zudem auf 20 Kunden beschränkt. Somit fällt hier der Großteil der Vorteile weg, die easybill im Vergleich zu anderen Buchhaltungsprogrammen hat.
