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Bewertung
8,49
Pro
  • Sehr intuitive Nutzbarkeit
  • Erleichterter Start dank Tutorials
  • Automatische Auswertung von Belegen mit Texterkennung
  • Suche nach Rechnungs- und Buchungsvorgängen sowie Kunden möglich
  • Rechnungs- und Belegimport über zahlreiche Wege
  • Hilfreicher Kundensupport
Kontra
  • Zahl der Buchungen bei allen Tarifen gedeckelt
  • Kein Suchfeld für Funktionen im Programm vorhanden
FAZIT

BuchhaltungsButler ist ein Online-Tool, das vor allem auf die Buchführung kleiner GmbHs ausgerichtet ist. Aufgrund diverser branchenspezifischer Vorauswahlmöglichkeiten hilft es aber auch Freiberuflern und Selbstständigen bei der Erledigung ihres Papierkrams. Hilfreich ist vor allem die Texterkennung (OCR), die Belege automatisch auswertet und entsprechend vorkontiert verbucht.

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Bewertungskriterien
Konzept und Bedienung
Funktionen Buchhaltung
Funktionen Rechnung
Performance
Dokumentation und Support

BuchhaltungsButler Test

Konzept und Bedienung8,40

BuchhaltungsButler ist eine sehr einfach zu bedienende Cloud-Software zur Erstellung und Verwaltung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Buchhaltungsvorgängen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Der Anbieter selbst wirbt mit einer „Online-Buchhaltung und Steuerberater-Zusammenarbeit mit maximalem Automatismus“. Für Nutzer bedeutet das, dass die Software Rechnungen und Belege scannt, automatisch dem richtigen Konto zuordnet und enthaltene Posten automatisch in die gewünschte Auswertungsform, beispielsweise betriebswirtschaftliche Auswertung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Umsatzsteuer-Voranmeldung, einfügt.

Laut Unternehmensangaben schafft es die Software, bereits am ersten Tag der Verwendung 90 Prozent der Geschäftsvorfälle vorzukontieren. Die Software ist lernfähig und nach knapp einem Monat funktioniert annähernd alles automatisch. BuchhaltungsButler nennt diesen Ansatz „Zero-Touch statt One-Touch“. In unserem Test funktionierte die Erfassung von Summen sowie die Zuordnung in das passende Buchungskonto gut. Nutzer haben die Möglichkeit, gewisse Handlungsroutinen für einzelne Stichwörter festzulegen, sodass bei solchen Belegen ein bestimmter Vorgang ausgelöst wird. Die Software lernt also dauerhaft dazu.

Die Hauptzielgruppe sind nicht Freiberufler und andere Kleinunternehmer, wie bei vielen anderen Buchhaltungslösungen, sondern kleine GmbHs. Dennoch finden auch andere Nutzergruppen hier die Werkzeuge, die sie für ihre Rechnungs- und Buchhaltungsausgaben benötigen.

Eine hilfreiche Übersicht über die Funktionen von BuchhaltungsButler gibt der Anbieter in folgendem Video selbst:

Gute Einführung dank Einrichtungsassistent und Tutorial

Nach der Anmeldung geben User zunächst in einer Schritt-für-Schritt-Einführung Daten zum Unternehmen, wie Name, Unternehmensform, Angaben zur Umsatzsteuerpflicht, zum Kontenrahmen und zur Frage, ob die Kasse revisionssicher ausfallen muss, an. Zudem können sie den Standardsteuersatz wählen: beispielsweise sowohl wie üblich 19 Prozent als auch coronabedingt übergangsweise 16 Prozent. Es folgen Einstellungen bezüglich der Buchführung – Vollzugriff oder eingeschränkter Zugriff – sowie Hinweise zu den Übertragungswegen der Belege.

Ist alles erledigt, bietet die Software ein Tutorial an, in der neuen Anwendern die Bedienung Schritt für Schritt erläutert wird. Dabei werden die auszuführenden Schritte in jeweils einer Infobox erklärt und Bedienfelder, in denen Auswahlen getroffen oder Eingaben gemacht werden sollen, farbig markiert – insgesamt ein sehr kundenfreundliches Vorgehen, das eine intuitive Nutzung ermöglicht. Auf Wunsch ist dieses Tutorial aber auch überspringbar. Anwender, die mehr Hilfe wünschen, können ein kostenpflichtiges Onboarding buchen, bei dem Mitarbeiter per Bildschirmübertragung eine Einführung in die Buchhaltungssoftware geben.

BuchhaltungsButler hält verschiedene Konzepte bereit, nach denen die Daten gesammelt und entweder einem Steuerberater übergeben oder von den Nutzern selbst weiterbearbeitet werden können.

Buchhaltung vom Steuerberater erledigen lassen: kein Einblick in Buchhaltungsdetails

Die Software bietet unerfahrenen Nutzern die Möglichkeit, Belege hochzuladen, in der Cloud GoBD-konform zu sammeln und vorsortieren zu lassen. Dank Bankanbindung können sie direkt aus der Weboberfläche heraus Überweisungen veranlassen.

Mit der Buchhaltung an sich haben sie nichts zu tun. Die entsprechenden Menübereiche sind bei einer Entscheidung für diese eingeschränkte Funktionalität ausgegraut, sodass Nutzer sie nicht anwählen und somit auch keine unerwünschten Einstellungen vornehmen können.

Die gesammelten Daten können sie bei Bedarf, etwa sobald eine Steuererklärung fällig wird, im CSV- oder DATEV-Format exportieren und an den Steuerberater übermitteln. Dabei bleiben die Belege beweissicher mit den Buchungen verknüpft. Alternativ können Steuerberater die Daten über einen eigenen Zugang mit entsprechenden Rechten direkt in BuchhaltungsButler weiterverarbeiten. Über eine solche Berechtigung ist zudem die Betreuung mehrerer Mandanten möglich.

Buchhaltung selbst erledigen: Vollzugriff auf Buchhaltungsdetails

Möchten Anwender Buchhaltungsaufgaben selbst erledigen, können sie dies entweder gleich zu Beginn der Nutzung oder zu einem späteren Zeitpunkt im Menü auswählen. Entsprechende Bereiche, die in anderen Varianten ausgegraut sind, werden dann zur Nutzung aktiviert. Dank der ELSTER-Schnittstelle und des vorhandenen ELSTER-Zertifikats können User Daten wie die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus BuchhaltungsButler heraus an das Finanzamt übermitteln.

Flexible Nutzerrechtevergabe möglich

Ferner ist es möglich, Nutzerrechte flexibel zu vergeben. Das ist vor allem in Firmenaccounts von Vorteil, in denen einige Mitarbeiter beispielsweise einzelne Belege einsehen dürfen, nicht aber die Firmenumsätze. Sofern nur Lese- aber keine Schreibrechte bestehen, können unbefugte Mitarbeiter die Belege und vor allem die Buchhaltungseinstellungen nicht verändern.

Keine Suche nach Funktionen, aber stringent aufgebautes Menü

Ein wenig vermisst haben wir eine Suchfunktion, die nicht für das Auffinden bestimmter Geschäftskontakte oder Buchungstexte zuständig ist, sondern nach einigen Tastaturanschlägen passende Funktionen vorschlägt. Derartige Navigationshilfen haben sich bei Konkurrenzprodukten als sehr praktisch erwiesen. Nichtsdestotrotz ist das Menü sehr übersichtlich aufgebaut und Nutzer finden auch über die Überkapitel schnell die gewünschten Programmpunkte.

Branchenspezifische Lösungen integriert

BuchhaltungsButler bietet für viele unterschiedliche Branchen vorkonfigurierte Einstellungen bezüglich des Standardkontenrahmens und der Sortierung der Belege, beispielsweise für Ärzte und Zahnärzte, Friseure, Gastronomiebetriebe, Rechtsanwälte und Vereine. Zugleich sind Schnittstellen zu E-Commerce-Plattformen und Zahlungsdiensten wie Amazon und PayPal integriert, sodass Kunden auch im Bereich des Online-Shoppings den Überblick wahren und Zeit sparen. Damit ist das Tool sowohl für kleine Firmen und GmbHs als auch für Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer geeignet.

Bestimmte Berufsgruppen, beispielsweise Freiberufler, Land- und Forstwirte oder Kleingewerbetreibende können ihren Gewinn und Verlust auch mit einem 4-zu-3-Rechner, also einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ohne Kreditoren und Debitoren ermitteln. Auch hierauf ist BuchhaltungsButler bestens vorbereitet.

Sonderfall Arzt

Ärzte führen häufig sowohl zum Vorsteuerabzug berechtigte als auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Umsätze. Beispielsweise handelt es sich hier um den Erwerb von Röntgengeräten, die sowohl für steuerfreie Diagnosezwecke als auch steuerpflichtige Umsätze wie Kosmetikbehandlungen genutzt werden. Ohne weiter ins Detail gehen zu wollen: Die Abgrenzung ist oftmals schwierig. Damit Zahnärzte richtig Buch führen können, bietet die Software die Möglichkeit, einzelne Leistungen auch mit aufzuteilender Vorsteuer auszuweisen.

Funktionsumfang und Tarif

Interessenten haben die Wahl zwischen vier verschiedenen Tarifen: Business, Enterprise, Professional und Premium. Die einzelnen Tarifstufen unterscheiden sich in der Anzahl der Nutzeraccounts, der verknüpfbaren Bankkonten sowie der Anzahl der Belege, die im jeweiligen Tarif pro Jahr verarbeitet werden. Ist diese Anzahl erreicht, müssen Kunden auf eine höhere Tarifstufe wechseln oder sich optional weitere Beleguploads als Baustein hinzubuchen.

TarifstufeBusinessEnterpriseProfessionalPremium
Nettopreis pro Monat 19,95 Euro 29,95 Euro 44,95 Euro 134,95 Euro
Anzahl der Nutzer 1 3 5 unbegrenzt
Importierbare Bankkonten 2 5 10 unbegrenzt
Inklusivbelege pro Jahr 1.200 3.000 6.000 6.000
Support inklusive Technischer Support Technischer Support Technischer und Buchhaltungssupport Premium-Support
E-Commerce-Schnittstellen x x
Vergünstiges Nachbuchen weiterer Uploads x x 25 Euro für 500 Stück
40 Euro für 1.000 Stück
40 Euro für 1.000 Stück
Extras x x x Belegreview durch Backoffice sowie White-Label auf Wunsch
Die Tarife und enthaltenen Features in der Übersicht. 

Ungewöhnlich ist, dass sämtliche Funktionen der Software bereits in der kleinsten Tarifstufe enthalten sind. Das Besondere bei der Tarifstufe Premium: Auf Wunsch werden gescannte Belege durch Mitarbeiter auf Plausibilität geprüft. Zudem ist eine White-Label-Lösung möglich, bei welcher der Anbietername im Web-Portal durch den gewünschten Unternehmernamen ersetzt wird. Obendrein gibt es keine Begrenzung bei der Anzahl der Nutzer und der zu verknüpfenden Bankkonten.

Funktionen Buchhaltung8,46

Im Bereich „Einstellungen“ können Anwender BuchhaltungsButler mit ihren Online-Banking-Konten bei über 3.100 Banken und Zahlungsdienstleistern verknüpfen. Eingehende Zahlungen werden automatisch erkannt und verbucht. Zudem sind Überweisungen direkt aus dem Programm möglich, ein Umweg über die Homepage der Hausbank ist also unnötig.

Jeder Kassenzettel generiert einen Kassenbucheintrag, was am Jahresende enorm viel Zeit spart. Mit der Software stehen Instrumente der einfachen sowie der doppelten Buchführung zur Verfügung: Sowohl Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR) als auch Gewinn- und Verlustrechnungen sind kein Problem.

Über den Steuerberaterzugang oder die exportierbaren Reports können die Daten einem Buchhalter beziehungsweise einem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden.

Funktionen Rechnung6,86

Zwar ist BuchhaltungsButler nicht primär für die Erstellung von Rechnungen entwickelt worden, hat aber ein breites Angebot an Funktionen zum Rechnungswesen an Bord. Mit wenigen Klicks fügen Nutzer Posten ein, weisen Steuern aus und erhalten eine professionell aussehende Rechnung oder ein Angebot ohne Anbieternennung. Diese schicken sie auf Wunsch per E-Mail direkt an Geschäftspartner oder Privatkunden. Ein automatisierter postalischer Versand ist nicht vorgesehen. Das Grunddesign der Rechnungen lässt sich nicht variieren, ein Firmenlogo ist aber hinzufügbar.

Wiederkehrende Rechnungen sind genauso möglich wie das Erstellen von Gutschriften und Rechnungskorrekturen. Ein Fremdsprachenassistent für Rechnungen an ausländische Empfänger ist anders als bei Mitbewerbern nicht implementiert. Selbstverständlich ist es möglich, neben Rechnungen auch Angebote zu erstellen. Mit wenigen Klicks verwandeln Sie diese in eine Rechnung.

Performance und Schnittstellen9,60

Wie jede cloudbasierte Software benötigt BuchhaltungsButler eine stabile Internetverbindung. Das macht sich jedoch im Arbeitsalltag nicht unangenehm bemerkbar, da es nie zu langen Ladezeiten kommt.

Das Arbeiten fühlt sich wie in einer Desktop-Software-Umgebung an; hinzu kommen die Vorteile des Standort- und geräteunabhängigen Arbeitens. BuchhaltungsButler beherrscht den Import von CSV-Dateien, beispielsweise um Buchungen aus anderen Programmen einzubinden.

Ferner können Nutzer einen Datenexport per CSV-Datei oder im DATEV-Format vornehmen, um die Daten in ein anderes Programm zu überführen oder dem Steuerberater zukommen zu lassen. Alternativ kann der Steuerberater die eingegebenen Daten mit einem eigenen Zugang direkt im BuchhaltungsButler weiterverarbeiten.

Belege hinzufügen

Das Hinzufügen von Belegen ist bei BuchhaltungsButler möglich per

  • Smartphone- beziehungsweise Tablet-Kamera und Scan-App,
  • manuellem Upload,
  • E-Mail-Versand,
  • Upload in ein Dropbox-Konto sowie per
  • API

Auf die Entwicklung einer eigenen App zum Einscannen von Belegen hat BuchhaltungsButler bewusst verzichtet, um Zeit sowie Entwicklungskosten zu sparen und den Fokus auf seinen themenspezifischen Schwerpunkt zu legen: die einfache Gestaltung der Buchhaltung. Das Einfügen einer Rechnung ist mit jeder beliebigen Scan- oder Foto-App möglich. Die Bilder der Belege senden Anwender dann einfach per E-Mail an die in den Einstellungen angegebene, für jedes Nutzerkonto spezifische E-Mail-Adresse.

Testweise sendeten wir einen Supermarkt-Kassenbon an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Wenige Minuten später erhielten wir eine Bestätigungs-E-Mail und konnten den Bon in der Software ansehen. Erfreulicherweise wurden der Rechnungssteller, das Rechnungsdatum, die Summe und die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze korrekt erkannt, obwohl die Qualität des von uns aufgenommenen Bildes ausbaufähig war.

BuchhaltungsButler-Kunden sparen bis zu 70 Prozent der Zeit, da sie Angaben nicht mehr manuell nachtragen oder die Belege den jeweiligen Buchungskonten zuordnen müssen. Das automatische Sortieren der Belege zu den passenden Zahlungen sowie das automatische Vorkontieren machen es möglich. Laut Anbieter werden deutschsprachige Rechnungen derzeit zu über 87 Prozent korrekt erkannt und verbucht.

Anzahl der Belege ist gedeckelt

Anders als bei anderen Anbietern ist die Anzahl der Belege, die Nutzer gratis in einem Kalenderjahr in die Software laden können, begrenzt. Je nach Tarif stehen 1.200, 3.000 oder 6.000 Inklusiv-Beleguploads zur Verfügung, die sich durch den Zukauf von weiteren Beleg-Paketen aufstocken lassen. In den größeren Tarifstufen sind diese Zukäufe rabattiert erhältlich.

Der Anbieter hat sich für diesen Weg entschieden, da die Menge an Belegen große Datenmengen verursacht, die Ressourcen sowie die Systemarchitektur belastet und Kosten verursacht. Allerdings ist die Belegmenge für die Mehrzahl der kleineren Unternehmen völlig ausreichend. Positiv kommt hinzu, dass im Gegenzug die Funktionalität der Software in den kleineren Tarifpaketen nicht eingeschränkt ist. Während Wettbewerber die nutzbaren Features in kleinen Tarifpaketen beschneiden, steht bei BuchhaltungsButler auch hier das komplette Funktionsportfolio zur Verfügung.

Dokumentation und Support9,14

BuchhaltungsButler bietet seinen Kunden recht ausführliche Themenseiten rund um die Buchhaltung und damit Hilfe zur Selbsthilfe. Das Programm selbst wird in ausführlichen Tutorials vorgestellt, was den Nutzungsbeginn deutlich erleichtert. Darüber hinaus hat der Software-Anbieter einige Videos bei YouTube hochgeladen, welche die wichtigsten Arbeitsschritte dokumentieren.

Nutzer, die ein Onboarding wünschen, können dieses für eine Gebühr von 99 Euro beim Hersteller buchen und erhalten damit eine persönliche Einführung per Bildschirmübertragung in die Funktionalitäten. Zudem werden in der circa einstündigen Session gemeinsam Grundeinstellungen vorgenommen, etwa Stammdaten eingefügt und das Online-Banking verknüpft.

Den Support erreichen Abonnenten per Telefon oder E-Mail. Schriftliche Anfragen samt Screenshots können sie direkt über ein Webformular stellen. Für telefonischen Support tragen Nutzer ihren Rückrufwunsch in ein freies Zeitfenster des Kalenders ein. Das wirkt auf den ersten Blick etwas unflexibel, erspart aber langes Warten in der Hotline. Zudem ist zwischen verschiedenen Support-Leveln zu unterscheiden: In den Tarifstufen Business und Enterprise steht lediglich ein technischer Support zur Verfügung. Professional-Abonnenten können zusätzlich buchhalterische Fragen stellen. In der Premium-Tarifstufe handelt es sich um einen priorisierten Support.

Zusammenfassung8,49

Mit BuchhaltungsButler erstellen Nutzer komfortabel Rechnungen, Angebote und Gutschriften. Buchhalterische Aufgaben wie Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Umsatzsteuervoranmeldung und betriebswirtschaftliche Auswertungen sind kein Problem – im Vergleich zur manuellen Bearbeitung mit Office-Programmen ein sehr großer Vorteil.

Zudem verfügt das Programm über Schnittstellen zu Banken, Zahlungsdienstleistern sowie Warenwirtschaftssystemen. Bezahlte Rechnungen werden über die Online-Banking-Schnittstelle erfasst und übersichtlich archiviert. Dank Belegupload, automatischer Texterkennung und Zuordnung zu einzelnen Ausgabenposten ist das Übersichtbehalten garantiert – egal, ob Sie später die Auswertungen selbst vornehmen oder einem Buchhalter beziehungsweise Steuerberater überlassen möchten.