Zum Anbieter
BuchhaltungsButler ist ein Online-Tool, das vor allem auf die Buchführung kleiner GmbHs ausgerichtet ist. Aufgrund diverser branchenspezifischer Vorauswahlmöglichkeiten hilft es aber auch FreiberuflerInnen und Selbstständigen bei der Erledigung ihres Papierkrams. Hilfreich ist vor allem die Texterkennung (OCR), die Belege automatisch auswertet und entsprechend vorkontiert verbucht.
BuchhaltungsButler ist eine sehr einfach zu bedienende Cloud-Software zur Erstellung und Verwaltung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Buchhaltungsvorgängen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Der Anbieter selbst wirbt mit einer „Online-Buchhaltung und Steuerberater-Zusammenarbeit mit maximalem Automatismus“. Für NutzerInnen bedeutet das, dass die Software Rechnungen und Belege scannt, automatisch dem richtigen Konto zuordnet und enthaltene Posten automatisch in die gewünschte Auswertungsform, beispielsweise betriebswirtschaftliche Auswertung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Umsatzsteuer-Voranmeldung, einfügt.
Die beste Buchhaltungssoftware im Vergleich
Laut Unternehmensangaben schafft es die Software, bereits am ersten Tag der Verwendung 90 Prozent der Geschäftsvorfälle vorzukontieren. Die Software ist lernfähig und nach knapp einem Monat funktioniert annähernd alles automatisch. BuchhaltungsButler nennt diesen Ansatz „Zero-Touch statt One-Touch“. In unserem Test funktionierte die Erfassung von Summen sowie die Zuordnung in das passende Buchungskonto gut. AnwenderInnen haben die Möglichkeit, gewisse Handlungsroutinen für einzelne Stichwörter festzulegen, sodass bei solchen Belegen ein bestimmter Vorgang ausgelöst wird. Die Software lernt also dauerhaft dazu.
Die Hauptzielgruppe sind nicht FreiberuflerInnen und andere KleinunternehmerInnen, wie bei vielen anderen Buchhaltungslösungen, sondern kleine GmbHs. Dennoch finden auch andere Nutzergruppen hier die Werkzeuge, die sie für ihre Rechnungs- und Buchhaltungsausgaben benötigen.
Wie Sie mit BuchhaltungsButler verschiedene Geschäftsvorfälle verbuchen können, sehen Sie in diesem Video:
Nach der Anmeldung geben User zunächst in einer Schritt-für-Schritt-Einführung Daten zum Unternehmen, wie Name, Unternehmensform, Angaben zur Umsatzsteuerpflicht, zum Kontenrahmen und zur Frage, ob die Kasse revisionssicher ausfallen muss, an. Zudem können sie den Standardsteuersatz wählen: beispielsweise sowohl wie üblich 19 Prozent als auch coronabedingt übergangsweise 16 Prozent. Es folgen Einstellungen bezüglich der Buchführung – Vollzugriff oder eingeschränkter Zugriff – sowie Hinweise zu den Übertragungswegen der Belege.
Ist alles erledigt, bietet die Software ein Tutorial an, in dem neuen Anwendern die Bedienung Schritt für Schritt erläutert wird. Dabei werden die auszuführenden Schritte in jeweils einer Infobox erklärt und Bedienfelder, in denen Auswahlen getroffen oder Eingaben gemacht werden sollen, farbig markiert – insgesamt ein sehr kundenfreundliches Vorgehen, das eine intuitive Nutzung ermöglicht. Auf Wunsch ist dieses Tutorial aber auch überspringbar. UserInnen, die mehr Hilfe wünschen, können ein kostenpflichtiges Onboarding buchen, bei dem Mitarbeiter per Bildschirmübertragung eine persönliche Einführung in die Buchhaltungssoftware geben.
BuchhaltungsButler hält verschiedene Konzepte bereit, nach denen die Daten gesammelt und entweder einem Steuerberater übergeben oder von den NutzerInnen selbst weiterbearbeitet werden können.
Die Software bietet unerfahrenen NutzerInnen die Möglichkeit, Belege hochzuladen, in der Cloud GoBD-konform zu sammeln und vorsortieren zu lassen. Dank Bankanbindung können sie direkt aus der Weboberfläche heraus Überweisungen veranlassen.
Mit der Buchhaltung an sich haben sie nichts zu tun. Die entsprechenden Menübereiche sind bei einer Entscheidung für diese eingeschränkte Funktionalität ausgegraut, sodass AnwenderInnen sie nicht anwählen und somit auch keine unerwünschten Einstellungen vornehmen können.
Die gesammelten Daten können sie bei Bedarf, etwa sobald eine Steuererklärung fällig wird, im CSV- oder DATEV-Format exportieren und an den Steuerberater oder die Steuerberaterin übermitteln. Dabei bleiben die Belege beweissicher mit den Buchungen verknüpft. Alternativ können SteuerberaterInnen die Daten über einen eigenen Zugang mit entsprechenden Rechten direkt in BuchhaltungsButler weiterverarbeiten. Über eine solche Berechtigung ist zudem die Betreuung mehrerer MandantInnen möglich.
Möchten AnwenderInnen Buchhaltungsaufgaben selbst erledigen, können sie dies entweder gleich zu Beginn der Nutzung oder zu einem späteren Zeitpunkt im Menü auswählen. Entsprechende Bereiche, die in anderen Varianten ausgegraut sind, werden dann zur Nutzung aktiviert. Dank der ELSTER-Schnittstelle und des vorhandenen ELSTER-Zertifikats können UserInnen Daten wie die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus BuchhaltungsButler heraus an das Finanzamt übermitteln.
Ferner ist es möglich, Nutzerrechte flexibel zu vergeben. Das ist vor allem in Firmenaccounts von Vorteil, in denen einige MitarbeiterInnen beispielsweise einzelne Belege einsehen dürfen, nicht aber die Firmenumsätze. Sofern nur Lese- aber keine Schreibrechte bestehen, können unbefugte MitarbeiterInnen die Belege und vor allem die Buchhaltungseinstellungen nicht verändern.
Neu ist eine Suchfunktion, die nach einigen Tastaturanschlägen passende Funktionen vorschlägt. Zudem ist das Menü sehr übersichtlich aufgebaut und NutzerInnen finden auch über die Überkapitel schnell die gewünschten Programmpunkte.
BuchhaltungsButler bietet für viele unterschiedliche Branchen vorkonfigurierte Einstellungen bezüglich des Standardkontenrahmens und der Sortierung der Belege, beispielsweise für ÄrztInnen und ZahnärztInnen, FriseurInnen, Gastronomiebetriebe, RechtsanwältInnen und Vereine. Zugleich sind Schnittstellen zu E-Commerce-Plattformen und Zahlungsdiensten wie Amazon und PayPal integriert, sodass KundInnen auch im Bereich des Online-Shoppings den Überblick wahren und Zeit sparen. Damit ist das Tool sowohl für kleine Firmen und GmbHs als auch für FreiberuflerInnen, Selbstständige und KleinunternehmerInnen geeignet.
Bestimmte Berufsgruppen, beispielsweise FreiberuflerInnen, Land- und ForstwirtInnen oder Kleingewerbetreibende können ihren Gewinn und Verlust auch mit einem 4-zu-3-Rechner, also einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ohne Kreditoren und Debitoren ermitteln. Auch hierauf ist BuchhaltungsButler bestens vorbereitet.
ÄrztInnen führen häufig sowohl zum Vorsteuerabzug berechtigte als auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Umsätze. Beispielsweise handelt es sich hier um den Erwerb von Röntgengeräten, die sowohl für steuerfreie Diagnosezwecke als auch steuerpflichtige Umsätze wie Kosmetikbehandlungen. Ohne weiter ins Detail gehen zu wollen: Die Abgrenzung ist oftmals schwierig. Damit ZahnärztInnen richtig Buch führen können, bietet die Software die Möglichkeit, einzelne Leistungen auch mit aufzuteilender Vorsteuer auszuweisen.
Interessenten haben die Wahl zwischen vier verschiedenen Tarifen: Vorbereiter, Vorbucher, Selbstbucher und Premium. Die einzelnen Pakete unterscheiden sich im Umfang der Tätigkeiten, die der Anwender selbst übernimmt bzw. an einen externen Buchhalter oder Steuerberater übergibt.
Das kleinste Paket, Vorbereiter, eignet sich für NutzerInnen, die nur Belege und Zahlungen
managen möchten, aber nicht kontieren müssen. Im Monatspreis von 14,95 Euro sind folgende Features und Extras enthalten:
1 Nutzerkonto
NutzerInnen, die weitere Funktionen benötigen, können sich für einen der höheren Tarifstufen entscheiden, in denen jeweils die Features der nächstkleineren Tarifstufe enthalten sind.
Das Besondere bei der Tarifstufe Premium: Auf Wunsch werden gescannte Belege durch MitarbeiterInnen auf Plausibilität geprüft. Zudem ist eine White-Label-Lösung möglich, bei welcher der Anbietername im Web-Portal durch den gewünschten Unternehmernamen ersetzt wird. Obendrein gibt es keine Begrenzung bei der Anzahl der NutzerInnen.
Im Bereich „Einstellungen“ können AnwenderInnen BuchhaltungsButler mit ihren Online-Banking-Konten bei über 5.000 Banken und Zahlungsdienstleistern verknüpfen. Eingehende Zahlungen werden automatisch erkannt und verbucht. Zudem sind Überweisungen direkt aus dem Programm möglich, ein Umweg über die Homepage der Hausbank ist also unnötig.
Jeder Kassenzettel generiert einen Kassenbucheintrag, was am Jahresende enorm viel Zeit spart. Mit der Software stehen Instrumente der einfachen sowie der doppelten Buchführung zur Verfügung: Sowohl Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR) als auch Gewinn- und Verlustrechnungen sind kein Problem.
Über den Steuerberaterzugang oder die exportierbaren Reports können die Daten einem Buchhalter beziehungsweise einem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden.
Zwar ist BuchhaltungsButler nicht primär für die Erstellung von Rechnungen entwickelt worden, hat aber ein breites Angebot an Funktionen zum Rechnungswesen an Bord. Mit wenigen Klicks fügen NutzerInnen Posten ein, weisen Steuern aus und erhalten eine professionell aussehende Rechnung oder ein Angebot ohne Anbieternennung. Diese schicken sie auf Wunsch per E-Mail direkt an GeschäftspartnerInnen oder PrivatkundInnen. Ein automatisierter postalischer Versand ist nicht vorgesehen. Das Grunddesign der Rechnungen lässt sich nicht variieren, ein Firmenlogo ist aber hinzufügbar.
Wiederkehrende Rechnungen sind genauso möglich wie das Erstellen von Gutschriften und Rechnungskorrekturen. Ein Fremdsprachenassistent für Rechnungen an ausländische Empfänger ist anders als bei MitbewerberInnen nicht implementiert. Selbstverständlich ist es möglich, neben Rechnungen auch Angebote zu erstellen. Mit wenigen Klicks verwandeln Sie diese in eine Rechnung.
Wie jede cloudbasierte Software benötigt BuchhaltungsButler eine stabile Internetverbindung. Das macht sich jedoch im Arbeitsalltag nicht unangenehm bemerkbar, da es nie zu langen Ladezeiten kommt.
Das Arbeiten fühlt sich wie in einer Desktop-Software-Umgebung an; hinzu kommen die Vorteile des Standort- und geräteunabhängigen Arbeitens. BuchhaltungsButler beherrscht den Import von CSV-Dateien, beispielsweise um Buchungen aus anderen Programmen einzubinden.
Ferner können NutzerInnen einen Datenexport per CSV-Datei oder im DATEV-Format vornehmen, um die Daten in ein anderes Programm zu überführen oder der Steuerberaterin beziehungsweise dem Steuerberater zukommen zu lassen. Alternativ kann der Steuerberater die eingegebenen Daten mit einem eigenen Zugang direkt im BuchhaltungsButler weiterverarbeiten.
Das Hinzufügen von Belegen ist bei BuchhaltungsButler möglich per
Auf die Entwicklung einer eigenen App zum Einscannen von Belegen hat BuchhaltungsButler bewusst verzichtet, um Zeit sowie Entwicklungskosten zu sparen und den Fokus auf seinen themenspezifischen Schwerpunkt zu legen: die einfache Gestaltung der Buchhaltung. Das Einfügen einer Rechnung ist mit jeder beliebigen Scan- oder Foto-App möglich. Die Bilder der Belege senden AnwenderInnen dann einfach per E-Mail an die in den Einstellungen angegebene, für jedes Nutzerkonto spezifische E-Mail-Adresse.
Testweise sendeten wir einen Supermarkt-Kassenbon an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Wenige Minuten später erhielten wir eine Bestätigungs-E-Mail und konnten den Bon in der Software ansehen. Erfreulicherweise wurden der Rechnungssteller, das Rechnungsdatum, die Summe und die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze korrekt erkannt, obwohl die Qualität des von uns aufgenommenen Bildes ausbaufähig war.
BuchhaltungsButler-KundInnen sparen bis zu 70 Prozent der Zeit, da sie Angaben nicht mehr manuell nachtragen oder die Belege den jeweiligen Buchungskonten zuordnen müssen. Das automatische Sortieren der Belege zu den passenden Zahlungen sowie das automatische Vorkontieren machen es möglich. Laut Anbieter werden deutschsprachige Rechnungen derzeit zu über 87 Prozent korrekt erkannt und verbucht.
Anders als bei anderen Anbietern ist die Anzahl der Belege, die Nutzer gratis in einem Kalenderjahr in die Software laden können, begrenzt. Es stehen in jedem der vier Pakete 6.000 Inklusiv-Beleguploads zur Verfügung, die sich durch den Zukauf von weiteren Beleg-Paketen aufstocken lassen.
Der Anbieter hat sich für diesen Weg entschieden, da die Menge an Belegen große Datenmengen verursacht, die Ressourcen sowie die Systemarchitektur belastet und Kosten verursacht. Allerdings ist die Belegmenge für die Mehrzahl der kleineren Unternehmen völlig ausreichend.
BuchhaltungsButler bietet seinen KundInnen recht ausführliche Themenseiten rund um die Buchhaltung und damit Hilfe zur Selbsthilfe. Das Programm selbst wird in ausführlichen Tutorials vorgestellt, was den Nutzungsbeginn deutlich erleichtert. Darüber hinaus hat der Software-Anbieter einige Videos bei YouTube hochgeladen, welche die wichtigsten Arbeitsschritte dokumentieren.
NutzerInnen, die ein Onboarding wünschen, können dieses für eine Gebühr von 99 Euro beim Hersteller buchen und erhalten damit eine persönliche Einführung per Bildschirmübertragung in die Funktionalitäten. Zudem werden in der circa einstündigen Session gemeinsam Grundeinstellungen vorgenommen, etwa Stammdaten eingefügt und das Online-Banking verknüpft.
Den Support erreichen AbonnentInnen per Telefon oder E-Mail. Schriftliche Anfragen samt Screenshots können sie direkt über ein Webformular stellen. Für telefonischen Support tragen Nutzer ihren Rückrufwunsch in ein freies Zeitfenster des Kalenders ein. Das wirkt auf den ersten Blick etwas unflexibel, erspart aber langes Warten in der Hotline. Zudem ist zwischen verschiedenen Support-Leveln zu unterscheiden:
In den Tarifstufen “Vorbereiter”, “Vorbucher” und “Selbstbucher” steht lediglich ein technischer Support zur Verfügung. “Premium”-AbonnentInnen können zusätzlich buchhalterische Fragen stellen. Sie werden gleichzeitig von einem persönlichen Ansprechpartner betreut und erhalten zu Beginn ein professionelles Onboarding, in dem alle Grundeinstellungen in der Buchhaltungssoftware gemeinsam vorgenommen werden.
Mit BuchhaltungsButler erstellen NutzerInnen komfortabel Rechnungen, Angebote und Gutschriften. Buchhalterische Aufgaben wie Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Umsatzsteuervoranmeldung und betriebswirtschaftliche Auswertungen sind kein Problem – im Vergleich zur manuellen Bearbeitung mit Office-Programmen ein sehr großer Vorteil.
Zudem verfügt das Programm über Schnittstellen zu Banken, Zahlungsdienstleistern sowie Warenwirtschaftssystemen. Bezahlte Rechnungen werden über die Online-Banking-Schnittstelle erfasst und übersichtlich archiviert. Dank Belegupload, automatischer Texterkennung und Zuordnung zu einzelnen Ausgabenposten ist das Übersichtbehalten garantiert – egal, ob Sie später die Auswertungen selbst vornehmen oder einem Buchhalter beziehungsweise einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin überlassen möchten.
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