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Papierkram ist eine vergleichsweise schlanke Software – viele Konkurrenzprogramme bieten einen größeren Funktionsumfang. Aber mit Papierkram erledigt der Nutzer die Buchhaltung so einfach und schmerzfrei wie mit keinem anderen Programm.
Eine einfache Buchhaltungslösung für Selbständige und Kleinunternehmen, so sieht sich das Buchhaltungs-Tool mit dem ironischen Namen Papierkram selbst. Am besten eignet es sich für Selbständige und Kleinunternehmen, die hauptsächlich zeit- und projektbasiert arbeiten. In unserem Test nutzten wir das Paket Papierkram Pro+.
Die besten Rechnungsprogramme im Test & Vergleich
Ein Buchhaltungstool für die digitale Bohème. Eines, das Latte Macchiato schlürfend an ihren Projekten arbeitet, im Sommer auch mal im Klappstuhl auf dem Gehweg sitzt und die Buchhaltung nebenbei auf dem Tablet erledigt – aber unkompliziert bitte, dafür habe ich nämlich jetzt echt keinen Kopf!
Kopfzerbrechen bereitet Papierkram wirklich keine. Die wohltuende Lässigkeit, auf die schon der Name hindeutet, durchzieht das ganze Buchhaltungsprogramm. Freundliche Icons und große Schaltflächen, helle Farben, der Anwender wird geduzt. Bloß keine Angespanntheit aufkommen lassen.
Locker gibt sich Papierkram auch bei der Preisgestaltung. Es gibt eine Free-Version, die gar nichts kostet. Bei ihr erhält der Anwender nur 100 Megabyte Speicherplatz für seine Dokumente, aber immerhin auch Support in den ersten 60 Tagen. Die Bezahlversionen sind günstig: Den Tarif Pro gibt es für 5 Euro im Monat – netto, versteht sich – und der noch funktionsreichere Tarif Pro+ kostet monatlich 10 Euro.
Das Ende der preislichen Fahnenstange ist mit dem Team-Tarif erreicht: 25 Euro müssen Kunden dafür monatlich auf den Tisch legen. Mehrbenutzerfähigkeit und 2.500 Megabyte Speicherplatz. Wer das nicht braucht, etwa weil er sowieso nur einen Mitarbeiter hat, nämlich sich selbst, der nehme Pro+ und werde glücklich.
| Free | Pro | Pro+ | Team | |
|---|---|---|---|---|
| Preis (netto) | 0 € | 5 € | 10 € | 25 € |
| Speicherplatz | 100 MB | 500 MB | 1.000 MB | 2.500 MB |
| Support | nur 60 Tage lang | priorisiert | priorisiert | priorisiert |
| Benutzer | 1 | 1 | 1 | 5 |
| Cashflow-Auswertung | ✖ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Mahnungen | ✖ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Desktop Time-Tacker App | ✖ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Erweiterte Belegverrechnung | ✖ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Dokumente ohne Papierkram-Logo | ✖ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa) | ✖ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Automatische Belegerkennung | ✖ | ✖ | ✔ | ✔ |
| Andere Schriftarten | ✖ | ✖ | ✔ | ✔ |
| Erweiterte UStVa mit Elster-Export | ✖ | ✖ | ✔ | ✔ |
| Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) | ✖ | ✖ | ✔ | ✔ |
| DATEV-Export | ✖ | ✖ | ✔ | ✔ |
| HBCI PIN/TAN Kontoabgleich | ✖ | ✖ | ✔ | ✔ |
| Wiederkehrende Rechnungen | ✖ | ✖ | ✔ | ✔ |
| Belege aus Kontoumsätzen | ✖ | ✖ | ✔ | ✔ |
Grundlegende Funktionen wie Angebote und Rechnungen erstellen, Belege erfassen, Zeiterfassung und das Erfassen von Waren und Dienstleistungen bringt das Buchhaltungsprogramm in allen Tarifen mit.
Papierkram kann der Nutzer übrigens nicht nur im Free-Tarif testen. Neukunden erhalten 14 Tage lang den vollen Funktionsumfang der Software kostenlos. Alle Tarife sind um 20 Prozent günstiger, wenn der Kunde bereit ist, sich für 12 Monate zu binden.
Beim Neuanlegen eines Belegs lässt sich dieser bequem per Drag-and-Drop in das dafür vorgesehene Fenster ziehen. Liegt der digitale Beleg als PDF-Datei vor, erkennt das Buchhaltungsprogramm sogar die meisten Felder selbständig, und der Anwender kann wählen, ob er nur einzelne oder gleich alle Vorschläge übernimmt. Leider beherrscht Papierkram keine automatische Texterkennung (OCR), so dass Anwender bei Belegen, die nicht als PDF-Datei, sondern in einem Bildformat vorliegen, alle Informationen selbst eintippen müssen.
Das Buchhaltungsprogramm bietet die Option eines automatischen Zahlungsabgleichs per HBCI für alle Banken, die diesen Standard unterstützten.
Bei den Auswertungen und Berichten unterscheiden sich die Tarife stark. Papierkram Free bietet dem Benutzer in diesem Bereich so viel, wie es kostet, nämlich nichts. Aber schon Kunden, die Papierkram Pro verwenden, bekommen ein Cashflow-Diagramm (Liniendiagramm) präsentiert und können eine einfache Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa) erstellen. Im Tarif Pro+ kommt dann die Möglichkeit hinzu, diese UStVa auch in einem ELSTER-kompatiblen Format herunterzuladen. Darüber hinaus können Kunden in den Tarifen Pro+ und Team auch eine Einkommensüberschussrechnung (EÜR) erstellen.
Was Papierkram nicht bietet, sind komplexere Buchhaltungsfunktionen. Doppelte Buchführung und Bilanzen? Fehlanzeige! So etwas entspricht nicht dem Konzept der Software, die vornehmlich Kleinunternehmern die Buchhaltung so einfach wie möglich machen will und darum auf alles verzichtet, was diese Zielgruppe nicht benötigt.
Das Erstellen einer Rechnung funktioniert mit Papierkram genauso wie mit vielen Programmen aus dieser Kategorie. Eine Rechnung setzt sich zusammen aus Stammdaten des Benutzers sowie aus im Buchhaltungsprogramm hinterlegten Kundendaten und Rechnungsposten, die der Rechnungssteller auswählt. Anwender können Rechnungen entweder ganz neu erstellen oder bereits vorhandene Angebote in Rechnungen umwandeln.
Eine Besonderheit von Papierkram ist, dass das Buchhaltungsprogramm auch Zeiterfassung beherrscht. Somit ist es möglich, eine Rechnung aus den erfassten Arbeitszeiten zu generieren.
Ein paar Worte zur Zeiterfassung, auch wenn diese Funktion in unserem Test nicht im Mittelpunkt steht: Sie ermöglicht es, Arbeitszeiten, Aufgaben und Deadlines zu verwalten und sie Projekten zuzuordnen. Mit einem übersichtlichen Wochenüberblick, einer Übersicht der Einzelbuchungen und einer nach Mitarbeitern geordneten Liste ist es einfach, den Überblick über die Zeitfenster zu behalten, aus denen sich die Arbeitsprozesse zusammensetzen.
Rechts oben in der Menüleiste gibt es eine Stoppuhr, die der Anwender einfach zu Beginn und am Ende einer Tätigkeit anklickt. An dieser Stelle blendet Papierkram auch ein, wie viel Zeit der Nutzer für die aktuelle Tätigkeit bereits aufgewendet hat.
Nur im Tarif Pro+ und Team sind Wiederholungsrechnungen möglich. Die meisten anderen Buchhaltungsprogramme dieser Art arbeiten bei Wiederholungsrechnungen mit fix vorgegebenen Intervallen. Papierkram hebt sich hier positiv von den Mittbewerbern ab: Anwender können das Wiederholungsintervall nahezu frei definieren, indem sie angeben, nach wie vielen Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren eine Rechnung wiederholt erstellt werden soll. Auch die Eingabe eines Start- sowie Enddatums ist möglich.
Rechnungen verschönern
Wie in vielen Bereichen verzichtet Papierkram auch bei den Gestaltungsmöglichkeiten für Rechnungen auf übermäßig viele Funktionen zu Gunsten einer einfachen Benutzbarkeit. Standardmäßig ist es möglich, eine PDF-Datei im Format DIN A4 als Briefpapier hochzuladen. Auch zweiseitiges Briefpapier wird unterstützt — in diesem Fall wird die erste Seite des Briefpapiers für die erste Seite des darauf erstellten Dokuments verwendet und die zweite Seite für alle Folgeseiten.
Für die Bearbeitung der Vorlagen muss der Anwender kein HTML beherrschen. Sie werden einfach mittels Web-Oberfläche konfiguriert. Allzu viele Optionen gibt es jedoch nicht, sie beschränken sich im Großen und Ganzen darauf, einzelne Elemente der Rechnung anzuzeigen beziehungsweise auszublenden. Auch die Schriftarten lassen sich ändern, diese Funktion befindet sich jedoch noch im Beta-Stadium und ist auch nur für die Tarife Pro+ und Team vorgesehen.
Alle Seiten der Software laden durchaus zügig und ohne störende Verzögerungen. Im Allgemeinen liegen die Ladezeiten bei schnellem Internet zwischen einer und zwei Sekunden. Wenn es ganz schnell geht, lädt ein Seite auch mal in knapp weniger als einer Sekunde; hin und wieder dauert es jedoch drei und mehr Sekunden. Alles in allem arbeitet der Nutzer mit Papierkram recht zügig.
Eine App für Smartphones gibt es nicht. Dennoch ist die mobile Nutzung möglich, da Papierkram über ein responsives Design verfügt und somit auch auf kleinen Smartphone- und Tablet-Bildschirmen so dargestellt wird, dass es verwendbar ist. Allerdings gibt es eine Desktop-App zur Zeiterfassung (TimeTracker). Diese setzt die Installation von Adobe AIR voraus und ist sowohl mit Windows als auch mit Mac sowie mit allen anderen Betriebssystemen kompatibel, für die Adobe AIR verfügbar ist.
Was in Papierkram gänzlich fehlt, ist eine API, also eine Möglichkeit, von außen auf die Daten des Buchhaltungsprogramms zuzugreifen und so eigene Auswertungen zu erstellen oder Erweiterungsprogramme zu verwenden. Allerdings lassen sich alle Listen-Ansichten als CSV-Datei exportieren. Zu Sicherungszwecken gibt es die Option eines Exports aller wichtigen Daten als ZIP-Datei. Auch der Export im DATEV-Format für den Steuerberater ist möglich. Es gibt jedoch keinen Steuerberater-Zugang.
Für Papierkram gibt es ein Online-Handbuch. Das ist keine Selbstverständlichkeit bei ganz einfachen Buchhaltungsprogrammen für kleine Unternehmen. Der Mitbewerber easybill verzichtet beispielsweise darauf.
Hier hat Papierkram alles richtiggemacht: Nicht nur ist das Buchhaltungsprogramm so angenehm zu bedienen ist wie kaum ein zweites in dieser Software-Kategorie, auch das Handbuch (inklusive der FAQ) ist sehr ausführlich und verständlich formuliert.
Ob es angemessen ist, dass der Kunden darin geduzt wird, ist Ansichtssache. Es trägt in jedem Fall zum lockeren Erscheinungsbild des Anbieters bei. Stellenweise ist das Handbuch etwas nachlässig formatiert: Anstelle richtiger Absätze gibt es hier und da nur Zeilenvorschübe. Sich darüber zu beschweren, wäre aber Jammern auf hohem Niveau.
Auch der Support verdient Lob. Über ein Ticket-System beantwortet der Anbieter Anfragen recht zügig. Bei unserem Test erhielten wir innerhalb von zwei Stunden eine ausführliche, freundliche und hilfreiche Antwort. Das scheint kein Einzelfall zu gewesen zu sein: Eine Suche im Web förderte einige Blogbeiträge zu Tage, die ebenfalls Positives über den Papierkram-Support berichten.
Das Arbeiten mit Papierkram gestaltet sich sehr angenehm. Selbständige und Kleinunternehmer, die nicht täglich Berge von Rechnungen verschicken, also kein Handelsunternehmen betreiben, werden daran Freude haben.
Am attraktivsten erscheint der Tarif Pro+, da dieser auch die elektronische Übertragung der UStVa erlaubt und dank DATEV-Export die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vereinfacht. Der kostenlose Free-Tarif und der günstige Pro-Tarif sind nur Anwendern zu empfehlen, bei denen sehr wenige Rechnungen und Buchungsvorgänge anfallen.
